BAB III

ORGANISASI

3.1 Latar Belakang Organisasi

3.1.1 Sejarah Singkat Organisasi

PT. Kasoem Pioneer Optik berdiri pada tahun 1939 dibidang
pelayanan Optikal, Tahun 1970 mendapat penghargaan dari pemerintah
Republik Indonesia sebagai Optic Pioneer pertama di Indonesia, Tahun
1989 mengembangkan bisnis dalam bidang pendengaran dengan
melakukan join venture Perusahaan Hearing Aid Jerman “Siemens”
sehingga bernama “SIKA (Siemens Kasoem)”
.Pada Tahun 1990 Kasoem membentuk Brand sendiri menjadi Kasoem
Hearing Centre, kami berkomitmen untuk memberikan solusi pendengaran
terhadap masyarakat dengan menyediakan pelayanan penanganan
gangguan dengar yang dilakukan oleh tenaga yang terstandarisasi,
professional, empaty serta ditunjang oleh peralatan diagnostic yang
lengkap.
Oleh karena itu kami ingin memberikan pelayanan terbaik, maka kami
bermitra dengan perusahaan penyedia hearing and balance diagnostic dan
Hearing Aid terbaik, terbesar dan terinovatif didunia yaitu GN Otometrics
dan Oticon Denmark.
Kami menyadari bahwa peranan Hearing Aid saja tidak mencukupi, untuk
karena itu kami berupaya untuk terus berkomitmen menyediakan
pelayanan yang lebih lengkap dengan melakukan kerjasama sejak tahun
2007 dengan Cochlear Limited. Perusahaan penyedia solusi cochlear
implant terbesar didunia.
Tidak hanya sekedar alat bantu dengar dan cochlear implant menjadi solusi
pendengaran anda, tetapi juga program habilitasi terintegrasi yang sangat
dibutuhkan setelah pemakaian alat bantu mendengar atau cochlear
implant. Hubungan social antar pemakai alat bantu dengar dan cochlear

32
 33

juga harus terjalin dengan baik, oleh karena itu CAN (Cochlear Awarness
Network) telah kami dirikan sejak tahun 2008.

3.2 VISI dan MISI

3.2.1 Visi
”Menjadi penyedia solusi terdepan dalam pelayanan dan
pengembangan kesehatan pendengaran yang dilakukan
oleh para tenaga ahli yang berdedikasi”.
3.2.2 Misi
“Meningkatkan kualitas hidup penderita dari gangguan
pendengaran dan dampak gangguan pendengaran sebagai
tujuan dari setiap pelayanan yang diberikan oleh
A.Kasoem.
“Mengembangkan kesejahteraan perusahaan serta
karyawan melalui pertumbuhan yang stabil dalam
perusahaan dan peningkatan kualitas sumber daya
manusia.
“Menunjukan kepedulian terhadap masyarakat melalui
komitmen terhadap pengembangan kesehatan
pendengaran dalam kegiatan-kegiatan social dan edukasi
masyarakat.

Menurut kami, gangguan pendengaran tidak hanya sekedar gangguan

pendengaran. Tetapi lebih dari itu, gangguan dengar menyebabkan
gangguan fungsional, social dan psikologis. Oleh karena itu, akan terus
kami upayakan untuk membantu orang-orang yang mengalami gangguan
pendengaran untuk mampu mengembalikan fungsinya sebagaimana
manusia tanpa kehilangan pendengaran.
 34

3.3 Stuktur Organisasi

Untuk mengelola perusahaan dengan baik dan optimal, terutama terhadap

sumber daya manusia, perusahaan menerapkan manajemen yang
dituangkan dalam bentuk stuktur organisasi merupakan sarana yang sangat
penting untuk menjalankan fungsinya.
Adapun stuktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu
kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara
kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk stuktur organisasi
yang dimiliki PT. Kasoem Hearing And Speech Center, Jakarta, sebagai
berikut :

Gambar 3.1. Stuktur Organisasi PT. Kasoem Hearing And Speech Center.

