JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

ARAS 7 & 8 BLOK D4, KOMPLEK D
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN
PERSEKUTUAN
62530 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

PROGRAM /
Z-009-1:2015 CORE ABILITIES
PROGRAM’S CODE
AND NAME

TAHAP / LEVEL 1 (ONE)

NO. DAN TAJUK

KEBOLEHAN TERAS /
CA01 BASIC WORKING COMMUNICATION
CORE ABILITY NO.
AND TITLE

1.1 APPLY WORKING LANGUAGE

NO. DAN PENYATAAN
APPROPRIATE (ENGLISH / NATIONAL
KEBOLEHAN /
ABILITY NO. AND LANGUAGE ETC)
STATEMENT 1.2 APPLY ORAL COMMUNICATION AND SPEAK
REASONABLY
1.3 UNDERSTAND READING MATERIAL
Mukasurat / Page : 1
NO. KOD / CODE NO. Z-009-1:2015-M01/P(1/3)
Drpd / of : 9

TAJUK/TITLE : WORK PLACE WORKING

LANGUAGE TUJUAN/PURPOSE :

Lembaran Maklumat ini bertujuan untuk menerangkan tentang keperluan untuk

menyampaikan idea dan maklumat dengan jelas, amalan organisasi dan kepentingan
budaya dalam komunikasi. Orang yang berwibawa di CA ini boleh berkomunikasi dengan
berkesan dengan menggunakan bahasa dan format yang sesuai serta memahami amalan
organisasi dan komunikasi antara budaya.

1
 Mukasurat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO. Z-009-1: 2015-M01/P(1/3)
Drpd / of : 9

PENERANGAN/INFORMATION :

1. Jenis Bahasa Kerja

1.1 Dalam semua jenis kerja, kemahiran bahasa diperlukan dalam komunikasi dengan
pelanggan dan rakan dekat dan jauh. Kemahiran bahasa yang baik jelas
meningkatkan peluang pembangunan kerjaya. Lebih mencabar tugas, kemahiran
bahasa yang lebih luas diperlukan oleh pekerja. Pada masa yang sama, keperluan
kemahiran bahasa dalam kerjaya pekerja terus meningkat.

1.2 Bahasa kerja boleh ditakrifkan sebagai bahasa yang digunakan dalam syarikat,
negara, masyarakat atau organisasi sebagai alat komunikasi. Bahasa ini perlu
terutamanya dalam organisasi yang terdiri daripada ahli dari latar belakang bahasa
yang berbeza untuk memastikan tiada kesilapan dalam komunikasi.

1.3 Alasan utama untuk menubuhkan bahasa kerja adalah ekonomi kerana kos untuk
menterjemahkan semua ucapan, kertas, keputusan dan memo ke dalam setiap
bahasa. Walau bagaimanapun, pilihan bahasa mana yang diterima sering dengan
penutur asli bahasa. Bahasa Inggeris, Perancis, Sepanyol dan Jerman adalah bahasa
kerja yang paling biasa untuk banyak badan antarabangsa. Walau bagaimanapun,
bahasa kerja bergantung kepada kawasan dan jenis organisasi. Jika mereka tidak
biasa dengan bahasa-bahasa asli, maka tafsiran disediakan.

