BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

1.1. Legalitas Perusahaan

PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Interkoneksi Sumatera Jawa
selanjutnya disebut PLN UIP ISJ, berdiri pada tahun 2010 melalui Keputusan Direksi PT
PLN (Persero) No. 557.K/DIR/2010 tanggal 01 November 2010 tentang Organisasi PT
PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Transmisi Tegangan Ekstra Tinggi Interkoneksi
Sumatera Jawa serta perubahannya melalui keputusan-keputusan direksi sebagai berikut:
1. Keputusan Direksi PT PLN (Persero) No. 010.K/DIR.2012 tanggal 16 Januari 2012
tentang Organisasi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Transmisi Interkoneksi
Sumatera Jawa.
2. Keputusan Direksi No 0093.P/DIR/2018 tanggal 29 Juni 2018 tentang Susunan
Organisasi dan Formasi Jabatan PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan
Interkoneksi Sumatera Jawa.
PLN UIP ISJ sebagai Project Implementation Unit (PIU) yang melakukan pengendalian
konstruksi dan pengelolaan kegiatan pembangunan jaringan Interkoneksi Sumatera Jawa
serta melaksanakan administrasi konstruksi dengan bertindak sebagai wakil pemilik
(owner) untuk menghasilkan jaringan Interkoneksi Sumatera Jawa yang berkualitas dan
siap dioperasikan melalui proses pelaksanaan pembangunan yang efektif, efisien, dan tepat
waktu untuk mencapai sasaran kinerja sesuai Ketetapan Direksi.
PLN UIP ISJ melaksanakan pembangunan infrastruktur ketenagalistrikan yang merupakan
Proyek Strategis Nasional berdasarkan Peraturan Presiden RI No. 56 Tahun 2018 tentang
Percepatan Pelaksanaan Proyek Strategis Nasional dan Rencana Usaha Penyediaan Tenaga
Listrik yang diterbitkan oleh Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral setiap tahunnya.
Sebagai salah satu unit induk PT PLN (Persero), PLN UIP ISJ terus menerus melakukan
pembangunan infrastruktur ketenagalistrikan sesuai yang telah di rencanakan guna
mendukung mencapai visi, misi dan tujuan perusahaan.
PLN UIP ISJ telah menetapkan Tujuan, Visi, Misi dan Tata Nilai PLN UIP ISJ adalah
sebagai berikut:

1
 TUJUAN
Memastikan Pembangunan Jaringan Transmisi, Gardu Induk, termasuk Sambungan ke
Pelanggan KTT, dan Jaringan Interkoneksi Sumatera Jawa dapat diselesaikan tepat waktu,
tepat mutu, tepat biaya, aman dan ramah lingkungan.

VISI
Menjadi Unit Pengelola Kontruksi yang Efisien, Berkualitas, Tepat Waktu dan Ramah
Lingkungan.

MISI
1. Melakukan perencanaan, pengelolaan dan pengawasan kegiatan pembangunan jaringan
secara tepat biaya, mutu dan waktu untuk memperoleh hasil pembangunan dan siap
dioperasikan.
2. Melaksanakan administrasi konstruksi untuk memastikannya tertib administrasi selama
proses pembangunan.
3. Mengelola sumber daya dan asset perusahaan secara efisien, efektif dan sinergis untuk
menjamin pengelolaan secara optimal dan memenuhi kaidah GCG.

3.2. Struktur Organisasi Perusahaan

Berikut merupakan Struktur Organisasi PLN UIP ISJ :
 3

GENERAL MANAGER

PEJABAT PELAKSANA PEJABAT PENGENDALI

PENGADAAN K3L

MANAGER UNIT PEJABAT PERENCANA

PELAKSANA PROYEK PENGADAAN
SENIOR MANAGER
SENIOR MANAGER SENIOR MANAGER SENIOR MANAGER
PERTANAHAN DAN
KEUANGAN DAN SDM PERENCANAAN OPERASI KONSTRUKSI
KOMUNIKASI
Manager Perencanaan Manager Perencanaan Manager PMIS dan
Manager Pertanahan
Anggaran Umum Administrasi Kontrak

