USER MANUAL

PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI

ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Kode Dokumen : EKL006

Versi : 1.0
Tgl Pembuatan : 14 April 2014

Mengetahui

_______________ ________________

Romie Erfianto Afdiwar Anwar

Ka. Biro Pengembangan Ka. Divisi Pelayanan
Teknologi Informasi
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Kontrol Dokumen
Catatan Perubahan

Tanggal Penulis Versi Ringkasan Perubahan

14-04-2014 Tim 1.0 Create

533248811.doc Halaman i
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Daftar Isi

Kontrol Dokumen.............................................................................i
Catatan Perubahan.......................................................................i
Daftar Isi......................................................................................ii
Daftar Gambar..............................................................................iii
Pendahuluan.................................................................................1
Ruang Lingkup, Pendekatan dan Metode.............................................1
Sumber Informasi.........................................................................1
Pengenalan...................................................................................2
Aplikasi Berbasis WEB....................................................................2
Hak Akses..................................................................................2
Memulai Aplikasi..........................................................................2
Alur Proses Pengajuan Elektronik Klaim (E-Klaim) Melalui Website................3
Elektronik Klaim (E-Klaim) Melalui Website............................................4

533248811.doc Halaman ii
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Daftar Gambar

GAMBAR 1. ALUR PROSES PENGAJUAN ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM) MELALUI WEBSITE .......4
GAMBAR 2. TAMPILAN AWAL ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM) MELALUI WEBSITE.................4
GAMBAR 3. VERIFIKASI DATA TK...............................................................5
GAMBAR 4. PESAN JIKA DATA E-KTP VALID.....................................................5
GAMBAR 5. PESAN JIKA DATA E-KTP TIDAK VALID..............................................6
GAMBAR 6. PESAN JIKA TK BELUM DI NON-AKTIFKAN...........................................7
GAMBAR 7. PESAN JIKA DATA TIDAK SAMA DENGAN YANG ADA..................................7
DI DATABASE BPJS KETENAGAKERJAAN..........................................................7
GAMBAR 8. PIN NOTIFIKASI VIA SMS...........................................................7
GAMBAR 9. PIN NOTIFIKASI VIA E-MAIL........................................................8
GAMBAR 10. PENGAJUAN KLAIM JHT...........................................................8
GAMBAR 11. PENGAJUAN KLAIM JHT/JK......................................................9
GAMBAR 12. PROFIL TENAGA KERJA............................................................9
GAMBAR 13. PENERIMA SANTUNAN............................................................10
GAMBAR 14. KELENGKAPAN ADMINISTRASI.....................................................10
GAMBAR 15. NOTIFIKASI EMAIL KE TENAGA KERJA SETELAH PEREKAMAN KLAIM JAMINAN......11
GAMBAR 16. APPROVAL PENGAJUAN KLAIM JHT/JK..........................................11
GAMBAR 17. FORM APPROVAL PENGAJUAN KLAIM JHT/JK...................................12
GAMBAR 18. PESAN KONFIRMASI PERSETUJUAN................................................12
GAMBAR 19. PESAN KONFIRMASI PENOLAKAN..................................................12
GAMBAR 20. NOTIFIKASI PERSETUJUAN KE TENAGA KERJA....................................13
Gambar 21. Notifikasi Penolakan ke Tenaga Kerja...................................13

533248811.doc Halaman iii

 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Pendahuluan

User manual ini memberikan penjelasan kepada pengguna tentang

bagaimana menggunakan Pengajuan Elektronik Klaim (E-Klaim) untuk
pengajuan klaim JHT/JK melalui website

Dalam dokumen user manual ini, penjelasan akan disampaikan dalam

bentuk :
 Gambar Screen (Tampilan antarmuka aplikasi)
 Penjelasan singkat

Ruang Lingkup, Pendekatan dan Metode

User manual ini akan menerangkan secara rinci cara penggunaan masing-
masing modul yang ada.

Sumber Informasi

Sumber informasi yang digunakan adalah sebagai berikut :

 Pengalaman (best practise) yang dimiliki dalam membuat user
manual aplikasi.
 Dokumen definisi fungsi bisnis
 Dokumen desain aplikasi

533248811.doc Halaman 1
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Pengenalan

Bab pengenalan ini akan menjelaskan berbagai aspek umum Pengajuan

Elektronik Klaim (E-Klaim), sebagai pijakan awal untuk dapat memahami
secara lebih terperinci mengenai fungsi, fitur dan hal-hal lain mengenai
modul aplikasi, yang akan dijelaskan dalam bab/bagian selanjutnya dari
buku manual ini.

