2020 - Buku Pedoman DMO

SATYAM EVA JAYATE | i
KATA PENGANTAR
OM Swastyastu
Puji Anggayubagya kami haturkan atas waranugraha Ida sang Hyang Widhi Wasa/Ranyig Hatala
langit yang senantiasa memberikan kekuatan hidup pada kita semua.
Dalam masa perjalannya, KMHDI sebagai organisasi kaderisai berupaya untuk terus menempa
diri dalan setiap kesempatan. Proses pendidikan yang dijalani tidak bisa selalu disamakan dengan
pendidikan formal, tetapi lebih pada pendidikan mental dan karakter. Kenapa hari ini pendidikan
kaderisasi itu menjadi sangat penting adalah karena untuk membentuk kader yang mempuni dalam
melaksanakan swadharmanya. Bagi KMHDI, hanya ada dua hal yang harus dilakukan dalam lingkup
hidup ini, yakni dharma agama dan dharma negara.
Tantangan yang dihadapi organisasi adalah sebuah persoalan di dalam masyarakat dan bangsa.
persoalan itu tentunya menjadi bagian KMHDI untuk turut serta dan terlibat dalam penyelesaianya.
Sehingga diperluakan sarana yang layak berupa materi sebagai bekal kader KMHDI untuk aktif dalam
setiap kondisi. Tentu meteri pendidikan kader KMHDI juga harus relevan dengan perkembangan isu
dan wacana. Berangkat dari problematika yang ada di masyarakat tersebut, maka kami pengurus
Pimpinan Pusat KMHDI periode 2018-2020 melakukan perbaikan Buku Panduan Diklat Manajemen
Organisasi (DMO) yang disusun oleh pengurus Pimpinan Pusat KMHDI periode 2016-2018.
Kami menyadari masih banyak kekurangan yang terdapat dalam buku ini, dengan semangat
yang menggelora akan hausnya pendidikan, kami yakin buku panduan ini kan membantu kader KMHDI
untuk terus berproses meningkatkan kualitasnya. Semoga buku panduan kaderisasi ini dapat
dipergunakan oleh seluruh kader KMHDI.
OM Shanti Shanti Shanti OM
Jakarta, 01 April 2020
Pimpinan Pusat KMHDI Periode 2018 – 2020
SATYAM EVA JAYATE | ii

PENYUSUNAN BUKU
Edisi Pertama
Penyusunan : Konferensi Pendidikan Kaderisasi Nasional (Konfrendiknas) KMHDI, tanggal 8 - 11
Maret 2018 di Jakarta
Penetapan : Rapat Pimpinan Nasional (Rapimnas) X KMHDI, tanggal 1 April 2018 di Jakarta
Edisi Kedua
Penyusunan : Konferensi Pendidikan Kaderisasi Nasional (Konfrendiknas) II KMHDI, tanggal 28
Februari - 3 Maret 2020 di Jakarta
Penetapan : Rapat Pimpinan Nasional (Rapimnas) XIII KMHDI, tanggal 1 April 2020 di Jakarta
SATYAM EVA JAYATE | iii

ISI BUKU
Silabus
Silabus adalah rencana pembelajaran yang dapat digunakan sebagai acuan oleh pemateri agar materi
pembelajaran yang disampaikan sesuai dengan tujuan dari materi tersebut. Silabus menjelaskan judul,
materi pokok dan sub materi, tujuan pembelajaran, metode penyajian, alokasi waktu, evaluasi, dan
referensi materi.
Materi
Materi adalah bahan ajar yang digunakan sebagai sumber pokok referensi oleh pemateri sebelum
disampaikan kepada peserta. Pemateri dapat mengembangkan materi yang dituliskan dalam buku ini,
namun harus sesuai dengan silabus yang sudah ditetapkan.
Petunjuk Pelaksanaan (Juklak)

Juklak adalah petunjuk pelaksanaan yang dapat digunakan sebagai acuan dasar pelaksanaan kegiatan
oleh penyelenggara (panitia). Juklak berisikan tahapan-tahapan teknis pelaksanaan kegiatan secara
umum, sehingga penyelenggara dapat mengembangkan lagi konsep pelaksanaan kegiatan asalkan
tidak melanggar esensi dan tujuan dari kegiatan.
SATYAM EVA JAYATE | iv

DAFTAR ISI
Kata Pengantar ................................................................................................................................... ii

Penyusunan Buku ............................................................................................................................... iii
Isi Buku ............................................................................................................................................... iv
Daftar Isi .............................................................................................................................................. v
Daftar Gambar ..................................................................................................................................... viii
Daftar Tabel ........................................................................................................................................ ix
Sistem Kaderisasi KMHDI ................................................................................................................... x
Pengantar DMO .................................................................................................................................. xiii
BAB I ANALISIS SWOT

SILABUS ............................................................................................................................................. 1
1.1 PENGERTIAN ANALISIS SWOT ................................................................................................... 2
1.2 FUNGSI ANALISIS SWOT ............................................................................................................ 2
1.3 MODEL ANALISIS SWOT ............................................................................................................. 3
1.3.1 Model Kuantitatif .................................................................................................................. 3
1.3.2 Model Kualitatif..................................................................................................................... 4
BAB II GARIS-GARIS BESAR PROGRAM KERJA (GBPK)

SILABUS ............................................................................................................................................. 6
2.1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................... 7
2.2 BAGIAN-BAGIAN GBPK ............................................................................................................... 8
2.3 CONTOH GBPK ............................................................................................................................ 8
2.4 HUBUNGAN GBPK, STRUKTUR ORGANISASI, REKOMENDASI DAN PROGRAM
KERJA .......................................................................................................................................... 10
2.4.1 Hubungan GBPK dalam Penyusunan Struktur Organisasi.................................................... 10
2.4.2 Hubungan GBPK dalam Penyusunan Rekomendasi ............................................................ 10
2.4.3 Hubungan GBPK dalam Penyusunan Program Kerja ........................................................... 10
BAB III PROGRAM KERJA

SILABUS ............................................................................................................................................. 11
3.1 PENGERTIAN PROGRAM KERJA ................................................................................................ 12
3.2 JENIS-JENIS PROGRAM KERJA ................................................................................................. 12
3.3 MEMBUAT PROGRAM KERJA ..................................................................................................... 13
3.4 HUBUNGAN PROGRAM KERJA, KALENDER KEGIATAN, DAN JOB DESCRIPTION................. 13
3.4.1 Hubungan Program Kerja dengan Kalender Kegiatan .......................................................... 13
3.4.2 Hubungan Program Kerja dengan Job Description ............................................................... 14
BAB IV ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

SILABUS ............................................................................................................................................. 15
4.1 PENGERTIAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN KMHDI ...................................................... 16
4.2 ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT ........................................................................................... 16
4.2.1 Pengeluaran Surat Organisasi.............................................................................................. 16
SATYAM EVA JAYATE | v

4.2.2 Jenis Surat KMHDI ............................................................................................................... 17
4.2.3 Aturan Dasar Surat............................................................................................................... 18
4.2.4 Struktur Penulisan Surat....................................................................................................... 19
4.3 KEARSIPAN KMHDI...................................................................................................................... 21
4.3.1 Alat dan Jumlah Kearsipan ................................................................................................... 21
4.3.2 Kode Map/Arsip KMHDI ....................................................................................................... 21
4.3.3 Kode Arsip Surat Bentuk Khusus ......................................................................................... 22
4.3.4 Pencatatan Aktifasi Surat ..................................................................................................... 22
4.4 INVENTARISASI ORGANISASI .................................................................................................... 22
BAB V ADMINISTRASI KEUANGAN

SILABUS ............................................................................................................................................. 24
5.1 PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN ................................................................................ 25
5.2 PERENCANAAN ANGGARAN ...................................................................................................... 25
5.2.1 Rencana Anggaran Kepengurusan ...................................................................................... 25
5.2.2 Rencana Anggaran Biaya Kepanitiaan ................................................................................. 26
5.3 PEMBUKUAN ................................................................................................................................ 27
5.4 LAPORAN KEUANGAN ................................................................................................................ 29
5.4.1 Unsur-unsur dalam Laporan Keuangan (Pengurus dan Panitia) ........................................... 29
5.4.2 Laporan Keuangan Kepanitiaan ........................................................................................... 30
5.4.3 Laporan Keuangan Kepengurusan ....................................................................................... 33
BAB VI PROPOSAL KEGIATAN DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAB (LPJ)

SILABUS ............................................................................................................................................. 41
6.1 PENGERTIAN PROPOSAL ........................................................................................................... 42
6.2 SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL...................................................................................... 43
6.3 PENGERTIAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) KEGIATAN .................................... 44
6.4 STRUKTUR DASAR PENYUSUNAN LPJ ..................................................................................... 45
6.4.1 Surat Pengantar ................................................................................................................... 45
6.4.2 Pengantar ............................................................................................................................ 45
6.4.3 Isi LPJ .................................................................................................................................. 46
BAB VII MUSYAWARAH KMHDI DAN TEKNIK PERSIDANGAN

SILABUS ............................................................................................................................................. 48
7.1 PENGERTIAN MUSYAWARAH..................................................................................................... 49
7.2 JENIS-JENIS MUSYAWARAH DALAM KMHDI ............................................................................. 49
7.2.1 Mahasabha, Lokasabha, Sabha, dan Muskom ..................................................................... 49
7.2.2 Rapat Kerja (Raker) ............................................................................................................. 50
7.2.3 Rapat Koordinasi (Rakor) ..................................................................................................... 50
7.2.4 Rapat Pimpinan (Rapim) ...................................................................................................... 50
7.3 TEKNIK PERSIDANGAN KMHDI .................................................................................................. 51
7.3.1 Pengertian Persidangan ....................................................................................................... 51
7.3.2 Jenis-jenis Persidangan ....................................................................................................... 51
7.4 ATURAN-ATURAN DALAM PERSIDANGAN ................................................................................ 52
SATYAM EVA JAYATE | vi

7.4.1 Aturan Penulisan Bab, Psal, Ayat, dan Poin dalam Materi Persidangan ............................... 52
7.4.2 Aturan Personalia Sidang ..................................................................................................... 53
7.4.3 Aturan Ketukan Palu dan Kondisi-kondisi Lain ..................................................................... 54
7.4.4 Interupsi ............................................................................................................................... 55
7.4.5 Tata Tertib ............................................................................................................................ 56
7.4.6 Sanksi-sanksi ....................................................................................................................... 56
BAB VIII PETUNJUK PELAKSANAAN (JUKLAK)

8.1 UMUM ........................................................................................................................................... 57
8.2 OUTPUT........................................................................................................................................ 57
8.3 TUJUAN ........................................................................................................................................ 57
8.4 SYARAT PESERTA....................................................................................................................... 57
8.5 SYARAT PEMATERI ..................................................................................................................... 57
8.6 MATERI......................................................................................................................................... 57
8.7 TAHAPAN PELAKSANAAN........................................................................................................... 58
8.7.1 Registrasi ............................................................................................................................. 58
8.7.2 Materi dan/atau Praktik ........................................................................................................ 58
8.7.3 Evaluasi Kehadiran .............................................................................................................. 59
8.7.4 Lulus dan Sertifikat ............................................................................................................... 59
LAMPIRAN
SATYAM EVA JAYATE | vii

DAFTAR GAMBAR
Gambar 5.1 Contoh Laporan Penggunaan Dana (Kepanitiaan) ........................................................... 32

Gambar 5.2 Contoh Laporan Aktivitas ................................................................................................. 36
Gambar 5.3 Contoh Laporan Posisi Keuangan .................................................................................... 37
Gambar 6.1 Bagan Hubungan antara Proposal dengan Langkah-langkah Perencanaan
Sebelumnya ........................................................................................................................................ 42
Gambar 6.2 Lampiran Sponsorship ..................................................................................................... 44
Gambar 6.3 Bagan Surat Laporan Pertanggungjawaban ..................................................................... 45
Gambar 8.1 Alur Tahapan Pelaksanaan Diklat Manajemen Organisasi (DMO) KMHDI ....................... 58
SATYAM EVA JAYATE | viii

DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Contoh Program Kerja ......................................................................................................... 13

Tabel 3.2 Contoh Kalender Kegiatan ................................................................................................... 14
Tabel 3.3 Contoh Job Description ........................................................................................................ 14
Tabel 4.1 Kode Surat KMHDI .............................................................................................................. 19
Tabel 4.2 Kode Wilayah Pimpinan Daerah .......................................................................................... 20
Tabel 4.3 Kode Wilayah Pimpinan Cabang .......................................................................................... 20
Tabel 4.4 Pencatatan Aktifasi Surat Bentuk Umum (Masuk) ................................................................ 22
Tabel 4.5 Pencatatan Aktifasi Surat Bentuk Khusus (Masuk) .............................................................. 22
Tabel 4.6 Pencatatan Aktifasi Surat Bentuk Umum (Keluar) ................................................................ 22
Tabel 4.7 Pencatatan Aktifasi Surat Bentuk Khusus (Keluar) ............................................................... 22
Tabel 4.8 Pencatatan Aktifasi Surat Keputusan ................................................................................... 22
Tabel 4.9 Format Pencatatan Aset Organisasi..................................................................................... 23
Tabel 5.1 Contoh RAB Kepengurusan ................................................................................................. 26
Tabel 5.2 Contoh RAB Kepanitiaan ..................................................................................................... 26
Tabel 5.3 Contoh Format Pembukuan ................................................................................................. 28
Tabel 5.4 Penjelasan CoA ................................................................................................................... 29
Tabel 5.5 Contoh CoA Laporan Keuangan Kepanitiaan ....................................................................... 30
Tabel 5.6 Contoh Jurnal Umum Laporan Keuangan Kepanitiaan......................................................... 31
Tabel 5.7 Contoh CoA Laporan Keuangan Kepengurusan .................................................................. 33
Tabel 5.8 Contoh Jurnal Umum Laporan Keuangan Kepengurusan .................................................... 35
Tabel 5.9 Contoh Format Pencatatan Inventaris/Nilai Aset .................................................................. 39
Tabel 6.1 Sistematika Penulisan Proposal ........................................................................................... 43
SATYAM EVA JAYATE | ix

SISTEM KADERISASI
KESATUAN MAHASISWA HINDU DHARMA INDONESIA
SISTEM KADERISASI KMHDI
PILIHAN
WAJIB POKOK
MPAB DMO 1. TOT

2. Diklat Jurnalistik
3. Diklat Politik
KT1 4. Diklat Kewirausahaan
KT2
KT3
KADERISASI BERJENJANG
1.1 PENDAHULUAN
Sistem kaderisasi KMHDI adalah sebuah sistem yang menggabungkan beberapa sub unit
kaderisasi dan menjadi satu kesatuan yang utuh dengan standarisasi yang ditetapkan untuk mencapai
tujuan organisasi. Kaderisasi KMHDI menganut sistem pendidikan partisipatif, dimana seorang kader
dididik dan juga dilatih secara bersamaan dengan mengedepankan partisipasi peserta didik.
Adapun tujuan kaderisasi KMHDI adalah:
1) Menanamkan nilai-nilai ideologi KMHDI kepada mahasiswa Hindu untuk mencapai tujuan
organisasi;
2) Menjamin regenerasi dan keberlangsungan KMHDI;
3) Meningkatkan kualitas generasi muda Hindu;
Berpacu pada visi dan misi organisasi, nilai-nilai kaderisasi KMHDI juga dapat diperoleh melalui
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi, karena setiap kegiatan tersebut mengedepankan
nilai-nilai religius, nasionalis, humanis, dan progresif. Contoh kegiatan yang dimaksud misalnya
kepanitiaan, seminar, diskusi, dan lain - lain.
1.2 KADERISASI WAJIB

Untuk menjadi seorang anggota KMHDI, seorang mahasiswa Hindu harus mengikuti kegiatan
kaderisasi wajib, yaitu MPAB.
1.2.1 Masa Penerimaan Anggota Baru (MPAB)

MPAB adalah kegiatan yang mengawali proses kaderisasi KMHDI. Dalam MPAB calon anggota
akan diperkenalkan dengan organisasi melalui materi-materi organisasi. Terdapat 3 (tiga) syarat
SATYAM EVA JAYATE | x

minimal yang wajib dipenuhi dalam melaksanakan MPAB, yaitu pertama pendaftaran: calon anggota
melakukan pendaftaran sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan. Kedua, materi: proses
pengenalan organisasi yang dilakukan dengan metode presentasi dan diskusi. Ketiga, pelantikan yang
merupakan proses peresmian status calon anggota menjadi anggota KMHDI.
1.3 KADERISASI POKOK

Pokok yang dimaksudkan dalam jenis kaderisasi ini juga berarti core (inti) dari sistem kaderisasi
KMHDI. Jika MPAB adalah penerimaan yang dilalui melalui proses pengenalan organisasi, maka
kaderisasi pokok adalah proses pendidikannya. Jenis - jenis kaderisasi pokok adalah sebagai berikut:
1.3.1 Diklat Manajemen Organisasi (DMO)

DMO adalah salah satu kegiatan berbentuk pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan dengan
tujuan mempersiapkan calon pengurus organisasi. Materi-materi yang diberikan dalam DMO pun
berisikan materi manajemen organisasi, manajemen kegiatan dan administrasi organisasi. Proses
pelaksanaan DMO dapat dikatakan telah terlaksana dengan benar apabila telah memenuhi 2 (dua)
syarat minimal yaitu, pertama materi yang merupakan proses pembekalan (pemberian materi) yang
disampaikan oleh pemateri. Kedua, praktik DMO yang merupakan tahap pengaplikasian materi-materi
yang telah diterima kader selama proses pembekalan berlangsung.
1.3.2 Kaderisasi Tahap I (KT1)

KT1 merupakan bagian dari kaderisasi pokok yang dilaksanakan oleh PC KMHDI dan/atau PD
yang tidak memiliki PC di ibu kota provinsinya. Pelaksanaan KT1 bertujuan untuk menciptakan anggota
yang mampu berpikir secara kritis dan analitis melalui penguatan pola pikir filosofis dan ideologis.
Setelah anggota dinyatakan lulus KT1 maka dapat melanjutkan ke jenjang KT2.
1.3.3 Kaderisasi Tahap II (KT2)

