MANUAL MUTU

LABORATORIUM REKAYASA PERANGKAT LUNAK

PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2013

i
 MANUAL PROSEDUR
MANUAL MUTU
LABORATORIUM REKAYASA PERANGKAT LUNAK
PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen : 0150004300

Revisi : 0
Tanggal : 24 Oktober 2013
Dibuat oleh : Kepala Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak PTIIK UB

Denny Sagita Rusdianto, S.Kom., M.Kom.

Dikendalikan : Wakil Ketua I bidang Akademik PTIIK UB

oleh

Ir. Heru Nurwarsito, M.Kom

Disetujui oleh : Ketua PTIIK UB

Ir. Sutrisno, MT.

ii
 DAFTAR ISI

1. PENDAHULUAN..............................................................................................................................1
1.2. Tujuan Manual Mutu...................................................................................................................1
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU..................................................................................1
3. ISTILAH DAN DEFINISI.....................................................................................................................2
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU..........................................................................................................3
4.2. Organisasi Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak..................................................................3
4.2.2. Tugas Pokok dan Fungsi Laboran..............................................................................................4
4.2.3. Tugas Pokok dan Fungsi Anggota.............................................................................................5
4.3. Visi, Misi, dan Tujuan Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.................................................5
4.3.2. Misi...........................................................................................................................................5
4.3.3. Tujuan Laboratorium................................................................................................................5
4.3.4. Motto dan Janji Pelayanan.......................................................................................................6
4.4. Sistem Dokumentasi Audit..........................................................................................................6
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN.................................................................................................8
5.1. Komitmen Manajemen................................................................................................................8
5.2. Penetapan dan Persyaratan Pelanggan.......................................................................................9
5.3. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi..........................................................................10
5.3.2. Komunikasi Internal...............................................................................................................10
5.4. Tinjauan Manajemen................................................................................................................10
6. Pengelolaan Sumberdaya.............................................................................................................11
6.2. Sumberdaya Manusia................................................................................................................11
6.2.2 Kompetensi, Pelatihan dan kepedulian...................................................................................12
6.3. Prasarana..................................................................................................................................12
6.4. Lingkungan Kerja.......................................................................................................................12
7. Realisasi Produk...........................................................................................................................13
7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan..........................................................................................13
7.3 Pembelian..................................................................................................................................14
7.3.2 Informasi Pembelian...............................................................................................................15
7.3.3 Verifikasi Produk yang Dibeli...................................................................................................15
7.4 Produksi dan Penyediaan Jasa...................................................................................................15
7.4.2 Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa........................................................................15
7.4.3 Identifikasi dan Mampu Telusur..............................................................................................15

iii
7.4.4 Preservasi Produk....................................................................................................................15
7.5 Pengendalian Peralatan Pemantauan dan Pengukuran.............................................................16
8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan.............................................................................................16
8.2 Pemantauan dan Pengukuran....................................................................................................16
8.2.2 Audit Internal..........................................................................................................................16
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses......................................................................................17
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk.....................................................................................17
8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai....................................................................................17
8.4 Analisis Data...............................................................................................................................18
8.5 Perbaikan...................................................................................................................................18
8.5.2 Tindakan Korektif....................................................................................................................18
8.5.3 Tindakan Pencegahan.............................................................................................................19

iv
1. PENDAHULUAN
1.1.Ruang Lingkup

Manual mutu merupakan dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu
dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di
lingkungan Universitas Brawijaya.

Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA2:2007. Manual
mutu ini berlaku untuk unit pelaksana di Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak, Program
Teknologi Informasi, Universitas Brawijaya.

1.2.Tujuan Manual Mutu

Manual Mutu ini bertujuan untuk:

a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan
pendidikan di Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak, baik dalam perencanaan, pelaksanaan,
evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam
memenuhi persyaratan pelanggan.
b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
c. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dengan persyaratan ISO 9001:2008.
d. Mencerminkan komitmen Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak dalam peningkatan mutu
secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang
terlibat dalam proses pendidikan.

