Tugas, Peran, dan Tanggung Jawab Apoteker di Pedagang Besar Farmasi

PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Oleh :
Drs.Muntaha Ahmad,Apt, MM
Direktur PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Peranan dan tugas di Pedagang Farmasi bisa dikatakan sebagai babak baru peranan apoteker di
distribusi farmasi . Sebagai penanggung jawab dalam distribusi farmasi mempunyai peran vital dalam
mendistribusikan sediaan farmasi dari saluran distribusi besar sampai yang kecil.Pengetahuan tentang
logistik memegang peranan dalam menjalankan distribusi farmasi.

Sebagai penanggung jawab di PBF apoteker memegang peranan dari perbekalan yang datang
sampai sediaan farmasi yang didistribusikan ke unit farmasi lain.Dalam mengelolaan sediaan farmasi
dimulai bagaimana menata gudang serta menyimpannya sesuai standar yang dipersyaratkan oleh Quality
Control pabrik dan mengelola dokumen yang sah sebagai bahan untuk telusur sehingga kwalitas sediaan
farmasi dapat dijaga sampai ke pengguna.

Dengan dikeluarkan Peraturan Kepala BPOM RI HK 03.1.34.11.12.7542 tahun 2012 tentang

Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik peranan Apoteker di bidang Distribusi obat lebih diakui
lagi bukan hanya mengelola distribusi obat tetapi lebih jauh lagi ke sistem manajemen mutu. Secara
ringkas dapat digambarkan tugas dan peranan apoteker di PBF sebagai berikut sesuai PP 51 tahun 2009
dan pedoman teknis CDOB

1. Tugas

 Melakukan pekerjaan kefarmasian (pembuatan termasuk pengendalian mutu Sediaan Farmasi,

pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat, pengelolaan obat, ,
pelayanan informasi obat,

 Membuat dan memperbaharui SOP (Standard Operational Procedure)

 Harus memenuhi ketentuan cara distribusi obat yang baik yang ditetapkan oleh Kepala BPOM
saat melakukan pekerjaan kefarmasian dalam distribusi atau penyaluran sediaan farmasi, termasuk
pencatatan segala sesuatu yang berkaitan dengan proses distribusi atau penyaluran sediaan farmasi.

2. Peran

 Sebagai penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi meliputi pemesanan,penerimaan ,

penyimpanan, penyaluran sesuai kaidah CDOB
 Memastian mutu (Quality Assurance) berjalan dengan baik sesuai SOP (Standard Operational
Procedure)

 Dalam melakukan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian, apoteker dapat
mengangkat seorang Apoteker pendamping yang memiliki STRTTK.

3. Tanggung jawab
a) Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem manajemen mutu

Dalam menyusun , memastikan dan mempertahankan mutu apoteker berperan aktif dalam
menyusun sistem mutu yang mencakup tanggung jawab , proses dan langkah manajemen risiko
terkait dengan kegiatan yang dilaksanakan. Dimulai dengan peran menyusun SOP (Standard
Operational Prosedure) sampai implementasinya . Termasuk penyusunan struktur organisasi ,
proses dan pengelolaan sumber daya manusia yang kompeten .Sehingga wewenang dan
tanggung jawab setiap orang jelas sehingga sistem mutu dapat dipertahankan . Apoteker harus
mendokumentasikan semua kegiatan sehinnga dapat dipantau efektivitasnya .

 Fokus pada pengelolaan kegiatan yg menjadi kewenangannya

Dengan adanya sistem mutu maka wewenang dan tanggung jawab apoteker menjadi jelas
sehingga kinerja apoteker dapat dinilai .Fokus menjadi kata kunci pengeloaan kegiatan dan tidak
ada lagi tumpang tindih wewenang .Dalam kegiatan distribusi dapat dipilah dimana saja apoteker
berperan sehingga aspek kontrol semua kegiatan dapat dijaga . Sebagai contoh dalam validasi
surat pesanan apoteker bertugas sebagai “validator” apakah surat pesanan tersebut memenuhi
persyaratan baik kualitas maupun kuantitasnya (surat pesanan lengkap dan benar serta jumlah
yang diminta wajar ).Demikian juga di proses akhir distribusi apoteker harus berperan sehingga
proses distribusi dapat berjalan dengan benar sehingga kualitas yang didistribusikan tetap terjaga.

 Mengelola program pelatihan personil yang terkait dalam kegiatan distribusi

Peran apoteker yang paling penting dalam menjaga sistem mutu adalah melatih personil sehingga
personil pelaksana dapat menjalankan operasional sesuai dengan SOP dan menghasilkan proses
yang benar.Pengelolaan pelatihan personil harus dilakukan secara kontinue dan terprogram dan
dapat dievaluasi efektivitasnya .Perlu didokumentasikan progress hasil pelatihan termasuk
penilaian kinerja personil dalam menjaga kompetensinya.

