VII.

KAIZEN DAN JUST IN TIME

A. Kaizen

Kaizen adalah bahasa Jepang, yang berarti perbaikan terus menerus / berkesinambungan (Continuous
improvement). Diperkenalkan pertama kali olehTaichi Ohno yang juga memperkenalkan Just In Time
pada Perusahaan Toyota Motors Cooperation

Kaizen merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi tentang perbaikan terus
menerus / berkesinambungan yang dilaksanakan / dikembangkan di Jepang. Pandangan tersebut meliputi:
 Berorientasi pada pelanggan.
 Pengendalian mutu secara menyeluruh.
 Robotik / menggunakan robot sebagai alat bantu.
 Didukung oleh tim / gugus kendali mutu.
 Sistem saran.
 Otomatisasi.
 Disiplin di tempat kerja.
 Pemeliharaan produktivitas secara menyeluruh dan terpadu.
 Perbaikan dan penyempurnaan mutu.
 Tepat waktu.
 Tanpa cacat.
 Kegiatan kelompok kecil.
 Hubungan kerja sama antara manjer dan karyawan.
 Pengembangan produk baru.

Salah satu filosofi Kaizen yang paling terkenal adalah proses perbaikan terus menerus /
berkesinambungan diusahakan tidak dengan tidak membawa konsekuensi biaya justru untuk
menghasilkan penghematan, yaitu dengan pernyataannya yang mashur “gunakan otakmu, jangan
gunakann uangmu.” Fokus perhatian kaizen adalah mencanangkan hasil yang bermutu sejak awal
proses dengan penghapusan pemborosan dan proses yang tidak perlu, serta pencegahan hasil yang rusak.

Untuk itu sebagai semboyan semangat kaizen di dalam perbaikan berkelanjutan adalah: Hari ini harus
lebih baik dari hari kemarin, dan hari esok harus lebih baik dari hari ini. Tidak boleh ada hari tanpa
perbaikan. Kaizen bukan hanya merupakan investasi dan inovasi, tetapi merupakan upaya semua
karyawan (walaupun kecil) secara terus menerus guna memperbaiki mutu pekerjaannya dan lingkungan
kerjanya, dengan azas penyederhanaan kerja.

Ada empat langkah penyederhanaan kerja ini perlu dilakukan, yakni:

1. Menghilangkan semua langkah yang tidak perlu.
2. Menggabungkan semua langkah yang berkaitan.
3. Mengadakan perubahan terhadap proses – proses ( misalnya yang kurang efektif dan efisien).
4. Mengadakan tambahan sumberdaya atau penggantian langkah – langkah di dalam proses.

Karena kaizen sifatnya merupakan suatu kesatuan, komprehesif, terintegrasi, dan berkesinambungan
pelaksanaanya sangat menuntut dukungan semua pihak mulai dari pucuk pimpinan, para manajer sd
kepada seluruh karyawan. Tentu saja dengan proporsi / pembagian keterlibatan sesuai dengan peran dan
fungsi masing-masing.
Page 1 of 5
Pandangan kaizen ini, kemudian diadopsi Amerika untuk menyaingi Jepang dan di munculkan sebagai re-
engineering. Istilah ini berarti perbaikan proses bisnis / organisasi secara total sampai dengan ke akar-
akarnya. Untuk pemeliharaan dan peningkatan perbaikan berkesinambungan dengan cara meniru praktek
bisnis / organisasi / perusahaan lainnya yang baik adalah dengan benchmarking.

B. Pengertian, Sasaran, dan Kunci Pokok Just In Time (JIT)

JIT merupakan suatu konsep / filosofi manajemen operasi perusahaan. Diperkenalkan oleh Taichi Ohno,
the executive vice president Toyota Motor Company, th 1970. Selanjutnya mulai th 1980 lebih dikenal
secara meluas, terutama oleh negara barat. Penerapan di Jepang bersamaan dengan penerapan filosofi
TQM, sedang di Negara – Negara barat mereka belum menggunakan TQM. Masa kini JIT lebih banyak
dikenal sebagai teknik manajemen manufakturnya orang Jepang, oleh industri / orang barat menyebutnya
sebagai suatu sistem manajemen manufaktur yang world class.

