PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU I ( Tanggal 2 - 6)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

2/1 Manajer Mengkoordinir semua laryawan dan menjelaskan tugas-tugas
-
dari masing-masing bagian
Meminta informasi daftar harga ke supplier melalui telepon
-
agar daftar harga tersebut dikirim lewat fax
Menerima telpon dari pelanggan
-
2/1 Keuangan Mencatat saldo masing-masing rekening ke dalam akun-akun
-
buku besar berdasarkan neraca awal bulan
Membuat daftar harga barang dan meminta bagian administrasi
-
mengirimkan ke pelanggan melalui fax
Menerima daftar harga barang dari supplier
-
2/1 Administrasi Mengajukan permohonan dana awal kas kecil sebesar Rp
-
500.000,- kepada Manajer
Menerima surat pesanan pembelian dari pelanggan dan
-
mendesposisikan ke bagian pengendalian

2/1 Pengendalian Mencatat semua persediaan awal barang dagangan ke dalam

-
masing-masing kartu persediaan
Memeriksa saldo barang dalam kartu persediaan dan membuat
-
pesanan pembelian kepada supplier untuk barang yang
jumlahnya sama atau di bawah minimum yang telah
ditentukan. Barang yang dipesan mohon dikirim pada tanggal
5/I/200A
3/1 Manajer Menyetujui permohonan dana kas kecil, dan mendisposisikan
-
kepada bagian keuangan

3/1 Keuangan Mengeluarkan dana kas kecil dengan cek dan menyerahkan ke
-
bagian administrasi
PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)
INSTRUKSI BULAN I MINGGU I ( Tanggal 2 - 6)

1
Tanggal Bagian Uraian Tugas

3/1 Administrasi Mencatat dana awal kas kecil

-
Mengeluarkan kas kecil untuk membeli perangko sebanyak 20
-
lembar @ Rp 1000,- dan teh, kopi, gula sebesar Rp 75.000,-
4/1 Manajer Membuat konsep promosi penjualan dengan memberikan
-
discount beberapa barang sebesar 20% untuk penjualan bulan
depan
4/1 Administrasi Menerima surat pesanan pembelian dari pelanggan dan
-
mendisposisikan ke bagian pengendalian

5/1 Manajer Membuat konsep undangan rapat tanggal 9/1 yang agendanya
-
membahas promosi penjualan, kemudian meminta bagian
administrasi untuk mengetik dan mengedarkan ke semua
bagian

5/1 Keuangan dan Mengirim barang yang di pesan pelanggan tanggal 2/1 yang
-
Pengendalian disertai faktur dan surat pengiriman barang
Menerima barang yang dipesan ke supplier tanggal 2/1 disertai
-
faktur dan surat pengiriman barang

5/1 Keuangan Menerima pembayaan piutang dari pelanggan dengan cek:

-
1. Toserba Laris Jaya Rp 3.000.000,-
2. Toserba Modern Rp 3.000.000,-
3. Toserba Waraniaga Rp 1.000.000,-

5/1 Administrasi Membuat surat pengantar pengiriman barang ke pelanggan

-
yang dipesan tanggal 2/1
PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)
INSTRUKSI BULAN I MINGGU I ( Tanggal 2 - 6)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

6/1 Keuangan dan Mengirim barang yang dipesan pelanggan tanggal 4/1 dengan
-

2
 pengendalian disertai faktur dan surat pengiriman barang

6/1 Administrasi Membuat surat pengantar pengiriman barang yang di pesan

-
Pelanggan tanggal 4/1
Menerima surat penawaran iklan dari PT Anart Promo
-
6/1 Keuangan Membayar hutang ke supplier dengan menggunakan bilyet
-
giro dengan jatuh tempo 5 hari

1. PT Adniamie Rp 3.000.000,-
2. PT Adbis Garment Rp 3.500.000,-

PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU II (Tanggal 9 - 13)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

9/1 Manajer Membuat konsep surat penolakan atas penawaran iklan dari
-
PT Anart Promo dengan alasan harga terlalu mahal, kemudian

3
 meminta bagian Administrasi untuk mengetik surat tersebut
dan mengirimkannya lewat Pos
Memimpin rapat
-
9/1 Keuangan Menulis cek untuk membeli bahan habis pakai (pembungkus,
-
tali) sebesar Rp 100.000,-

