LAPORAN TUGAS AKHIR

PROSES ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR DI SEKSI

PENGAWASAN DAN KONSULTASI I KANTOR PELAYANAN PAJAK
PRATAMA JAMBI TELANAIPURA

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya

Disusun Oleh:

RAFIKA RAHIM

C0D018003

PROGRAM STUDI PERPAJAKAN

PROGRAM DIPLOMA III

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS JAMBI

TAHUN 2021
 LEMBAR PERSETUJUAN

Dengan ini Dosen Pembimbing Tugas Akhir, Ketua Program Studi dan Instruktur
Lapangan, menyatakan bahwa Laporan yang disusun oleh:

Nama : RAFIKA RAHIM

NIM : C0D018003

Program Studi : PERPAJAKAN

Judul Laporan : Proses Administrasi Surat Masuk Dan Keluar Di Seksi

Pengawasan Dan Konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak Pratama
Jambi Telanaipura

Telah disetujui dan disahkan sesuai dengan prosedur, ketentuan dan kelaziman
yang berlaku dalam ujian magang dan komprehensif pada tanggal yang tertera
dibawah ini:

Disetujui Oleh :

Jambi, 16 Juni 2021

Dosen Pembimbing Tugas Akhir Instruktur Lapangan

Muhammad Ridwan, S.E., M.Sc. Syofyan Hadi, S.E., M.M.

NIP. 198209242006041002 NIP. 196406031985031003

Mengetahui
Ketua Program Studi

Nela Safelia, S.E., M.Si

NIP. 198007082005012005

i
 LEMBAR PENGESAHAN

Laporan praktek kerja lapangan ini sudah dipertahankan panitia penguji

praktek kerja lapangan magang dan ujian komprehensif Program Studi Perpajakan
Program Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jambi.
Hari : Rabu
Tanggal : 23 Juni 2021
Jam : 09.00 WIB
Tempat : Ruang Ujian Komprehensif Gedung Diploma III Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Universitas Jambi

PANITIA PENGUJI

Jabatan Nama Tanda Tangan

Ketua Penguji : Misni Erwati, SE., M.Si

Sekretaris : Gandy Wahyu Maulana Zulma, S.Pd., M.S.Ak

Anggota : Rahayu, SE., M.Sc., Ak

Anggota : M. Ridwan, SE., M.Sc

Disahkan Oleh :

Ketua Program Akuntansi Ketua Program Studi Perpajakan

Dr. Enggar Diah Puspa Arum, S.E., M.Si., A.k., C.A. Nela Safelia, S.E.,M.Si
NIP. 197610032000122001 NIP. 198007082005012005

Mengetahui
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Dr. Junaidi, M.Si

NIP. 196706021992031003

ii
 ABSTRAK

Tujuan dari penulisan laporan magang ini adalah untuk mengetahui proses
administrasi surat masuk dan keluar di seksi pengawasan dan konsultasi I Kantor
Pelayanan Pajak Pratama Jambi Telanaipura. Metode penulisan yang digunakan
dalam laporan magang ini adalah metode pengumpulan data, dimana dalam
memperoleh datanya dengan cara melakukan observasi, wawancara dan studi
pustaka yang berkaitan dengan administrasi surat menyurat. sistem administrasi
menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam pengelolaan surat menyurat,
sehingga diharapkan proses pengelolaan surat dapat dilaksanakan dengan baik,
seperti surat masuk dan surat keluar. Dari hasil penulisan laporan magang ini
bahwa surat masuk dan keluar di seksi pengawasan dan kosultasi I Kantor
Pelayanan Pajak Pratama Jambi Telanaipura telah sesuai dengan Standard
Operating Procedures nomor KPP70-0001 Departemen Keuangan Republik
Indonesia Direktorat Jendral Pajak tanggal 13 Maret 2008.

Kata Kunci : Administrasi, Surat Masuk Dan Keluar

iii
 ABSTRACT

The purpose of writing this internship report is to find out the

administrative process of incoming and outgoing letters in the supervision and
consulting section I at the tax service office pratama jambi telaipura. The writing
method used in this internship report is a data collection method, where in
obtaining the data by conducting observations, interviews and literature studies
related to correspondence administration. the administrative system is one of the
influential factors in the management of correspondence, so it is hoped that the
mail management process can be carried out properly, such as incoming and
outgoing letters. From the results of this internship report writing that incoming
and outgoing letters in the supervision and consulting section I of the jambi
telaipura tax service office have been in accordance with Standard Operating
Procedures number KPP70-0001 Ministry of Finance of the Republic of
Indonesia Directorate General of Taxes dated March 13, 2008.

Keywords : Administration, incoming and incoming mail

iv
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

tugas akhir yang berjudul “Prosedur Administrasi Surat Masuk dan Keluar di

Seksi Pengawasan dan Konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura”. Maksud dan tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah untuk

memenuhi salah satu syarat dalam menyelesikan Program Studi Diploma III

perpajakan untuk mencapai gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi

Universitas Jambi. Penyelesaian tugas akhir ini tentunya mendapat

dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima

kasih kepada :

1. Bapak Prof. Drs. H. Sutrisno, M.Sc., Ph.D selaku Rektor Universitas

Jambi

2. Bapak Dr. H. Junaidi, M.Si selaku Dekan Ekonomi Universitas Jambi

3. Ibu Dr. Enggar Diah Puspa Arum, S.E., M.Si., A.k., C.A. selaku Ketua

Fakultas Akuntansi Universitas Jambi

4. Ibu Nela Safelia, SE., M.Si selaku ketua Program Studi Perpajakan

5. Bapak Muhammad Ridwan, S.E., M.Sc selaku Dosen Pembimbing

Laporan Tugas Akhir

6. Bapak Edy Firza, SE, M.Acc.,Ak., CA selaku Dosen Pembimbing

Lapangan

7. Seluruh Dosen dan staff Universitas Jambi yang banyak berjasa dan

memberikan ilmu kepada penulis

v
8. Kedua orang tua yang telah berusaha mewujudkan cita-cita dan

memenuhi fasilitas penulis.

9. Bapak Sri Mulyono selaku Kepala Kantor Pelayanan Pajak Pratama

Jambi Telanaipura

10. Bapak Sofyan Hadi selaku instruktur lapangan

11. Bapak Wodha Mahendriya Utama selaku kepala seksi pengawasan dan

konsultasi I

12. Seluruh karyawan dan staff Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura

13. Priskila Maria Magdalena dan Riri Elsa Wardhani yang telah membantu

dalam menyelesaikan laporan magang ini

14. Teman-teman seperjuangan selama magang Ega Safitri dan Engelin

Natalia Aritonang S.

Akhir kata saya ucapkan terimakasih banyak kepada seluruh pihak yang

telah membantu sehingga selesainya laporan tugas akhir ini.

