1. Apa yang dimaksud dengan audit fungsi pengadaan ? apa tujuan dan manfaatnya ?

 Audit fungsi pengadaan adalah penilaian atas perusahaan yang menjalankan

fungsi pengadaan, pedoman yang digunakan dalam menjalankan
aktifi tasnya,
 perencanaan, proses pengadaan, dan penanganan saat diterima.
 Tujuan dan manfaat fungsi pengadaan :
1. Untuk mencapai tujuan sesuai dengan visi misi.
2. enilai ekonomisasi, efesiensi ,dan efektivitas pengadaan.
!. engem"angkan dan memelihara manajemen informasi pengadaan yang
dapat
diandalkan dan akunta"ilitas.
#. emastikan aktifitas pengadaan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang
 "erlaku.

2. Apa yang melatar"elakangi diperlukan audit fungsi pengadaan ?

 $arena fungsi pengadaan merupakan fungsi yang paling depan dalam

penentuan ekonomisasi suatu organisasi. %konomisasi dalam perolehan input
merupakan
 "agiandari strategi keunggulan "ersaing perusahaan. $emampuan memperoleh
unit dengan pengor"anan terkecil dari "er"agai alternatif yang ada tanpa
menga"aikan standar kualitas yang telah ditetapkan, mencerminkan inovasi
 perusahaan dalam proses pengadaan. &nput yang diperoleh dengan pengor"anan
terkecil, didukung dengan metode produksi'operasi yang efesien, memungkinkan
harga pokok peroduksi atas pengolahan input terse"ut menjadi le"ih kecil dari
 pesaing.

!. (e"ut dan jelaskan ruang lingkup audit fungsi pengadaan ?

 (ecara terinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi:

1. )rganisasi pengadaan
2. *roses pengadaan yang terdiri
atas : a+ *erencanaan pengadaan
*erencanaan pengadaan mencakup penentuan ke"utuhan atas
 "arang'jasainput+ dalam operasional perusahaan "aik tingkat kualitas,
kuantitas dan penentuan -aktu kapan "arang'jasa terse"ut harus tersedia.
 "+ *elaksanaan pengadaan
Tahap ini adalah pelaksanaan dari rencana pengadaan. Aktivitas yang
terli"at dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan tingkat kompleksitas
 proses pengadaan, jenis "arang atau jasa yang akan di"eli dan "esar nya
anggaran yang terli"at dalam pengadaan terse"ut.
c+ *em"ayaran dan pelaporan
*em"ayaran adalah "agian akhir dari proses pengadaan. *em"ayaran "aru
 "isa dilakukan jika serah terima atas "arang atau jasa terse"ut telah
 dinyatakan tidak mengandung masalah clear+ dan telah disahkan oleh
 pihak pihak "er-enang.

#. alam melakukan audit atas fungsi pengadaan, masalah kritis apa yang
harus diperhatikan auditor untuk menilai "ah-a rencana pengadaan telah
memenuhi
 prinsip/prinsip dalam tata kelola pengadaan yang "aik?

 Apakah perusahaan telah memiliki daftar ke"utuhan rencana

yang terdokumentasi?
 Apakah rencana pengadaan telah mencerminkan efesiensi dalam pengadaan?
 Apakah rencana pengadaan terse"ut telah memuat tentang :
/ (pesifikasi yang di"utuhkan
/ $uantitas yang di"utuhkan

0. (e"ut dan jelaskan proses pengadaan "arang dan jasa

 *roses pengadaan adalah se"agai "erikut :
1. Perencanaan pengadaan, "erkaitan dengan penentuan ke"utuhan atas
"arang dan jasa dalam operasional perusahaan, "aik ditingkat kualitas,
kuantitas,
 penentuan -aktu tersedianya produk.
2. Pelaksanaan pengadaan, "erkaitan dengan pelaksanaan dari rencana
 pengadaan. Aktifitas yang terli"at dalam pelaksanaan pengadaan sesuai dengan
tingkat kompleksitas proses pengadaan jenis "arang dan jasa yang di"eli dan
 "esarnya anggaran dalam pengadaan terse"ut.
!. Pelaksanaan kontrak penyerahan barang,  "erkaitan dengan pertanggung
 ja-a"an panitia atas penerimaan "arang dan jasa yang sesuai dengan kontrak
yang ditentukan.
#. Pembayaran dan pelaporan, merupakan "agian terakhir dalam proses
 pengadaan, dilakukan sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam pedoman
 pengadaan.

