TUGAS 3

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

( EKSI 4312 )

=====================================================================

1. Sebutkan prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran.!

2. Sebutkan dan jelaskan aktivitas  dalam siklus pengeluaran.!
3. Sebutkan dan jelaskan aktivias dan Dokumen siklus produksi.!
4. Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk ?
5. Jelaskan prosedur siklus produksi.!

Jawab :

1. Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian

dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain :
a. Adanya otorisasi yang memadai
b. Adanya pemisahan tugas
c. Adanya dokumen dan catatan akuntansi
d. Adanya akses kea rah pengendalian
e. Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent
Auditor harus melakukan evaluasi apakah prosedur pengendalian dalam perusahaan
benar-benar telah berjalan dengan baik. Prosedur pengendalian yang tidak memenuhi kelima
criteria tersebut mempunyai kecenderungan risiko audit yang tinggi.
Pengendalian Intern terhadap siklus pengeluaran

 Catatan dan dokumen yang biasa digunakan dalam transaksi siklus pengeluaran Check,
yaitu dokumen perintah pembayaran sejumlah uang kepada bank Check Summary, yaitu
laporan tentang ringkasan check yang telah dikeluarakan dalam suatu periode Cash
Disbusement Transaction File, yaitu file yang berisi informasi pembayaran cek untuk
penjual atau pihak lain yang digunakan untuk memasukan ke dalam rekening utang
dagang dan buku besar Cash Disbusement Juornal or Check Register, merupakan catatan
formal terhadap pengeluaran cek untuk pihak lain.
 Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran
Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi
a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
b. Fungsi pencatatan utang
c. Fungsi keuangan
 d. Fungsi akuntansi biaya
e. Fungsi akuntansi umum
f. Fungsi audit intern
g. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain
 Bagian utang
 Bagian kasa
 Bagian akuntansi biaya
 Bagian akuntansi umum
 Bagian audit intern
 Bagian kasa

Keterangan :

 Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas, fungsi yang bersangkutan
mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat
persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

 Fungsi pencatatan utama

Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi
kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas
dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

 Fungsi keuangan.

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta
otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung
kepada kreditur.

 Fungsi akuntansi biaya

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas
yang menyangkut biaya dan persediaan.

 Fungsi akuntansi umum

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi
pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

 Fungsi audit intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan
mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam
buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak
(surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara
periodik.
Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.
Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus
memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta
kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini:
a. Terhadap transaksi pembayaran hutang.
Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus dikendalikan
dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung
voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan pengujian dengan cara observasi apakah
penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung.

Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap voucher
dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah
semua pembayaran diberi cap.
Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan oleh
pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya.
Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan pemberian
tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara
tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check.
b. Terhadap transaksi pengeluaran kas.
Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak. Auditor
melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak.
Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan rekonsiliasi bank
secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian terhadap bank
rekonsiliasi.
Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk mencocokkan
tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan memperlihatkan
kembali adanya kebebasan dalam pengecekan.
2. Tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran

1. Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau

perlengkapan. Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas
pesanan ekonomis [EOQ]):

 Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk

meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Metode – metode pengendalian persediaan alternatif :

 MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara
menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

 JIT (just in time)

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya
penggudangan maupun kekurangan persediaan.

2. Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan

barang yang dipesan.Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

 Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

 ü Memutuskan apakah menerima pengiriman
 ü Memeriksa jumlah dan kualitas barang
 ü Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem
penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian
mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan
nomor pesanan pembelian. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini
menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

3. Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari

vendor untuk pembbayaran.Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.
Diagram Aliran Data (DFD) Aplikasi Siklus Pengeluaran
RUANG LINGKUP BATASAN Data Flow Diagram (DFD) :

Data Flow Diagram (DFD) :

Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk
menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem
yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa
mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon,
surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya
file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagainya).

Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu :

 External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem).

Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan
lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar
sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan
luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.

 Data flow (arus data).

Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan
kesatuan luar.

 Process (proses).

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari
hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan
keluar dari proses.

 Data store (simpanan data)

Merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer, suatu
arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.
3. siklus produksi

Aktivitas Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang
terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

- Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi

• Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam
keputusan mengenai hal-hal berikut ini :

• Bauran produk

• Penetapan harga produk

• Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)

• Manajemen Biaya

• Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

• Perancangan Produk

• Perencanaan dan Penjadwalan

• Operasi Produksi

• Akuntansi Biaya

Perancangan Produk (Aktivitas 1)

• Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.

• Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan
dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya
produksi.

Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)

• Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.

• Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk
memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa
menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Operasi Produksi (Aktivitas 3)

• Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam

proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi
biaya produksi.

• Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi
produksinya :

1. Bahan baku yang digunakan

2. Jam tenaga kerja yang digunakan

3. Operasi mesin yang dilakukan

4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)

• Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

• Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari
operasi produksi

2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan
harga serta keputusan bauran produk.

3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan

serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Pengendalian: Tujuan,

Ancaman, dan Prosedur

• Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang
cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi :

1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.

2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.

3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

• Apakah ancaman-ancamannya ?

– Transaksi yang tidak diotorisasi

– Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap

– Kesalahan pencatatan dan posting

– Kehilangan data

– Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

• Apakah prosedur pengendalian itu ?

– Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan

– Otorisasi produksi

– Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang
kosong

– Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk
mengambilan keputusan.

• Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan
eksternal.

• Tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi
permintaan pelaporan keuangan.
4. Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk?

a. Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai

desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba.
b. Memastikan bahwa SIA dirancang untuk mengumpulkan dan memberikan informasi
mengenai biaya penyetelan mesin dan penanganan bahan baku yang terkait dengan
berbagai alternatif desain produk.
c. Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan
produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik.

5. Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait
yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.
Aktivitas aktivitas siklus produksi
Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam
keputusan mengenai hal hal berikut ini:
 Bauran Produk
 Penetapan Harga Produk
 Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)
Manajemen Biaya
Ada 4 aktivitas dasar dalam siklus produksi:
1. Perancangan Produk
Langkah pertama dalam siklus produksi adalah perancangan produk.
Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenuhi permintaan
dalam hal kualitas,ketahanan,dan fungsi dan secara simultan meminimalkan biaya
produksi.
Dokumen dan Prosedur:
Aktivitas perancangan produk menciptakan dua dokumen utama:
 Daftar Bahan Baku
 Daftar Operasi
Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk?
a) Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana
berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba.
 b) Memastikan bahwa SIA dirancang untuk mengumpulkan dan memberikan
informasi mengenai biaya penyetelan mesin dan penanganan bahan baku yang
terkait dengan berbagai alternatif desain produk.
c) Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait
dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik.

2. Perencanaan dan Penjadwalan

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.
Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien
untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek
tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.
Dua metode yang biasa dari perencanaan produksi
a. Perencanaan sumber daya produksi (MRP-II)
MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang
mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan
baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan.
b. Sistem Produksi Just-In-Time (JIT)
Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan/meniadakan persediaan bahan
baku,barang dalam proses,dan barang jadi.
Dokumen,formulir dan prosedur:
Jadwal induk produksi(MPS) menspesifikasikan seberapa banyak produk akan
diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan.
Permintaan bahan baku mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari
gudang ke lokasi pabrik,tempat bahan tersebut dibutuhkan. Perpindahan selanjutnya dari
bahan baku di sepanjang pabrik akan didokumentasikan dalam kartu perpindahan.
3. Produksi Aktual Dari Produk
Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan,salah satunya dengan
menggunakan computer-integrated manufacturing(CIM).Computer-integrated
Manufacturing(CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi,
seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh komputer untuk mengurangi biaya
produksi.
Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi
produksinya:

 Bahan baku yang digunakan

 Jam tangan yang digunakan
 Operasi mesin yang dilakukan
 Biaya overhead produksi lainnya yang terjadi
4. Akuntansi Biaya
Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.
Tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu?
a. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan,pengendalian,dan penilaian kinerja
dari operasi produksi.
b. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk menghitung persediaan
serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporankeuangan perusahaan.
c. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung
persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan
perusahaan.

Dua jenis sistem akuntansi biaya:

 Harga Pokok Pesanan
 Harga Pokok Proses
Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu,atau pekerjaan
tertentu. Perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses,dan kemudian
menghitung biaya rata rata untuk semua unit yang diproduksi. Pilihan perhitungan biaya
berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang digunakan untuk
membebankan biaya biaya tersebut ke produk,bukan pada metode pengumpulan data.