Anda di halaman 1dari 9

DASAR PENGELOLAAN ADM KEUANGAN

DASAR PENGELOLAAN ADM KEUANGAN


Keuangan adalah darah bagi kehidupan. Sebagai bahan yang diperlukan untuk fungsi dari
setiap kantor, industri, perusahaan dapat dibuat tersedia melalui uang. Oleh karena itu,
keuangan memainkan peran penting dalam bisnis. Kekuatan ekonomi yang dipicu oleh
revolusi industri, telah memberikan arti baru dan konten dinamis untuk administrasi
keuangan.
Definisi Administrasi Keuangan
Menurut Jaze Gaston, “Financial Administration is that part of government organization
which deals with the collection, preservation and distribution of public funds, with the
coordination of public revenue and expenditure, with the management of credit operations
on behalf of the State and with the general control of the financial affairs of public
household“.
“Administrasi Keuangan adalah bagian dari organisasi pemerintah yang berkaitan dengan
pengumpulan, pelestarian dan penyaluran dana publik, dengan koordinasi pendapatan dan
belanja publik, dengan pengelolaan kredit operasi atas nama Negara dan dengan umum
kontrol urusan keuangan rumah tangga umum “.
Menurut L. D. White, “Fiscal Management includes those operations designed to make
funds available to officials and to ensure their lawful and efficient use.”
“Manajemen Fiskal termasuk operasi-operasi yang dirancang untuk menyediakan dana
bagi para pejabat dan untuk memastikan penggunaan yang sah dan efisien mereka.”
Menurut istilah, Administrasi Keuangan terdiri dari dua kata. ‘Keuangan’ dan ‘Administrasi’.
Pengertian administrasi mengacu pada organisasi dan manajemen usaha manusia dalam
mengejar tujuannya. Kata ‘keuangan’ mengacu pada sumber daya moneter.
Jadi pengertian administrasi keuangan mengacu pada serangkaian kegiatan yang berkaitan
dengan membuat uang yang tersedia untuk berbagai cabang organisasi, yang
memungkinkannya untuk melaksanakan maksud dan tujuannya. Apakah itu adalah sebuah
keluarga, bisnis atau departemen pemerintah, untuk kegiatan yang bergantung pada
ketersediaan dana, dengan administrasi keuangan yang bersangkutan.
Tanggung Jawab Administrasi Keuangan
Seorang administrator keuangan mengawasi operasi keuangan harian dan perencanaan
keuangan jangka panjang. Pekerjaan meliputi :
a. pengembangan proses
b. laporan
c. pedoman yang dibutuhkan untuk membangun dan menjaga keuangan perusahaan
d. koordinasi departemen keuangan kepegawaian
Seorang staff administrasi keuangan yang sukses sangat terorganisir dan profesional
berorientasi pada detail dengan analitis, komunikasi dan keterampilan matematika yang
kuat. Mereka harus memahami persyaratan hukum dan peraturan yang berkaitan dengan
keuangan usaha di tingkat lokal, negara bagian dan federal, dan tahu teknik audit untuk
membantu memastikan operasi keuangan perusahaan tetap mematuhi peraturan.
Penguasaan komputer untuk posisi ini termasuk spreadsheet, presentasi, pengolah kata
dan perangkat lunak pelaporan.

