PENGATURAN DAN PEMERIAN ARSIP

A. Pengaturan Arsip (Arrangement)

❖ Pengaturan arsip → proses mengorganisasikan substansi arsip/rekod secara intelektual
dan/atau secara fisik menurut asas-asas pengaturan arsip.
❖ Tujuan utama pengaturan arsip adalah:
1. Melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian
2. Mendayagunakan arsip agar dapat diakses dan dimanfaatkan secara optimal oleh
masyarakat/publik/pengguna.
❖ Pengaturan arsip diserahkan oleh lembaga penciptanya kepada lembaga kearsipan.
❖ Sebelum melakukan pengaturan arsip, maka lembaga kearsipan perlu melakukan
penataan terhadap arsip dan mengetahui informasi arsip.
❖ Penataan arsip akan mudah dilakukan jika arsiparis memiliki informasi yang banyak
tentang arsip yang akan ditangani.
❖ Informasi tersebut mencakup dentitas pencipta arsip, sistem penataan arsip, riwayat
arsip, kondisi atau keadaan arsip, dan hal lain yang nantinya dibutuhkan dalam
mendeskripsikan arsip.
❖ Asas-asas pengaturan arsip
1. Pengaturan arsip menurut asas provenance
• Ketentuan dalam pengaturan arsip menurut asas provenance yaitu arsip tidak
boleh dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip yang berbeda
sebab arsip selalu melekat pada konteks penciptaannya.
• Pengaturan arsip menurut asas provenance penting dilakukan untuk menelusuri
perjalanan arsip untuk menunjukkan autentisitas arsip.
• Perlu mempertahankan koherensi arsip agar memiliki integritas arsip.
• Arsip/Rekod yang diciptakan oleh sebuah organisasi/institusi/lembaga/individu
dapat dipisahkan secara fisik, jika arsip tersebut memerlukan penyimpanan yang
khusus.
2. Pengaturan arsip menurut asas original order
• Pengaturan arsip menurut asas original order yaitu arsip ditata sesuai dengan
pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip
tersebut masih digunakan dalam pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
• Pengaturan berdasarkan asas original order menjaga integritas arsip dan
memudahkan pengguna lebih dalam mengakses arsip.
 ❖ Langkah-Langkah dalam melakukan pengaturan arsip (arrangement)
1. Mengumpulkan latar belakang informasi pencipta arsip.
2. Melakukan survey terhadap arsip:
a. Melihat apakah arsip tersebut merupakan fonds/series
b. Mencari informasi mengenai isi fonds/serie tersebut.
c. Melihat apakah ada serie yang disusun berdasarkan asas original order atau
fonds yang disusun berdasarkan asas provenance.
d. Melakukan identifikasi terhadap arsip yang dapat dimusnahkan.
e. Membuat catatan mendetail mengenai arsip yang dimusnahkan.
3. Mengatur arsip secara fisik, yaitu dengan cara:
a. Mengelompokkan arsip yang saling berkaitan berdasarkan asas original order,
artinya arsip harus ditata sesuai dengan pengaturan ketika arsip tersebut masih
digunakan dalam pelaksanaan kegiatan pencipta arsip. Hal ini nantinya
berkaitan dengan kepentingan pengguna (user) terhadap arsip. Kemudian,
menaati ketentuan hukum yang berlaku.
b. Menyimpan arsip dalam tempat yang bebas asam.
c. Melepaskan pengikat arsip, jika arsip diikat dengan menggunakan tali, benang,
atau karet.
d. Melepaskan pengencang logam (penjepit kertas), jika ini diperbolehkan
institusi/organisasi.

