Outsourcing Options: Payroll Service Bureaus and Professional Employer

Organizations

Dalam upaya mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihkan fungsi penggajian dan
HRM mereka ke biro layanan penggajian (payroll service bureaus) dan organisasi pemberi
kerja profesional. Biro layanan penggajian menyimpan data master penggajian untuk setiap
kliennya dan memproses penggajian untuk mereka.

Organisasi pemberi kerja profesional (PEO) tidak hanya memproses penggajian tetapi juga
menyediakan layanan HRM seperti desain dan administrasi tunjangan karyawan. Karena
mereka menyediakan jangkauan layanan yang lebih sempit, biro layanan penggajian
umumnya lebih murah daripada PEO.

Ketika organisasi melakukan outsourcing pemrosesan penggajian, mereka mengirimkan

data waktu dan kehadiran bersama dengan informasi tentang perubahan personel ke biro
layanan penggajian atau PEO di akhir setiap periode pembayaran. Biro layanan penggajian
atau PEO kemudian menggunakan data tersebut untuk menyiapkan cek gaji karyawan,
laporan pendapatan, dan daftar gaji. Layanan pemrosesan penggajian juga secara berkala
menghasilkan formulir W-2 karyawan dan laporan terkait pajak lainnya.

Biro layanan penggajian dan PEO sangat menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena
alasan berikut:

● Mengurangi biaya : Biro layanan penggajian dan PEO mendapatkan keuntungan

dari skala ekonomi yang terkait dengan persiapan gaji untuk sejumlah besar perusahaan.
Mereka dapat mengenakan biaya yang biasanya lebih rendah daripada biaya penggajian di
rumah. Biro layanan penggajian atau PEO juga menghemat uang dengan menghilangkan
kebutuhan untuk mengembangkan dan mempertahankan keahlian yang diperlukan untuk
mematuhi undang-undang perpajakan yang terus berubah.

● Manfaat yang lebih luas : PEO mengumpulkan biaya untuk mengelola manfaat di
semua klien mereka. Akibatnya, PEO memungkinkan perusahaan yang lebih kecil untuk
menawarkan berbagai manfaat yang sama seperti yang biasanya diberikan oleh perusahaan
besar.

● Membebaskan sumber daya komputer : Biro layanan penggajian atau PEO

menghilangkan satu atau lebih aplikasi sistem informasi akuntansi (AIS) (penggajian dan
manajemen tunjangan). Sumber daya komputasi yang dibebaskan kemudian dapat
digunakan untuk meningkatkan layanan di area lain, seperti entri pesanan penjualan.

Karena dasar keunggulan kompetitif semakin bergantung pada keterampilan dan

pengetahuan karyawan, pengelolaan penggajian dan fungsi HRM yang efektif dan efisien
menjadi semakin penting. Pengalihdayaan dapat memberikan cara untuk mengurangi biaya.
Namun, perusahaan perlu memastikan untuk memantau kualitas layanan dengan cermat
untuk memastikan bahwa sistem yang dialihdayakan secara efektif mengintegrasikan data
HRM dan penggajian dengan cara yang mendukung manajemen karyawan yang efektif.