Pertanyaan terkait Strategic Sourcing

1. Apakah dalam Institusi Saudara mengenal istilah Strategic Sourcing? Apabila tidak mengenal istilah
dimaksud, maka pertanyaan dibawah ini agar dibaca bagaimana cara institusi Saudara melakukan
pencarian vendor yang tepat untuk perusahaan Saudara khususnya untuk pengadaan yang memiliki
nilai besar ataupun nilai kecil namun sering dilakukan?

Tidak mengenal istilah strategic sourcing. Namun dalam proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa,
OJK sudah meklasifikasikan item-item jenis pengadaan berdasarkan kriteria tertentu yang kemudian
dituliskan dalam PDK.

Strategic sourcing di OJK saat ini dilakukan dengan mekanisme pengelompokan metode pemilihan
untuk pengadaan tertentu yang kami buat secara tertulis dalam ketentuan pengadaan barang/jasa di
OJK (PDK Nomor 7/PDK.01/2018 sebagaimana diubah dengan PDK Nomor 2/PDK.02/2019). Namun
tidak menutup kemungkinan untuk pemilihan penyedia barang/jasa lain yang belum tertulis ataupun
dalam perkembangannya ternyata mengalami perubahan kultur atau mekanisme penyediaan
barang/jasa yang berlaku umum yang juga berubah, dapat dilakukan dengan metode pemilihan
lainnya dengan mekanisme profiling.

Secara umun pengadaan barang/jasa di lingkungan OJK pada saat ini terdiri dari pengadaan2 yang
bersifat rutin, pengadaan pembangunan konstruksi bangunan gedung kantor pada saat ini menjadi
pengadaan yang memiliki tingkat kompleksitas tinggi di lingkungan OJK.

Pada saat ini OJK memiliki sistem pengadaan yang diberi nama Sistem Procurement OJK (SIPROJEK),
dimana terdapat modul Tender Management dan Vendor Management yang terintegrasi serta
dalam 3 tahun kedepan akan disempurnakan dengan tambahan2 modul2 pengadaan lain
(perencanaan s.d monitoring).

Pelaku Usaha terlebih dahulu sebelum dapat mengikuti pengadaan di lingkungan OJK terlebih dahulu
harus terdaftar di VMS OJK, dimana isian yang dilakukan terdiri dari 2 tahap (Tahap 1 merupakan
data umum perusahaan dan tahap 2 isian yang lebih bersifat pengalaman perusahaan).

Saat ini, ketentuan mengenai profiling masih dalam tahap penyusunan dan belum
diimplementasikan di OJK.

Saat ini OJK telah menerapkan bagian dari strategic sourcing yang berlaku umum, diantaranya
melakukan vendor selection terhadap vendor yang belum pernah bekerjasama dengan OJK ataupun
vendor yang pernah bekerjasama dengan OJK untuk kemudian dapat menjadi rekanan terdaftar OJK
(vendor OJK). Vendor selection ini dilakukan berdasarkan profil perusahaan dan kemampuan
administrasi dan teknis perusahaan. Vendor yang telah menjadi rekanan terdaftar OJK, data
perusahaannya akan tersimpan di dalam VMS OJK yang nantinya digunakan untuk melakukan
pemilihan penyedia dalam memenuhi kebutuhan pengadaan barang/jasa di OJK.

Secara umum, pengadaan di OJK terdiri dari pengadaan rutin, non rutin dan yang bersifat
operasional. Berdasarkan tingkat risiko dan nilai pengadaannya, pengadaan barang/jasa OJK terbagi
menjadi:

1. pengadaan dengan tingkat risiko tinggi dan bernilai tinggi seperti pengadaan tanah dan/atau
bangunan, perpanjangan lisence, pengadaan server, dll.
 2. Pengadaan dengan tingkat risiko tinggi dan bernilai rendah seperti pemeliharaan lift,
pemeliharaan AC, dll.
3. Pengadaan dengan tingkat risiko rendah dan bernilai tinggi seperti pengadaan komputer,
peralatan elektronik, dll.
4. Pengadaan dengan tingkat risiko rendah dan bernilai rendah seperti ATK, konsumsi, pengadaan
koran, dll.

