NOTULEN RAPAT TIM AUDIT INTERNAL

PUSKESMAS BELAWAE

Pelaksanaan rapat :
Hari/Tanggal : Jumat,27 April 2018
Waktu : 11.00 Wita
Tempat : Aula Puskesmas Belawae
Acara : Pertemuan I ( Sosialisasi audit internal dan Pengenalan
Instrumen audit )
Pimpinan Rapat : Harmin,S.ST
Peserta Rapat : Seluruh anggota Tim Audit

Agenda Rapat :
A. Pembukaan
Rapat dibuka oleh Ibu Harmin,S.ST selaku ketua Tim Audit Internal dengan
memberikan pengarahan/sosialisasi mengenai Pedoman audit internal dan
pengenalan Instrument audit kepada tim audit.
B. Pembacaan struktrur Tim audit
NAMA NAMA TIM AUDIT INTERNAL PUSKESMAS BELAWAE
1. Ketua : Harmin,S.ST.
2. Sekertaris : Hamdayani,S.ST
3. Anggota :
a. Nurwindah,A.Md.Keb.
b. Jumriani,A.Md.Keb
c. Kamriah,AMG
d. Erni Sulle,A.Md.Keb
e. Eicha,A.Md.Kep.
f. Hasriani,S.ST
C. Pembacaan Tupoksi Tim audit
URAIAN TUGAS TIM AUDIT INTERNAL PUSKESMAS BELAWAE
1. Ketua
a. Menetapkan jadwal pertemuan
b. Melakukan pertemuan dengan tim
c. Menentukan sasaran, metode audit,rencana kerja dan jadwal pelaksanaan
audit
d. Melaporkan hasil audit dan menyerahkan kepada penanggung jawab
Manajemen Mutu
2. Sekertaris
a. Membuat jadwal pertemuan
b. Menginventarisasi usulan dari tim
c. Mendokumentasikan hasil-hasil kegiatan tim
 3. Anggota
a. Melaksanakan kegiatan sesuai rencana kegiatan
b. Menghadiri pertemuan
c. Melakukan pemeriksaan secara objektif ke unit sesuai dengan pembagian
tugas
D. Pemaparan ke anggota tentang tupoksi Audit Internal
URAIAN TUGAS TIM AUDIT
1. Wewenang
Memiliki wewenang dalam proses pengukuran dan penilaian secara sistematis,
objektif,dan terdokumentasi untuk memastikan kegiatan manajemen mutu telah
selesai dengan peraturan.
2. Tanggung Jawab
Bertanggung jawab kepada Kepala Puskesmas atas hasil audit internal untuk
menyelesaikan permasalahan organisasi terutama ditinjau dari persfektif mutu
dan kepuasan pelanggan dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara
umum.
3. Tugas
a. Merencanakan pelaksanaan audit internal puskesmas meliputi pembagian
audit dan auditor, jadwal pelaksanaan, pembuataan surat kepada wakil
manajemen ,menyiapkan semua sarana untuk melakukan audit internal.
b. Melaksanakan tugas audit internal terhadap seluruh poli/unit meliputi :
mengamati proses, meminta penjelasan, meminta peragaan, menelaah
dokumen, memeriksa daftar periksa, mencari bukti-bukti, mewawancarai
audit, melakukan survei, mencari informasi dari sumber luar,menganalisis
data informasi dan menyimpulkan hasil temuan.
c. Melaporkan hasil temuan kepada tim mutu
d. Merencanakan audit internal yang akan dlakukan diperiode berikutnya.
4. Tugas Tambahan
Melaksanakan perintah lain yang diberikan oleh Kepala Puskesmas .

E. Penentuan Jadwal rencana audit

Pelaksanaan audit 2 kali setahun, yaitu :
1. Audit pertama pada tanggal 25 Juni 2018
2. Audit kedua pada tanggal 03 Desember 2018.

F. Uraian Tanya jawab

Adapan uraian tanya jawab sebagai berikut :
 Sdr(i) Kamriah,AMG : Berapa hari batas waktu pelaksanaan audit?
Di jawab oleh Ketua tim audit sdr(i) Harmin,S.ST : Pelaksanaan audit
minamal dilaksanakan 2 hari.
  Pertanyaan dari Sdr(i) Nurwindah,A.Md.Keb : Apakah jadwal audit ke masing
masing unit bersamaan?
Di Jawab oleh Ketua audit: Ya. Klo bisa semua tim serentak turun ke unit
masing-masing.
 Pertanyaan dari Eicha,AMK : Setelah pelaksanaan audit, instrumen di kumpul
di mana?
Ketua audit menjawab : Instrumen di kumpul di sekertaris audit untuk direkap
dan dilapor ke ketua tim mutu.

