Payroll

Administration
Daftar Isi 

Daftar Isi 2 

Aturan Pengupahan di Indonesia 3 

Struktur dan Skala Upah 4 

Kewajiban Pembayaran Upah 4 

Payroll 5 
Pengertian Payroll 5 
Manfaat Payroll 5 

Komponen Penggajian 5 
Gaji Pokok 5 
Upah Minimum 6 
Pro Rata Gaji Pokok (Prorate) 8 
Tunjangan 10 
Jenis-jenis tunjangan 10 
Potongan 11 
Pajak Penghasilan (PPh 21) 11 
Potongan Pinjaman 11 
Premi BPJS Kesehatan 11 
Premi BPJS Ketenagakerjaan 11 
Uang Lembur 12 
Bonus 12 
THR 12 

 
 
 
 
 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

2 
Payroll Administration 
Aturan Pengupahan di Indonesia 
Pengertian upah menurut Pasal 1 ayat 30 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan : 
“Upah  adalah  hak  pekerja/buruh  yang  diterima  dan  dinyatakan  dalam  bentuk  uang  sebagai 
imbalan  dari  pengusaha  atau  pemberi  kerja  kepada  pekerja/buruh  yang  ditetapkan  dan 
dibayarkan  menurut  suatu  perjanjian  kerja,  kesepakatan,  atau  peraturan  perundang-undangan, 
termasuk  tunjangan  bagi  pekerja/buruh  dan  keluarganya  atas  suatu  pekerjaan  dan/atau  jasa 
yang telah atau akan dilakukan.” 

Pengupahan  telah  diatur  pada  Undang-undang  Nomor  13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan 

Pasal 88 - Pasal 9: 

(1) Setiap  pekerja/buruh  berhak  memperoleh  penghasilan  yang  memenuhi  penghidupan  yang 
layak bagi kemanusiaan; 

(2) Untuk  mewujudkan  penghasilan yang memenuhi penghidupan yang layak bagi kemanusiaan 

sebagaimana  yang  dimaksud  dalam  ayat  (1),  pemerintah  menetapkan  kebijakan 
pengupahan yang melindungi pekerja/buruh; 

(3) Kebijakan  pengupahan  yang  melindungi  pekerja/buruh  sebagaimana  dimaksud  dalam  ayat 
(2) meliputi: 

a. upah minimum; 
b. upah kerja lembur; 
c. upah tidak masuk kerja karena berhalangan; 
d. upah tidak masuk kerja karena melakukan kegiatan lain di luar pekerjaannya; 
e. upah karena menjalankan hak waktu istirahat kerjanya; 
f. bentuk dan cara pembayaran upah; 
g. denda dan potongan upah; 
h. hal-hal yang dapat diperhitungkan dengan upah; 
i. struktur dan skala pengupahan yang proporsional; 
j. upah untuk pembayaran pesangon; dan 
k. upah untuk perhitungan pajak penghasilan. 
 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

3 
Struktur dan Skala Upah 
Pasal 92 menyatakan bahwa: 

(1) Pengusaha  menyusun  struktur  dan  skala  upah  dengan  memperhatikan  golongan,  jabatan, 
masa kerja, pendidikan, dan kompetensi; 

(2) Pengusaha  melakukan  peninjauan  upah  secara  berkala  dengan  memperhatikan 

kemampuan perusahaan dan produktivitas; 

(3) Ketentuan  mengenai  struktur  dan  skala  upah  sebagaimana  yang  dimaksud  dalam  ayat  (1) 
diatur dalam Keputusan Menteri. 

Keputusan  Menteri  Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi  Republik  Indonesia  Nomor: 

KEP.49/MEN/2004  tentang  Ketentuan  Struktur  dan  Skala  Upah  dapat  digunakan  sebagai 
pedoman.  

Kewajiban Pembayaran Upah 

Ketika  pekerja/buruh  tidak  melakukan  pekerjaan,  maka  upah  tidak  perlu  dibayar.  Namun,  upah 
tetap harus dibayarkan jika: 

● Pekerja/buruh sakit sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan; 