Cara pemenuhan kebutuhan barang dan jasa tersebut dilakukan melalui mekanisme pengadaan
barang/jasa sesuai ketentuan pengadaan barang/jasa OJK dan belum sepenuhnya mengadopsi
metode strategic sourcing yang berlaku umum, dimana belum ada terdapat analisis pemilihan
metode pemilihan berdasarkan risk and value level tersebut di atas.

2. Bagaimana proses Strategic Sourcing di institusi/perusahaan Saudara? Mohon penjelasan

pelaksanaan strategic sourcing di institusi Saudara dari aspek berikut:

Framework - Apakah institusi Saudara mengadopsi pendekatan SS dari standar atau

framework konsultan tertentu atau melakukan kustomisasi?
Kustomisasi.
Kerangka berpikir kita ketika melakukan Strategic Sourcing, akan ada dua
pendekatan, yang pertama saat melakukan penyusunan PDK, makanya ada
kriteria nilai dan kriteria tertentu. Lalu kriteria ini kita gunakan juga saat
profiling. Nanti saat penyusunan ketentuan profiling, dasarnya nentuin kriteria
tsb dari mana..?
- Histori pengadaan
- Standar kebutuhan
- Benchmark
- Window shopping
- Ketersediaan market
- Konsultan

Kustomisasi.
Untuk ke depannya akan dikembangkan supplier profiling dengan metode needs
analysis, dimana:
1. OJK akan mengidentifikasi terlebih dahulu kebutuhan barang dan jasa
yang diperlukan berdasarkan tingkat risiko dan nilai dari barang dan jasa
itu sendiri menggunakan metode needs analysis dan market analysis
(keterkaitannya dengan vendor). Hasil identifikasi ini dinamakan “katalog”.
2. Berdasarkan hasil identifikasi tersebut, bisa saja hanya barang/jasa dengan
kategori 1 saja yang dilakukan profiling. Dilakukan seleksi vendor untuk
mencari vendor dengan profil terbaik (disebut profiling) berdasarkan
kriteria profil perusahaan, komitmen layanan dan kemampuan finansial
terbaik. Pelaksanaan profiling dilakukan dengan metode jemput bola,
dimana hanya vendor-vendor yang memenuhi kriteria profiling yang akan
dilakukan profiling.
3. Menginput hasil profiling ke dalam VMS dan mengelompokkannya ke
dalam basis data “Rekanan Terdaftar Hasil Profiling.”
4. Apabila diperlukan untuk dilakukan pemilihan vendor, maka akan
dilakukan analisa metode pemilihan terbaik berdasarkan kategori
barang/jasa tersebut dan apakah memilih dari basis data profiling atau
 tidak, disesuaikan dengan keteantuan barang/jasa OJK.
- Bagaimana framework/allignment fungsi SS di institusi/perusahaan Saudara?
Secara spesifik hal ini akan dilakukan pada saat tahapan supplier profile
management dengan kegiatan berupa profiling dan katalog, namun profiling &
katalog baru akan dimulai di tahun 2021.
1. Dimana sebagai gambaran umum profiling di lingkungan OJK akan dilakukan
untuk barang/jasa dengan kriteria:
 Barang/jasa yang bersifat umum/tidak dipasarkan secara terbuka di
pasar;
 Barang yang distribusinya dilakukan oleh agen tunggal atau principal;
 Barang/jasa yang kompleksitasnya tinggi;
 Barang/jasa yang bersifat strategis dan memerlukan kerahasian;
 Barang/jasa yang memerlukan tingkat pengamanan /keselamatan tinggi;
 Barang/jasa kualitas tinggi; dan/atau
 Barang/jasa yang volume kebutuhannya besar, frekwensi penggunaan
tinggi, dan membutuhkan jaminan penyediaan yang tinggi.
2. Gambaran umum katalog di lingkungan OJK akan dilakukan untuk
barang/jasa dengan kriteria pengadaan barang/jasa yang bersifat rutin,
volume kebutuhannya besar, frekwensi penggunaan tinggi, membutuhkan
jaminan penyediaan yang tinggi, dan digunakan oleh banyak Satker di
lingkungan OJK.