Manager Perencanaan Manager Pengendalian

Manager Komunikasi Manager Keuangan
Sipil Konstruksi

Manager Perencanaan Menager Logistik dan

Manager Umum
Elekromekanik Kepabeanan

Manager SDM

Manager Akuntansi

Gambar 1 Struktur Organisasi

 4

3.4 Proses Bisnis Sistem Berjalan

PT. PLN (Persero) UIP ISJ melaksanakan pembangunan Infrastruktur
Ketenagalistrikan berdasarkan Rencana Usaha Penyediaan Tenaga Listrik (RUPTL) dengan
tahapan sebagai berikut :
Gambar 2 Flowchart Pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan
 6

Penulis melakukan observasi dari setiap proses bisnis yang ada untuk setiap aktivitas pada
bagan alir Pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan diatas diantaranya sebagai berikut :
1. Penugasan Pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan dari PLN Pusat yang
dituangkan dalam bentuk Kajian Kelayakan Operasi dan Kajian Kelayakan Finansial dari
proyek yang telah tercantum di RUPTL.
2. SRM KSDM membuat usulan perencanaan anggaran terkait proyek tersebut ke PLN
Pusat dimulai dari tahap perencanaan, perizinan, pembebasan lahan, pengadaan material
dan pelaksanaan konstruksi.
3. SRM Perencanaan melaksanakan Survey Lokasi Gardu Induk / Transmisi.
Sesuai proses bisnis yang ada di PLN UIP ISJ, tahapan yang dilaksanakan pada
saat survey lokasi adalah melaksanakan survey sesuai proyek yang telah ditentukan pada
RUPTL. Struktur organisasi yang melaksanakan proses Survey Lokasi dan Pengukuran
ini dilakukan dibawah Senior Manager Perencanaan yaitu berada di bawah wewenang
Manager Bagian Perencanaan Umum dan berkoordinasi dengan Manager Bagian
Perencanaa Sipil dan Manager Bagian Perencanaan Elektromekanik.
Informasi/Data output tahapan proses survey lokasi Gardu Induk / Transmisi
adalah berupa titik rencana lokasi Gardu Induk atau tapak tower Transmisi termasuk
koordinat, kelurahan, kecamatan dan kontur wilayah, serta luas lahan yang diperlukan.
Output-output tersebut digunakan untuk proses perizinan dan pembebasan lahan.
4. Pengurusan Perizinan
a. SRM Perencanaan mulai melakukan pengurusan izin-izin yang diperlukan terkait
proyek pembangunan setelah mendapatkan hasil Survey Lokasi atau Pengukuran
proyek yang akan berjalan. Izin tersebut diantaranya adalah Rekomendasi RT/RW
dan Izin Lokasi.
b. Pejabat Pengendali K3L mulai melaksanakan dan menyusun dokumen kajian
pengelolaan dan pemantauan lingkungan untuk mendapatkan Izin Lingkungan.
c. SRM Operasi Konstruksi mulai melaksanakan pengurusan Izin Mendirikan Bangunan
setelah izin-izin sebelumnya terpenuhi.
Informasi/data yang merupakan output dari tahapan proses Perizinan adalah
Rekomendasi Rencana Tata Ruang dan Wilayah, Izin Lokasi, Izin Lingkungan dan Izin
Mendirikan
Bangunan. Izin-izin tersebut digunakan untuk proses pembebasan lahan, konstruksi pembangunan dan operasi Gardu Induk
atau Transmisi.

Gambar 3 Flowchart Perizinan

 8

Seperti yang terlihat pada gambar diatas bahwa pendistribusian informasi output dari
proses perizinan ini dilakukan secara manual melalui nota dinas ke bidang operasi
konstruksi kemudian dilanjutkan ke Manajer Unit Pelaksana Proyek untuk disampaikan
ke Kontraktor pelaksana pekerjaan.
5. SRM Pertanahan dan Komunikasi memulai proses pembebasan lahan. Tanah yang telah
bebas tersebut kemudian diserahterimakan ke Senior Manager Operasi Konstruksi
melalui nota dinas untuk selanjutnya diserahkan ke Unit Pelaksana Proyek.
Informasi/Data yang perlu didistribusikan pada tahapan ini adalah presentase lahan bebas
dari proyek terkait.