G. Penutup
Kesimpulan dari pertemuan ini yaitu telah disepakati pelaksanaan audit internal
puskesmas pada jadwal yang telah ditentukan. Para tim audit sudah mengetahui
peran dan tupoksi masing-masing serta memahami cara pengisian instrumen audit.

Belawae, 27 April 2018

Ketua Tim audit Notulen

HARMIN,S.ST HAMDAYANI,S.ST
Nip. 19780701 200701 2 013 Nip.19890916 201704 2 007

Mengetahui,
Kepala Puskesmas Belawae

MAHBUB,SKM,M.Kes.
Nip. 19700711 199303 1 008
 NOTULEN RAPAT TIM AUDIT INTERNAL
PUSKESMAS BELAWAE

Pelaksanaan rapat :
Hari/Tanggal : Sabtu, 19 Mei 2018
Waktu : 11.15 Wita
Tempat : Ruang Tata Usaha
Acara : Pertemuan II ( Penyusunan Rencana Audit Internal )
Pimpinan Rapat : Harmin,S.ST
Peserta Rapat : Seluruh anggota Tim Audit

Agenda Rapat :
A. Pembukaan
Rapat dibuka oleh Ibu Harmin,S.ST selaku ketua Tim Audit Internal
B. Penentuan unit yang akan diaudit
Unit yang akan di audit meliputi :
UKP : Pendaftaran/Rekam Medis,Poli Umum, Apotik,UGD,Laboratorium
Administrasi : Keuangan
C. Penentuan Indikator audit
Indikator pelayanan Klinis meliputi :
1. Pendaftaran/Rekam Medis
a. Kelengkapan pengisian rekam medis 24 jam setelah selesai pelayanan.
b. Waktu penyediaan dokumen Rekam Medis Pelayanan rawat jalan < 10
menit.
c. Kepuasan pelanggan.
2. Poli Umum
a. Jam pelayanan poli buka 08.00 wita – selesai hari kerja.
b. Waktu tunggu dirawat jalan Poli Umum < 60 menit.
c. Pencegahan dan kontrol infeksi, kepatuhan hand hygiene, ketersediaan APD
d. Kepuasan pelanggan.
3. Apotik
a. Waktu tunggu pelayanan obat jadi < 10 menit.
b. Waktu tunggu pelayanan obat racikan < 30 menit.
c. Kepuasan pelanggan.
4. UGD
a. Jam buka pelayanan rawat darurat 24 jam.
b. Ketetapan pelaksanaan Triase di UGD.
c. Respon time di UGD 10 menit.
d. Pencegahan dan kontrol infeksi, kepatuhan hand hygiene, ketersediaan APD
e. Kepuasan pelanggan.
 5. Laboratorium
a. Tidak adanya kejadian kesalahan pemberian hasil pemeriksaan
laboratorium.
b. Waktu tunggu hasil pemeriksaan laboratorium < 120 menit.
c. Pencegahan dan kontrol infeksi, kepatuhan hand hygiene, ketersediaan
APD
d. Kepuasan pelanggan

Indikator Administrasi meliputi :

Keuangan :
1. Ada juknis
2. Ada DPA
3. Ada Buku Kas ( Buku Kas Umum, Tunai, dan Pajak )
4. Ada Rek.Koran
5. Pengarsipan LPJ
6. Realisasi
7. Ada POA
8. Ada SOP ( JKD,JKN,BOK )

D. Penentuan Tugas Auditor

No Unit Auditor
.
UKP
1. Pendaftran/Rekam Medis Jumriani,A.Md.Keb.
2. Poli Umum Erni Sulle,A.Md.Keb.
3. Apotik Eicha,A.Md.Kep.
4. UGD Nurwindah,A.Md.Keb.
5. Laboratorium Hasriani,S.ST.
ADMINISTRASI
6. Keuangan Kamriah,AMG

E. Pembagian Format Audit

Format yang digunakan : Instrument audit
1. INTRUMEN AUDIT
N Kriteria Audit Daftar Observasi Telusur Fakta Temuan Rekomendasi
o Pertanyaan Dokumen Lapangan Audit Audit

2. TEMUAN AUDIT DAN RENCANA TINDAK LANJUT

Proses   Unit :

Kriteria Audit
 
Bagian 1 : Rincian Ketidaksesuaian
Uraian Ketidaksesuaian Bukti-Bukti Obyaktif Metode Audit

     
Bagian 2 : Rencana tindak lanjut dari analisis akar permasalahan, tindakan koreksi dan perbaikan dengan
waktu penyelesaian
Analisis akar permasalahan ( Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi? )

 
Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian :

 
Tindakan pencegahan supaya tidak terulang :

 
Auditor Audit

  Tanggal :    
Bagian 3 : Verifikasi Auditor tentang rencana kegiatan :

 
F. Penyampaian Jadwal Audit
Disepakati hari senin tanggal 25 Juni 2018 akan dilakukan audit pertama oleh Tim
Audit Internal Puskesmas Belawae.

