PROSEDUR PENGELOLAAN PERSEDIAAN

A. TUJUAN

Penetapan prosedur pengelolaan persediaan ini bertujuan untuk memberikan gambaran kepada
petugas rumah sakit, yang tugas dan fungsinya terkait dengan pengelolaan persediaan, mengenai alur
dokumen berikut ini:
1. pengelolaan persediaan obat , bahan/ alat medis habis pakai
2. pengelolaan persediaan non medis
Pengelolaan persediaan di RSUD A ini berdasarkan surat keputusan direktur RSUD A.

B. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup prosedur pengelolaan persediaan ini mencakup

1. Pengelolaan persediaan obat, bahan /alat medis habis pakai
2. Pengelolaan persediaan non medis

C. UNIT TERKAIT

1. Pengguna barang (instalasi/ poliklinik/ ruang)

2. Sub Bagian Rumah tangga
3. Instalasi Farmasi
4. Pemegang Barang

D. BAGAN ALUR

1. Pengelolaan Persediaan Medis

2. Pengelolaan Persediaan Non Medis
Bagan Alur: Pengelolaan Persediaan Medis

Ruang/ Klinik/ Instalasi/ Unit Pelayanan Gudang Farmasi

1
Mulai Ada
Ya
Persediaan?

Tidak
Mencatat Input data Distribusi
persediaan BHP Persediaan, cetak
Medis Buat Nota Order dan
diotorisasi Kepala Nota Pengeluaran
Gudang Farmasi
SIM RS
2
Buku Rekap 3 Nota
Persediaan Tidak 2 Pengeluaran
1
Nota Order

Mencatat
Persediaan Buat Surat pengeluaran
habis? Pesanan persediaan di
kepada supplier dalam kartu
yang ditunjuk barang
Ya

2
Order Barang ke 1
Gudang Farmasi SP Kartu Barang

Supplier
Terima
Pesanan dari
Suplier,
Cocokan N
dengan SP

2
Tidak
SP Input Data
Persediaan
Ya

Sesuai
Pesanan? SIM RS
T

1
Bagan Alur: Pengelolaan Persediaan Non Medis (1)- Permintaan Persediaan

Ruang/ Klinik/ Instalasi/ Unit Pelayanan/ Bidang Gudang Non Medis

Mulai

Ada
Ya
Persediaan?
Mencatat
persediaan

Tidak 2
Nota
Pengeluaran
Buku Rekap
Persediaan Tidak Peng.
Material Mencatat
1/2 pengeluaran
persediaan di
dalam kartu
persediaan
Persediaan barang
habis?

Kartu
Ya
Persediaan
Barang

Order Barang ke
Gudang Barang

N
Bagan Alur: Pengelolaan Persediaan Non Medis (2) – Permintaan Persediaan

Unit Pemohon Barang Persediaan Bagian Pembelian Gudang Medis/ Non Medis

Peng.
Material
2/1
Terima Barang,
1
Cocokkan
Order Material
Barang dengan
Tulis permintaan SP. Buat Nota
(Order) barang Penerimaan dan
habis. Otorisasi Surat Pengantar
Kabid, KaSuBag
Sunprog dan Menerima order
KaSubag permintaan
Keuangan barang
persediaan
3
3 SP
Tidak
2 Nota
Penerimaan
1 disetujui? Tidak
Order Material Surat
Selesai Pengantar
Ya

Diarsip Otorisasi oleh

KasubBag bagian
Sunprog pembelian dan Sesuai
menulis pesanan Pesanan?
ke dalam Surat
Diarsip Pesanan (SP)
KasuBag Ya
Keuangan
Catat persediaan
ke dalam Kartu
Persediaan
Barang .
3
2
1
SP Kartu
Persediaan
Diserahkan ke Barang
Suplier sebagai bukti
pesanan

