Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Nadya Salsabilafitri Hade Afriansyah

Universitas Negeri Padang Universitas Negeri Padang
Indonesia Indonesia
E-mail : nadiasalsabila209@gmail.com E-mail : hadeafriansyah@fip.unp.ac.id

Abstrak—This article is The importance of the various pengertian : “Tata” adalah suatu peraturan yang harus ditaati,
administrative tasks above shows that the vital role of TU dan “usaha” adalah  energi atau tenaga yang dikeluarkan untuk
employees in schools despite the fact of performance tercapainya suatu maksud /tujuan. Jadi menurut arti kata tata
school administration staff is still low. There are several usaha adalah kegiatan administrasi pendidikan yang
indicators shows that the quality and performance of mengelola pencatatan, pengumpulan, penyimpanan data, dan
school administrative staff is still low, namely: first, there dokumen yang dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan
are still many school administration staff who do not or do dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta
not have the ability, expertise or expertisedequate to do laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.
their tasks (which is compulsory let alone which Administrasi tata usaha, yaitu segenap proses
circumcision) with good and satisfying performance. kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari
Keywords- (administrasion ,school) menghimpun (menerima), mencatat, mengelola,
menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan
I.PENDAHULUAN keterangan yang diperlukan oleh organisasi.
Administrasi Ketatausahaan Sekolah  adalah kegiatan Menurut The Liang Gie, Administrasi ket tausahaan
administrasi pendidikan di sekolah yang berkaitan dengan adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
pengelolaan data pencatatan, pengumpulan, penyimpanan, mengolah, mengganda, menggirim, dan menyimpan
surat menyurat, dan pelaporan data di sekolah.            keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap
Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat organisasi. pola perbuatan dalam kegiatan ketatausahan
membantu dan mempermudah segala urusan sekolah meliputi:
khususnya dalam surat menyurat,arsip,pengumpulan
data,penyimpanan dan pelaporan data data yang berada di 1.      a.Menghimpun segala keterangan yang di perlukan.
sekolah.
Kegiatan yang mendasari administrasi ketatausahaan 2.      b.Mencatat berbagai keterangan baik dalam bentuk tulisan
adalah mengurus segala betuk administrasi yang ada di ataupun dalam audio visual secara manual maupun elektronik
sekolah dan membantu kepala sekolah,guru ataupun siswa sehingga dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
dalam urusan yang bersangkutan dengan administrasi.
3.      c.Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah
dihimpun untuk dapat disajikan sebagai informasi.

II.METODE PENELITIAN
4.      d.Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan
Artikel ini disusun menggunakan metode pengumpulan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
bahan-bahan materi yang sudah ada dengan menggunakan
bahasa sendiri.materi yang bersumber dari buku,jurnal,dan5.      e.Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai
sumber lainnya terkait ilmu tentang administrasi keuangan cara dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.
dalam pendidikan.
6.      f.Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara
dan alat di tempat tertentu yang aman.
III.KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi tata usaha sekolah B. Proses Administrasi tata usaha
Ditinjau dari asal katanya “Tata Usaha” terdiri dari 1. Pengelolaan surat
kata “Tata” dan “Usaha” , masing – masing memiliki