Fungsi SS akan terintegrasi di dalam unit kerja perencanaan logistik karena unit
tersebut yang membuat ketentuan dan melakukan perencanaan pengadaan
barang/jasa OJK, khususnya di kantor pusat.

- Apakah end state dari fungsi SS yang dilakukan? atau Apakah indikator kinerja
fungsi SS yang dilakukan?
- Hasil dari profiling dapat berupa standar spesifikasi atau merk (approval
brand), rekanan terdaftar hasil profiling, dan/atau rekomendasi metode
pemilihan penyedia.
- Hasil dari katalog berupa list katalog barang/jasa.

End statenya adalah melakukan pemenuhan barang/jasa melalui katalog.

KPI-nya adalah terpenuhinya kebutuhan barang/jasa OJK dengan biaya, waktu dan
kualitas terbaik berdasarkan identifikasi kebutuhan dan perencanaan yang telah
dilakukan, diantaranya melalui pengadaan melalui katalog.

- Bagaimana proses utama/tahapan SS di institusi / perusahaan Saudara?

- Terhadap Profiling dilakukan dengan cara identifikasi kebutuhan dan
menganalisa pelaku usaha di pasar dan/atau penilaian kualifikasi melalui
mekanisme pengumuman prakualfikasi.
- Terhadap katalog dilakukan dengan melakukan identifikasi kebutuhan dan
menganalisa pelaku usaha di pasar dan/atau mekanisme pra-katalog.
 Telah diuraikan di atas.
People and - Siapa yang melakukan proses Strategic Sourcing? Apakah dilakukan oleh user
Organization atau ada unit kerja tertentu di procurement departement?
Sebagai gambaran umum, profiling akan dilakukan oleh satker logistik terkait
barang/jasa kelogistikan, satker TI terkait barang/jasa TI, Satker hukum terkait
penasehat hukum eksternal, dan satker lain di Kantor Pusat sesuai tupoksinya
dengan persetujuan satker logistik.
Sedangkanb untuk katalog dilakukan satker logistik dan dapat melibatkan satker
lain (sesuai kebutuhan)

Strategic sourcing (atau dipersamakan dengan profiling) dilakukan oleh Satuan

Kerja di kantor pusat sesuai dengan keahlian dan/atau tupoksinya. Namun tetap
dalam koordinasi Satker Logistik terkait barang/jasa apa saja yang dapat
dilakukan profiling.

Profiling dapat dilakukan di seluruh satker baik di kantor pusat (sesuai tupoksi
satker) maupun kantor daerah. Hasil dari seluruh profiling tersebut untuk
diketahui oleh DLOG dan akan evaluasi dan dimonitoring oleh unit kerja
pengembangan kelogistikan.

- Bagaimana bentuk organisasi unit kerja yang melakukan kegiatan SS tersebut?

Sedang dalam tahap pembahasan
Secara umum, organisasi unit kerja pengelola profiling di Satker Logistik berada
di Deputi Direktur Pengembangan Kelogistikan, namum untuk pelaksana
profiling nya dapat dilakukan oleh setiap unit kerja atau satker lainnya di kantor
pusat sesuai dengan keahlian dan tupoksinya.

Pelaksana profiling tersebar di semua satker baik di kantor pusat maupun kantor
daerah. Namun fungsi evaluasi dan monitoring ada pada DLOG, terkait basis
data yang disimpan di dalam basis data hasil profiling.

- Berapa jumlah personil yang terlibat untuk melakukan kegiatan SS?

Sedang dalam tahap pembahasan
Belum ada.

Disesuaikan dengan kebutuhan di tiap-tiap satker.

- Apakah ada kualifikasi atau kompetensi khusus untuk personil yang ditugaskan
untuk melakukan kegiatan SS?
Sedang dalam tahap pembahasan
Belum ada.

Disesuaikan dengan kompetensi pegawai sesuai tupoksinya, profiling konsultan

hokum di DHUK tidak mungkin dilakukan oleh pegawai dasar atau PTU,
melainkan harus dilakukan oleh pegawai yang lek spesialisnya dalam bidang
 hokum, minimal setingkat staf.