Jambi, Juni 2021

RAFIKA RAHIM
NIM. C0D018003

vi
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
LEMBAR PERSETUJUAN ......................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................... ii
ABSTRAK ..................................................................................................... iii
KATA PENGANTAR ................................................................................... v
DAFTAR ISI .................................................................................................. vii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... ix
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .............................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ......................................................................... 3
1.3 Tujuan penulisan ........................................................................... 4
1.4 Manfaat penulisan ......................................................................... 4
1.5 Metode penulisan .......................................................................... 5
1.5.1 Jenis dan Sumber Data ..................................................... 5
1.5.2 Metode Pengumpulan Data .............................................. 5
1.6 Waktu dan Lokasi Magang ........................................................... 6
1.7 Sistematika Penulisan ................................................................... 6
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Proses ............................................................................................ 8
2.1.1 Pengertian proses ............................................................. 8
2.2 Administrasi .................................................................................. 8
2.2.1 Pengertian Administrasi .................................................... 8
2.3 Surat .............................................................................................. 9
2.3.1 Pengertian Surat ................................................................ 9
2.3.2 Fungsi Surat ...................................................................... 10
2.3.3 Tingkat Keaslian Surat ...................................................... 12
2.3.4 Prosedur Pengurusan Surat ............................................... 13
2.4 Phinisi ............................................................................................ 13
2.4.1 Pengertian Phinisi ............................................................. 13
2.4.2 Layanan Pada Phinisi ........................................................ 13
2.5 Nadine ........................................................................................... 14

vii
 2.5.1 Pengertian Nadine ............................................................. 14
2.5.2 Fitur Pada Nadine ............................................................. 14
2.6 Seksi Pengawasan dan Konsultasi ................................................. 16
2.6.1 Pengertian Seksi Pengawasan dan Konsultasi .................. 16
2.6.2 Tugas Seksi Pengawasan dan Konsultasi ......................... 16
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Sejarah Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi ........................... 18
3.2 Visi dan Misi kantor Pelayanan Pajak Jambi ................................ 19
3.3 struktur organisasi kantor pelayanan pajak ................................... 19
3.4 prosedur administrasi surat masuk dan keluar di seksi pengawasan dan
konsultasi I kantor pelayanan pajak pratama jambi telanaipura .. 20
3.4.1 pengolaan surat masuk ...................................................... 20
3.4.2 pengolaan surat keluar ...................................................... 27
3.4.3 sarana pengurusan surat .................................................... 28
3.5 kendala-kendala yang dihadapi dalam pengolaan surat masuk dan
keluar di seksi pengawasan dan konsultasi I kantor pelayanan pajak
pratama jambi telanaipura ............................................................ 31
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan .................................................................................... 32
4.2 Saran .............................................................................................. 33
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 34
LAMPIRAN

viii
 DAFTAR GAMBAR

3.1 Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak Pratama .................... 20

3.2 Alur Pengelolaan Surat Masuk ............................................................. 22

3.3 Alur Pengelolaan Surat keluar .............................................................. 28

ix
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kegiatan menyampaikan informasi pada orang lain, baik itu institusi

negara, institusi swasta, maupun perorangan biasanya melalui sarana

komunikasi salah satunya ialah surat. Surat-menyurat adalah kegiatan

menyampaikan informasi dari sebuah institusi ke institusi lain, meski akhir-

akhir ini sudah marak email, tetapi surat-menyurat tetap digunakan. Bahkan

untuk surat-surat penting seperti kuitansi, perjanjian dan lainnya harus ada

bukti pengesahan asli sehingga pengiriman surat melalui faksimili menjadi

tidak berarti. Bagi sebuah organisasi atau lembaga surat merupakan hal

penting yang tidak bisa diabaikan, keberadaan surat dapat mewakili institusi

atau pengirimnya (Mulyaningsih, 2012).

Sistem tata persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam

pengelolaan surat menyurat, sehingga diharapkan proses pengelolaan surat

baik, seperti surat yang masuk, surat keluar, maupun surat perjalanan dinas

dapat dilakukan dengan lebih baik, cepat, dan mudah. Dengan adanya suatu

aplikasi administrasi surat menyurat dapat mengurangi pemanfaatan waktu

untuk pengarsipan, dapat memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan

pencatatan, mempermudah pengontrolan surat dan memudahkan kita dalam

penggunaannya jika sewaktu-waktu dibutuhkan (solehatin dan fatmawati,

2018).

Menurut Ernawaty (2013) dalam Solehatin dan Fatmawati (2018) surat

adalah sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis

1
dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat berupa

pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan

sebagainya. Pengelolaan surat dalam suatu lembaga diategorikan atas dua,

yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk merupakan surat yang

diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/instansi lain

yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh

organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/instansi lain yang bersifat

kedinasan.

Fungsi surat yaitu 1) alat komunikasi, 2) alat bukti tertulis, 3) alat

pengingat, 4) alat bukti historis, 5) alat organisasi, dan 6) alat pedoman kerja.

(Mulyaningsih, 2012). Menurut Standard Operating Procedures nomor

KPP70-0001 Departemen Keuangan Republik Indonesia Direktorat Jendral

Pajak tanggal 13 Maret 2008 menguraikan tata cara pemrosesan dan

penatausahaan dokumen masuk secara umum di Seksi Pengawasan dan

Konsultasi. Dokumen yang dimaksud dalam SOP ini adalah surat, laporan,

formulir, kartu, daftar, dan buku yang digunakan di lingkungan Direktorat

Jenderal Pajak.

Pengelolaan surat dalam laporan ini yaitu suatu proses atau

kegiatan dalam organisasi untuk pencapaian tujuan dengan menggunakan

sumber daya yang ada, dimulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan,

penyimpanan, dan pengembalian. Pengelolaan surat sendiri terdiri dari

pengelolaan surat masuk dan pengelolaan surat keluar. Berdasarkan

pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah alat

2
 komunikasi yang berisi informasi atau pesan tertulis yang dikirim dari satu

pihak ke pihak lain (Purwandari, 2017)

Meskipun Kantor pelayanan pajak pratama jambi telanaipura tetap

mampu melayani kebutuhan masyarakat dengan baik. Namun dalam

kenyataanya Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi Telanaipura masih

mengalami beberapa kendala dalam pengelolaan surat masuk dan surat

keluar. Adapun kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan surat

masuk dan keluar seperti terkadang tidak semua surat diserahkan ke petugas

pengelola surat dengan tepat waktu.

Latar belakang di atas menegaskan mengenai pentingnya peranan surat

menyurat dalam suatu organisasi/instansi dan cara pengelolaannya, maka

penulis tertarik mengambil judul “Prosedur Administrasi Surat Masuk

dan Keluar di Seksi Pengawasan dan Konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak

Pratama Jambi Telanaipura”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, penulis mengutarakan masalah yang

ada, antara lain :

1. Bagaimana proses administrasi surat masuk dan surat keluar di seksi

pengawasan dan konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura.

2. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam proses administrasi surat

masuk dan surat keluar di seksi pengawasan dan konsultasi I Kantor

Pelayanaan Pajak Pratama Jambi Telanaipura.

