4 Langkah Mudah

Menghemat Waktu
Dalam Proses Payroll

Rp
Rp
Rp
Rp Rp
Daftar isi

Apa itu Sistem Payroll? 02

Proses Payroll Dalam Perusahaan 06

Masalah Umum Proses Payroll 09

Solusi Masalah Payroll Perusahaan 13

1. Pastikan Data Karyawan Benar 14

2. Buat Daftar Tugas 15

3. Hindari Perhitungan Manual 16

4. Gunakan Pembayaran Otomatis 17

Tentang Talenta 18

01
Apa itu Sistem Payroll?

Payroll adalah sistem administrasi penggajian

perusahaan untuk karyawan. Beberapa perusahaan,
masih menggunakan sistem payroll manual dengan
cara menghitung satu per satu. Namun, pada
perusahaan yang memiliki puluhan, ratusan, atau
bahkan ribuan pegawai, tentunya proses ini memakan
waktu yang tidak sedikit.

Sebagai gambaran, seorang staf HR bisa

menghabiskan 5 hari untuk menghitung payroll di
perusahaan yang memiliki lebih dari 100 karyawan.
Terlebih apabila kebijakan payrollnya cukup kompleks
dengan varian komponen gaji yang banyak. Misalnya
Rp saja, tidak hanya gaji pokok dan potongan pajak, tetapi
juga tunjangan transportasi, uang makan, uang lembur,
Rp potongan keterlambatan, dan masih banyak lagi.

Rp

02
 Umumnya, payroll dilakukan setiap bulan. Namun, ada
juga beberapa perusahaan yang kebijakannya
menetapkan pembayaran payroll harian, mingguan,
dan juga dua mingguan. Hal ini membuat proses payroll
menjadi lebih kompleks. Bukan hanya karena jeda
waktu pembayaran payrollnya yang singkat, tetapi juga
perhitungannya yang menjadi lebih rumit.

Dengan hadirnya teknologi, sistem payroll kini dapat

dilakukan menggunakan aplikasi. Proses ini dijalankan
oleh sistem secara otomatis, sehingga pekerjaan staf
HR setiap bulannya akan menjadi lebih mudah.
Berbagai proses mulai dari menghitung gaji,
menambahkan hitungan tunjangan-tunjangan,
mengurangi berbagai potongan pajak, hingga
distribusi gaji ke tiap-tiap karyawan dapat dilakukan
dengan otomatis.

Rp
Rp

1234 5678 1234 5678

03
Checklist Dalam
Proses Payroll

Ada dua langkah dalam proses payroll, yaitu Meski terlihat sepele, pada kenyataannya,
persiapan input penggajian dan laporan dua kegiatan ini sangatlah kompleks karena
penggajian berdasarkan input tersebut. melibatkan banyak faktor. Pada beberapa
Laporan inilah yang nantinya digunakan perusahaan, faktor-faktor ini biasanya
untuk melakukan pembayaran gaji karyawan. didokumentasikan sebagai checklist yang
harus diperhatikan.

04
 Checklist Proses Payroll

Update jumlah Perhatikan perubahan

dan daftar karyawan dan penyesuaian gaji lainnya

Hitung waktu liburan Lacak daftar

dan cuti sakit karyawan yang akan
seluruh karyawan segera resign

Pastikan data absensi Periksa seluruh dokumentasi

dan lembur telah dikumpulkan perekrutan baru sebelum
dan disetujui atasan proses penggajian

06
Bagaimana Proses Payroll
Dalam perusahaan?

Pastikan Data Karyawan Lengkap

Absensi, lembur, uang makan, cuti, status pajak, BPJS karyawan,
komisi, THR, dan bukti potong (hanya untuk karyawan baru)

Hitung Upah Gross per Bulan

Gaji + Tunjangan + BPJS – Potongan Unpaid Leave

Hitung Upah Netto per Bulan

Upah Gross – Biaya Jabatan – JHT – Iuran Pensiun

Hitung Netto yang Disetahunkan

Upah Netto Sebulan x 12

Hitung Penghasilan Kena Pajak

Upah Netto Disetahunkan – PTKP

Gaji yang Dibayarkan per Bulan

Ph Kena Pajak – PPh 21

06
Berapa Banyak Waktu
yang Dibutuhkan untuk
Proses Payroll?

26% Pemilik UKM menghabiskan waktu

3 – 5 jam per bulan untuk proses payroll

11%
902027
Pemilik UKM menghabiskan waktu
> 10 jam per bulan untuk proses payroll

07
“Many people make the
mistake of saving money
by wasting time.”
J.R. Rim

08
Masalah Umum Dalam
Proses Payroll

Melakukan proses payroll tidaklah mudah. Anda harus memerhatikan banyak hal, mulai dari
lembur karyawan, pajak penghasilan, tunjangan, potongan, hingga melakukan proses payroll itu
sendiri. Berikut ini adalah beberapa masalah penggajian yang paling umum dihadapi oleh bisnis.