2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU

Rujukan yang digunakan adalah:

a. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional

b. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003
c. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
d. Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008
e. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007
f. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya
g. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer

1
3. ISTILAH DAN DEFINISI
a. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam
memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer atau pelanggan
(stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat
b. Sistem Manajemen Mutu (SPM) adalah sistem manajemen untuk mengarahkan dan
mengendalikan suatu organisasi yang berkaitan dengan mutu dan merupakan sistem
manajemen terdokumentasi
c. Standar Mutu (SM) adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup
masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan yang harus dipenuhi oleh unit- unit
kerja. Suatu standar mutu terdiri atas beberapa parameter (elemen penilaian) yang dapat
digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk
menyelenggarakan programnya
d. Penjaminan Mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan
Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga Visi dan Misi PT
dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan
e. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah kegiatan penjaminan mutu yang dilakukan
internal di Universitas Brawijaya
f. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu
Pelanggan adalah perorangan atau badan yang menggunakan layanan pendidikan.
g. Pelanggan pada Universitas adalah mahasiswa sebagai pelanggan utama, orang tua
mahasiswa, dan pengguna lulusan
h. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya
i. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat
(sarana) untuk menjalankan SPMI yang meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen
Pendukung dan Borang

2
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1.Sekilas Tentang Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak PTIIK Universitas Brawijaya didirikan pada tanggal 12
Januari 2012 berdasarkan Surat Keputusan Ketua Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer
nomor 07.3/UN10.36/SK/2012.

Sejak berdiri laboratorium ini dikhususkan pada kegiatan praktikum di lingkungan Program
Teknologi Informsi dan Ilmu Komputer (PTIIK). Praktikum yang dilaksanakan pada Laboratorium ini
adalah praktikum rekayasa perangkat lunak dan pemrograman web. Pada bulan Oktober 2012
pengangkatan Kepala Laboratorium oleh Rektor Universitas Brawijaya melalui surat keputusan
dengan nomor : 483/SK/2012. Laboratorium Rekayasa Perangkat lunak saat ini dalam proses
pengembangan untuk memperoleh status akreditasi.

4.2.Organisasi Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak

Struktur dan tupoksi Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak Universitas Brawijaya
telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2008. Struktur dan tupoksi disusun sesuai kebutuhan
yang ada di Laboratorium tersebut.

Kepala Laboratorium

PRANATA
LABORATORIUM

ANGGOTA ASISTEN LABORATORIUM

Jalur Instruksi

Jalur Koordinasi

Gambar 1. Struktur Organisasi Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak

3
4.2.1. Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Laboratorium

Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak adalah pengelola
laboratorium dengan mendayagunakan seluruh sumber daya secara terencana, terawasi, dan
terevaluasi. Karena itu secara manajerial dan organisasi seorang Kepala Laboratorium mempunyai
tugas antara lain sebagai berikut:

a) Merancang sistem mutu prosedur tata kelola Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.
b) Menetapkan visi, misi, tujuan, serta kebijakan dan tujuan mutu Laboratorium Rekayasa
Perangkat Lunak.
c) Menetapkan sistem pemantauan, evaluasi, dan peningkatan tata/kegiatan Laboratorium
Rekayasa Perangkat Lunak.
d) Merencanakan kegiatan pendidikan penelitian dan pengabdian pada masyarakat di
Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.
e) Memberikan sarana bagi civitas akademika untuk melakukan pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi.
f) Menyiapkan jadwal kegiatan Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.
g) Mengkoordinasikan segala kegiatan yang dilaksanakan dalam Laboratorium Rekayasa
Perangkat Lunak.
h) Menjalin kerjasama dengan pihak luar dalam rangka resource sharing dan pemberdayaan
Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.
i) Melakukan kebutuhan sumber daya, pemantauan dan evaluasi atas ketersediaan sarana
prasarana dan kegiatan dalam Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.
j) Selain itu, seorang Kepala Laboratorium dalam pelaksanaan tugas sebagai pengelola
laboratorium dapat dibantu oleh teknisi dan laboran yang secara langsung bertanggung
jawab terhadapnya.
k) Memilih personil laboratorium, dan mengusulkannya kepada Ketua PTIIK.
l) Menetapkan tanggung jawab, wewenang, dan uraian tugas semua personil laboratorium,
beserta hirarki tugasnya.
m) Bertanggung jawab kepada Ketua PTIIK.

4.2.2. Tugas Pokok dan Fungsi Laboran

Berikut merupakan tugas dari Laboran :

a) Bertanggung jawab kepada Kepala Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.

b) Membantu Kepala Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak dalam menyusun rencana dan
program kerja atau kegiatan laboratorium.
c) Mengkoordinir, mengatur, mempersiapkan, dan mengawasi penggunaan laboratorium
untuk pratikum dan penelitian berdasarkan petunjuk dan arahan dari Kepala laboratorium
Rekayasa Perangkat Lunak.
d) Melakukan pemeliharaan dan penyimpanan, dan pencatatan alat-alat di dalam
Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.
e) Menyusun petunjuk teknis (SOP) penggunaan Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.

4
 f) Membantu Kepala Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak dalam menyusun rencana
pengadaan, perawatan peralatan laboratorium, berupa :
1. Mengajukan usulan bahan dan alat yang dibutuhkan tiap semester kepada Ketua
Program melalui Ketua Laboratorium.
2. Melaporkan kerusakan, kehilangan dan kekurangan – kekurangan fasilitas yang berada
dibawah tanggung jawab Ketua Laboratorium kepada Ketua Program.
g) Berhak menolak permintaan pemakaian Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak diluar
ketentuan yang berlaku;
h) Menyusun laporan pengelolaan Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak secara periodik.

