No Dok : P/SOP/K3/003

Terbit : 01 Februari 2030

PROSEDUR KOMUNIKASI TANGGAP No Rev :0
DARURAT Tgl Rev :-
Hal : 1/3
(PT. SEMEN SOLO Tbk)

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme komunikasi terhadap keadaan darurat
yang terjadi, dan memastikan bahwa setiap keadaan darurat yang ada dapat diproses dan
ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan atau penyelesaian masalah.

2. LINGKUP
Prosedur ini mencakup komunikasi internal maupun eksternal mulai dari penyampaian
keadaan darurat yang dapat terjadi oleh personil komunikasi tanggap darurat maupun
perseorangan/pihak terkait diluar Kantor Induk PT. SEMEN SOLO Tbk, verifikasi masalah,
pembahasan masalah hingga penyelesaian masalah atau tindakan perbaikan dan
penyebarluasan informasinya.

3. REFERENSI
3.1 ISO 9001: 2015 Sistem Manajemen Mutu, Klausul 7.4 Komunikasi
3.2 ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu, Klausul 8.2.1. Komunikasi Pelanggan
3.3 ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu, Klausul 8.4.3. Informasi untuk Penyedia
Eksternal

4. DEFINISI
4.1 Komunikasi Internal.
Komunikasi yang dilakukan antara berbagai tingkat dan fungsi di Kantor Induk PT.
SEMEN SOLO Tbk baik lisan maupun tulisan.
4.2 Komunikasi Eksternal.
Komunikasi yang dilakukan antara Kantor Induk PT. SEMEN SOLO Tbk dengan pihak
luar, baik lisan maupun tulisan.
4.3 Komunikasi antar personil komunikasi.
Komunikasi yang dilakukan untuk merancang rencana saat terjadi keadaan darurat serta
saat terjadi keadaan darurat
4.4 Masalah
Semua keadaan darurat yang dapat terjadi di PT. SEMEN SOLO Tbk.
4.5 Personil
Karyawan Kantor Induk PT. SEMEN SOLO Tbk beserta personil tanggap darurat
maupun mitra kerja PT. SEMEN SOLO Tbk

5. PROSEDUR KOMUNIKASI TANGGAP DARURAT

5.1 Komunikasi Tanggap Darurat
Komunikasi tanggap darurat menghubungkan antara saksi yang melihat keadaan darurat
dengan orang-orang di sekitar area terjadinya keadaan darurat. Informasi keadaan
darurat disampaikan kepada tim tanggap darurat untuk segera menangani keadaan
darurat tersebut dan memberi bantuan kepada korban. Perusahaan telah menetapkan
prosedur pelaporan keadaan darurat berdasarkan pedoman tanggap darurat. Setiap unit
komunikasi tanggap darurat menetapkan sistem yang akan digunakan dalam kondisi
darurat meliputi, komunikasi tim tangap darurat dengan seluruh stake holder,
 No Dok : P/SOP/K3/003
Terbit : 01 Februari 2030
PROSEDUR KOMUNIKASI TANGGAP No Rev :0
DARURAT Tgl Rev :-
Hal : 2/3
(PT. SEMEN SOLO Tbk)

