LAPORAN MANAJEMEN OPERASI

Case Study: Eastern Gear, Inc.: Job Shop

Kelompok 6
Christian Ryan Sugiarto 2020023639
Diah Nurul Hidayati 2020023643
Janeta Odelia Y 2020023657
Nanda Alifia Putri 2020023667
Rivaldi Juniarto 2020023674

MAGISTER MANAJEMEN WIJAWIYATA 84

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN PPM
2021
BAB I

1
 RINCIAN KASUS

Eastern Gear, Inc., merupakan sebuah pabrik yang memproduksi roda gigi (gears)
yang berada di Philadelphia, Pennsylvania. Pabrik ini bekerja dengan sistem custom-made
dimana gears dibuat berdasarkan keinginan konsumen. Pada awalnya, Eastern Gear memiliki
pesanan dalam jumlah sedikit dan hampir tidak ada jenis gigi yang dipesan sama persis dari
sebelumnya. Namun, presiden Eastern Gear memutuskan untuk menerima pesanan
dengan jumlah yang lebih besar. Saat customer memesan gears, pesanan akan dialihkan ke
James Lord selaku Sales Manager and Marketing Vice President. Pesanan customer meliputi
quantity dan jenis bahan yang dibutuhkan yang akan dimuat pada blueprint atau sketsa.
Namun terkadang ada customer yang meminta perubahan desain bahkan setelah order
pesanan diterima. Akibatnya proses produksi ditunda sementara sampai desain baru
dikirimkan. Selain itu blueprint yang dikirimkan tidak selalu berisi detail finishing pada
proses machining. Setelah pesanan yang baru dikirimkan, blueprint akan diberikan pada Joe
Irvine selaku Production Supervisor dan Sam Smith selaku Controller. Setelah menerima
blueprint, Smith akan memesan raw material yang memakan waktu pengiriman satu sampai
dua minggu. Setelah menerima raw material, proses produksi berjalan berkisar dua
minggu, namun sudah meningkat menjadi empat minggu. Irvine curiga adanya
bottleneck yang muncul pada proses produksi sehingga para pekerja kesulitan menyelesaikan
pesanan tepat waktu.
Eastern Gear memiliki tata letak pabrik yang standar dimana setiap work center
memiliki mesin atau proses yang sama. Raw material akan bergerak dari work center
tergantung dari proses yang dibutuhkan. Berikut proses yang akan dijalankan: penggilingan
raw material, pengeboran roda gigi, peletakan finishing pada roda gigi dan permukaannya,
serta proses heat treating jika dibutuhkan. Setelah semua proses selesai, roda gigi akan
diperiksa dan dikirim ke customer. Dampak lain dari tata letak pabrik Eastern Gear yaitu
penempatan mesin serupa pada satu tempat yang mengakibatkan aliran produk menjadi
tidak efisien. Selain itu ada hambatan lain yaitu waktu tunggu mesin lebih lama dibanding
waktu saat roda gigi diproses. Pesanan dengan jumlah besar dan kecil juga diproses
bersama-sama sehingga pesanan dengan jumlah besar dapat memenuhi gudang
penyimpanan. Selama dua tahun pertama, perusahaan mengalami kerugian. Namun pada
kuartal terakhir, sales meningkat sebesar 100%. Survei menunjukkan bahwa sales dapat
ditingkatkan dari $5 juta menjadi $5,5 juta jika waktu produksi berkurang.

2
 Gambar 1. Eastern Gear Jobshop Layout (Denah Kerja)

Karena waktu pengiriman meningkat, perusahaan merekrut Matt Williams. Matt

Williams berkeliling dan mengobservasi pabrik. Ia menandai beberapa pesanan yang harus
didahulukan karena waktu produksi sudah mepet. Tingkat pengembalian roda gigi sebesar
6% dimana dari 75% kasus, pengembalian terjadi karena kegagalan di suatu proses.
Perusahaan menerima retur dari customer dengan terburu-buru. Belum lagi pesanan yang
harus disetujui dulu oleh Rhodes. Jika pesanan diterima maka seluruh proses akan dikerjakan
dalam waktu 4 hari dan ditangani oleh Fred Dirkson, karyawan yang ahli dalam hal terburu-
buru untuk memproduksi roda gigi. Eastern Gear memiliki 50 karyawan yang sangat
terampil dan bersertifikat. Namun pada kuartal terakhir, Eastern Gear merekrut 10 karyawan
yang tidak disertifikasi dan perekrutan dilakukan dengan cara nepotisme.