3
1.3 Tujuan Penulisan

Mengingat pokok permasalahan tersebut, maka tujuan yang ingin

dicapai penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui proses administrasi surat masuk dan surat keluar di

seksi pengawasan dan konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura

2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam proses

admistrasi surat masuk dan surat keluar di seksi pengawasan dan

konsultasi I Kantor Pelayanaan Pajak Pratama Jambi Telanaipura.

1.4 Manfaat Penulisan

Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan memberikan

manfaat dari berbagai pihak. Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah

sebagai berikut :

1. Bagi penulis

Menambah wawasan mahasiswa dan membangun jiwa profesionalitas

dalam dunia kerja, terkait dengan pengelolaan surat masuk dan surat

keluar.

2. Bagi perusahaan

Dapat memberikan sumbangan pikiran bagi kantor dan bahan

pertimbangan dalam pengelolaan surat masuk dan keluar di seksi

pengawasan dan Konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura.

3. Bagi universitas jambi

4
 Sebagai bahan tambahan informasi tentang surat masuk dan keluar yang

dikelola oleh Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi Telanaipura.

1.5 Metode Penulisan

1.5.1 Jenis dan Sumber Data

Data yang dibutuhkan dalam penulisan laporan tugas akhir ini adalah

data primer dan data sekunder.

1. Data Primer

Data yang diperoleh dari pengamatan langsung di lapangan serta

melakukan observasi terkait prosedur administrasi surat masuk

dan keluar di Seksi Pengawasan dan Konsultasi I di Kantor

Pelayanan Pajak Pratama Jambi Telanaipura.

2. Data Sekunder

Data yang diperoleh secara tidak langsung, melainkan meneliti

dan memanfaatkan data-data yang dihasilkan oleh pihak-pihak

lain.

1.5.2 Metode Pengumpulan Data

Pemecahan masalah yang dilakukan berdasarkan informasi data-

data yang diperoleh dilapangan yang berkaitan dengan prosedur

administrasi surat masuk dan keluar di Seksi Pengawasan dan

Konsultasi I di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi Telanaipura.

Dalam melakukan pengumpulan data penulis mencari dari berbagai

sumber agar mencapai hasil yang maksimal. Data yang terdapat dalam

laporan tugas akhir ini meliputi:

1. Observasi

5
 Penulis melakukan pengamatan secara langsung kelapangan atas

kegiatan prosedur pengawasan wajib pajak oleh account

representative seksi pengawasan dan konsultasi I di Kantor

Pelayanan Pajak Pratama Jambi Telanaipura.

2. Wawancara

Penulis melakukan wawancara secara langsung kepada para

pelaksana di lingkungan Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura.

3. Studi Pustaka

Pengumpulan data ini diperoleh dengan cara membaca dan

mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan surat masuk dan

keluar.

1.6 Waktu dan Lokasi Magang

Adapun kegiatan magang yang dilaksanakan penulis berlangsung selama 2

bulan, yaitu sejak Tanggal 08 Februari sampai 08 April 2021, di Kantor

Pelayanan Pajak Pratama Jambi Telanaipura. Yang beralamat di Jl.

Jend.A.Thalib, Pematang Sulur, Kec. Telanaipura, Kota Jambi, Jambi 36124.

1.7 Sistematika Penulisan

Untuk memperoleh gambaran dan pemahaman yang jelas laporan tugas

akhir ini ditulis dan dibagi menjadi beberapa sub bagian, yaitu BAB I – BAB

IV.

Adapun isi dari masing-masing bab tersebut adalah sebagai berikut:

BAB I: PENDAHULUAN

6
 Pada bagian ini menjelaskan tentang Latar Belakang, Masalah Pokok

Laporan, Tujuan Penulisan, Manfaat Penulisan, Metode Penulisan, Waktu dan

Lokasi Magang, serta Sistematika Penulisan laporan.

BAB II: LANDASAN TEORI

Pada bagian ini menjelaskan tentang pengertian proses, pengertian

administrasi, Pengertian surat, macam surat, tingkat keaslian surat, prosedur

pengurusan surat, pengertian phinisi, pengertian nadine, pengertian

pengawasan dan konsultasi

BAB III: PEMBAHASAN

Pada bagian ini menjelaskan tentang sejarah berdirinya Kantor

Pelayanan Pajak Pratama Jambi Telanaipura, Lokasi Kantor Pelayanan Pajak

Pratama Jambi Telanaipura, Visi dan Misi Kantor Pelayanan Pajak Pratama

Jambi Telanaipura, Tugas dan Fungsi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura, Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura,

BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisikan tentang kesimpulan dari keseluruhan penulisan

laporan tugas akhir serta sumbang saran yang sesuai dengan pembahasan

laporan tugas akhir ini.

7
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Proses

2.1.1 Pengertian Proses

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia ( KBBI ) proses adalah

runtunan perubahan (peristiwa) dalam perkembangan sesuatu,

rangkaian tindakan, pembuatan, atau pengolahan yang menghasilkan

produk. Proses merupakan suatu aktivitas kegiatan dari awal sampai

akhir atau masih berjalan yang memberikan nafas bagi organisasi

sampai dengan tercapainya tujuan

2.2 Administrasi

2.2.1 Pengertian Administrasi

Menurut PERATURAN MENTERI KEUANGAN NOMOR

136/PMK.Ol/2018 Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan

administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga,

singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

Menurut Mintardjo (2013) administrasi dapat diartikan sebagai

kegiatan tata-usaha badan pemerintah atau swasta dalam arti yang

luas, bukan saja menyangkut masalah keuangan, tetapi juga

menyangkut tentang surat menyurat, perjanjian, dan sebagainya.

8
2.3 Surat

2.3.1 Pengertian Surat

Surat menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah

kertas dan sebagainya yang tertulis, secarik kertas dan sebagainya

sebagai tanda atau keterangan sesuatu yang ditulis. Surat menurut

Ernawaty (2013) dalam Solehatin dan Fatmawati (2018) surat adalah

sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis

dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat

berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran,

sanggahan dan sebagainya. Pengelolaan surat dalam suatu lembaga

diategorikan atas dua, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk

merupakan surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat

oleh organisasi/instansi lain yang bersifat kedinasan dan surat keluar

adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh

organisasi/instansi lain yang bersifat kedinasan.

Surat-menyurat adalah kegiatan menyampaikan informasi dari

sebuah institusi ke institusi lain, meski akhir-akhir ini sudah marak

email, tetapi surat-menyurat tetap digunakan. Bahkan untuk surat-

surat penting seperti kuitansi, perjanjian dan lainnya harus ada bukti

pengesahan asli sehingga pengiriman surat melalui faksimili menjadi

tidak berarti. Bagi sebuah organisasi atau lembaga surat merupakan

hal penting yang tidak bisa diabaikan, keberadaan surat dapat

mewakili institusi atau pengirimnya (Mulyaningsih, 2012).