KT2 merupakan kegiatan kaderisasi pokok lanjutan setelah KT1. KT2 diselenggarakan di tingkat
PD KMHDI dan/atau PC KMHDI yang tidak memiliki PD KMHDI di provinsinya. Pelaksanaan KT2
bertujuan untuk menganalisa masalah dengan landasan model berpikir global dan mengkonstruksikan
gagasannya menjadi sebuah solusi dari permasalahan yang terjadi. Setelah anggota dinyatakan lulus
KT2 maka dapat melanjutkan ke jenjang KT3.
Sampai sistem kaderisasi ini ditetapkan, KT2 baru hanya memiliki silabus materi saja.
Pembuatan silabus ini diharapkan dapat menjadi gambaran untuk penyelesaian sistem kaderisasi
secara menyeluruh nantinya.
1.3.3 Kaderisasi Tahap III (KT3)

KT3 merupakan kegiatan kaderisasi lanjutan setelah KT2. Pelaksanaan KT3 bertujuan
menciptakan kader penggerak melalui proses konstruksi gagasan yang berlandasan nilai-nilai ideologis
KMHDI. KT3 diselenggarakan ditingkat PP KMHDI.
Sampai sistem kaderisasi ini ditetapkan, KT3 baru hanya memiliki silabus materi saja.
Pembuatan silabus ini diharapkan dapat menjadi gambaran untuk penyelesaian sistem kaderisasi
secara menyeluruh nantinya.
SATYAM EVA JAYATE | xi

1.4 KADERISASI PILIHAN
Kaderisasi pilihan adalah kegiatan kaderisasi diklat atau pelatihan yang dapat dijadikan alternatif
bagi KMHDI untuk meningkatkan kemampuan individual kader sesuai dengan potensinya masing-
masing. Tujuan pelaksanaan kaderisasi pilihan disesuaikan dengan output yang ingin dicapai dari
masing-masing kegiatan. Setiap Pimpinan Cabang dan Pimpinan Daerah maupun Pimpinan Pusat
KMHDI dapat memilih secara bebas untuk melaksanakan jenis kaderisasi pilihan yang mana pun.
Beberapa diklat yang dirangkum dalam kaderisasi pilihan diantaranya:
1.4.1 Training of Trainer (TOT)

TOT adalah kegiatan yang dilaksanakan untuk melahirkan trainer baru yang nantinya akan
menjadi pemateri sekaligus pengawal proses pelaksanaan kaderisasi di daerahnya masing-masing.
TOT dilaksanakan dengan konsep materi dan praktik, setiap peserta yang sudah mengikuti TOT akan
bertanggung jawab untuk menjadi pemateri dalam kegiatan kaderisasi minimal di daerahnya masing-
masing.
1.4.2 Diklat Kewirausahaan

Diklat kewirausahaan dilaksanakan untuk melahirkan entrepreneur muda KMHDI. Kegiatan diklat
ini dapat dilaksanakan baik ditingkat cabang, daerah, maupun nasional. Metode pembelajaran diklat
kewirausahaan dirangkai dengan materi dan praktik.
1.4.3 Diklat Politik

Diklat politik adalah kegiatan yang memberikan pemahaman-pemahaman politik kepada kader
KMHDI. Diklat politik bukanlah diklat yang berkaitan dengan politik praktis atau aktivitas partai politik,
melainkan pada pembelajaran ilmu politik dan strategi politik secara umum. Pelaksanaan diklat dapat
dilaksanakan dalam semua tingkatan organisasi di KMHDI.
1.4.4 Diklat Jurnalistik

Diklat jurnalistik adalah diklat yang berkaitan dengan media dan informasi. Perkembangan
teknologi dan informasi menjadi salah satu faktor pentingnya pelaksanaan diklat ini. Metode
pelaksanaan diklat jurnalistik adalah dengan pemberian materi dan praktik, sedangkan pelaksanaanya
dapat dilakukan dalam semua tingkatan organisasi di KMHDI.
SATYAM EVA JAYATE | xii

PENGANTAR
DIKLAT MANAJEMEN ORGANISASI (DMO)
Selama kegiatan DMO dilaksanakan peserta akan dilatih untuk dapat memahami bagaimana
menjalankan manajemen organisasi dan kegiatan. Sehingga mekanisme pelatihan akan dilakukan
dengan memberi pembekalan (materi) dan praktik secara langsung. Setiap materi DMO memiliki
keterkaitan satu sama lainnya, sehingga sebelum mengikuti kegiatannya peserta wajib memahami alur
materi DMO yang akan diperoleh. Berikut ini adalah alurnya:
Visi Misi dan Tujuan

Organisasi
SWOT
GBHO GBPK
Struktur Organisasi
Rekomendasi
Program Kerja
Kalender Job
Description
Evaluasi
Materi pelatihan yang didapatkan selama DMO adalah poin-poin yang ada di dalam garis putus-
putus, namun menjadi sangat penting untuk dijelaskan keterkaitan materi DMO dengan komponen-
komponen organisasi yang lainnya agar peserta dapat memahami secara jelas dimana dan bagaimana
pengaplikasian materi DMO dalam manajerial organisasi dan kegiatan.
Agar peserta dapat memahami proses manajerial organisasi dan kegiatan secara komperhensif,
DMO juga menambahkan beberapa materi yang memiliki kaitan penting dengan materi-materi yang
ada di atas, diantaranya:
1. Administrasi Kesekretariatan
2. Administrasi Keuangan
3. Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
4. Permusyawaratan KMHDI dan Tenik Persidangan
SATYAM EVA JAYATE | xiii

BAB I
ANALISIS SWOT
SILABUS
ANALISIS SWOT
Materi Pokok dan Sub Materi 1. Pengertian Analisis SWOT
2. Jenis – Jenis Analisis SWOT
a. Model Kuantitatif
b. Model Kualitatif
Tujuan Pembelajaran 1. Peserta mampu memahami pengertian Analisis SWOT serta
penerapannya.
2. Peserta dapat mempraktikan cara membuat Analisis SWOT
dengan berbagai model.
Metode Penyampaian Monolog dan Diskusi
Waktu 90 Menit
Evaluasi Praktik
Referensi 1. David J. Schwartz. 1996. The Magic of Thinking Big
Prentice-Hall inc.
2. Suad Husnan , Dr, MBA dan Suwarsono, Drs, MA. 1994.
Studi Pelayakan Proyek. UPP. AMP YKPN: Yogyakarta,
3. CM.Lingga Purnama. MM. 2001. Strategic Marketing Plan,
PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta
4. Supanto, Fajar. 2019. Manajemen Strategi Organisasi
Publik dan Privat. Empatdua Media: Malang
1 | SATYAM EVA JAYATE

MATERI
ANALISIS SWOT
1.1 PENGERTIAN ANALISIS SWOT

Analisis SWOT adalah sebuah bentuk analisis situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif
(memberi gambaran). Analisis SWOT merupakan metode perencanaan strategis yang digunakan untuk
mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman
(threats) dalam suatu keputusan organisasi. Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari
sebuah organisasi dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak
dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis ini menempatkan situasi dan kondisi sebagai faktor masukan,
yang kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masing-masing. Satu hal yang harus diingat
baik-baik oleh para pengguna analisis SWOT, bahwa analisis SWOT adalah semata-mata sebuah alat
analisis yang ditujukan untuk menggambarkan situasi yang sedang dihadapi atau yang mungkin akan
dihadapi oleh organisasi. Analisis ini terbagi atas empat komponen dasar yaitu :
S = Strength (Kekuatan), adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari organisasi
atau program pada saat ini yang sifatnya internal organisasi agar kegiatan-kegiatan organisasi
berjalan maksimal, misalnya motivasi anggota yang kuat, keuangan organisasi, nama baik
organisasi yang terkenal, memiliki jaringan organisasi yang luas, dan lainnya.
W = Weakness (Kelemahan), adalah situasi atau kondisi yang merupakan kelemahan dari
organisasi atau program pada saat ini yang merupakan kekurangan pada kondisi internal
organisasi, misalnya kekurangan dana, memiliki orang-orang baru yang belum terampil, tidak
adanya teknologi dan sebagainya.
O = Opportunity (Peluang), adalah situasi atau kondisi yang merupakan peluang di luar
organisasi atau faktor-faktor lingkungan luar yang positif dan memberikan peluang berkembang
bagi organisasi di masa depan, misalnya banyak pemberi dana yang berkaitan dengan isu
yang dibawa oleh organisasi, kebutuhan lingkungan sesuai dengan tujuan organisasi dan
lainnya.
T = Threat (Ancaman), adalah situasi yang merupakan ancaman bagi organisasi yang datang
dari luar organisasi atau faktor-faktor lingkungan luar yang mampu menghambat pergerakan
organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi di masa depan, misalnya kegiatan
organisasi seperti itu banyak dilakukan oleh organisasi lainnya sehingga ada banyak pesaing,
isu yang dibawa oleh organisasi sudah basi dan lainnya.
1.2 FUNGSI ANALISIS SWOT

Analisis SWOT meupakan strategi bagi para pemangku kepentingan (stakeholder) untuk
menetapkan sarana-sarana saat ini atau ke depan terhadap kualitas internal maupun eksternal
organisasi. Fungsi analisis SWOT adalah untuk megnalisis kekuatan dan kelemahan yang dimiliki
organisasi yang dilakukan melalui telaah terhadap kondisi internal organisasi, serta analisa tentang
peluang dan ancaman yang dihadapi organisasi yang dilakukan melalui kajian terhadap kondisi
eksternal organisasi. Contoh pengaplikasian SWOT misalnya pada saat pengambilan keputusan,
proses penentuan visi dan misi organisasi, GBHO dan GBPK dan lain-lain.

1.3 MODEL ANALISIS SWOT
Terdapat dua model analisis SWOT yang umum digunakan dalam melakukan analisis situasi
yaitu model kualitatif dan model kuantitatif. Perbedaan dari kedua model ini terletak pada penggunaan
skor pada kauntitatif dan tidak pada kualitatif.
1.3.1 Model Kuantitatif

Sebuah asumsi dasar dari model ini adalah kondisi yang berpasangan antara S dan W serta O
dan T. Kondisi berpasangan ini terjadi karena diasumsikan bahwa dalam setiap kekuatan selalu ada
kelemahan yang tersembunyi dan dari setiap kesempatan yang terbuka selalu ada ancaman yang
harus diwaspadai. Ini berarti setiap satu rumusan Strength (S) harus selalu memiliki satu pasangan
Weakness (W) dan setiap satu rumusan Opportunity (O) harus memiliki satu pasangan satu Threath
(T). Model kuantitatif lebih banyak digunakan dalam pengambilan keputusan dengan pemberian skor
pada komponen S dan W karena dalam proses pengambilan keputusan hal yang paling menjadi
pertimbangan adalah unsur internal.
Contoh pasangan Kekuatan dan Kelemahan :
Komponen Sub Komponen Komponen Sub Komponen
S Organisasi saat ini memiliki W Jumlah anggota yang besar
jumlah anggota yang sangat menurunkan tingkat efektivitas
besar koordinasi dan komunikasi
antar anggota
Contoh pasangan Kesempatan dan Ancaman :
Komponen Sub Komponen Komponen Sub Komponen
O Perbaikan tingkat ekonomi T Calon anggota yang berasal
membuat semakin banyak dari keluarga yang mapan
anak-anak Hindu yang seringkali tidak militan dan
bersekolah hingga perguruan bersifat sedikit borjuis
tinggi, sehingga calon anggota
KMHDI makin banyak
Setelah masing-masing komponen dirumuskan dan dipasangkan, langkah selanjutnya adalah
melakukan proses penilaian. Penilaian dilakukan dengan cara memberikan skor pada masing-masing
sub komponen, dimana satu sub komponen dibandingkan dengan sub komponen yang lain dalam
komponen yang sama atau mengikuti lajur vertikal. Sub komponen yang lebih menentukan dalam
jalannya organisasi, diberikan skor yang lebih besar. Standar penilaian dibuat berdasarkan
kesepakatan bersama untuk mengurangi kadar subyektifitas penilaian.
Contoh Pemberian skor :
Kmp Sub Komponen Skor Kmp Sub Kmp Skor
S 1. Organisasi saat ini memiliki 40 W 1. Jumlah anggota yang 60
jumlah anggota yang banyak, menurunkan
banyak efektivitas koordinasi dan
komunikasi
2. Organisasi memiliki 30 2. Cadangan dana yang 10
cadangan dana yang besar besar dapat membuat

idealisme menurun
3. Organisasi telah memiliki 30 3. Peraturan yang ketat 30
berbagai peraturan yang membuat organisasi
jelas tentang segala hal menjadi kaku
Skor total komponen S 100 Skor total komponen W 100

Hasil penilaian ini dapat dilihat bentuknya dalam diagram cartesian dimana Strength (S)
berpasangan dengan Weakness (W) dan Opportunity (O) berpasangan dengan Threat (T).
Contoh diagram Cartesian S dan W :
Dari diagram cartesian tersebut, dapat dilakukan Analisis sebagai berikut :

a. Faktor anggota sebagaimana yang dicerminkan dalam garis S 1W1 memiliki faktor yang sangat
dominan dalam organisasi ini, yang berarti perubahan-perubahan yang terjadi dalam masalah-
masalah keanggotaan akan memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap organisasi
b. Faktor peraturan adalah faktor perubah kedua dalam organisasi ini sebagaimana yang
dicerminkan oleh garis S3W3, yang berarti perubahan-perubahan yang terjadi dalam bidang
peraturan akan mempengaruhi organisasi, tidak sebesar pengaruh keanggotaan, namun lebih
besar daripada pengaruh pendanaan.
c. Faktor pendanaan adalah faktor terakhir yang menentukan dalam organisasi ini, sebagaimana
yang tercermin dalam garis S2W2, yang berarti perubahan dalam kondisi pendanaan, tidak akan
terlalu mempengaruhi dinamika organisasi, atau dalam kondisi yang paling ekstrem “walaupun
tanpa dana” organisasi masih akan mampu bergerak dan berubah.
d. Analisis gabungan yang dapat ditarik dari diagram ini adalah, apabila organisasi merasa perlu
melakukan suatu program kerja yang bersifat prioritas, maka program kerja tersebut harus
berupa suatu program kerja yang berhubungan dengan masalah keanggotaan dibandingkan
dengan membuat program kerja yang berhubungan pendanaan atau pembuatan peraturan.
1.3.2 Model Kualitatif

Urut-urutan dalam membuat Analisis SWOT kualitatif, tidak berbeda jauh dengan urut-urutan
model kuantitatif, perbedaan besar diantara keduanya adalah pada saat pembuatan sub komponen

dari masing-masing komponen. Apabila pada model kuantitatif setiap sub komponen S memiliki
pasangan sub komponen W, dan satu sub komponen O memiliki pasangan satu sub komponen T,
maka dalam model kualitatif hal ini tidak terjadi. Selain itu, Sub Komponen pada masing-masing
komponen (S-W-O-T) adalah berdiri bebas dan tidak memiliki hubungan satu sama lain. Ini berarti
model kualitatif tidak dapat dibuatkan Diagram Cartesian, karena mungkin saja misalnya, Sub
Komponen S ada sebanyak 4 buah, sementara sub komponen W hanya 2 buah.
Contoh Model Kualitatif :
Komp Sub.Komp Komp Sub.Komp
S 1. Organisasi memiliki anggota yang W 1. Budaya organisasi adalah budaya
banyak tradisional yang menghambat
2. Organisasi memiliki cadangan tercapainya kondisi kerja yang
dana yang besar efisien
3. Organisasi memiliki peraturan 2. Keinginan anggota untuk belajar
yang lengkap dari kesalahan sangat rendah
4. Organisasi memiliki sekretariat
yang representatif

BAB II
GARIS-GARIS BESAR PROGRAM KERJA (GBPK)
SILABUS
Materi Pokok dan Sub Materi 1. Pengertian GBPK
2. Bagian-bagian GBPK
3. Contoh GBPK
4. Hubungan antara GBPK dengan Struktur, Rekomendasi,
dan Program Kerja
Tujuan Pembelajaran 1. Peserta memahami pengertian GBPK
2. Peserta memahami bagian-bagian dari GBPK
3. Peserta memahami hubungan antara GBPK dengan
Struktur, Rekomendasi, dan Program Kerja
4. Peserta dapat membuat GBPK
Waktu 60 Menit
Evaluasi Praktik
Referensi Mahardika, Made. 2019. Buku Pedoman Organisasi 2. Jakarta:
PP KMHDI.

MATERI
2.1 PENDAHULUAN
Garis-Garis Besar Program Kerja (GBPK) adalah gambaran kerja yang dijadikan acuan oleh
pengurus untuk membuat program kerja dalam satu periode kepengurusan. GBPK dirancang untuk
mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah
Tangga KMHDI. GBPK KMHDI ditetapkan dalam forum Sabha/Lokasabha, namun harus dipahami
bahwa tidak setiap anggota KMHDI memahami permasalahan yang ada di organisasi. Maka dari itu
sebelum dibahas pada forum Sabha/Lokasabha perlu dibuat rancangan GBPK yang disusun oleh SC
yang kemudian akan dibahas dan ditetapkan dalam forum Sabha/Lokasabha.
Penyusunan GBPK wajib mengacu pada:
1. Visi dan misi organisasi
Visi: Sebagai wadah pemersatu dan alat pendidikan kader mahasiswa Hindu Indonesia
Misi : Memperbesar jumlah mahasiswa Hindu yang berkualitas
2. Tujuan organisasi
a) KMHDI bertujuan menumbuhkembangkan semangat religiusitas, humanism, nasionalisme,
dan progresifitas mahasiswa Hindu Indonesia dalam rangka turut serta berperan aktif dalam
pembangunan umat dan masyarakat nasional
b) KMHDI bertujuan untuk memelihara dan mengembangkan semangat persatuan dan
kesatuan bangsa yang berkeadilan sosial
c) KMHDI bertujuan menggali dan mengembangkan potensi mahasiswa Hindu Indonesia
3. Garis-Garis Besar Haluan Organisasi (GBHO)
GBHO adalah haluan arah gerakan organisasi secara nasional yang disusun melalui forum
Mahasabha. Pada dasarnya penyusunan GBHO juga memiliki skema yang sama dengan
penyusunan GBPK, hanya saja GBHO disusun dan berlaku secara nasional.
4. Kondisi objektif organisasi
Penggambaran kondisi objektif organisasi dilakukan melalui analisis SWOT dan wajib dilakukan
secara komperhensif.

