TRAINING NEED ANALYSIS

Dasar Hukum
Organisasi : PT. Toyota Boshoku Indonesia
Lingkup : Junior Staff Administrasi Perkantoran
Struktur Organisasi : Terlampir
Tahun Pelaksanaan : 2019
Tujuan :
● Sebagai informasi bahwa training adalah salah satu upaya peningkatan
kompetensi dalam meningkatkan produktivitas kerja.
● Sebagai data penentuan peserta training yang benar – benar tepat dan
sesuai dengan kebutuhan.
● Sebagai dasar dalam menyusun materi / silabus training, sehingga materi
yang disampaikan berdampak pada peningkatan kompetensi yang benar –
benar dibutuhkan.
● Mengidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai
dengan tema atau materi pelatihan
● memastikan bahwa penurunan kinerja atau pun masalah yang ada adalah
disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap
kerja; bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui
pelatihan.

Peserta :
● Seluruh peserta baru pemagangan dan karyawan baru di PT. Toyota
Boshoku Indonesia, Cikarang Barat, Kabupaten Bekasi.

Pendahuluan

PT. Toyota Boshoku Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang

manufaktur sektor otomotif yang mempunyai komitmen untuk berpartisipasi dalam
Program Pemagangan Dalam Negeri sesuai dengan Permenaker No 36 tahun
2016. Tujuan dari program pemagangan dilingkungan perusahaan selain turut serta
dalam mencetak angkatan kerja yang kompeten di dunia industri, juga untuk
menyiapkan kader-kader yang dapat langsung direkrut untuk mengisi posisi-posisi
yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Sasaran Pemagangan ditujukan untuk posisi-posisi entry level yang dapat di
isi oleh lulusan SMA / SMK dan sederajat. Pemagangan dilakukan dengan
memadukan teori dan praktik yang dibimbing langsung oleh mentor yang
berpengalaman. Jangka waktu pemagangan akan dilakukan dalam 12 bulan. Untuk
memastikan bahwa peserta pemagangan kompeten, maka akan disiapkan evaluasi
di setiap materi pelatihan baik tertulis maupun praktek.

1
Training Need Analysis (TNA) - Dukungan / Support
Latar Belakang
TNA pada dasarnya adalah hasil survei yang berisikan seluruh pemetaan
pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja, atau KSA dari karyawan atau pegawai
yang telah ditetapkan, dengan tujuan untuk dapat menyusun suatu program
pengembangan dan peningkatan KSA sesuai sasaran perusahaan.
Menentukan persyaratan peserta merupakan salah satu hal yang krusial
dalam menyusun program pelatihan. Penentuan peserta dalam hal ini termasuk
dengan fasilitator / trainer dalam pelatihan tersebut. Hal ini dikatakan krusial karena
pemilihan peserta akan sangat menentukan format pelatihan, penetapan tenaga
pelatih (trainer) yang tepat agar proses pembelajaran dapat sesuai sasaran. 
Dengan mengetahui peserta training maka perusahaan dapat menentukan format
TNA. Format TNA yang digunakan adalah dengan menggunakan data SDM
perusahaan, pengamatan langsung/observasi, survei/angket kebutuhan, survei
karakteristik pasar lokal dan internasional, dan program tahunan perusahaan.
Dengan mengetahui karakteristik peserta pelatihan, perusahaan dapat
menggali lebih dalam berbagai informasi seperti:
● Jenis persyaratan minimal (pendidikan, pengalaman dan ketrampilan) yang
harus dipenuhi oleh peserta pelatihan untuk dapat mengikuti pelatihan.
● Jenis pengetahuan dan ketrampilan yang telah dimiliki peserta pelatihan,
termasuk pelatihan apa saja yang telah dan pernah diikuti sebelumnya.
● Jenis persyaratan yang harus dipenuhi oleh trainer/fasilitator untuk dapat
menyelenggarkan pelatihan? apakah akan menggunakan trainer dari dalam
perusahaan atau menggunakan trainer dari luar.
● Meningkatkan kemampuan kompetensi dan kompetisi yang diperlukan dalam
rangka mengantisipasi persaingan dunia usaha yang semakin tinggi.
● Pada akhirnya, akan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi
perusahaan dan karyawan itu sendiri.
Mengingat bahwa hal-hal yang mempengaruhi kinerja pegawai maupun
perusahaan secara keseluruhan tidak hanya ditentukan oleh hasil TNA, maka
penyusunan TNA ini harus benar-benar dapat memastikan bahwa ia mendapatkan
dukungan dari berbagai pihak di dalam perusahaan.
Komitmen tersebut diatas amat penting diperoleh mengingat bahwa pelatihan
bukanlah sarana yang tepat untuk mengendalikan hal-hal yang tidak memiliki
hubungan dengan pengetahuan dan ketrampilan. Dengan perkataan lain hasil TNA
adalah salah satu sarana yang berguna untuk menghilangkan atau mengurangi
adanya kesenjangan antara pengetahuan dan ketrampilan yang ada dengan yang
diharapkan.
Oleh karena itu, dalam analisis kebutuhan pelatihan ini, perusahaan harus
dapat memastikan bahwa hasil TNA tidak akan berpihak dan tidak akan
2
disalahgunakan oleh pihak manajemen atau pun para manager  / supervisor untuk
melepaskan tanggungjawab atas ketidakberhasilan mereka dalam mengatasi
permasalahan yang ada. Sebaliknya hasil TNA harus dipandang sebagai sarana
pendukung bagi keberhasilan pihak manajemen atau para
manager/supervisor dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka. Tanpa
adanya komitmen yang sungguh-sungguh dari pihak manajemen atau
para manager/supervisor maka dapat dipastikan bahwa pelatihan hanya akan
berjalan sukses di ruang kelas atau tempat pelaksanaan pelatihan saja.