. 3agaimana menilai ketepatan penempatan organisasi pengadaan pada

struktur organisasi perusahaan?
 Auditor menekankan penilaiannya terhadap ketepatan hu"ungan antara rencana
 pem"elian dengan rencana penggunaan "arang atau jasa pada masing/masing unit

4. engan fungsi/fungsi apa saja fungsi pengadaan harus dipisahkan, mengapa ?

 Fungsi pengadaan tenaga kerja  meliputi kegiatan penentuan kebutuhan tenaga
 ,

kerja (baik mengenai mutu maupun jumlahnya), mencari sumber-sumber tenaga

kerja secara efektif dan efisien, mengadakan seleksi terhadap para pelamar,
menempatkan tenaga kerja sesuai dengan posisi yang sesuai, dan memberikan
 pendidikan serta latihan yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas bagi para
tenaga kerja baru.
Fungsi pengembangan tenaga kerja, meliputi kegiatan pendidikan dan latihan
  "agi para pekerja agar mereka dapat mengikuti peru"ahan/peru"ahan yang terjadi
dalam organisasi. Tujuan dari pengem"angan tenaga kerja ini adalah peningkatan
mutu atau keterampilan dan pengetahuan pekerja agar selalu mampu mengikuti
 perkem"angan yang ada dalam organisasi.
Fungsi pemberian kompensasi, meliputi kegiatan pem"erian "alas jasa kepada
 para karya-an. $egiatan disini meliputi penentuan sistem kompensasi yang
mampu mendorong prestasai karya-an, dan juga menentukan "esarnya
kompensasi yang akan diterima oleh masing/masing pekerja secara adil.
Fungsi integritas  merupakan kegiatan untuk menyelaraskan tujuan
 ,

organisasi dengan tujuan individu pekerja. Apabila tujuan-tujuan ini sudah

sinkron, maka akan tergalang kekompakan dalam irama kerja organisasi
dengan irama kerja
 para individu karyawan, sehingga akan menghasilkan tingkat produktivitas yang
tinggi dalam pencapaian tujuan.
Fungsi pemeliharaan tenaga kerja,
mencakup pelaksanaan program/program ekonomis maupun non/ekonomis, yang
diharapkan dapat mem"erikan ketentraman kerja "agi pekerja, sehingga mereka
dapat "ekerja dengan tenang dan penuh konsentrasi guna menghasilkan prestasi
kerja yang diharapkan oleh organisasi.

5. Apa elemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan tender?

 %lemen kunci transparansi dan keadilan pelaksanaan ender adalah kerahasiaan
informasi tender. *anitia harus mampu menjaga rahasia informasi dan
memastikan informasi terse"ut tidak "ocor, tidak tertukar, dan tidak dimanipulasi
untuk kepentingan peserta tender tertentu