2.2 BAGIAN-BAGIAN GBPK
GBPK dikonsep terlebih dahulu oleh SC sebelum ditawarkan dan ditetapkan pada forum
sabha/lokasabha. Adapun bagian-bagian yang tercantum dalam GBPK sebagai berikut:
Pendahuluan
Kondisi Objektif
Organisasi
Sasaran
Pokok-pokok Program
Kerja
Pelaksanaan
a. Pendahuluan
Pendahuluan ini meliputi latar belakang, tujuan, dan dasar pemikiran dibentuknya GBPK.
b. Kondisi Objektif Organisasi
Gambaran kondisi objektif organisasi disusun menggunakan metode analisis SWOT (Strength,
Weakness, Opportunity, Threat) yang bersifat deskriptif dan mengacu pada kondisi
kepengurusan satu periode sebelumnya.
c. Sasaran
Sasaran merupakan targetan umum kepengurusan ke depan yang harus dicapai. Sasaran
tersebut meliputi sasaran ke dalam (target umum bagi internal organisasi) dan sasaran ke luar
(target umum bagi eksternal organisasi yaitu, masyarakat, bangsa dan negara).
d. Pokok-Pokok Program Kerja
Pokok-pokok program kerja organisasi digunakan sebagai kerangka acuan untuk menetapkan
kebijakan organisasi. Dalam menyusun pokok-pokok program kerja perlu memperhatikan kondisi
objektif organisasi berdasarkan analisis SWOT. Hasil analisis inilah yang selanjutnya dijabarkan
secara umum, mengandung targetan, segmentasi, dan strategi yang akan digunakan.
e. Pelaksanaan
GBPK pada dasarnya digunakan sebagai haluan pengembangan organisasi yang
pelaksanaannya dituangkan dalam Program Kerja (Proker) organisasi. GBPK akan menjadi
landasan utama dalam penyusunan program kerja pada Rapat Kerja Cabang/Daerah dan
pertanggungjawabannya akan dilaporkan pada saat Sabha/Lokasabha.
2.3 CONTOH GBPK

I. PENDAHULUAN
Garis-Garis Besar Program Kerja (GBPK) adalah haluan tentang pengembangan
organisasi dalam garis-garis besarnya. Penetapan GBPK bertujuan memberikan arah bagi

pelaksanaan program organisasi yang dilaksanakan secara bertahap. Dengan demikian
pelaksanaan program-program organisasi dalam satu periode kepengurusan selalu memiliki
acuan dan terarah menuju target sasaran yang telah ditetapkan. Maka kinerja kepengurusan
PC/PD KMHDI dapat dengan jelas dan tegas dievaluasi secara kuantitatif dan kualitatif.
Dengan pengertian tersebut maka GBPK harus memiliki titik pijak agar pelaksanaannya
dapat dipertanggungjawabkan secara legal formal maupun secara moral. Titik pijak GBPK
KMHDI yang dimaksudkan terdiri dari: Landasan Idiil yaitu Pancasila, landasan konstitusionalnya
adalah UUD 1945 dan Landasan Organisasi berupa Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah
Tangga KMHDI serta ketetapan-ketetapan maupun keputusan-keputusan Sabha/Lokasabha
PC/PD KMHDI.
II. Kondisi Objektif Organisasi

Strength
1) Sudah adanya sistem pengkaderan yang terstruktur
2) Kader KMHDI menyukai kegiatan sosial
Weakness
3) Pengelolaan kader yang kurang baik
4) Proses kaderisasi yang tidak berjalan sesuai dengan sistem
Opportunity
5) Banyaknya mahasiswa Hindu yang berkualitas
Threat
6) Pengelolaan kader yang kurang baik akan menimbulkan citra negatif pada KMHDI
III. SASARAN
Internal
7) Terbentuknya kader KMHDI yang memiliki pemahaman utuh terhadap sistem
kaderisasi KMHDI.
Eksternal
8) Meningkatkan interaksi dan komunikasi yang positif antara KMHDI dengan
organisasi Hindu
IV. POKOK-POKOK PROGRAM KERJA

a. Bidang Pendidikan Kaderisasi dan Organisasi
9) Melaksanakan kaderisasi sesuai dengan sistem kaderisasi KMHDI
b. Bidang Sosial Masyarakat
10) Turut aktif dalam kegiatan-kegiatan sosial yang berdampak langsung di
masyarakat
V. PELAKSANAAN
a. Pokok-pokok program kerja dilaksanakan dengan membentuk struktur organisasi yang
sesuai dengan kebutuhan.
b. GBPK menjadi landasan dalam penyusunan program kerja.

2.4 HUBUNGAN GBPK, STRUKTUR ORGANISASI, REKOMENDASI, DAN PROGRAM KERJA
2.4.1 Hubungan GBPK dalam Penyusunan Struktur Organisasi
GBPK merupakan gambaran umum dari program kerja selama satu periode kepengurusan,
untuk merealisasikan GBPK tersebut maka dibutuhkan personalia pengurus yang disusun pada saat
Lokasabha/Sabha. Personalia pengurus disesuaikan dengan kebutuhan untuk melaksanakan GBPK.
Contoh:
GBPK : Melaksanakan kaderisasi sesuai dengan sistem kaderisasi KMHDI.
Struktur Organisasi : Dibentuklah biro/bidang kaderisasi dalam struktur organisasi.
2.4.2 Hubungan GBPK dalam Penyusunan Rekomendasi

Rekomendasi adalah gambaran teknis yang diterjemahkan dari pokok-pokok program kerja
dalam GBPK. GBPK digunakan sebagai acuan dalam menyusun rekomendasi pada saat
Lokasabha/Sabha, khususnya pada bagian pokok-pokok program kerja.
Contoh:
GBPK: Melaksanakan kaderisasi sesuai dengan sistem kaderisasi KMHDI.
Rekomendasi Internal:
1. Terlaksananya MPAB minimal 1 kali dalam 1 periode kepengurusan
2. Terlaksananya DMO maksimal 3 bulan setelah MPAB
2.4.3 Hubungan GBPK dalam Penyusunan Program Kerja

Program kerja adalah rencana kegiatan organisasi yang dibuat untuk jangka waktu satu periode
kepengurusan yang disepakati oleh pengurus organisasi. GBPK digunakan sebagai batasan
penyusunan program kerja dalam satu periode kepengurusan.
Contoh:
GBPK : Melaksanakan kaderisasi sesuai dengan sistem kaderisasi KMHDI.
Program Kerja : MPAB XVII

BAB III
PROGRAM KERJA
SILABUS
PROGRAM KERJA
Materi Pokok dan Sub Materi 1. Pengertian Program Kerja
2. Jenis – jenis Program Kerja
3. Membuat Program Kerja
4. Hubungan Program Kerja dengan Kalender Kegiatan dan Job
Description
Tujuan Pembelajaran 1. Peserta memahami pengertian Program Kerja.
2. Peserta memahami jenis-jenis program kerja.
3. Peserta memahami cara membuat program kerja.
4. Peserta dapat mengetahui hubungan antara program kerja
dengan kalender kegiatan dan Job Description
Waktu 90 Menit
Evaluasi Praktik
Referensi Yoga, I Gede Kirtana, Putu Winarta dan Made Ayu Nita T.D 2019.
Buku Pedoman Organisasi 2. Jakarta: PP KMHDI.

MATERI
PROGRAM KERJA
3.1 PENGERTIAN PROGRAM KERJA

Program kerja adalah suatu rencana kegiatan dari organisasi yang terarah, terpadu dan
tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh organisasi. Program kerja
akan menjadi acuan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja
disusun mengacu pada Garis-Garis Besar Program Kerja (GBPK) dan rekomendasi yang telah
ditetapkan pada saat Lokasabha/Sabha. Program kerja dibuat dan ditetapkan pada saat Rapat Kerja
(Raker) yang berlaku selama satu periode kepengurusan dan dievaluasi pada saat Rapat Koordinasi
(Rakor). Apabila terdapat program kerja tambahan pasca dilaksanakannya Raker maka perlu dilakukan
analisis SWOT terhadap rencana program kerja tersebut.
Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam pembuatan program kerja, diantaranya :
a. Efisiensi dan efektivitas organisasi
Efisiensi yang dimaksud yaitu dengan dibuatnya program kerja pengurus organisasi dapat
mengoptimalkan waktu untuk mengimplementasikan program kerja yang telah dibuat.
Sedangkan efektivitas yang dimaksud yaitu program kerja yang dibuat dapat disinkronisasikan
dengan kegiatan organisasi antara bagian kepengurusan yang satu dengan bagian lainnya.
b. Kondisi organisasi
Kondisi organisasi yang dimaksud adalah kemampuan organisasi dalam mengimplementasikan
program kerja yang direncanakan.
c. Pendanaan
Penyusunan program kerja harus memperhatikan kondisi keuangan organisasi dan potensi
sumber pendanaan lainnya.
3.2 JENIS-JENIS PROGRAM KERJA

Program kerja akan dibuat oleh pengurus sesuai dengan kebutuhan organisasi. Adapun jenis-
jenis program kerja antara lain:
a. Program kerja yang bersifat terus menerus (continue)
Program kerja yang dilaksanakan tidak hanya sekali dalam satu kepengurusan.
Contoh :
1. Mengadakan Masa Penerimaan Anggota Baru (MPAB) pada setiap penerimaan mahasiswa
baru
2. Mengadakan Diklat Manajemen Organisasi (DMO) setiap 2 bulan setelah MPAB
b. Program kerja yang bersifat insidental
Program kerja yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu oleh suatu kepengurusan dan
mengacu pada kejadian-kejadian tidak terduga.
Contoh :
1. Mengadakan penggalian dana untuk bantuan sosial korban bencana alam di suatu tempat
c. Program kerja yang bersifat tentatif
Program kerja yang dilakukan sesuai dengan kondisi yang akan datang. Alasan dibuatnya
program kerja jenis ini adalah karena kurang terjaminnya faktor-faktor pendukung ketika
diadakannya perencanaan mengenai suatu program kerja lain .

Contoh :
1. Membuat Bazaar Makanan Keliling untuk mencari dana bagi pelaksaan Dies Natalis KMHDI
2. Membuat dan menjual sarana persembahyangan pada saat hari raya keagamaan untuk
mendukung program dana usaha Bendahara
3.3 MEMBUAT PROGRAM KERJA

Dalam pembuatan program kerja organisasi terdapat beberapa hal yang harus dicantumkan
seperti terlihat pada tabel berikut ini.
Tabel 3.1 Contoh Program Kerja
PELAKSANAAN PROGRAM
Masa Penerimaan Anggota Baru (MPAB) III
Latar Belakang MPAB sebagai kegiatan rutin yang dilakukan organisasi untuk melakukan
proses regenerasi. MPAB adalah kegiatan yang mengawali proses
kaderisasi KMHDI. Dalam MPAB calon anggota akan diperkenalkan
dengan organisasi melalui materi-materi organisasi. Berbagai macam
tantangan yang dihadapi umat hindu, maka KMHDI sebagai kaum
intelektual bermaksud memberi penyadaran kognitif bagi calon anggota
baru. Harapan kedepannya calon anggota dapat memahami jati dirinya
sendiri. Maka dari itu KMHDI mengadakan MPAB sebagai upaya
perekrutan anggota baru dan menanamkan nilai-nilai KMHDI.
1
Tujuan 1. Meningkatkan jumlah kader
1
2. Memberikan pemahaman tentang KMHDI terhadap calon anggota
baru
3. Memberikan pemahaman organisasi dan sebagai sarana
pengenawalan anggota baru terhadap KMHDI
Sasaran Mahasiswa Hindu PTS/PTN
Waktu Oktober 2020
Anggaran Dana 1.000.000
Penanggungjawab Wiyan Martiwi
Indikator Dilantiknya mahasiswa Hindu sebagai anggota KMHDI
Keberhasilan
Keterangan Dilaksanakan berkelanjutan selama satu periode kepengurusan
3.4 HUBUNGAN PROGRAM KERJA, KALENDER KEGIATAN DAN JOB DESCRIPTION

3.4.1 Hubungan Program Kerja dengan Kalender Kegiatan
Kalender kegiatan disusun berdasarkan rangkuman dari keseluruhan program kerja yang
ditetapkan dan secara khusus mencantumkan judul program kerja, waktu pelaksanaan, anggaran dan
penanggungjawab. Kalender kegiatan disusun oleh sekretaris pada saat Raker tepatnya setelah semua
program kerja disusun. Fungsi kalender kegiatan adalah sebagai pengingat pengurus terhadap
kegiatan yang akan dilaksanakan dan memastikan kegiatan tidak berbenturan satu sama lain.
Berikut ini adalah salah satu contoh kalender kegiatan:

Tabel 3.2. Contoh Kalender Kegiatan.
Kalender Kegiatan
Biro/ Nama Waktu Pelaksanaan 2020
No PJ
Bidang Kegiatan Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des
1 Kaderisasi MPAB I M2 Wiyan
2 Organisasi Rakor M3 Yoga
3.4.2 Hubungan Program Kerja dengan Job Description

Job description memiliki fungsi yang sama dengan tugas pokok dan fungsi (tupoksi) personalia
pengurus, sehingga job description tidak perlu disusun oleh pengurus. Sedangkan dalam kepanitiaan
job description berfungsi untuk membagi tugas masing-masing personalia kepanitiaan berdasarkan
struktur kepanitiaan yang telah ditetapkan. Job description dalam kepanitiaan disusun oleh Steering
Committee (SC) setelah dikeluarkannya Surat Keputusan (SK) Kepanitiaan. Berikut ini contoh job
Description:
Tabel 3.3. Contoh Job Description
Jabatan
No Nama Job Description
dalam Tim
1 Andre Ketua Panitia 1. Pendanaan
2. Koordinator seluruh Acara
3. Hubungan keluar (PP)
4. Membuat penjelasan atas metode MPAB dan hal-hal teknis
yang berhubungan dengannya dalam bentuk tertulis
2 Made Sekretaris a. Surat menyurat
Panitia b. Hubungan keluar - Sosialisasi MPAB ke daerah-daerah
sekaligus konfirmasi kedatangan dan kepulangan peserta
(koordinasi dengan sie peserta)
c. Fotocopy materi dan non materi
3 Gopi Bendahara 1. Pendanaan
Panitia 2. Keuangan
a. Pencatatan
b. Pembayaran kepada koordinator
c. Laporan keuangan
4 Wiyan Koord. Divisi 1. Mengatur acara dan estimasi waktu
Acara 2. Mempersiapkan acara diluar ruangan
3. Mengkoordinasikan sie lain pada saat hari H
5 Yogi Koord. Divisi 1. Mengkategori, membagi dan mengatur seluruh peserta, sejak
Peserta & dari kedatangan hingga kembali ke daerah masing-masing
Akomodasi 2. Mengatur dan bertanggungjawab atas seluruh hal yang
berhubungan dengan akomodasi peserta selama di Surabaya
3. Absensi peserta pada saat acara
4. Bertanggung jawab atas segala hal yang berhubungan dengan
peserta

BAB IV
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN KMHDI
SILABUS
Materi Pokok dan Sub Materi 1. Pengantar Administrasi Kesekretariatan KMHDI
2. Administrasi Surat – Menyurat
3. Kearsipan KMHDI
4. Inventarisasi Organisasi
Tujuan Pembelajaran 1. Peserta dapat memahami pengertian dan fungsi administrasi
kesekretariatan KMHDI.
2. Peserta dapat memahami dan membedakan fungsi setiap
jenis-jenis surat yang dikeluarkan oleh KMHDI.
3. Peserta dapat melakukan pencatatan kearsipan KMHDI.
4. Peserta dapat membuat inventarisasi organisasi.
Waktu 90 Menit
Evaluasi Praktik
Referensi Nuaba, I Kadek Andre dan Ni Nyoman Puspita Sari. 2018. Buku
Pedoman Administrasi KMHDI Edisi Perubahan 1. Jakarta: PP
KMHDI.

MATERI
4.1 PENGERTIAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN KMHDI

Administrasi Kesekretariatan KMHDI adalah serangkaian proses penyelenggaraan aktivitas
kesekretariatan KMHDI yang berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi. Tujuan
pengelolaan administrasi KMHDI keseragaman administratif di setiap tingkatan organisasi KMHDI.
Administrasi organisasi menjadi tugas Sekretaris dengan dibantu oleh Wakil Sekretaris.
Untuk mempermudah dalam memanajemen administrasi kesekretariatan, ada beberapa jenis
tugas pokok seorang penyelenggara administrasi yang harus dilaksanakan di KMHDI diantaranya:
a. Administrasi Surat Menyurat
b. Kearsipan KMHDI
c. Inventaris KMHDI
4.2 ADMINISTRASI SURAT – MENYURAT

Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan dan
merupakan alat komunikasi untuk menyampaikan pesan kepada individu maupun lembaga tertentu.
Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas
dan tegas serta bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.
Sebagai organisasi yang menyediakan sarana administrasi, surat dalam KMHDI memiliki
beberapa fungsi diantaranya:
a. Sebagai alat komunikasi
b. Sebagai dokumentasi organisasi
c. Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/persaksian)
4.2.1 Pengeluaran Surat Organisasi

Surat organisasi sebagai media komunikasi tertulis dapat mempermudah hubungan 2 (dua) arah
baik secara individual maupun kelembagaan. Untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan aturan
administrasi dalam KMHDI maka perlu dibuatkan cakupan secara spesifik jenis - jenis surat yang dapat
dikeluarkan oleh pengurus, panitia, maupun atas nama lembaga. Berikut ini batasan-batasan
pengeluaran surat dalam KMHDI.
a. Lembaga (PP/PD/PC KMHDI)
PP/PD/PC KMHDI dapat mengeluarkan segala jenis surat yang dibutuhkan organisasi.
Pembuatan surat harus mengetahui pimpinan tertinggi organisasi dan setiap surat yang dibuat
wajib mematuhi aturan dasar dan struktur penulisan surat KMHDI.
b. Tim Khusus Pembentukan PC/PD KMHDI
Tim Khusus dapat mengeluarkan surat yang bersifat komunikatif/informatif bukan surat yang
bersifat keputusan atau ketetapan. Setiap surat yang dikeluarkan oleh Tim Khusus wajib
mengetahui ketua (pimpinan tertinggi) PP/PD dimana Tim Khusus tersebut dibentuk (disertakan
tanda tangan dan stempel/cap).
c. Komisariat KMHDI
Komisariat KMHDI yang dimaksud adalah Komisariat basis masa yang berada di perguruan
tinggi. Surat yang dapat dikeluarkan Komisariat KMHDI adalah surat yang bersifat
komunikatif/informatif bukan surat yang bersifat keputusan atau ketetapan.

