OUM BUSINESS SCHOOL

SEMESTER MEI 2016

BBPP1103

PRINSIP PENGURUSAN

NO. MATRIKULASI : 861010525762001

NO. KAD PENGENALAN : 861010 – 52 – 5762
NO. TELEFON : 019 – 8157961
E-MEL : stella86tasem@oum.edu.my

PUSAT PEMBELAJARAN : PP SARAWAK

 BBPP 1103
PENGENALAN
Dalam penugasan ini, saya telah menerangkan mengenai struktur organisasi dan faktor – faktor yang
mempengaruhi struktur organisasi. Saya juga telah mengenalpasti jenis – jenis penjabatanan yang dibentuk dalam
struktur organisasi. Penjabatanan – penjabatanan tersebut adalah fungi, produk, georafi, penguna dan
matriks.Dalam masa yang sama saya telah menerangkan kepentingan kemunculan reka bentuk organisasi baru dan
menjelaskan bagaimana rekabentuk organisasi oleh meningkatkan daya saing. Rekabentuk yang baru yang
dimaksudkan adalah rekabentuk organisasi pasukan, organisasi tanpa sempadan, organisasi maya dan organisasi
modular. Saya juga telah mengaikan bagaimana struktur organisasi yang sedia ada dan rekabentuk organisasi yang
baru telah mempengaruhi daya saing sesebuah organisasi.
1. STRUKTUR ORGANISASI
Organisasi yang berjaya adalah berasaskan struktur organisasi yang berkesan, teratur dan produktif dalam
menjayakan objektif sesebuah organisasi. Struktur organisasi adalah bahagian atau jabatan di dalam organisasi
yang membantu dalam penugasan sesebuah organisasi dan terdiri daripada kumpulan atau individu yang saling
berhubung dan bekerjasama untuk menjayakan sesebuah organisasi. Struktur organisasi biasanya akan
mempengaruhi langkah – langkah sesebuah organisasi dalam menguruskan pekerja mereka. Struktur organisasi
biasanya digambarkan dalam bentuk ilustrasi carta organisasi struktur organisasi biasanya dipengaruhi oleh strategi
– strategi organisasi, saiz organisasi, teknologi dan persekitaran (Shahrol et. al., 2012, ms64-65).
Strategi organisasi biasanya dibubar apabila sesebuah organisasi merancang untuk membaiki struktur
organisasi yang sedia ada atau bagi menambah struktur yang baharu bagi memudahkan struktur – struktur tersebut
mencapai objektif organisasi. Akan tetapi strategi – strategi ini haruslah diambil kira keberkesanannya sama ada
ianya sepadan dengan keadaan struktur organisasi semasa kerana kita harus menitiberat keadaan saiz organisasi
tersebut, keadaan persekitaran dan teknologi. (Shahrol et. al., 2012, ms64).
Saiz organisasi biasanya akan mempengaruhi struktur organisasi. Contohnya, organisasi yang kecil
kemungkinan mengstrukturkan organisasi secara ringkas kerana organisasi ini cenderung ke arah pemusatan
pembuatan keputusan. Struktur organisasi ini biasanya pemusatan kuasa adalah kepada seorang pengurus yang
memberi keputusan dan menguruskan koordinat yang di bawahnya. Bagi organisasi yang besar pula lebih
cenderung ke arah pengkhususan kerja, penstandardan dan penagihan pembuatan keputusan. Struktur organisasi
bagi organisasi yang besar biasanya akan terdiri daripada penjabatan yang diketuai oleh pengurus bagi
memudahkan penyampaian mengikut pengkhususan setiap jabatan. (Shahrol et. al., 2012, ms65 - 66)
Teknologi juga adalah faktor dalam sebuah struktur organisasi. Teknologi biasanya merujuk bagaimana
sesebuah organisasi mengubah inputnya menjadi output atau pengeluaran. Sebagai contoh, sebuah syarikat

