Pengertian Dan Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah PDF
Pengertian Dan Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah PDF
Annisa
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : (annisaoppo907@gmail.com)
Abstract - This study aims to describe the; (1) Pendidikan merupakan usaha sadar dan
forms of student administration services; (2) terencana untuk mewujudkan suasana belajar
student administration services; and (3) students' dan proses pembelajaran agar peserta didik
administrative services constraints and secara aktif mengembangkan potensi dirinya
solutions. This research is a descriptive study untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan,
with qualitative data analysis. The research pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan,
lasted for one month, from May to June, located akhlak mulia, serta keterampilan yang
at SMK Negeri 2 Sewon. The subjects of this diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa, dan
study were the Head of School Administration negara (Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun
and the school administration officer as the 2003Bab I Pasal 1). Dengan demikian,
student administration service provider. Data pendidikan merupakan suatu proses yang
collection techniques using interviews, sistematis untuk merubah perilaku seseorang
observation, and study of documents. Test the pada suatu tujuan nasional.Penyelenggaraan
validity of the data used in the study is the pendidikan di Indonesia sebagaimana
degree of trust (credibility) using triangulation disebutkan dalam Undang-Undang RI Nomor
techniques and data sources. The results of the 20 Tahun 2003 Pasal 13 memiliki jalur, jenjang,
study were analyzed using the Miles and dan jenis pendidikan. Jalur pendidikan
Huberman model, namely data reduction, data meliputipendidikan formal, pendidikan
presentation, and drawing conclusions. nonformal, dan pendidikan informal. Jenjang
pendidikan terdiri atas pendidikan dasar,
I. PENDAHULAN pendidikan menengah, dan pendidikan tinggi.
A. Latar Belakang Jenis pendidikan mencakup pendidikan umum,
kejuruan, akademik, profesi, vokasi,
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 1
keagamaan, dan khusus.Sekolah Menengah Penyelenggaraan kegiatan administrasi
Kejuruan merupakan satuan pendidikan yang di sekolah bertujuan agar program pendidikan
berada pada jenjang pendidikan menengah. terlaksana secara baik dan memberikan
Sumber daya yang dibutuhkan dalam pelayanan yang memuaskan bagi stakeholder
penyelenggaraan pendidikan pada sekolah pendidikan.Pelaksanaan kegiatan administrasi
menengah kejuruan sebagaimana tercantum pendidikan di sekolah dilakukan oleh seorang
dalam Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun kepala sekolah yang dibantu oleh tenaga
2003 meliputi tenaga kependidikan, masyarakat, administrasi sekolah.Tenaga administrasi
dana, sarana, dan prasarana. Sekolah menengah sekolah atau sering disebut sebagai petugas tata
kejuruan memiliki komponen pendidikan yang usaha sekolahmemiliki peran penting dalam
meliputi personalia pendidikan, peserta didik, penyelenggaraan pendidikanuntuk menentukan
kurikulum, sarana prasarana, pembiayaan, tata keberhasilan pendidikan.
laksana, organisasi, hubungan masyarakat, dan Peran tersebut dapat terlaksana dengan
supervisi. baik jika terdapat pedoman kerja yang jelas
Adapun unsur penting yang ada melalui pembagian tugas dan tanggung jawab
padasekolah menengah kejuruan terdiri dari yang jelas. Pada Peraturan Menteri Pendidikan
kepala sekolah, guru, tenaga administrasi, dan Nasional Nomor 19 Tahun 2007 menjelaskan
stakeholderpendidikan yang memiliki tugas, bahwa “semua pemimpin, pendidik, dan tenaga
tanggung jawab, dan peran masing-masing kependidikan mempunyai uraian tugas,
dalam penyelenggaraan pendidikan di wewenang, dan tanggung jawab yang jelas
sekolah.Pada penyelenggaraan pendidikan di tentang keseluruhan penyelenggaraan dan
sekolah menengah kejuruan terdapat pula administrasi pendidikan”. Peraturan tersebut
kegiatan administrasi. menjelaskan bahwa pembagian tugas dan
Kegiatan administrasi pendidikan tanggung jawab yang jelas menjadi pedoman
merupakan pengelolaan komponen-komponen bagi petugas tata usaha di sekolah sehingga
yang ada dalam proses penyelenggaraan dapat menjalankan perannya secara efektif dan
pendidikan untuk mencapai tujuan efisien dalam mencapai tujuan pendidikan di
pendidikan.Kegiatan tersebut diharapkan dapat sekolah. Tugas tata usaha sekolah adalah
memberikan dukungan layanan administrasi melaksanakan kegiatan administrasi,
bagi stakeholder pendidikan guna pengelolaan, pengembangan, pengawasan, dan
terselenggaranya proses pendidikan di sekolah.