Berikut merupakan alur proses pembebasan lahan beserta alur pendistribusian informasi
lahan bebas dari SRM Pertanahan dan Komunikasi hingga informasi tersebut sampai ke
Kontraktor pelaksana pekerjaan.
Gambar 4 Flowchart Pembebasan Lahan
 10

6. Pejabat Perencana dan Pelaksana Pengadaan memulai proses pengadaan pekerjaan

pembangunan dengan mengacu pada standar dan peraturan Pengadaan Barang Jasa yang
berlaku di PT PLN (Persero) UIP ISJ. Setelah proses tanda tangan kontrak, SRM Operasi
Konstruksi akan mengirimkan surat penunjukkan direksi pekerjaan dan pengawasan
pekerjaan ke Manajer Unit Pelaksana Proyek. Surat tersebut menjadi output dari proses
pengadaan barang dan jasa suatu proyek pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan di
PLN UIP ISJ.
7. Proses Persetujuan Gambar Design ataupun Material
Proses persetujuan gambar pekerjaan baik design struktur bangunan ataupun material ini
berada di bawah wewenang Senior Manager Perencanaan dan seluruh strukturan
dibawahnya. Karena yang perlu disetujuin ini terkait sipil, umum ataupun
elektromekanik. Tahapan dari persetujuan gambar design ataupun material di PLN UIP
ISJ berdasarkan proses bisnis yang ada saat ini adalah sebagai berikut :
a. Menerima Surat Permohonan Approval Pekerjaan Long Profile, Elektromekanik, dan
Sipil (lengkap dengan lampiran Drawing).
b. Bila dalam proses masih ada catatan/ komentar perbaikan terhadap design/ Drawing
yang diajukan, maka mengirimkan kembali dokumen ke kontraktor untuk direvisi
(Status Exception Noted dan Status Return For Correction) dengan surat tanggapan
approval Senior Manager Perencanaan (tembusan surat ke General Manager, Senior
Manager Operasi Konstruksi, Manager Unit Pelaksana Proyek).
c. Dokumen Approval yang telah direvisi (status Exception Noted dan Status Return
For Correction) untuk diajukan kembali (proses berulang kembali)
d. Bila dalam proses tidak ada perbaikan (Status No Exceptions Noted), maka dokumen
untuk dikirimkan kembali ke kontraktor dengan surat tanggapan approval oleh Senior
Manager Perencanaan (tembusan surat ke General Manager, Senior Manager
Operasi Konstruksi, Manager Unit Pelaksana Proyek)
e. Memperbanyak Dokumen Approval yang telah disetujui Senior Manager
Perencanaan (status NEN) oleh kontraktor untuk Manager Unit Pelaksana Proyek
dan atau lebih dari satu sesuai keperluan.
 11

Gambar 5 Flowchart Persetujuan Design Drawing

Proses persetujuan design ini masih bersifat manual yaitu melalui surat menyurat
antara PLN UIP ISJ dengan Kontraktor pekerjaan pembangunan proyek terkait.
Tentunya untuk sampai pada Person In Charge (PIC) yang melakukan review dari
design tersebut memerlukan waktu dikarenakan melalui proses disposisi dari General
Manager hingga PIC review.
Informasi status-status pada tahapan proses persetujuan gambar design atau
material ini diperlukan oleh Kontraktor terkait, Manager Unit Pelaksana Proyek, bidang
Operasi Konstruksi dan bidang Perencanaan sendiri. Saat ini akses terhadap informasi-
informasi tersebut dilakukan melalui koordinasi manual baik itu informal via telepon
atau media komunikasi lainnya, juga secara formal melalui rapat kerja.
8. Manajer Unit Pelaksana Proyek melakukan pengawasan proyek pembangunan
Infrastruktur Ketenagalistrikan kemudian melaporkan progres pekerjaan kepada SRM
 12

Operasi Konstruksi yang dituangkan dalam Laporan Mingguan. Laporan Mingguan

tersebut berisi beberapa data diantaranya progres izin, progres pengadaan lahan, progres
persetujuan gambar design atau material serta kendala yang dihadapi.

Gambar 6 Flowchart Pelaporan Progres Pekerjaan

Berikut merupakan data-data rangkuman dalam Laporan Progres Pekerjaan Mingguan

setiap proyek saat ini di PLN UIP ISJ :

Gambar 7 Laporan Progres Pekerjaan Mingguan

 13

Penyampaian laporan dilakukan secara manual melalui surat masuk dari Kontraktor ke
Manajer Unit Pelaksana Proyek kemudian setelah diverifikasi disampaikan melalui surat
ke SRM Operasi Konstruksi. Laporan Progres Pekerjaan ini disampaikan kepada
Manajemen melalui Rapat Kerja agar kendala dan hal-hal yang perlu ditindaklanjuti
dapat segera mendapatkan arahan dan solusi dari manajemen.
9. Setelah proyek pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan selesai, SRM Operasi
Konstruksi dan Manajer Unit Pelaksana Proyek menyiapkan data untuk proses Serah
Terima Proyek ke Unit Operasional.