7 PRINSIP MANAJEMEN KEUANGAN


Manajemen keuangan bukan hanya berkutat seputar pencatatan akuntansi. Dia merupakan
bagian penting dari manajemen program dan tidak boleh dipandang sebagai suatu aktivitas
tersendiri yang menjadi bagian pekerjaan orang keuangan. Manajemen keuangan pada
NGO lebih merupakan pemeliharaan suatu kendaraan. Apabila kita tidak memberinya
bahan bakar dan oli yang bagus serta service teratur, maka kendaraan tersebut tidak akan
berfungsi secara baik dan efisien. Lebih parah lagi, kendaraan tersebut dapat rusak
ditengah jalan dan gagal untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dalam prakteknya, Manajemen Keuangan Adalah tindakan yang diambil dalam rangka
menjaga kesehatan keuangan organisasi. Untuk itu, dalam membangun sistem manajemen
keuangan yang baik perlulah kita untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip manajemen
keuangan yang baik. Ada 7 prinsip dari manajemen keuangan yang harus diperhatikan.
1. Konsistensi (Consistency)
Sistem dan kebijakan keuangan dari organisasi harus konsisten dari waktu ke waktu. Ini
tidak berarti bahwa sistem keuangan tidak boleh disesuaikan apabila terjadi perubahan di
organisasi. Pendekatan yang tidak konsisten terhadap manajemen keuangan merupakan
suatu tanda bahwa terdapat manipulasi di pengelolaan keuangan.
2. Akuntabilitas (Accountability)
Akuntabilitas adalah kewajiban moral atau hukum, yang melekat pada individu, kelompok
atau organisasi untuk menjelaskan bagaimana dana, peralatan atau kewenangan yang
diberikan pihak ketiga telah digunakan. NGO mempunyai kewajiban secara operasional,
moral dan hukum untuk menjelaskan semua keputusan dan tindakan yang telah mereka
ambil. Organisasi harus dapat menjelaskan bagaimana dia menggunakan sumberdayanya
dan apa yang telah dia capai sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan
dan penerima manfaat. Semua pemangku kepentingan berhak untuk mengetahui
bagaimana dana dan kewenangan digunakan.

3. Transparansi (Transparency)
Organisasi harus terbuka berkenaan dengan pekerjaannya, menyediakan informasi
berkaitan dengan rencana dan aktivitasnya kepada para pemangku kepentingan. Termasuk
didalamnya, menyiapkan laporan keuangan yang akurat, lengkap dan tepat waktu serta
dapat dengan mudah diakses oleh pemangku kepentingan dan penerima manfaat. Apabila
organisasi tidak transparan, hal ini mengindikasikan ada sesuatu hal yang disembunyikan.

4. Kelangsungan Hidup (Viability)


Agar keuangan terjaga, pengeluaran organisasi di tingkat stratejik maupun operasional
harus sejalan/disesuaikan dengan dana yang diterima. Kelangsungan hidup (viability)
merupakan suatu ukuran tingkat keamanan dan keberlanjutan keuangan organisasi.
Manager organisasi harus menyiapkan sebuah rencana keuangan yang menunjukan
bagaimana organisasi dapat melaksanakan rencana stratejiknya dan memenuhi kebutuhan
keuangannya.

5. Integritas (Integrity)
Dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya, individu yang terlibat harus mempunyai
integritas yang baik. Selain itu, laporan dan catatan keuangan juga harus dijaga
integritasnya melalui kelengkapan dan keakuratan pencatatan keuangan

6. Pengelolaan (Stewardship)
Organisasi harus dapat mengelola dengan baik dana yang telah diperoleh dan menjamin
bahwa dana tersebut digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara
praktek, organisasi dapat melakukan pengelolaan keuangan dengan baik melalui : berhati-
hati dalam perencanaan stratejik, identifikasi resiko-resiko keuangan dan membuat system
pengendalian dan sistem keuangan yang sesuai dengan organisasi.

7. Standar Akuntansi (Accounting Standards)


Sistem akuntansi dan keuangan yang digunakan organisasi harus sesuai dengan prinsip
dan standar akuntansi yang berlaku umum. Hal ini berarti bahwa setiap akuntan di seluruh
dunia dapat mengerti sistem yang digunakan organisasi.

Anggaran belanja adalah suatu pernyataan yang terurai tentang sumber-sumber keuangan
yang perlu untuk melaksanakan berbagai program sekolah selama periode satu tahun
fiskal. Proses pembuatan anggaran pendidikan melibatkan penentuan pengeluaran maupun
pendapatan yang bertalian dengan keseluruhan operasi sekolah.[6]
a.       Jenis Kegiatan
a)      Kegiatan operasi, yaitu kegiatan-kegiatan dengan menggunakan alat atau
tanpa alat yang berkaitan dengan proses belajar mengajar baik dalam maupu
di luar kelas.
b)      Kegiatan Perawatan, yaitu kegiatan perawatan yang dilakukan untuk
memelihara dan memperbaiki sarana dan prasarana yang ada di sekolah agar
sarana prasaran tersebut dapat berfungsi dalam menunjang kelancaran
proses belajar mengajar.

