MATERI 1

MANAJEMEN ADMINISTRASI

Implikasi pada manajer administrasi:

Banyak elemen dari manajemen administrasi perkantoran berpengaruh langsung maupun tidak
langsung terhadap kemampuan organisasi untuk berjalan dengan efektif dan berbiaya efisien.
Kesalahan dari suatu organisasi untuk meningkatkan efisiensi kerja berakibat pada tingginya
biaya operasi daripada yang seharusnya. Fungsi manajemen administrasi perkantoran
mempengaruhi keseluruhan organisasi. Karena itu, manajer administrasi perkantoran harus
memiliki pemahaman yang luas dan menyeluruh tentang berbagai fungsi bisnis yang mendukung
fungsi manajemen administrasi perkantoran.

Perkembangan dalam manajemen administrasi perkantoran berjalan seiring dengan

evolusi dari teori manajemen. Pada era 1930-an dan 1940-an, manajer perkantoran dengan cepat
mengadopsi berbagai prinsip yang berasal dari gerakan human relation. Saat gerakan modern
muncul pada tahun 1950-an, manajemen administrasi perkantoran sekali lagi dengan segera
mengadopsi prinsip baru tersebut, yaitu philosophies dan developments.

Pertanyaan tugas:

1. Apakah poin penting dari manajemen administrasi perkantoran?

2. Tantangan apa yang mungkin akan dihadapi manajer administrasi perkantoran di masa
datang?
3. Kualifikasi pendidikan apa yang diperlukan manajer administrasi perkantoran?
4. Pekerjaan kantor apakah yang dihadapi dalam administrasi perkantoran?
5. Kesempatan apakah yang tersedia untuk membantu manajer administrasi perkantoran
dalam pengembangan profesionalnya?

1
Pertanyaan diskusi:

1. Mengapa manajemen administrasi perkantoran dianggap sebagai fungsi pelayanan pada

sebagian besar organisasi?
2. Anggaplah bahwa Anda adalah manajer administrasi perkantoran pada perusahaan
asuransi. Profesor yang mengajar manajemen administrasi perkantoran di kampus wilayah
Anda meminta memberikan presentasi kepada siswanya. Dia ingin presentasi tersebut
berdasarkan karier Anda. Satu area yang Anda ingin masukkan ke dalam presentasi adalah
“profesionalisme”. Apakah yang akan Anda katakan kepada siswa tersebut tentang
“profesionalisme” berkaitan dengan karier Anda sebagai manajer administrasi perkantoran?

Kasus:

Perusahaaan Otobus (PO) XYZ, yang berlokasi di Pasuruan, Jawa Timur, didirikan pada tahun
1940-an oleh 2 berSaudara, Edi dan Joni. Perusahaan ini awalnya melayani trayek transportasi
Probolinggo-Surabaya. Pertumbuhan perusahaan lambat namun stabil. Filosofi manajerial yang
dianutnya agak konservatif dan kurang begitu menerima konsep manajemen modern. Bila tidak
rusak mengapa diperbaiki, itu prinsipnya. Doni, putra salah satu pendiri, saat ini menjadi direktur
ketika ayahnya pensiun setelah menduduki jabatan yang sama selama 20 tahun. Dia mempunyai
prinsip yang progresif dengan mengimplementasikan manajemen personalia dan konsep
manajerial terbaru yang telah berhasil dilaksanakan di Indonesia.

Dia juga sangat peduli terhadap adanya kesenjangan koordinasi pada aktivitas
perkantoran. Saat ini, setiap supervisor kantor (seluruhnya 20 orang) harus bertanggung jawab
terhadap semua aktivitas perkantoran yang dikelolanya. Meskipun beberapa bagian
administrasinya berlangsung baik, namun sebagian besar tidak. Untuk itu, dia berkeyakinan
bahwa keberadaan Manajer Administrasi akan membuat semuanya berjalan sebagaimana
mestinya dengan tanggung jawab mengoordinasi semua aktivitas organisasi.

1. Manfaat apa yang akan didapat dengan mengangkat seorang Manajer Administrasi?
2. Hal apakah yang akan merugikan dengan mengangkatnya?
3. Kualifikasi apakah yang harus dimilikinya?
4. Identifikasi area yang dijadikan sebagai tanggung jawabnya!

2
 MATERI 2

ORGANISASI PERKANTORAN

Implikasi pada manajer administrasi perkantoran:

Perhatian yang diberikan manajer administrasi perkantoran kepada pengorganisasian sangat

berarti terhadap kesuksesan mereka. Sebagian besar manajer menyadari bahwa perhatian yang
lebih banyak terhadap fungsi ini, menjadikan mereka lebih memahami tentang aktivitas yang
mereka kelola. Kondisi ini menjadikan manajer berperan lebih proaktif dalam mengelola
administrasi. Sikap proaktif menjadikan manajer lebih dapat mengontrol tujuan mereka,
sebaliknya sikap reaktif akan menyebabkan situasi yang akan mengontrol tujuan mereka.