G. Uraian tanya jawab

 Pertanyaan dari Nurwindah,A.Md.Keb : Sesuai yang telah dipaparkan tadi
tentang unit yang akan diaudit yaitu UKP : Pendaftaran/Rekam Medis,Poli
Umum, Apotik,UGD,Laboratorium,Administrasi : Keuangan.
Kenapa tidak ada unit dari UKM yang diaudit?
Jawaban dari Ketua Tim Audit : Keenam unit tersebut dianggap rawan jadi
ditetapkan untuk didahulukan untuk diaudit.
 Sdr(i) Hasriani,S.ST bertanya : Dokumen apa saja yang perlu diperiksa oleh
auditor?
Ketua Tim audit menjawab : Ada dua jenis dokumen yang diperiksa oleh
auditor, yaitu dokumen regulasi berupa kebijakan,pedoman,panduan,SOP dan
dokumen yang berupa rekam pelaksanaan kegiatan. Dokumen regulasi dapat
ditelusur pelaksanaan kegiatan dengan melihat langsung pelaksanaan
kegiatan.
 Pertanyaan dari Sdr(i) Erni Sulle,A.Md.Keb.: Apa dapat yang dijadikan acuan
untuk pengisian daftar pertanyaan di Instrumen?
Ketua tim audit menjawab : acuan yang di gunakan yakni indikator yang telah
dijelaskan tadi.

H. Penutup
Dari hasil pertemuan diatas telah disimpulkan bahwa Auditor sudah mengenal unit
yang akan diaudit dan memahami indikator audit serta telah menerima format
instrumen audit untuk melaksanakan kegiatan audit internal ke masing-masing unit
yang telah ditentukan pada hari senin tanggal 25 Juni 2018.

Belawae, 19 Mei 2018

Ketua Tim audit Notulen

HARMIN,S.ST HAMDAYANI,S.ST
Nip. 19780701 200701 2 013 Nip.19890916 201704 2 007
 Mengetahui,
Kepala Puskesmas Belawae

MAHBUB,SKM,M.Kes.
Nip. 19700711 199303 1 008

NOTULEN RAPAT TIM AUDIT INTERNAL

PUSKESMAS BELAWAE

Pelaksanaan rapat :
Hari/Tanggal :
Waktu : 11.00 Wita
Tempat : Aula Puskesmas Belawae
Acara : Pertemuan III ( Analisa Audit Internal )
Pimpinan Rapat : Harmin,S.ST
Peserta Rapat : Seluruh anggota Tim Audit

Agenda Rapat :
A. Pembukaan
Rapat dibuka oleh Ibu Harmin,S.ST selaku ketua Tim Audit Internal
B. Pelaksaan Audit
Audit pertama sudah dilaksanakan sesuai jadwal yang telah direncanakan pada
tanggal 25 Juni 2018.
C. Tim audit merekap dan menganalisa hasil temuan audit.
D. Tim audit menyampaikan hasil temuan kepada Tim mutu.
Auditor internal menyampaikan laporan audit internal, dan menyampaikan hasil
hasil audit internal terutama temuan – temuan yang belum dapat diselesaikan.
1. Audit UKP
a. Unit Pendaftaran
Temuan : SOP belum diterapkan, Indikator mutu belum di pahami
b. Unit Poli Umum
Tidak ditemukan masalah yang bisa mengancam mutu pelayanan di poli
umum.
c. Unit Apotik
Tidak ditemukan masalah yang bisa mengancam mutu pelayanan di Apotik
d. Unit UGD
Temuan :
 Alur triase belum ada
 Masih ada yang tidak memakai handscoon saat melakukan tindakan
 Alat tidak segera dibersihkan
e. Unit Laboratorium
Tidak ditemukan masalah yang bisa mengancam mutu pelayanan di
Laboratorium
2. Audit Administrasi
Keuangan
a. JKN
Tidak ditemukan masalah
b. JKD
Temuan : Buku pajak digabung dengan buku KAS, Pajak dibayar
menyebran tahun.
c. BOK
Temuan : Tidak tersedia SOP
E. Tim audit membahas hasil temuan audit dalam RTM (Rapat Tinjauan Manajemen)
F. Ketua tim audit mempresentasikan hasil audit
G. Tim audit internal melaporkan hasil audit kepada kepala Puskesmas
H. Tim audit menentukan rencana tindak lanjut
I. Uraian tanya jawab
J. Penutup

Belawae,

Ketua Tim audit Notulen

HARMIN,S.ST HAMDAYANI,S.ST
Nip. 19780701 200701 2 013 Nip.19890916 201704 2 007

Mengetahui,
Kepala Puskesmas Belawae

MAHBUB,SKM,M.Kes.
Nip. 19700711 199303 1 008