3.5 Hasil Identifikasi Masalah dan Analisis Masalah

Dari hasil observasi serta wawancara yang telah dilakukan penulis di PLN UIP ISJ,
diidentifikasi bahwa saat ini di PLN UIP ISJ belum memiliki Sistem Informasi yang dapat
mendistribusikan informasi-informasi yang menjadi output dari setiap tahapan proses bisnis
Pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan di PLN UIP ISJ.
Informasi utama yang dibutuhkan dari suatu proyek yang sedang berjalan adalah sebagai
berikut :
1. Informasi terkait izin yang diperlukan beserta status apakah izin tersebut sudah terbit
atau masih dalam proses pengurusan. Pengurusan izin tidak dapat dilakukan paralel
karena saling terkait dan menjadi persyaratan untuk izin yang akan diurus
selanjutnya.
2. Informasi terkait status dan presentase pembebasan lahan apakah sudah bebas atau
masih dalam proses pembebasan lahan. Jika lahan telah bebas meskipun belum
semua, kontraktor dapat segera melaksanakan pekerjaan di titik lahan tersebut.
Sehingga pembangunan dapat selesai lebih cepat.
3. Informasi terkait Design Drawing dari proyek yang akan dibangun apakah sudah
disetujui atau masih dalam proses evaluasi atau masih dalam proses perbaikan.
Design yang telah disetujui akan digunakan kontraktor untuk melakukan pemesanan
material dan memulai pekerjaan konstruksi.
4. Informasi terkait progres pekerjaan serta kendala yang dihadapi.
Hal tersebut menjadi suatu masalah karena ketika membutuhkan informasi terkait suatu
proyek, setiap user yang membutuhkan informasi perlu melakukan koordinasi baik itu secara
 14

informal melalui media komunikasi seperti telepon, whatsapp ataupun koordinasi secara
formal melalui rapat kerja, nota dinas ataupun surat. Pada saat pandemi seperti ini dimana
kegiatan perkantoran dihimbau untuk melaksanakan kegiatan secara Work From Home
tentunya koordinasi dengan pihak luar ini merupakan salah satu yang perlu dihindari.
Masalah-masalah yang dapat diidentifikasi untuk mengurangi proses koordinasi yang
bersifat pencarian informasi pelaksanaan Pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan di
PLN UIP ISJ adalah sebagai berikut :
1. Belum adanya Sistem Informasi yang dapat menginformasikan status perizinan dari
proyek pembangunan yang sedang atau akan dijalankan. Pendistribusian perizinan yang
telah didapat ke bidang atau stakeholder terkait saat ini melalui proses nota dinas atau
surat resmi.
2. Lahan yang telah dibebaskan saat ini diserahterimakan melalui nota dinas ke bidang
terkait. Namun belum ada Sistem Informasi yang dapat digunakan untuk memantau
progres pembebasan lahan dari total lahan yang diperlukan. Untuk mengetahui berapa
persentase lahan yang telah dibebaskan untuk proyek terkait diketahui dengan monitoring
secara manual dari Nota Dinas yang telah diberikan atau koordinasi langsung dengan PIC
pembebasan lahan.
3. Persetujuan Design Drawing atau Material merupakan salah satu hal krusial yang
menentukan tercapainya target operasional proyek. Saat ini proses persetujuan masih
bersifat manual melalui surat menyurat antara Kontraktor terkait dengan PLN UIP ISJ.
Waktu yang diperlukan dalam proses koordinasi secara resmi ini tentunya dapat menjadi
hambatan dalam pencapaian target operasional proyek.
4. Informasi progres konstruksi saat ini diakses melalui laporan mingguan yang dibuat oleh
Unit Pelaksana Proyek. Dari informasi tersebut kemudian dibahas oleh Manajemen PLN
UIP ISJ yaitu tindaklanjut apa saja yang diperlukan untuk mencapai target kinerja proyek
dan solusi untuk kendala-kendala yang ada. Informasi progres konstruksi yang tidak
tersistem ini tentunya menjadi salah satu kendala dalam pengambilan keputusan
manajemen karena keterlambatan informasi yang disampaikan.
 15