9
 Berdasarkan pendapat di atas maka dapat disimpulkan

mengenai pengertian surat yaitu sarana atau wahana komunikasi

tertulis yang ditujukan kepada orang lain atau suatu instansi dengan

tujuan untuk menyampaikan suatu hal baik itu berupa informasi,

perintah atau sebuah pemberitahuan. Surat masuk adalah semua jenis

surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang

diterima melalui pos, maupun yang diterima dari kurir dengan

mempergunakan buku pengiriman. Surat keluar adalah surat yang

lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau

lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir.

Dari pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur

pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat-

menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan

kegiatan utama yaitu mengelola, mengatur dan mengurus surat-

menyurat agar dapat memperlancar administrasi instansi tersebut.

2.3.2 Fungsi Surat

Menurut Mulyaningsih (2012) jika diklasifikasikan maka

fungsi surat dapat dibedakan menjadi :

a. Alat Komunikasi

Surat dapat menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak

lain atas nama pribadi maupun organisasi. Informasi yang termuat

dalam surat dapat berupa pemberitahuan, permintaan informasi,

10
 pertanyaan, keterangan, keputusan, pernyataan, pemikiran,

perkenalan, tuntutan, sanggahan dan sebagainya.

b. Alat Bukti Tertulis

Surat dapat digunakan sebagai bukti tertulis apabila terjadi

perselisihan antara organisasi atau pejabat-pejabat yang

mengadakan hubungan korespondensi.

c. Alat Pengingat

Surat dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal atau peristiwa

yang telah lalu. Hal ini biasana terkait dengan surat yang biasanya

tetap tersimpan sebagai arsip.

d. Alat Bukti Historis

Surat yang disususn secara kronologis menggambarkan

perjalanan waktu, kejadian dan perkembangan suatu organisasi.

e. Wakil Organisasi

Kehadiran surat sudah dianggap sebagai wakil organisasi. Selain

itu surat juga dapat menggambarkan keadaan, mentalitas, jiwa

dan kondisi intern organisasi.

f. Alat Pedoman Kerja

Surat dapat digunakn sebagai pedoman dalam melaksanakan

pekerjaan seperti surat keputusan, surat instruksi, memuat

petunjuk teknis suatu pekerjaan sehingga menjadi pedoman dalam

menyelesaikan pekerjaan.

11
2.3.3 Tingkat Keaslian Surat

Surat/dokumen dapat dibedakan menurut tingkat keaslian pembuatan

sebagai berikut:

a. Asli, adalah lembar pertama surat/dokumen yang dibuat sebagai

aslinya dan atau dipersamakan dengan aslinya,terkena langsung

pita ketikan dan atau ditanda-tangani sendiri/langsung oleh

penanggung jawab/pembuat surat/dokumen tersebut.

b. Tebusan/tindasan, adalah lembaran kedua dan seterusnya

surat/dokumen yang dibuat bersama-sama sekaligus dengan alinya

terkena karbon dan atau tidak terkena langsung pita petikan atau

sekalipun terkena langsung pita petikan, namun waktu

pembuatannya lebih kemudian dan tidak dipersamakan dengan

aslinya

c. Surat/dokumen salinan

Surat/dokumen salinan adalah lembaran surat/dokumen lain yang

dibuat tidak bersama-sama sekaligus dengan lembaran aslinya,

namun isi dan bunyinya sama dengan lembaran aslinya.

d. Surat/dokumen petikan

Surat/dokumen petikan adalah lembaran surat/dokumen lain yang

mengutip suluruh isi surat/berlas/naskah atau dokumen aslinya,

melainkan hanya mengutip bagian-bagian yang diperlukan saja

e. Surat/dokumen minit

12
 Surat/dokumen minit adalah lembaran surat/dokumen aslinya yang

disimpan oleh pembuat dan mempunyai kekuatan sebagai bukti

otentik sebagai surat induk aslinya

2.3.4 Prosedur Pengurusan Surat

a. Surat Masuk

Surat masuk merupakan jenis surat yang diterima dari instansi lain

maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun

melalui kurir dengan menggunakan buku pengiriman atau

ekspedisi

b. Surat Keluar

Surat keluar merupakan suatu surat yang dikirim oleh suatu bagian

dalam perusahaan yang sama atau kepada pihak eksternal lain

diluar lingkungan intren perusahaan.

2.4 Phinisi

2.4.1 Pengertian Phinisi

Phinisi adalah situs yang disediakan kementrian keuangan

untuk memfasilitasi perekaman surat masuk dan surat keluar.

2.4.2 Layanan Pada Phinisi

1. Modul Surat

Didalam modul surat terdapat beberapa fitur sebagai berikut.

a. Surat masuk, didalam surat masuk terdapat juga fitur

seperti input jenis surat masuk, input surat masuk, input

disposisi surat, arsip surat masuk, proses surat anda,

pencarian surat masuk dan register surat masuk.

13
 b. Surat keluar, didalam surat keluar terdapat juga fitur seperti

surat sudah diposkan, input jenis surat keluar, input surat

keluar, input surat keluar dari secretariat, pengantar pos,

pencarian surat keluar, dan register surat keluar.

2.5 Nadine

e-Kemenkeu adalah kumpulan berbagai macam sistem informasi yang

mendukung office automation pegawai Kementerian Keuangan. Tanda

tangan digital pada aplikasi Nadine ini menggunakan Digital Signature yang

disupport oleh BSSN.

2.5.1 Pengertian Nadine

Aplikasi Nadine atau yang dapat disebut Aplikasi Naskah Dinas

Elektronik merupakan aplikasi persuratan yang dirilis oleh Sekretariat

Jenderal Kementerian Keuangan. Aplikasi Nadine merupakan

perangkat lunak (software) sistem informasi pengelola Naskah Dinas

dengan menggunakan internet untuk merekam, menyimpan,

memproses, dan menyajikan informasi Naskah Dinas di lingkungan

Kementerian Keuangan. Naskah Dinas elektronik merupakan Naskah

Dinas yang dituangkan dalam media elektronik sebagai alat komunikasi

kedinasan, yang dibuat dan/atau diiterima oleh pejabat/pimpinan yang

berwenang di lingkungan Kementerian Keuangan.

2.5.2 Fitur Pada Nadine

Nadine memiliki fitur sebagai berikut:

1. Buat Naskah Dinas

14
 Menurut Peraturan Menteri Keuangan republic Indonesia

nomor 136/PMK.01/2018, Naskah Dinas adalah informasi tertulis

sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/ atau

dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan

Kementerian Keuangan dalam rangka menyelenggarakan tugas

pemerintahan di bidang keuangan dan kekayaan negara.

2. Arsip

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arti kata

arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta dan sebagainya), lisan

(pidato, ceramah dan sebagainya), atau bergambar (foto, film dan

sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis

(kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer dan

sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan

dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Arti lainnya dari

arsip adalah tempat penyimpanan berkas (program atau data)

sebagai cadangan.

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

nomor 34 Tahun 2015 tentang pedoman Pengurusan Suratdi

Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia Arsip adalah

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi

politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam

15
 pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Pada Nadine fitur arsip digunakan untuk menyimpan naskah dinas

yang telah disusun dan menunggu untuk disetujui atau di

tandatangani oleh yang bersangkutan.