Menentukan Metode
Kegiatan TNA dilakukan dibawah koordinasi Direktur Umum, dan
dilakukan/dibantu oleh Manager SDM dengan menggunakan sumber data yang
ditetapkan yaitu :
● Riset atau survey langsung
● Data SDM:
o Penilaian kinerja (performance appraisal)
o Perencanaan SDM dan Perencanaan karir pegawai
o Uraian jabatan SDM
● Perubahan prosedur kerja dan perkembangan teknologi / pasar
Adapun pelaksanaan TNA dilakukan dengan menggunakan pengumpulan
data dari:
● Kuesioner
● Observasi / pengamatan langsung
● Wawancara
● Regular meeting
● Masukan dari para pakar/penasehat yang ditunjuk.

3
Pelaksanaan TNA

Kuesioner

Nama karyawan :
Posisi jabatan :
Tanggal pengisian Angket :

Dalam rangka meningkatkan pengembangan perusahaan dan karir

saudara, perusahaan memandang perlu saudara memberikan masukan,
komentar dan tanggapan Anda sebagai bagian dari evaluasi terhadap proses
pengembangan SDM di perusahaan

Agar dibaca dan disimak pernyataan / pertanyaan pada kolom pernyataan /

pertanyaan di bawah ini, lalu pilih salah satu dari 5 (lima) kemungkinan
jawaban yang paling sesuai dengan yang Anda rasakan / alami. Berilah tanda
cek/cakra pada kotak yang tersedia ( X ), dari yang paling tidak sesuai (1)
sampai dengan yang paling sesuai (5) dengan kebutuhan anda. Pengisian
kuesioner ini dianggap sebagai Asesmen Mandiri dari Anda.

Saya merasa
NO LINGKUNGAN KERJA PERUSAHAAN
1 2 3 4 4
1 Lingkungan kerja perusahaan
2 Kendala multi budaya dengan rekan kerja
3 Lingkungan beban persaingan internal
4 Hubungan kerja dengan rekan kerja
5 Perhatian perusahaan terhadap pekerjaan anda

Saya merasa
NO FASILITAS PERUSAHAAN
1 2 3 4 4
1 Fasilitas kerja internal
2 Fasilitas pelayanan kesehatan
3 Kesempatan mendapatkan training
4 Kenyamanan dalam bekerja (fasilitas umum)

Saya merasa
NO PENGEMBANGAN SDM
1 2 3 4 4
1 Kondisi pengembangan KSA saat ini
2 Kondisi pekerjaan anda saat ini
Pengembangan anda 5 (lima) tahun kedepan yang
3
diharapkan
Kesempatan anda memperoleh peningkatan KSA
4
(kursus, seminar, pelatihan, dll)
5 Perhatian terhadap masalah yang dihadapi saat ini
6 Sistem reward dan punishment saat ini

NO KONDISI PERUSAHAAN Saya merasa

4
 1 2 3 4 4
Sebutkan penilaian anda terhadap masa depan
1
perusahaan
Apakah lima tahun mendatang anda akan tetap
2
mengembangkan diri bersama perusahaan?
Apakah saat ini anda merasa KSA anda setara
3
dengan karyawan perusahaan sejenis di Indonesia?
Apakah saat ini perusahaan sudah memberikan
4 pelatihan yang sesuai dengankebutuhan
pengembangan karir anda?
Apakah saat ini perusahaan telah mematuhi semua
5
ketentuan yang berlaku?