4.2.3. Tugas Pokok dan Fungsi Anggota

Anggota laboratorium memiliki tugas sebagai berikut :

1. Bertanggung jawab kepada Kepala Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.

2. Membantu Kepala Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak dalam menyusun rencana dan
program kerja atau kegiatan laboratorium.
3. Membantu Kepala Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak dalam menyusun mutu
laboratorium.
4. Membantu kepala laboratorium dalam menyusun roadmap penelitian laboratorium
rekayasa perangkat lunak, serta memonitor proses berjalannya penelitian yang mendukung
roadmap penelitian lab.

4.3.Visi, Misi, dan Tujuan Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak

4.3.1. Visi

Menciptakan Riset, Pengembangan, dan Aplikasi di bidang Rekayasa Perangkat Lunak dalam skala
jurusan, fakultas, institut, regional dan nasional.

4.3.2. Misi

a. Sebagai wahana peningkatan kemampuan dan pemahaman mahasiswa di bidang rekayasa

perangkat lunak untuk menciptakan mahasiswa yang kreatif dan berkompeten
b. Menanamkan pemahaman tentang pentingnya tradisi penelitian dan pengabdian secara
simultan kepada civitas akademika teknik informatika Universitas Brawijaya
c. Memberikan sarana Pendidikan, yaitu melaksanakan praktikum dan praktek lapangan
sebagai penunjang perkuliahan, Kerja Praktek dan Tugas Akhir.
d. Memberikan sarana Penelitian Dosen dan Mahasiswa secara individu maupun kelompok
dalam mengembangkan dan menerapkan Iptek yang berhubungan dengan bidang rekayasa
perangkat lunak.

5
4.3.3. Tujuan Laboratorium

Berikut merupakan tujuan dari laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak :

1. Mengembangkan sumber daya laboratorium terpadu untuk peningkatan kualitas pelayanan

praktikum, penelitian, pembelajaran, dan pengembangan masyarakat
2. Pengembangan Sistem Manajemen Laboratorium yang sehat dan harmonis
3. Pengembangan kelembagaan Laboratorium yang kuat dan dinamis serta meningkatkan
kapabilitas dan kompetensi SDM

4.3.4. Motto dan Janji Pelayanan

Motto :

“Tangguh Tanggap Tepat Terjamin”

Janji Pelayanan :

1. Melayani dengan Senyum, Sapa, Sopan, Santun, Sigap dan Selesai (S6)
2. Memberikan Informasi Layanan secara Tepat, Terbuka, Transparan, Tuntas, Terakses Secara
Manual dan Online
3. Menyajikan data yang Akurat, Valid dan Actual (AUA)
4. Mengakomodir Keluhan, Saran dan Kritik (KSK)
5. Menciptakan suasana Pelayanan yang Prima dan sepenuh hati

4.4.Sistem Dokumentasi Audit

Sesuai dengan tujuan Manual Mutu Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak, maka sistem
dokumentasi dalam penunjang mutu mengacu pada dokumen-dokumen yang telah disusun pada
implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya dan Landasan Kebijakan
Manajemen Mutu. Sistem yang dianut ialah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi, Misi, dan
Tujuan Laboratorium; Manual Mutu Program Teknologi Informasi dan Ilmu Kompute, dokumen
mutu (Manual Mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Borang dan Dokumen Pendukung). Daftar
Keseluruhan dokumen tercantum seperti dibawah ini :

Tingkat Dokumen Kode

Manual Mutu
Program Kerja
Manual Prosedur
Pelaksanaan Praktikum
Pengajuan Cetak Modul Praktikum
Pengajuan Dana Bantuan Praktikum
Perekrutan Asisten
Laboratorium Peminjaman Fasilitas Laboratorium Untuk

6
Rekayasa Perangkat Tugas Akhir
Lunak Peminjaman Ruang Laboratorium
Pengajuan Peralatan Laboratorium
Perawatan dan Perbaikan Peralatan
Praktikum Laboratorium
Komplain Layanan laboratorium
Pemakaian Peralatan Laboratorium
Masuk Laboratorium RPL
Pembagian Ruang Secara Fungsional-
Laboratorium
Pengarsipan Berkas
Instruksi Kerja Prosedur
Pelaksanaan Praktikum
Pengajuan Cetak Modul Praktikum
Pengajuan Dana Bantuan Praktikum
Perekrutan Asisten
Peminjaman Fasilitas Laboratorium Untuk
Tugas Akhir
Peminjaman Ruang Laboratorium
Pengajuan Peralatan Laboratorium
Perawatan dan Perbaikan Peralatan
Praktikum Laboratorium
Komplain Layanan laboratorium
Pemakaian Peralatan Laboratorium
Masuk Laboratorium RPL
Pembagian Ruang Secara Fungsional-
Laboratorium
Pengarsipan Berkas