● Pekerja/buruh  perempuan  yang  sakit  pada  hari  pertama  dan  kedua  masa  haidnya 
sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan; 
● Pekerja/buruh  tidak  masuk  kerja  karena  pekerja/buruh  menikah,  menikahkan, 
mengkhitankan,  membaptiskan  anaknya,  isteri  melahirkan  atau  keguguran  kandungan, 
suami  atau  isteri  atau  anak  atau  menantu  atau  orang  tua  atau  mertua  atau  anggota 
keluarga dalam satu rumah meninggal dunia; 
● Pekerja/buruh  tidak  dapat  melakukan  pekerjaannya  karena  sedang  menjalankan 
kewajiban terhadap negara; 
● Pekerja/buruh  tidak  dapat  melakukan  pekerjaannya  karena  menjalankan  ibadah  yang 
diperintahkan agamanya; 
● Pekerja/buruh  bersedia  melakukan  pekerjaan  yang  telah  dijanjikan  tetapi  pengusaha 
tidak  mempekerjakannya,  baik  karena  kesalahan  sendiri  maupun  halangan  yang 
seharusnya dapat dihindari pengusaha; 
● Pekerja/buruh melaksanakan hak istirahat; 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

4 
 ● Pekerja/buruh  melaksanakan  tugas  serikat  pekerja/serikat  buruh  atas  persetujuan 
pengusaha; dan 
● Pekerja/buruh melaksanakan tugas pendidikan dari perusahaan. 
 

Payroll  

Pengertian Payroll  
Payroll  merupakan  sistem  administrasi  penggajian  perusahaan  untuk  karyawan  atau  pegawai 
secara lebih mudah. 

Sistem  ​payroll  memudahkan  pekerjaan  rutin  staf  HRD  setiap  bulannya  dalam  menghitung  gaji 
yang  harus  dibayarkan  dan  dihitung  berdasarkan  gaji  pokok,  tunjangan  ​transport​,  uang  makan, 
dan  uang  lembur.  Proses  hitung  gaji  karyawan  secara  manual  tentu  saja  akan  menghabiskan 
banyak  waktu,  terlebih  jika  perusahaan  memiliki  ratusan  hingga  ribuan  karyawan.  Oleh  karena 
itu, dengan adanya sistem ​payroll​ proses hitung gaji karyawan akan lebih mudah dan praktis. 

Manfaat Payroll  
Banyak  keuntungan  yang  didapatkan  dengan  menggunakan  aplikasi  payroll  antara  lain sebagai 
berikut: 

● Hemat  waktu  :  Pekerjaan  ​payroll  yang biasanya dilakukan secara manual kini bisa dilakukan 

secara  otomatis  sehingga  tidak  menghabiskan  banyak  waktu.  Aplikasi  ​payroll  sangat 
membantu khususnya dalam menghitung penggajian karyawan dalam jumlah yang banyak. 

● Meminimalisir  kesalahan  :  Proses  penghitungan  pada  sistem  ​payroll  sudah  disesuaikan 

dengan formula tertentu sehingga kesalahan hitung dapat diminimalisir. 

Komponen Penggajian  

“Besaran  gaji  pokok  setidaknya  75  %  dari  jumlah  gaji  pokok  dan  tunjangan  tetap  sebagaimana 
tercantum dalam UU No. 13 tahun 2003.” 

1. Gaji Pokok  
Gaji  pokok  dijadikan  satu  komponen  dalam  proses  hitung  gaji  karyawan  karena  hal  ini  akan 
menjadi  dasar  penghitungan  yang  digunakan  sebagai  pembayaran  gaji.  Gaji  Pokok  yang 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

5 
ditentukan bergantung dari jabatan atau pekerjaan tertentu umumnya dihitung dengan skala gaji 
per jam, per minggu, atau per bulan, tergantung kebijakan perusahaan. 

Upah Minimum  
Upah  minimum  adalah  batas  minimal  upah  bulanan  yang  ditetapkan  oleh  Gubernur yang terdiri 
dari  gaji pokok dan tunjangan tetap. Indonesia dengan 34 Provinsi memiliki upah minimum yang 
berbeda-beda  disesuaikan  dengan  Standar  Kebutuhan  Hidup  Layak  (SKHL)  serta 
memperhatikan  produktivitas  dan  pertumbuhan  ekonomi  di masing-masing daerahnya. Standar 
KHL  sendiri  memiliki 7 komponen yakni makanan & minuman, sandang, perumahan, pendidikan, 
kesehatan, transportasi dan rekreasi & tabungan. 
 