d. Panitia
Panitia suatu kegiatan dapat mengeluarkan surat yang bersifat komunikatif/informatif bukan surat
yang bersifat keputusan atau ketetapan. Setiap surat yang dikeluarkan oleh panitia wajib
mengetahui ketua (pimpinan tertinggi) PP/PD/PC dimana panitia tersebut dibentuk (disertakan
tanda tangan dan stempel/cap).
e. Pengurus Kelembagaan
Pengurus Kelembagaan yang dimaksud adalah pimpinan-pimpinan pengurus yang
mengatasnamakan departemen/biro/bidang atau pengurus inti non ketua/presidium. Surat
Pengurus Kelembagaan yang ditujukan kepada internal pengurus (ex: Bidang Kaderisasi PC
KMHDI Mamuju bersurat ke Bidang Organisasi PC KMHDI Mamuju) tidak wajib mencantumkan
tanda tangan ketua/pimpinan tertinggi, sedangkan surat yang ditujukan ke eksternal pengurus
(ex: Dept. Kaderisasi bersurat ke Bidang Kaderisasi) wajib mengetahui dan ditanda tangani
pimpinan tertinggi organsiasi. Pengurus secara kelembagaannya dapat mengeluarkan surat baik
eksternal maupun internal namun hanya bersifat komunikatif/informatif bukan surat yang bersifat
keputusan atau ketetapan.
f. Anggota
Anggota KMHDI dapat mengeluarkan surat atas nama individunya dan tidak menggunakan
atribut surat organsiasi KMHDI seperti Kop Surat, Stempel/Cap, logo dan atribut lainnya. Hal ini
untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan surat organsiasi.
4.2.2 Jenis Surat KMHDI

Berikut ini jenis-jenis surat yang diklasifikasikan berdasarkan bentuk surat yang akan
dikeluarkan:
a. Surat Bentuk Umum
Surat Bentuk Umum mempunyai dua jenis, yakni surat yang ditujukan untuk internal organisasi
(kode: A) dan surat yang ditujukan ke eksternal organisasi (kode: B). Nomor surat bentuk umum
selalu diperbaharui (dimulai dari 001) setiap pergantian periode kepengurusan.
Contoh :
Nomor urut surat terakhir oleh pengurus Nomor urut surat yang baru oleh pengurus
demisioner: 098 terpilih : 001
Nomor: 098/......................../III/2020 Nomor: 001/......................../III/2020

Jenis surat yang menggunakan format bentuk umum antara lain:
1. Surat pemberitahuan
2. Surat pengantar
3. Surat Undangan
4. Surat teguran/peringatan
5. Surat izin
6. Surat permohonan
7. Surat rekomendasi
b. Surat Bentuk Khusus
Surat bentuk khusus adalah surat yang dikeluarkan berdasarkan kekhususanya. Dinyatakan
khusus karena surat ini memiliki kode khusus dalam penomoran dan pengarsipanya. Nomor

surat bentuk umum selalu diperbaharui (dimulai dari 001) setiap pergantian periode
kepengurusan, seperti yang dijelaskan dalam Surat Bentuk Umum.
Terdapat 7 (tujuh) jenis surat bentuk khusus, diantaranya:
1. Surat Pernyataan (SP)
2. Surat Tugas (ST)
3. Surat Mandat (MDT)
4. Surat Keterangan (KET)
5. Surat Perjanjian (SPR)
6. Surat Kuasa (SKU), dan
7. Surat Pengurus Kelembagaan
c. Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat yang dikeluarkan atas nama lembaga keorganisasian dan ditanda
tangani oleh ketua/pimpinan tertinggi dan sekretaris. Nomor surat bentuk umum selalu
diperbaharui (dimulai dari 01) setiap pergantian periode kepengurusan, seperti yang contohkan
dalam contoh kasus Surat Bentuk Umum.
d. Ketetapan dan Keputusan
Ketetapan dan Keputusan adalah jenis surat yang dikeluarkan melalui permusyawaratan dan
keberlakuanya ditetapkan melalui permusyawaratan tersebut. Ketetapan dan Keputusan tidak
dilakukan seperti halnya surat bentuk umum atau surat bentuk khusus, karena Ketetapan dan
Keputusan bukan dikeluarkan pengurus melainkan dikeluarkan dalam permusyawaratan. Untuk
penomoranya dapat dilihat dari format pengaturan Ketetapan dan Keputusan.
4.2.3 Aturan Dasar Surat

Surat-surat KMHDI adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isi harus memenuhi
ketentuan-ketentuan yang telah dibuat Organisasi. Berikut ini beberapa ketentuan dasar dalam
membuat surat dinas/organisasi:
a. Penulisan
1. Menggunakan jenis huruf Arial Narrow 12.
2. Khusus untuk kop surat menggunakan jenis huruf Arial Narrow ukuran 16 untuk penulisan
nama organisasi dan ukuran 11 untuk penulisan alamat sekretariat organisasi.
3. Dalam penentuan jarak spasi agar memperhatikan aspek keserasian, estetika, dan
banyaknya isi surat. Jika isi/konten surat sedikit/pendek menggunakan jarak spasi 1,5 (satu
koma lima), sebaliknya jika isi/konten surat banyak/panjang menggunakan jarak spasi 1
(satu).
4. Penggunaan margin surat (top, bottom, left, and right) disesuaikan dengan isi/konten surat.
b. Kertas Surat
1. Menggunakan kertas HVS ukuran A4 warna putih.
2. Setiap surat atau draf yang dibubuhi paraf/tanda tangan tidak diperkenankan menggunakan
kertas bekas.
3. Gramatur kertas minimal 70 gram/m
c. Amplop
1. Ukuran, Ukuran amplop yang digunakan untuk pengiriman surat disesuaikan dengan jenis,
ukuran, dan ketebalan surat yang akan dikirim.
2. Warna, Amplop surat KMHDI menggunakan kertas berwarna putih.

3. Kop, Kop yang digunakan dalam amplop surat KMHDI adalah sama dengan Kop yang
digunakan dalam surat. Tata letak Kop Amplop memperhatikan tata letak (rata kanan dan
dikiri) dan diletakan pada bagian atas amplop.
4. Penulisan Pengirim dan Tujuan. Pada amplop surat KMHDI harus dicantumkan nomor surat
yang diletakan di bagian atas kiri (dibawah Kop amplop) dan Tujuan surat serta alamat
(tertulis sama seperti tujuan yang ditulis dalam surat) diletakan disebelah kanan lembar
amplop, jarak atas dan jarak bawah agar disesuaikan.
5. Cara Melipat dan Memasukan Surat kedalam Sampul. Surat yang siap dikirim dilipat sesuai
dengan ukuran amplop yang digunakan dengan mempertemukan sudut - sudutnya agar
lipatanya lurus dan rapi. Kop/kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca
surat/penulisan kop amplop.
4.2.4 Struktur Penulisan Surat

Surat dinas/organisasi memiliki bentuk yang berbeda-beda, sehingga hampir setiap surat KMHDI
memiliki struktur yang berbeda. Namun secara umum struktur surat KMHDI terdiri dari:
a. Kop Surat
b. Nomor Surat
Nomor Surat KMHDI disesuaikan dengan kebutuhan surat masing-masing, karena setiap surat
memiliki kode unik yang berbeda-beda. Berikut beberapa kode surat KMHDI:
Tabel 4.1 Kode Surat KMHDI

KODE MAKNA
TAP Ketetapan
KEP Keputusan
SK Surat Keputusan
SP Surat Pernyataan
ST Surat Tugas
MDT Surat Mandat
KET Surat Keterangan
SPR Surat Perjanjian
SKU Surat Kuasa
A Surat Dikirim untuk Internal Organisasi
B Surat Dikirim untuk Eksternal Organisasi
Pan Panitia
Dept-Organisasi Departemen Organisasi
Biro-Litbang Biro Litbang
Bid-Kaderisasi Bidang Kaderisasi
Tim-KHS Tim Khusus Pembentukan PC/PD
Dst
Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan nomor surat KMHDI adalah:
a. Tidak menggunakan spasi
b. Tidak menggunakan underscore (_)

Sedangkan untuk kode wilayah/tingkatan organisasi diformasikan sesuai dengan Peraturan
Menteri Dalam Negeri RI Nomor. 56 Tahun 2015 tentang Kode dan Data Wilayah Administrasi
Pemerintahan. Berikut ini ciri-ciri penulisan kode wilayah untuk Pimpinan Cabang dan Pimpinan Daerah
KMHDI:
a. Ciri-ciri Penulisan Kode Wilayah Pimpinan Daerah
Kode daerah hanya terdiri dari 2 (dua) angka
Contoh:
Tabel 4.2 Kode Wilayah Pimpinan Daerah
72 Kode Wilayah Provinsi Sulawesi Tengah
51 Kode Wilayah Provinsi Bali
b. Ciri-ciri Penulisan Kode Wilayah Pimpinan Cabang
1. Kode daerah untuk Pimpinan Cabanghanya terdiri dari 4 (empat) angka
2. 2 (dua) angka pertama menunjukan provinsi asal Pimpinan Cabang
3. 2 (dua) digit terakhir menunjukan kota/kabupaten asal Pimpinan Cabang
4. Kode Wilayah dipisahkan menggunakan tanda (.) (titik)
Contoh:
Tabel 4.3 Kode Wilayah Pimpinan Cabang
72.51 72 : Kode Wilayah Provinsi Sulawesi Tengah
51 : Kode Wilayah Provinsi Palu
51.07 51 : Kode Wilayah Provinsi Provinsi Bali
07 : Kode Wilayah
c. Lampiran**
Jika terdapat lampiran, maka dibagian isi surat harus ditulis pengantar yang menerangkan
adanya lampiran pada surat misalnya:
1. Untuk mengetahui rangkaian kegiatan di atas, berikut susunan acara (terlampir)
2. Untuk melengkapi keterangan ini, terlampir AD/ART, GBHO, dan peraturan-peraturan
penting lainnya.
d. Perihal**
e. Tujuan**
Setiap surat memiliki tujuan yang berbeda - beda. Ada yang ditujukan ke pemerintahan, internal
organisasi, alumni, dan lain sebagainya. Pengirim surat dapat mengirim langsung surat ke
bidang/lembaga yang dimiliki organisasi, hal biasanya dilakukan agar surat yang dikirim dapat
langsung diketahui /bidang/lembaga yang dituju. Penulisanya dapat dengan menambahkan u.p.
yang berarti Untuk Perhatian.
Contoh:
Kepada Yth.
Presidium Pimpinan Pusat KMHDI
u.p. Departemen Organisasi
f. Pembukaan
g. Isi
h. Penutup
i. Tempat, Tanggal, Bulan, dan Tahun Pembuatan Surat
j. Tanda Tangan dan Stempel Organisasi
k. Tembusan***
Surat KMHDI akan mempunyai tembusan bila ada surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang
ada keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Dengan demikian, pihak ketiga tersebut
dapat mengetahui perihal surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri dari lembar surat.
Teknik penulisan tembusan ada 2 macam, yaitu:
1. Tembusan yang objeknya hanya satu, dituliskan sebaris atau sejajar dengan notasinya.
Contoh :
Tembusan Yth : Ketua PHDI Provinsi Jawa Barat
2. Tembusan yang objeknya lebih dari satu, maka tembusan ditulis dari jabatan/tingkatan dari
tinggi ke rendah. Tembusan ditulis secara vertikal, dan diberi nomor urut.
Contoh :
Jika Tembusan lebih dari satu
Tembusan Yth :
1. Ketua Komisi III DPR RI
2. Gubernur DKI Jakarta
Catatan:
** Ditulis tergantung pada jenis surat, ada beberapa jenis surat diantaranya Surat Tugas, Surat
Mandat, Surat Keterangan, dll tidak memerlukan ini
*** Ditulis jika diperlukan.
4.3 KEARSIPAN KMHDI

Arsip adalah kumpulan surat-surat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali. Pengarsipan artinya
pengumpulan dan penyimpanan surat-surat.
4.3.1 Alat dan Jumlah Kearsipan

Alat-alat yang dipergunakan dalam bidang kearsipan, misalnya: map, folder, guide. Sedangkan
jumlah pengarsipan di KMHDI ada 5 (lima) diantaranya:
a. Pengarsipan Surat Bentuk Khusus (Masuk)
b. Pengarsipan Surat Bentuk Khusus (Keluar)
c. Pengarsipan Surat Bentuk Umum (Keluar)
d. Pengarsipan Surat Bentuk Khusus (Keluar)
e. Pengarsipan Surat Keputusan
4.3.2 Kode Map/Arsip KMHDI

Bagi KMHDI surat-surat disimpan pada map-map dengan memberikan kode-kode dasar yang
dibagi atas kebutuhan/wilayah/bidang.
a. Kode Arsip Surat Bentuk Umum (Surat Masuk)
1. MI : Masuk Internal (Surat yang diterima dari internal organisasi KMHDI)
2. ME : Masuk Eksternal (Surat yang diterima dari eksternal organisasi KMHDI)
b. Kode Arsip Surat Bentuk Umum (Surat Keluar)
1. KI : Keluar Internal (Surat yang ditujukan untuk internal organisasi KMHDI)
2. KE : Keluar Eksternal (Surat yang ditujukan untuk eksternal organisasi KMHDI)

4.3.3 Kode Arsip Surat Bentuk Khusus
a. SP : Surat Pernyataan (SP)
b. ST : Surat Tugas (ST)
c. MDT : Surat Mandat (MDT)
d. KET : Surat Keterangan (KET)
e. SPR : Surat Perjanjian (SPR)
f. SKU : Surat Kuasa (SKU), dan
g. PK : Surat Pengurus Kelembagaan
4.3.4 Pecatatan Aktifasi Surat

Pencatatan aktifasi surat bertujuan untuk melakukan penataan administrasi organsiasi, dengan
dilakukanya pencatatan aktifasi surat organisasi baik masuk maupun keluar akan mempermudah
dalam pelacakan surat yang pernah dikeluarkan atau diterima organisasi. Pencatatan Aktifasi Surat
dibawah tanggung jawab Sekretaris dengan dibantu Wakil Sekretaris dan dilaporkan dalam minimal
satu tahun sekali dalam kepengurusan pada saat Rapat Koordinasi (Rakor).
Tabel 4.4 Pencatatan Aktifasi Surat Bentuk Umum (Masuk)
No Kode Tanggal Nomor Surat Pengirim Perihal Lampiran Ket
PD KMHDI
01 MI 01-02-2020 034/A/52-KMHDI/II/2020 Undangan
NTB
Tabel 4.5 Pencatatan Aktifasi Surat Bentuk Khusus (Masuk)

No Kode Tanggal Nomor Surat Tujuan Lampiran Ket
01 MDT 01-02-2020 034/MDT/52-KMHDI/II/2020 - - Tembusan
Tabel 4.6 Pencatatan Aktifasi Surat Bentuk Umum (Keluar)

No Kode Tanggal Nomor Surat Tujuan Perihal Lampiran Ket
01 KI 01-02-2020 034/A/16-KMHDI/II/2020 PD KMHDI Undangan 2 lembar
NTB
Tabel 4.7 Pencatatan Aktifasi Surat Bentuk Khusus (Keluar)

No Kode Tanggal Nomor Surat Tujuan Lampiran Ket
01 ST 01-01-2020 034/ST/16-KMHDI/I/2020 PP KMHDI - Menghadiri Rakor
Tabel 4.8 Pencatatan Aktifasi Surat Keputusan

No Tanggal Nomor Surat Isi Keputusan Ket
01 02-01-2020 03/SK/18.72-KMHDI/I/2020 Panitia Pelaksana MPAB XII PC KMHDI
Metro
4.4 INVENTARISASI ORGANISASI

Inventarisasi adalah kegiatan untuk mencatat dan menyusun barang – barang yang ada secara
benar menurut ketentuan yang berlaku.
Inventarisasi organisasi pada pokoknya dapat kita bagi menjadi dua yaitu :

a. Inventarisasi Aset Permanen
Merupakan pendataan milik organisasi yang dalam jangka waktu lama tidak akan mengalami
perubahan, misalnya :
1. Sekretariat KMHDI
2. Komputer, dll
b. Inventarisasi Aset Tidak Permanen
Merupakan milik organisasi yang mengalami perubahan dalam jangka waktu pendek atau bisa
habis terpakai, misalnya:
1. ATK
2. Pulsa listrik sekretariat, dll
Tujuan utama dilakukannya Inventarisasi Aset ada tiga yaitu:
a. Tertib administrasi
b. Pengamanan aset
c. Pengendalian dan pengawasan asset
Pencatatan aset organisasi dilakukan secara berkala minimal 2 (dua) kali dalam satu periode
kepengurusan yang dilaporkan pada saat rapat/permusyawaratan dan pencatatan ini hanya dilakukan
untuk aset permanen saja. Berikut ini format pencatatan aset organisasi.
Tabel 4.9 Format Pencatatan Aset Organisasi
NO TGL NAMA ASET KUANTITAS KONDISI LOKASI KET
1 2017 Meja 3x4 1 Tidak Baik Gudang Rusak
2 01/02/2017 Komputer 1 Cukup baik Teras
Catatan:
Skala pengukuran Kondisi dibagi menjadi 5, diantaranya:
1. Sangat baik
2. Baik
3. Cukup baik
4. Kurang baik
5. Tidak baik

BAB V
ADMINISTRASI KEUANGAN
SILABUS
ADMINISTRASI KEUANGAN KMHDI
Materi Pokok dan Sub Materi 1. Pengertian Administrasi Keuangan
2. Penyusunan RAB (Rencana Anggaran Biaya)
3. Pembukuan
4. Penyusunan Laporan Keuangan
Tujuan Pembelajaran 1. Peserta dapat memahami pengertian Administrasi Keuangan
2. Peserta dapat menyusun RAB (Rencana Anggaran Biaya)
3. Peserta dapat menyusun pembukuan
4. Peserta dapat menyusun Laporan Keuangan.
Waktu 90 Menit
Evaluasi Praktik
Referensi Janawati, Ni Luh Putu Gopi & Ni Putu Ari Aryawati. 2019. Buku
Pedoman Administrasi Keuangan. Ed. 2. Jakarta: PP KMHDI.