9/1 Administrasi Membeli snack rapat sebanyak 5 dos @ Rp 5000,- dan bensin
-
sebesar Rp 35.000,-
Membuat notulen rapat
-
10/1 Administrasi Menerima surat pesanan pembelian dari pelanggan dan
-
mendisposisikan ke bagian pengendalian
Mencatat janji temu untuk manajer dengan tamu-tamu sebagai
-
berikut: Bapak Hasrul Salim, Direktur dari PT Muria pada
tanggal 13/1 jam 10.30 WIB, bertempat di kantor dengan
keperluan membahas kerjasama perdagangan. Ibu Mawar,
Manajer Pemasaran PT Unggul Lestari pada tanggal
13/1 jam 13.00 WIB, bertempat di Restoran Gombel Indah
dengan keperluan melanjutkan kerjasama. Bapak Arya Winata,
Salesman dari PT Lima Sekawan bertempat di kantor dengan
keperluan menawarkan barang pada tanggal 13/1 jam 15.30
WIB.

PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU II (Tanggal 9 - 13)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

11/1 Keuangan Menerima Bilyet giro dengan jatuh tempo 2 hari untuk
-
pembayaran piutang dari pelanggan. jika dari pembayaran

4
 tersebut untuk membayar faktur dalam masa discount, maka
pelanggan akan mendapat potongan 2% dari jumlah yang akan
di bayar:
1. Toserba Laris jaya Rp 7.500.000,-
2. Toserba Modern Rp 8.000.000,-

11/1 Administrasi Menerima surat penawaran barang dari PT Java Food dan
-
mengedarkannya ke semua bagian yang terkait dengan slip
pengedaran

12/1 Manajer Membuat konsep surat balasan penawaran dari PT Java Food
-
yang isinya: untuk bulan ini perusahaan belum dapat
melakukan pemesanan, kemudian meminta Bagian
Administrasi untuk mengetik dan mengirimkannya lewat Pos

12/1 Pengendalian dan Mengirim barang yang dipesan Pelanggan tanggal 10/1 dengan
-
Keuangan disertai faktur dan surat pengiriman barang

12/1 Administrasi Membuat surat pengantar pengiriman barang ke pelanggan yg

-
di pesan tanggal 10/1
Mengedarkan kas kecil untuk membeli gula sebesar Rp
-
7.000,- Kopi dan the sebesar Rp 15.000,- Amplop, kertas dan
pena sebesar Rp 47.200,-

PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU II (Tanggal 9 - 13)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

13/1 Pengendalian Memeriksa saldo barang dalam kartu persediaan dan membuat
-
pesanan pembelian kepada Supplier untuk barang yang

5
 jumlahnya sama atau di bawah minimum yang telah
ditentukan. Barang dikirim pada tanggal 16/I

13/1 Keuangan Membayar utang kepada Supplier dengan menggunakan Bilyet

-
Giro dengan jatuh tempo 3 hari. Jika pembayaran utang
tersebut termasuk untuk membayar faktur dalam masa
discount, maka akan mendapat potongan 2% dari jumlah yang
dibayar.
1. PT Adbis Garment Rp 15.000.000
2. PT Karya Mandiri Rp 2.000.000

13/1 Administrasi Menerima undangan untuk Manajer lewat Fax dari Panitia
-
Lokakarya tentang “Dampak Kenaikan BBM terhadap Daya
Beli Masyarakat” yang beralamat di Jl. KH. Achmad
Dahlan No. 7 Yogyakarta. Lokakarya akan diadakan pada
tanggal 21/I/200A berlangsung mulai jam 08.30 s/d jam 14.30
dan bertempat di Hotel Ambarukmo, Yogyakarta. Kontribusi
peserta Rp 250.000 ditransfer lewat Bank Arta
Bahagia Cabang Malioboro Yogyakarta dengan No.
Rek.400007521. Jawaban atas undangan tersebut ditunggu
paling lambat tanggal 18/I/200A
Menerima surat pemesanan pembelian dari Pelanggan dan
-
mendisposisikan ke bagian pengendalian

PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU III (Tanggal 16 - 20)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