Upah  minimum  terdiri  atas  Upah  Minimum  Provinsi (UMP) dan Upah Minimum Kota/Kabupaten 
(UMK).  UMP  berlaku  di  seluruh  kota/kabupaten  di  suatu provinsi apabila belum memiliki aturan 
mengenai  UMK  di  masing-masing  kota/kabupaten  tersebut.  Apabila  kota/kabupaten  tersebut 
sudah  memiliki  peraturan  mengen​ai UMK maka yang berlaku adalah UMK. Jumlah UMK harus
lebih  besar  daripada  UMP.  Pengusaha  dilarang  memberikan  upah  dibawah  UMP/UMK  yang 
berlaku. 
 
Dalam Surat Edaran (SE) Menteri Ketenagakerjaan Nomor B-m/308/HI.01.00/X/2019 tanggal 15 
Oktober  2019  tentang  Penyampaian  Data  Tingkat  Inflasi  Nasional  dan  Pertumbuhan  Produk 
Domestik  Bruto  Tahun  2019,  kenaikan  8,51  persen  itu  berlaku  untuk  seluruh  provinsi  RI.  Dalam 
surat  edaran  itu  juga  disebutkan,  angka  8,51  persen  didasarkan  pada  data  inflasi  nasional  dan 
pertumbuhan ekonomi nasional 2019. 
 
No.  Provinsi  UMP 2019  UMP 2020  

1  Papua  Rp 3.240.900  Rp 3.516.700 

2  Papua Barat   Rp 2.934.500  Rp 3.184.225 

3  Sulawesi Utara  Rp 3.051.076  Rp 3.310.722 

4  Sulawesi Selatan  Rp 2.860.382  Rp 3.103.800 

5  Sulawesi Barat   Rp 2.369.670  Rp 2.571.328 

6  Sulawesi Tenggara  Rp 2.351.870  Rp 2.552.014 

7  Sulawesi Tengah  Rp 2.123.040  Rp 2.303.710 

8  Gorontalo  Rp 2.384.020  Rp 2.586.900 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

6 
 9  Nusa Tenggara Barat  Rp 2.012.610  Rp 2.183.883 

10  Nusa Tenggara Timur  Rp 1.793.293  Rp 1.945.902 

11  Bali  Rp 2.297.967  Rp 2.493.523 

12  Maluku  Rp 2.400.664  Rp 2.604.960 

13  Maluku Utara  Rp 2.508.092  Rp 2.721.530 

14  Kalimantan Utara  Rp 2.765.463  Rp 3.000.803 

15  Kalimantan Timur  Rp 2.747.561  Rp 2.981.378 

16  Kalimantan Tengah  Rp 2.663.435  Rp 2.890.093 

17  Kalimantan Selatan  Rp 2.651.781  Rp 2.877.447 

18  Kalimantan Barat  Rp 2.211.500  Rp 2.399.698 

19  Nanggroe Aceh Darussalam  Rp 2.916.810  Rp 3.165.030 

20  Sumatera Utara  Rp 2.303.403  Rp 2.499.422 

21  Sumatera Barat  Rp 2.289.228  Rp 2.484.041 

22  Kepulauan Riau  Rp 2.769.683  Rp 3.005.383 

23  Riau  Rp 2.662.025  Rp 2.888.563 

24  Bangka Belitung  Rp 2.976.705  Rp 3.230.022 

25  Sumatera Selatan  Rp 2.804.453  Rp 3.043.111 

26  Jambi  Rp 2.423.889  Rp 2.630.161 

27  Bengkulu  Rp 2.040.000  Rp 2.213.604 

28  Lampung  Rp 2.240.646  Rp 2.431.324 

29  Banten  Rp 2.267.965  Rp 2.460.968 

30  Jawa Barat  Rp 1.668.372  Rp 1.810.350 

31  Jawa Timur  Rp 1.630.059  Rp 1.768.777 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

7 
 32  Jawa Tengah  Rp 1.605.396  Rp 1.742.015 

33  Yogyakarta  Rp 1.570.922  Rp 1.704.607 

34  DKI Jakarta  Rp 3.940.973  Rp 4.276.349 

 

Pro Rata Gaji Pokok ​(Prorate) 

Prorate  memiliki  definisi  pendapatan  yang  diberikan  secara  proporsional.  ​Prorate  biasanya 
digunakan  untuk  menghitung  gaji  karyawan  yang  baru  bergabung  di  pertengahan  bulan 
sehingga  ia  tidak  mendapatkan  gaji  pokok  secara  penuh.  Perhitungan  gaji  pro  rata  tergantung 
pada  kebijakan  perusahaan  atau  tertulis  dalam  kontrak  kerja  antara  perusahaan  dengan 
karyawan.  
 