MATERI
ADMINISTRASI KEUANGAN KMHDI
5.1 PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN

Administrasi adalah sejumlah proses pengelolaan atau kerjasama kelompok yang dilaksanakan
di dalam sebuah organisasi demi mencapai tujuan organisasi secara tepat sasaran (efektif) dan tepat
guna (efisien). Sedangkan keuangan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan uang. Dengan
demikian administrasi keuangan adalah suatu upaya pengelolaan yang mencakup semua aktivitas
yang berhubungan dengan keuangan guna mencapai tujuan suatu perusahaan atau organisasi.
Keuangan bagi organisasi merupakan salah satu sumber daya yang dapat menggerakkan
aktivitas-aktivitas organisasi. Bagi KMHDI, keuangan harus dikelola sebaik mungkin melalui peran
bendahara. Bendahara bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan dan aset organisasi yang
dikelola secara transparan dan akuntabel.
Secara khusus materi administrasi keuangan dalam Diklat Manajemen Organisasi ini akan
membahas tentang tugas bendahara dalam kepengurusan dan kepanitiaan sebagai pengelola
keuangan yang mencakup perencanaan anggaran, pembukuan, dan pelaporan keuangan. Untuk lebih
lengkapnya dapat dipelajari dalam Buku Pedoman Administrasi Keuangan.
5.2 PERENCANAAN ANGGARAN

Di awal kepengurusan atau sebelum melaksanakan kegiatan, bendahara wajib membuat
perencanaan anggaran agar dapat menjadi acuan dalam proses terlaksananya aktivitas organisasi.
Dalam proses penyusunan rencana anggaran tersebut, bendahara wajib berkoordinasi dengan
personalia rekan kerja yang terlibat dalam proses penganggaran agar setiap anggaran yang dialokasi
terhadap aktivitas organisasi dapat menunjang pencapaian visi dan misi organisasi.
Perencanaan anggaran disusun secara realistis, luwes, dan kontinyu. Realistis, artinya rencana
anggaran di susun berdasarkan kondisi objektif organisasi sehingga memungkinkan untuk dipenuhi.
Luwes, artinya tidak terlalu kaku, sehingga rencana anggaran yang disusun masih dapat disesuaikan
dengan keadaan yang mungkin dapat berubah sewaktu-waktu. Sedangkan kontinyu, artinya rencana
anggaran yang dibuat wajib di monitoring secara berkelanjutan.
5.2.1 Rencana Anggaran Biaya Kepengurusan

Rencana Anggaran Biaya (RAB) kepengurusan disusun oleh bendahara organisasi berkoordinasi
dengan ketua, sekretaris dan ketua bidang/biro/departemen. RAB kepengurusan berfungsi sebagai
acuan pengadaan dana bagi pengurus dalam kurun waktu tertentu. Dalam satu periode kepengurusan,
RAB dibuat sebanyak dua kali pada saat Rapat Kerja dan Rapat Koordinasi. RAB yang disusun pada
saat Rapat Kerja akan dievaluasi dalam bentuk laporan pertanggungjawaban oleh bendahara pada
saat Rapat Koordinasi dan RAB yang disusun saat Rapat Koordinasi akan dilaporkan di akhir
kepengurusan pada forum Sabha/Lokasabha/Mahasabha. Adapun format penyusunan RAB
Kepengurusan dapat dilihat pada tabel 6.1.

Tabel 5.1 Contoh RAB Kepengurusan
NO JENIS PENGELUARAN PROGRAM KERJA FREKUENSI ANGGARAN JUMLAH
SEKRETARIS
1 Penataan administrasi kesekretariatan 2 kali Rp 500.000 Rp 1.000.000
2 Struktur kepengurusan 1 kali Rp 200.000 Rp 200.000
Rp 1.200.000
BENDAHARA
1 Iuran wajib ke Pimpinan Pusat 12 kali Rp 30.000 Rp 360.000
Rp 360.000
BIDANG ORGANISASI
1 Rakorcab 1 kali Rp 300.000 Rp 300.000
2 HUT PC 1 kali Rp 1.500.000 Rp 1.500.000
Rp 1.800.000
BIDANG KADERISASI
1 MPAB 2 kali Rp 3.500.000 Rp 7.000.000
2 DMO 2 kali Rp 5.000.000 Rp 10.000.000
3 Keakraban 2 kali Rp 750.000 Rp 1.500.000
Rp 18.500.000
BIDANG PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
1 Pengadaan buku bacaan 1 kali Rp 500.000 Rp 500.000
Rp 500.000
BIDANG DATA DAN INFORMASI
1 Lomba menulis berita 1 kali Rp 3.000.000 Rp 3.000.000
2 Mading Organisasi 12 kali Rp 250.000 Rp 3.000.000
Rp 6.000.000
TOTAL Rp 28.360.000
5.2.2 Rencana Anggaran Biaya Kepanitian

Rencana Anggaran Biaya (RAB) Kepanitiaan disusun oleh bendahara panitia berkoordinasi
dengan ketua panitia, sekretaris, dan ketua devisi dalam kepanitiaan pada saat perencanaan kegiatan
dan dilaporkan pada rapat pembubaran panitia. RAB kegiatan berfungsi sebagai acuan biaya yang
dibutuhkan untuk kegiatan dan sebagai rancangan anggaran yang akan dicantumkan dalam proposal
kegiatan. Adapun format penyusunan RAB Kepengurusan dapat dilihat pada tabel 6.2.
Tabel 5.2 Contoh RAB Kepanitiaan

NO JENIS PENGELUARAN KUANTITAS HARGA SATUAN FREKUENSI JUMAH
KONSUMSI
1 Snack Pembukaan VIP 15 kotak Rp 20.000 1 kali Rp 300.000
2 Snack Pembukaan Peserta 100 kotak Rp 10.000 1 kali Rp 1.000.000
3 Konsumsi Peserta 50 bungkus Rp 10.000 3 kali Rp 1.500.000
Rp 2.800.000

KESEKRETARIATAN
1 Kertas HVS A4 2 rim Rp 50.000 1 kali Rp 100.000
2 Amplop 1 kotak Rp 36.000 1 kali Rp 36.000
Rp 136.000
PERLENGKAPAN
1 Sewa Kursi 100 buah Rp 2.500 1 hari Rp 250.000
2 Baterai Mic 4 buah Rp 36.000 1 kali Rp 144.000
Rp 394.000
PUBDEKDOK
1 Spanduk 2 buah Rp 65.000 1 kali Rp 130.000
2 Backdrop 1 buah Rp 250.000 1 kali Rp 250.000
Rp 380.000
TOTAL Rp 3.710.000
5.3 PEMBUKUAN
Pembukuan adalah pencatatan transaksi keuangan meliputi penjualan, pembelian, pendapatan,
dan pengeluaran oleh organisasi. Pembukuan dilakukan setiap setelah melakukan transaksi baik
langsung oleh bendahara ataupun pengurus lainnya sehingga hasil dari pencatatan transaksi
keuangan dapat ditampilkan secara detail dan komprehensif. Hal-hal yang dibutuhkan dalam
melakukan pencatatan keuangan antara lain: nota/struk/kuitansi transaksi dan buku kas dalam bentuk
jurnal berkolom dengan format excel (Format dapat dilihat pada tabel 5.3). Teknis pembukuan
transaksi keuangan dalam KMHDI menggunakan terminologi debet sebagai pemasukan dan kredit
sebagai pengeluaran.

Tabel 5.3 Contoh Format Pembukuan
TANGGAL EKSEKUTOR KETERANGAN DEBET KREDIT SALDO
01-Sep-17 Saldo awal dari sisa kas kepengurusan sebelumnya Rp 15.000.000
20-Sep-17 Wayan Pembayaran tagihan listrik sekre bulan Agustus Rp 250.000 Rp 14.750.000
20-Sep-17 Wayan Pembayaran tagihan wifi sekre bulan Agustus Rp 450.000 Rp 14.300.000
03-Okt-17 Noni 4 warna tinta printer Rp 480.000 Rp 13.820.000
03-Okt-17 Noni 2 rim kertas HVS A4 70gr Rp 100.000 Rp 13.720.000
03-Okt-17 Noni 1 kotak amplop Rp 36.000 Rp 13.684.000
10-Okt-17 Tari MPAB XII Rp 2.500.000 Rp 11.184.000
22-Nov-17 Wayan Bantuan operasional dari Bimas Hindu Provinsi Rp 25.000.000 Rp 36.184.000
15-Des-17 Tari DMO XII Rp 4.000.000 Rp 32.184.000
14-Feb-18 Wayan Keuntungan jualan kuangen Rp 250.000 Rp 32.434.000
07-Mei-18 Raka 1 buah buku bacaan "Homo Deus" Rp 150.000 Rp 32.284.000
13-Jul-18 Juna Hadiah lomba menulis berita Rp 3.000.000 Rp 29.284.000
13-Jul-18 Agus HUT 15 PC Rp 5.000.000 Rp 24.284.000
15-Aug-18 Wayan Keuntungan Bazar makanan Rp 2.500.000 Rp 26.784.000
25-Aug-18 Wayan Tiket keberangkatan peserta ke Rakornas Rp 2.000.000 Rp 24.784.000
25-Aug-18 Wayan Pembayaran Iuran Tahun 1 ke PP KMHDI Rp 360.000 Rp 24.424.000
TOTAL Rp 27.750.000 Rp 18.326.000 Rp 24.424.000
Keterangan:
1. Eksekutor = Nama penerima uang atau yang melakukan transaksi
2. Total saldo akhir = Saldo awal + Total Debet – Total Kredit
Ex: Rp 24.424.000 = Rp. 15.000.000 + Rp. 27.750.000 – Rp. 18.326.000
**Total saldo akhir (ex: Rp 24.424.000) harus sama dengan jumlah saldo satu kolom di atasnya, apabila tidak sama maka terjadi kekeliruan dalam
penghitungan sebelumnya.
5.4 LAPORAN KEUANGAN
Laporan keuangan adalah catatan informasi keuangan organisasi yang dilaporkan minimal dua
kali dalam suatu periode kepengurusan (Rakor dan Sabha/Lokasabha/Mahasabha) dengan tujuan
untuk menggambarkan kinerja organisasi. Laporan keuangan KMHDI terdiri dari laporan posisi
keuangan dan laporan aktivitas serta melampirkan jurnal umum.
5.4.1 Unsur-Unsur dalam Laporan Keuangan (Pengurus dan Panitia)

1. CoA (Chart of Acount)
CoA merupakan kode akun yang digunakan oleh bendahara untuk mengklasifikasikan atau
mengelompokkan jenis transaksi pemasukan dan pengeluaran dengan tujuan mempermudah
bendahara dalam membuat laporan keuangan. Kode akun dapat dibuat berdasarkan transaksi yang
telah dicatat dalam pembukuan.
Tabel 5.4 Penjelasan CoA
2 Pendapatan 01 Proposal 201 : Pemasukan dari proposal
atau Dana
02 202 : Pemasukan dari dana usaha
pemasukan Usaha
3 301 : Beban yang dikeluarkan untuk
01 Acara
Beban atau devisi acara
pengeluaran 302 : Beban yang dikeluarkan untuk
02 Upacara
devisi upacara
2. Jurnal Umum
Jurnal umum adalah jurnal yang berisi catatan seluruh transaksi keuangan baik pemasukan
maupan pengeluaran dalam suatu periode tertentu. Jurnal umum dibuat berdasarkan hasil dari catatan
pada pembukuan dengan menambahkan COA (Kode akun & Nama Akun) seperti pada penjelasan
tabel 6.4 sebelumnya.
3. Laporan Aktivitas Keuangan

Dalam laporan pertanggungjawaban, laporan aktivitas keuangan pada laporan keuangan
kepanitiaan dan laporan kepengurusan. Pada kepanitaan disebut „laporan penggunaan dana‟
sedangkan dalam kepengurusan disebut „laporan aktivitas‟ dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Laporan Penggunaan Dana (khusus untuk Kepanitiaan)
Laporan Penggunaan Dana merupakan tahapan akhir dari pembuatan laporan keuangan
kepanitiaan yang menampilkan jumlah pendapatan, pengeluaran, dan posisi keuangan
kepanitiaan (selisih antara pendapatan dan pengeluaran, saldo awal dan saldo akhir keuangan
kepanitiaan).
b. Laporan Aktivitas (Khusus untuk Kepengurusan)
Laporan aktivitas merupakan tahapan akhir dari pembuatan laporan keuangan sebelum laporan
posisi keuangan yang menampilkan jumlah pendapatan/penghasilan, beban/kerugian, dan posisi
keuangan organisasi (perubahan aktiva bersih, aktiva bersih awal tahun kepengurusan, dan
aktiva bersih akhir 1 periode kepengurusan.

4. Laporan Posisi Keuangan
Laporan posisi keuangan adalah gambaran keuangan organisasi yang dilaporkan dalam periode
tertentu dengan menampilkan jumlah aktiva lancar (harta yang dapat diambil secara incidental), jumlah
aktiva tidak lancar (harta atau asset yang tidak bergerak, seperti tanah, bangunan, inventaris, dll),
kewajiban (utang), dan jumlah aktiva (total aktiva lancar dan tidak lancar), serta jumlah kewajiban dan
jumlah aktiva (jumlah aktiva dikurangi kewajiban).
5.4.2 Laporan Keuangan Kepanitiaan

1. Tahapan Pembuatan Laporan Keuangan Kepanitiaan
Laporan keuangan kepanitiaan dibuat ketika kegiatan telah usai dilaksanakan, namun
pencatatan dilakukan selama adanya transaksi sejak ditetapkannya kepanitiaan. Ada beberapa
tahapan yang harus dibuat dalam penyusunan laporan keuangan kepanitiaan seperti di bawah ini:
CoA Jurnal Laporan Penggunaan

Umum Dana
Untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan kepanitiaan, ke tiga unsur laporan di atas
dapat dibuat dalam 3 sheet melalui aplikasi Ms Excel, misalnya sheet 1 berisi CoA, sheet 2 berisi
Jurnal Umum, dan sheet 3 berisi laporan penggunan dana. Di bawah ini merupakan contoh dari
masing-masing 3 unsur di atas.
a. CoA
Kode akun dibuat sesuai dengan kebutuhan seperti yang telah dijelaskan pada tabel 5.4
sebelumnya.
Tabel 5.5 Contoh CoA Laporan Keuangan Kepanitiaan
KODE AKUN NAMA AKUN
201 PENDAPATAN PROPOSAL
202 DANA USAHA
203 SUMBANGAN ALUMNI
301 KESEKRETARIATAN
302 PERLENGKAPAN
303 PUBDEKDOK
304 KONSUMSI
b. Jurnal Umum
Jurnal umum terdiri dari 8 kolom yang masing-masing memiliki fungsi pencatatan yang berbeda.
Atau untuk mempermudah dalam memahami, jurnal umum dibuat dari Format Pembukuan
seperti tabel 5.3 dan ditambahkan CoA Kepanitiaan seperti pada tabel 5.5.

Tabel 5.6 Contoh Jurnal Umum Laporan Keuangan Kepanitiaan
KODE
TANGGAL EKSEKUTOR KETERANGAN NAMA AKUN DEBET KREDIT SALDO
AKUN
15-Sep-17 Dana awal kegiatan MPAB XII dari pengurus PC KMHDI XXX Rp 1.000.000
17-Sep-17 Agus 4 buah tinta printer 301 KESEKRETARIATAN Rp 360.000 Rp 640.000
17-Sep-17 Agus 1 rim kertas HVS A4 70 gr 301 KESEKRETARIATAN Rp 50.000 Rp 590.000
17-Sep-17 Agus 1 kotak amplop 301 KESEKRETARIATAN Rp 36.000 Rp 554.000
25-Sep-17 Mita Keuntungan penjualan canang 202 DANA USAHA Rp 550.000 Rp 1.104.000
SUMBANGAN
30-Sep-17 Mita Sumbangan dari Bli Gede 203 Rp 2.000.000 Rp 3.104.000
ALUMNI
PENDAPATAN
02-Okt-17 Mita Dana proposal dari PT. Sejahtera 201 Rp 5.000.000 Rp 8.104.000
PROPOSAL
09-Okt-17 Komang Sewa 100 buah kursi 302 PERLENGKAPAN Rp 500.000 Rp 7.604.000
09-Okt-17 Dana 2 buah spanduk 3x1 m 303 PUBDEKDOK Rp 150.000 Rp 7.454.000
10-Okt-17 Rani Konsumsi peserta 304 KONSUMSI Rp 1.500.000 Rp 5.954.000
TOTAL Rp 7.550.000 Rp 2.596.000 Rp 5.954.000

c. Laporan Penggunaan Dana
Laporan pengunaan dana disusun ke dalam 3 kolom yakni kolom „pendapatan‟, „pengeluaran‟,
dan „jumlah surplus/defisit, dana awal, dan sisa dana‟ yang masing-masing memiliki fungsi
berbeda-beda seperti yang ditampilkan pada gambar 5.1 di bawah ini:
LAPORAN PENGGUNAAN DANA

MPAB XII PC KMHDI XXX
PENDAPATAN
201 PENDAPATAN PROPOSAL Rp 5.000.000
202 DANA USAHA Rp 550.000
203 SUMBANGAN ALUMNI Rp 2.000.000
JUMLAH PENDAPATAN Rp 7.550.000
PENGELUARAN
301 KESEKRETARIATAN Rp 446.000
302 PERLENGKAPAN Rp 500.000
303 PUBDEKDOK Rp 150.000
304 KONSUMSI Rp 1.500.000
JUMLAH PENGELUARAN Rp 2.596.000
JUMLAH SURPLUS/DEFISIT Rp 4.954.000

DANA AWAL Rp 1.000.000
SISA DANA Rp 5.954.000
Gambar 5.1 Contoh Laporan Penggunaan Dana (Kepanitiaan)
Keterangan:
1) Kolom „pendapatan‟ disusun berdasarkan jumlah pemasukan per akun (CoA) yang diambil
dari kolom „debet‟ pada jurnal umum.
2) Kolom „pengeluaran‟ disusun berdasarkan jumlah pengeluaran per akun (CoA) yang diambil
dari kolom „kredit‟ pada jurnal umum.
3) Kolom terakhir berisi tiga sub kolom yang teridiri dari „jumlah surplus/defisit‟, „dana awal‟,
dan „sisa dana‟.
Jumlah Surplus/Defisit = (Jumlah Pendapatan) – Jumlah Pengeluaran)
Sisa Dana = (Jumlah Surplus/Defisit + Dana Awal)
**Jumlah sisa dana harus sama dengan total saldo akhir pada jurnal umum, apabila tidak sama
maka terjadi kekeliruan dalam penghitungan
2. Susunan Laporan Keuangan Kepanitiaan

Setelah proses pembuatan laporan keuangan selesai, langkah selanjutnya adalah penyusunan
laporan keuangan kepanitiaan yang dilampirkan pada laporan pertanggungjawaban kegiatan yang
telah dilaksanakan oleh panitia. Susunan laporan keuangan yang dilampirkan dibagi menjadi tiga
bagian, yaitu:

Laporan Penggunaan Lampiran Jurnal Lampiran
Dana Umum Nota
Keterangan:
Laporan penggunaan dana : lihat gambar 5.1
Lampiran jurnal umum : lihat tabel 5.6
Lampiran Nota : Nota-nota/ kuitansi/ bukti transaksi disusun berdasarkan urut tanggal dari
tanggal terlama hingga terbaru, misalnya transaksi pada tanggal 1 Januari 2018 diarsipkan pada
lembar paling bawah dan kemudian pada lembar atasnya diarsipkan tanggal 3 Januari 2018,
lembar lebih atasnya tanggal 5 Januari 2018 dan begitu seterusnya.
5.4.3 Laporan Keuangan Kepengurusan

1. Tahapan Pembuatan Laporan Keuangan Kepengurusan
Laporan keuangan kepengurusan dibuat ketika akan dilakukannya penyampaian
pertanggungjawaban kepengurusan misalnya saat Rakor atau Sabha. Namun pencatatan dilakukan
selama adanya transaksi sejak ditetapkannya kepengurusan. Ada beberapa tahapan yang harus dibuat
dalam penyusunan laporan keuangan kepengurusan seperti di bawah ini:
CoA Jurnal Umum Laporan Aktivitas Laporan Posisi Keuangan
Untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan kepengurusan, ke empat unsur laporan di

atas dapat dibuat dalam 4 sheet melalui aplikasi Ms Excel, misalnya sheet 1 berisi CoA, sheet 2 berisi
Jurnal Umum, sheet 3 berisi laporan Aktivitas dan sheet 4 berisi Laporan Posisi Keuangan. Di bawah
ini merupakan contoh dari masing-masing 3 unsur di atas.
a. CoA
Kode akun dibuat sesuai dengan kebutuhan seperti yang telah dijelaskan pada tabel 6.4.
sebelumnya.
Tabel 5.7 Contoh CoA Laporan Keuangan Kepengurusan

KODE AKUN NAMA AKUN
201 PENDAPATAN PROPOSAL
202 DANA USAHA
301 OPERASIONAL SEKRETARIAT
302 BEBAN SEKRETARIS
303 BEBAN BENDAHARA
304 BEBAN ORGANISASI
305 BEBAN KADERISASI
306 BEBAN LITBANG
307 BEBAN DDI
308 BEBAN LAIN-LAIN

b. Jurnal Umum
Jurnal umum terdiri dari 8 kolom yang masing-masing memiliki fungsi pencatatan yang berbeda.
Atau untuk mempermudah dalam memahami, jurnal umum dibuat dari Format Pembukuan
seperti tabel 5.3 dan ditambahkan CoA Kepengurusan seperti pada tabel 5.7.