Apakah dalam pelaksanaan SS menggunakan Jasa Konsultan/pihak lain? Bila ya,

siapa?
Sedang dalam tahap pembahasan
Bisa jadi. Misalnya untuk profiling kendaraan dinas.

Fleksibel. Tidak menutup kemungkinan profiling dapat dilakukan konsultan

bergantung pada kekhususan kriteria profiling dan jumlah vendor yang akan
dilakukan profiling.
Process - Kapan kegiatan SS dilakukan? Agar dijelaskan waktu mulai dan berakhirnya
kegiatan SS.
Direncanakan pada tahun 2021 dimana pada saat sedang dalam tahap dilakukan
pembahasan/penyusunan ketentuan.
Profiling dilaksanakan berdasarkan asas prioritas, dengan masa berlaku tertentu.
Hasil profiling pun dapat disesuaikan kembali sesuai dengan perkembangan
ketersediaan barang/jasa secara berkala.

Direncanakan untuk mulai dilakukan pada tahun 2021.

Profiling merupakan kegiatan berkala dan memiliki periode waktu, dimana akan
ditentukan periode waktu melakukan profiling bergantung pada permintaan
karena terdapat kebutuhan terhadap barang/jasa tertentu yang sesuai kriteria
profiling atau terdapat jenis barang/jasa baru yang diperlukan oleh OJK untuk
dikriteriakan sebagai barang/jasa profiling.

- Barang/jasa/komoditi apa saja yang dilakukan kegiatan SS? Apakah kegiatan SS

dilakukan terhadap seluruh barang/jasa yang diperlukan di Institusi Saudara?
Bila tidak, bagaimana cara pemilihan barang/jasa yang akan dilakukan kegiatan
SS?
Untuk profiling & katalog sudah dijelaskan kriteria barang/jasa apa saja yang
akan dilakukan di lingkungan OJK.
Barang/jasa yang pengadaannya dapat dilakukan oleh lebih dari satu satuan
kerja. Misalnya pengadaan THOS, komputer printer.

Tidak semua barang/jasa. Kriteria barang/jasa profiling telah diuraikan di atas

berdasarkan risk and value level dari barang/jasa tersebut.

- Informasi apa yang diperlukan dari kegiatan SS dan bagaimana cara

mendapatkan informasi tersebut?
Sebagai gambaran identifikasi history kebutuhan satker dan survei ketersedian
pelaku usaha/barang/jasanya.
Diawali dengan identifikasi kebutuhan dari seluruh satuan kerja, dilanjutkan
dengan survey market yang bisa dilakukan dengan wawancara ataupun RFI.

Informasi awal didaaptkan dari identifikasi kebutuhan barang/jasa dengan

metode needs analysis dan market analysis (keterkaitannya dengan vendor).
 Data didapat dengan salah satunya dengan sosialisasi internal maupun eksternal
dan FGD internal satker dan FGD vendor.

- Informasi apa yang dihasilkan dari kegiatan SS? Apakah termasuk proses
penyusunan spesifikasi, kualifikasi perusahaan, perkiraan biaya/HPS,
rekomendasi vendor, cara pengadaan?
Informasi yang dihasil seperti yang disebutkan sebelumnya di atas dan khusus
untuk katalog mekanisme pemilihannya telah diatur dengan cara penunjukan
langsung/pemilihan langsung secara itemized, atau tender itemized.

Informasi yang dihasilkan adalah berupa “katalog” yang merupakan barang/jasa

hasil profiling. Data di dalam katalog, yaitu selain seperti data rekanan terdaftar
di luar profiling yang sudah ada di VMS saat ini, pada katalog ditambahkan
spesifikasi teknis barang/jasa, nama barang, harga barang, HPS disusun terpisah
pada saat persiapan pemilihan Penyedia.

- Apakah kegiatan vendor management dan pelaksanaan pengadaan merupakan

lingkup bagian dari SS atau unit kerja tersendiri?
Terintegrasi

VMS merupakan bagian dari strategic sourcing di unit kerja yangs ama, yaitu unit
kerja pengembangan kelogistikan.

- Apakah ada Service Level Agreement pada waktu pelaksanaan SS?