16/1 Manajer Membuat konsep jawaban atas undangan Lokakarya yang

-
berisi: menyanggupi undangan tersebut dan meminta bagian
administrasi untuk mengetik dan mengirimkan lewat Pos

6
16/1 Pengendalian dan - Menerima barang yang dipesan tanggal
Keuangan 13/1, yang disertai dengan faktur dan surat pengiriman barang
dari Supplier. Dari barang yang diterima tersebut ada barang
yang dikembalikan ke Supplier PT Adniamie yaitu Mie Goreng
Rasa Sosis Sapi sebanyak 1 dos karena rusak.
Pengembalian ini baru dicatat ke dalam kartu persediaan dan
buku besar, setelah menerima memo kredit dari Supplier
- Mengirim barang yang dipesan oleh
Pelanggan tanggal 13/1 dengan disertai faktur dan surat
pengiriman barang
- Membayar hutang ke Adniamie sebesar
Rp 6.000.000,- dengan Bilyet Giro Jatuh Tempo 3 hari.

16/1 Administrasi - Membuat surat pengantar pengiriman

barang ke Pelanggan yang dipesan tanggal 13/1
- Menerima surat pemesanan pembelian
17/1 Administrasi dan mendisposisikan ke bagian pengendalian
- Menerima surat pengaduan dari pelanggan.
17/1 Manajer - Membuat konsep surat pengaduan atas
dikembalikannya sebagian barang yang dikirim Supplier pada
tanggal 16/1 dan konsep surat jawaban pengaduan dari
Pelanggan, kemudian diberikan kepada bagian administrasi
untuk diketik dan mengirimkannya lewat pos.
PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)
INSTRUKSI BULAN I MINGGU III (Tanggal 16 - 20)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

17/1 Pengendalian - Mencatat retur penjualan dalam kartu persediaan sesuai dengan
memo kredit yang dibuat bagian keuangan
Membuat memo kredit (retur penjualan)
-
17/1 Keuangan Menerima cek pembayaran piutang dari Pelanggan. Jika dari
-
pembayaran tersebut termasuk untuk membayar faktur dalam

7
 masa discount, maka Pelanggan akan mendapatkan potongan
2% dari jumlah yang akan dibayar.
1. Toserba Laris Jaya Rp 10.000.000
2. Toserba Modern Rp 6.500.000
18/1 Manajer - Meminta bagian administrasi untuk
membuat daftar perjalanan dinas (Itenerary) ke Yogyakarta
selama dua hari (tanggal 21/1 s/d 22/1). Direncanakan selama
di Yogyakarta akan menginap di Hotel Ambarukmo, dan untuk
transportasinya akan menggunakan kendaraan yang disewa dari
TiaraTransportation. Pada perjalanan ini selain menghadiri
Lokakarya yang dilaksanakan pada tanggal 21/I juga akan
mengunjungi relasi, yaitu: PT Arga Mulya di jalan Raya Wates
Km 6 pada tanggal 22/1 jam 10.00 WIB. Tiba kembali di
Semarang Jam 20.00 WIB.
18/1 Administrasi - Mengetik Itenerary dan meminta
persetujuan manajer
- Menerima balasan surat pengaduan yang
disertai memo kredit dari supplier, kemudian mendisposisikan
ke bagian pengendalian dan keuangan

PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU III (Tanggal 16 - 20)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

18/1 Keuangan dan - Mencatat memo kredit (retur pembelian)

Pengendalian - Menulis cek sebesar Rp 1.000.000 untuk
membayar rekening listrik sebesar Rp 300.000, telpon Rp
18/1 Keuangan 550.000 dan air Rp 150.000
- Mengirim barang yang dipesan Pelanggan tanggal 17/1 dengan
disertai faktur dan surat pengiriman barang

19/1 Keuangan dan

Pengendalian

8
19/1 Keuangan Menerima cek pembayaran piutang dari Pelanggan. Jika dari
-
pembayaran tersebut termasuk untuk membayar faktur dalam
masa discount, maka Pelanggan akan mendapatkan potongan
2% dari jumlah yang akan dibayar.
- Toserba Wiraniaga Rp 2.000.000