KODE
TANGGAL EKSEKUTOR KETERANGAN NAMA AKUN DEBET KREDIT SALDO
AKUN
01-Sep-17 Saldo awal dari sisa kas kepengurusan sebelumnya Rp 15.000.000
OPERASIONAL
20-Sep-17 Wayan Pembayaran tagihan listrik sekre bulan Agustus 301 Rp 250.000 Rp 14.750.000
SEKRETARIAT
OPERASIONAL
20-Sep-17 Wayan Pembayaran tagihan wifi sekre bulan Agustus 301 Rp 450.000 Rp 14.300.000
SEKRETARIAT
BEBAN
03-Okt-17 Noni 4 warna tinta printer 302 Rp 480.000 Rp 13.820.000
SEKRETARIS
BEBAN
03-Okt-17 Noni 2 rim kertas HVS A4 70gr 302 Rp 100.000 Rp 13.720.000
SEKRETARIS
BEBAN
03-Okt-17 Noni 1 kotak amplop 302 Rp 36.000 Rp 13.684.000
SEKRETARIS
10-Okt-17 Tari MPAB XII 305 BEBAN KADERISASI Rp 2.500.000 Rp 11.184.000
PENDAPATAN
22-Nov-17 Wayan Bantuan operasional dari Bimas Hindu Provinsi 201 Rp 25.000.000 Rp 36.184.000
PROPOSAL
15-Des-17 Tari DMO XII 305 BEBAN KADERISASI Rp 4.000.000 Rp 32.184.000
14-Feb-18 Wayan Keuntungan jualan kuangen 202 DANA USAHA Rp 250.000 Rp 32.434.000
07-Mei-18 Raka 1 buah buku bacaan "Homo Deus" 306 BEBAN LITBANG Rp 150.000 Rp 32.284.000
13-Jul-18 Juna Hadiah lomba menulis berita 307 BEBAN DDI Rp 3.000.000 Rp 29.284.000
BEBAN
13-Jul-18 Agus HUT 15 PC 304 Rp 5.000.000 Rp 24.284.000
ORGANISASI
15-Aug-18 Wayan Keuntungan Bazar makanan 202 DANA USAHA Rp 2.500.000 Rp 26.784.000
25-Aug-18 Wayan Tiket keberangkatan peserta ke Rakornas 308 BEBAN LAIN-LAIN Rp 2.000.000 Rp 24.784.000
BEBAN
25-Aug-18 Wayan Pembayaran Iuran Tahun 1 ke PP KMHDI 303 Rp 360.000 Rp 24.424.000
BENDAHARA
TOTAL Rp 27.750.000 Rp 18.326.000 Rp 24.424.000
Tabel 5.8. Contoh Jurnal Umum Laporan Keuangan Kepengurusan

c. Laporan Aktivitas
Laporan aktivitas disusun ke dalam 3 kolom yakni kolom „pendapatan‟, „beban dan kerugian‟,
dan „perubahan aktiva bersih, aktiva bersih awal tahun, dan akhir tahun‟ yang masing-masing
memiliki fungsi berbeda-beda seperti yang ditampilkan pada gambar 5.2 di bawah ini:
LAPORAN AKTIVITAS
PC KMHDI XXX
PERIODE TAHUN 1 (September 2017-Agustus 2018)
PENDAPATAN
201 PENDAPATAN PROPOSAL Rp 25.000.000
202 DANA USAHA Rp 2.750.000
JUMLAH PENDAPATAN Rp 27.750.000
BEBAN
301 OPERASIONAL SEKRETARIAT Rp 700.000
302 BEBAN SEKRETARIS Rp 616.000
303 BEBAN BENDAHARA Rp 360.000
304 BEBAN ORGANISASI Rp 5.000.000
305 BEBAN KADERISASI Rp 6.500.000
306 BEBAN LITBANG Rp 150.000
307 BEBAN DDI Rp 3.000.000
308 BEBAN LAIN-LAIN Rp 2.000.000
JUMLAH BEBAN Rp 18.326.000
PERUBAHAN AKTIVA BERSIH Rp 9.424.000

AKTIVA BERSIH AWAL TAHUN Rp 15.000.000
AKTIVA BERSIH AKHIR TAHUN Rp 24.424.000
Gambar 5.2 Contoh Laporan Aktivitas
Keterangan:
1) Kolom „pendapatan‟ disusun berdasarkan jumlah pemasukan per akun (CoA) yang
diambil dari kolom „debet‟ pada jurnal umum.
2) Kolom „beban‟ disusun berdasarkan jumlah pengeluaran per akun (CoA) yang
diambil dari kolom „kredit‟ pada jurnal umum.
3) Kolom terakhir berisi tiga sub kolom yang teridiri dari „perubahan aktiva
bersih‟‟aktiva bersih awal tahun‟, dan „aktiva bersih akhir tahun‟.
Perubahan aktiva bersih = (Jumlah Pendapatan – Jumlah Beban dan Kerugian)
Aktiva bersih awal tahun = Jumlah kas awal kepengurusan
Aktiva bersih akhir tahun = Jumlas kas saat laporan keuangan disampaikan
d. Laporan Posisi Keuangan

Laporan posisi keuangan disusun ke dalam 3 kolom yakni kolom „aktiva‟ yang berisi „aktiva
lancar‟ dan „aktiva tidak lancar‟, „kewajiban‟, dan „aktiva bersih‟ dan „jumlah kewajiban dan aktiva

bersih‟ yang masiing-masing memiliki fungsi berbeda-beda seperti yang ditampilkan pada
gambar 5.3. di bawah ini:
LAPORAN POSISI KEUANGAN
PC KMHDI XXX
AGUSTUS 2018
Aktiva
Aktiva Lancar
102 Kas 24.424.000
103 Piutang -
Jumlah Aktiva Lancar 24.424.000
Aktiva Tidak Lancar
121 Tanah dan Bangunan -
124 Inventaris 14.050.000
126 Investasi -
Jumlah Aktiva Tidak Lancar 14.050.000
Jumlah Aktiva 38.474.000
Kewajiban
221 Hutang -
Jumlah Kewajiban -
Aktva Bersih 38.474.000

Jumlah Kewajiban dan Aktiva Bersih 38.474.000
Gambar 5.3 Contoh Laporan Posisi Keuangan

Keterangan:
1) Kolom „aktiva lancar‟ berisi jumlah kas (bisa diambil dari aktiva bersih akhir tahun pada
Laporan Aktivitas gambar 5.3) dan piutang (individu/lembaga yang berhutang kepada
organisasi)
2) Kolom „aktiva tidak lancar‟ berisi harta atau kekayaan dalam bentuk fisik (benda) yang
memiliki nilai jual. Khusus untuk inventaris dicatat menggunakan format yang sudah
ditetapkan pada Lampiran 1.
3) Jumlah Aktivas = (Jumlah aktiva lancar + Jumlah aktiva tidak lancar)
a) Kolom „kewajiban‟ berisi jumlah hutang organisasi misalnya kepada individu/lembaga
tertentu atau kewajiban yang belum lunas dibayarkan.
b) Aktiva Bersih = (Jumlah Aktiva – Kewajiban)
c) Jumlah Kewajiban dan Aktiva Bersih = (Jumlah Kewajiban + Aktiva Bersih). Hasil
penjumlahan ini harus sama dengan ‘jumlah aktiva', apabila tidak sama maka terdapat
kesalahan dalam pengitungan sebelumnya.

2. Susunan Laporan Keuangan Kepengurusan
Setelah proses pembuatan laporan keuangan selesai, langkah selanjutnya adalah penyusunan
laporan keuangan kepengurusan yang dilampirkan pada laporan pertanggungjawaban bendahara
kepengurusan. Susunan laporan keuangan yang dilampirkan dibagi menjadi tiga bagian, yaitu:
Laporan Posisi Lampiran Jurnal
Keuangan Lampiran
Aktivitas Umum
Lampiran
Pencatatan Nilai
Aset
Lampiran Nota
Keterangan:
1. Laporan Posisi Keuangan : lihat gambar 5.3
2. Lampiran Aktivitas : lihat gambar 5.2
3. Lampiran Jurnal Umum : lihat tabel 5.8
4. Lampiraan Pecatatan Nilai Aset : lihat lampiran 1
5. Lampiran Nota : Nota-nota/ kuitansi/ bukti transaksi disusun
berdasarkan urut tanggal dari tanggal terlama hingga terbaru, misalnya transaksi pada
tanggal 1 Januari 2018 diarsipkan pada lembar paling bawah dan kemudian pada lembar
atasnya diarsipkan tanggal 3 Januari 2018, lembar lebih atasnya tanggal 5 Januari 2018
dan begitu seterusnya.

Lampiran 1 : Pencatatan Nilai Aset
Pencatatan Inventaris adalah aktifitas yang bertujuan untuk pendataan ulang dan pencatatan
yang akan menghasilkan data aset, serta mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset
tidak berwujud yang dimana aset tersebut digunakan sebagai modal, kekayaan, serta alat penunjang
aktifitas organisasi.
Pencatatan aset harus dilakukan secara rutin dan terjadwal tujuannya adalah untuk memberikan
data serta informasi terhadap aset – aset yang dibeli sedetail dan selengkap mungkin dengan rapih
serta akuratnya pencacatan aset terhadap fisik aset yang dimiliki organisasi dapat meminimalisir
pembelian aset yang tidak perlu sehingga dapat menghemat keuangan organisasi. Selain itu
pencatatan nilai asset juga dapat dijaddikan sebagai pedoman untuk menghitung kekayaan organisasi.
Adapun contoh pencatatan daftar asset yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :
Tabel 5.9 Contoh Format Pencatatan Inventaris/Nilai Aset

Tanggal
No Nama Aset Kuantitas Kondisi Harga Satuan Jumalah Harga
Perolehan
1 Televisi 32 inchi 1 13/11/2016 Baik Rp 1.500.000 Rp 1.500.000
2 Dispenser 1 15/10/2016 Cukup baik Rp 50.000 Rp 50.000
3 LCD Proyektor Infocus 1 16/03/2017 sangat baik Rp 2.000.000 Rp 2.000.000
Kipas angin kecil
4 1 24/04/2017 sangat baik Rp 50.000 Rp 50.000
COSMOS 12DAR
5 Printer Epson L300 1 23/05/2018 sangat baik Rp 600.000 Rp 600.000
6 Laptop HP 14 inch 1 22/06/2018 sangat baik Rp 3.500.000 Rp 3.500.000
7 Lighting 2 22/07/2018 sangat baik Rp 350.000 Rp 700.000
8 Kamera Cannon M100 1 22/07/2018 sangat baik Rp 5.000.000 Rp 5.000.000
9 Tripod Gozila 1 22/07/2018 sangat baik Rp 500.000 Rp 500.000
10 Tripod Triangle 1 22/07/2018 sangat baik Rp 150.000 Rp 150.000
TOTAL Rp 14.050.000
**Total nilai aset yang dimiliki dimasukkan kedalam laporan posisi keuangan sebagai aktiva tidak
lancar.

Lampiran 2 : Forrmat Kuitansi
SETIAP TRANSAKSI MENGGUNAKAN KUITANSI.
KUITANSI
KUITANSI/BUKTI PEMBAYARAN
Telah Terima Dari : Bendahara PD KMHDI XXX

Terbilang : Dua juta rupiah
Untuk Pembayaran : Dana awal TOT Regional
Uang Sejumlah : Rp..2.000.000
Jakarta, 15 September 2018

Yang Membayar, Yang Menerima,
Cap
ttd Cap ttd
PD/PC Materai**
Panitia
Ni Made Dwi stuti Komang Paramita Lestari
Bendahara PD KMHDI XXXX Bendahara Panitia TOT
** Jika pembayaran kurang dari Rp. 1.000.000 maka pada tanda tangan penerima dana dibubuhkan
materai 3000.
Jika pembayaran lebih dari Rp. 1.000.000 maka pada tanda tangan penerima dana dibubuhkan
materai 6000.

BAB VI
PROPOSAL KEGIATAN DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)
SILABUS
PROPOSAL KEGIATAN DAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)
1. Pengertian Proposal
2. Hubungan Proposal dengan Analisa SWOT, GBPK, Program
Kerja dan Job Description.
Materi Pokok dan Sub Materi
3. Sistematika Penulisan Proposal
4. Pengertian LPJ
5. Struktur Dasar Penyusunan LPJ
1. Peserta memahami pengertian Proposal
2. Peserta mengetahui hubungan antara Proposal dengan
Analisa SWOT, GBPK, Program Kerja dan Job Description.
3. Peserta memahami sistematika penulisan Proposal
Tujuan Pembelajaran
4. Peserta dapat membuat Proposal Kegiatan.
5. Peserta dapat memahami Pengertian LPJ
6. Peserta dapat mengetahui Struktur Dasar LPJ
7. Peserta dapat membuat LPJ
Waktu 90 Menit
Evaluasi Praktik
1. Nuaba, I Kadek Andre, dan Ni Nyoman Puspita Sari. 2018.
Buku Pedoman Administrasi Kesekretariatan KMHDI. Ed.
Referensi Perubahan 1. Jakarta: PP KMHDI.
2. Dharma W, Rai. 2020. Buku Pedoman Organisasi Jilid 2.
Jakarta: PP KMHDI.

MATERI
PROPOSAL KEGIATAN DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) KEGIATAN
6.1 PENGERTIAN PROPOSAL

Proposal adalah suatu rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kegiatan berbentuk
tulisan dan dijelaskan secara sistematis dan terperinci. Proposal umumnya dijadikan pedoman kerja
atau acuan dalam pelaksanaan kegiatan yang direncanakan. Secara umum tujuan dibuatnya proposal
adalah untuk mendapatkan ijin atau persetujuan dari suatu pihak mengenai rencana atau rancangan
yang akan dilakukan. Selain itu, proposal juga sering dibuat untuk permohonan dana/ sponsorship
melalui kerjasama dengan pihak lain. Idealnya proposal dibuat 2 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan
dan dapat dibuat oleh panitia maupun pengurus organisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan.
Jika proposal dikeluarkan oleh kepanitiaan maka yang bertugas membuat proposal adalah
sekretaris panitia dengan dibantu oleh panitia pengarah atau Steering Committee (SC) dalam
pembuatan konsep acara. Sedangkan jika proposal dikeluarkan oleh kepengurusan maka yang
bertugas membuat proposal adalah sekretaris organisasi. Terdapat beberapa jenis proposal yang
umum digunakan KMHDI, diantaranya proposal kegiatan, proposal sponsorship, dan proposal
operasional organisasi.
Pembuatan proposal harus disesuaikan dengan kebutuhan, pada materi ini akan dibahas contoh
pembuatan proposal kegiatan. Sebelum membuat proposal yang harus diperhatikan adalah konsep
kegiatan yang akan dibuat. Konsep kegiatan harus memuat unsur 5W+1H mulai dari kegiatan apa yang
akan dilaksanakan, siapa yang akan melaksanakan, dimana akan dilaksakan, kapan dilaksanakan,
mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan, tujuan apa yang ingin dicapai dan bagaimana teknis
pelaksanaannya. Ketika sudah memahami konsep kegiatan dengan baik maka akan memudahkan kita
dalam penulisan proposal. Item-item yang terdapat pada proposal dibuat berdasarkan/mengacu pada
hasil analisa manajemen organisasi yang dibuat sebelumnya.
1. Pendahuluan Analisa SWOT
2. Dasar Pemikiran
3. Tujuan AD/ART, GBHO/GBPK
4. Tema
5. Konsep Kegiatan
6. Sasaran/Peserta Kegiatan
7. Waktu dan Tempat Program Kerja dan Kalender Kegiatan
Pelaksanaan
8. Anggaran Dana
Job Description
9. Susunan Panitia
10. Jadwal Kegiatan
11.Lampiran
Gambar 6.1 Bagan Hubungan antara Proposal dengan Langkah-langkah Perencanaan Sebelumnya

6.2 SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL
Tabel 6.1 Sistematika Penulisan Proposal
URAIAN PENJELASAN
Pendahuluan - Berisi tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi
dilaksanakan kegiatan tersebut.
- Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari
- Poin-poin pembahasan pada pendahuluan ini, mengacu pada
komponen S-W-O-T yang telah dibuat sebelumnya.
Dasar Pemikiran - Kegiatan tidak boleh bertentangan dengan AD/ART dan mengacu
pada GBHO/GBPK
- Mengacu pada ketetapan Program Kerja yang ditetapkan dalam
rapat kerja
- Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan
secara umum, misalnya Peraturan Pemerintah Nomor sekian
Tujuan - Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut baik untuk internal
maupun eksternal organisasi
- Tentukan juga hasil (output) yang dikehendaki seperti apa
Contoh : Memberi pengetahuan manajerial dan leadership bagi calon
anggota KMHDI
Tema Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut, upayakan tema yang
dibuat singkat, jelas, menarik dan ikonik.
Konsep Kegiatan - Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut. Misal: berupa Seminar,
Pelatihan, Peduli Sosial, Literasi, Focus Group Discussion dll.
- Menjelaskan rangkaian atau tahapan kegiatan yang akan
dilaksanakan.
Sasaran/Peserta Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti kegiatan
tersebut
Waktu dan Tempat Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa akan
Pelaksanaan dilaksanakan kegiatan tersebut.
Anggaran Dana Menjelaskan tentang jumlah total pengeluaran yang diperkirakan oleh
panitia dan rincian anggarannya dibuat dalam lampiran tersendiri
Susunan Panitia Melampirkan susunan panitia yang didasarkan pada SK Kepanitiaan
yang dikeluarkan oleh organisasi. Dimana personalia kepanitiaan wajib
telah mengikuti DMO.
Jadwal Acara Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender Kegiatan yang telah
disusun sebelumnya.
Penutup - Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan mohon dukungan bagi
semua pihak.
- Ditutup dengan lembar pengesahan proposal
Lampiran Melampirkan dokumen pendukung yang dianggap penting dalam
proposal, misalnya nomor rekening, anggaran dana, susunan panitia,
jadwal acara dll.