Filosofi JIT meliputi Big JIT, dan Little JIT. Pengertian yang pertama merupakan suatu manajemen
operasi yang berusaha untuk menghilangkan pemborosan pada semua aspek kegiatan produksi
perusahaan. Sedangkan yang kedua, adalah lebih menekankan pada penjadwalan, persediaan, dan
penyediaan yang siap di mana dan kapapun diperlukan.

Sasaran utama JIT adalah meningkatkan produktivitas sistem produksi / operasi, menghilangkan semua
macam kegiatan yang tidak menambah nilai atau merupakan pemborosan, mengupayakan pencapaian
biaya produksi yang rendah. Kegiatan pemborosan misalnya kegiatan menunggu mesin yang sedang
operasi, mencari alat produksi, menghitung bahan baku yang datang, persediaan yang berkelebihan.
Sasaran JIT juga pada desain produk, layout fasilitas, mutu dan reliabilitas produk, penyerahan akhir
produk, aspek manusia / sdm, hubungan kerja dengan pelanggan dan pemasok.

Untuk lebih disederhanakan maka sasaran umum suatu organisasi produsen yang harus dicapai harus
meliputi empat hal yang saling berkaitan.
 Produk yang bermutu, untuk memenuhi harapan pelanggan.
 Biaya rendah, menekan biaya yang timbul karena pemborosan.
 Fleksibilitas yang tinggi, dalam penggunaan proses dan alat untuk mendukung produk yang
bermutu.
 Responsif / cepat tanggap, menanggapi dan mengikuti perubahan lingkungan yang terjadi.

Just In Time memiliki delapan kunci utama yang meliputi:

1. Menghasilkan produk yang sesuai dengan jadwal permintaan. Produk dibuat hanya sesuai
dengan / berdasarkan permintaan pelanggan, menggunakan sistem tarik (pullsystem). Proses
produksi hanya akan jalan kalau ada permintaan produk baik pelanggan eksternal ataupun internal.
Kalau pada proses produksi yang tradisional menggunakan sistem dorong (push system). Proses
produksi tidak dipengaruhi oleh permintaan produk pelanggan, tetapi tergantung ketersediaan
bahan baku yang tersedia. Proses tetap jalan dari proses pertamanya sd. akhir, kalaupun produknya
harus menumpuk di gudang.
2. Memproduksi dalam jumlah kecil. Yang diproduksi hanya yang diminta oleh pelanggan dalam
jumlah kecil (small lot size), yang diterima oleh pelanggan. Sistem produksi ini dapat mengurangi
pemborosan. Karena tidak ada barang yang tidak laku harus disimpan di gudang, persediaan bahan
Page 2 of 5
 baku hanya secukupnya atau menghindari persediaan yang banyak di gudang, penjawalan
produksi dapat disusun dengan baik dsb. Selain memproduksi jumlah kecil dapat berupa pola
produksi campur merata (mix production system), yaitu dalam suatu lini digunakan untuk
memproduksi beberapa jenis hasil, akan tetapi masih dalam satu merk / cluster produk, seperti
pabrik Toyota motor untuk memproduksi berbagai komponen mobil kijang, corolla, corona altis
dsb.
3. Menghilangkan pemborosan. Hal ini misalnya dilakukan dengan mengikutkan kartu pemrosesan
barang mulai dari persiapannya, sedang proses, ataupun setelahnya proses. Menghindarkan
pemborosan lainnya dengan menghasilkan produk yang baik sejak awalnya atau tidak
menyerahkan produk cacat, mengunakan persediaan bahan baku yang baik yaitu dengan menjalin
kerjasama yang baik dengan pemasok. Prinsip persediaan JIT yaitu:
 Mengurangi jumlah barang yang datang.
 Menghilangkan persediaan pengaman.
 Mengurangi biaya pemesanan, dalam jumlah besar, akan tetapi yang datang pesuai dengan
penggunaan.
 Memperbaiki penangan bahan / barang.
 Mendapatkan pemasok yang dapat dipercaya.
4. Memperbaiki aliran proses produksi. Yaitu menata atau memperbaiki aliran proses produksi
dapat dilakukan dengan menggunakan konsepsi 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke),
yang dikemukan oleh orang Jepang. Landasan yang menjadikan munculnya konsep 5S adalah:
Kesatu, produktivitas datang dari penghapusan pemborosan. Kedua, dalam menghadapi persoalan
kita harus mengatasi penyebabnya, bukan gejalanya. Ketiga, diperlukan partisipasi seluruh
anggota organisasi. Keempat, manusia itu tidak sempurna untuk itu perlu pendidikan / pelatihan,
dan pengawasan. Isi konsepsi 5S adalah:
 Seiri atau pemilahan, yaitu melakukan pemilahan berbagai alat, perkakas, dan komponen ke
dalam kategorinya atau sesuai jenis / fungsi sehingga memudahkan mengelolanya dan
mencarinya. Kegiatan ini meliputi:
 Membuang barang / benda yang sudah tidak berguna.
 Menangani penyebab kotoran dan kebocoran.
 Menangani barang cacat atau rusak
 Seiton atau penataan, yaitu melakukan penataan, penyimpanan barang, peralatan, dukumen,
buku – buku dsb secara fungsional. Untuk memudahkan mencarinya, sehingga tidak
membuang – buang waktu. Kegiatan ini misalnya:
 Memberikan tempat khusus untuk semua barang.
 Ada standar pengarsipan
 Penempatan berbagai material, suku cadang, perkakas, peralatan, kartu, dsb secara
fungsional.
 Seiso atau pembersihan, membersihkan dan memeriksa kebersihan semua peralatan / fasilitas,
termasuk juga menganalisis penyebab terjadinya kotor. Kegiatan ini antara lain:
 Membuat kegiatan / cara pembersihan dan pemeriksaan lebih mudah.
 Setiap orang adalah menjaga kebersihan.
 Membersihkan semua benda yang selesai dipakai.
 Membersihkan tempat – tempat yang tidak diperhatikan orang.
 Seiketsu atau pembakuan, yaitu membakukan standar pemeliharaan untuk diikuti, memberikan
tanda – tanda visual. Kegiatan ini misalnya:
 Pemberian tanda, kode, label, atau tulisan.
 Pemberian pengumuman atau petunjuk.

