Tugas RCA (Root Cause Analysis) dalam Manajerial di Organisasi Kesehatan

Dosen Pengampu : Ita Puji Lestari,. S.KM,. M.Kes

Disusun Oleh:

Tri Widyaningsih : 020118A067

Prodi Kesehatan Masyarakat

Fakultas Ilmu Kesehatan

Universitas Ngudi Waluyo

2019
Materi RCA (Root Cause Analysis)

Root Cause Analysis (RCA) adalah salah satu tool continuous improvement dan
metode problem solving yang bertujuan untuk mengidentifikasi akar dari masalah tertentu
yang muncul pada sistem atau proses.
Root Cause Analysis (RCA) adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk
mengidentifikasi berbagai faktor diantaranya alam, situasi dan kondisi, magnitude, lokasi,
manusia, waktu terjadinya masalah dari kejadian-kejadian di masa lalu untuk
mengidentifikasi penyebab masalah yang bisa diperbaiki untuk mencegah masalah yang
sama terjadi kembali. RCA juga berguna untuk mengidentifikasi pelajaran yang dapat dipetik
untuk mencegah kerugian kembali terjadi dalam proses.
RCA dapat diarahkan kepada banyak tujuan yang spesifik.
Para praktisi continuous improvement merumuskan lima pendekatan dasar yang dapat
dilakukan dengan RCA. Mereka adalah:

A. RCA Satefy-Based:
Merupakan usaha identifikasi permasalahan yang berkaitan dengan keselamatan. Rca
dilakukan dengan analisa kecelakaan yang pernah terjadi dan penyebab-penyebabnya,
untuk meningkatkan kesehatan dan keselamatan pekerja.
B. RCA Production-Based
Berasal dari konsep quality control untuk manufaktur, RCA produksi fokus kepada
analisa penyebab cacat dan masalah yang terjadi pada proses produksi mencakup
mesin, operator, dan peralatan.
C. RCA Process-Based
Pada dasarnya merupakan perluasan dari konsep RCA production-based, namun
dengan ruang lingkup yang lebih luas, termasuk analisa penyebab masalah yang
terjadi pada business process.
D. RCA Failure-Based
Berasal dari praktek failure analysis yang dilakukan pada proses engineering dan
maintenance, bertujuan untuk mengetahui akar masalah yang menjadi penyebab
masalah pada kedua proses tersebut.
E. RCA Systems-Based
Pendekatan gabungan yang merangkul pendekatan-pendekatan RCA yang lain,
dengan konsep-konsep yang diadaptasi dari berbagai sudut pandang, seperti change
management, risk management dan systems analysis.

Walaupun RCA memiliki banyak variasi pendekatan, namun pada dasarnya prinsipnya
tetap sama, yaitu menelaah sedalam-dalamnya hingga ditemukan akar dari suatu masalah
yang terjadi. RCA dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai tools, seperti analisa 5
Whys, Fishbone (Ishikawa) diagram, diagram sebab-akibat, Pareto chart, dan sebagainya.
Langkah-langkah Melakukan Root Cause Analysis

RCA dapat dijalankan dalam 5 langkah berikut:

A. Langkah 1 – Definisikan Masalah

a) Masalah apa yang sedang terjadi pada saat ini?
b) Jelasklan simptom yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut!

B. Langkah 2 – Kumpulkan Data

a) Apakah anda memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada?
b) Sudah berapa lama masalah tersebut ada?
c) Impact apa yang dirasakan dengan adanya masalah tersebut?
Dalam tahap ini, harus dilakukan analisa mendalam sebelum anda melangkah
untuk melihat faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Untuk membuat
Root Cause Analysis yang anda jalankan efektif, kumpulkanlah perwakilan-
perwakilan dari setiap departemen yang terlibat (mulai dari staf ahli hingga staf garda
depan), yang memahami situasinya. Orang-orang yang memang familiar dengan
masalah tersebutlah yang mampu membantu anda mendapat pemahaman akan situasi
saat ini.
Untuk mempermudah, pada tahap ini anda bisa menggunakan metode CATWOE.
Tool ini akan memberikan kemampuan untuk melihat sebuah situasi dari berbagai
perspektif: yaitu Customer (pelanggan), Actor (karyawan yang terlibat),
Transformation Process (proses yang mengalami masalah), World View (gambaran
besar, dan area mana yang mengalami impact paling besar), Owner (process owner),
dan Environmental Constraint (hambatan dan keterbatasan yang akan mempengaruhi
keberhasilan solusi yang akan dijalankan).

C. Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin

a) Jabarkan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah!
b) Pada kondisi seperti apa masalah tersebut terjadi?
c) Adakah masalah-masalah lain yang muncul seiring/mengikuti kemunculan masalah
utama?
Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang
bisa anda dan tim pikirkan. Dalam banyak kasus, orang akan mengidentifikasi satu
atau dua faktor kausal, lalu berhenti. Padahal satu atau dua itu belum cukup untuk
menemukan akar masalah yang sebenarnya. RCA dilakukan bukan hanya untuk
menghilangkan satu dua masalah di permukaan. RCA akan membantu menggali lebih
dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah. Selain itu simak beberapa
tips untuk melakukan RCA berikut ini.

D. Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Causes Analysis)

a) Mengapa faktor kausal tersebut ada?
 b) Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah?

E. Langkah 5 – Ajukan dan Implementasikan Solusi

a) Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali?
b) Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan?
c) Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi?
d) Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan?

Contoh RCA (Root Cause Analysis) di Rumah Sakit Umum Daerah Ungaran

A. Langkah 1 – Definisikan Masalah

Kasus yang pernah terjadi di instalasi farmasi RSUD Ungaran adalah terjadinya
kesalahan pemberian obat di apotek rawat jalan dikarenakan penulisan resep yang
terbalik nama pasiennya. Pasien berasal dari poliklinik penyakit dalam yang merupakan
pasien “langganan” atau sudah sering berobat ke RS. Pasien bernama Wati dan Yuni.
Pasien Wati membawa resep dengan nama Yuni, sedangkan pasien Yuni membawa resep
dengan nama Wati. Namun pasien tidak mengecek nama yang tercantum dalam resep dan
langsung menuju apotek rawat jalan.

B. Langkah 2 – Kumpulkan Data

Pada saat pasien menyerahkan resep pada petugas penerima resep, kemudian
dicek sediaan, kekuatan dan jenis sediaan, dikerjakan etiket dan pengemasan sesuai
dengan yang diperintahkan dalam resep. Setelah obat siap diserahkan kepada pasien,
petugas penyerahan resep memanggil pasien yang bernama Wati. Petugas memberikan
konseling mengenai sediaan yang diterima pasien. Namun kemudian pasien sedikit curiga
dengan penjelasan yang diberikan petugas kepada beliau. Menurut pasien bahwa obat
yang diberikan tidak sesuai dengan kondisi penyakit yang diderita pasien.
Petugas kemudian segera meriscek resep pasien Wati kemudian
berkonsultasi dengan bagian poli rawat jalan. Dari hasil cek dan riscek ternyata dokter
salah menuliskan resep pada pasien Wati. Jenis obat yang diresepkan untuk pasien Wati
tertukar dengan jenis obat yang tertulis pada pasien Yuni. Jadi pasien Wati sesungguhnya
membawa resep obatnya sendiri sesuai dengan penyakitnya, namun dalam resep yang
dibawanya tertulis nama Yuni, sedangkan Yuni memang benar membawa resep obatnya
sendiri sesuai dengan penyakitnya, namun dalam resep yang dibawanya bertuliskan Wati.
Jadi pada saat di panngil nama Wati saat penyerahan obat tentu saja pasien Wati yang
datang namun tidak sesuai obatnya dengan kondisi penyakitnya.

C. Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin

Kesalahan pada penulisan nama pasien pada resep yang dibawa pasien. Hal ini
dimungkinkan dokter penulis resep kurang berkonsentrasi pada saat pelayanan pasien
atau nama pasien yang berdekatan pada saat pemeriksaan sehingga rekam medisnya
terbalik pengamatannya. Kejadian ini banyak terjadi pada saat peak hour sehingga
 memungkinkan petugas kurang berkonsentrasi dalam melayani pasien.
Bisa jadi dalam kasus ini adalah bukan pasien yang mengambil obat namun
keluarga pasien atau yang disuruh oleh pasien yang mana tidak memahami kondisi
penyakitnya.
Kemungkinan yang dapat terjadi juga adalah pasien tidak memahami kondisi
penyakitnya sendiri dan tidak diberikan informed consent oleh dokter dan saat petugas
apotek memberikan informasi namun kurang ditanggapi oleh pasien

D. Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Causes)

Kejadian ini banyak terjadi pada saat peak hour sehingga memungkinkan dokter
kurang konsentrasi dalam melayani pasien. Karena pada saat kejadian tersebut pasien
menyadari ada kejanggalan pada saat pemberian obat dan petugas apotek segera meriscek
resep pasien pada petugas poli dan dokter penulis resep, sehingga pada saat pemberian ke
pasien, kesalahan bisa langsung diatasi.

E. Langkah 5 – Ajukan dan Implementasikan Solusi

Pemberian konseling/informasi obat dan informed consent petugas apotek pada
pasien guna mengecek informed consent yang di berikan dokter sangat penting dilakukan
sehingga terjadi kecocokan. Selain diperlukan ketelitian dan dalam penyerahan obat pada
pasien berdasarkan resep, sehingga jika terjadi kesalahan penulisan resep dapat segera
ditangani.
Penanganan resiko adalah dengan melakukan cross-check terhadap
sediaan obat dengan pasien apakah sesuai dengan keluhan pasien atau tidak, harus
dilakukan dengan petugas poli rawat jalan, segera agar masalah dapat segera teratasi dan
tidak menganggu pelayanan pasien yang lain.
Pengendalian bersama petugas medis yang lain dari poli rawat
jalan, rawat inap dan UGD yang terintegrasi agar kasus ini dapat ditekan kejadiannya
atau bahkan tidak terjadi lagi di masa yang akan datang. Salah satu pengendaliannya
adalah dengan menganalisa beban kerja petugas dengan pelayanan yang diberikan agar
walaupun pada saat peak hour tetap dapat berkonsentrasi dan maksimal dalam melakukan
pelayanan.