Selain proposal dengan format di atas, apabila panitia membutuhkan proposal sponsorship untuk
memenuhi syarat pencairan dana maka panitia dapat menambahkan lampiran ketentuan kerjasama
yang ingin diajukan kepada calon sponsor sesuai dengan kebutuhan kegiatan yang diselenggarakan.
Lampiran ketentuan kerjasama ditentukan oleh panitia penyelenggara. Penawaran dalam sponsorship
ditempatkan sebelum penutup proposal, contoh :
Paket GOLD Rp 30.000.000,-

Kompensasi:
1) Nama perusahaan mengiringi judul program
2) Pencantuman logo perusahaan pada backdrop acara (posisi utama)
3) Pencantuman logo perusaha pada spanduk (posisi utama) dan di pasang
sebagai promosi acara
4) Pencantuman logo perusahaan pada T-shirt dan buku materi
Paket SILVER Rp 20.000.000,-

Kompensasi:
1) Pencantuman logo perusahaan pada backdrop acara (posisi 1)
2) Pencantuman logo perusaha pada spanduk (posisi 1) dan di pasang sebagai
promosi acara
3) Pencantuman logo perusahaan pada buku materi
Paket BRONZE Rp 10.000.000,-

Kompensasi:
1) Pencantuman logo perusahaan pada backdrop acara (posisi 2)
2) Pencantuman logo perusaha pada spanduk (posisi 2) dan di pasang sebagai
promosi acara
3) Pencantuman logo perusahaan pada buku materi
Gambar 6.2 Lampiran Sponsorship
6.3 PENGERTIAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ) KEGIATAN

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) merupakan metode penyampaian hasil penyelesaian tugas
secara tertulis kepada pihak yang berwenang menilai dan menerima laporan. LPJ dalam KMHDI
merupakan tahapan akhir dari suatu tugas/tanggungjawab pelaksanaan kegiatan dan dapat dibuat oleh
panitia maupun pengurus. Dalam LPJ KMHDI ada beberapa hal yang wajib dipertanggungjawabkan
oleh pelapor, diantaranya:
a. Tahapan Pelaksanaan
b. Evaluasi
c. Keuangan
d. Administrasi Kesekretariatan, dan
e. Dokumentasi
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan LPJ antara lain ketelitian, transparasi,
kerapian, objektif dan penyusunan yang sesuai format. Setelah diterimanya LPJ, pelapor
bertanggungjawab penuh apabila terjadi kesalahan yang fatal atau kekeliruan dalam laporan

pertanggungjawabanya. Apabila terdapat ketidaktransparanan maka pelapor dapat dikenakan sanksi
sesuai dengan kebijakan penerima laporan.
6.4 STRUKTUR DASAR PENYUSUNAN LPJ

Berikut ini struktur penyusunan yang dibakukan KMHDI untuk penyampaian laporan
pertanggungjawaban kegiatan bentuk umum:
Cover
Surat Pengantar LPJ
Pengantar
Isi LPJ
Lampiran
Gambar 6.3 Bagan Susunan Laporan Pertanggungjawaban
Kegiatan Bentuk Umum yang dimaksud menggunakan format pelaporan ini misalnya Masa
Penerimaan Anggota Baru (MPAB), Diklat Manajemen Organisasi (DMO), Training Of Trainer (TOT),
Diklat- Diklat Organisasi, Bakti Sosial dan sebagainya.
6.4.1 Surat Pengantar

Surat Pengantar adalah sarana penyampaian informasi untuk menerangkan laporan yang akan
disampaikan. Sedangkan LPJ adalah lampiran dari Surat Pengantar yang dikirimkan. Format Surat
Pengantar yang digunakan adalah format Surat Bentuk Umum (SBU) yang dijilid menjadi satu dengan
LPJ. Apabila LPJ dibuat oleh panitia maka surat pengantar harus dibuat dengan menggunakan kop
kepanitiaan dan yang bertanda tangan adalah panitia yang diketahui ketua organisasi. Jika LPJ dibuat
oleh pengurus maka surat pengantar harus menggunakan kop organisasi dan yang bertanda tangan
adalah ketua dan sekretaris organisasi.
6.4.2 Pengantar
Pengantar dalam penyampaian LPJ adalah unsur-unsur pendukung pelaksanaan kegiatan yang
dibuat secara tertulis. Adapun susunan lembar pengantar adalah sebagai berikut:
a. Kata Pengantar
b. Daftar Isi
b. Daftar Lampiran
c. Deskripsi Pengisi Acara Pembukaan
Dalam setiap pembukaan suatu kegiatan pada umumnya terdapat pentas seni berupa tari-tarian
ataupun kegiatan kesenian lainya. Deskripsi yang dimaksud adalah penjelasan dari pentas seni

yang ditampilkan dalam pembukaan kegiatan KMHDI. Isi deskripsi mulai dari darimana kesenian
yang ditampilkan tersebut berasal, siapa penciptanya, maknanya dan sebagainya.
d. Lirik Lagu Kebangsaan Indonesia Raya
e. Lirik Mars dan Hymne KMHDI
f. Asta Prasetya Brahmacarya
g. Doa
h. Laporan Ketua Pelaksana
i. Sambutan-Sambutan
Sambutan yang disampaikan diurutkan mulai dari jabatan paling rendah sampai paling tinggi.
6.4.3 Isi LPJ

Ada 5 bentuk isi LPJ yang diterapkan oleh KMHDI dan diatur melalui BPA Kesekretariatan,
diantaranya:
a. LPJ Mahasabha, Lokasabha, dan Sabha
b. LPJ Raker dan Rapim
c. LPJ Rakor
d. LPJ Kegiatan Bentuk Umum
e. LPJ Kunjungan Kerja
Namun pada materi ini sebagai bekal awal, maka akan dibahas salah satu contoh isi LPJ yaitu
LPJ Kegiatan Bentuk Umum. LPJ Kegiatan Bentuk Umum yang dimaksud adalah kegiatan-kegiatan
yang tidak memiliki forum musyawarah di dalamnya dan hasil kegiatan yang diperoleh lebih ditujukan
kepada peserta/individu yang mengikuti kegiatan tersebut. Kegiatan Bentuk Umum dilaksanakan atas
Surat Keputusan (SK) organisasi.
Berikut ini bagian-bagian dari Isi LPJ :
a. BAB I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
2. Dasar Pelaksanaan Kegiatan
3. Nama dan Tema Kegiatan
4. Tujuan
5. Sasaran Peserta
6. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
b. BAB II TAHAPAN KEGIATAN
Pada Bab ini dituliskan ringkasan pelaksanaan kegiatan dari awal (pembukaan) hingga
penutupan.
c. BAB III EVALUASI
Pada Bab ini dituliskan tentang evaluasi kegiatan dan/atau evaluasi kepanitiaan jika dibentuk
kepanitiaan.
d. BAB IV PENUTUP (cukup jelas)
e. LAMPIRAN - LAMPIRAN
1. Fotocopi SK Kepanitiaan (apabila dibentuk panitia)
2. Laporan pencatatan aktifasi surat masuk dan surat keluar yang diatur oleh sekretaris
Panitia.
3. Laporan Keuangan yang diatur oleh Bendahara Panitia.
4. Lampiran nota belanja

5. Lampiran daftar hadir (absen) selama kegiatan.
6. Materi agenda tambahan yang dilaksanakan pada saat kegiatan misalnya materi seminar,
diskusi panel, dsb;
7. Lampiran dokumentasi/foto kegiatan minimal 6 buah.

BAB VII
MUSYAWARAH KMHDI DAN TEKNIK PERSIDANGAN
SILABUS
1. Pengertian Musyawarah
2. Jenis – Jenis Musyawarah dalam KMHDI
Materi Pokok dan Sub Materi 3. Pengertian Persidangan
4. Jenis-jenis Persidangan
5. Aturan-aturan dalam Persidangan
1. Peserta memahami pengertian musyawarah
2. Peserta dapat mengetahui dan memahami jenis-jenis
musyawarah dalam KMHDI
Tujuan Pembelajaran
3. Peserta memahami pengertian Persidangan
4. Peserta memahami aturan-aturan dalam persidangan
5. Peserta dapat mempraktikan jalannya sebuah persidangan.
Waktu 60 Menit
Evaluasi Praktik
1. Dewiyana, N. K. Hanny. 2020. Buku Pedoman Organisasi
Jilid 1 Edisi Revisi. Jakarta: PP KMHDI.
2. Dharma W, Rai. 2020. Buku Pedoman Organisasi Jilid 2
Edisi Revisi. Jakarta: PP KMHDI.
3. Ketetapan Mahasabha XI KMHDI Nomor:
Referensi II/TAP/MAHASABHA XI/KMHDI/IX/2018 tentang Anggaran
Dasar dan Anggaran Rumah Tangga KMHDI.
4. Ketetapan Rapimnas-XII KMHDI Nomor : I/TAP/RAPIMNAS-
XII/KMHDI/XII/2019 tentang Tugas Pokok dan Fungsi
(Tupoksi) PP, PD, PC, Komisariat KMHDI dan Mekanisme
Pembentukan PD, PC, Komisariat KMHDI.

MATERI
7.1 PENGERTIAN MUSYAWARAH

Musyawarah merupakan upaya bersama untuk memecahkan masalah atau persoalan dan
mencari jalan keluar agar dapat digunakan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan
organisasi. Tujuan dari musyawarah adalah penyamaan persepsi tentang suatu hal yang menjadi
pokok pembahasan dan memiliki dampak pada pencapaian tujuan organisasi. Dalam pengambilan
setiap keputusan yang akan berdampak pada organisasi, KMHDI selalu melaksanakan proses
musyawarah sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga KMHDI.
7.2 JENIS-JENIS MUSYAWARAH DALAM KMHDI

KMHDI memiliki beberapa jenis permusyawaratan mulai dari tingkat Pusat, Daerah, Cabang
sampai dengan basis/kampus. Masing-masing permusyawaratan memiliki kewenangan yang berbeda
antara permusyawaratan yang satu dengan permusyawaratan yang lainnya. Secara garis besar jenis-
jenis permusyawaratan yang dilaksanakan di setiap tingkatan KMHDI mencakup sebagai berikut:
1. Mahasabha, Lokasabha, Sabha, dan Musyawarah Komisariat (Muskom);
2. Rapat Kerja (Raker);
3. Rapat Koordinasi (Rakor);
4. Rapat Pimpinan (Rapim).
7.2.1 Mahasabha, Lokasabha, Sabha, dan Muskom

Mahasabha, Lokasabha, Sabha, dan Muskom adalah forum permusyawaratan tertinggi KMHDI
baik ditingkat pusat, daerah, cabang maupun kampus dimana masing-masing tingkatan memiliki
kewenangan sebagai berikut,
a. Mahasabha
Mahasabha adalah forum tertinggi KMHDI di tingkat pusat / nasional yang memiliki kewenangan
sebagai berikut:
1. Menetapkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang merupakan aturan
tertinggi organisasi KMHDI.
2. Memilih, menetapkan, meminta dan menilai pertanggungjawaban pengurus Pimpinan Pusat
KMHDI.
3. Merumuskan dan menetapkan Garis-Garis Besar Haluan Organisasi (GBHO) KMHDI.
4. Merumuskan, menetapkan Struktur Organisasi dan Sistem Kerja Organisasi di tingkat
Nasional
5. Menetapkan keputusan dan ketetapan lainnya.
b. Lokasabha
Lokasabha adalah forum tertinggi dari KMHDI di tingkat provinsi yang memiliki kewanangan sebagai
berikut:
1. Memilih, menetapkan, meminta dan menilai pertanggungjawaban pengurus Pimpinan
Daerah.
2. Merumuskan dan menetapkan keputusan tentang Garis-Garis Besar Program Kerja Daerah
(GBPK).

daerah.
c. Sabha
Sabha adalah forum tertinggi dari KMHDI di tingkat kabupaten atau kota yang memiliki
kewanangan sebagai berikut:
1. Memilih, menetapkan, meminta dan menilai pertanggungjawaban pengurus Pimpinan
Cabang
2. Merumuskan dan menetapkan keputusan tentang Garis-Garis Besar Program Kerja Cabang
(GBPK).
cabang.
d. Musyawarah Komisariat (Muskom)
Muskom adalah forum tertinggi dari KMHDI di tingkat basis atau kampus yang memiliki
kewanangan sebagai berikut:
1. Memilih dan menetapkan pengurus Komisariat tingkat Basis/Kampus.
2. Merekomendasikan program (Internal dan Eksternal/khusus untuk kampus).
7.2.2 Rapat Kerja (Raker)

Raker adalah rapat kerja pengurus yang dilaksanakan segera setelah Mahasabha atau
Lokasabha atau Sabha untuk merumuskan program kerja pengurus selama 1 (satu) periode
kepengurusan sesuai dengan ruang lingkup tugas masing-masing.
a. Raker di tingkat PP KMHDI disebut Rapat Kerja Nasional disingkat Rakernas.
b. Raker di tingkat PD KMHDI disebut Rapat Kerja Daerah disingkat Rakerda.
c. Raker di tingkat PC KMHDI disebut Rapat Kerja Cabang disingkat Rakercab.
7.2.3 Rapat Koordinasi (Rakor)

Rakor adalah rapat koordinasi antar pimpinan organisasi yang diadakan sesuai dengan susunan
organisasi dan dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali diantara 2 (dua) permusyawaratan
tertinggi dari masing-masing struktur pimpinan KMHDI. Rakor bertujuan untuk mengevaluasi dan
koordinasi program kerja sesuai dengan ruang lingkup tugas masing-masing.
a. Rakor di tingkat PP KMHDI disebut Rapat Koordinasi Nasional disingkat Rakornas.
b. Rakor di tingkat PD KMHDI disebut Rapat Koordinasi Daerah disingkat Rakorda.
c. Rakor di tingkat PC KMHDI disebut Rapat Koordinasi Cabang disingkat Rakorcab.
7.2.4 Rapat Pimpinan (Rapim)

Rapim adalah rapat koordinasi internal pengurus KMHDI yang dilaksanakan berdasarkan
kebutuhan organisasi. Rapim berwenang untuk mengambil kebijakan taktis dan strategis organisasi
sesuai dengan ruang lingkup tugas masing-masing. Peserta Rapim adalah pengurus organisasi yang
melaksanakan Rapim.
a. Rapim di tingkat PP KMHDI disebut Rapat Pimpinan Nasional disingkat Rapimnas.
b. Rapim di tingkat PD KMHDI disebut Rapat Pimpinan Daerah disingkat Rapimda.

c. Rapim di tingkat PC KMHDI disebut Rapat Pimpinan Cabang disingkat Rapimcab.
Dalam permusyawaratan KMHDI terdapat 2 (dua) jenis hasil musyawarah yaitu Keputusan dan
Ketetapan. Keputusan Hasil Musyawarah merupakan hasil permusyawaratan KMHDI yang berlaku
selama persidangan berlangsung, misalnya Keputusan tentang Jadwal Acara dan Tata Tertib.
Sedangkan Ketetapan Hasil Musyawarah merupakan hasil permusyawaratan KMHDI yang berlaku
selama dan setelah persidangan berlangsung sampai adanya pembahasan kembali, misalnya
Ketetapan tentang GBPK, Struktur Organisasi dan lain-lain.
7.3 TEKNIK PERSIDANGAN KMHDI

7.3.1 Pengertian Persidangan
Persidangan merupakan forum formal organisasi baik di tingkat nasional, daerah, cabang,
maupun basis/kampus guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan
yang akan menjadi sebuah Ketetapan dan aturan-aturan yang jelas. Keputusan dari persidangan ini
akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan
tersebut.
7.3.2 Jenis-jenis Persidangan

a. Sidang Pleno
Sidang Pleno adalah sidang yang membahas dan memutuskan segala sesuatu yang
berhubungan dengan permusyawaratan.
1. Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
2. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
b. Sidang Paripurna
Sidang paripurna adalah sidang yang mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang
berhubungan dengan Permusyawaratan.
1. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
2. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c. Sidang Komisi
Sidang Komisi adalah sidang yang membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi
yang bersangkutan.
1. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
2. Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan dalam
Sidang Pleno
3. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang ketua dan dibantu seorang Sekretaris
4. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi
5. Masing-masing komisi melaporkan hasil pembahasannya dalam Sidang Pleno oleh
pimpinan komisi.
d. Sidang Formatur
Sidang Formatur adalah sidang yang bertugas untuk melaksanakan mekanisme pemilihan
pimpinan tertinggi pengurus organisasi di setiap tingkatan KMHDI dan menjalankan seleksi
pemenuhan syarat administrasi terhadap calon pimpinan tertinggi dari kepengurusan KMHDI dan
membantu pimpinan tertinggi periode selanjutnya dalam menyusun komposisi dan personalia
jajaran pengurus dibawahnya.