Sedangkan proses utama (bisnis proses) dalam penyediaan jasa layanan pendidikan sumber
daya manusia yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan digambarkan seperti gambar dibawah
ini:

Gambar 2. Proses Bisnis Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak

7
 Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit mutu. Audit
Internal dilaksanakan setidaknya satu kali dalam satu tahununtuk mengukur terpenuhinya
persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan Standar Pelayanan Laboratorium yang ditetapkan
oleh Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer.

Pedoman pelaksanaan audit internal tertuang dalam Manual Prosedur (MP) Audit Internal
Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak. Audit eksternal dilaksanakan untuk Laboratorium Rekayasa
Perangkat Lunak untuk mengukur pemenuhan SMM ISO 9001:2008 yang dinyatakan dalam
perolehan sertifikat.

Gambar 3. Siklus Sistem Penjaminan Internal

5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1.Komitmen Manajemen

Untuk menjalankan strategi, sistem dan prosedur suatu organisasi sehingga organisasi
menjadi berkualitas, peran pemimpin sangat penting. Berkaitan dengan kualitas ini, pemimpin dalam
hal ini mempunyai berbagai peran, yang meliputi :

a) Kualitas adalah masalah budaya dimana pemimpinlah yang paling bertanggung jawab atas
pengembangan budaya kualitas.
b) Pemimpin sebagai pembangun budaya hendaknya memperhatikan:
1. Kualitas interaksi
2. Strategi komunikasi
3. Purposing
4. Pay attention to little thing
c) Budaya kualitas harus dibiasakan dan diharmonisasikan dan dikembangkan berdasar budaya
yang telah ada, berdasar praktek-praktek yang baik yang telah ada dalam suatu organisasi.
d) Kualitas itu telah ada pada setiap institusi pendidikan, TQM mengembangkannya menjadi
perbaikan kualitas secara terus menerus (continuous improvement)
e) TQM menuntut ketekunan dan kesabaran, bukan sesuatu yang dapat diperkenalkan dalam
semalam.

8
 5.2.Penetapan dan Persyaratan Pelanggan

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak dalam rangka memenuhi kepuasan pelanggan

(customer satisfaction) berkomitmen penuh dan fokus kepada pelanggan, melalui serangkaian
aktivitas penilaian dan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan Laboratorium Rekayasa Perangkat
Lunak. Pelanggan yang dimaksud dalam PS Pascasarjana FPIK-UB memiliki persyaratan sebagai
berikut:

1. Mahasiswa/Peserta Pelatihan

Persyaratan:

a) Mahasiswa dengan status aktif di Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer
b) Peserta yang dikirim oleh lembaga untuk mengikuti pelatihan di JProgram Teknologi
Informasi dan Ilmu Komputer
c) Mahasiswa Universitas Brawijaya
2. Dosen & Karyawan

Persayaratan :

a) Dosen atau karyawan yang menjadi warga Universitas Brawijaya dibuktikan dengan
kartu tanda pegawai untuk tujuan Penelitian, Pengabdian Masyarakat dan Pendidikan.
3. Lembaga, Institusi, Perusahaan dan Alumni

Persyaratan :

a) Diperkenankan menggunakan layanan Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak untuk

tujuan Penelitian, Pengabdian Masyarakat dan Pendidikan dengan tarif yang telah
ditetapkan.
4. Ketua Program

Persyaratan: Pimpinan tertinggi di tingkat Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer

Kepuasan Pelanggan Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak mengidentifikasi dan

mendokumentasikan kebutuhan dan harapan pelanggan (mahasiswa) yang ditetapkan dalam
persyaratan yang mencakup spesifikasi dan kompetensi lulusan. Persyaratan pelanggan dinyatakan
secara jelas dalam dokumen Pedoman Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer. Untuk unit
pendukung, melakukan layanan prima dengan melakukan migrasi dari manajemen konvensional
menuju berbasis Teknologi Informasi.