6. (e"ut dan jelaskan prinsip/prinsip pengadaan "arang'jasa yang "aik

 *rinsip/prinsip pengadaan adalah se"agai "erikut
1. Nilai uang, pengadaan harus mendapatkan "arang'jasa sesuai
spesifikasi dengan harga terendah.
2. Kejujuran dan keadilan, panitia pengadaaan harus jujur dan adil kepada
 pemasok yang memenuhi syarat untuk "erkompetisi dalam pengadaan.
3. Akuntabel dan transparan, seluruh proses dalam tahapan pengadaan
harus dilengkapi dengan catatan dan dokumentasi yang memadai se"agai
 pertanggung ja-a"an.
. !"esiensi, proses pengadaan harus "erjalan secara efesienoptimalisasi
 penggunaan sum"er daya+
#. Kompetensi dan integritas, panitia pengadaan harus "erkompeten dana
 "erintegritas tinggi dalam menjalankan tugas, -e-enang dan tanggung
 ja-a"nya.
17. okumen apa yang harus dilengkapi pemasok se"agai dasar pem"ayaran oleh pihak
 pem"eli ?
  1. (urat *ermintaan *em"elian
okumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi guddang atau fungsi pemakai
 "arang untuk meminta fungsi pem"elian melakukan pem"elian "arang dengan jenis,
 jumlah, dan mutuseperti yang terse"ut dalam surat terse"ut. (urat permintaan
 pem"elian ini "iasanya di"uat 2 lem"ar untuk setiap permintaan, satu lem"ar untuk
fungsi pem"elian, dan tem"usannya untuk arsip fungsi yang meminta "arang.
2. (urat *ermintaan *ena-aran 8arga
okumen ini digunakanuntuk meminta pena-aran harga "agi "arang yang
 pengadaannya tidak "ersifat "erulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah
 pem"elian yang "esar.
!. (urat )rder *em"elian
okumen ini digunkan untuk memesan "arang kepada pemasok yang telah dipilih.
okumen ini terdiri dari "er"agai tem"usan dengan fungsi se"agai "erikut:
1. (urat )rder *em"elian. okumen ini merupakan lem"ar pertama surat order
 pem"elian yang dikirimkan kepada pemasok se"agai order resmi yang dikeluarkan
oleh perusahaan.
2. Tem"usan *engakuan )leh *emasok. Tem"usan surat order pem"elian ini
dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok terse"ut dan
dikirim kem"ali ke perusahaann se"agai "ukti telah diterima dan disetujuinya order
 pem"elian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman "arang seperti
terse"ut dalam dokumen terse"ut.
!. Tem"usan 3agi Unit *ermintaan 3arang. Tem"usan ini dikirimkan kepada fungsi
yang meminta pem"elian "ah-a "arang yang dimintanya telah dipesan.
#. Arsip Tanggal *enerimaan. Tem"usan surat order pem"elian ini disimpan oleh
fungsi pem"elian menurut tanggal penerimaan "arang yang diharapkan, se"aggi
dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika "aarang tidak datang pada -aktu
yang telah ditetapkan.
0. Arsip *emasok. Tem"usan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pem"elian
menurut nama pemasok se"agi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
. Tem"usan 9ungsi *enerimaan. Tem"usan surat order pem"elian ini dikirim ke
fungsi penerimaan se"agai otorisasi untuk menerima "arang yang jenis, spesifikasi,
mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen terse"ut. alam
sistem penerimaan "uta "lind receiving system+, kolom kuantitas dalam tem"usan ini
d"lok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order
 pem"elian tidak terekam dalam tem"usan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. 8al
ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat "enar/"enar melakukan perhitungan
dan pengecekan "arang yang diterima dari pemasok.
4. Tem"usan 9ungsi Akuntansi. Tem"usan surat order pem"elian dikirim ke fungsi
akuntansi se"agai salah satu dasar untuk mencatat ke-aji"a yang tim"ul dari transaksi
 pem"elian.

11. 3agaimana audit fungsi pengadaan dapat mem"antu meningkatkan efesiensi dalam
 perusahaan ?
  *engendalian terhadap perencanaan pengadaan memastikan "ah-a "arang'jasa
yang akan diperoleh di"eli+ adalah "arang'jasa yang "enar/"enar di"utuhkan
dalam operasional unit pengguna, jenis, spesifikasi, dan kuantitasnya. i samping
itu, penilaian tahap ini juga "erkaitan dengan apakah ke"utuhan ini telah tertuang
dalam rencana induk perusahaan dan didukung sum"er daya yang memadai
untuk mendapatkan "arang'jasa yang di"utuhkan. *ada tahap proses pengadaan,
 pengendalian "erfungsi untuk memastikan "ah-a proses pengadaan "arang'jasa
terse"ut telah "erjalan dengan transparan, tidak diskriminatif, adil, dan akunta"el.

12. 3agaimana mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan "arang'jasa?

 engimplementasikan pengadaan "arang dan jasa yang tepat, memindahkan resiko
kepada pihak lain yaitu dengan meminta penjelasan tertulis untuk
permasalahan
 permasalahan yang tidak jelas, atau dengan mengurangi resiko yaitu dengan
meli"atkan tenaga ahli se"agai penerimaan "arang, meli"atkan konsultan hukum
dalam merancang kontrak, memperkuat sistem penga-asan internal dari $*A atau
**$.

1!. Apa yang dinilai auditor dalam melakukan audit atas organisasi pengadaan ?

 *ada audit ini, auditor menilai ketepatan :

1. *enempatan organisasi pengadaan dalam struktur organisasi pengadaan
2. e-enang dan tanggung ja-a" yang dimiliki fungsi pengadaan
dalam memenuhi ke"utuhan "arnag dan jasa secara efektif dan
efesien
!. $ompetensi personil yang menangani dan "ertanggung ja-a" terhadap
 pengadaan
4. $ecukupan prosedur pengadaan dalam memandu prose dan tata kelola
 pengadaan yang "aik