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 2
pelayanan teknis untuk mewujudkan proses pengertian baru dan menaikkan tingkat ilmu
pendidikan. serta teknologi.
Adapun ruang lingkup ketatausahaan Menurut Mardalis Metode adalah suatu
meliputi bidang kepegawaian, keuangan, sarana prosedur atau cara untuk mengetahui sesuatu
prasarana, hubungan sekolah dengan dengan langkah-langkah sistematis, metode
masyarakat, persuratan dan pengarsipan, berarti suatu cara kerja yang sistematik. Metode
kesiswaan, kurikulum, kebersihan, dan disini diartikan sebagai suatu cara atau teknisi
keamanan. yang dilakukan dalam proses penelitian.
Penelitian ini menggunakan pendekatan
B. Tujuan kualitatif untuk mendeskripsikan permasalahan
1. Mengetahui bentuk pelayanan ketatausahaan dan fokus penelitian. Metode kualitatif adalah
peserta didik pada penyelenggaraan langkah-langkah penelitian sosial untuk
pendidikan. mendapatkan data deskriptif berupa kata-kata
2. Mengetahui pelaksanaan pelayanan dan gambar.
ketatausahaan peserta didik pada Hal tersebut sesuai dengan yang
penyelenggaraan pendidikan. diungkapkan oleh Lexy J. Moleong bahwa data
3. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam yang dikumpulkan dalam penelitian kualitatif
pelayanan ketatausahaan peserta didik pada adalah berupa kata-kata, gambar, dan bukan
penyelenggaraan pendidikan solusi atas angka-angka.
kendala tersebut.
III. TEORI DAN PEMBAHASAN
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 3
tulis menulis dan catat mencatat. Berikut
beberapa pengertian tentang Tata Usaha. 4. Mentri keuangan Republik Indonesia
1. Ditinjau dari asal kata Pasal 5 Ayat
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas
“Tata” dan “Usaha” yang masing-masing melakukan urusan tata usaha, keuangan,
kurang lebih mempunyai pengertian kepegawaian dan penyusunan rencana
sebagai berikut Tata adalah suatu kerja dan laporan serta akuntabilitas
peraturan yang harus ditaati., dan Usaha kinerja.
ialah suatu usaha dengan mengerahkan
tenaga, pikiran untuk mencapai suatu 5. Menurut George Terry
maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Tata Usaha Kantor meliputi penyampaian
Usaha adalah suatu aturan atau peraturan keterangan secara lisan dan pembuatan
yang terdapat dalam suatu proses warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan
penyelenggaraan kerja. sebagai cara untuk meringkas banyak hal
dengan cepat guna menyediakan suatu
2. Dalam Kamus Bahasa Indonesia landasan fakta bagi tindakan kontrol dari
Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan pimpinan
istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan
tulis menulis(keuangan dan sebagainya) 6. Menurut William Leffingwell dan Edwin
di perusahaan, negara dan sebagainya, Robinson
sedangkan penata usaha ialah orang- Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-
orang yang menyelenggarakan taha usaha. tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-
pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-
3. The Liang Gie dalam bukunya warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai
Administrasi Perkantoran Modern untuk mencari keterangan dikemudian hari.
Memberikan pengertian bahwa tata usaha Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah
ialah segenap rangkaian aktivitas dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha
menghimpun, mencatat, mengelola, itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-
mengadakan, mengirim dan menyimpan daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat
keterangan-keteranagn yang diperlukan perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-
dalam setiap usaha kerja.