1
 BBPP 1103
elektronik yang biasanya membuat output sebuah kapassitor seramik untuk kegunaan perisian komputer telah
mendapat permintaan untuk mengeluarkan kapasitor perisian elektronik kereta. Maka perubahan secara teknologi
baharu ini mengubah struktur organisasi syarikat tersebut dimana penjabatan baharu perlu bagi menambah
penjabatan yang semasa yang pengkhususan hanya untuk teknologi pengeluaran kapasitor seramik perisian
komputer. Dari segi tenaga kerja akan berubah kerana cara kerja yang berbeza dan begitu juga terhadap keadaan
fizikal output kapasitor seramik tersebut. (Shahrol et. al., 2012, ms 66)
Faktor persekitaran mempengaruhi struktur organisasi kerana setiap organisasi terancam dengan pengaru –
pengaruh luaran yang memberi kesan terhadap organisasi tersebut. Persekiran statik adalah lebih selamat
berbanding persekitaran dinamik kerana persekitan statik adalah oranisasi berpusat di satu tempat manakala
organisasi dinamik adalah organisasi yang mempunyai cabang – cabang lain di lain kawasan. (Shahrol et. al., 2012,
ms 67)

2. PENJABATANAN
Apabila sesebuah organisasi diwujudkan, pengeraknya adalah struktur organisasi yang terdiri daripada unit
– unit yang bertanggungjawab menyelesaikan tugas atau kerja yang telah diagihkan. Hasil daripada kerja dan
tugasan tersebut akan disasarkan ke arah objektif – objektif yang telah ditentukan. Unit – unit ini dengan kata lain
adalah penjabatanan. Penjabatanan biasanya berdasarkan fungsi, produk, pelanggan, georafi dan matriks (Shahrol,
et. al., ms 67-68).
2.1 PENJABATAN FUNGSIAN
Mengikut penjelasan yang diterangkan oleh Shahrol et. al. (2012) unit – unit yang terdapat dalam
penjabatanan ini akan bertanggungjawab menyelaras, bekerja dan mempunyai pekerja mengikut bidang atau fungsi
yang sama. Rajah 2.1a menunjukkan penjabatan fungsian dalam Syarikat MH YII ARCHITECT tempat saya
bekerja.

2
 BBPP 1103

PENGURUS/ARKITEK
BERTAULIAH

AR. YII MING HOO

EKSEKUTIF PENGURUSAN

PN.LING TING SING

KERANI PELUKIS PELAN

ARKITEK JUNIOR
PENGURUSAN SENIOR
CIK ESTELLA T. EN. JOSEPH EN.LING HARN WEI

PELUKIS PELAN
RENOVASI
PN. VICTORIA B.

PELUKIS PELAN
JUNIOR
EN. DAMIEN C.
RAJAH 2.1a: CARTA ORGANISASI MH YII ARCHITECT

Merujuk kepada carta organisasi syarikat MH Yii Architect, ia adalah salah satu penjabatan mengikut
fungsi. Kami diberi unit mengikut kelayakan dan kemahiran masing – masing. Mengikut penjabatanan ini, tidak
pernah terjadi pertindihan kerja kerana pekerja melakukan tugas mengikut kemahiran sendiri. Dari segi pengurusan
pula, agak mudah menguruskan penjabatan mengikut fungsi kerana cara pengurusan setiap unit adalah berbeza.
Kelemahan dalam penjabatan ini adalah sering berlaku kelewatan dan pencangahan dalam membuat keputusan.
Penjabatanan ini juga agak sukar untuk diselaraskan. (Shahrol et. al., 2012, ms68)

3
 BBPP 1103
2.2 PENJABATANAN PRODUK

MUI HIONG FOODS

MANUFACTURING SDN BHD

PENGURUSAN
(HR/Jualan/Kewangan)

PRODUK NONYA PRODUK SAKURA PRODUK PINK ROSE

(Beraneka jenis sos /kicap) (Beraneka jenis bahan bakeri) (Sirap Kordial)

2.2a: Penjabatanan Produk Mui Hiong Foods Manufacturing Sdn.Bhd. (www.muihionggroup.com/product_en.php)