3.4 Tanggung Jawab dan Wewenang

3.4.1 Direktur

a. Memimpin perusahan dengan membuat kebijakan-kebjikan

perusahaan.
b. Memilih, menentukan, mengawasi pekerjaan karyawan dan kepala
bagian (manajer)
c. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan.
 35

3.4.2 Manager Store

a. Merencanakan langkah dalam pencapaian tujuan perusahaan.

b. Mengatur karyawan melalui wewenang dan kekuasaan yang dimiliki
dan mengkoordinir dalam pencapaian tujuan perusahaan.
c. Menyediakan standar kualitas kerja baik kinerja karyawan maupun
barang dan jasa yang diproduksi sehingga dapat menjadi acuan dalam
aktivitas manajemen.
d. Mengevaluasi berdasarkan perencanaan dan standar kualitas yang
telah dibuat.
3.4.3 Manager Lab & Logistik
a. Menyusun strategi dan perencanaan serta kebijakan pengadaan barang
dan jasa, mengelolah system pembelian, mengelolah supplier
management relationship barang dagang dan barang non dagang,
sehingga ada arah dan pedoman dalam aspek pengadaan barang dan
jasa yang transparan dan accountable.
b. Mengarahkan proses penjagaan kualitas barang,yang meliputi
kegiatan negosiasi barang, pengembalian barang yang berada dibawah
standar kualitas serta garansi claim(termasuk mengatur pengembalian
barang dari pelanggan ke took yang disebabkan oleh kualitas barang
yang kurang baik), dengan mengikuti prosedur yang berlaku.
c. Memastikan serta monitoring pelaksanaan kegiatan pengelolaan
gudang berjalan dengan baik.
d. Menyusun rencana pendistribusian barang dengan mengacu pada
rencana bisnis dan kebutuhan user.
e. Mengembangkan strategi sourcing vendor, menetapkan standar
vendor, mengarahkan kegiatan seleksi vendor dan penyusunan kontrak
kerja sama.
3.4.4 Koordinator Lab
 36

a. Membuat draft kebijakan dan prosedur produksi agar tersedia

pedoman baku untuk kegiatan produksi dalam rangka menjaga standar
mutu.
b. Melakukan penghitungan mengenai kapasitas produksi sehingga
tersedia acuan mengenai kapasitas optimum.
c. Membuat jadwal produksi agar kegiatan produksi dapat
diselenggarakan berdasarkan kebutuhan(demand) dan pertimbangan
akan berbagai factor terkait, sehingga tercapai pelaksanaan produksi
secara efisien.
d. Memantau jalannya kegiatan produksi, mulai dari pemesanan,
pengecekan awal hingga proses pengerjaan dan penyelesaian
akhir(finishing) dalam rangka memastikan terpenuhinya target
kuantitas, kualitas dan waktu seperti yang telah ditetapkan.
e. Menangani perawatan alat-alat produksi serta mengatur pelaksanaan
kalibrasi alat, dalam rangka menjaga kinerja alat agar dalam keadaan
prima untuk mendukung kegiatan produksi.
3.4.5 Logistik
a. Menyusun usulan pengaturan tata ruang gudang dan rencana proses
kerja digudang.
b. Mensupervisi kegiatan penerimaan barang, penyimpanan dan
pengeluaran barang di gudang..
c. Mensupervisi kegiatan administrasi di gudang, mengatur pencatatan
keluar masuk barang, dan stok opname, melakukan pemesanan barang
sesuai dengan prosedur.
d. Memeriksa kondisi barang sesuai dengan spesifikasi yang diminta.
e. Memastikan keamanan gudang(terhindar dari peristiwa
pencurian,kebakaran/bencana alam/banjir).
3.4.6 Hearing Aid Accoustician
a. Melayani penerimaan dan pendataan identitas customer dan
melakukan pemeriksaan pendengaran dan menjelaskan hasil
pemeriksaan pendengaran.
 37