Catatan:
Kuesioner diatas dibuat untuk semua karyawan dengan posisi jabatan seperti
tersebut diatas, dengan menyesuaikan isi dari kuesioner masing-masing.

5
 Pengamatan Langsung / Observasi

Hasil Pengamatan
No. Indikator Pengamatan Keterangan
1 2 3 4 5

1. Kepatuhan terhadap implementasi K3 umum

2. Kepatuhan terhadap UU/peraturan/SOP

3. Pengetahuan menyelesaikan tugas utama

4. Pengetahuan menyelesaikan tugas tambahan

5. Ketepatan terhadap waktu kerja

Ketrampilan melaksanakan kemampuan
6.
komunikasi efektif
Ketrampilan menyelesaikan tugas-tugas
7. dengan intensitas dan beban tinggi / tugas
darurat
Sikap dan pengetahuan menjaga rahasia
8.
perusahaan
9. Dst
10.
Ketepatan Waktu Kerja Total
Catatan:
Kolom “ Hasil Pengamatan” diatas dilakukan oleh atasan yang bersangkutan, dari
yang dianggap paling tidak mampu (1) sampai dengan yang paling mampu (5).
Isilah kolom “Keterangan” bila diperlukan.

6
 TRAINING NEED ANALYSIS
SKKNI No.183 – TAHUN 2016
TENTANG PENETAPAN STANDAR KOMPETENSI KERJA NASIONAL INDONESIA KATEGORI AKTIVITAS PENYEWAAN DAN SEWA GUNA USAHA TANPA
HAK OPSI, KETENAGAKERJAAN, AGEN PER6ALANAN DAN PENUNJANG USAHA LAINNYA GOLONGAN POKOK AKTIVITAS
ADMINISTRASI KANTOR, AKTIVITAS PENUNJANG KANTOR DAN AKTIVITAS PENUNJANG USAHA LAINNYA BIDANG ADMINISTRASI
PROFESIONAL
Pelatihan Jenis Target
Ketrampilan / Kondisi Saat Kondisi yang Penyelenggara
n diperlukan pelatihan yg waktu
Pelatihan ini diharapkan pelatihan
Ya Tidak diperlukan pelatihan
N.821100.001.02 Kompeten Kompeten - - -
Menangani
penerimaan dan √
pengiriman
dokumen/surat
N.821100.002.02 Kompeten Kompeten - - -
Mengatur
penggandaan dan √
pengumpulan
dokumen
N.821100.003.02 Kompeten Kompeten - - -
Menciptakan
dokumen/lembar
√
kerja sederhana
N.821100.028.02 Belum Kompeten Cluster BNSP atau
Mengaplikasikan Kompeten √ Junior Staff 997 jam setara*)
Keterampilan Dasar
Komunikasi
Administrasi
n) N.821100.029.02 Belum Kompeten Cluster BNSP atau
Melakukan komunikasi Kompeten √ Junior Staff 995 jam setara*)
melalui telepon Administrasi
N.821100.058.02 Kompeten Kompeten - - -
Mengakses data di √
komputer
N.821100.073.02 Kompeten Kompeten √ - - -
Menggelola Arsip
N.821100.074.02 Kompeten Kompeten - - -
Menggelola peralatan √
kantor
N.821100.075.02 Belum Kompeten Cluster BNSP atau P
Menerapkan prosedur Kompeten √ Junior Staff 6 jam setara*) m
K3 Perkantoran Administrasi i
Belum Kompeten Cluster BNSP atau d
Mengimplementasikan Kompeten Junior Staff 24 jam setara*)
Budaya Organisasi ke
Seluruh Unit Kerja dan
√ Administrasi
Individu

Catatan:
*) Teknis: Sertifikasi dari Kemenaker, atau yang setara lainnya. Non teknis : Sertifikasi
dari BNSP
1. Sesuai program pengembangan organisasi/ perusahaan
2. Sesuai program pengembangan peserta pelatihan yang diusulkan
7
 3. Persyaratan calon sesuai ketentuan organisasi/perusahaan

LAMPIRAN TRAINING NEED ANALYSIS :

STRUKTUR ORGANISASI
HUMAN RESOURCES DIVISION
PT. TOYOTA BOSHOKU INDONESIA

DIVISION HEAD

DEPARTMENT HEAD

SECTION HEAD SECTION HEAD

HR ADMINISTRASI

F SENIOR STAFF SENIOR STAFF SENIOR STAFF SENIOR STAFF

RECRUITMENT IR ADMINISTRASI REMUNERATION

JUNIOR STAFF
ADMINISTRASI
PERKANTORAN