Mui Hong Food Manufacturing Sdn. Bhd adalah pengeluar sos berjenama Nonya yang terkenal di Sarawak.
Penerangan mengenai penjabatan produk ini di atas pengalaman saya sendiri semasa bekerja separuh masa sewaktu
zaman persekolahan saya dahulu. Sistem pembahagian tugas di kilang tersebut adalah berdasarkan produk yang
dikeluarkan. Ini kerana setiap produk melalui proses yang berbeza dari mula proses bahan mentah sehingga
penhasilan produk yang telah siap.
Kebaikan semasa bekerja di kilang ini, setiap pekerja hanya bekerja di jabatan masing – masing. Ketua
setiap jabatan hanya perlu memberi perhatian terhadap pekerja dan hasil pengeluaran jabatan sendiri sahaja.
Kurang persaingan dengan pekerja di jabatan lain dan penilaian ketua jabatan hanya berdasarkan prestasi kerja di
jabatan.
Kelemahan bekerja dibawah satu jabatan produk adalah apabila pemintaan pelanggan terlalu banyak dan
kekurangan pekerja, ketua tidak dapat mengimport pekerja dari jabatan produk lain kerana cara kerja dan prosuder
kerja yang berbeza. Ini boleh menyebabkan kos pentadbiran tinggi kerana perlu mengambil pekerja baru dan
membiayai kos latihan semula pekerja. Tekanan tinggi dari pihak atasan juga membuat ketua kadang – kadang
mengabaikan espek bertimbang rasa kerana perhatian cuma tertumpu pada proses pengeluaran produk.

4
 BBPP 1103

2.3 PENJABATANAN PENGGUNA

Dalam penjabatanan ini akan mewujudkan unit yang berbeza mengikut jenis pengguna atau pelanggan.
Setiap usaha kerja hanya tertumpu untuk memenuhi kehendak pelanggan yang dispesifikasi terhadap unit tersebut
sahaja. Sesebuah organisasi mewujudkan unit – unit yang berbeza untuk menyesuaikan produk atau perkhidmatan
kepada pelanggan dan dalam masa yang sama menyelesaikan permasalahan yang berkaitan pengguna yang
dikhaskan oleh unit tersebut sahaja.
Kelemahan penjabatanan ini apabila kita hanya tertumpu kepada pengguna tertentu sahaja akan wujud
pertindihan kerja. Pengunaan sumber dan kesukaran untuk menyelaraskan antara jabatan mengikut pengguna juga
akan bertindih. Selain itu, penguna akan lebih menumpukan perhatian terhadap pengguna sehingga menjejaskan
prestasi organisasi. (Shahrol et. al., 2012, ms 69-70)
Dari kefahaman saya, contoh penjabatanan yang berkaitan dengan pengguna adalah penjabatan di bank. Ini
kerana, pekerja – pekerja di bank biasanya akan mmberi perkhidmatan mengikut pelanggan. Seperti contoh
pelanggan kad kredit,pelanggan kad debit, simpanan, takaful, insuran dan pinjaman.
2.4 PENJABATANAN GEOGRAFI
Dalam penjabatan ini, kerja dan pekerja diselaraskan supaya bertanggungjawab untuk menjalankan aktiviti
– aktiviti organisasi di lokasi geografi yang berbeza. Penjabatanan ini berupaya memenuhi kehendak dan keperluan
pasaran – pasaran di lokasi yang berbeza – beza. Ini memberi keupayaan untuk bertindak balas dengan lebih cepat
dan cekap. Ianya juga memberi kelebihan kepada organisasi agar perkhidmatan dan produk yang dihasilkan boleh
dipasarkan ke negara – negara yang berbeza.
Seperti penjabatanan yang lain, kelemahan utama bagi penjabatan georafi adalah pertindihan kerja serta
pertindahan dalam menggunakan sumber – sumber organisasi. Selain itu, disebabkan keadaan georafi dan lokasi
yang berjauhan, maka untuk menyelaraskan tugas di setiap jabatan adalah sukar. (Shahrol et. al., 2012, ms 70)
Salah satu contoh syarikat yang pernah saya berkhidmat yang mempunyai penjabatan georafi adalah kilang
elektronik Taiyo Yuden (Sarawak) Sendirian Berhad untuk pengeluaran prodak. Manakala untuk pemasaran
syarikat inin terletak di Selangor dan dikenali sebagai Taiyo Yuden (Malaysia) Sendirian Berhad. Syarikat ini
berpusat di Jepun iaitu Japan Taiyo Yuden. berpusat di Jepun, pengurusan JTY telah mengambil langkah
membentuk penjabatanan georafi agar produk yang dikeluarkan akan dipasarkan kepada syarikat –syarikat
pemasangan litar elektronik di Malaysia.

