Hubungan Departemen Tata Graha dengan Departemen Lain

Tidak peduli apapun jenis hotel atau kategori wisatawan, semua hotel merupakan
kelompok industri pelayanan dan tujuan mereka adalah untuk memenuhi harapan tamu. Untuk
membantu mencapai tujuan ini, semua staf hotel harus bekerja sebagai tim untuk memberikan
layanan prima secara konsisten untuk mempromosikan kesetiaan pelanggan. Sebuah contoh
dimana Departemen Tata Graha bekerja erat dengan departemen kantor depan sebagai sebuah
tim untuk memastikan bahwa kamar telah dibersihkan saat tamu datang (check-in). Jika
departemen tata graha tidak mampu menyediakan kamar bersih dengan cepat saat peak season
untuk dijual oleh departemen kantor depan, akibatnya timbul kerugian besar dan akan kehilangan
banyak tamu.Selain dengan kantor depan, dapatkah Anda memikirkan departemen lain yang juga
bekerja sama dengan Departemen Tata Graha? Apa hasilnya jika terjadi miskomunikasi antara
Departemen Tata Graha dengan departemen ini?

Gambar diatas menunjukkan hubungan antara Departemen Tata Graha dengan

departemen-departemen lain.

Berikut ini adalah deskripsi singkat tentang hubungan departemen tata graha dengan departemen
departemen lain:

A. Kantor depan (Front Office)

Kamar menjadi perhatian utama dari kedua departemen ini. Mereka terus-menerus harus
pertukaran informasi tentang status kamar sehingga check-out kamar bisa dikembalikan
secepat mungkin. Selain itu, renovasi, perbaikan dan pemeliharaan dapat dijadwalkan
 selama periode rendah hunian. Departemen Tata Graha perlu melaporkan ke departemen
kantor setiap perilaku tamu yang tidak biasa yang dapat mengakibatkan hilangnya
pendapatan atau publisitas buruk bagi Hotel.
B. Teknik (Engineering)
Ini adalah tanggung jawab staf departemen tata graha untuk meminta departemen teknik
untuk meminta perbaikan kecil untuk menghindari kerusakan yang lebih besar. Mereka
harus bekerja erat sebagai sebuah tim untuk melakukan pemeliharaan preventif dan
renovasi dengan memperkecil gangguan bagi tamu. Departemen teknik juga
mengharapkan staf tata graha untuk berkontribusi pada upaya menjaga sistem
pemanasan, air dan listrik.
C. Keamanan
tanggung jawab keamanan mungkin termasuk berpatroli mengelilingi properti, memantau
peralatan pengawasan, dan secara umum, memastikan bahwa tamu, pengunjung, dan
karyawan merasa aman dan nyaman di hotel. Mengingat bahwa staf tata graha bekerja di
setiaparea hotel, mereka berada dalam posisi untuk secara signifikan berkontribusi
terhadap upaya keamanan hotel. Misalnya, saat membersihkan kamar, petugas kamar
biasanya bertanggung jawab untuk mengunci dan mengamankan pintu geser kaca yang
menghubungkan pintu, dan jendela.
D. Sumber Daya Manusia
Hubungan antara departemen sumber daya manusia danDepartemen Tata Graha serupa
dengan departemen kamar depandepartemen.Makanan dan Minuman-Hubungan antara
Departemen Tata Graha dan departemen makanan dan minumanmenyangkut penyediaan
tapalk meja, seragam, dan pembersihan outlet mereka. Departemen perjamuan (banquet),
khususnya, harus memberitahu departemen tata graha tentang antisipasi kebutuhannya
karena bisnis perjamuan dapat sangat berfluktuasi, sehingga membutuhkan perencanaan
khusus untuk memastikan tersedianya linen yang diperlukan dalam kondisi baik.
Departemen makanan dan minuman memiliki tanggung jawab untuk memisahkan linen
yang ternoda atau rusak yang membutuhkan perlakuan khusus. Sebuah hubungan yang
baik harus dipertahankan antara tata graha dan layanan kamar untuk menjamin
penyediaan layanan kamar tepat waktu , misalnya pemindahan nampan dan meja dari
koridor saat kedatangan tamu VIP. Dalam beberapa hotel, departemen tata graha juga
 bertanggung jawabuntuk pengisian minibar, meskipun pendapatan mini bar ini berada di
bawah departemen makanan dan minuman.
E. Penjualan dan Pemasaran
Departemen Penjualan dan pemasaran sangat bergantung pada departemen tata graha
untuk pemberian barang dan jasa yang cepatseperti yang dijanjikan bagi para tamu.
Masalah utama yang mereka hadapi bersama-sama, terutama di hotel-hotel besar,
adalah keterdukungan dalam setiap konvensi dan kelompok. Kantor depan, departemen
penjualan dan pemasaran dan departemen tata graha berbagi tanggung jawab untuk
memastikan bahwa kamar siap dan bersih saat tamu kelompok tiba.
F. Pembelian
Departemen Pembelian membeli semua perlengkapan kebersihan dan perlengkapan
tamu. Hubungan dekat dengan Departemen Tata Graha sangat nyata. Ketika
memutuskan tentang merek, kualitas atau ukuran barang yang harus disediakan -dari
bubuk pembersih hingga kasur -eksekutif tata graha dan departemen pembelian harus
bersepaham dalam mempertimbangkan karakteristik, biaya dan ketersediaan barang
yang diperlukan.
G. Accountansi (Accounts, Controller)
Bagian akuntansi hotel mengelola divisi akuntansi yang bertanggung jawab untuk
memantau kegiatan keuangan hotel. Karena Departemen Tata Graha memelihara
persediaan perlengkapan kebersihan, peralatan, linen, seragam, dan barang-barang
kebutuhan tamu lainnya, eksekutif tata graha harus sering bekerja sama dengan
misalnya manajer gudang, dan lain-lainnya serta melaporkan saldo dan mutasi semua
barang ini ke bagian akuntansi hotel