T N

E. PROSEDUR PENGELOLAAN PERSEDIAAN

1. Pengelolaan Persediaan- Barang Medis Habis Pakai

Ruang/Poliklinik/Instalasi
1. Melakukan pencatatan Persediaan BHP Medis
2. Jika Persediaan Bahan Medis Habis Pakai telah habis;
2) Mengajukan permintaan persediaan ke Gudang Farmasi
 Gudang Farmasi
1. Menerima permintaan persediaan dari Ruang/ Poliklinik/ Instalasi
2. Jika Persediaan ada;
1) Input data distribusi persediaan dalam SIM RS
2) Cetak form nota pengeluaran rangkap 2, lembar 1 untuk penerima barang, lembar ke 2
diarsip bagian gudang farmasi berdasarkan tanggal
3) Mencatat persediaan di Kartu Barang, arsip berdasarkan nama
4) Selesai
3. Jika Persediaan habis;
1) Membuat nota order material
2) Otorisasi nota order rangkap 3 oleh kepala gudang farmasi, lembar 1 diarsip kepada
kepala instalasi, lembar 2 diarsip kepala sub bag sunprog dan lembar ke 3 diarsip oleh
sub bag keuangan
3) Membuat Surat Pesanan (SP) kepada supplier yang telah ditunjuk
4) Menerima barang persediaan dari supplier
5) Meneliti kesesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang diterima;
(i) Jika tidak sesuai kembalikan ke supplier untuk ditukarkan dengan
barang yang sesuai.
(ii) Jika sesuai, arsip surat pesanan dan input data persediaan ke
SIM RS
6) Input data distribusi persediaan dalam SIM RS
7) Cetak form nota pengeluaran rangkap 2, lembar 1 untuk penerima barang, lembar ke 2
diarsip bagian gudang farmasi berdasarkan tanggal
8) Mencatat persediaan di Kartu Barang, arsip berdasarkan nama
9) Selesai

2. Pengelolaan Persediaan- Barang Non Medis

Ruang/Poliklinik/Seksi/Instalasi
1. Melakukan pencatatan Persediaan Barang Non Medis
2. Jika Persediaan Barang Non Medis telah habis;
(i) Mengajukan permintaan persediaan ke Gudang Barang Non Medis

Gudang Barang
1. Menerima permintaan persediaan dari Ruang/ Poliklinik/ Seksi/ Instalasi
2. Jika Persediaan ada;
1) Cetak form nota pengeluaran rangkap 2, lembar 1 untuk penerima barang, lembar ke 2
diarsip bagian gudang farmasi berdasarkan tanggal
2) Distribusikan barang ke Ruang/ Poliklinik/ Seksi/ Instalasi
3) Mencatat persediaan di Kartu Barang, arsip berdasarkan nama
4) Selesai
3. Jika Persediaan habis, lakukan prosedur pembelian

3. Pengelolaan Persediaan- Barang Non Medis (2)

Unit Pemohon Barang

1) Membuat order material
2) Otorisasi nota order rangkap 3 , lembar 2 diarsip kepala sub bag sunprog dan lembar
ke 3 diarsip oleh sub bag keuangan
 3) Memberikan nota order lembar pertama kepada bagian pembelian

Bagian Pembelian
1) Menerima order material dari unit pemohon
2) Membuat Surat Pesanan (SP) rangkap 3, lembar 1 ditujukan kepada supplier yang
telah ditunjuk, lembar 2 diserahkan ke bagian udang non medis, lembar ke 3 diarsip

Bagian Pembelian

1) Menerima barang persediaan dari supplier

2) Meneliti kesesuaian antara barang yang dipesan dengan barang yang diterima;
(i) Jika tidak sesuai kembalikan ke supplier untuk ditukarkan dengan
barang yang sesuai.
(ii) Jika sesuai, arsip surat pesanan
3) Cetak form nota penerimaan rangkap 2, lembar 1 untuk penerima barang, lembar ke 2
diarsip bagian gudang barang non medis berdasarkan tanggal
4) Mencatat persediaan di Kartu Barang, arsip berdasarkan nama
5) Selesai

F. FORMULIR

1. Surat Pesanan (SP)

2. Kartu Persediaan Barang (untuk Non Medis)
3. Daftar Permintaan Barang
4. Kartu Barang (untuk Obat-obatan dan Bahan Medis Habis Pakai)