Page 3 of 5
  Shitsuke atau pembiasaan yaitu pembentukan kebiasaan disiplin menjalankan dengan
konsisten. Misalnya:
 Pemberian tanggung jawab individual.
 Menjaga kebersihan ruangan umum
5. Menyempurnakan mutu produk. Yaitu membuat mutu produk selalu sesuai dengan harapan
pelanggan, melalui peningkatan perbaikan proses produksi. Beberapa prinsip manajemen JIT guna
memperoleh perbaikan proses melalui perubahan budaya personilnya dari kerja yang biasa – biasa
ke budaya mutu, yaitu:
 Memelihara pengendalian proses dan membuat setiap orang bertanggung jawab atas
tercapainya mutu produk.
 Meningkatkan pandangan manajemen terhadap mutu
 Terpenuhinya pengendalian mutu produk dengan tegas.
 Memberikan wewenang kepada karyawan untuk mengadakan pengendalian produk.
 Koreksi terhadap cacat produk oleh karyawan.
 Tercapainya inspeksi produk 100%.
 Terpenuhinya pemeliharaan rutin oleh karyawan.
 Perbaikan mutu terus menerus.
 Tercapainya komitmen mutu jangka panjang.
6. Orang – orang yang tanggap. Yaitu orang yang memiliki respon yang baik terhadap filosofi JIT,
untuk menghilangkan pemborosan. Orang yang mau menyadari dan mengikuti perubahan ke
perbaikan mutu secara menyeluruh dan berkesinambungan dengan mengubah budaya kerja
tradisional ke budaya mutu. Dalam JIT tidak lagi menggunakan pilar – pilar seperti keuangan,
produksi, SDM, pemasaran, dsb sebagai sesuatu ekslusif / masing- masing, akan tetapi dengan
menggunakan lintas batas / fungsi / disiplin sehingga setiap orang / karyawan perlu lebih
menguasai seluruh bidang dalam perusahaan. Jika terjadi kesalahan di dalam proses setiap orang
harus tanggap dan memberikan perhatian pada perbaikan proses tersebut.
7. Menghilangkan ketidak pastian. Semua proses produksi pada semua bagian mulai dari pemasok,
proses, hingga produk jadi yang siap dipasarkan harus harus pasti. Ketidak pastian yang mungkin
saja terjadi di sesuatu bagian harus dihilangkan. JIT hanya berproduksi sesuai dengan permintaan
pelanggan, dan menggunakan bahan baku yang hanya sesuai dengan kebutuhan proses produksi
yang mempunyai ketelitian tinggi dan kepastian, oleh karenanya tidak ada istilah jaga – jaga atau
barang kali.
8. Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang. Pemeliharaan dalam JIT juga pencegahan.
Pemeliharaan harus dilakukan sejak awal, berkelanjutan, dan untuk jangka panjang. Penekanan
jangka panjang ini, tidak saja untuk intern perusahaan, akan tetapi juga dilakukan dengan pihak
luar. Hal ini ditandai dengan karakteristik sebagai berikut:
 Dengan kontrak jangka panjang.
 Memperbaiki mutu hasil.
 Fleksibilitas dalam pemesanan barang, terutama dalam jumlah pengirimannya.
 Pemesanan dalam jumlah kecil yang dilakukan berkali – kali.
 Membina hubungan baik yang berkesinambungan.