b.      Sumber Dana
Sumber dana untuk penyelenggaraan kegiatan pendidikan di sekolah, yaitu:
a)  Dari pemerintah berupa:
- Anggaran Rutin (DIK)
- Anggaran Operasional, pembangunan dan perawatan (OPF)
- Dana Penunjang Pendidikan (DPP)
b) Dari orang tua siswa, adalah dana yang dikumpulkan dari pengurus BP3/ komite sekolah
dari orang tua siswa.
c) Dari masyarakat, misalnya: sumbangan perusahaan industri, lembaga sosial donatur,
tokoh masyarakat, alumni, dsb.
c.       3) Penyususnan Rencana Operasional (RENOP)
Dalam penyususnan RENOP sebaiknya menempuh kebijakan berimbang, dan pelaksanaan
operasional di sekolah membentuk team work yang terdiri dari para wakil kepala sekolah
dibantu para wakil kepala sekolah dibantu beberapa guru senior. Atas dasar hasil kerja
team tersebut baru dibahas dalam forum rapat dewan guru dan nara sumber lain yang
dianggap perlu, sehingga akan bertanggung jawab terhadap keberhasilan rencana tersebut.
Untuk memformat program kerja tersebut, langkah-langkah yang dilakukan :
a) Menginventarisir kegiatan sekolah pada tahun ajaran mendatang
b) Menyusun list kegiatan menurut sekolah prioritas
c) Menentukan sasaran atau volume
d) Menentukan unit cost dengan membandingkan unit cost atau penjajakan ke jalan
e) Menghimpun data pendukung :
• Data sekolah ( murid, guru, pegawai, pesuruh, jam mengajar, praktik laboratorium)
• Data fisik ( gedung, ruang kepsek, ruang guru, ruang laboratorium, WC, dan lain-lain)
f) Membuat kertas kerja dan laporan
g) Menentukan sumber dana dan pembenaan anggaran
h) Menuangkan dalam format baku untuk usulan RENOP
i) Proses usulan atau pengiriman
Sementara itu, menurut Consortium on Renewing Education[7] Sekolah (lembaga
pendidikan) mempunyai lima bentuk modal yang perlu dikelola untuk keberhasilannya yaitu:
1. Integrative capital (modal integrative)
2. Human capital (modal manusia)
3. Financial capital (modal keuangan)
4. Social capital (modal social)
5. Political capital (modal politik)
Modal integratif adalah modal yang berkaitan dengan pengintegrasian empat modal lainnya
untuk dapat dimanfaatkan bagi pencapaian program/tujuan pendidikan. Modal manusia
adalah sumberdaya manusia yang kemampuan untuk menggunakan pengetahuan bagi
kepentingan proses pendidikan/pembelajaran. Modal keuangan adalah dana yang
diperlukan untuk menjalankan dan memperbaiki proses pendidikan. Modal sosial adalah
ikatan kepercayaan dan kebiasaan yang menggambarkan sekolah sebagai komunitas.
Modal politik adalah dasar otoritas legal yang dimiliki untuk melakukan proses
pendidikan/pembelajaran.
Di dalam suatu perusahaan prosedur penerimaaan uang melibatkan beberapa bagian
transaksi-transaksi penerimaan uang tidak terpusat pada suatu bagian saja agar dapat
memenuhi prinsip-prinsip internal control.
      Ruchiyat Kosasi, Auditing Prinsip Accounting (2001 : 35) mengatakan bahwa diantara
bagian-bagian yang terlibat di dalam proses penerimaan uang, sebagai berikut :
1. Bagian surat masuk
2. K a s i r
3. Bagian piutang
4. Bagian pemeriksaan interen
      Bagian surat masuk bertugas menerima semua surat-surat yang diterima perusahaan.
Surat yang berisi pelunasan piutang  harus  dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari
bagian surat membuat daftar penerimaan uang harian,  mengumpulkan chek dan
remittance advice. Kecocokan antara jumlah dalam chek dengan jumlah dalam remittance
menjadi tanggung jawab bagian surat masuk.Setelah daftar penerimaan uang harian
selesai dikerjakan oleh bagian surat masuk, maka  daftar tersebut didistribusi oleh kepala
bagian yang  bersangkutan, satu lembar bersama-sama dengan chek di serahkan kepada
kasir.
      Dari Satu lembar bersama dengan remitttance advice diserahkan kepada seksi piutang.