Aplikasi Berbasis WEB

Pengajuan Elektronik Klaim (E-Klaim) didesain dan dibangun dengan

arsitektur komputasi three tier, dengan pembedaan yang jelas antara
proses client, aplikasi dan database. Arsitektur komputasi three tier ini
diimplementasikan dalam bentuk aplikasi berbasis web dengan
menggunakan perangkat lunak internet browser yang sudah digunakan
secara meluas seperti Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox dan lain-
lain. Dengan demikian, untuk dapat menggunakan Pengajuan Elektronik
Klaim (E-Klaim), user/pengguna cukup menjalankan perangkat lunak
internet browser yang sudah ditentukan dan masuk ke website BPJS
Ketenagakerjaan.

Hak Akses

Sesuai dengan adanya pembagian peran dan tanggung jawab yang sudah
jelas dalam pelaksanaan aktivitas proses bisnis yang ada Pengajuan
Elektronik Klaim (E-Klaim) telah didesain agar memiliki kemampuan untuk
melakukan pengelolaan hak akses user/pengguna menurut peran dan
tanggung jawab masing-masing.

Memulai Aplikasi

Untuk menjalankan Pengajuan Elektronik Klaim (E-Klaim), harus melalui

tahapan berikut ini :
1. Buka browser favorit anda seperti yang direkomendasikan,
pemakaian browser yang tidak direkomendasikan dapat
menyebabkan aplikasi berjalan dengan tidak semestinya.
2. Ketikkan www.bpjsketenagakerjaan.go.id pada address bar di
browser anda.

533248811.doc Halaman 2
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Alur Proses Pengajuan Elektronik Klaim (E-

Klaim) Melalui Website
Alur proses Pengajuan Elektronik Klaim (E-Klaim) melalui Website
adalah seperti yang ditampilkan pada gambar berikut ini:

533248811.doc Halaman 3
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Gambar 1. Alur proses Pengajuan Elektronik Klaim (E-Klaim) melalui

Website

Elektronik Klaim (E-Klaim) Melalui

Website

Gambar 2. Tampilan Awal Elektronik Klaim (E-Klaim) Melalui Website

533248811.doc Halaman 4
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Pilih menu E-Klaim pada website. Setelah dipilih maka akan muncul form
seperti gambar dibawah ini :

Gambar 3. Verifikasi Data TK

Pada form verifikasi data TK, semua kolom wajib diisi.

1. Pada kolom e-KTP, nama lengkap dan tanggal lahir akan dibandingkan
dengan data dari Adminduk dengan tingkat kesamaan 65%. Maka akan
muncul pesan seperti gambar 4. Jika data e-KTP tidak sama dengan data
Adminduk maka akan muncul pesan seperti gambar 5.

Gambar 4. Pesan jika data e-KTP valid

533248811.doc Halaman 5
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Gambar 5. Pesan jika data e-KTP tidak valid

2. Isikan no. peserta dengan nomor Kartu Peserta BPJS Ketenagakerjaan

(KP BPJSTK). Data ini akan dibandingan dengan database SIPT Online.
3. Setelah mengisi kolom sebab klaim, jika tenaga kerja tersebut masih
aktif maka tenaga kerja tersebut wajib menghubungi perusahaan
dimana tenaga kerja tersebut terakhir bekerja untuk di non-aktifkan.
Jika sudah pernah klaim maka tenaga kerja tersebut tidak bisa
meneruskan pengajuan klaim.
4. Nomor Handphone dan email diisi dengan nomor Handphone dan email
yang masih aktif, untuk keperluan pengiriman PIN konfirmasi guna
pengisian pengajuan klaim pada form selanjutnya seperti pada gambar 4
dan 5. Jika diisi dengan yang sudah tidak aktif maka tidak dapat
meneruskan pengajuan klaim. Untuk pengajuan jaminan kematian, maka
no. handphone dan email ahli warisnya yang akan mengajukan klaim.
Jika
5. Setelah tekan tombol proses. Jika proses gagal, misalnya karena tenaga
kerja belum dinon-aktifkan maka akan muncul pesan seperti gambar 6.