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 4
laporan, dan oleh segala macam nota yang Hal ini penting dalam rangka
tertulis dan tercetak. penyimpanan surat-surat atau dokumen
yang dinilai penting dan berkaitan
Selanjutnya, dalam makalah ini tata dengan kegiatan organisasi.
usaha diberi pengertian sebagai aktivitas
administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan Tata usaha menurut intinya adalah
untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan tugas pelayanan di sekitar keterangan
keterangan-keterangan sehingga keterangan- keterangan yang berwujud pada 6 pola
keterangan itu dapat digunakan secara kegiatan:
langsung sebagai bahan informasi bagi 1. Menghimpun
pimpinan organisasi yang bersangkutan atau Kegiatan mencari dan mendapatkan
dapat dipergunakan oleh siapa saja yang berbagai keterangan yang diperlukan suatu
membutuhkannya. organisasi sehingga organisasi tersebut dapat
Dengan demikian, tata usaha merupakan dengan mudah mendapatkan gambaran
kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa tindakan dari informasi yang telah terhimpun.
perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut : Informasi yang dihimpun asalnya berserakan
1. Korespondensi dan laporan, dimana-mana, tugas tatausahlah yang
Kegiatan ini berhubungan dengan mengimpun informasi dengan berbagai cara.
pencatatan relasi atau kemitraan kerja 2. Mencatat
organisasi ataupun kantor samapi pada Keterangan atau informasi yang telah
persiapan hal-hal yang harus dilapokan dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun
kepada pimpinan. kembali dalam bentuk tulisan sehingga
2. Tata hubungan menjadi informasi yang mudah dibaca dan
Yaitu berhubungan dengan proses surat- dipahami, disimpan, dan dikirim kembali.
menyurat, penerimaan dan pengiriman Penyusunan kembali informasi ini dapat juga
telepon serta facsimile dan surat disajikan dalam pita rekaman
3. Pencatatan dan perhitungan, suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan
Kegiatan ini berhubungan dengan data- didengar.
data laporan, data statistik, dll. 3. Mengola
4. Kearsipan,
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 5
Kegiatan ini dimaksudkan untuk b. Pengelolaan keuangan sekolah
menyajikan kembali informasi sehingga lebih
c. Pengurusan adminstrasi ketenagaan
berguna.
dan sisswaUU
4. Menggandakan
Keterangan/informasi yang telah
d. Pembinaan dan pengembangan karier
dihimpun dicatat dan diolah kemudian
pegawai tata usaha sekolah
digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan)
dengan berbagai cara. e. Penyusunan administrasi
5. Mengirim perlengkapan sekolah
Kegiatan ini dilakukan untuk
f. Penyusunan dan penyajian
menyampaikan inforasi yang telah digandakan
data/statistik sekolah
kepada pihak yangmemerlukan dengan
menggunakan berbagai saluran informasi,
g. Mengkoordinasikan dan
seperti edaran, surat elektronik, dan lain
melaksanakan 7 K
sebagainya.
6. Menyimpan h. Penyusunan laporan pelaksanaan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk kegiatan, pengurusan ketatausahaan
menyimpan dengan aman informasi yang telah secara berkala.
diolah dan menyusun dengan berbagai cara
dan alat tertentu. 2. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah
Melaksanakan seluruh
B. Proses Adminitrasi Ketataushaan
Administrasi Keuangan Sekolah,
1. Tugas Pokok Urusan Administrasi
meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS,
Ketatausahaan
Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan
Melaksanakan ketatausahaan sekolah
Dana dari sumber lainnya, bertanggung
dan bertanggung jawab kepada Kepala Tata
jawab langsung kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut
Usaha, dengan rincian tugas sebagai
:
berikut:
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 8
n. Membuat Surat Keterangan dan surat i. Membuat Administrasi Kepegawaian
mutasi siswa
j. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-
o. Menyediakan Blanko izin keluar masuk data sekolah
kelas
7. Tugas Pokok Pengelola perpustakaan
p. Mengisi papan data keadaan siswa
Melaksanakan Administrasi
6. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada
persuratan Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas
sebagai berikut :
Melaksanakan Administrasi Persuratan,
bertanggung jawab kepada Kepala Tata a. Mengisi buku induk Perpustakaan dan
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut : Buku Paket
b. Membuat Nomor / Kode Klasifikasi
a. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan
Buku
keluar
b. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan c. Membuat Buku Pengunjung
Keluar Perpustakaan
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 9
Melaksanakan Administrasi b. Membantu menyediakan kebutuhan
Laboratorium, bertanggung jawab kepada guru/pegawai
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas
c. Menyiapakan air minum
sebagai berikut :
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 11
Asas Penempatan para pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang
peralatan menurut urutan pekerjaan pendek.
menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak d. Meletakkan perlengkapan kantor harus
membuat berseliweran pegawai lainya, dekat dengan pegawai yang
karena pengaturan menggunakannya.
mejanyasudahruntut/teratur. e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran
yang sama dalam sebuah ruangan.
c. Asas penggunaan segenap ruangan f. Menyusun meja harus sedemikian rupa
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa
luas yang tidak dimanfaatkan. Jika ada menghadap pada sumber cahaya.
ruangan yang kosong maka dapat g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan
diletakkan tanaman, hiasan, aquarium dan masyarakat harus ditempatkan dibagian
lain sebagainya sehingga membuat ruangan depan.
semakin nyaman dan asri. h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh,
sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan
d. Asas perubahan susunan tempat kerja hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
Asas ini memungkinkan apabila di kantor i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada
ada perkembangan baik pada pekerjaan pada dinding atau susun tangga yang mudah
maupun pegawai tata ruang dapat diubah terjangkau oleh petugas.
dengan mudah dan cepat.
5. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
4. Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor a. Tata Ruang Tertutup
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah
sedapat mungkin dalam garis lurus. atau tertutup apabila susunan ruang untuk
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang bekerja terbagi-bagi dalam beberapa
berfungsi sama dan yang berhubungan bagian.
harus ditempatkan secara berdekatan untuk
mengurangi waktu bepergian. 1) Keuntungannya:
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga a) Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan b) Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap
terjaga.
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 12
c) Menghindari gangguan dari pekerja satu ke b) Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
yang lainnya. c) Memperlancar arus pekerjaan dari meja
d) Pimpinan akan lebih tenang dalam satu ke meja yang lain tanpa orangnya
mengerjakan tugasnya karena tidak harus mondar-mandir meninggalkan tempat
terganggu oleh kegiatan para karyawan. kerja.
d) Cahaya mudah masuk dan udara mudah
2) Kelemahannya: beredar.
a) Pengawasan lebih sulit dilakukan karena e) Mudah merubah ruangan.
terhalang oleh penyekat. f) Perubahan organisasi menyebabkan
b) Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar perubahan tata ruang dapat dilayani dengan
sehingga suasana lebih pengap dan gerah. cepat dan luwes.
c) Apabila diperlukan tukar g) Apabila terjadi penambahan pegawai atau
tempat antara bagian yang satu dengan alat-alat kantoragak sulit menampungnya,
bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit karena ruangan terbatas.
merubah ruangan.
d) Apabila terjadi penambahan pegawai atau 2) Kelemahannya:
alat-alat kantorataupun perubahan a) Dapat merendahkan moral atau staf. Karena
mengenai proses penyelesaian suatu cara hidup yang diawasi terus menerus.
pekerjaan agak sulit menampungnya. b) Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan
b. Tata Ruang Terbuka rahasia.
Dalam susunan ini ruang yang c) Pekerja akan kehilangan kepribadian.
dipergunakan untuk ruang bekerja tidak d) Apabila ada pekerja yang ngbrol dan
dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan bermalas-malas antar teman sekerja dapat
penyekat, tetapi semua aktivitasnya menggangu yang lain.
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka e) Peralatan kantor yang dapat menimbulkan
sehingga semua yang bekerja tampak suara gaduh akan menggangu pekerjaan
mudah diamati dari satu sudut pandang. lainnya yang membutuhkan ketenangan.
f) Pimpinan lebih terganggu ketenangan
1) Keuntungannya: kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang
a) Pengawasan lebih mudah dan efektif tertutup.
terhadap segenap pegawai. c. Tata Ruang Kantor Semi Tertutup
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 13
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang Penerangan cahaya yang baik akan
disekat hanya setinggi 1,5 meter. diperoleh beberapa keuntungan,
1) Keuntungan ruang kantor semi tertutup diantaranya:
adalah untuk menjaga privasi kerja a. Hasil pekerjaan atau produktivitas
2) Kerugian ruang kantor semi tertutup adalah bertambah.
perubahan tempat lebih sulit dilakukan. b. Kualitas pekerjaan lebih baik.