- Menulis Bilyet Giro dengan jatuh tempo 4 hari untuk

membayar utang ke Supplier. Jika dari pembayaran

tersebut termasuk untuk membayar faktur dalam masa discount,

maka akan mendapatkan potongan 2% dari jumlah yang akan
dibayar.
- PT Adbis Garment Rp 7.500.000
19/1 Manajer - Meminta bagian administrasi untuk
mengurus trasportasi, akomodasi, dan keuangan untuk
perjalanan dinas ke Yogyakarta

PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU III (Tanggal 16 - 20)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

19/1 Administrasi - Mengurus administrasi perjalanan dinas

manajer dengan total biaya Rp 1.200.000 yang akan digunakan
untuk menyewa kendaraan selama dua hari (Rp150.000 per
hari), penginapan selama dua hari (Rp 150.000 per hari) dan
membayar kontribusi peserta Rp 250.000. Dana perjalanan
dinas tersebut diajukan ke bagian keuangan dan dicairkan
tanggal 20/1
- Menerima proposal kegiatan dari Mahasiswa Politeknik Negeri
Semarang yang beralamat di Jl. Prof. Sudarto, SH Tembalang
Semarang, yang berisi: permohonan menjadi sponsorship dalam
kegiatan Mahasiswa yang akan dilaksanakan tanggal 24/II
mendatang

9
 - Membuat konsep surat balasan proposal
20/1 Manajer kegiatan dari Mahasiswa PNS yang berisi: menyanggupi
menjadi sponsorship dengan memberikan sumbangan dana
sebesar Rp 300.000 dan akan disiapkan pada tanggal
22/II/200A, kemudian diberikan kapada bagian administrasi
untuk diketik dan mengirimkannya lewat Pos
- Menerima surat pengaduan dari
Pelanggan dan mendisposisikan ke bagian-bagian terkait
- Memeriksa saldo barang dalam kartu persediaan dan membuat
20/1 Administrasi pesanan pembelian kepada Supplier untuk barang yang
jumlahnya sama atau di bawah minimum yang telah ditentukan.
Barang dikirim pada tanggal 26/I
20/1 Pengendalian

PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU III (Tanggal 16 - 20)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

20/1 Keuangan - Menulis cek sebesar Rp 1.200.000,- dan

memberikannya kepada bagian Administrasi untuk perjalanan
dinas Manajer.

10
PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)
INSTRUKSI BULAN I MINGGU IV (Tanggal 23 - 27)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

23/1 Manajer - Membuat konsep surat balasan

pengaduan kepada Pelanggan yang berisi: pengaduan diterima,
barang yang dikembalikan tidak diganti, tetapi jumlah utang
telah dikurangi sesuai dengan memo kredit yang dilampirkan
- Membuat memo kredit (retur penjualan)
23/1 Keuangan - Mencatat retur penjualan (memo kredit)
- Mengetik surat balasan pengaduan yang
23/1 Pengendalian konsepnya dari manajer dan mengirimkannya melalui Pos
dengan dilampiri memo kredit
23/1 Administrasi - Mencatat janji temu untuk manajer
dengan tamu: Bapak Hendy Tri, Manajer Pemasaran CV
Widya Sarana pada tanggal 26/1 jam 11.00 WIB, bertempat di
Kantor dengan keperluan menawarkan barang

11
 - Memutuskan design promosi penjualan
dengan menggunakan brosur, kemudian meminta bagian
administrasi untuk mencetak design promosi tersebut ke
Perusahaan Percetakan Citra Grafis sebanyak 4 rim dengan
24/1 Manajer biaya sebesar Rp 200.000
- Menulis cek sebesar Rp 200.000 untuk
biaya mencetak brosur
- Menerima surat pesanan pembelian dari
Pelanggan dan mendisposisikan ke bagian pengendalian

24/1 Keuangan

24/1 Administrasi

PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU IV (Tanggal 23 - 27)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