1.4 Dalam kerja harian, semua pekerja perlu bekerjasama untuk menyelesaikan tugas-
tugas di syarikat. Adalah penting bahawa mereka memahami antara satu sama lain.
Jika ini tidak berlaku, kesalahpahaman yang berkaitan dengan prestasi kerja boleh
membawa kepada kemalangan. Begitu juga dengan beberapa senario yang sangat
penting untuk keselamatan, maka pentinglah semua orang memahami satu sama lain.
Untuk memastikan semua pekerja memahami arahan dan tanggungjawab yang
berkaitan dengan kerja mereka, syarikat harus membuat garis panduan kerja dalam
bahasa kerja. Bahasa penggajian perlu dikenalpasti untuk komunikasi dari tanah ke
peringkat tertinggi pekerja organisasi supaya semua aktiviti jabatan dapat berjalan
dengan lancar.
 Mukasurat / Page : 3
NO. KOD / CODE NO. Z-009-1: 2015-M01/P(1/3)
Drpd / of : 9
1.5 Latihan dalam organisasi yang mempunyai pekerja asing seperti di Malaysia, Bahasa
Malaysia menjadi bahasa kerja utama bahasa kerja kerana ia adalah bahasa rasmi dalam
hubungan dengan kerajaan serta ucapan asas yang diajar untuk menurunkan pekerja.
Walaupun bahasa Inggeris menjadi bahasa kedua sebagai bahan rujukan kerja, perihalan
kebaikan di luar negara dan hubungan bahasa dengan organisasi asing.

2. Bahasa Di Tempat Kerja

2.1 Gunakan bahasa standard dan patuhi peraturan tatabahasa. Di tempat kerja, anda harus
selalu menggunakan bahasa standard dalam ucapan dan tulisan anda. Jika anda adalah
Dari kawasan di mana bahasa Inggeris tidak biasa dan anda menggunakan bahasa Inggeris
yang tidak standard, membuat usaha bersungguh-sungguh untuk bertutur dalam bahasa
Inggeris tatabahasa, standard. Beri perhatian kepada cara profesional yang lain bercakap dan
menulis di tempat kerja, dan anda akan mula melihat cara yang anda boleh meningkatkan
ucapan dan menulis anda sendiri.

2.2 Gunakan tahap formaliti. Apabila berbual dalam situasi kurang formal atau ketika menulis
surat kurang formal, anda boleh menggunakan Bahasa Inggeris yang kurang formal, tetapi
tetap tetap hormat dan profesional setiap saat.

2.3 Jangan gunakan kata-kata tidak senonoh. Bersumpah tidak boleh diterima di tempat kerja.

2.4 Mengelakkan komen yang berat sebelah atau menghina. Jangan gunakan bahasa atau
bahasa yang buruk yang berat sebelah mana-mana kaum, etnik, agama, umur, atau kumpulan
lain. Elakkan komen, generalisasi, contoh, atau lelucon yang mengesahkan atau mengekalkan
stereotaip negatif.

2.5 Elakkan slang. Secara umumnya anda harus mengelakkan slang di tempat kerja, walaupun
perkataan atau ungkapan yang lazim diterima dalam tetapan lain. Berhati-hati dalam
penggunaan ungkapan idiomatik anda, dan khususnya regionalisme, juga.

2.6 Berhati-hati apabila menggunakan jargon. Jargon harus digunakan dengan berhati-hati,
dan hanya apabila bercakap atau menulis yang akan biasa dengan istilah yang digunakan.
Sekiranya anda merasa sesuai menggunakan jargon untuk penonton yang lebih umum,
pastikan anda menentukan istilah yang digunakan.
 Mukasurat / Page : 4
NO. KOD / CODE NO. Z-009-1: 2015-M01/P(1/3)
Drpd / of : 9

2.7 Jadilah sopan. Anda akan dapat mencapai lebih banyak dan pasti akan mempunyai
hubungan yang lebih baik dengan rakan sekerja dan rakan sekerja jika anda memperlakukan
mereka dengan hormat dan menunjukkan penghargaan ikhlas dengan menggunakan kata-kata
ihsan.

2.8 Mengambil kelas. Untuk mempelajari lebih lanjut mengenai penggunaan bahasa yang
sesuai dan tentang menulis dan bercakap dengan baik di tempat kerja, anda boleh mengambil
kelas atau menghadiri bengkel atau seminar mengenai berkomunikasi dengan berkesan di
dunia perniagaan.

