Kepemimpinan Strategis dan Berpikir Sistem

Root Cause Analysis

Anggota kelompok :
Aldila Rosalina / 1206301652
Ary Faddila / 1206192191
Dania Kosim / 1206301721
Dewi K. / 1206301740
Dian / 1206192424
Doris Tobing / 1206301753
Elfiyanti / 1106039913
Indra Yanti / 1206301886
Luzi Adriyanti / 1206301923
M. Zaidan Jauhari / 1206301936
Sarwanti / 1206193692
Nanang Sugiarto/ 1206193326

Fakultas Kesehatan Masyarakat

Universitas Indonesia
2012

0
 Daftar Isi

Pendahuluan…………………………………………………………………….. 2
Tinjauan Pustaka………………………………………………………………... 2
Tinjauan Kasus………………………………………………………………….. 6
Pembahasan……………………………………………………………………... 7
Simpulan…………………………………………………………………………9
Daftar Pustaka…………………………………………………………………... 10

1
 Pendahuluan

Didalam semua kegiatan manajemen selalu timbul berbagai permasalahan.

Untuk mengatasi masalah tersebut dapat dilakukan berbagai analisis yang
bertujuan untuk menemukan akar masalah. Dalam makalah ini akan digunakan
pemecahan masalah berdasarkan pendekatan analisis akar masalah (Root Cause
Analysis / RCA). Akar masalah sangat penting diketahui untuk melakukan
perbaikan dan pencegahan secara efektif. Siklus ini hendaknya dilakukan secara
berkesinambungan sekaligus sebagai latihan dalam membuat berjalannya sebuah
sistem manajemen disuatu organisasi. Namun, untuk memecahkan suatu masalah
dengan efektif, harus diingat kondisi lingkungan dan variasi yang selalu berubah
dari organisasi itu sendiri.

Tinjauan Pustaka

Definisi analisis akar penyebab adalah cara mengatasi masalah yang

bertujuan untuk mengenali akar penyebab masalah atau kejadian1. Root cause
analysis (RCA) adalah sebuah pendekatan sistematik untuk mendapatkan akar
masalah sesungguhnya dari suatu permasalahan. RCA dapat pula didefinisikan
sebagai struktur logis yang mendefinisikan kejadian apa yang menyebabkan
terjadinya suatu kejadian yang tidak diinginkan atau diharapkan. RCA adalah alat
yang dirancang untuk membantu mengidentifikasi dan menjelaskan tidak hanya
“apa” dan “bagaimana” sebuah kejadian terjadi, tetapi “mengapa” terjadi 2.

2
 Root Cause Analysis merupakan alat yang efektif untuk menyelesaikan
masalah hingga keakarnya. Root Cause Analysis adalah salah satu alat continuous
improvement dan metode problem solving yang bertujuan untuk mengidentifikasi
akar dari masalah tertentu yang muncul pada sistem atau proses. Pendekatan
terstruktur dari metode RCA untuk mengidentifikasi berbagai faktor diantaranya
alam, situasi dan kondisi, magnitude, lokasi, manusia, waktu terjadinya masalah
dari kejadian-kejadian di masa lalu. RCA mempunyai tujuan yang spesifik yaitu
mengidentifikasi penyebab masalah yang bisa diperbaiki dan mengidentifikasi
pelajaran yang dapat dipetik untuk mencegah berulangnya kerugian dalam
masalah yang sama1.
Para praktisi continuous improvement merumuskan lima pendekatan dasar
yang dapat dilakukan dengan RCA, yaitu :
 RCA safety-based : merupakan usaha identifikasi permasalahan yang
berkaitan dengan keselamatan1.
 RCA production-based : berasal dari konsep kontrol kualitas untuk
manufaktur, RCA produksi fokus kepada analisa penyebab cacat dan
masalah yang terjadi pada proses produksi1.
 RCA process-based : pada dasarnya merupakan perluasan dari
konsep RCA production-based, namun dengan ruang lingkup yang
lebih luas, termasuk analisis penyebab masalah yang terjadi pada
proses bisnis1.
 RCA failure-based : berasal dari praktek analisis kegagalan yang
dilakukan pada proses engineering dan maintenance, bertujuan untuk
mengetahui akar masalah yang menjadi penyebab masalah pada
kedua proses tersebut1.
 RCA systems-based : ini adalah pendekatan gabungan yang
merangkul pendekatan-pendekatan RCA yang lain, dengan konsep-
konsep yang diadaptasi dari berbagai sudut pandang, seperti
perubahan manajemen, management risiko dan analisis sistem1.