 Mengkoordinir kegiatan penarikan obat

Dalam menjaga mutu obat yang didistribusikan peran apoteker dalam penarikkan obat baik yang
mandatory (wajib) atau voloutary (sukarela) sangat vital. Perlu gerak cepat untuk mencegah obat
dikonsumsi masyarakat sehingga bahaya yang ditimbulkan bisa diminimalisir.

Koordinasi dengan produsen,principal dan regulator harus diperkuat dalam proses penarikan obat.

 Mengawasi penanganan keluhan pelanggan

 Dalam mengevaluasi sistem mutu berjalan dengan baik , keluhan dari pelanggan bisa menjadi
barometer .Tugas apoteker dalam menangani keluhan adalah mencatat dan mendokumentasikan
keluhan selanjutnya memilah keluhan mana saja dan ditujukan kepada siapa .Sebagai apoteker
posisinya mempresentasikan sebagai wakil dari poduk yang didistribusikan serta menjaga
pelayanan yang dijanjikan ke konsumen.Keluhan terhadap mutu produk selanjutnya
dikoordinasikan dengan principal dan produsen sedangkan untuk pelayanan jasa distribusi harus
segera dievaluasi dan diperbaiki sehingga keluhan pelanggan bisa diminimalisir.

 Melakukan kualifikasi pemasok dan pelanggan

Tugas apoteker yang utama dalam kualifikasi pemasok dan pelanggan melakukan screening
sehingga dapat dipastikan pemasok atau pelanggan mempunyai izin sesuai ketentuan perundang-
undangan yang berlaku serta mengikuti prinsip CDOB.Kualifikasi pemasok dan pelanggan harus
dilakukan berulang bukan hanya meminta salinan perizinan tetapi memantau proses transaksi jika
ada penyimpangan.

 Meluluskan obat/bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke stok

Dalam prakteknya proses distribusi selalu ada barang kembalian dari pelanggan baik itu salah
pemesanan ataupun pengembalian dikarenakan obat sudah mendekati Expire Date , apoteker
bertugas untuk bisa memeriksa sekaligus meluluskan bahwa obat bisa dikategorikan layak jual
dan kembali sebagai stok.Tentunya ada dua fokus yang harus diperiksa yaitu kemasan ,petunjuk
pemakain dan obat itu sendiri.

 Berperan dalam perjanjian kontrak

Apoteker berperan dalam perjajnjian kontrak kerjasama untuk semua kegiatan yang menunjang
pelaksanaan distribusi . Misal : antar fasiltas distribusi ,perjanjian pengiriman barang,
pemeliharaan peralatan gudang , pest control dsb.

Sebagai contoh dalam proses distribusi obat adakalanya pengiriman dilakukan oleh jasa ekspedisi
bukan oleh perusahaan distribusi itu sendiri . Apoteker wajib berperan dalam point-point
perjanjian , point penting yang harus masuk dalam perjanjian adalah perusahaan ekspedisi wajib
mengikuti kaidah CDOB dan apoteker berhak untuk mengaudit perusahaan distribusi untuk
memastikan perusahaan distribusi melaksanakan CDOB .Contoh pengontrolan suhu pengiriman,
penataan/pengepakan produk supaya tidak terkontaminasi dengan produk lain.

 Memastikan inspeksi diri dijalankan

Inspeksi diri harus dilakukan dalam rangka memantau pelaksanaan dan kepatuhan terhadap
pemenuhan CDOB dan bahan untuk perbaikan selanjutnya. Pelaksanaan inspeksi diri dalam
jangka waktu yang ditetapkan dilakukan oleh yang berkompeten dalam bidangnya. Apoteker
harus melakukan apa saja yang menjadi hasil inspeksi tersebut dan didokumentasikan sehingga
dapat dilihat progres serta perbaikan untuk menunjang semua pelaksaaan proses distribusi.Secara
detail harus dibuat CAPA (Corrective Action Prepentive Action) sebagai acuan pelaksaan inspeksi
diri .
 Mendelegasikan tugasnya kepada apoteker/tenaga teknis kefarmasian jika berhalangan.

Dalam melaksanakan tugasnya apoteker bisa saja mendelegasikan tugas dan wewengnya kepada
apoteker supervisi atau tenaga kefarmasian lainnya apabila berhalangan. . Hal tersebut
dimungkinkan dengan memberi wewenang terbatas sehingga proses distrubusi tidak terganggu.
Semua pedoman pendelegasian mengacu kepada SOP (Standard Operational Procedure) sehingga
terjaga dan dapat dipertanggung jawabkan.

 Turut serta dalam pengambilan keputusan untuk karantina atau pemusnahan obat/bahan
obat.