Idealnya harus terdapat SLA

Ada, berdasarkan SOP layanan SI-PROJEK yang telah dibuat. Setelah ketentuan
profiling rampung, akan mulai dibuat SOP untuk profiling juga.
- Tools apa yang digunakan dalam proses SS yang digunakan?
Technology Pada saat ini digunakan sistem yang dikembangkan secara inhouse yang
dinamakan SI-PROJEK
Profiling belum menggunakan aplikasi, namun ke depannya aplikasi terkait
profiling ini lebih ke penyajian data sumber HPS yang dapat digunakan oleh
seluruh satker. Jadi aplikasinya bukan untuk membantu profiling, tapi aplikasi
untuk menyajikan data hasil profiling.

Bagian dari SS yang telah dilakukan, seperti pemilihan vendor untuk menjadi
Rekanan Terdaftar (vendor OJK) disimpan datanya di dalam VMS SI-PROJEK.
Nantinya Rekanan Terdaftar Hasil Profiling pun datanya akan disimpan di
dalam VMS dan katalog sebagai hasil dari profiling juga akan disimpan datanya
di dalam VMS OJK.

- Apakah ada otomasi/digitalisasi dalam pelaksanaan proses SS?

Ada
Tidak ada.
 Ada, yaitu VMS OJK dan katalog yang nanti akan menjadi bagian dari SI-
PROJEK.

- Apakah ada fungsi Management Information System (MIS) yang mendukung

dalam pengambilan keputusan SS? Apakah MIS dilaksanakan oleh unit kerja
tersendiri atau unit kerja SS dengan dukungan aplikasi?
Secara bisnis proses Satker hanya melihat output akhir pada SI-PROJEK untuk
kegiatan profiling dan katalog, namun tentunya satker pengelolan memiliki
kertas kerja dan dokumen administratifnya.

Belum terdapat fungsi MIS tersebut. Data yang disajikan sebagai hasil dari
profiling (Rekanan Terdaftar Hasil Profiling dan Katalog) belum disisipkan
fungsi MIS sebagai dasar pengambilan keputusan.
Analisa akhir dilakukan secara terpisah dari sistem, meliputi penentuan
metode pemilihan maupun barang/jasa yang akan dipilih.

- Apalah ada langganan data yang digunakan dalam mendukung data dan
informasi yang dibutuhkan dalam melaksanakan fungsi SS?
Belum ada.

Benchmark pada katalog LKPP dan windows shopping.

- Apakah institusi Saudara mengembangkan e-katalog untuk pengadaan jenis

komodiiti tertentu?
Ya, seperti dijelaskan di atas.

Ya, akan dilakukan.

3. Bagaimana kegiatan Strategic Sourcing di institusi Saudara kedepan?

a. Apakah proses SS yang telah dilakukan institusi Saudara apakah sudah efektif dan optimal?
b. Apakah ada rencana perubahan pengaturan SS di institusi Saudara?
c. Apakah ada ukuran maturity fungsi SS yang dilaksanakan oleh institusi Saudara?
Sedang dalam tahap penyusunan ketentuan.

4. Category Management (CM)

a. Apakah di institusi/perusahaan Saudara mengenal adanya CM? Apabila iya, mohon disampaikan
terkait pengertian dan penjelasan CM tersebut?
Tidak ada.

Bisa saja dilakukan berdasarkan hasil profiling.

b. Bagaimana korelasi CM dan strategic sourcing dalam proses bisnis pengadaan yang
dilaksanakan?
Pelaksana profiling berbeda dengan CM (yang dimaksud di BI). Pelaksana profiling sebagaimana
disebutkan di atas.
 CM merupakan bagian dari SS, berdasarkan metode risk and value analysis, disesuaikan dengan
ketentuan pengadaan barang/jasa OJK.

c. Apakah fungsi CM dilaksanakan di unit kerja user atau di Procurement Department?

d. Pendekatan CM dilaksanakan berdasarkan pendekatan jenis komoditi atau karakteristik barang
(misalnya leverage, rutin dll).
Di lingkungan OJK dilakukan dengan mekanisme pengadaan bersama.