533248811.doc Halaman 6
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Gambar 6. Pesan jika TK belum di non-aktifkan

Jika data di database SIPT Online tidak sama dengan data Adminduk,
maka tenaga kerja tersebut harus menghubungi kantor cabang
kepesertaan seperti gambar 7.

Gambar 7. Pesan jika data tidak sama dengan yang ada

di database BPJS Ketenagakerjaan

Dan jika proses berhasil maka akan dikirimkan SMS dan email untuk PIN
Konfirmasi ke no. handphone dan email seperti pada gambar 8 dan 9

Gambar 8. PIN Notifikasi via SMS

533248811.doc Halaman 7
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Gambar 9. PIN Notifikasi via E-Mail

6. Selanjutnya akan muncul form pengajuan klaim JHT seperti gambar 10

dan 11. Pada form ini, pada pojok kanan atas akan ada data profil
Tenaga Kerja yang klaim seperti gambar 12.

Gambar 10. Pengajuan klaim JHT

533248811.doc Halaman 8
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Gambar 11. Pengajuan klaim JHT/JK

Gambar 12. Profil Tenaga Kerja

533248811.doc Halaman 9
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

7. Untuk pengisian, terlebih dahulu pilih kantor cabang untuk melakukan

klaim.
8. Masukkan PIN Konfirmasi yang telah dikirimkan melalui SMS dan e-mail.
Jika PIN Konfirmasi tidak sama dengan yang telah dikirimkan melalui
SMS dan email, maka pengisian pengajuan tidak dapat dilanjutkan.
9. Pada kolom No. Peserta, sebab klaim dan jenis klaim tidak perlu diisi
karena mengambil data dari form verifikasi.
10. Isikan Nama bank, nomor rekening dan nama pemilik rekening jika akan
ditransfer. Untuk data tersebut harus sesuai dengan data pemohon
pengajuan klaim.
11. Untuk pengajuan klaim Jaminan Kematian maka harus diisi data
penerima santunan seperti gambar 13.

Gambar 13. Penerima Santunan

12. Pilih hubungan pemohon dengan tenaga kerja, istri/suami/anak/lain-

lain. Jika pilihan lain-lain maka nama pemohon, alamat, kabupaten,
kode pos dan telepon wajib diisi. Sedangkan no. handphone dan email
diambil dari isian sebelumnya.
13. Untuk kelengkapan administrasi, file softcopy harus diupload sesuai
dengan dokumen yang telah ditentukan. Ukuran masing-masih file
besarnya antara 100 kB sampai dengan 1,8 MB. File yang dapat diupload
adalah file dengan extention jpg, jpeg, png, pdf dan bmp seperti pada
gambar 14.

Gambar 14. Kelengkapan administrasi

14. Setelah semuanya diisi dan dokumen diupload, tekan tombol simpan.
Yang akan mengirimkan email notifikasi ke pemohon pengajuan klaim

533248811.doc Halaman 10
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

beserta file attachment formulir F5 dan F4 (jika mengajuan klaim

jaminan kematian) seperti pada gambar 13. Dan juga akan mengirimkan
notifikasi ke Customer Service Officer (CSO) atau Penata Madya
Pelayanan (PMP) untuk dilakukan approval seperti gambar 15.

Gambar 15. Notifikasi email ke Tenaga Kerja setelah perekaman klaim jaminan

15. Pada JM8889, pilih no. agenda e-klaim yang akan di approve.
Kemudian tekan tombol Approve seperti pada gambar 16.

Gambar 16. Approval Pengajuan klaim JHT/JK

Pada form berikutnya berisikan data Tenaga Kerja yang melakukan

pengajuan klaim, seperti pada gambar 17. Tekan tombol setuju
jika pengajuan klaim tersebut disetujui dan tekan tombol tolak
jika pengajuan klaim tersebut tidak disetujui, seperti pada
gambar 18 dan 19
Pemohon pengajuan klaim akan dikirimkan email notifikasi seperti
gambar 20 dan 21.

533248811.doc Halaman 11
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Gambar 17. Form Approval Pengajuan klaim JHT/JK

Gambar 18. Pesan konfirmasi persetujuan

Gambar 19. Pesan konfirmasi penolakan

533248811.doc Halaman 12
 PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI
ELEKTRONIK KLAIM (E-KLAIM)
BPJS KETENAGAKERJAAN

Gambar 20. Notifikasi Persetujuan ke Tenaga Kerja

Gambar 21. Notifikasi Penolakan ke Tenaga Kerja

533248811.doc Halaman 13