Kepuasan Mahasiswa dicapai dan diukur dengan:

a) Setiap mahasiswa mendapatkan hak yang sama untuk menggunakan layanan Laboratorium
Rekayasa Perangkat Lunak
b) Mendapat fasilitas keluhan ketidakpuasan pelayanan laboratorium melalui fasilitas E-
Complaint dan layanan email.
c) Kuesioner layanan yang diberikan kepada mahasiswa

9
Kepuasan Pengguna Lulusan (Perusahaan/Instansi) dicapai dan diukur

a) Mutu pelatihan, penelitian, dan pengabdian memberi manfaat sesuai yang diharapkan.
b) Kuesioner layanan kepada pelanggan

Kepuasan Ketua Program Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer dicapai dan diukur dengan:

a) Laporan Ketua Laboratorium melalui rapat-rapat koordinasi dan laporan akhir tahun.
b) Hasil Audit Internal Fakultas/Program melalui GJM
c) Hasil Audit Internal Universitas malalui PJM

5.3.Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

5.3.1. Tanggung Jawab dan Wewenang

Tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang dalam struktur organisasi

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak sudah ditetapkan secara rinci dan jelas dalam Tugas Pokok
dan Fungsi. MR bertanggung jawab dan mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi,
dan memelihara pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu dan dibantu dengan anggota laboratorium

5.3.2. Komunikasi Internal

Ketua Laboratorium harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk
mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu,
persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam
peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi
dalam pencapaiannya. Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan-balik sebagai
bentuk keterlibatan anggota organisasi.

5.4.Tinjauan Manajemen

Tinjauan manajemen dilakukan, yaitu terutama setelah selesai dilakukan Audit Internal
Mutu (AIM) dengan cara mengadakan pertemuan antara pengurus Laboratorium Rekayasa
Perangkat Lunak, dalam rangka melihat, mengevaluasi hasil AIM dan memperbaiki jika ada
kekurangan dan mencegah serta meningkatkan mutu jika hasil AIM sangat baik. Selain itu juga
mengevaluasi sasaran mutu yang telah ditetapkan.
Adapun materi rapat antara lain membahas hasil audit, umpan balik pelanggan, kinerja
proses dan kesesuaian produk, status tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari
tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu
dan rekomendasi untuk peningkatan.
Hasil tinjauan manajemen berupa perbaikan atas temuan audit, peningkatan mutu
berkelanjutan, kebutuhan sumberdaya. Hasil tersebut akan disampaikan kepada semua dosen dan
staf pendukung akademik pada saat rapat rutin jurusan.

10
6. Pengelolaan Sumberdaya
6.1.Penyediaan Sumberdaya

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak menentukan dan menjamin ketersediaan sumber

daya yang dibutuhkan dengan tujuan menerapkan, memelihara sistem manajemen mutu dan terus
menerus mengembangkan efektivitasnya. Hal ini termasuk sumber daya yang digunakan untuk
menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen, kepuasan pelanggan dan pihak lain yang terkait.
Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak telah membuat rencana pengembangan sumber daya
sesuai dengan visi Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.

6.2.Sumberdaya Manusia

Setiap personel yang terlibat dalam Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak sangat
berpengaruh besar terhadap mutu produk. Di dalam organisasi JLaboratorium Rekayasa Perangkat
Lunak, setiap personel memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan dan pengalaman.
Ketua Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak akan selalu memastikan bahwa kompetensi dan
pengalaman yang dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja organisasi yang efektif. Untuk
memenuhi tuntutan terhadap tanggung jawab sebagaimana ditetapkan dalan SMM, maka
Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak:

a) Menempatkan personel yang sesuai dengan kompetensinya pada bidang yang relevan
sehingga mutu produk terjamin;
b) Mengadakan pelatihan bagi anggota baru dan pendampingan bagi pemula;
c) Mengevaluasi efektivitas proses, kinerja dan tindakan yang dilakukan;
d) Memastikan keterlibatan dan kepedulian tiap personil dengan kontribusinya dalam usaha
pencapaian sasaran mutu;
e) Pemeliharaan rekaman sesuai dengan pelatihan dan pengalaman kerja;
f) Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan sumber daya untuk
menghasilkan produk.

6.2.1 Umum

Sumberdaya (Dosen) yang bertanggung jawab untuk mendampingi mahasiswa dalam proses
penyelenggaraan layanan praktikum, penelitian, pengabdian, dan pendidikan harus ada kesesuaian
antara keahlian dengan mata kuliah yang diampu serta berpengalaman di bidangnya. Laboratorium
Rekayasa Perangkat Lunak memastikan bahwa sumber daya manusia yang bertugas memiliki
persyaratan tersebut.

6.2.2 Kompetensi, Pelatihan dan kepedulian

Dosen Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak mengikuti kegiatan seminar/pelatihan.

Daftar kegiatan dosen Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak disajikan pada tabel di bawah.
Disamping mengirimkan dosennya untuk mengikuti seminar dan pelatihan yang diadakan oleh pihak
lain, Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak juga menyelenggarakan berbagai pelatihan bagi
anggotanya.