Jenis-jenis perhitungan prorata gaji pokok antara lain: 

1. Berdasarkan jumlah hari kerja ( Kepmen-No-Kep.102-MEN-VI-2004) 

 
Rumus:  

Jumlah hari kerja x jam kerja x upah sebulan x 1/173 

 
2. Berdasarkan hari kerja (​Based on Working Day​) 
 
Rumus:  

Jumlah hari kerja / jumlah hari kerja efektif x upah sebulan 

 
3. Berdasarkan hari kalender (​Based on Calendar Day​) 
 
Rumus:  

Jumlah hari kerja kalender / jumlah hari kalender x upah sebulan  

 
 
 
4. Berdasarkan hari kerja tertentu (​Custom on Working Day​) 
 
 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

8 
 Rumus:  

jumlah hari kerja / jumlah hari kerja efektif ditentukan x upah sebulan  
 
5. Berdasarkan hari kalender tertentu (​Custom on Calendar Day​) 
 
Rumus :  

jumlah hari kerja kalender / jumlah hari kalender ditentukan x upah sebulan  
 
 
Studi Kasus ​Prorate​: 

Rio  adalah  karyawan  baru yang bergabung pada tanggal 10 Maret 2020. Gaji pokok per bulan 

adalah Rp 10.000.000. Tentukan perhitungan gaji pro rata Rio dengan metode : 

1. Berdasarkan jumlah hari kerja ( Kepmen-No-Kep.102-MEN-VI-2004) 

2. Berdasarkan hari kerja ​(Based on Working Day) 
3. Berdasarkan hari kalender ​(Based on Calendar Day) 
4. Berdasarkan hari kerja tertentu ​(Custom on Working Day) 
5. Berdasarkan hari kalender tertentu ​(Custom on Calendar Day) 

Berdasarkan jumlah hari kerja ( Kepmen-No-Kep.102-MEN-VI-2004) : 

= Jumlah hari kerja x jam kerja x upah sebulan x 1/173 

= 15 hari kerja x 8 x 10.000.000 x 1/173 

= 6.936.416  

Berdasarkan hari kerja (​ Based on Working Day)​ : 

= jumlah hari kerja / jumlah hari kerja efektif x upah sebulan 

= 15/21 x 10.000.000 

= 7.142.857  

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

9 
 Berdasarkan hari kalender (​ Based on Calendar Day)​ : 

= jumlah hari kerja kalender / jumlah hari kalender x upah sebulan  

= 22/31 x 10.000.000 

= 7.096.774  

Berdasarkan hari kerja tertentu (​ Custom on Working Day)​ : 

= jumlah hari kerja / jumlah hari kerja efektif ditentukan x upah sebulan  

= 15/20 x 10.000.000 

= 7.500.000  

Note : hari kerja efektif yang ditentukan oleh perusahaan adalah 20 hari. 

Berdasarkan hari kalender tertentu (​ Custom on Calendar Day)​ : 

= jumlah hari kerja kalender / jumlah hari kalender ditentukan x upah sebulan  

= 22/30 x 733.333  

Note : hari kalender yang ditentukan oleh perusahaan adalah 30 hari. 

 
2. Tunjangan  
Komponen  ini  merupakan  komponen  penambah  besaran  gaji  yang  diterima  karyawan  pada 
setiap  periode  waktu.  Tunjangan biasanya diberikan sebagai kompensasi tambahan atas beban 
kerja yang dimiliki, umumnya tunjangan bersifat sosial dan insentif. 

Jenis-jenis tunjangan  
● Tunjangan jabatan;  
● Tunjangan transport;  
● Tunjangan makan; 
● Tunjangan  daerah  tertinggal  yaitu  tunjangan  yang  diberikan  pada  karyawan  yang  bekerja 
pada daerah terpencil atau ​remote​ area. 
 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

10 
3. Potongan  
Komponen ini bersifat mengurangi total gaji yang diberikan kepada pekerja.  
● Potongan  Wajib  :  PPh  21,  potongan  pinjaman,  Premi  BPJS  Kesehatan,  Premi  BPJS 
Ketenagakerjaan 
● Potongan Kondisional​ : Potongan keterlambatan dan potongan kesalahan 

Pajak Penghasilan (PPh 21) 

Setiap  warga  negara  Indonesia  yang  memiliki  penghasilan  dan  sesuai  dengan  Undang-Undang 
No.  36  tahun  2008  maka  diwajibkan  untuk  membayar  pajak  atas  penghasilan  bruto  yang 
diperolehnya. 