6. Lingkungan Fisik Kantor c. Kesalahan-kesalahan berkurang.
Salah satu yang harus diperhatikan dalam d. Semangat kerja pegawai lebih baik.
perencanaan gedung atau fisik kantor e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
adalah lokasi. Disamping itu faktor penting f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.
yang harus mendapat perhatian adalah
faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu 2. Perencanaan Warna
kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan Dengan menggunakan warna yang tepat
masyarakat maka kantor tersebut tidak dan baik akan diperoleh keuntungan
dapat bertahan lama dan akhirnya akan diantaranya:
mati. Karena itu pula faktor lain yang harus a. Kantor menjadi tampak menyenangkan
diperhatikan, diantaranya: dan menarik pandangan
a. Pengembangan kantor dimasa yang akan b. Mempunyai akibat yang tidak langsung
datang. terhadap efisiensi dan produktivitas
b. Gambaran perkembangan wilayah dimasa pegawai.
datang. c. Mencegah kesilauan akibat cahaya
c. Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor. yang berlebihan.
d. Udara yang bersih dan segar. d. Memelihara kegembiraan, ketenangan
e. Ongkos pemeliharaan yang rendah. dan semangat bekerja pegawai.
f. Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih e. Mengurangi rasa tertekan sehingga
mudah. pegawai merasa lega dan bebas.
7. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu :
Ruang a. Warna merah adalah warna yang
menggambarkan panas dan kegembiraan
1. Perencanaan Cahaya dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 14
digunakan bagi alat untuk merangsang e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan
panca indra dan jiwa agar semangat dalam baik
melaksanakan suatu pekerjaan. f. Kesan yang lebih baik dari para tamu
b. Warna kuning adalah warna yang
menggambarkan kehangatan matahari dan 4. Perencanaan Suara
berfungsi untuk merangsang mata dan Dengan suara gaduh berakibat pada:
syaraf, sehingga dapat menimbulkan a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
perasaan riang gembira dengan b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
melenyapkan perasaan tertekan. c. Kesalahan yang lebih banyak
c. Warna biru sebagai warna dari langit dan d. Kelelahan yang bertambah
samudera yang menggambarkan e. Semangat kerja pegawai berkurang
ketentraman dan keluwesan. Warna ini Untuk mengatasi faktor suara yang sering
mempunyai pengaruh mengurangi mengurangi efisiensi kerja para pegawai,
ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan hendaknya diperhatikan hal berikut:
darah. a. Langit-langit atau dinding ruang
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
warna memberikan pengaruh terhadap tamu b. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi
yang datang, diantaranya: alas karet busa tipis
a. Kepercayaan terhadap kantor c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil
b. Efisiensi atau produktifitas yang tertutup rapat
c. Moral d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi
alas karet atau semacam tegel dari bahan
3. Perencanaan Udara yang tidak banyak meneruskan suara.
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik
maka diperoleh keuntungan-keuntungan, D. Peranana dan Tanggung Jawab Guru
diantaranya: Dalam Tata Usaha
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 15
Telah dikatakan di depan bahwa Administrasi sekolah terutama yang
administrasi tata usaha adalah kegiatan berkaitan dengan ketata usahaan adalah
melakukan pencatatan untuk segala sesuatu pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya
yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama,
sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. dan bukan bersifat individual. Oleh karena
itu semua personel sekolah terutama guru
Telah disebutkan pula bahwa tugas
harus ikut terlibat.
utama guru yaitu mengelola proses belajar
mengajar di sekolah. Sekolah merupakan Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh
sub sistem pendidikan nasional dan di seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an di
samping sekolah, system pendidikan sekolahnya. Di antaranya ;
nasional itu juga mempunyai komponen,
1. Pencatatan Murid
komponen lainya. Guru harus juga
memahami apa yang terjadi di lingkungan
Pencatatan terhadap siswa ini terutama
kerjanya.
adalah siswa baru-siswa perkelas-
persemester-dan yang mengulang kelasnya,
Di sekolah guru berada dalam kegiatan
pindahan, serta jumlah siswa yang keluar
administrasi sekolah, terutama ketata
karena lulus atau bahkan karena drop out.
usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan
Dengan pencatatan inilah maka dengan
kegiatanya untuk menghasilkan lulusan
mudah diketahui jumlah siswa dan
yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan.
perkembangannya pada setiap tahun ajaran.