11
 Selain dosen, SDM yang juga berpengaruh pada pelayanan adalah karyawan. Oleh karena itu
Karyawan harus memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan formal, pelatihan dan pengalaman.
Kepala Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak akan selalu memastikan bahwa kompetensi dan
pengalaman yang dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja organisasi yang efektif. Oleh karena
rekruitmen karyawan dilakukan melalui kebijakan Universitas atau Fakultas, maka Laboratorium
Rekayasa Perangkat Lunak hanya mengusulkan penambahan karyawan untuk ditempatkan di
Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak. Untuk meningkatkan kompetensi karyawan, secara
periodi, Universitas atau Fakultas mengadakan pelatihan yang mendukung tugas karyawan. Antara
lain pelatihan pelayanan prima, pelatihan pembuatan blog, dsb. Berkaitan dengan aturan
kedisiplinan karyawan ditetapkan oleh fakultas.

6.3.Prasarana

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak menyediakan dan memelihara beberapa

infrastruktur yang diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam pencapaian sistem manajemen
mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk
meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Prasarana yang dibutuhkan meliputi ruang
laboratorium, ruang dosen, ruang rapat dan ruang kepala laboratorium. Sementara itu, sarana yang
disediakan meliputi alat komunikasi ( internet), komputer, scanner, printer, faksimile, papan tulis,
software, meja, hotspot area,kursi dan lemari dokumen.

Pelayanan berdasarkan kenyamanan kepada pengguna layanan dengan selalu

membersihkan ruangan laboratorium yang merupakan pusat layanan Laboratorium Rekayasa
Perangkat Lunak. Sedangkan sarana untuk menyampaikan keluhan, pelanggan telah disediakan
sarana e-complain dan e-mail.

6.4.Lingkungan Kerja

Seluruh personil Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak bertanggung jawab untuk

menciptakan suasana kerja yang nyaman, dinamis, dan produktif. Dalam penetapan infrastruktur
dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut :

a. Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja.

b. Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja, sasaran, kemampuan
pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan pembaharuan.

12
7. Realisasi Produk
7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak telah merancang spesifikasi produk dan telah
merencanakan proses yang diperlukan untuk merealisasikannya. Perencanaan realisasi produk
berjalan sesuai dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen mutu. Dalam
perencanaan realisasi produk, Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak telah menetapkan hal-hal
sebagai berikut:

a) Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk

b) Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan sumber daya untuk
menghasilkan produk

Selain itu Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak bersama dengan fakultas telah
merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk sitasi hasil
penelitian, dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan,
tinjauan dan pemutakhiran telah merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh
proses. Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat telah meningkatkan kompetensi
civitas akademika dan menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, rancangan strategi,
atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat.

Proses Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat telah dikendalikan meliputi

asesmen payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria
evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Metode
pengendalian merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi
prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima.
Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut telah didokumentasikan dan
prosedur atau instruksi telah dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan telah dilakukan
untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman telah dipelihara. Adapun
metode pengendalian yang diterapkan oleh Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak adalah dengan
melakukan Evaluasi setiap akhir semester berupa rapat lab untuk memantau perkembangan.

7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan

Pelanggan dalam proses bisnis Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak adalah seluruh pihak yang
dapat dikategorikan sebagai stakeholders. Pelanggan utama adalah Mahasiswa dan Dosen sebagai
masukan dalam sebuah proses. Berkaitan dengan hal tersebut realisasi produk yang telah
dilaksanakan sebagai berikut:

a) Pelaksanaan Praktikum
b) Pengajuan Cetak Modul Praktikum
c) Pengajuan Dana Bantuan Praktikum
d) Perekrutan Asisten
e) Peminjaman Fasilitas Laboratorium Untuk Tugas Akhir

13
 f) Peminjaman Ruang Laboratorium
g) Pengajuan Peralatan Laboratorium
h) Perawatan dan Perbaikan Peralatan Praktikum Laboratorium
i) Komplain Layanan laboratorium
j) Pemakaian Peralatan Laboratorium
k) Masuk Laboratorium RPL
l) Pembagian Ruang Secara Fungsional-Laboratorium
m) Pengarsipan Berkas