3
 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Product Design
2.1.1 Cross Functional Product Design
Dalam tahap pengembangan produk terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan
sebagai landasan cara berkomunikasi antar departemen saat melakukan
pengembangan produk diantaranya :
1. Sequential Process Approach : proses tahapan pengembangan produk
dilakukan secara berurutan dimana satu departemen akan menyelesaikan
bagiannya terlebih dahulu setelah itu akan dilanjutkan oleh departemen
setelahnya.
2. Concurrent Engineering Approach : proses tahapan pengembangan produk
dilakukan secara bersamaan dimana setiap bagian akan bertemu dan
membahas setiap tahap dalam pengembangan produk bersama.

2.2 Process Selection

2.2.1 Product Flow Characteristics
Dalam manufaktur, aliran produk adalah aliran bahan, dimana bahan
dikonversi menjadi produk. Dalam layanan, ada alur kerja, seperti arus pelanggan
atau informasi. Adapun 5 tipe product-flow process diantaranya:
1. Continuous Process
Continuous Production adalah sistem produksi yang proses
produksinya berkesinambungan (continuously) terus menerus dan berulang-
ulang.
2. Assembly Lines
Assembly lines adalah sistem produksi dimana pembuatan produk
bergerak dari satu langkah ke langkah selanjutnya secara berurutan dari awal
hingga ke akhir.
3. Batch Flow
Selanjutnya batch flow, dimana produksi produk dilakukan dalam
bentuk batch/ kelompok/ lot. Artinya, produksi akan dilaksanakan berdasarkan
batch dari pesanan dimana produk akan bergerak bersama dari satu work-
center menuju work-center lainnya secara bersamaan.
4. Job Shop
Dalam sistem produksi job shop, produk dibuat sesuai dengan pesanan
dari pelanggan dengan memperhatikan tata letak proses.
5. Project
Sistem ini banyak digunakan untuk memproduksi produk unik dan
kreatif dengan melibatkan perencanaan yang sulit dan tidak dapat di
otomatisasi.

4
 BAB III
ANALISIS KASUS

3.1 Permasalahan yang dihadapi Eastern Gear

Permasalahan utama yang dihadapi Eastern Gear diawali ketika Roger Rhodes
memutuskan untuk menerima pesanan dalam jumlah besar. Dampak dari keputusannya
ini yaitu banyak pesanan jumlah sedikit yang terlambat dikirimkan dikarenakan
lead time produksi yang meningkat. Eastern Gear juga memproses pesanan besar dan
kecil bersamaan mengakibatkan waktu tunggu terhadap mesin meningkat dan
pesanan jumlah besar memenuhi gudang.
Selanjutnya, terkait prosedur penerimaan pesanan dan proses produksi. Hal ini
dapat dilihat saat menerima pesanan yang dialihkan ke marketing yang mungkin tidak
mengerti proses produksi dan saat customer bisa merubah desain yang diinginkan
sewaktu-waktu. Perubahan desain membuat seluruh proses produksi tertunda. Selain itu,
dikarenakan waktu pengiriman raw material yang cukup lama, kami mengasumsikan
bahwa Eastern Gear tidak memiliki supplier langganan tetap yang siap untuk
mengirimkan material yang dibutuhkan dalam waktu singkat. Dan saat sebelum barang
dikirim ke customer. Terakhir, terkait layout Eastern Gear yang belum optimal. Hal
ini dapat dilihat dari penempatan mesin yang sama pada satu tempat yang membuat alur
barang menjadi tidak efektif. Sebagai tambahan, Eastern Gear juga sedang mengalami
peningkatan pada tingkat pengembalian barang/ retur yang mencapai 6%.