1
a. Jenis surat : dibedakan atas 14 jenis; Surat dinas, Nota
dinas, Memo, Surat pengantar, Surat kawat, Surat keputusan,
Surat edaran, Surat undangan, Surat tugas, Surat kuasa, Surat
pengumuman, Surat pernyataan, Surat keterangan,Berita acara
b. Sifat dan derajat surat :Surat sangat sahasia, Surat rahasia,
Surat terbatas, Surat biasa. Derajat surat dikelompokkan atas
tiga derajat; kilat, segera, biasa.
c. Pencantuman alamat surat: Alamat surat dicantumkan pada
sampul surat dan kepala surat
d.Kode surat: Kode jabatan, Kode unit, Kode Perihal
e.Pemakaian Singkatan: Singkatan penggunaan dan
penulisannya dalampenandatanganan surat adalah a.n. (atas
nama) dipergunakan jika yang berwenang menadatangani
suratmenguasakan penandatanganan surat kepada pejabat
setingkat dibawahnya, dll
f. CapJabatan dan Cap DinasCap jabatan merupakan cap atau
stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu sedangkan
cap dinas merupakan cap atau stempel yang di perlukan oleh
setiap pejabat.
g. Prosedur Pengrusan Surat; Penerima Surat, Pengirim surat,
Pencatat surat, Pengarah surat, pengolah surat.
Pengelolaan arsip
2. Arsip
Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-negara atau swasta, dalam membentuk dan corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan lembaga
tersebut. Kegiatan pengelolaan arsip terdiri dari: Azaz
penataan arsip, System penataan arsip, Prosedur penataan
arsip, Peralatan dalam penataan arsip, Peminjaman arsip.
C. Tata ruang kantor dan sekolah
Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang
adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta
pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi
para karyawannya”.
Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay
out may be defined as the arrangement of furniture and
equipment within available flour space” (tata ruang kantor
dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat
perlengkapan pada luas yang tersedia).
1. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada
suatu kantor, keempat azas itu semestinya harus saling
melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan
teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
a. Asas jarak terpendek
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya
adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja
tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan
dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan
mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai
ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak
terlalu lebar.
b. Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut
urutan pekerjaan menjadikanpekerjaan lebih cepat dan
tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena
pengaturanmejanyasudahruntut/teratur.
c. Asas penggunaan segenap ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas yang
tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka
dapat diletakkan tanaman, hiasan, aquarium dan lain
sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman
dan asri.
d. Asas perubahan susunan tempat kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada
perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata
ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
a. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup
apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam
beberapa bagian.
b. Tata Ruang Terbuka
Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang
bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan
penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu
ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak
mudah diamati dari satu sudut pandang.
3. Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor
a.Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin
dalam garis lurus.
b.Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan
yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk
mengurangi waktu bepergian.
c.Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat
mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat
dalam jarak yang pendek.
d.Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan
pegawai yang menggunakannya.
2
e.Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin
dalam garis lurus.
D.Peranan Guru dalam aministrasi ketatauashaan
sekolah
1. Pencatatan Murid
Pencatatan terhadap siswa ini terutama adalah siswa
baru-siswa perkelas-persemester-dan yang mengulang
kelasnya, pindahan, serta jumlah siswa yang keluar karena
lulus atau bahkan karena drop out. Dengan pencatatan inilah
maka dengan mudah diketahui jumlah siswa dan
perkembangannya pada setiap tahun ajaran.
Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar
hadir siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa
dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol
dalam menegakkan tata tertib sekolah.Dan yang terpenting
adalah data tentang prestasi muridnya.Untuk dapat melihat
kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari
dokumentasi siswa tersebut.Semua hasil pencatatan ini
diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada
atasannya.Oleh karena itu tidak boleh hilang atau
rusak.Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk
orang tua siswa.
2. Pencatatan tentang Guru
Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik,
terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan
untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala.Demikian
pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai,
terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu
selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna
sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan,
koordinasi dan pendidikannya. Data yang dicatat dengan rapi
dan lengkap akan sangat menunjang untuk mengatasi masalah
yang dialami sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data
yang lengkap akan memberikan petunjuk untuk mengambil
keputusan bagi kepala sekolah.
IV.KESIMPULAN
Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan
dapat membantu dan mempermudah segala urusan sekolah
khususnya dalam surat menyurat,arsip,pengumpulan
data,penyimpanan dan pelaporan data data yang berada di
sekolah.
Kegiatan yang mendasari administrasi ketatausahaan
adalah mengurus segala betuk administrasi yang ada di
sekolah dan membantu kepala sekolah,guru ataupun siswa
dalam urusan yang bersangkutan dengan administrasi.
Daftar Pustaka
Afriansyah, H. (2019). Administrasi Peserta Didik. Padang.
https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8
Hendi, Haryadi. (2009). Buku Administrasi Perkantoran
Untuk Manager dan Staf.Jakarta : Erlangga.
Sedianingsih, dkk.(2014).Teori dan praktik Administrasi,
(Jakarta:Erlangga)
Sukiman, Hartati dkk.(2010).Administrasi seupervisi
Pendidikan, (Yogyakarta:UNY Press)