Note:​ Pembahasan lebih lengkap mengenai PPh 21 bisa dilihat di guidebook Pph 21 

Potongan Pinjaman 

Potongan yang dilakukan secara rutin setiap bulannya atas pinjaman yang kamu lakukan. 

Premi BPJS Kesehatan 

Persentase iuran BPJS Kesehatan  

Persentase iuran  4%  1% 

Yang membayar  Perusahaan   Karyawan 

Minimum  UMP/UMK  UMP/UMK 

Maksimum  Rp 12.000.000  Rp 12.000.000 

 

Premi BPJS Ketenagakerjaan 

Terbagi menjadi 4 program yaitu: 
● Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) 
● Jaminan Hari Tua (JHT) 
● Jaminan Kematian (JKM) 
● Jaminan Pensiun (JP) 
 
 
 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

11 
   JHT    JKK  JKM  JP 
Keterangan  
Perusahaan   Karyawan   1  2  3  4  5    Perusahaan   Karyawan  

Rate  3.7%  2%  0.24%  0.54%  0.89%  1.27%  1.74%  0.3%  2%  1% 

Yang  Perusahaan   Karyawan  Perusahaan   Perusahaan   Perusahaan   Karyawan 

membayar 

Minimum  UMP/UMK  UMP/UMK  UMP/UMK  UMP/UMK  UMP/UMK  UMP/UMK 

Maksimal  Tidak  Tidak  Tidak dibatasi   Tidak  8.939.700  8.939.700 

dibatasi  dibatasi   dibatasi  

4. Uang Lembur 

Uang  lembur  bersifat  menambah  total  gaji  yang  diterima  karyawan.  Dalam  proses  perhitungan 
gaji  karyawan,  uang  lembur  menjadi  faktor  yang  penting  dimasukkan,  ketika  karyawan  tercatat 
melakukan  lembur  pada  periode  waktu  tersebut.  Lembur  merupakan  tambahan  jam  kerja  yang 
dilakukan  karyawan,  baik  karena  tekanan  pekerjaan  maupun  kemauan  karyawan  sendiri,  yang 
perhitungannya diatur dengan ketat oleh Undang-Undang Ketenagakerjaan.  

5. Bonus 

Bonus  yang  diterima  oleh  karyawan  dicatat  sebagai  kategori  pendapatan tidak tetap dalam slip 

gaji. Komisi atau bonus biasanya ditentukan oleh performa kerja. 

6. THR  
Berdasarkan  Peraturan  Menteri  Ketenagakerjaan  No.  6  Tahun  2016,  ada  beberapa  hal  penting 
yang perlu diketahui tentang THR: 
 
Perhitungan THR :  

Masa  kerja  minimal  1  bulan dan kurang dari  Masa kerja/12 x upah 1 bulan 

12 bulan secara terus menerus  

Lebih dari 12 bulan secara terus menerus   Upah 1 bulan  

 
Bentuk  THR  wajib  dalam  bentuk  uang.  Waktu  THR  7  hari  atau  seminggu  sebelum  Hari  Raya 
Keagamaan  berlangsung.  THR  bagi  yang  mengundurkan  diri  berhak  mendapatkan  THR  jika 
pemutusan  hubungan  kerja  terjadi  30  hari  sebelum  Hari  Raya  Keagamaan.  Saksi  sebelum 
 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

12 
adanya  Peraturan  Menteri  Ketenagakerjaan  No.  6  Tahun  2016  yang  mengatur  tentang  THR, 
perusahaan  tidak  dikenakan  sanksi  apapun jika tidak memberikan THR kepada pekerja. Namun, 
setelah  adanya  peraturan  tersebut,  perusahaan  akan  dikenakan  sanksi  berupa  denda  sebesar 
5%  dari  total  THR  yang  harus  dibayarkan  jika  tidak  memberikan  THR  kepada  pekerja.  Denda 
yang  dimaksud  adalah  THR  yang  harus  dibayarkan  oleh  perusahaan  ke  pekerja  ditambah 
dengan  5%  dari  total  THR  yang  didapatkan  oleh  pekerja.  Dengan  demikian,  perusahaan  akan 
lebih  dirugikan  secara  finansial  sebagai  sanksi  akibat  tidak  memberikan  THR  sebagaimana 
peraturan pemerintah. 

©2020 Mekari University ALL RIGHTS RESERVED 

13 
PT Mekari Edukasi Nusantara