7.2.1 Komunikasi Pelanggan

Komunikasi dengan pelanggan diperlukan dalam rangka untuk mewujudkan pelayanan

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak kepada para pelanggan. Dari komunikasi yang
diselenggarakan diharapkan mampu menghasilkan kebijakan yang saling menguntungkan antara
pihak pelanggan dengan pihak para pelanggan. Laboratorium secara transparansi memberikan
informasi yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan perkuliahan. Pelanggan dapat
menyampaikan aspirasi berupa saran, kritik atau masukan kepada pihak jurusan. Komunikasi
tersebut dilaksanakan melalui tatap muka langsung, faximile, telepon, email, surat – menyurat atau
melalui website: www.ub.ac.id / ptiik.ub.ac.id/labrpl. Aspirasi tersebut selanjutnya dibahas dalam
rapat lab untuk menentukan kebijakan yang tepat. Dengan demikian para pelanggan mendapatkan
kemudahan setiap kali berkomunikasi tanpa harus terhambat oleh ruang dan waktu. Para pelanggan
juga merasa dihargai karena setiap aspirasi yang diberikan diperhatikan dan diberikan solusi yang
tepat, sehingga mereka puas dengan segala bentuk pelayanan yang disediakan oleh laboratorium.

7.3 Pembelian

Pengadaan barang dan infrastruktur pada Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak

dilakukan oleh pihak Program/fakultas usulan dari laboratorium.

7.3.1 Proses Pembelian

Sebelum melakukan pembelian, perlu dilakukan identifikasi kebutuhan dan dihitung secara
tepat dan akurat. Proses pembelian juga mencakup investasi peningkatan SDM. Dalam proses
pembelian, analisa terhadap kinerja pemasok dan lembaga sejenis dilakukan secara masak dengan
memperhitungkan rekam jejak mitra pemasok.

7.3.2 Informasi Pembelian

Informasi pembelian adalah info tentang kebutuhan barang dan layanan peningkatan SDM
dengan mendasarkan pada keperluan yang disesuaikan dalam rangka menunjang efektifitas kinerja
organisasi. Informasi pembelian akan menjadi data yang sangat bermanfaat bagi pemasok dalam
menyediakan kebutuhan yang diinginkan Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak.

14
7.3.3 Verifikasi Produk yang Dibeli
Kepala Tata Usaha bekerjasama dengan PD II secara koordinatif melakukan verifikasi
pembelian dalam rangka menjamin mutu dan standar produk yang dibeli.

7.4 Produksi dan Penyediaan Jasa

7.4.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa
Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran yang digunakan oleh Laboratorium
Rekayasa Perangkat Lunak telah didokumentasikan dalam dokumen Manual Prosedur: Audit Internal
dan Penanganan Produk Tidak Sesuai.
7.4.2 Validasi Proses Produksi dan Penyediaan Jasa
Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak merencanakan dan melaksanakan tugas di bawah
kondisi terkendali. Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak mengidentifikasi setiap komponen dan
produk dari setiap proses pelaksanaan tugas sampai pengiriman ke pengguna jasa. Untuk
merencanakan dan melaksanakan pengendalian proses produksi, Laboratorium Rekayasa Perangkat
Lunak melakukan hal-hal sebagai berikut:
a) Menyediakan informasi yang menggambarkan karakteristik produk.
b) Menyediakan MP dan IK.
c) Menggunakan peralatan kerja yang sesuai.
d) Menyediakan sarana pemantauan dan pengukuran keberhasilan.
e) Menerapkan pemantauan dan pengukuran keberhasilan.
7.4.3 Identifikasi dan Mampu Telusur
Setiap kegiatan Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunaktentang segala pelayanan
semuanya terekam dalam Manual Prosedur sehingga mudah untuk diidentifikasi setiap jenis
pelayanan.
7.4.4 Preservasi Produk
Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak menyimpan dokumen dan produk layanan dari
pelanggan. Produk layanan teridentifikasi dan terpelihara dengan baik,sehingga tetap memenuhi
persyaratan saat diperlukan kembali oleh pelanggan.

7.5 Pengendalian Peralatan Pemantauan dan Pengukuran

Pengendalian yang meliputi identifikasi, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan disposisi
produk- produk yang tidak sesuai, serta pemberitahuan kepada bidang terkait. Dilakukan dengan
cara:
a) Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian.
b) Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui konsesi oleh pihak
berwenang yang relevan misalnya Rektor atau Pembantu Rektor I.
c) Melakukan tindakan pencegahan pemakaian.

15
8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan
8.1 Umum

Hasil dari upaya pemantauan dan pengukuran akan dipergunakan sebagai pertimbangan
dalam meningkatkan dan melakukan perbaikan kinerja didalam lingkup manajemen mutu yang
mendukung terselenggaranya proses layanan laboratorium yang ideal.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

Pemantauan dan pengukuran Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak dilakukan melalui

pemantauan dan pengukuran proses dan pemantauan dan pengukuran produk. Pemantauan dan
Pengukuran tersebut dilakukan dengan cara mengidentifikasi kepuasan pelanggan dan audit internal
secara periodik.

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Selain untuk mencapai Visi dan Misi, Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak akan
memberikan pelayanan pendidikan kepada pelanggan utama mahasiswa.