5
 BBPP 1103

2.5 PENJABATANAN MATRIKS

Penjabatan ini distrukturkan berasaskan gabungan dua atau lebih penjabatan di dalam masa yang sama.
Struktur penjabatanan matriks berbeza daripada penjabatanan yang lain kerana pekerja – pekerja dalam penjabatan
ini perlu melaporkan diri kepada dua orang penyelia atau pengurus.
Kelebihan penjabatan ini, ia menuju kearah fungsi interaktif bersilang yang tidak boleh dilakukan pada
jenis – jenis penjabatan yang lain. Selain itu, ia membantu dalam kecekapan organisasi untuk menguruskan dengan
cekap sesebuah projek atau aktiviti yang berskala besar.
Kelemahan penjabatan ini adalah ia perlu koordinasi yang tinggi diperlukan bagi menyelesaikan kerumitan
yang terlibat dalam usaha menjalankan projek – projek besar atau projek yang memerlukan banyak peringkat untuk
disiapkan. Keadaan ini menimbulkan permasalahan konflik kuasa dan kekeliruan di kalangan pekerja yang perlu
melaporkan diri kepada lebih daripada seorang penyelia atau pengurus. Penjabatan ini juga memerlukan kemahiran
pengurusan di peringkat tertinggi berbanding dengan penjabatan yang lain. (Shahrol et. al., 2012, ms 71)
3. REKA BENTUK ORGANISASI BARU
Kemunculan reka bentuk organisasi baru bertujuan agar organisasi lebih berdaya saing dan lebih
kompetitif. Terdapat empat contoh organisasi baru yang boleh digunakan iaitu struktur pasukan, organisasi
modular, organisasi maya dan organisasi tanpa sempadan. (Shahrol et. al., 2012, ms 79)
Struktur pasukan adalah satu jabatan yang distrukturkan agar mampu membuat keputusan dalam pasukan
kerja. Sebuag organisasi yang besar mempunyai satu pasukan yang saling melengkap untuk satu organisasi.
Penggunaan struktur ini akan mampu meningkatkan lagi produktiviti dan kecekapan dalam sesebuah organisasi.
(Shahrol et. al., 2012, ms 80)
Seperti contoh dalam organisasi Polis DiRaja Malaysia (PDRM). Organisasi terdiri daripada struktur –
struktur pasukan seperti Jabatan Pengurusan, Jabatan Logistik untuk sektor pentadbiran. Untuk sektor pencegahan
jenayah adalah Jabatan Siasatan Jenayah, Jabatan Siasatan Jenayah Narkotik, Jabatan Keselamatan Dalam Negeri
dan Kenteraman Awam (KDN/KA), Cawangan Khas dan Jabatan Siasatan Jenayah Komersial. Jika kita fahami
setiap jabatan – jabatan ini, terdapat cabang – cabang cawangan yang kita gelar pasukan. Di sini, pasukan –
pasukan ini saling melengkapi bagi satu organisasi PDRM. Pasukan – pasukan ini bergtugas demi satu organisasi
dan keadaan ini mampu meningkatkan produktiviti dan kecekapan mereka. (rmp.gov.my/organisasi-pdrm)
Organisasi modular adalah jenis orgnisasi yang menyumberan aktiviti – aktiviti perniagaannya kepada
organisasi – organisasi atau pembekal – pembekal, pakar – pakar dan konsultan – konsultan yang lain. Kelebihan