Kelola Lembur Karyawan

Banyak perusahaan yang belum memahami dengan baik ketentuan waktu kerja
lembur. Berdasarkan Peraturan Kemenakertrans No.102/MEN/VI/2004
terdapat 2 perhitungan lembur yaitu lembur di hari kerja dan lembur di hari
libur. Dengan ketentuan tersebut, Anda dapat menentukan jumlah pembayaran
yang benar dan faktor yang terkait dengan upah normal karyawan.

09
 L

Karyawan Tidak Diklasifikasi

Banyak perusahaan yang tidak menyadari bahwa tidak semua orang yang
bekerja untuk mereka adalah karyawan. Misalnya, jika Anda mempekerjakan
karyawan lepas, Anda tidak bisa memperlakukannya sama dengan karyawan
tetap. Hal tersebut dikarenakan adanya perbedaan pada tunjangan maupun
pajak penghasilan yang dikenakan.

Absensi Tidak Efektif

Masalah absensi sering menjadi dilema para HR, terutama ketika menjelang
X cut-off date. HR harus teliti mengecek absensi seluruh karyawan satu per satu.
Bisa dibayangkan berapa lama waktu yang dihabiskan untuk mengatasi
masalah ini? Jika terjadi kesalahan dan tidak segera diatasi, perusahaan akan
merugi dan kehilangan kepercayaan karyawan.

10
 Keterlambatan Pembayaran Gaji
Banyaknya hal yang harus dilakukan selama proses payroll membuat
Rp perusahaan sering mengalami keterlambatan dalam pembayaran gaji
Rp Rp

karyawan. Masalah ini biasanya terjadi jika tanggal pembayaran gaji karyawan
Rp

jatuh pada hari libur. Selain membuat karyawan kecewa, jika dibiarkan terus
menerus, perusahaan bisa berisiko terkena masalah hukum.

Klasifikasi Karyawan
Karyawan tetap biasanya mendapatkan tunjangan berupa uang makan, BPJS
Ketenagakerjaan & Kesehatan, asuransi, dan masih banyak lagi. Sedangkan
karyawan tetap hanya dibayar sesuai dengan kesepakatan di awal perjanjian.

Selain itu, perhitungan pajak karyawan tetap dan tidak tetap juga berbeda.
Jadi, jika Anda tidak mengklasifikasikan karyawan, kemungkinan besar Anda
akan dikenakan pajak dan sanksi dengan jumlah yang cukup besar.

11
“You cannot mandate
productivity; you must
provide the tools to let
people become their best.”
Steve Jobs

12
Solusi Masalah
Payroll Perusahaan

Buat daftar tugas

Pastikan data karyawan
atau gunakan
sudah benar
sistem otomatis

Rp
Rp
Rp

Hindari perhitungan Gunakan pembayaran

manual otomatis

13
1. Pastikan Data Karyawan Benar

Penting untuk memastikan seluruh informasi Anda tidak perlu lagi mengingatkan karyawan
karyawan sudah benar. Jika menemukan dan mengganti informasi pribadi mereka
informasi yang salah dan tidak sesuai, Anda secara manual. Dengan adanya sistem
dapat menanyakan langsung kepada software untuk HRIS, kini database karyawan
karyawan yang bersangkutan. dapat tersimpan secara rapi dalam sistem.
Adanya fitur seperti Employee Self-Service
Mintalah bantuan mereka untuk mengecek juga memungkinkan karyawan untuk
informasi pribadi mereka, seperti data mengubah informasi pribadi mereka secara
absensi yang sudah benar, besaran langsung tanpa perlu mengganggu waktu
tunjangan dan potongan, BPJS Karyawan, kerja Anda.
status pajak, nomor rekening, dan
sebagainya. Anda juga bisa meminta bantuan
karyawan untuk memperbarui informasi
mereka jika terdapat perubahan, seperti
pindah alamat.

14
2. Buat Daftar Tugas atau
Gunakan Sistem Otomatis

Agar proses payroll lebih teratur, Anda harus Selain itu, Anda juga dapat menggunakan
mencari tahu tugas apa saja yang perlu Anda HRIS maupun HRMS yang memungkinkan
lakukan untuk membuat proses penggajian proses tersebut berjalan otomatis. Tidak ada
lebih efektif dan akurat. lagi daftar pekerjaan yang harus Anda
selesaikan satu per satu ketika masa payroll
Cobalah mulai dengan membuat daftar tugas akan segera datang. Dengan bantuan
yang bisa membantu Anda mengingat software, Anda hanya perlu memastikan
seluruh pekerjaan yang harus Anda kerjakan. seluruh data karyawan telah lengkap, mulai
Hal ini membantu Anda ketika proses payroll dari absensi, cuti, komisi, uang makan, status
dilakukan. Dengan daftar tugas, Anda tidak pajak, hingga BPJS karyawan. Jika telah
perlu lagi mengerjakan hal yang terlupakan, sesuai, Anda dapat melakukan proses payroll
misalnya, menghitung absensi karyawan secara otomatis dan real-time.
kembali setelah proses payroll telah
dilakukan.