B. Pemerian Arsip
❖ Pemerian → Pendeskripsian arsip secara rinci dan menyeluruh
❖ Pendeskripsian arsip → penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit arsip
yang dideskripsikan secara lengkap beserta segenap komponennya.
❖ Deskripsi arsip bertujuan untuk memberikan akses informasi mengenai asal usul, isi
dan sumber berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, hubungannya dengan
arsip lain, dan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan (temu balik).
❖ Deskripsi arsip disusun secara bertingkat (multilevel description) yang terdiri dari 26
komponen pendeskripsian arsip.
❖ Unit Deskripsi → Suatu dokumen atau seperangkat dokumen dalam bentuk apapun
yang diciptakan sebagai satu kesatuan.
❖ Komponen yang dideskripsikan secara multi tingkat dari unit deskripsi:
1. Identitas arsip
2. Konteks
3. Isi dan Struktur
4. Persyaratan akses dan penggunaan,
5. Arsip yang berkaitan, dan
6. Catatan (jika perlu)

1. Deskripsi identitas arsip meliputi:

a. Kode Referensi
b. Tanggal/Tahun Penciptaan material arsip/rekod
c. Judul
d. Tingkat Deskripsi,
e. Jumlah Unit Deskripsi

2. Konteks
a. Nama pencipta arsip
b. Sejarah administrasi/riwayat unit deskripsi
c. Tanggal/tahun akumulasi unit deskripsi.
d. Riwayat pemeliharaan
e. Sumber akuisisi

3. Isi dan Struktur

a. Ruang lingkup dan isi
b. Informasi tentang JRA dan penilaian
c. Penambahan arsip
d. Sistem penataan
e. Persyaratan penggunaan

4. Ketentuan/Persyaratan akses dan penggunaan

a. Status resmi dasar hukum perolehan arsip.
b. Persyaratan akses
c. Persyaratan yang mengatur reproduksi.
d. Bahasa yang terdapat dalam arsip
 e. Karakteristik fisik (guna penggunaan unit deskripsi)
f. Jalan Masuk (finding aids)

5. Arsip yang berkaitan

a. Lokasi asli arsip
b. Duplikasi yang ada
c. Unit Deskripsi terkait
d. Arsip yang berhubungan (keberadaan arsip di tempat penyimpanan lain)
e. Publikasi

6. Catatan (jika perlu)

“bagian atau tempat mencatat informasi khusus yang tidak dimuat di bagian 1
sampai 5.”

❖ Deskripsi Moving Image

• Moving Image → arsip audiovisual
• Arsip audiovisual → arsip yang dapat dilihat dan didengar dengan menggunakan
peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada
media teknologi yang digunakan pada saat penciptaanya.
• Deskripsi Moving Image (Film)
- mencari informasi organisasi atau penciptanya,
- memeriksa dan mengelompokkan arsip,
- mengamati dan menganalisis kegiatan yang terekam,
- mengamati dan menganalisis keterkaitan informasi yang terekam dengan arsip
kertasnya (skenario, bahan promosi, seperti pamphlet, iklan di surat kabar, dan
salinan tertulis aransemen musik), dan menghitung jumlah arsip.
• Tujuan identifikasi arsip untuk memperoleh data tentang pencipta arsip dan
keterkaitan dengan arsip kertasnya.
• Deskripsi Karakteristik:
- Durasi
- Jumlah fisiknya (reel/keping vcd/dvd)
- Format Video: FLV, AVI, MP4, WMV [file WMV tidak terlalu besar], MOV
- Film: Blueray/HD, Telecine, CVD, SVCD, DVD, VCD
 - Hitam Putih/Berwarna
- Copy film
• Rangkaian kegiatan penataan arsip film:
- memeriksa tanda atau disposisi arsip film yang akan disimpan,
- memeriksa kelengkapan berkas arsip film,
- memeriksa kondisi fisik arsip film,
- memasukkan film ke dalam tempat film,
- membuat label pada tutup dan samping tempat film,
- meletakkan arsip film pada rak secara horizontal,
- meletakkan nomor kecil pada tumpukan paling bawah
• Pelestarian Arsip Film → kegiatan pemeliharaan yang dilakukan dengan
pengontrolan pada fisik film, bertujuan untuk memelihara arsip agar terhindar dari
kerusakan dan informasi serta fisik arsip selalu dalam keadaan baik sepanjang
waktu.