3
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam menjalankan RCA, yaitu :
a. Penentuan isu besar yang dihadapi berdasarkan analisis kondisi
biofisik dan sosial-ekonomi-budaya2.
b. Identifikasi UDE (Undesired Effect)
UDE adalah suatu kondisi atau efek yang tidak diinginkan dan benar-
benar ada atau terjadi serta bersifat negatif. Pengindentifikasian UDE
merupakan langkah yang sangat penting karena UDE
menggambarkan sesuatu yang merupakan indikasi awal, bersifat
negatif, yang ada dan berpengaruh dalam suatu sistem sehingga
membuat perasaan tidak senang atau tidak berkenan. Hal ini
mendorong keinginan untuk menghilangkannya. Tahap penentuan
UDE ini dapat mempercepat proses analisis akar masalah. Diskusi,
wawancara, ataupun workshop yang dilaksanakan dalam penentuan
UDE untuk menjawab beberapa pertanyaan dasar seperti2:
 Adakah sesuatu yang memperburuk saat ini?
 Apakah ada orang lain dalam kelompok atau organisasi setuju
terhadap efek negatif (UDE) dan dirasakan mereka?
 Apakah masyarakat yang lebih luas juga setuju adanya efek
negatif tersebut?
 Apakah UDE menimbulkan efek memperburuk dalam suatu
sistem?
Dan apabila jawabannya ya, maka baru dapat dinyatakan sebagai
UDE2.
c. Mencari penyebab
Membuat rantai hubungan sebab akibat serta mencari hubungan antar
UDE. Pada tahap ini dilakukan tes hubungan sebab akibat dengan
memperhatikan clarity (kejelasan), entity existence (keberadaan
elemen), causality existence (keberadaan sebab), cause insufficiency
(ketidaksempurnaan sebab), additional cause (sebab tambahan),
cause-effect reversal (hubungan timbal balik), predicted effect

4
 existence (keberadaan akibat) dan circular logic cause (pengulangan
tanpa penambah kejelasan)3.
d. Penyusunan diagram alur (flowchart) dan pohon realitas (current
reality trees)2.
RCA memiliki banyak variasi pendekatan, namun pada dasarnya
prinsipnya tetap sama, yaitu menelaah sedalam-dalamnya hingga ditemukan akar
dari suatu masalah yang terjadi. Teknik analisis dari RCA adalah langkah yang
bertahap dan terfokus untuk menemukan akar masalah suatu masalah dan bukan
hanya melihat gejala-gejala dari suatu masalah2.
Beberapa alat yang biasa dipergunakan dalam melakukan analisis akar
masalah adalah brainstorming, flow chart, pareto chart, fishbone diagram, scatter
diagram, run chart, histogram, control charts, diagram tree, current reality tree
dan design of experiments. Untuk mendapatkan akar permasalahan, langkah yang
dilakukan adalah menyusun permasalahan-permasalahan dan penyebabnya
kedalam sebuah diagram pohon realita (Current Reality Tree / CRT)2.

Sebagai acuan untuk menetapkan kriteria efektif dalam melakukan analisis

akar masalah dapat diperhatikan beberapa hal berikut1 :
 Tidak berulangnya kasus yang sama.
 Bisa diterapkan.
 Tidak membutuhkan investasi yang sangat tinggi.
 Fleksibel dengan komponen lainnnya dan mudah dievaluasi.

5
 Tinjauan Kasus

Pada tanggal 7 Nopember 2012, perawat jaga utama di Rumah Sakit

Khusus Jiwa X melaporkan ada pasien yang berusaha melarikan diri dari bangsal
perawatan Parkit lantai 2 yang merupakan ruang perawatan pasien gangguan jiwa
tenang untuk laki-laki.
Kronologis
Tanggal 7 Nopember 2012 jam 22.15, perawat pelaksana JF pada bangsal
perawatan Parkit lantai 2 melaporkan kepada perawat jaga utama dan satpam /
security bahwa salah seorang pasien bernama IB, 30 tahun tidak berada di bangsal
perawatan. Perawat JF bersama perawat KK yang bertugas jaga shift malam
berusaha mencari pasien IB di seluruh ruangan termasuk kamar mandi tetapi tidak
menemukan pasien IB. Perawat JF juga menanyakan kepada pasien lain tetapi
tidak ada pasien yang mengetahuinya. Seluruh langit-langit dan jendela diperiksa.
Pada pemeriksaan jendela di dekat tempat tidur pasien ditemukan jendela dalam
keadaan terbuka dan teralis patah. Diduga pasien IB melarikan diri melalui
jendela tersebut. Perawat JF menghubungi satpam / security di tiga pos penjagaan
dan perawat KK berusaha membuka CCTV tetapi ternyata tampilan gambar
CCTV rusak. Satpam / security menyisir seluruh ruangan dan halaman rumah
sakit dan menemukan pasien duduk di dekat bak sampah di bagian belakang
rumah sakit. Pasien segera diamankan, dipandu oleh satpam / security dan perawat
untuk dikembalikan ke ruang perawatan akan tetapi pada saat pelaksanaan
pemindahan pasien ternyata pasien tidak dapat berjalan dan diduga mengalami
patah tungkai kanan.