C. Strategi dan Manfaat Just InTime

Strategi dalam penerapan JIT dapat dikemukakan untuk stategi pembelian dan strategi proses produksi.

Strategi Pembelian:
Page 4 of 5
1. Mendapatkan dukungan dari semua pihak, terutama pimpinan.
2. Mengubah sistem pembelian , mengadakan kontrak jangka panjang dengan pemasok. Memesan hanya
sekali tetapi barang akan datang sesuai dengan kebutuhan produksi .
3. Memilih pemasok yang dapat kerjasama dengan perusahaan, terutama untuk kontrak jangka panjang.
4. Membangun hubungan baik meliputi:
 Mutu barang / produk yang dipasok, dan sanggup untuk selalu mengadakan perbaikan terus
menerus.
 Informasi yang mendukung kecepatan tanggap pemasok pada pembeli.
 Kedatangan barang yang dari pemasok yang dapat menyesuaikan dengan jadwal produksi /
pembeli.
 Pengurangan waktu tunggu (lead time)
 Harga yang sesuai dengan mutu barang / produk.

Strategi dalam Produksi:

1. Persiapan dan dukungan semua pihak yang terlibat pada kegiatan proses operasional.
2. Penemuan sistem produksi yang tepat – yaitu sistem tarik (pull system).
3. Susunan lini produksi yang tepat seperti: memuat berbagai jenis barang untuk dapat memenuhi
kebutuhan pelanggan, menghemat biaya, bahan, dan persediaan.
4. Susunan tempat kerja yang dapat menghemat biaya, tenaga, perhatian, dan waktu pembuatan
produksi.
5. Merancang tata letak peralatan.
6. Pengurangan lead time atau waktu tunggu pemesanan sampai barang datang.
7. Pembangun stabilitas sistem, agar produk yang dihasilkan dapat standar.
8. Bersahabat dan kerjasama dengan pemasok.
9. Mengadakan perbaikan terus menerus.

Manfaat JIT setelah perusahaan menerapkannya:

1. Meminimalkan persediaan – persedian menjadi berkurang.
2. Perbaikan mutu, hanya produk yang sesuai dengan harapan pelanggan yang dibuat.
3. Pengurangan biaya akibat biaya – biaya yang timbul akibat melakukan kegiatan yang tidak menambah
nilai.
4. Pengurangan ruangan yang dibutuhkan.
5. Pengurangan lead time.
6. Fleksibilitas dalam keahlian karyawan, produk yang dihasilkan lebih besar.
7. Hubungan dengan pemasok menjadi lebih baik.
8. Peningkatan kapasitas lebih besar.
9. Pemberdayaan karyawan menjadi lebih baik
10. Variasi produk dapat mengikuti pasar.

Page 5 of 5