25/1 Manajer - Membuat konsep undangan rapat bulanan

staf karyawan yang dilampiri dengan agenda rapat dan surat
pemberitahuan untuk membuat laporan bulanan, kemudian
diberikan kepada bagian administrasi untuk diketik dan
diedarkan, rapat diadakan pada tanggal 31/1 jam 14.00 WIB
- Mengeluarkan kas kecil untuk membeli
bensin Rp52.500, gula sebesar Rp 7.000, teh dan kopi sebesar
26/1 Administrasi Rp 15.000
- Menerima barang yang dipesan tanggal
20/1, yang disertai dengan faktur dan surat pengiriman barang
26/1 Keuangan dan dari Supplier.
Pengendalian - Membuat daftar gaji berdasarkan daftar
hadir selama bulan ini, sebagai berikut:
1. Bagian pengendalian lembur 5 jam
27/1 Manajer 2. Bagian keuangan lembur 7 jam

12
 3. 1 orang bagian toko dan 1 orang bagian gudang tidak
hadir masing-masing selama 2 hari
- Mengirim barang yang dipesan Pelanggan
tanggal 24/1 dengan disertai faktur dan surat pengiriman barang
- Membuat pesanan pembelian kepada
Supplier untuk barang yang jumlahnya sama atau di bawah
27/1 Pengendalian dan minimum yang telah ditentukan. Barang minta dikirim:
Keuangan  Tanggal 30/I untuk PT ADNIAMIE
 Tanggal 1/II untuk PT ADBIS GARMENT
27/1 Pengendalian dan PT KARYA MANDIRI

PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU IV (Tanggal 23 - 27)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

27/1 Administrasi - Membuat surat pengantar pengiriman barang ke Pelanggan

yang dipesan tanggal 24/1

13
PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)
INSTRUKSI BULAN I MINGGU IV (Tanggal 30 - 31)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

30/1 Administrasi - Memesan snack dan makan siang untuk

rapat tanggal 31/1 sebanyak 5 dos @ Rp 12.500 dan dibayar
tunai
- Menerima surat pemesanan pembelian
dari Pelanggan dan didisposisikan ke bagian terkait
- Menutup buku kas kecil dan mengajukan
bukti pengeluaran kas kecil ke bagian keuangan untuk tujuan
pengisian kembali dana kas kecil sehingga menjadi Rp
300.000. Cek dicairkan pada tanggal 1/2
30/1 Pengendalian dan - Menerima barang yang dipesan tanggal
Keuangan 27/1, yang disertai dengan faktur dan surat pengiriman barang
dari Supplier.
Menerima Bilyet Giro berjatuh tempo 2 hari sebagai
-
30/1 Keuangan pembayaran piutang dari Pelanggan. Jika dari pembayaran
tersebut termasuk untuk membayar faktur dalam masa

14
 discount, maka Pelanggan akan mendapatkan potongan 2% dari
jumlah yang akan dibayar.
1. Toserba Laris Jaya Rp 26.000.000
2. Toserba Modern Rp 20.000.000
Membayar utang kepada Supplier dengan menggunakan cek.
-
Jika pembayaran utang tersebut termasuk untuk membayar
faktur dalam masa discount, maka akan mendapat potongan 2%
dari jumlah yang dibayar.
1. PT Adbis Garment Rp 25.000.000
2. PT Karya Mandiri Rp 4.500.000
- Membayar gaji karyawan untuk bulan ini

PT KARUNIAGA JAYA (GROSIR)

INSTRUKSI BULAN I MINGGU IV (Tanggal 30 - 31)

Tanggal Bagian Uraian Tugas

31/1 Keuangan Membayar utang kepada Supplier dengan menggunakan cek.

-
Jika pembayaran utang tersebut termasuk untuk membayar
faktur dalam masa discount, maka akan mendapat potongan 2%
dari jumlah yang dibayar.
- PT Adniamie Rp 12.500.000
Mengirim surat pernyataan piutang kepada Pelanggan
-
Menerima surat pernyataan utang dari Supplier
-
Menutup Buku Besar dan kemudian menyusun Laporan
-
Keuangan. Sebagai data tambahan pada akhir bulan Persediaan
BHP:
1. BHP Kantor: Rp 170.000
2. BHP Toko: Rp 200.000
Membuat Laporan Persediaan Akhir Barang Dagangan
-
31/1 Pengendalian Merekap transaksi pembelian dan penjualan selama satu bulan
-
terakhir

15
 Memimpin rapat
-
Membuat notulen rapat
-
31/1 Manajer

31/1 Administrasi

16
17