2.6 Seksi Pengawasan dan Konsultasi

2.6.1 Pengertian Pengawasan dan Konsultasi

Pengawasan dan konsultasi adalah nama seksi dalam struktur

organisasi kantor pelayanan pajak yang sering disingkat waskon. Satu

instansi KPP memiliki empat seksi pengawasan dan konsultasi, yaitu

waskon I, waskon II, waskon III, dan waskon IV. Setiap waskon

dipimpin oleh seorang kepala seksi. Pada waskon inilah seorang

account representative berada, dan mereka bertanggung jawab kepada

kepala seksi yang menjadi atasan langsungnya.

2.6.2 Tugas Seksi Pengawasan Dan Konsultasi

Membantu tugas Kepala Kantor mengkoordinasikan pengawasan

kepatuhan kewajiban perpajakan wajib pajak pada Seksi Pengawasan

dan Konsultasi yaitu:

a. Melakukan pengawasan kepatuhan perpajakan wajib pajak

b. Membimbing/menghimbau kepada wajib pajak dan konsultasi

teknis perpajakan

c. Melakukan penyusunan profil wajib pajak

d. Menganalisis kinerja wajib pajak

e. Memberikan konsultasi kepada wajib pajak tentang ketentuan

peraturan perundang-undangan perpajakan

16
f. Memberikan usulan pembetulan ketetapan pajak, pengurangan Pajak

Bumi dan bangunan serta Bea Perolehan Hak atas Tanah dan/atau

Bangunan

g. Melakukan evalusi hasil banding

h. Melakukan rekonsiliasi data wajib pajak dalam rangka melakukan

intensifikasi

17
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Sejarah Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Kantor pelayanan pajak pratama jambi didirikan sehubungan dengan

reorganisasi di lingkungan Direktorat Jendral Pajak yakni berdasarkan

peraturan Mentri Keuangan RI Nomor-PMK.01/2006. PMK ini telah diubah

terakhir dengan PMK-67/pmk.01/2008 tentang penerapan organisasi, tata

cara kerja dan pada saat beroprasinya kantor wilayah Direktorat Jendral Pajak

Sumatra Barat Dan Jambi merupakan instansi yang vertikal dari direktorat

jendral pajak yang berada di bawah naungan Departemen Keuangan Republik

Indonesia (Sukarminto, 2019).

Kantor pelayanan pajak jambi merupakan instansi pemerintah yang

bergerak dalam bidang pelayanan publik yakni pelayanan yang berhubungan

dengan perpajakan. Perpajakan yang dimaksud adalah pajak-pajak pusat

antara lain, Pajak Penghasilan (PPh), Pajak Pertambahan Nilai (PPN), Pajak

Penjualan Barang Mewah (PPnBM), Pajak Bumi Dan Bangunan (PBB), Dan

Bea Matrai (Sukarminto, 2019).

Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi mulai beroperasi pada 9

september 2008. Kantor pelayanan pajak pratama jambi merupakan gabungan

dari 3 unit kantor yang meliputi kantor pelayanann pajak, Kantor Pelayanan

Pajak Pratama Jambi beralamat di Jalan Jendral Ahmad Thalib Pematangsulur

Telanai Pura, Jambi (Sukarminto, 2019).

18
3.2 Visi Dan Misi Kantor Pelayanan Pajak Jambi

Keputusan Direktorat Jendral Pajak No.95/Pj/2015 mulai pada 27 april

2015 tentang rencana strategis Direktorat Jendral Pajak, yaitu:

1. Visi Direktorat Jendral Pajak adalah “menjadi institusi penghimpunan

peneima Negara terbaik demi menjamin kedaulatan dan kemandirian

Negara”.

2. Misi Direktorat Jendral Pajak adalah “menjamin penyelenggaraan

Negara yang berdaulat dan mandiri” :

a. Mengumpulkan penerimaan berdasarkan kepatuhan pajak sukarela

yang tinggi dan menegakkan hukum yang adil

b. Pelayanan yang berbasis modern untuk kemudahan pemenuhan

kewajiban perpajakan.

c. Aparatur pajak yang berintegras, kompeten dan professional.

d. Kompetensi yang kompetetif berbasis system manajemen kerja.

3.3 Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor

206.2/PMK.01/2014 tanggal 17 Oktober 2014 Tentang Perubahan Atas

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 167/PMK.01/2012 Tentang Organisasi

Dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Pajak. Struktur Kantor

Pelayanan Pajak Pratama meliputi:

19
 sumber : https://sadarpajak.com/kedudukan-tugas-pokok-dan-fungsi-kpp-
pratama
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Kantor Pelayanan Pajak Pratama

3.4 Prosedur Administrasi Surat Masuk dan Keluar di Seksi Pengawasan

dan Konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak Jambi Telanaipura

3.4.1 Pengelolaan Surat Masuk

Prosedur pengelolaan surat masuk di seksi pengawasan dan

konsultasi I pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura terdiri atas:

a. Penerimaan, surat masuk yang datang dari wajib pajak atau kurir

pertama kali akan di terima oleh Tempat Penerimaan Terpadu

(TPT) untuk diproses oleh backoffice.

Contoh: surat permohonan pemindahbukuan (pbk)

b. Pencatatan, surat permohonan pemindahbukuan (pbk) yang telah

diterima selanjutnya dicatat/direkam oleh backoffice yang bertugas.

20
c. Pendistribusian, setelah selesai di proses oleh seksi pelayanan

surat permohonan pemindahbukuan (pbk) diberikan kepada

pengolah yang bertanggung jawab di seksi pengawasan dan

konsultasi I.

d. Diproses oleh pelaksana di seksi pengawasan dan konsultasi I.

Setelah surat permohonan pemindahbukuan (pbk) diterima dari

seksi pelayanan, surat di proses (disposisi) disitus phinisi.

e. Disposisi ke kepala seksi pengawasan dan konsultasi I, setelah

selesai di proses (disposisi) oleh pelaksana selanjutnya diberikan

kepada kepala seksi pengawasan dan konsultasi I untuk

menugaskan/menatausahakan atau untuk memproses dokumen

masuk ke account representative.

f. Distribusi ke account representative terkait, yaitu pembagian

surat-surat yang akan disampaikan kepada alamat berdasarkan

tembusannya, termasuk arsip.

Gambar berikut ini menunjukkan alur pengelolaan surat masuk

seksi pengawasan dan konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak

Pratama Jambi Telanaipura.