3. Jenis Bahan Rujukan Kerja

3.1 Bahan rujukan kerja ialah perihalan tugas dan aktiviti tertentu dalam sesebuah organisasi.
Bahan ini adalah dokumen bertulis atau pernyataan yang menjelaskan tentang tugas tugas. Ini
akan membantu pekerja lebih focus berfungsi berdasarkan skop, persekitaran dan keadaan
kerja.

3.2 Pada asasnya, terdapat empat (4) bahan rujukan kerja yang biasanya digunakan di tempat
kerja: -
3.2.1 Pedoman tanggungjawab kerja.
3.2.2 Prosedur kerja.
3.2.3 Prosedur kerja.
3.2.4 Arahan kerja

3.2.4.1 Pedoman tanggungjawab kerja

Tujuan utama penerangan kerja adalah dengan jelas dan ringkas apa tugas dan
tanggungjawab pemegang pos yang terlibat dalam pekerjaan tertentu. Sebelum menerangkan
penerangan pekerjaan, adalah berguna untuk melalui proses yang diketahuis sebagai Analisis
Kerja. Analisis kerja adalah proses mendapatkan maklumat tentang pekerjaan dengan
menentukan tugas, tugas, atau kegiatan pekerjaan dan tentang kelayakan pemegang
pekerjaan. Maklumat ini kemudian digunakan untuk membangunkan deskripsi kerja dan
spesifikasi pekerjaan. Dengan melakukan analisis kerja, kami akan mengumpulkan maklumat
berikut seperti tugas terperinci pekerjaan, tugas pekerjaan, tempat dan cara melaksanakan
pekerjaan.
 Mukasurat / Page : 5
NO. KOD / CODE NO. Z-009-1: 2015-M01/P(1/3)
Drpd / of : 9

Figure 3.1 : Component of Job Analysis

3.1.1.1 Job procedure

Job procedures are defined as a written procedure identifying the job to be

performed in step by step order with detailed description of how the work is to
be performed from start to finish in performing a task properly. They play an
integral role in performing jobs safely, providing standardized training and being
assistive with investigations. It is a sample procedure document that shows the
process, tools and framework for analysis the duties of job and tasks. A well
designed job procedure can help to understand the job properly.
Job procedure need to go through the process of job analysis. Job procedure
needs to understand clearly the job requirements and job specification. Job
analysis includes the study of the job itself as well as the analysis of job
requirements. A job description specifies tasks, duties and working condition of
a job itself, which details what the job holder is expected to do. A job
specification stipulates what skills, abilities and other competences a job holder
requires in order to perform the job effectively.
 Mukasurat / Page : 6
NO. KOD / CODE NO. Z-009-1: 2015-M01/P(1/3)
Drpd / of : 9

iii. Working procedure

Work procedures play an integral role in performing jobs safely, providing

standardized training and being assistive with investigations. A standard work
procedure is the established way of performing a particular task. It is the
sequence of steps to doing the job. It’s not that we want to turn every worker
into a robot, but we want everyone to follow recognized best practices.

3.1.1.1.1 Importance of Standard Working Procedure.

3.1.1.1.1.1 Standard work procedure is the best way to ensure

performance consistency. It works as a road map. If we don’t have
the road map, how do we know how to get where we are going?
3.1.1.1.1.2 Standardized work procedures make continuous
improvement possible. It can conveys the expectation that everyone
works the same way.
3.1.1.1.1.3 Standard is a better way to perform a job. It do not
have to be permanent. If someone discovers a better way, that can
then become the new standard.
3.1.1.1.1.4 Standards allow us to measure performance fairly.
When people work the same way, performance expectations can be
established. We can establish a fair output rate and judge everyone
by that rate. Without standard work procedures, we could
not establish legitimate expectations
and managing the workforce would be difficult.
3.1.1.1.1.5 Standardized work increases the likelihood that all
activities will be carried out in a safe manner. Effective standards
focus on safety and unsafe practices are formally eliminated from
the process.
3.1.1.1.1.6 Standardized work procedures are essential when
training new employees. It is challenging enough for a new
employee to learn a job. The process is made even more difficult if
the new employee is shown different techniques by different
employees.
 Mukasurat / Page : 7
NO. KOD / CODE NO. Z-009-1: 2015-M01/P(1/3)
Drpd / of : 9

iv. Working Instruction.