komunikasi antar anggota tim dan komunikasi dengan pihak eksternal yaitu polisi,
rumah sakit dan pihak yang ikut bekerja sama.
5.2 Komunikasi Internal
Komunikasi internal tanggap darurat di perusahaan memanfaatkan telepon, pesan
singkat (sms), grup whatsapp, dan paging (pengumuman yang dapat didengar seluruh
karyawan perusahaan). Komunikasi internal bertujuan untuk memantau perkembangan
penanganan kondisi darurat dan menjembatani komunikasi antar regu Unit Tanggap
Darurat, serta memastikan alur komunikasi antar regu Unit Tanggap Darurat dapat
dilangsungkan secara baik dan lancar.
5.3 Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal perusahaan bertujuan untuk mencari bantuan saat keadaan darurat
kebakaran yang tidak dapat ditangani oleh tim tanggap darurat kebakaran. Selain itu
komunikasi eksternal juga bertujuan untuk memantau seluruh informasi internal dan
mengakomodasi informasi/pemberitaan untuk pihak luar serta menghubungi pihak
eksternal terkait untuk kepentingan tanggap darurat (Kepolisian/Warga).
5.4 Komunikasi Antar Personil Tanggap Darurat
Komunikasi antar personil tanggap darurat bertujuan untuk saling bertukar informasi
keadaan darurat di wilayahnya masing-masing.
5.5 Personil Komunikasi Tanggap Darurat
5.5.1 Menjaga agar sarana komunikasi untuk keperluan hubungan intern dan ekstern
tetap berfungsi dengan baik.
5.5.2 Mengamankan jaringan-jaringan yang dianggap dapat memperluas sumber
bahaya.
5.5.3 Melayani pihak luar atau instansi lain dalam hal pemberian informasi.
5.5.4 Membantu pelaksanaan evakuasi warga perumahan, karyawan dan masyarakat
sekitarnya.
5.5.5 Memberikan penjelasan dan negosiasi kepada perwakilan pengunjuk rasa, bila
terjadi unjuk rasa.
5.6 Alat Komunikasi pada Sistem Tanggap Darurat
5.6.1 Telepon
Telepon internal pabrik telah didistribusikan ke setiap bagian. Khusus nomor-
nomor emergency telah ditempel atau dipasang di setiap seksi atau unit kerja.
Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah tenaga kerja jika sewaktu-waktu
menemukan keadaan darurat, karena nomor telepon keadaan darurat telah
terpasang di setiap unit kerja.
5.6.2 Handy Talky (HT)
Handy Talky yang digunakan di PT. SEMEN SOLO Tbk selain untuk
komunikasi dalam menangani pekerjaan lapangan, juga bisa digunakan pada saat
terjadi keadaan darurat. Perusahaan memanfaatkan Handy Talki (HT) untuk
komunikasi internal perusahaan dalam keadaan darurat dengan frekuensi yang
sudah ditentukan. HT dipegang oleh sebagian anggota tim tanggap darurat,
sehingga mempermudah untuk komunikasi jika terjadi keadaan darurat di PT.
SEMEN SOLO Tbk.
 No Dok : P/SOP/K3/003
Terbit : 01 Februari 2030
PROSEDUR KOMUNIKASI TANGGAP No Rev :0
DARURAT Tgl Rev :-
Hal : 3/3
(PT. SEMEN SOLO Tbk)

5.6.3 Pagging System

Pagging System berfungsi untuk pengeras suara dalam pembacaan pesan-pesan
keselamatan kerja yang dilakukan 2x sehari, informasi penting, serta
menginformasikan kejadian keadaan darurat ke seluruh unit kerja untuk
mempermudah proses evakuasi.
5.6.4 Handphone
Handphone berfungsi sebagai alat komunikasi antar personil tim tanggap darurat
ataupun karyawan perusahaan, apabila alat komunikasi utama rusak akibat
keadaan darurat tersebut.
5.7 Prosedur Komunikasi Tanggap Darurat
5.7.1 Apabila terjadi keadaan darurat, karyawan PT. SEMEN SOLO Tbk atau orang
yang mengetahui keadaan tersebut berhak dan wajib melaporkan adanya kejadian
atau peristiwa keadaan darurat kepada atasannya dan atau pimpinan unit
setempat.
5.7.2 Sistem komunikasi dan pemberitahuan selanjutnya dilakukan oleh pimpinan unit
kerja setempat kepada operator telepon, serta selanjutnya operator telepon
memberitahukan kepada semua pejabat pada Divisi/Biro serta Bagian/Dinas
terkait dengan pagging system maupun telepon.
5.7.3 Setelah mengetahui adanya keadaan darurat, semua pejabat pada divisi yang
terlibat langsung dalam penanggulangan, segera menuju ke Pos Komando.
Sementara pejabat serta karyawan yang tidak terlibat langsung dalam
penanggulangan, segera mengevakuasi diri ke assembly point.
5.7.4 Apabila Pimpinan Keadaan Darurat memerlukan bantuan, maka akan segera
menghubungi bagian komunikasi.

Disusun oleh
Kepala Unit Ditinjau Ulang
Ditetapkan oleh
Komunikasi oleh
Direktur Utama
Tanggap Manajer HSE
Darurat

Nama : Furi Nama : Ivanda Nama : Rayhan

Handayani Aulia TR
Tanggal : 01 Tanggal : 01 Tanggal : 01
Februari 2030 Februari 2030 Februari 2030