3.6 Solusi Pemecahan Masalah

Berdasarkan hasil identifikasi dan Analisis masalah diatas, penulis mencoba
memberikan suatu solusi yang diharapkan dapat menghilangkan atau meminimalisir masalah
tersebut sehingga pembangunan proyek Infrastruktur Ketenagalistrikan yang ditangani oleh
PLN UIP ISJ berjalan lancar. Solusi yang ditawarkan adalah dengan menyediakan Sistem
Informasi yang dapat menampung dan mendistribusikan informasi tepat sasaran dan
membantu stakeholder terkait baik internal ataupun Kontraktor PLN UIP ISJ dalam
mengakses informasi dan meningkatkan kinerja sehingga proyek pembangunan selesai tepat
waktu, mutu dan biaya.
Beberapa kegunaan dari Sistem Informasi Pelaksanaan Pembangunan Infrastruktur
Ketenagalistrikan di PT PLN (Persero) UIP ISJ tersebut adalah sebagai berikut :
1. Dengan adanya Sistem Informasi ini, informasi terkait status perizinan proyek
pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan dapat diakses oleh stakeholder terkait
sewaktu-waktu. Sehingga stakeholder atau bidang terkait yang memerlukan izin dari
proyek yang sedang berjalan dapat langsung mengunduhnya dan menggunakan izin
tersebut sebagaimana mestinya. Sistem Informasi Pelaksanaan Pembangunan
Infrastruktur Ketenagalistrikan di PT PLN (Persero) UIP ISJ salah satunya akan
menampilkan data perizinan yaitu menampilkan izin yang diperlukan untuk proyek
tersebut beserta status terbit atau dalam proses penerbitan.
2. Dengan adanya Sistem Informasi ini, informasi terkait status lahan bebas dari suatu
proyek pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan yang akan atau sedang berjalan
dapat dipantau oleh stakeholder terkait sewaktu-waktu. Sehingga bidang atau stakeholder
terkait dapat segera melaksanakan proyek konstruksi di lahan yang telah bebas tersebut.
Sistem Informasi Pelaksanaan Pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan di PT PLN
(Persero) UIP ISJ salah satunya akan menampilkan data terkait status lahan untuk proyek
terkait yaitu berapa presentase lahan yang sudah bebas dan detailnya untuk lahan
Transmisi.

3. Dengan adanya Sistem Informasi ini, proses persetujuan Design Drawing atau material
yang diperlukan menjadi tersistem dan status dari design-design untuk proyek terkait
dapat dimonitor dan diakses sewaktu-waktu dibutuhkan. Hal ini memudahkan
penelusuran terkait status persetujuan design tersebut.
 16

Sistem Informasi Pelaksanaan Pembangunan Infrastruktur Ketenagalistrikan di PT PLN

(Persero) UIP ISJ didalamnya akan mengakomodir proses submit data persetujuan
Design Drawing beserta proses tahapan dan status dari persetujuan gambar tersebut.

4. Informasi progres dan kendala konstruksi dapat diakses oleh stakeholder terkait terutama
Manajemen sebagai pengambil keputusan. Data progres konstruksi yang disampaikan
pada Sistem Informasi ini mencakup Nama Pekerjaan, Kontraktor Pekerjaan, Target
Operasi Gardu Induk/Transmisi, Progres Pembayaran, Target Progres Pekerjaan s.d.
bulan ini, Realisasi Progres Pekerjaan sampai dengan saat ini, Kendala Pekerjaan,
Progres Pembayaran, Progres Perizinan, Progres Pembebasan Lahan, serta Progres
Persetujuan Design Drawing atau jenis Material.

Pengguna/User dari Sistem Informasi yang diusulkan adalah semua pegawai PLN UIP ISJ
beserta kontraktor (khusus proyek yang ditangani kontraktor tersebut). Admin dari Sistem
Informasi yang diusulkan adalah perwakilan dari bidang terkait, yaitu :

1. Admin terkait informasi perizinan diwakilkan oleh Bidang Perencanaan.

2. Admin terkait informasi pembebasan lahan akan dipegang oleh Bidang Pertanahan dan
Komunikasi.
3. Admin terkait proses persetujuan Design Drawing akan dipegang oleh Bidang
Perencanaan.
4. Admin terkait informasi progres konstruksi akan dipegang oleh Bidang Operasi
Konstruksi.
17