Jika dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk terdapat remittance sesudah
diterima, amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance sesudah ditulis
jumlahnya pada halaman muka amplop tersebut.
      Kasir bertugas menerima uang yang berasal dari bahan surat masuk pembayaran
langsung dari penjualan oleh salesman. Kasir membuat surat setoran kebank dan
menyetorkan semua uang yang diterimanya.
      Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik,  maka satu lembar bukti sebagai
setoran dari bank langsung dikirm ke bagian akuntansi. Bukti setoran yang diterima di
bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang yang dibuat oleh bagian
surat masuk dan oleh kasir. Salah satu cara pengawasan penerimaan uang langsung oleh
kasir dapat dilakukan dengan dibuatnya bukti kas masuk yang di  beri nomor urut yang
dicetak
      Sumber  dan  bentuk  penerimaan   uang  menurut  Zaki Baridwan       (2003 ; 199),
sebagai berikut penerimaan uang/ kas biasanya berasal dari berbagai bentuk sumber, ada
sumber yang sering terjadi seperti pelunasan piutang, penjualan tunai, tetapi ada pula
sumber penerimaan yang jarang terjadi, seperti penjualan aktiva tetap.
      Selain sumber-sumber tersebut, penerimaan-penerimaan uang bisa juga berasal dari
adanya pinjaman baik dari bank maupun dari pinjaman wesel. Apabila terjadi setoran model
baru, maka ini juga merupakan sumber penerimaan kas.
      Formulir-formulir yang digunakan dalam prosedur penerimaan uang menurut Zaki
Baridwan, Akuntansi Keuangan (2003 : 100) adalah sebagai berikut
1.  Dokumen (bukti) asli  pendukung setiap  penerimaan uang yang terdiri dari :
    -  Pemberitahuan tentang pelunasan dari para langganan (remittance advice) atau
amplop.
    -  Bukti penerimaan uang yang diberi nomor urut yang  di cetak dan dibuat oleh kasir
untuk penerimaan uang   langsung.
    -   Pita daftar penjualan tunai
    -   Pemberitahuan tentang pelunasan, daftar penjualan salesman.
    -   Pemberitahuan dari bank tentang pinjaman, penagihan oleh bank.
2. Data  harian  yang  menunjukkan  kumpulan ataukah  ringkasan  penerimaan kas yang
terdiri dari :
    -    Bukti setoran ke bank                                                       
    - Daftar penerimaan kas harian (dibuat oleh kasir)  dan daftar penerimaan kas harian
(yang dibuat oleh bagian surat masuk).
    -   Ringkasan cash register
    -   Proof tapes
3.  Buku jurnal (book of original entry)                                                       
    - Jurnal penerimaan uang (terperinci)
    - Kombinasi proof shhet dengan jurnal penerimaan uang.
4.   Buku pembantu piutang dan buku besar
Uang tunai/ kas adalah barang yang mudah menjadi sasaran pencurian dan
penyelewengan, karena uang itu mudah dibawa, maka mudah disimpang dan mudah
digunakan untuk mengadakan transaksi. Oleh karena itulah pengawasan yang baik sangat
diperlukan, sejak saat diterimannya sampai dimaksudkan  ke dalam basi peti atau ( brankas
), atau langsung disimpang kebank agar uang tersebut dapat terhindar dari beberapa
bahaya (resiko) yang bisa melanda perusahaan.
      Untuk bisa menyusun suatu manual atau pedoman tentang sistem dan prosedur
pencatatan kas, maka terlebih dahulu harus diadakan analisa tentang fungsi daripada
pengeluaran  kas tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut, Ruchiyat Kosasi, Auditing,
Prinsip Accounting, (2001 :102) mengemukakan, sebagai berikut :
1. Pengeluaran  kas  harus  diperinci  agar  dapat  disusun suatu ikhtisar laporan   dan
pencatatan, dari kedalam jurnal pengeluaran kas.
2. Dalam perusahaan kecil, pos-pos debet dapat berasal dari "voucher  register",
jurnal  pembelian (buku pembelian),  atau dari perincian faktur-faktur terpisah dari