6
 Pembahasan
Gambar 1. Bagan Root Cause Analysis Keterangan :
= CP
Pasien IB melarikan diri = UDE
= RC

= RC

Teralis Jendela Kamar Pasien Rusak CCTV Rusak Kelalaian Perawat

Petugas
Kualitas CCTV tertunda
kurang baik melakukan
Kurangnya
perbaikan
Pemeliharaan
CCTV CCTV secara berkala
Kualitas teralis jendela kurang
Kelalaian baik melakukan perbaikan
petugas Tidak melakukan visitasi lebih intensif

Tidak ada sparepart

Belum adanya SPO perawat
Kurangnya
bila tenaga
CCTV rusak
perawat untuk mengawasi pasien

Ketidakpatuhan petugas tentang SPO kerusakan

Dana perbaikan belum tersedia

Kurangnya tenaga dlm pemeliharaan cctv secara berkala
Perencanaan anggaran untuk penambahan tenaga belum mencu
Kurangnya sosialisasi SPO secara berkala
Perencanaan anggaran pemeliharaan tidak sesuai

7
Dari kasus diatas didapatkan bahwa telah ditemukan UDE, yaitu:
1. Pada CP teralis dan jendela yang rusak :
 Ketidakpatuhan terhadap Standar Prosedur Operasional (SPO)
tentang pelaporan kerusakan sarana dan prasarana.
 Kelalaian petugas dalam melakukan perbaikan.
Untuk kedua hal diatas harus dilakukan suatu metode sosialisasi, evaluasi
bahkan bila perlu revisi dari SPO tersebut apabila memang dianggap perlu.
2. Pada CP CCTV yang rusak :
 Dana untuk perbaikan belum tersedia
 Sparepart belum tersedia
 Petugas tidak dapat memasang alat yang seharusnya diganti
Untuk ketiga hal diatas harus dilakukan perencanaan anggaran yang lebih
baik lagi yang memperhitungkan faktor usia alat tersebut. Faktor pasien
gangguan jiwa yang pada periode tertentu dapat akut kembali dan
kemungkinan dapat merusak sarana dan prasarana bangsal perawatan serta
jadwal pemeriksaan berkala sehingga besarnya anggaran sesuai kebutuhan.
3. Pada CP kelalaian perawat:
 Visitasi kepada pasien kurang intensif
 Kurangnya tenaga perawat
Untuk kedua hal diatas perlu dibuat dokumen mutu baru tentang
SPO visitasi yang khusus dilakukan pada keadaan CCTV rusak dengan
memasukkan unsur kekerapan visitasi dan kelengkapan laporan. SPO baru
ini harus disosialisasikan, dievaluasi pada waktu-waktu yang telah
ditetapkan. Kekurangan tenaga perawat harus dihitung secara benar
berdasarkan spesifikasi dan klasifikasi rumah sakit. Memperhitungkan pula
biaya gaji, insentif dan tunjangan lainnya bila ada.
Pemecahan kasus ini mungkin dapat dianggap efektif untuk saat ini,
namun, harus diingat kondisi lingkungan dan variasi yang selalu berubah
dari organisasi akan mempengaruhi pemecahan masalah berikutnya apabila
hal yang sama berulang kembali.

8
 Simpulan

RCA (Root Cause Analysis) adalah suatu pendekatan sistematik yang

digunakan untuk mendapatkan akar masalah sesungguhnya dari suatu
permasalahan. RCA merupakan suatu alat continuous improvement, bukan untuk
mencari siapa yang benar dan siapa yang salah.
Berdasarkan analisa akar masalah yang dilakukan dengan metode pohon
realita, kami menyimpulkan bahwa yang menjadi core problem pada kasus pasien
jiwa yang melarikan diri dari bangsal perawatan adalah 1). teralis jendela kamar
yang rusak, 2). cctv yang rusak dan 3). kelalaian perawat. Jika ketiga core
problem ini dapat diselesaikan maka permasalahan dapat diatasi.
Selain ketiga core problem diatas, satu hal masih menjadi kendala adalah
belum adanya SPO pengawasan pasien bangsal ketika cctv rusak. Diperlukan
suatu perubahan mengenai SPO di rumah sakit tersebut dan suatu sosialisasi
secara berkala terhadap SPO yang ada, sehingga setiap orang yang bekerja di
rumah sakit tersebut dapat mengetahui job desk-nya dan apa yang harus dilakukan
bila terjadi suatu masalah yang umum atau khusus di bagian mereka masing-
masing.

9
 Daftar Pustaka

1. Prinsip-prinsip Metode Analisis Akar Masalah. Post on Februari 2002

Wikipedia (http://marno.lecture.ub.ac.id/files/2012/02/ PRINSIP-
PRINSIP-METODE-ANALISIS-AKAR-MASALAH.docx).
2. Rooney, J.J, dan L.N.V. Heuvel. 2004. Root Cause Analysis for
Beginners. Quality Progress Discussion Board.
(https://webspace.utexas.edu/mae548/www/.../qp0704rooney.pdf.).
3. Senge, P.M. 1994. The Fifth Dicipline : The Art and Practice of The
Learning Organization. Doubleday. United States of America.

10