Working instruction is a guideline that need to be followed in completing a

particular task or how to perform a task. Work instructions are developed to
guide workers in four key quality areas: training, reference, problem solving
and continuous improvement. Each of these areas can be directly related to
a cycle that identifies fundamental quality planning as "Plan-Do-Check-Act."
It is important to establish (plan) the instructions that your people must
execute. The references must then be effectively implemented (do) so they
are accessible to personnel.
Documentation must be verified (check) so the instructions assist your
problem-solving methodology. Finally, it is important to use (act) what
has been defined in order to continuously improve.

 Training (Plan).
Training is the essential first step to ensuring that people are competent
in their duties. It is important to define the type of training that each
function is to receive. It is equally necessary to ensure that the trainers
are executing the plan, including improvements made to the instructions.
New employees should start their training with the process expert so they
can observe how the process should be performed. It is here that
detailed
training discussions and hands-on activities take place between the expert
and the trainee. The trainer uses the work instructions so new employees
understand the basis for the tasks they are performing. The process is an
opportunity for additional review of the work instruction content. The
veteran can reaffirm the defined steps, and the new employee can confirm
the validity of the process.

 Reference (Do).
This quality activity should focus on both access and format of the
instructions. The documentation must be implemented so workers are
not wary of having to locate the information relative to their areas of
responsibility. Once employees have been trained and have demonstrated
that they can be effective performers, you must ensure that the work
 Mukasurat / Page : 8
NO. KOD / CODE NO. Z-009-1: 2015-M01/P(1/3)
Drpd / of : 9
instructions are available in case of questions. The instructions must be
presented in an easy-to-understand format so that access and review will
not take up valuable time. Write out how the instruction is to be performed
specific to each core task. Avoid defining why the activity is performed.
There should be no need for an expert organization to reaffirm why core
tasks are needed. If the "why" information must be defined, keep that
separate from the work instructions and make the additional information
available as reference only training documents.

 Problem Solving (Check).

Problem solving is a quality activity that focuses on ensuring that the
supporting processes are properly defined to achieve product quality.
Work instructions are key documents to reference when internal or
external non-conformances are identified. Make the review of the work
instructions part of the corrective action process. Ask if the supporting
instruction properly defines the process, then audit the instruction to
confirm proper definition.
The operator/employee cannot be held fully accountable if the records of
training are written to an inadequately defined work instruction. If the task
is properly defined, the manner by which training is conducted might need
to be revisited.

 Continuous Improvement (Act).

Work instructions should not be stagnant documents accessed only when
auditors ask for them. Reviewing work instructions when improvement
opportunities are identified demonstrates that they are "living
documents." Instructions can be improved upon through document
reviews, audits, a disciplined problem-solving process and, most
importantly, the input from the experts who are performing the tasks. The
current documentation should be the starting point for all improvements.
Always improve upon existing documentation before creating a new
document. Volume does not equate to continuous improvement.
 Mukasurat / Page : 9
NO. KOD / CODE NO. Z-009-1: 2015-M01/P(1/3)
Drpd / of : 9

SOALAN / QUESTION :

1. What is the importance of workplace working language in the organization?

2. What is workplace working materials?

3. Name types of working materials that normally used in workplace?

4. What is working procedure used for?

5. What is difference between working procedure and working instruction?

RUJUKAN / REFERENCES:

1. https://en.wikipedia.org/wiki/Working language

2. http://www.wisegeek.com/what-is-a-working-language.htm

3. http://www.bpsc.ca/procedure.html

4. http://www.naukrihub.com/payroll/job-analysis/

5. http://www.productionmachining.com/articles/the-reason-for-work-instructions