1. Formatur berjumlah ganjil minimal 3 orang dengan komposisi personalia menyesuaikan
dengan kebutuhan
2. Formatur dipimpin oleh seorang ketua formatur dan dibantu oleh seorang sekretaris
formatur yang dipilih dari dan oleh anggota formatur.
e. Sidang Istimewa
Sidang Istimewa adalah sidang diadakan dalam keadaan yang sangat darurat.
1. Sidang Istimewa ditetapkan melalui Sidang Pleno.
2. Aturan lain mengenai Pimpinan Sidang, materi dan peserta Sidang Istimewa disesuaikan
dengan sidang yang diinginkan, seperti sidang-sidang yang telah disebutkan diatas.
7.4 ATURAN-ATURAN DALAM PERSIDANGAN

7.4.1 Aturan Penulisan Bab, Pasal, Ayat dan Poin Dalam Materi Persidangan
Aturan umum penulisan bab, pasal, ayat dan poin dalam materi persidangan KMHDI adalah
sebagai berikut :
a. Bab merupakan batang tubuh Peraturan yang bersifat mengatur memuat semua substansi
(materi) Peraturan yang dirumuskan dalam pasal-pasal.
b. Bab diberi nomor urut dengan huruf Romawi dan judul bab yang seluruhnya ditulis dengan huruf
kapital
c. Pasal merupakan satuan aturan yang memuat satu norma dan dirumuskan dalam satu kalimat
yang disusun secara singkat, jelas, dan lugas.
d. Pasal diberi nomor urut dengan angka dan huruf awal kata Pasal ditulis dengan huruf kapital.
e. Pasal dapat dirinci dalam beberapa ayat, yang masing-masing ayat diberi nomor urut dengan
angka yang ditulis di antara tanda baca kurung ( ) tanpa diakhiri tanda baca titik (.)
f. Satu ayat hendaknya hanya memuat satu norma yang dirumuskan dalam satu kalimat utuh.
g. Poin merupakan penjabaran dari ayat yang diberi nomor urut dengan huruf atau angka.
Contoh Penulisan Bab Dalam Materi Persidangan

BAB IV
KEANGGOTAAN
Contoh Penulisan Pasal Tanpa Ayat dan Poin Dalam Materi Persidangan
Pasal 8
Anggota KMHDI yang telah mencapai umur lebih dari 30 tahun atau telah melebihi tiga tahun
purna studinya sebagai mahasiswa, namun yang bersangkutan masih sedang menjabat dalam
kepengurusan KMHDI maka keanggotaannya dapat diperpanjang sampai habis masa
jabatannya dan tidak dapat dipilih lagi sebagai pengurus KMHDI.
Contoh Penulisan Pasal Dengan Ayat dan tanpa Poin Dalam Materi Persidangan
Pasal 6
(1) Anggota KMHDI adalah Mahasiswa Hindu Indonesia yang sedang atau telah
menyelesaikan studinya, dan memenuhi persyaratan keanggotan sebagaimana dimaksud dalam
Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, dan peraturan organisasi. (2) Keanggotaan KMHDI
bersifat aktif.

Contoh Penulisan Pasal Dengan Ayat dan Poin Dalam Materi Persidangan
Pasal 14
(1) Sidang Formatur bertugas melaksanakan mekanisme pemilihan pimpinan tertinggi dari
kepengurusan Pimpinan Cabang KMHDI dan menjalankan seleksi pemenuhan syarat
administrasi terhadap calon pimpinan tertinggi dari kepengurusan Pimpinan Cabang KMHDI dan
membantu pimpinan tertinggi Pimpinan Cabang KMHDI periode selanjutnya dalam penyusunan
komposisi dan personalia jajaran pengurus dibawahnya.
(2) Formatur berjumlah ganjil dengan komposisi yang terdiri dari :
a. 1 (dua) orang SC Permusyawaratan
b. 1 (satu) orang unsur Pimpinan Pusat KMHDI
c. 1 (satu) orang unsur Pimpinan Daerah KMHDI
d. 2 (satu) orang unsur Pimpinan Cabang KMHDI
(3) Formatur dipimpin oleh seorang ketua formatur dan dibantu oleh seorang sekretaris
formatur yang dipilih dari dan oleh anggota formatur.
Contoh Penulisan Pasal Dengan Poin Dalam Materi Persidangan

Pasal 7
Anggota KMHDI seperti yang dimaksud dalam Pasal 6, harus memenuhi syarat-syarat sebagai
berikut :
a. Mahasiswa Indonesia.
b. Beragama Hindu.
c. Mendaftarkan diri sebagai anggota, mentaati, melaksanakan Anggaran Dasar, Anggaran
Rumah Tangga, Garis-garis Besar Haluan Organisasi, dan peraturan KMHDI lainnya yang
telah ditetapkan.
d. Umur anggota maksimal 30 tahun bila masih berstatus mahasiswa, atau tiga tahun setelah
menyelesaikan masa studi.
e. Aktif mengikuti kegiatan organisasi KMHDI.
7.4.2 Aturan Personalia Sidang

a. Peserta
Hak peserta:
1. Hak Bicara, adalah hak untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan menajukan usulan
kepada pimpinan baik secara lisan maupun tulisan
2. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
3. Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
4. Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
1. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
2. Menjaga keamanan, ketertiban, kesopanan serta keharmonisasi persidangan
3. Menjunjung tinggi harkat dan martabat organisasi
4. Ikut serta dalam upaya mensukseskan permusyawaratan

b. Peninjau
Hak Peninjau:
1. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan menajukan usulan kepada
pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
1. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
2. Menjaga keamanan, ketertiban, kesopanan serta keharmonisasi persidangan
3. Menjunjung tinggi harkat dan martabat organisasi
4. Ikut serta dalam upaya mensukseskan permusyawaratan
c. Presidium Sidang
1. Presidium Sidang merupakan pimpinan yang bertugas memimpin sidang permusyawaratan
KMHDI dengan komposisi personalia berjumlah ganji (3 atau 5 atau 7).
2. Khusus dalam persidangan Mahasabha/Lokasabha/Sabha/Muskom terdapat dua jenis
presidium sidang yaitu Presidium Sidang Sementara (PSS) dan Presidium Sidang Tetap
(PST) dengan tujuan untuk menjaga netralitas persidangan, karena dalam
permusyawaratan ini terdapat proses penerimaan atau penolakan laporan
pertanggungjawaban pengurus.
3. Presidium Sidang Presidium Sidang Sementara adalah pimpinan sidang yang bertugas
dalam sidang Pleno pertama dimana komposisi dan personalianya ditentukan sepenuhnya
oleh Steering Committee (SC) atau panitia pengarah permusyawaratan KMHDI sampai
dengan diputuskannya jadwal acara, tata tertib, komposisi dan personalia Presidium Sidang
Tetap.
4. Presidium Sidang Tetap adalah pimpinan sidang yang dipilih dari dan oleh peserta
Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Presidium Sidang Sementara
7.4.3 Aturan Ketukan Palu dan Kondisi-kondisi Lain :

a. 1 Kali Ketukan
1. Persetujuan umum yaitu persetujuan yang terjadi dalam pembahasan agenda-agenda
Sidang Pleno
2. Serah terima palu sidang antar Presidium Sidang
3. Pengesahan konsideran dalam Sidang Paripurna
4. Istirahat sementara atau break atau pending dalam sidang dan mencabut skorsing
(penundaan persidangan untuk sementara waktu) dimana peserta tidak perlu meninggalkan
tempat sidang
5. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang yang dipimpin oleh pimpinan sidang.
b. 2 Kali Ketukan
Istirahat sementara atau break atau pending dalam persidangan dimana peserta dapat
meninggalkan tempat persidangan misalnya untuk istirahat, lobying (suatu bentuk kompromi
dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan), sembahyang,
makan.
c. 3 Kali Ketukan
1. Membuka Sidang.

2. Menutup Sidang
d. Ketukan lebih dari tiga (3) kali
1. Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh
2. Untuk menertibkan dan menenangkan persidangan
3. Ketukan ini menggunakan gagang palu sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
a. Membuka sidang
“Dengan mengucap Om Awignam Astu Namo Sidham, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “
tok…….tok…….tok
b. Menutup sidang
“Dengan mengucap Om Awignam Astu Namo Sidham, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.”
tok……..tok…...tok
c. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.
d. Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
e. Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 2x5 menit”
tok……….tok
f. Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 2x5 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“
tok……....tok
g. Memberi peringatan kepada peserta sidang
tok…tok…tok…tok...tok
“Peserta sidang harap tenang !”
7.4.4 Interupsi
Interupsi adalah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya
masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.
a. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat
ijin dari Presidium Sidang
b. Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan
c. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan
jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih
jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
Macam macam interupsi antara lain:
a. Interuption of order, bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan
masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Misalnya saat pembicaraan sudah
melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar
persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin
bias.
b. Interruption of information, bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh
seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misalnya informasi

atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (misalnya situasi kondisi di luar ruang
sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan).
c. Interruption of clarificatio, bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan
peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan
tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
d. Interruption of explanatio, bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita
sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap
pernyataan kita.
e. Interruption of personal, bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan
oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
7.4.5 Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan
dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal di masyarakat.
7.4.6 Sanksi-Sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban serta melanggar aturan yang
ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran,
dan usulan peserta.

BAB VIII
PETUNJUK PELAKSANAAN (JUKLAK)
DIKLAT MANAJEMEN ORGANISASI (DMO)
KESATUAN MAHASISWA HINDU DHRAMA INDONESIA
8.1 UMUM
Diklat manajemen Organisasi (DMO) adalah salah satu kegiatan kaderisasi KMHDI yang
merupakan bagian kaderisasi pokok yang harus dilalui oleh anggota KMHDI. Setelah seorang resmi
menjadi anggota KMHDI melalui proses MPAB, seorang anggota tersebut wajib mengikuti DMO
sebagai langkah awal untuk dapat mengikuti pendidikan kaderisasi di KMHDI.
DMO) harus didesain sebagai sebuah kegiatan yang mampu mencapai target/output yang
diinginkan. Sehingga Petunjuk Pelaksanaan (JUKLAK) DMO ini diharapkan dapat menjadi standar
acuan dalam melaksanakan kegiatan ini. Dalam arti yang lebih spesifik, penyelenggara DMO dapat
mengembangkan konsep maupun teknis pelaksanaanya namun tidak merubah standar aturan yang
telah ditetapkan dalam JUKLAK Diklat Manajemen Organisasi (DMO) ini.
8.2 OUTPUT
Target pencapaian Diklat Manajemen Organisasi (DMO) adalah menciptakan kader yang
mampu memanajemen organisasi dan kegiatan organisasi KMHDI.
8.3 TUJUAN
Adapun tujuan pelaksanaan Diklat Manajemen Organisasi (DMO) adalah sebagai berikut:
a. Meningkatkan pemahaman dalam manajemen organisasi;
b. Meningkatkan pemahaman di bidang administrasi.
c. Dapat mengaplikasikan teori organisasi dalam bentuk kegiatan organisasi.
8.4 SYARAT PESERTA

Syarat seorang peserta dapat mengikuti Diklat Manajemen Organisasi (DMO) adalah Anggota
KMHDI yang telah mengikuti MPAB.
8.5 SYARAT PEMATERI

Pemateri adalah individu atau kelompok yang membantu penyelenggara dalam mencapai tujuan
Diklat Manajemen Organisasi (DMO). Adapun syarat seseorang untuk menjadi pemateri adalah
sebagai berikut:
a. Pemateri adalah anggota KMHDI yang telah lulus Training of Trainer (TOT) atau kader KMHDI
yang memiliki kompetensi sesuai dengan materi yang disampaikan.
b. Materi Diklat Manajemen Organisasi juga dapat disampaikan oleh pemateri yang bukan anggota
KMHDI dengan catatan pemateri tersebut memiliki kompetensi sesuai dengan materi yang
disampaikan.
8.6 MATERI
Materi Diklat manajemen Organisasi terdiri dari 7 materi pokok yang wajib disampaikan kepada
peserta Diklat Manajemen Organisasi (DMO), diantaranya:
a. Analisa SWOT

b. GBPK
c. Program Kerja
d. Administrasi Kesekretariatan KMHDI
e. Administrasi Keuangan Kepanitiaan
f. Proposal Kegiatan dan Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan
g. Musyawarah KMHDI dan Teknik Persidangan
8.7 TAHAPAN PELAKSANAAN

Dalam pelaksanaan Diklat Manajemen Organisasi (DMO) KMHDI, penyelenggara wajib
mengikuti tahapan-tahapan pelaksanaan Diklat Manajemen Organisasi (DMO) sesuai dengan yang
dituliskan dalam JUKLAK. Penyelenggara baiknya juga melakukan konsultasi dengan Pimpinan
Daerah dan atau Pimpinan Pusat KMHDI terkait teknis pelaksanaan agar kegiatan dapat berjalan
dengan baik. Untuk mengetahui alur pelaksanaan Diklat Manajemen Organisasi (DMO) KMHDI berikut
ini adalah flowchart tahapan pelaksanaannya:
Registrasi
Materi & Praktik
Tidak Memenuhi Syarat
Evaluasi
Kehadiran?
Memenuhi Syarat
Lulus & Sertifikat

Gambar 8.1 Alur Tahapan Pelaksanaan Diklat Manajemen Organisasi (DMO) KMHDI
8.7.1 Registrasi
Sebelum mengikuti Diklat Manajemen Organisasi (DMO), peserta wajib melakukan registrasi ke
panitia yang dilakukan sebelum acara pembukaan.
8.7.2 Materi dan/atau Praktik

a. Materi
1. Materi DMO disesuaikan dengan petunjuk silabus
2. Panitia dapat menyisipkan materi tambahan dengan catatan materi tersebut sesuai dengan
tujuan Diklat Manajemen Organisasi (DMO);
3. Durasi penyampaian materi disesuaikan dengan petunjuk pada silabus;
4. Materi dipandu oleh seorang moderator

b. Praktik
Praktik adalah pengaplikasian materi secara singkat melalui praktik materi yang dipandu
langsung oleh pemateri atau moderator. Praktik dilakukan dengan tujuan agar peserta dapat
memahami dan mempraktikkan secara langsung segala teknis yang telah diberikan dalam materi
Diklat manajemen Organisasi (DMO). Praktik dilakukan setiap materi selesai disampaikan (disesuaikan
dengan petunjuk pada silabus).
Pelaksanaan praktik dilakukan dalam kelompok yang terdiri dari maksimal 6 orang
(menyesuaikan) dan tidak ada perubahan personalia kelompok dalam praktik karena setiap materi
praktik saling berkaitan satu sama lain.
8.7.3 Evaluasi Kehadiran

Nilai evaluasi kehadiran dilihat dari daftar hadir peserta. Peserta wajib mengikuti materi Diklat
Manajemen Organisasi (DMO) secara penuh untuk memenuhi syarat kehadiran. Apabila peserta
memenuhi syarat kehadiran tersebut, maka peserta dapat dinyatakan lulus dan berhak menerima
sertifikat Diklat Manajemen Organisasi. Apabila peserta tidak memenuhi syarat kehadiran, maka
peserta tersebut dapat mengulang kembali materi yang tidak diikuti nya sesuai dengan sistem yang
telah diatur oleh panitia.
8.7.4 Lulus dan Sertifikat

Peserta dinyatakan lulus apabila mengikuti semua proses pelaksanaan Diklat Manajemen
Organisasi (teori dan praktik). Peserta yang dinyatakan lulus berhak menerima sertifikat Diklat
Manajemen Organisasi (DMO).


2020 - Buku Pedoman DMO

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

2020 - Buku Pedoman DMO

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

SATYAM EVA JAYATE | i

Pimpinan Pusat KMHDI Periode 2018 – 2020

SATYAM EVA JAYATE | ii

SATYAM EVA JAYATE | iii

Petunjuk Pelaksanaan (Juklak)

SATYAM EVA JAYATE | iv

Kata Pengantar ................................................................................................................................... ii

BAB I ANALISIS SWOT

BAB II GARIS-GARIS BESAR PROGRAM KERJA (GBPK)

BAB III PROGRAM KERJA

BAB IV ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

SATYAM EVA JAYATE | v

BAB V ADMINISTRASI KEUANGAN

BAB VI PROPOSAL KEGIATAN DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAB (LPJ)

BAB VII MUSYAWARAH KMHDI DAN TEKNIK PERSIDANGAN

SATYAM EVA JAYATE | vi

BAB VIII PETUNJUK PELAKSANAAN (JUKLAK)

SATYAM EVA JAYATE | vii

Gambar 5.1 Contoh Laporan Penggunaan Dana (Kepanitiaan) ........................................................... 32

SATYAM EVA JAYATE | viii

Tabel 3.1 Contoh Program Kerja ......................................................................................................... 13

SATYAM EVA JAYATE | ix

SISTEM KADERISASI KMHDI

MPAB DMO 1. TOT

1.2 KADERISASI WAJIB

1.2.1 Masa Penerimaan Anggota Baru (MPAB)

SATYAM EVA JAYATE | x

1.3 KADERISASI POKOK

1.3.1 Diklat Manajemen Organisasi (DMO)

1.3.2 Kaderisasi Tahap I (KT1)

1.3.3 Kaderisasi Tahap II (KT2)

1.3.3 Kaderisasi Tahap III (KT3)

SATYAM EVA JAYATE | xi

1.4.1 Training of Trainer (TOT)

1.4.2 Diklat Kewirausahaan

1.4.3 Diklat Politik

1.4.4 Diklat Jurnalistik

SATYAM EVA JAYATE | xii

Visi Misi dan Tujuan

SATYAM EVA JAYATE | xiii

1 | SATYAM EVA JAYATE

1.1 PENGERTIAN ANALISIS SWOT

1.2 FUNGSI ANALISIS SWOT

2 | SATYAM EVA JAYATE

1.3.1 Model Kuantitatif

3 | SATYAM EVA JAYATE

Skor total komponen S 100 Skor total komponen W 100

Dari diagram cartesian tersebut, dapat dilakukan Analisis sebagai berikut :

1.3.2 Model Kualitatif

4 | SATYAM EVA JAYATE

5 | SATYAM EVA JAYATE

6 | SATYAM EVA JAYATE

7 | SATYAM EVA JAYATE

2.3 CONTOH GBPK

8 | SATYAM EVA JAYATE

II. Kondisi Objektif Organisasi

IV. POKOK-POKOK PROGRAM KERJA

9 | SATYAM EVA JAYATE

2.4.2 Hubungan GBPK dalam Penyusunan Rekomendasi

2.4.3 Hubungan GBPK dalam Penyusunan Program Kerja

10 | SATYAM EVA JAYATE

11 | SATYAM EVA JAYATE

3.1 PENGERTIAN PROGRAM KERJA