21
 a b
Surat Masuk Loket Tpt Seksi Pelayanan

f
Account Representative Waskon I
Terkait
d

Kepala Seksi Waskon I

Sumber : Data Diolah

Gambar 3.2, Alur Pengelolaan Surat Masuk

22
Contoh Surat Masuk Permohonan Pemindahbukuan (Pbk)

KOP SURAT WP BADAN/DINAS

Nomor : ........................................ (1) ........................................ (2)

Lampiran : ........................................ (3)
Hal : Permohonan Pemindahbukuan

Yth.Direktur Jenderal Pajak

u.b. Kepala KPP ...............
......................................(4)

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama : ................................................ (5)
NPWP : ................................................ (6)
Alamat : ................................................ (7)
NomorTelepon : ................................................ (8)

Bertindakselaku : Penyetor/wajib Bayar

Pemungut Pajak

Menyatakan telah melakukan pembayaran atau penyetoran pajak sebagai berikut:

Nama : ................................................ (9)
NPWP : ................................................ (l0)
Alamat : ................................................ (11)
JenisPajak : ................................................ (12)
Masa/TahunPajak : ................................................ (13)
NomorKetetapan/
Keputusan/Putusan : ................................................ (14)
NomorObjekPajak : ................................................ (15)
Jumlah Bayar/Setor : ................................................ (16)

Terhadap pembayaran atau penyetoran tersebut, saya mengajukan permohonan

pemindahbukuan kepada:
Nama : ................................................ (17)
NPWP : ................................................ (18)
Alamat : ................................................ (19)
JenisPajak : ................................................ (20)
Masa/TahunPajak : ................................................ (21)
Nomor Ketetapan/
Keputusan/Putusan : ................................................ (22)
Nomor Objek Pajak : ................................................ (23)
Jumlah yang dimohonkan

23
Pemindahbukuan : ................................................ (24)

Adapun permohonan pemindahbukuan dimaksud sebaga iakibat adanya

....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
........................................ (25)

Demikian surat permohonan saya sampaikan untuk dapat dipertimbangkan.

....................................
.. (26)

....................................
.. (27)

Keterangan:
1. Beritanda X yang sesuai
pada
2.
Dalamhalsuratpermohonanditandatanganiolehkuasaharusdilampirisuratkuasakhus
us.

24
 PETUNJUK PENGISIAN
SURAT PERMOHONAN PEMINDAHBUKUAN
Nomor (1) : Diisi sesuai dengan penomoran surat Wajib Pajak, jikaada.
Nomor (2) : Diisi dengan nama kota dan tanggal surat permohonan
ditandatangani.
Nomor (3) : Diisi dengan jumlah lampiran yang disertakan dalam surat
permohonan Wajib Pajak.
Nomor (4) : Diisi dengan nama dan alamat Kantor Pelayanan Pajak tempat
pembayaran atau penyetoran diadministrasikan.
Nomor (5) : Diisi dengan nama Penyetor/Wajib Bayar, Pemungut Pajak yang
menandatangani surat permohonan Pemindahbukuan.
Nomor (6) : Diisi dengan Nomor Pokok Wajib Pajak Penyetor/Wajib Bayar,
Pemungut Pajak yang menandatangani surat permohonan
Pemindahbukuan.
Noinor (7) : Diisi dengan alamat Penyetor/Wajib Bayar, Pemungut Pajak yang
menandatangani surat permohonan Pemindahbukuan.
Nomor (8) : Diisi dengan nomor telepon Penyetor/Wajib Bayar, Pemungut
Pajak yang menandatangani surat permohonan Pemindahbukuan.
Nomor (9) : Diisi dengan Nama Wajib Pajak sesuai dengan yang tercantum
dalam SSP, SSPCP, SSP PBB, BPN, Bukti Pbk yang akan
dipindahbukukan.
Nomor (10): DiisidenganNomorPokokWajibPajaksesuaidengan yang
tercantumdalam SSP, SSPCP, SSP PBB, BPN, BuktiPbk yang
akandipindahbukukan.
Nomor (11): Diisi dengan alamat Wajib Pajak sesuai dengan yang tercantum
dalam SSP, SSPCP, SSP PBB, BPN, BuktiPbk yang akan
dipindahbukukan.
Nomor (12): Diisidenganjenispajaksesuaidengan yang tercantumdalam SSP,
SSPCP, SSP PBB, BPN, BuktiPbk yang akandipindahbukukan
(contoh: PajakPenghasilanBadan, PajakPertambahanNilai,
PajakPenghasilanPasal 21)
Nomor (13 : Diisidengan Masa PajakatauTahunPajaksesuaidengan yang
tercantumdalam SSP, SSPCP, SSP PBB, BPN, BuktiPbk yang
akandipindahbukukan.
Nomor (14): DiisidenganNomorKetetapan/Keputusan/Putusansesuaidengan
yang tercantumdalam SSP, SSPCP, BPN, BuktiPbk yang
akandipindahbukukan.

DalamhalpembayaranataupenyetoranbukanditujukanatasKetetap
an/Keputusan/Putusan, kolominidikosongkan.
Nomor (15) : DiisidenganNomorObjekPajak PBB yang
akandilakukanpemindahbukuan
Nomor (16): Diisidenganjumlahpembayaranataupenyetoranpajaksesuaidengan

25
 yang tercantumdalam SSP, SSPCP, SSP PBB, BPN, BuktiPbk yang
akandipindahbukukan.
Nomor (17) : DiisidengannamaWajibPajaktujuanpemindahbukuan.
Nomor (18) : DiisidenganNomorPokokWajibPajaktujuanPemindahbukuan.
Nomor (19) : DiisidenganalamatWajibPajaktujuanpemindahbukuan.
Nomor (20) : DiisidenganjenispajaksesuaidengantujuanPemindahbukuan.
Nomor (21) : Diisidengan Masa
Pajak/TahunPajaksesuaidengantujuanPemindahbukuan.
Nomor (22) :
DiisidenganNomorKetetapan/Keputusan/Putusansesuaidengantu
juanPemindahbukuan.

DalamhalpembayaranataupenyetoranbukanditujukanatasKetetap
an/Keputusan/Putusan, kolominidikosongkan.
Nomor (23) : DiisidenganNomorObjekPajak (NOP)
PajakBumidanBangunantujuanPemindahbukuan.
Nomor (24) : Diisidenganjumlahpajak yang dimohonkanPemindahbukuan.
Nomor (25) :
DiisidengansalahsatualasanpermohonanPemindahbukuansebagaiberikut:
a.
Pemindahbukuankarenaadanyakesalahandalampengisianfo
rmulir SSP, SSPCP,
baikmenyangkutWajibPajaksendirimaupunWajibPajak lain;
b. Pemindahbukuankarenaadanyakesalahandalampengisian data
pembayaranpajak yang
dilakukanmelaluisistempembayaranpajaksecaraelektronikseb
agaimanaterteradalam BPN;
c. Pemindahbukuankarenaadanyakesalahanperekamanatas SSP,
SSPCP, yang dilakukan Bank Persepsi/PosPersepsi/Bank
DevisaPersepsi/Bank Persepsi Mata
UangAsingsebagaimanadimaksuddalamPasal 10;
d.
PemindahbukuankarenakesalahanperekamanataupengisianBu
ktiPbkolehpegawaiDirektoratJenderalPajak;
e. Pemindahbukuandalamrangkapemecahansetoranpajakdalam
SSP, SSPCP, BPN,
atauBuktiPbkmenjadibeberapajenispajakatausetoranbeberapa
WajibPajak, dan/atauobjekpajak PBB;
f. Pemindahbukuankarenajumlahpembayaranpada SSP, BPN,
atauBuktiPbklebihbesardaripadapajak yang terutangdalam
Surat Pemberitahuan, suratketetapanpajak, Surat
TagihanPajak, Surat PemberitahuanPajakTerhutang, Surat
KetetapanPajak PBB atau Surat TagihanPajak PBB;
g. Pemindahbukuankarenajumlahpembayaranpada SSPCP

