PKL Sistem Pengelolaan Surat Masuk
PKL Sistem Pengelolaan Surat Masuk
Disusun Oleh :
1
LEMBAR PENGESAHAN
Disahkan Oleh :
Mengetahui :
2
KATA PENGANTAR
Bismillahirrohmanirrohiim,
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Illahi Rabbi karena atas segala nikmat
dan
karunia-Nya yang telah memberikan kemudahan kepada saya dalam menyelesaikan
penyusunan Laporan hasil Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dengan baik dan
tepat
waktu.
Sholawat dan salam semoga tetap tercurah kepada Nabi Muhammad SAW. kepada
keluarganya, sahabatnya, tabiin-tabiinnya dan sampailah kepada kita selaku umatnya
sampai
akhir zaman, dan kepada keluarga yang sangat membantu dalam setiap kendala yang
terjadi,
Aamiin.
Laporan yang berjudul “Sistem Pengelolaan Surat Masuk Dinas Komunikasi dan
Informatika Kota Tasikmalaya” ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat
pengujian
Praktek Kerja Lapangan (PKL). Selama proses pengerjaan laporan ini tidak sedikit
kendala
yang saya hadapi akan tetapi saya selalu berusaha untuk memberikan yang terbaik.
Pada Kesempatan ini saya ucapkan Terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu saya dengan terselesaikannya laporan ini baik secara moril, spritual
maupun
material, terutama kepada yang terhormat:
1. Bapak Japar solihin, S.Pd,M.Pd. selaku Kepala Sekolah SMK MANANGGA
PRATAMA Kota Tasikmalaya.
2. Bapak Teguh Gusmantara, M.Kom. selaku Ketua Program Keahlian Rekayasa
Perangkat Lunak Kota Tasikmalaya.
3. Bapak Erik Permana, B.SW. selaku Pembimbing Kegiatan Prakter Kerja Lapangan
(PKL) di Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Tasikmalaya (KOMINFO).
4. Semua pihak yang telah membantu saya menyelesaikan dalam penyusunan laporan
kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL).
Tasikmalaya, 22 November
2017
Hormat saya
Penulis
3
DAFTAR ISI
LEMBAR
PENGESAHAN ........................................................................
.................. i
KATA
PENGANTAR .........................................................................
..........................ii
DAFTAR
ISI ...............................................................................
...................................iii
BAB I
PENDAHULUAN........................................................................
........................1
1.1 Latar
Belakang...........................................................................
..................................1
1.2 Identifikasi
Masalah............................................................................
.........................1
1.3
Tujuan.............................................................................
..............................................2
1.4 Ruang
Lingkup............................................................................
.................................2
BAB II
PEMBAHASAN.........................................................................
........................3
2.1.Sistem yang Sedang
Berjalan...........................................................................
............3
2.1.1. Analisis Sistem yang
SedangBerjalan.....................................................................
.3
2.1.2. Flowmap Sistem yang Sedang
Berjalan...................................................................4
2.1.3. Kelebihan Sistem yang Sedang
Berjalan.................................................................5
2.1.4. Kekurangan Sistem yang Sedang
Berjalan..............................................................5
2.2. Sistem yang
Diajukan...........................................................................
......................5
2.2.1. Usulan Perancangan
Sistem.............................................................................
........5
2.2.2. Tujuan Perancangan
Sistem.............................................................................
........5
2.2.3. Perancangan Prosedur yang
Diajukan......................................................................6
2.2.4. Perancangan Flowmap Sistem yang
Diajukan.........................................................6
2.2.5. DFD Sistem yang
Diajukan...........................................................................
..........7
2.2.6. ERD Sistem yang
Diajukan...........................................................................
..........9
2.2.7. Antar Muka
Program............................................................................
...................10
BAB III
PENUTUP............................................................................
...........................12
3.1.
Kesimpulan.........................................................................
.........................................12
3.2.
Saran..............................................................................
..............................................12
DAFTAR
PUSTAKA............................................................................
..........................13
4
BAB I
PENDAHULUAN
1.2.Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian singkat di atas pada Kantor Dinas Komunikasi dan
Informatika
Kota Tasikmalaya, terutama pada pengelolaan surat masuk, penulis mengindentifikasi
beberapa masalah yang timbul yaitu :
1. Sistem yang digunakan pada Kantor Kominfo Kota Tasikmalaya terutama pada
pengelolaan surat masuk masih bersifat manual dalam pencatatannya, sehingga
Sistem Pengelolaan yang berjalan tidak efektif dan efisien.
5
1.3. Tujuan
Adapun tujuan dari dibuatnya sistem pengelolaan surat masuk ini adalah sebagai
berikut:
1. Sistem Pengelolaan Surat Masuk ini bisa digunakan jika surat masuk datang ke
kantor Dinas Komunikasi dan Informatika.
2. Merubah sistem pengelolaan surat masuk dari manual menjadi sistem
terkomputerisasi.
3. Input data surat masuk menggunakan sistem yang telah dibuat.
6
BAB II
PEMBAHASAN
7
2.1.2. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan
Adapun fungsi dari flowmap adalah untuk mempermudah penggambaran aliran data
yang berupa dokumen sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar berikut
ini.
8
2.1.3. Kelebihan Sistem yang Sedang Berjalan
10
2.2.5. DFD (Data Flow Diagram) yang Diajukan
a. DFD Diagram Konteks
Suatu diagram yang Menggambarkan suatu arus data sistem.
Sistem
Pengelolaan Surat
Surat Masuk Masuk
Lap.Data Surat Masuk Kesekretariatan
Instansi Lain
Kepala Dinas
Instansi Lain
Kepala Dinas
Surat Masuk
Lap Data Surat Masuk
1.0
1.0
Proses
Surat Masuk
Data Surat Masuk
Proses Kesekretariatan
Menindak
Pengiriman
Lanjuti Data
Surat Masuk
Surat Masuk
11
c. DFD Diagram Rinci
Merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram nol (0).
Mengirim
Instansi Lain Surat Kesekretariatan
DB Surat Masuk
Proses
Menindak
Lanjuti
Proses
menyerahkan
Bidang AIP surat &
menindak
lanjuti
12
2.2.6. ERD (Entity Relationship Diagram) yang Diajukan
NIP
Nama Alamat
Nama Alamat Tlp
Mengirim
Instansi Lain
Kesekretariatan
Surat
Menyerahkan
Menyerahkan
Kepala Dinas
Surat
Surat
ur
at
NIP Alamat
Nama
Bidang AIP
Menyerahkan
Surat
13
2.2.6. Antar Muka
Berikut adalah Desain Antar Muka program yang kami usulkan untuk sistem
pengelolaan surat masuk di Dinas Kominfo Kota Tasikmalaya.
14
b) Form Lampiran Disposisi Surat Masuk
15
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
3.2. Saran
Saya sadari bahwa dalam membuat sistem yang diajukan ini masih banyak
kekurangan, sehingga saya berharap dalam pengembangan sistem dalam era globalisasi
yang
berkembang ini dapat membantu di masa yang akan datang dan dalam penerapan dengan
menggunakan sistem yang saya ajukan sehingga operasi kerja sangat cepat dan tepat,
serta
saya menyarankan agar dilakukan pelatihan dalam penerapan sistem komputerisasi yang
sedang berkembangan di masa sekarang.
16
DAFTAR PUSTAKA
www.rplsmkmananggaprtama.kotatasikmalaya.com
www.kominfo.tasikmalayakota.co.id
www.elib.unikom.com
www.google.com
www.yahoo.com
17