b. Membantu dalam pemilihan alat bantu dengar yang sesuai dengan

hasil pemeriksaan.
c. Melakukan transaksi penjualan dan membuat catatan transaksi
penjualan.
d. Melakukan penerimaan service dan setting alat bantu dengar dan
pembuatan ear impression serta membuat nota pemesanan dan faktur
penjualan.
e. Membuat laporan penjualan dan lain-lain untuk dilaporkan ke
manager.
3.4.7 Admin Lab
a. Mencatat order masuk dan order selesai reparasi alat bantu dengar dan
produksi earmould.
b. Membuat laporan bualanan jumlah hasil reparasi dan produksi
earmould untuk dilaporkan ke manager.
3.4.8 Teknisi Reparasi
a. Melakukan persiapan dan menjaga kebersihan serta kelengkapan alat
kerja produksi dan perbaikan.
b. Melakukan pemeriksaan/pengecekan terhadapinstrumen hearing aid
yang tersedia dan memberikan rekomendasi mengenai hasil
pengecekan tindak lanjut yang yang perlu dilakukan .
c. Melakukan operasional perawatan/service dan perbaikan/penggantian
sparepart Hearing aid/ABM milik pelanggan.

d. Membuat laporan harian dan bulanan tentang kegiatan hasil produksi

perawatan/service dan perbaikan/penggantian sparepart hearing
aid/ABM.

e. Melakukan QC dan test uji fungsi hearing aid/ABM yang telah

diperbaiki, sehingga didapat informasi akurat objective akan kualitas
dan kelayakan dari hearing aid/ABM tersebut.

3.4.9 Teknisi Produksi

 38

a. Melakukan persiapan dan menjaga kebersihan serta kelengkapan alat

kerja produksi.
b. Melakukan pencetakan dan pembuatan Earmould sesuai dengan
standar prosedur yang sudah ditetapkan.
c. Melakukan Quality Control terhadap hasil produksi earmould yang
sudah jadi.
d. Mengelolah Laporan dan Administrasi produksi earmould.

3.5 Analisa Kebutuhan Organisasi

3.5.1 Analisa Kebutuhan Bisnis
Penulis menggunakan analisis SWOT dalam menentukan kebutuhan bisnis
untuk mengetahui strategi yang tepat dalam memanfaatkan kondisi internal
perusahaan dengan menggabungkan kelemahan dan kekuatan yang
dimiliki perusahaan tersebut untuk menunjang bisnis.
Berikut adalah analisis SWOT :
a. Kekuatan (strength)
1. Perusahaan mempunyai pelayanan baik terhadap konsumen
2. Memiliki harga yang termurah dibanding kompetitor lain
3. Perusahaan PT. A Kasoem Hearing And Speech Center adalah
distributor Oticon produsen alat bantu dengar.
4. Memiliki pelayanan after sales, yaitu konsultasi dan reparasi alat
bantu dengar untuk kepuasaan customer.
5. Memiliki Learning & Training Center terapi bicara tuna rungu
6. Mempunyai program untuk pasien yang tidak mampu
b. Kelemahan (weakness)
1. Perusahaan belum memiliki sistem monitoring yang valid dan
efisien.
2. Masih menggunakan cara manual dalam keluar / masuk barang alat
reparasi dan produksi
3. Tidak adanya komunikasi lebih lanjut atau sering terjadi kesalah
pahaman antara Customer Service dan pihak Lab Reparasi &
 39

Produksi dikarenakan data reparasi yang belum memiliki sistem

monitoring yang valid.
c. Peluang (opportunities)
1. Sekarang ini banyak dari penderita masalah pendengaran
membutuhkan alat bantu dengar yang murah, berkualitas, memiliki
jasa dan pelayanan yang baik.
2. Memanfaatkan teknologi informasi sebagai media pelayanan
kepada pasien reparasi dan produksi alat bantu dengar.
3. Membuat Sistem Monitoring data reparasi yang valid dan efisien
sebagai penunjang kegiatan bisnis yang berjalan
d. Ancaman (threats)
1. Persaingan antar kompetitor tanpa memperhatikan profesionalitas
dan harga, karena kompetitor saling memainkan harga tanpa
melihat kualitas
2. Kompetitor saling berlomba untuk memberikan program pelayanan
yang terbaik
3. Ketidak cocokan data pasien reparasi yang di berikan customer
servis ke bagian Lab Reparasi
4. Pelanggan yang berpindah ke kompetitor
Berdasarkan analisis SWOT diatas maka bisa ditarik kesimpulan
mengenai strategi yang akan dijalankan yaitu :