26
 atauBuktiPbklebihbesardaripadapajak yang
terutangdalampemberitahuanpabeanimpor, dokumencukai,
atausurattagihan/suratpenetapan; dan
h. Pemindahbukuankarenasebablain yang
diaturolehDirekturJenderalPajak.
Nomor (26) : Diisisalahsatu: 1. Penyetor/Wajib Bayar;
2. PemungutPajak; atau
Nomor (27) :
DiisidengannamadantandatanganpemohonsebagaimanatercantumdalamNo
mor (5).

3.4.2 Pengelolaan Surat Keluar

Prosedur pengelolaan surat keluar di seksi pengawasan dan

konsultasi I pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura terdiri atas:

a. Pembuatan konsep surat, yaitu Account Representative memproses

surat masuk yang telah diberikan oleh pelaksana seksi pengawasan

dan konsultasi I.

contoh: surat permohonan pemindahbukuan (pbk)

b. Pemberian nomor, pelaksana menginput surat permohonan

pemindahbukuan (pbk) yang telah di selesaikan oleh account

representarive di situs phinisi untuk di beri nomor surat.

c. Pembuatan nota dinas pengantar surat keluar di situs

https://office.kemenkeu.go.id/nadine

d. Penandatanganan, kepala seksi pengawasan dan konsultasi I

memberi persetujuan berupa tanda tangan di nota dinas tersebut.

e. Pencetakan, nota dinas selesai di cetak, diberikan bersama surat

permohonan pemindahbukuan (pbk) ke seksi pelayanan untuk di

proses

27
 f. Proses selesai.

Gambar berikut ini menunjukkan alur pengelolaan surat keluar

seksi pengawasan dan konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak

Pratama Jambi Telanaipura.

b, c
Berkas Dari Pelaksana
a
Account Waskon I Kepala Seksi
Representative d Waskon I

Surat Keluar Seksi Pelayanan Loket Wajib Pajak

e f TPT

Sumber : data diolah

Gambar 3.3, Alur Pengelolaan Surat Keluar

3.4.3 Sarana Pengurusan Surat

Pengurusan surat diperlukan sarana-sarana sebagai berikut:

1. Buku Agenda Surat

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 34 Tahun 2015 Tentang Pedoman

Pengurusan surat di lingkungan arsip nasional Republik

Indonesia, Buku Agenda Surat merupakan sarana berupa buku

yang digunakan untuk mencatat surat masuk. Pencatatan surat

masuk dilakukan secara kronologis sesuai dengan urutan

waktu penerimaan surat. Untuk efisiensi dan efektivitas

pengurusan surat, buku agenda surat masuk berfungsi juga

28
 sebagai bukti ekspedisi, sebagai tanda bukti bahwa surat telah

disampaikan dan diterima oleh unit pengolah yang dituju

sesuai arahan.

Buku agenda surat di unit pengolah berfungsi sama seperti

buku agenda surat masuk di unit kearsipan yaitu sebagai

sarana pencatatan surat masuk dan sebagai sarana

pendistribusian surat, namun jumlah dan keterangan kolomnya

sedikit berbeda.

2. Lembar Disposisi

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 34 Tahun 2015 Tentang Pedoman

Pengurusan surat di lingkungan arsip nasional Republik

Indonesia, Lembar disposisi merupakan sarana yang

digunakan oleh pimpinan untuk memberikan wewenang dan

tugas kepada bawahan dalam bentuk perintah atau instruksi

secara singkat dan jelas guna memproses dan/atau

menyelesaikan suatu surat. Lembar disposisi dimaksudkan

agar pimpinan tidak menulis perintah/instruksinya pada surat.

Lembar disposisi menjadi satu kesatuan dengan surat

sehingga tidak dapat dipisahkan dengan surat baik untuk

kepentingan pemberkasan maupun penyusutan Arsip. Lembar

disposisi dibuat dalam bentuk formulir dengan ukuran 21,5 cm

x 16,5 cm (setengah halaman F4). Setiap surat masuk yang

diterima oleh unit pengolah (central file setingkat eselon II dan

29
 TU eselon I) diberi lembar disposisi rangkap 2 (dua), satu

lembar untuk unit pengolah dan satu lembar lagi untuk tujuan

disposisi.

3. Folder

Folder adalah semacam map tetapi tidak dengan daun

penutup. Pada folder terdapat tab yaitu bagian yang menonjol

pada sisi atas untuk menempatkan titel file yang bersangkutan.

Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga

dapat membuat daya muat dokumen.

Pada umumnya folder terbuat dari kertas manila, panjang

35 cm, lebar 24 cm, tabnya berukuran panjang 8-9 cm, lebar 2

cm. Folder diisi dengan (tempat memasukkan) dokumen

atau arsip hingga merupakan bagian terkecil dalam

klasifikasi suatu masalah.

30
3.5 Kendala-Kendala yang Dihadapi dalam Pengelolaan Surat Masuk

dan Surat Keluar di Seksi Pengawasan dan Konsultasi I Kantor

Pelayanaan Pajak Pratama Jambi Telanaipura.

Adapun kendala yang dihadapi oleh pelaksana saat pengolahan

surat masuk dan keluar di seksi pengawasan dan konsultasi I sebagai

berikut:

1. Surat permohonan terlambat diberikan kepada seksi pengawasan

dan konsultasi I ketika waktu jatuh tempo pengerjaannya hanya

sebentar, sehingga menyulitkan pelaksana dan account

representative dalam mengerjakan permohonan.

2. Surat yang akan di proses terselip pada surat lain, sehingga saat

dibutuhkan surat tersebut sulit ditemukan.

3. Terkadang pelaksana lupa memberi nomor surat keluar, dan ada

alamat tujuan yang salah.

4. Surat yang akan direkam terkadang terkendala oleh situs yang sulit

di akses sehingga memperlambat pengerjaannya.

31
 BAB IV

PENUTUP

4.1 KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya

tentang proses administrasi surat masuk dan surat keluar di seksi

pengawasan dan konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi

Telanaipura maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Proses administrasi surat masuk dan surat keluar di seksi pengawasan dan

konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jambi Telanaipura telah

dilaksanaan dengan baik. Proses surat masuk yang dilakukan yaitu:

penerimaan, pencatatan, penyampaian (disposisi) surat, pendistribusian

surat ke account representative terkait. Proses administrasi surat keluar

diseksi pengawasan dan konsultasi I Kantor Pelayanan Pajak Pratama

Jambi Telanaipura yang dilakukan yaitu: pembuatan konsep surat,

pemberian nomor, pembuatan nota dinas, penandatanganan, dan

pencetakan.