prosedur jurnal ataukah catatan harian. Jadi buku jurnal atau pencatatan  pengeluaran
kas dipakai sebagai kontrol chek   terhadap buku-buku tersebut di
atas.                                                       
3. Sebagian  besar pos-pos debet sebagai lawan pengeluaran kas adalah pos-pos harta,
utang dan biaya tetapi juga bisa berakibat pos debet pada kelompok rekening dalam
neraca serta rugi laba. Catatlah pengeluaran kas dengan baik dan posting ke pos
debet. Suatu sistem  efektif mengenai  pengeluaran kas  hal sangatlah penting
sehingga tidak kalah pentingnya dengan sistem yang ada pada penerimaan kas. Oleh
karena pengurus dan pimpinan suatu perusahaan harus  mengirim surat dan
dapat  menjelaskan  mengenai  siapa yang berwewenang untuk menandatangani chek.
Semua pembayaran/ pengeluaran kas, sebaiknya dilakukan dengan chek atau nama
perusahaan ataukah chek voucher, merupakan suatu formulir yang dikirim kepada
kreditur sebagai pemberitahuan tentang pembayaran bersama dengan cheknya,
tembusannya merupakan catatan utang yang menunjukkan suatu
persetujuan  pembayaran, sehingga bukti tanda terima dapat diperoleh secara otonomi.
Oleh karena penandatanganan chek-chek yang cukup banyak ini yang memerlukan
suatu ketelitian dan keamanan sehingga mereka yang menandatangani chek harus
mempertanggung jawabkan setiap transaksi yang meragukan atau tidak dimengerti
sepenuhnya.  Meskipun sistem pengendalian interen tidak dapat disesuaikan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi, tetapi dalam hal ini perlu adanya
pedoman dalam pembukuan.
      Sistem dan  pembukuan dalam pengendalian interen yang  perlu diperhatikan, sebagai
berikut :                                                     
1. Sebelum faktor pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan
perhitungan-perhitungannya dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.
2. Dalam  hal  adanya  retur pembelian, maka jumlahnya harus dapat ditentukan untuk
mengurangi hutang yang akan dibayar.
3. Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga diperoleh potongan
pembelian.
4.  Jumlah saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan besarnya saldo
rekening kontrolnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua pengeluaran uang harus dengan chek kecuali untuk pengeluaran dari kas
kecil.
6. Pembentukan dana kas kecil dengan inpers sistem.
7. Penandatanganan chek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku chek.
8. Petugas yang menandatangani chek dibedakan dari petugas yang menyetujui
pengeluaran kas dan sedapat mungkin ke-  duanya harus menyarankan uang
jaminan.
9. Harus ada pertanggung jawaban dari pemegang buku chek tentang nomor-nomor
chek yang digunakan, serta yang di-   batalkan.
10. Tanggung  jawab  penerimaan  uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas
pengeluaran kas, dimana prinsip ini  tidak  berlaku untuk lembaga-lembaga
keuangan seperti bank.                                                       
11. Petugas  pengeluaran uang harus dipisahkan dari petugas   yang mengerjakan
pembukuan kas.
12. Rekonsiliasi dibuat laporan  dilakukan  oleh  petugas  yang  tidak menandatangani
chek, atau menyetujui pengeluaran.
13. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung dengan faktur dari penjual yang
sudah disetujui serta dokumen-dokumen pendukung lainnya.
14. Chek untuk pengisian kas kecil dan gaji pegawai harus dibuat atas nama penerima.
15. Sesudah dibayar, semua dokumen pendukung harus di cap lunas atau dilubang
agar tidak digunakan lagi.
16. Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang kas.
17. Transfer uang antara bank harus dengan izin khusus dan dibuat rekening perantara. 

Anda mungkin juga menyukai