Dalam lingkup administrai atau ketata
usahaan sekolah itu peranan guru amat
Di samping itu tugas lainnya adalah
penting, seperti penetapkan kebijaksanaan
pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka
dan melaksanakan proses perencanaan,
untuk menghitung keaktifan siswa dan
pengorganisasiaan, pengarahan,
partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai
pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan
alat kontrol dalam menegakkan tata tertib
penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan,
sekolah. Dan yang terpenting adalah data
sarana prasarana sekolah, personalia
tentang prestasi muridnya. Untuk dapat
sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-
melihat kemajuan atau kemunduran dengan
masyarakat guru harus memberikan
segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa
sumbangan baik tenaga maupun pikiran.
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 16
tersebut. Semua hasil pencatatan ini mempengaruhi bagi kelancaran proses
diperlukan sekali sebagai bahan laporan pendidikan di sekolahnya.
yang nyata kepada atasannya. Oleh karena
4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha
itu tidak boleh hilang atau rusak.
Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan
Mengingat kegiatan komunikasi lembaga
laporan untuk orang tua siswa.
pendidikan baik secara lisan maupun
tertulis dengan pihak luar dan dalam
2. Pencatatan tentang Guru
lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam
Data tentang keadaan guru harus dicatat bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat,
dengan baik, terutama tentang jumlah, data telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga
pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan perlu penertiban surat-menyurat ini, baik
kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. surat masuk maupun surat keluar. Buku-
Demikian pula kehadiran guru buku tata usaha di antaranya ;
melaksanakan tugas sebagai pegawai,
a. Buku agenda
terutama PNS, yang sangat berguna untuk
b. Buku arsip
pembinaan guru itu selanjutnya. Pada
c. Buku ekspedisi
gilirannya nanti semua data itu akan
berguna sebagai bahan bimbingan,
perencanaan, pengawasan, koordinasi dan
Masih banyak kesempatan lain yang
pendidikannya. Data yang dicatat dengan
mengharuskan guru ikut berperan atau
rapi dan lengkap akan sangat menunjang
terlibat dalan administrasi sekolah, terutama
untuk mengatasi masalah yang dialami
berkaitan dengan tata usaha sekolah,
sekolah maupun pribadi guru itu sendiri.
Beberapa di antaranya ialah:
Data yang lengkap akan memberikan
petunjuk untuk mengambil keputusan bagi a. Merencanakan penggunaan ruang-ruang
kepala sekolah. di sekolah
b. Merumuskan kebijakan tentang
3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)
pembagian tugas mengajar guru-guru
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 17
c. Menyelidiki buku-buku sumber bagi antar tenaga administrasi serta diskusi
guru dan buku-buku pelajaran bagi dengan kepala sekolah, sehingga dalam
murid-murid penyelesaian pekerjaan tersebut dapat sesuai
dengan yang diharapkan sekolah.
d. Berperan dalam hal surat-menyurat di
lingkungan sekolah 3. Pelaksaan administrasi dimadrasah aliyah
mathlaul anwar kedondong pesawaran
e. Berperan sebagai penerima, penyortir,
dinilai dari keselurahan data yang terlampir
pencatat, pengarah, pengolah, peñata
maka dapat disimpulkan secara global
arsip pada proses surat menyurat.
bahwasannya seluruh aktitifiutas kegiatan
ketatausahaan di madrasah aliyah mathlaul
IV. KESIMPULAN
anwar dberjalan dengn baik
1. Kualitas pelaksanaan administrasi
ketatausahaan di Madrasah Aliyah Mathla’ul
Daftar Pustaka
Anwar Kedondong dalam
administrasiguru,kesiswaandanadministrasi Hendi, Haryadi. 2009. Buku Administrasi
Perkantoran Untuk Manager dan Staf. Jakarta :
kepegawaian masih ada yang belum
Erlangga.
maksimal yaitu belum sesuai dengan
Lantip, Prasojo diat. 2011. Supervisi
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional
Pendidikan. Yogyakarta : Gaya Media.
Nomor 24 tahun 2008 tentangStandar
Nur, Aedi. 2008. Metode dan Teknik Supervisi.
Tenaga Administrasi Sekolah.
Depdikbud : Jakarta.
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 19