JOB SCOPE SETIAUSAHA PEJABAT

Lapor kepada : Pengurus Pentadbiran

Jabatan : Pentadbiran

Sikap dan Adab

1. Menjalankan sepenuhnya tanggungjawab seorang Penolong Pegawai Pembangunan

Perniagaan.
2. Sentiasa memberi salam dengan sopan kepada anggota syarikat dan orang luar.
3. Sentiasa menghormati anggota syarikat yang lain dan orang luar.
4. Tidak mendedahkan apa-apa rahsia dan makluman dalam syarikat kepada orang luar tanpa
kebenaran dari Ketua Pegawai Eksekutif dan Pengurus Pentadbiran.
5. Ringan tulang dan sentiasa boleh bekerjasama dengan semua anggota dalam menjalankan
aktiviti syarikat.
6. Sentiasa menepati masa dan waktu bekerja dari 8.30 pagi hingga 5.30 petang.

Kehadiran

1. Menghadirkan diri mengikut jadual kerja yang telah ditetapkan.

2. Bersedia untuk menghadirkan diri ke tempat kerja atas arahan Ketua Pegawai Eksekutif.
3. Permohonan cuti hendaklah dibuat dalam masa 3 hari bekerja. Sekiranya kurang, ia akan
dianggap sebagai EL (emergency leave) dan akan menjejaskan pemarkahan KPI.

Pakaian

1. Sentiasa berpakaian formal dan kemas sepanjang berada di pejabat.

2. Sentiasa menjaga kebersihan diri dan penampilan diri.

Pengurusan Surat Masuk

1. Menguruskan dan merekodkan semua fail/ dokumen masuk/ keluar, kemudian membuat
salinan kepada Ketua Pegawai Eksekutif kemudian mengedarkan kepada pegawai-pegawai
yang memerlukan tindakan selanjutnya.
2. Mengambil tindakan ke atas surat/ dokumen/ emel yang telah diambil tindakan/ minit Ketua
Pegawai Eksekutif supaya diedarkan kepada pegawai berkaitan untuk tindakan selanjutnya.
3. Menguruskan penghantaran faks keluar dan penerimaan faks serta merekodkannya.
4. Menyediakan dan menaip surat, dokumen, draf dokumen dan menjawab surat-surat seperti
yang dikehendaki oleh Ketua Pegawai Eksekutif.
5. Menguruskan surat-surat yang memerlukan tandatangan Ketua Pegawai Eksekutif dan
meletakkannya dalam fail tandatangan untuk tindakan selanjutnya.
Pengurusan Mesyuarat

1. Menetapkan segala temu janji, mesyuarat, seminar, kursus dan sebarang program yang
melibatkan Ketua Pegawai Eksekutif.
2. Memperingatkan Ketua Pegawai Eksekutif mengenai Mesyuarat dan jadual yang
berlangsung setiap hari.
3. Menjaga diari, merancang dan mengawal selia jadual kerja Ketua Pegawai Eksekutif seperti
menyelaraskan mesyuarat, temu janji, urusan perjalanan, mengikut kepentingan supaya
semua aktiviti yang dijadualkan dapat berjalan dengan lancar tanpa sebarang pertindihan.
4. Membuat persediaan bagi semua mesyuarat yang melibatkan Ketua Pegawai Eksekutif
dengan memberitahu pegawai-pegawai yang terlibat dan memastikan segala keperluan bagi
mesyuarat tersebut seperti kemudahan bilik, peralatan mesyuarat, kenderaan dan lain-lain
telah ditempah dan diuruskan dengan lebih awal.
5. Menyemak aturan kerja/ folder mesyuarat dan menyediakan checklist/agenda isu-isu
penting mesyuarat untuk panduan Ketua Pegawai Eksekutif.

Pentadbiran Pejabat

1. Membantu dan menguruskan operasi kerja harian seperti pelupusan dokumen dan
membuat kerja-kerja fotostat.
2. Memastikan keselamatan pejabat dan harta benda milik syarikat.

Kewangan

1. Menguruskan bil dan tuntutan seperti menaip borang-borang tuntutan perjalanan,

permohonan pendahuluan diri, bil rawatan perubatan dan bil telefon bimbit Ketua Pegawai
Eksekutif.

Perhubungan Awam

1. Menyedia, menyimpan, memberi penerangan maklumat korporat dan khidmat nasihat

umum kepada pelanggan.
2. Mengendalikan segala panggilan telefon yang diterima setiap hari, menyaring panggilan
telefon pelanggan, menangani segala pertanyaan dan pesanan dengan baik.
3. Mengambil dan menyampaikan pesanan kepada Ketua Pegawai Eksekutif serta
mendapatkan maklumat yang diperlukan oleh Ketua Pegawai Eksekutif daripada Pegawai-
pegawai atau pihak berkaitan.
4. Memahami etika dan protokol serta bertindak sebagai pegawai perhubungan semasa
kehadiran tetamu kehormat di pejabat Ketua Pegawai Eksekutif.
5. Melayan semua tetamu, pelanggan dan rakan kerja Ketua Pegawai Eksekutif yang datang
berurusan di pejabat Ketua Pegawai Eksekutif walaupun tanpa temu janji.
Lain-Lain Hal

1. Menguruskan sistem fail salinan surat yang melibatkan Ketua Pegawai Eksekutif.
Memasukkan surat-surat yang perlu difailkan ke dalam fail terbuka dan sulit.
2. Memberikan khidmat sokongan dalam semua aktiviti yang dijalankan oleh Jabatan.
3. Bertanggungjawab mengurus selia, mencatit dan mengedarkan Minit Mesyuarat
Pengurusan.