6
 BBPP 1103
organisasi modular adalah kos bayaran yang boleh dikawal. Ini kerana bayaran hanya dibuat apabila transaksi
penyumberan luar seperti buruh, tenaga pakar ataukeupayaan pengeluaran berlaku. (Hahrol et. al., 2012, ms 80)
Kelemahan organisasi modular adalah organisasi tersebut hilang kawalan terhadap perniagaan yang telah
disumber keluar. Kelebihandaya saing juga akan berkurangan kerana perubahan teknologi dan persaingan telah
menyebabkan aktiviti – aktiviti penyumberan luar yang pada mulanya dianggapsebagai aktiviti sampingan
kemudiannya menjadi saingan. Selain itu, organisasi yang kita pernah salurkan perniagaan kemunkinan akan
menjadi pesaing kita. (Shahrol et. al., 2012, ms 80 – 81)
“Sebuah organisasi maya adalah sebuag organisasi yang telah menjadi sebahagian daripada sebuah
rangkaian perniagaan. Organisasi maya wujud dalam satu rangkaian yang berkongsi kepakaran, kos,
keupayaan, pasaran dan pelanggan secara kolektif bagi mengatsi masalah – masalah pelanggan atau
mengeluarkan produk – produk dan perkhidmatan yang tertentu.” (Shahrol et. al, 2012, ms 81)

Organisasi maya adalah lebih stabil dan berhubung secara berterusan dengan organisasi – organisasi yang
berurusan dengannya dan dalam masa yang sama mempunyai hubungan yang lebih singkat dan sementara dengan
organisasi – organisasi yang berada dalam rangkaiannya. Sebab itu juga komposisi organisasi maya sentisa
berubah. Organisasi yang bergabung menjadi rakan kongsi rangkaian bergantung kepada kepakaran yang
diperlukan untuk menyelesaikan masalah atau untuk menghasilkan produk dan perkhidmatan kepada pengguna.
Kelebihan organisasi maya adalah setiap kos yang terlibat akan dibiayai bersama dengan organisasi yang terlibat
dalam rangkaian. Mereka mampu memenuhi keperluan dan kehendak pengguna dengan pantas kerana mereka
mengabungkan segala usaha mereka. Mereka dapat bertindak dengan pantas dan fleksibel. Kelebihan ini
membantu organisasi maya mampu menghasilkan produk dan perkhidmatan yang terbaik dalam semua aspek.
(Hasrol et. al, 2012, ms 81 – 82)
Kelemahan organisasi maya juga sama seperti dihadapi oleh organisasi modular. Aktiviti yang disumber
kepada rangkaian- rangkaian lain sukar untuk dikawal terutamanya dari segi kualiti kerja yang dihasilkan oleh
rakan dalam rangkaian. Kelemahan yang lain adalah perlaksanaan organisasi maya memerlukan tahap kepakaran
yang tinggi demi memastikan rangkaian organisasi yang terlibat lebih bekerjasama terutamanya jika hubungan
rangkaian tersebut hanya berdasarkan penyiapan projek. (Hasnol et. al., 2012, ms 82)
Organisasi tanpa sempadan adalah organisasi yang menghapuskan rantaian arahan dan mengantikannya
dengan autiriti pasukan. Sempadan – sempadan yang ingin dihapuskan samaada berbentuk menegak atau melintang
dalam sesebuah organisasi. (Hasnol et. al., 2012, ms 82)