Dalam prakteknya distribusi obat menyisakan satu risiko yang hanya bisa diminimalisir yaitu
kerusakan obat. Kerusakan obat bisa saja terjadi akibat penerimaan, penyimpanan dan distribusi
yang salah.Belum termasuk obat yang expire date karena tidak bisa dipasarkan. Tugas apoteker
dalam hal ini memisahkan obat dengan kategori rusak/ED di tempat terpisah(dikarantina) supaya
tidak bercampur dengan obat yang baik dan layak jual dengan diberi penandaan yang jelas untuk
menghindari penyalahgunaan dan dampak terhadap kesehatan dan lingkungan.Selanjutnya setelah
mendapat persetujuan dari managemen obat dapat dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku
dengan dibuatkan berita acara dan disaksikan oleh BPOM dan Dinkes setempat.

 Memastikan pemenuhan persyaratan obat

Tugas apoteker yang terpenting dalam mendistribusikan obat adalah memastikan pemenuhan
persyaratan obat meliputi : berasal dari pemasok yang mempunya izin sesuai ketentuan yang
berlaku dan menerapkan kaidah CDOB.Memastikan pasokan obat mempunyai izin edar yang
berlaku,tidak rusak/mengalami perubahan selama penerimaan/transfortasi, tidak kadaluarsa atau
mendekati kadaluarsa serta nomor batch sesuai yang tertera di dokumen .Selama penyimpanan
apoteker wajib mengikuti aturan penyimpanan utamanya persyaratan suhu penyimpanan dan
tidak bercampur dengan produk lain yang dapat terkontaminasi. Dalam proses pendistribusian
harus tetap dipenuhi seperti dalam proses penyimpanan utamanya persyaratan suhu penyimpanan
dan tidak bercampur dengan produk lain yang dapat terkontaminasi sehingga mutu dapat dijaga .

Secara umum, peran apoteker di Pedagang Besar Farmasi dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu
sebagai berikut :

1. Profesional

Peran Apoteker di Pedagang Besar Farmasi adalah menjaga proses distribusi sediaan farmasi
berjalan dengan baik dan benar sesuai ketentuan yang berlaku.Menetapkan dan melaksanakan
SOP (Standard Operational Procedure). . Apoteker sejatinya harus memiliki kompetensi,
maksudnya memiliki ilmu (knowledge) dan keterampilan (skill) dalam melaksanakan tugasnya
seperti ilmu distribusi dan tahu proses penyimpanan sediaan farmasi. Pemahaman ilmu distribusi
akan membantu apoteker dalam menentukan ketersediaan sediaan farmasi yang optimal sehingga
 dapat memperkirakan kapasitas gudang dan kemampuan jangkauan distribusi serta keamanan
sediaan farmasi selama didistribusikan. Pemahaman proses penyimpanan akan membantu
apoteker menjaga mutu sediaan farmasi selama disimpan di gudang.Seperti kita ketahui
penyimpanan sediaan farmasi harus memenuhi beberapa persyaratan diantaranya suhu ruangan,
pemisahan tempat berdasarkan bentuk sediaan dan pengamanan terhadap produk narkotika,
psikotropika dan prekursor.

2. Manager

Apoteker harus dapat menjadi manajer yang baik, dalam hal ini apoteker harus mampu mengatur
barang, dan semua personil yang terlibat pada proses distribusi Salah satu kunci sukses
pengelolaan persediaan di pedagang besar farmasi adalah pemenuhan service level 100%, artinya
pedagang besar farmasi mampu memenuhi semua permintaan pelanggan , sehingga rasio
penolakannya 0%. Untuk dapat menjamin service level tersebut diperlukan perencanaan
(planning) yang sangat matang, jangan sampai ada penumpukan barang (over stock) atau
persediaan habis (out of stock).Service level wajib dipantau baik dari supplier/produsen ataupun
dari pelanggan .Itulah tugas seorang apoteker sebagai manager. Tujuannya adalah supaya
perputaran persediaan atau Inventory Turn Over maksimal, risiko over stock dan out of stock
diminimalisir. Seperti diketahui khusus untuk pedagang besar yang jauh dari supplier/produsen
lead time(waktu tunggu) dari proses pemesanan sampai sediaan farmasi datang juga menjadi
kunci dalam memenuhi service level, diperhitungkan juga terhadap adanya buffer stok/stok
penyangga sehingga selama proses menunggu stok tidak akan habis/out of stok.

Apoteker harus mampu melakukan proses delegasi sehingga semua personil akan mampu
menjalan semua SOP (Standard Operational Procedure) dengan baik serta
mendokumentasikanya, selama proses pendelegasian apoteker harus mampu mengontrol setiap
tahap proses distribusi dari penerimaan sampai pendistribusian ke pelanggan. Diperlukan juga
pembinaan atau training yang berkesinambungan kepada semua personil agar proses distribusi
dapat berjalan dengan baik sehingga kesalahan-kesalahan yang mungkin timbul selama proses
distribusi akan diminimalisir dan mutu sediaan farmasi yang didistribusikan akan tetap terjaga
mutunya.