TUGAS

15
3. Hindari Perhitungan Manual
Banyak perusahaan yang melakukan
kesalahan ketika menghitung gaji karyawan
secara manual. Selain menghabiskan waktu
yang banyak, proses penggajian biasanya
juga membutuhkan proses yang panjang,
karena tidak semua karyawan memiliki gaji
dan potongan yang sama.
Selain menghabiskan waktu, proses manual
juga bisa membuat Anda tidak produktif,
karena harus berulang kali melakukan koreksi
dan pembetulan untuk mengurangi risiko
kesalahan yang mungkin terjadi.
Rp
Rp
Rp
5
01234
Anda bisa menggunakan software payroll
yang memungkinkan seluruh perhitungan
dilakukan tanpa perlu pekerjaan manual.
Anda hanya perlu memasukkan data gaji
karyawan beserta komponen penting lainnya
ke dalam sistem. Kemudian, software akan
membantu Anda menghitungnya secara
otomatis. Tidak perlu lagi khawatir salah
hitung pajak penghasilan ataupun potongan
karyawan karena sistem akan melakukan
tugasnya sesuai algoritman yang telah
ditentukan.
16
4. Gunakan Pembayaran Otomatis

Di era digital seperti saat ini ternyata masih ada

perusahaan yang memberikan gaji karyawan melalui
cek ataupun tunai. Hal ini tentu membutuhkan biaya
dan waktu yang cukup banyak. Dengan menggunakan
Rp
pembayaran atau setoran langsung, Anda dapat
menghemat waktu sekaligus kas perusahaan Anda. Rp

Selain itu, melakukan pembayaran elektronik juga

Rp
dapat membantu Anda bekerja lebih produktif. Rp

Rp Rp
Umumnya perusahaan memilih layanan e-Banking
untuk memproses distribusi gaji secara lebih cepat.
Sayangnya, tidak semua karyawan memiliki akun bank
yang sama. Solusinya, Anda bisa memilih sistem payroll
yang memungkinkan pembayaran gaji dilakukan
langsung lewat aplikasi tanpa melalui e-Banking.
Hanya dengan sekali klik, gaji akan terdistribusi secara
langsung ke berbagai rekening bank milik karyawan
tanpa perlu khawatir terlambat.

17
Tentang Talenta
Talenta merupakan produk dari Mekari yang menyediakan software payroll dan HRIS #1 di
Indonesia. Talenta memiliki berbagai fitur unggulan yang membantu bisnis untuk berkembang
dengan lebih cepat dan efisien. Di Talenta, kami memahami kebutuhan bisnis dalam skala kecil
dan menengah untuk memaksimalkan sumber daya yang ada dengan tetap menjaga kualitas
layanan yang diberikan pada karyawan.

Payroll
Rp
Talenta membuat proses payroll lebih cepat dan mudah. Perhitungan payroll

PAYROLL
kami dikemas dengan fitur-fitur canggih yang dibutuhkan seiring dengan
pertumbuhan perusahaan yang lebih besar dan kompleks.

Human Resource
Talenta memiliki fitur yang memudahkan pengelolaan karyawan, mulai dari
sistem database, rekrutmen, performance management, hingga pembagian
bagan organisasi untuk sistem approval yang kompleks.

Manajemen Waktu
Mudahkan karyawan Anda untuk mengisi daftar kehadiran, cuti, hingga
pengajuan klaim melalui aplikasi mobile. Hitung otomatis absen, kompensasi
lembur, dan potongan keterlambatan dengan sistem payroll.

Benefit Karyawan
Rp
Talenta memudahkan pemberian benefit ke karyawan seperti perawatan
Rp

kesehatan komprehensif, perhitungan tunjangan, hingga Mekari Payday untuk

Rp

Rp Rp

mengakses gaji lebih awal untuk kebutuhan sehari-hari.

https://www.talenta.co/?utm_source=referral&utm_medium=ebook&utm_campaign=4_langkah_proses_payroll

Coba Gratis Sekarang

https://www.talenta.co/?utm_source=referral&utm_medium=ebook&utm_campaign=4_langkah_proses_payroll
https://www.talenta.co/?utm_source=referral&utm_medium=ebook&utm_campaign=4_langkah_proses_payroll
https://www.talenta.co/?utm_source=referral&utm_medium=ebook&utm_campaign=4_langkah_proses_payroll
https://www.talenta.co/?utm_source=referral&utm_medium=ebook&utm_campaign=4_langkah_proses_payroll
https://www.talenta.co/?utm_source=referral&utm_medium=ebook&utm_campaign=4_langkah_proses_payroll

18
talenta.co