Tabel 8 Matriks SWOT

Kekuatan (S) Kelemahan (W)

Peluang (O) (Strategi S1-O2) (Strategi W1-O2)
Mempunyai pelayanan Memiliki sistem monitoring
baik terhadap yang valid agar pelayanan
konsumen dengan terhadap pasien alat bantu
pemanfaatan teknologi dengar agar tidak terjadi
sebagai media kesalah pahaman
pelayanan kepada
 40

pasien reparasi dan

produksi alat bantu
dengar
Ancaman (T) (Strategi S3-T3) (Strategi W2-T1)
Mempunyai sistem Mencegah kesalah pahaman
monitoring yang baik komunikasi supaya adanya
sebagai perusahaan kecocokan data pasien dan
distributor alat bantu alat reparasi
dengar

Berdasarkan matriks SWOT diatas dapat disimpulkan kebutuhan bisnis

yang dibutuhkan oleh PT. A Kasoem Hearing And Speech Center adalah :

a. Memberikan saran kepada perusahaan untuk menggunakan sistem

monitoring yang baik secara efisien
b. Mengembangkan sistem monitoring yang baik sehingga customer servis
dan pihak Lab Reparasi dan Produksi tidak terjadi lagi ketidak cocokan
data pasien
c. Dibuatkan tempat pada satu database untuk pengelolaan data pasien

3.5.2 Analisa Kebutuhan Informasi

Dalam menentukan kebutuhan informasi pada PT. A Kasoem Hearing

And Speech Center, penulis mempertimbangkan berbagai aspek kebutuhan
stakeholder (pemangku kepentingan) dan kebutuhan bisnis pada proses
bisnis PT. A Kasoem Hearing And Speech Center, maka diperlukan
kebutuhan informasi sebagai berikut:
Tabel 9 Kebutuan Informasi

Stakeholder Kebutuhan Informasi

Customer Servis 1. Input data pasien
2. Input data alat bantu dengar.
3. Input jenis pelayanan (Reparasi atau
 41

Produksi).
4. Menerima keluhan pasien.
5. Cetak Order sheet
6. Cetak Nota Pesan
Admin Lab 1. Cek pesanan Ordersheet dan Nota Pesan.
2. Cetak Laporan Bukti Reparasi dan
3. Info penawaran hasil reparasi ke Customer
Servis
Teknisi 1. Melakukan reparasi dan produksi
2. Melakukan pengecekan alat bantu dengar
3. Indo hasil pengecekan ke admin Lab
Reparasi dan Produksi
Logistik 1. Menerima permintaan Spare Parts
2. Cetak Nota Penyerahan Spare Parts

3.5.3 Analisa Kebutuhan Teknologi

Kebutuhan teknologi yang dibutuhkan oleh PT. A Kasoem Hearing And

Speech Center yang didapat dari hasil wawancara dalam analisa kebutuhan
teknologi adalah sebagai berikut :

1. Hardware (Perangkat Keras)

Jenis Hardware Spesifikasi

Prosesor Intel Core i3

Hardisk Seagate 500 Gigabyte

RAM Vgen DDR3 3 Gigabyte

Motherboard XTREME H16

Monitor BenQ 17”

Keyboard Logitech

Mouse Logitech
 42

2. Software (Perangkat Lunak)

Software (Perangkat Lunak)

Sistem Operasi Microsoft Windows 7

Paket Software Microsoft Office

3. Topologi Jaringan