5
3.2 Solusi
Dalam menghadapi situasi yang sedang dihadapi Eastern Gear, Inc., Rhodes selaku
presiden perusahaan dapat mengambil beberapa langkah aksi nyata. Kami percaya aksi-
aksi yang kami canangkan ini dapat membantu permasalahan yang sedang dihadapi
sehingga pada akhirnya perusahaan Eastern Gear dapat beroperasi secara optimal dan
menghasilkan tingkat penjualan seperti yang diharapkan. Adapun beberapa rekomendasi
solusi yang dapat diambil adalah sebagai berikut:
1) Menerapkan pendekatan concurrent engineering dimana dengan diberlakukan
concurrent engineering sejak tahap penerimaan order oleh tim marketing, semua
pihak terkait dapat memberikan masukan atau informasi yang dibutuhkan terkait
dengan proses produksi. Dari tim marketing dapat menjelaskan tentang detail order
yang diberikan oleh customer, kapan deadline pengiriman dan berapa jumlah order
yang harus dikerjakan. Sedangkan bagian controller dan produksi akan
memberikan masukan terkait rencana penjadwalan produksi seperti rencana
penjadwalan mesin serta order apa saja yang tengah berjalan di produksi, berapa
lama estimasi waktu yang untuk menyelesaikan order tersebut, perencanaan
manpower, waktu kerja hingga penentuan kapan, dimana dan berapa jumlah raw
material yang harus dibeli. Diharapkan informasi-informasi tersebut sudah
diketahui oleh seluruh bagian sejak awal dan di fix-kan sebelum proses produksi
berjalan. Sehingga dengan begitu tidak terjadi lagi perubahan saat produksi sudah
berjalan. Hal tersebut dapat menurunkan lead time karena mengurangi
misalignment.
2) Membuat perbedaan jalur sistem produksi antara order banyak dan order
sedikit. Jalur tersebut harus dibedakan, dengan cara membuat warna jalur produksi
berdasarkan tipe dan mesin yang berbeda yaitu jalur 1 hanya digunakan produksi
order banyak dan menggunakan tipe Production Flow Batch, begitu juga dengan
jalur 2 hanya digunakan produksi order sedikit dan menggunakan tipe Production
Flow Job Shop. Sehingga dengan begitu akan menurunkan lead time karena
mengurangi material di gudang penyimpanan dan antrian yang menumpuk.
3) Eastern Gear, Inc. harus melakukan pengecekan lebih lanjut mengenai kapasitas
produksi mesin pada setiap work center. Setelah hal tersebut dilakukan, akan ada
2 kemungkinan yaitu kurang efektifnya pada salah satu mesin di pabrik
dikarenakan karyawan yang kurang terampil atau adanya kapasitas mesin yang

6
 berbeda. Jika ada beberapa karyawan yang kurang terampil, Eastern Gear, Inc.
harus memberikan pelatihan dan jika ada perbedaan kapasitas mesin, perusahaan
harus menyesuaikan kapasitas mesin tersebut dengan mesin lainnya dengan cara
membeli kembali mesin tersebut. Sehingga dengan begitu akan menghilangkan
permasalahan bottleneck yang muncul pada proses produksi.
4) Solusi selanjutnya yang dapat diambil oleh Rhodes adalah untuk redefinisi
kembali mengenai visi, arah dan target perusahaan dalam menerima pesanan
yang masuk. Dengan kata lain, bila tidak memungkinkan untuk menambah
kapasitas produksi, perusahaan perlu kembali memfokuskan pada jenis dan
kuantitas produk dari pesanan yang diterima, apakah akan difokuskan pada
penerimaan pesanan custom dalam jumlah sedikit atau pada pesanan dengan
kuantitas besar. Perusahaan disarankan untuk tidak mengambil semua pesanan
yang masuk tetapi menyeleksi pesanan mana yang akan diambil misalnya dengan
menentukan jumlah minimum pembelian. Dengan demikian, gangguan saat
pengerjaan produk/ job interference dapat dicegah dan penggunaan mesin yang ada
akan semakin efektif.
5) Selanjutnya, untuk memangkas waktu yang diperlukan dari waktu pemesanan
hingga pesanan tersebut selesai, Eastern Gear Inc. dapat menyimpan beberapa
raw materials yang sering digunakan dan membuat gudang khusus untuk
menyimpan material tersebut (jika memungkinkan). Nyatanya, meskipun jarang
ada dua pesanan dengan spesifikasi yang sama persis, perusahaan seringkali
menggunakan bahan baku yang sama. Seperti contoh: bahan baku jenis E yang
digunakan hingga $110.000 di tahun 2015. Perusahaan dapat menyimpan
persediaan bahan baku jenis E sehingga ketika ada pesanan yang masuk, pesanan
tersebut dapat langsung diproduksi dan memangkas lead time.
6) Dalam kasus ini, disebutkan bahwa layout yang dimiliki Eastern Gear masih
menggunakan tipe standar dan memiliki aliran produk yang tidak teratur. Oleh
karena itu Presiden Eastern Gear dapat mengubah layout Jobshop seperti
referensi berikut dengan menggunakan tipe process layout seperti pada Gambar 2.
Layout tipe proses mengelompokkan fasilitas produksi berdasarkan kesamaan
fungsi. Produk-produk di lantai pabrik dikerjakan secara berpindah-pindah dari
kelompok fasilitas yang satu ke kelompok fasilitas lain mengikuti urutan proses

7
 operasi pengerjaan produk tersebut. Dengan adanya layout berikut Eastern Gears
dapat memaksimalkan proses operasinya dan memiliki flow yang lebih teratur.