2. Kendala yang dihadapi oleh pelaksana dalam melakukan proses

administrasi surat masuk dan surat keluar di seksi pengawasan dan

konsultasi I kantor pelayanan pajak pratama jambi telanai pura dapat di

tangani dengan baik.

32
4.2 SARAN

Selama melakukan kegiatan magang di kantor pelayanan pajak pratama

jambi telanaipura, penulis mengamati bahwa proses administrasi surat masuk dan

surat keluar diseksi pengawasan dan konsultasi I dapat dilaksanakan dengan baik,

tetapi terkadang pelaksana mengalami beberapa kendala seperti keterlambatan

pengerjaan karena kurangnya tenaga ahli serta kurang maksimalnya jaringan

internet yang tersedia. Saran saya agar kantor pelayanan pajak pratama jambi

dapat meningkatkan kualitas situs agar mudah di akses dan memperbanyak

tenaga pelaksana agar tidak terjadi keterlambatan dalam penanganan surat masuk

dan surat keluar tersebut.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Mintardjo. 2013. Administrasi Bank. Jakarta: Erlangga

Mulyaningsih, Indria. 2012. Trampil surat menyurat. Yogyakarta: Ayyana

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 34 Tahun 2015

tentang “pedoman Pengurusan Suratdi Lingkungan Arsip Nasional
Republik Indonesia”

Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 136 /Pmk.01 /2018

Tentang “Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementerian
Keuangan”

Purwandari, Bela Syafira. 2017. Implementasi Pengelolaan Surat Masuk Dan

keluar Di Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia. Journal Utilitas
Vol. 3 No. 1 April 2017ISSN : 2442 –224X

Sukarminto. 2019. Pengaruh sunset policy, tax amnesty dan sanksi pajak terhadap
kepatuhan wajib pajak dikantor pelayanan pajak pratama jambi. Disertasi, state
Islamic university of sultan thaha saifudin jambi, 2019.

Solehatin dan Fatmawati, Holimah. 2018. Sistem Administrasi Surat Masuk dan
Surat Keluar Stikom PGRI Banyuwangi. Journal teknomatika, Vol.08, No.01,
Maret 2018 P-ISSN : 2087-9571, E-ISSN : 2541-335X

34
 LAMPIRAN

Foto Kegiatan Magang

 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Program studi : Diploma III Perpajakan

1. Nama : RAFIKA RAHIM

2. Tempat tanggal lahir : Pekanbaru, 13 Juni 2001

3. Alamat : Jl. Flamboyan Rt. 03 Perumahan Anugrah

Mandiri 12 Blok Q25 Desa Mendalo Indah

4. Email : rafikathe8@gmail.com

5. No Hp : 082390213156

6. Riwayat pendidikan :

Tempat Spesialis
No Tempat Tahun
Pendidikan Bidang

SDN 014 kempas Kempas

1. 2006-2012 -
jaya Jaya, Riau

SMPN 3 Kempas Kempas

2. 2012-2015 -
Jaya Jaya, Riau

SMAN Dharma Kempas

3. 2015-2018 IPA
Pendidikan Jaya, Riau

Jambi, Juni 2021

RAFIKA RAHIM
NIM. C0D018003
 DAFTAR KEGIATAN HARIAN MAGANG

Hari/Tanggal Kegiatan Magang

Senin, 08 Februari 2021 Rapid test

Pengarahan dan penempatan

Selasa, 09 Februari 2021
ruangan

Rabu, 10 Fenruari 2021 Input data BPHTB

Kamis, 11 Februari 2021 Input data BPHTB

Senin, 15 Februari 2021 Input data BPHTB

Selasa, 16 Februari 2021 Input data BPHTB

Rabu, 17 Februari 2021 Input data BPHTB

Input data BPHTB , ekspedisi surat

Kamis, 18 Februari 2021
keluar ke Sub bagian Umum

Jum’at, 19 Februari 2021 Input data BPHTB

Senin, 22 Februari 2021 Disposisi surat masuk

Selasa, 23 Februari 2021 Disposisi surat masuk

Disposisi surat masuk dan

Rabu, 24 Februari 2021 Ekspedisi surat keluar ke seksi

pelayanan

Kamis, 25 Februari 2021 Disposisi surat masuk

Jum’at, 26 Februari 2021 Input data BPHTB

Senin, 01 Maret 2021 Disposisi surat masuk

Ekspedisi SP2DK ke sub bagian

Selasa, 02 Maret 2021
umum
 Scan Data surat masuk (arsip surat
Rabu, 03 Maret 2021
masuk)

Kamis, 04 Maret 2021 Disposisi surat masuk

Acara pelepasan pegawai kantor

Jum’at, 05 Maret 2021 pelayanan pajak pratama jambi

telanaipura

Disposisi surat masuk, ekspedisi

Senin, 08 Maret 2021 surat permohonan ke seksi

pelayanan

Disposisi surat masuk, ekspedisi

Selasa, 09 Maret 2021
surat keluar ke Sub bagian umum

Rabu, 10 Maret 2021 Disposisi surat masuk

Disposisi surat masuk, Ekspedisi

Jum’at, 12 Maret 2021
surat keluar ke Sub bagian Umum

Senin, 15 Maret 2021 Scan data surat masuk

Selasa, 16 maret 2021 Disposisi surat masuk

Rabu, 17 Maret 2021 Disposisi surat keluar

Kamis, 18 Maret 2021 Ekspedisi surat ke seksi pelayanan

Ekspedisi surat keluar ke Sub

Jum’at, 19 Maret 2021
bagian Umum

Disposisi surat masuk dan scan data

Senin, 22 Maret 2021
surat masuk (arsip surat masuk)

Selasa, 23 Maret 2021 Disposisi surat masuk

Rabu, 24 Maret 2021 Disposisi surat masuk

 Disposisi surat masuk dan ekspedisi
Kamis, 25 Maret 2021
surat keluar ke sub bagian umu

Disposisi surat masuk dan ekspedisi

Jum’at, 26 Maret 2021
surat ke seksi pelayanan

Senin, 29 Maret 2021 Disposisi surat masuk

Selasa, 30 Maret 2021 Piket mengarahkan wajib pajak

Rabu, 31 Maret 2021 Piket mengarahkan wajib pajak

Kamis, 01 April 2021 Disposisi surat masuk

Disposisi surat masuk dan Scan

Senin, 05 April 2021
Data surat masuk

Disposisi surat keluar dan ekspedisi

Selasa, 06 April 2021
surat keluar ke sub bagian umum

Rabu, 07 April 2021 Scan data surat masuk (arsip surat)

Disposisi surat masuk dan hari

terakhir Magang serta penjemputan

Kamis, 08 April 2021
mahasiswa magang oleh Dosen

Pembimbing Lapangan