8.2.2 Audit Internal

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak menjadwalkan rencana audit internal tiap

semester untuk memastikan jika SMM:

a) Sesuai dengan perencanaan yang disusun

b) Memenuhi persyaratan standar internasional dan persyaratan sistem manajemen mutu yang
ditetapkan organisasi
c) Dipelihara dan diterapkan secara efektif. Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan
kriteria yang ditetapkan harus dipelihara.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak menentukan metode yang diperlukan dan

digunakan untuk melakukan pengukuran kinerja sistem manajemen mutu dalam organisasi. Yang
menjadi variabel terikat adalah kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan dapat dipantau melalui
kuisioner tervalidasi yang secara rutin disampaikan kepada pelanggan. Organisasi merencanakan
program audit internal dengan proses yang tepat sesuai lingkup diaudit, termasuk
mempertimbangkan hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit telah
ditentukan, seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus dapat memastikan sasaran dan kejujuran
dari proses tersebut. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.

Hasil audit dicatat dalam prosedur yang terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung
jawab untuk lingkup yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan yang dilakukan tidak
tertunda sehingga hal ini menghilangkan deteksi ketidaksesuaian dan penyebabnya. Laboratorium
Rekayasa Perangkat Lunak menggunakan metode yang tepat untuk pemantauan dan pengukuran
proses sistem manajemen mutu. Metode tersebut dapat mengukur mutu proses dan capaian hasil
yang telah ditargetkan. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi dan

16
tindakan pencegahan yang tepat sehingga kesesuaian produk terjamin. Metode yang digunakan
adalah dengan membagikan kuisioner kepada mahasiswa setiap akhir semester untuk menilai
kinerja proses pelayanan dan proses belajar-mengajar. Hasil evaluasi tersebut disampaikan kepada
pihak terkait untuk mendapatkan respon berupa tindakan konstruktif.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak memantau dan mengukur karakteristik produk
untuk memastikan jika persyaratan produk telah terpenuhi. Hal ini dilaksanakan pada penanggung
jawab proses realisasi produk menurut pengaturan yang sudah direncanakan. Dalam pengukuran
kinerja sistem manajemen yang mengacu pada kepuasan pelanggan, diterapkan persyaratan
sebagai berikut:
a) Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi terkait;
b) Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan;
c) Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya dilakukan secara rutin.

8.3 Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak memastikan bahwa produk yang tidak sesuai
dengan persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah penggunaannya. Pengendalian dilakukan
oleh Kepala Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak dibantu oleh anggota dengan menetapkan
dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk menangani hal ini. Pengendalian yang meliputi
identifikasi, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan disposisi produk-produk yang tidak sesuai, serta
pemberitahuan kepada bidang terkait. Pengendalian dilakukan dengan:
a) Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian;
b) Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui konsesi oleh pihak
berwenang yang relevan misalnya dekan atau Pembantu Dekan I;
c) Melakukan tindakan pencegahan pemakaian.

8.4 Analisis Data

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak menentukan, mengumpulkan dan menganalisis
data yang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen mutu serta
mengevaluasi efektivitas peningkatan berkelanjutan. Data dihasilkan dari pemantauan, pengukuran
dan dari sumber lainnya yang relevan. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan
dengan:
a) Kepuasan pelanggan;
b) Kesesuaian dengan persyaratan produk;
c) Karakteristik dan kecenderungan proses maupun produk, termasuk tindakan pencegahan
dan korektif.
Analisis Data yang dilakukan oleh Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak dilakukan setiap
akhir semester, setelah proses pengumpulan data selesai.

17
8.5 Perbaikan

8.5.1 Perbaikan Berkesinambungan

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap

efektivitas SMM melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data,
tindakan korektif dan pencegahan serta tinjauan manajemen. Tindakan korektif dan pencegahan
dilakukan untuk mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah ketidaksesuaian
terulang kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab
ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan.

8.5.2 Tindakan Korektif

Tindakan korektif yang telah dijalankan oleh Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunakantara
lain:

a) Telah menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan

tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang
peningkatan;
b) Mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan
proses pemberian layanan pelanggan;
c) Setiap tindakan korektif selalu direkam dan didokumentasikan dengan baik.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Laboratorium Rekayasa Perangkat Lunak menetapkan manual prosedur (prosedur

terdokumentasi) untuk tindakan pencegahan beradasar atas dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian
potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan
(mahasiswa dan pihak terkait).

Setiap tindakan pencegahan telah direkam dan dikomunikasikan ke semua bidang organisasi
yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan pencegahan dikomunikasikan/disosialisasikan kepada
semua bagian organisasi.

18