Fungsi organisasi membantu manajer admnistrasi perkantoran dalam beberapa cara,

antara lain meningkatkan efisiensi yang dapat membantu fungsi kerja mereka; mempromosikan
pekerjaan yang lebih baik kepada atasan dan bawahan; membantu perkembangan proses dan
prosedur kerja yang efektif; membantu mereka untuk menjaga kontrol yang lebih efektif pada
area yang mereka tangani; dan membantu koordinasi berbagai aktivitas.

Pertanyaan tugas:

1. Keuntungan apa yang diperoleh dari perhatian yang cukup kepada fungsi organisasi?
2. Mengapa kita harus memperhatikan prinsip-prinsip organisasi?
3. Apa yang menentukan rentang pengawasan yang cukup untuk seorang supervisor?
4. Mengapa seorang karyawan harus bertanggung jawab hanya kepada satu supervisor?
5. Mungkinkah suatu organisasi menggunakan bermacam-macam struktur organisasi?
6. Apa perbedaan dari struktur garis dengan struktur staf?
7. Apakah konsep dasar yang membentuk struktur fungsional?
8. Apa arti dari istilah centralization dan decentralization berkaitan dengan proses administrasi
di perusahaan?
9. Bagaimana sebuah perkerjaan dapat dirancang?
10. Bagaimana proses penganalisisan pekerjaan?
11. Apakah pendeskripsian pekerjaan itu mutlah diperlukan? Mengapa?
12. Peran apakah yang dijalankan sekretaris dalam sebuah organisasi?
13. Apakah peran sekretaris atau kesekretariatan itu diperlukan dalam sebuah organisasi?

3
Pertanyaan diskusi:

1. Anda saat ini sedang bekerja di bagian administrasi pada sebuah perusahaan yang cukup
besar. Setelah menyadari manfaat pengorganisasian yang benar disertai dengan analisis
pekerjaan, Anda menyadari bahwa beberapa pekerjaan di bagian administrasi dapat
ditingkatkan. Ketika Anda memberikan saran kepada supervisor, dia mengatakan “jika tidak
rusak, jangan diperbaiki”, walaupun Anda mengajukan argumen bahwa ide Anda mungkin
dapat menghemat uang perusahaan jutaan rupiah per tahun. Karena supervisor Anda tidak
terbuka terhadap saran Anda, Anda berpikir untuk mengikuti jalan pikirannya. Diskusikan
keadaan ini!
2. Beberapa operasi dalam perusahaan tempat Anda bekerja telah direstrukturisasi untuk
mempercepat operasi secepat mungkin. Dalam perkembangannya, Anda menyadari bahwa
Anda bertanggung jawab kepada dua orang. Apakah implikasi dari situasi ini?

Kasus:

PT CODASS Indonesia, didirikan pada tahun 1991 oleh Awang dan Bagus, kakak beradik
sebagai pioneer jasa pelatihan outbond di Indonesia. Beberapa tahun di awal pendiriannya,
perusahaan ini mempunyai keuntungan yang tipis. Tiga tahun yang lalu, perusahaan membuat
perubahan yang signifikan dan mampu menjadi titik balik sekaligus meningkatkan laba secara
signifikan.semakin banyak perusahaan besar yang menggunakan jasa PT CODASS untuk
memberikan pelatihan outbond bagi pegawainya.

Saat ini, perusahaan mempunyai 4 pegawai selevel dengan manajer, yaitu Arie dan Deni
(2 adik Awang terkecil) untuk memenuhi peraturan pemerintah di bidang penyelenggaraan
training outbond. Dengan keterbatasan dana, mereka hanya mampu membiayai 4 manajer saja
dengan konsekuensi mempunyai multi tugas, dan setiap orang harus mampu melaksanakan
fungsi pemasaran dengan baik. Banyak bukti yang menunjukkan bahwa struktur organisasi
tersebut tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan ketika beroperasi. Bukti di lapangan juga
menunjukkan adanya kebutuhan guna menangani beberapa bidang (misalnya keuangan, humas)
oleh orang yang lebih profesional.

1. Struktur organisasi apakah yang digunakan sekarang oleh CODASS?

2. Hal apakah yang menunjukkan bahwa struktur sekarang tidak lagi memadai bagi perusahaan
yang sedang berkembangan?

4
3. Struktur apakah yang Anda sarankan untuk digunakan sekarang? Mengapa?
4. Sebutkan karakteristik struktur yang Anda rekomendasikan tersebut!
5. Apa kelebihan dan kekurangannya?

Jawab pertanyaan tugas pada materi 1 dan materi 2!

Format file Ms. Word, ukuran maksimal 1Mb.
Jawaban diupload paling lambat tanggal 14 Oktober 2020 pada
link berikut: http://bit.ly/TUGASL02