Gambar 2. Perbaikan Layout Eastern Gears dengan Process Layout

7) Solusi yang terakhir yaitu melakukan Quality Control (QC). Proses Reguler QC
dilakukan pada akhir proses produksi (sebelum barang dikirim ke customer) dan
dilakukan pada setiap akhir dari suatu proses (Random QC). Misalnya di akhir
proses milling, di akhir proses drilling, dll. Hal ini dilakukan untuk mencegah
barang yang diproduksi ulang karena dikembalikan dan dapat mengurangi tingkat
pengembalian barang yang pastinya akan gangguan pada sistem produksi yang
diakibatkan karena adanya pembuatan ulang produk yang dikembalikan oleh
pelanggan.

3.3 Kaitan terhadap Konsep Operation Strategy dan Proses Design

Sebelumnya, Eastern Gear menerapkan sequential approach dimana ketika tim
marketing menerima order tidak ada pertimbangan dari departemen lain sehingga ketika
proses produksi akan dimulai seringkali tim produksi dan development harus kembali
menanyakan terkait detail raw material dan juga spesifikasi detail order kepada customer
langsung dan hal tersebut memperpanjang lead time produksi. Sehingga penerapan
concurrent engineering dapat memperbaiki masalah tersebut. Dengan diadakannya
interdisciplinary meeting, semua informasi yang dibutuhkan terkait proses produksi

8
dapat diketahui dan di fix-kan di awal. Hal tersebut akan memperlancar jalannya proses
produksi dan mempercepat waktu penyelesaian order.
Selain perubahan pendekatan dari sequence approach menjadi concurrent
engineering approach perbaikan tipe product flow process yang kami pisahkan menjadi
dua yaitu menggunakan job shop dan juga batch. Dimana job shop digunakan pada order
partai kecil. Tujuannya adalah karena order-order tersebut merupakan jenis order yang di
custom sesuai dengan permintaan customer sehingga akan lebih mudah jika product flow
yang digunakan adalah job shop karena proses pengerjaannya dan urutan penggunaan
mesin lebih fleksibel. Sedangkan batch dapat digunakan untuk menyelesaikan order
dengan jumlah yang lebih besar dikarenakan batch memiliki settingan mesin yang sudah
ditentukan untuk mengerjakan satu batch pekerjaan dengan produk yang berbeda namun
settingan tersebut dapat diubah ketika akan mengerjakan order batch selanjutnya. Selain
itu urutan pemakaian mesin tidak sefleksibel job shop sehingga alur penggunaan mesin
akan diatur sesuai dengan kebutuhan dari order batch yang akan dibuat. Pada tipe batch,
lead time dari pengerjaan produk akan lebih cepat karena tidak banyak perubahan setting
dan alur penggunaan mesin.
Selanjutnya, bila dikaitkan dengan teori operasi, solusi untuk meredefinisikan
kembali mengenai visi, arah, dan target perusahaan serta pembatasan pada penerimaan
pesanan dapat dikaitkan dengan teori order winner. Dengan menentukan order winner
yang akan ditekankan, perusahaan dapat membuat keputusan mengenai target pesanan
dan kualifikasi pesanan yang akan diambil dan difokuskan; apakah pesanan dengan
kuantitas besar namun dengan harga yang relatif lebih rendah atau pesanan dengan
kuantitas kecil yang memiliki tingkat fleksibilitas yang tinggi. Sehingga, hal ini dapat
membantu optimalisasi sumber daya produksi yang ada.
Sementara itu, dalam Product Process Matrix, Eastern Gear. Inc yang
memproduksi gear termasuk kedalam kategori heavy equipment dengan posisi pada
matriks tipe product flow batch atau jobshop dan pada higher volume, few major
product. Volume yang diterima oleh Eastern Gear dapat terbilang banyak karena Eastern
Gear dapat membuat banyak gear dalam volume besar maupun kecil berdasarkan request
customer (custom). Posisi pada matriks tersebut mewakili kombinasi strategis dari
produk dan proses. Jenis posisi strategis ini membutuhkan kerja sama lintas fungsi antara
pemasaran dan operasi untuk memastikan bahwa pilihan produk dan proses telah
dipertimbangkan untuk dapat mencapai tujuan. Oleh karena itu, Eastern gear seharusnya

9
dapat membatasi pengambilan order yang akan dikerjakan agar mencapai titik optimal
produksi dan penjualan.

10