7
 BBPP 1103
Apa yang dimaksudkan disini adalah, penukaran struktur jabatan adalah lebih bertindak balas dengan cepat
dan fleksibel. Ini bukan bermakna pihak pengurusan peringkat bawahan tidak lagi menunjukkan tanggungjawab
terhadap pengurusan atasan. Cuma pengurusan peringkat bawahan diberi kepercayaan dalam melakukan keputusan
dan memberi fleksibiliti dalam tugas. (Hasnol et.al, 2012, ms 83)
Dengan ini pengetahuan, kepakaran dan keupayaan pekerja akan lebih dimanfaatkan dengan cara yang
lebih baik. Proses penyelesaian masalah dalam organisasi akan lebih mudah. Ini kerana setiap jabatan saling
membantu dalam penyelesaian permasalahan. (Hasnol et. al, 2012, ms 83)
Kelemahan organisasi tanpa sempadan adalah ramai pengurus dan pekerja – pekerja sering menganggap
bahawa peralihan organisasi kepada struktur tanpa sempadan akan mengancam keselamatan kerja mereka. Selain
itu, ramai yang berpendapat tiada cara yang jelas untuk mencapai struktur organisasi sebegini. (Hasnol et. al, 2012,
ms 83)
4. REKA BENTUK ORGANISASI MENINGKATKAN DAYA SAING
Menurut Wienclaw (2015), rekabentuk organisasi adalah proses untuk menstrukturkan organisasi agar
mampu mencapai objektif. Badan asas sesebuah struktur organisasi adalah merangkumi pekerja, pemusatan kuasa
dan tatatertib. Tetapi daya saing pada masa kini membuat lebih banyak membuat penstrukturan semula organisasi
sama ada mengubal yang baru atau menambah struktur yang sedia ada. Dalam keadaan semasa lebih ramai
memilih untuk pendekatan struktur matriks, rangkaian dan juga maya.
Mengikut Wienclaw (2015), walaupun syarikat yang kecil atau bergabung boleh berfungsi dengan baik
dengan struktur sederhana namun ianya mampu membuat sekumpulan pekerja bekerjasama untuk melakukan kerja
mereka. Ini membolehkan organisasi berjaya dan meningkatkan daya saing.
Pendekatan dalam struktur pasukan juga dikenali sebagai kluster atau struktur bulat adalah sebuah
organisasi yang mengunakan pendekatan samarata dan kurang formal. Apabila pasukan boleh bekerja dengan
kurang penyeliaan, pasukan mampu bekerja dengan lebih berdikari. Pekerja yang mampu berdikari dan
menghasilkan kejayaan berpasukan akan meningkatkan daya saing. (Wienclaw, 2015)
Penstrukturan secara matrik juga mampu menjadikan organisasi lebih berdaya saing. Ini kerana pengaturan
semula kemahiran pekerja membawa keuntungan kepada organisasi. Ini kerana pembaziran tenaga pekerja tidak
akan berlaku. Cara ini juga membantu organisasi boleh menambah baik struktur dan hasil kerja lebih efisyen.
(Wiennclaw, 2015)
Apa yang penting dalam rekabentuk organisasi adalah cara pengurusan struktur organisai tersebut agar
mampu lebih berdaya saing dengan keadaan semasa.
KESIMPULAN

8
 BBPP 1103
Kesimpulannya, membentuk struktur organisasi adalah proses yang berterusan, effektif dan berjaya secara
berterusan dalam langkah untuk lebih berdaya saing pada masa sekarang dan masa hadapan. Reka bentuk
organisasi haruslah sesuai dengan faktor – faktor yang mempengaruhi keberkesanan strategi. Organisasi –
organisasi perlu distrukturkan dengan baik supaya dapat menigkatkan kecekapan dan memberi kesan terhadap
aktiviti – aktiviti yang dilakukan. Dalam mengubal struktur organisasi haruslah menitiberat faktor – faktor yang
berkait rapat iaitu strategi – strategi untuk menstrukturkan organisasi, saiz sebuah organisasi, teknologi yang
digunakan dan faktor – faktor persekitaran yang mempengaruhi organisasi tersebut. Dalam mereka bentuk struktur
organisasi, memilih penjabatanan yang sesuai adalah penting. Jenis – jenis penjabatanan tersebut adalah
penjabatanan fungsian, penjabatanan produk, penjabatanan pengguna, penjabatanan georafi dan penjabatanan
matriks. Penjabatanan fungsian biasanya adalah mudah dan biasanya akan diguna oleh syarikat – syarikat kecil.
Bagi organisasi yang bersaiz besar mereka kandang – kadang lebih cenderung memilih penjabatan matriks.
Dalam menstrukturkan organisasi, kita juga harus mengambi berat keadaan semasa yang lebih mencabar.
Kita harus mengambilkira kemunculan reka bentuk organisasi baru seperti struktur pasukan, struktur organisasi
modular, struktur organisasi maya dan struktur organisasi tanpa sempadan. Struktur organisasi haruslah lebih
fleksibel supaya mampu menampung kehendak organisasi di masa hadapan.
(2510 patah perkataan)

9
 BBPP 1103

APENDIKS

RUJUKAN / REFERENSI

Shahrol,A.A., Azhari, R., Nasri, N., Azelin, A. & anthi, R. (2012). BBPP 1103 Prinsip Pengurusan. (1st ed).

Selangor:Meteor Doc

Wienclaw, R. A. (2015). Organization Design. Research Starters: Business (Online Edition),

http://library.oum.edu.my/oumlib

10