SGD KUA 3 (SERRAQUINON)

(Widya, Saka, Andika, Achmad, Putri, Koming, Cahya, Sinta, Pande, Raka, Alit, Florensa)

LECTURE 12
WRITING LETTERS
By : Dr. Yuliana, S.Ked, M.Biomed
Putri Sanjiwani
SELAMAT BELAJAR TEMAN-TEMAN  

A. FORMAL LETTERS
1. Contoh Formal/Business letters :
a. Referral (rujukan)
b. Reference (petunjuk/acuan)
c. Introduction (perkenalan)
d. Subscribing to a Journal (daftar/berlangganan pada jurnal)
2. Basic role
a. Pada amplop surat
Menurut kebiasaan British  tidak perlu berisi nama dan alamat pengirim
pada amplop surat.
Yang perlu ditulis adalah kepada siapa surat tersebut akan diberikan.
Misalnya, the Principal/kepala sekolah of Warmadewa University School of
Medicine.
‘Mr’ digunakan untuk menyapa pria. Misalnya, Mr. Munif
‘Mrs’ digunakan untuk menyapa wanita yg sudah menikah/janda
‘Miss’ digunakan untuk menyapa wanita yang belum menikah/dara
‘Ms’ digunakan untuk menyapa wanita yang tidak diketahui status
perkawinannya (apakah sudah menikah/belum)
Aturan penulisan alamat yang diletakkan setelah nama penerima
surat/tujuan surat :
 Nomor rumah
 Nama jalan
 Nama kota/desa
 Kode pos
 Negara
Misalnya :
Dr John Turner MB CHB DPM
36 Pilkington Avenue
Wakefield WF2 9 DG
West Yorkshire UK
Kecenderungan yang mungkin muncul adalah mengabaikan penulisan title
secara lengkap. Misalnya, harusnya Budi, MD, menjadi ‘Budi’ saja. Aku
enggak ngerti yaa sebenernya itu boleh atau enggak, yg jelas di rekaman
dokternya Cuma bilang “ada beberapa orang yang namanya pendek tapi
title-nya panjang” aku gatau hubungannya apa 
TIPS
SGD KUA 3 (SERRAQUINON)
(Widya, Saka, Andika, Achmad, Putri, Koming, Cahya, Sinta, Pande, Raka, Alit, Florensa)

 Penulisan surat modern memiliki beberapa variasi, namun harus tetep

mengingat basic rolenya.
 Tulislah surat dgn singkat, padat dan jelas pada surat formal/bisnis
 Dengan nama non-English, underline the family name (surname/nama
panggilan)  misalnya namanya Budi Santoso, jadi yg difokuskan
adalah Santosonya. Contoh lain.. Wayan Suteja, jadi
surname/panggilannya adalah Suteja, karena biasanya nama
belakangnya yg dijadikan surname
 Setiap subjek/aspek baru harus diuraikan dlm paragraf yang berbeda.
Jadi 1 paragraf 1 ide pokok.
 Setiap paragraf dimulai dengan jarak yang singkat dari sisi kiri kertas
(jadi intinya setiap paragraf baru itu harus menjorok ke dalam).
 Kata yang bagus adalah kata yang singkat (Better word is shorter).
 Pembuatan surat yang bagus adalah surat yang memiliki kata lebih
dikit (Better construction has fewer words) (jadi mungkin
maksudnya, semakin singkat surat, semakin bagus).
 Lebih mudah untuk mengatakan keburukan/kejelekan tentang menulis
daripada kebaikannya (Easier to say what is bad about a piece of
writing than what is good)(aku enggak ngerti maksudnya apa,
maafkan yaa ).
 Bad writing is contagious // kebiasaan menulis yg buruk bisa menular.
Misalnya kita menerima surat yg tdk sesuai dgn aturan/kurang
baku/rapi, maka kita juga bisa ikut kayak gitu dalam menulis surat.
b. Pada surat/isinya
Alamat pengirim surat ditulis dengan lengkap di pojok kanan atas
(arahnya berdasarkan tangan penulis)
Tanggal surat ditulis di bawah alamat. Misalnya, 20 Mei 2016.
The addressee adalah alamat penerima surat.
Title, nama dan alamat dari penerima surat diletakkan di sebelah kiri.
Kalimat pertama bisa ditulis sejajar dgn tanggal atau di bawah tanggal
(untuk lebih jelasnya, perhatikan contoh suratnya nanti).
The Greeting
 ‘Dear Sir/Madam’ digunakan untuk penerima yg tidak kita ketahui
sebelumnya.
 ‘Dear Dr Turner’ digunakan ketika kita pernah bertemu dgn beliau
minimal 1 kali.
 ‘Dear Widya, Dear Saka, Dear Florensa, Dear Sinta’ digunakan
untuk teman dekat.
The letter-ending
 ‘Yours faithfully’ digunakan apabila surat diawali dgn ‘Dear
Sir/Madam’
 ‘Yours sincerely’ (BRIT), ‘Sincerely yours or Sincerely’ (AM)
digunakan apabila surat diawali dgn ‘Dear Dr. Alit’.
 ‘Yours, With best wishes, With kindness’ digunakan apabila surat
diberikan kepada teman.
SGD KUA 3 (SERRAQUINON)
(Widya, Saka, Andika, Achmad, Putri, Koming, Cahya, Sinta, Pande, Raka, Alit, Florensa)

Contoh surat:

MACAM-MACAM SURAT
1. LETTER OF REFERRAL// surat rujukan
 Referral  tindakan mengirim seseorang ke orang/kantor yang memenuhi
syarat atau mengirim seseorang kepada RS yang memiliki fasilitas dan SDM
yang lebih memadai untuk investigasi dan treatment lebih lanjut (yaaa intinya
kalian semua pasti udah tau apa artinya rujukan hehehehehe )
 Contohnya ...
SGD KUA 3 (SERRAQUINON)
(Widya, Saka, Andika, Achmad, Putri, Koming, Cahya, Sinta, Pande, Raka, Alit, Florensa)

Abbreviation (singkatan)
Re (Regarding=concerning/perihal) : digunakan dalam surat bisnis, fax atau
dokumen lain untuk memperkenalkan seseorang (subjek) yang akan didiskusikan
atau dilihat secara rinci (jadi intinya berfungsi untuk menggambarkan seseorang,
misalnya untuk menjelaskan secara detail beberapa data/ciri2 dari pasien yg akan
dirujuk, seperti nama, alamat, usia, tinggi badan dan berat badan, dll ).

Keterangan gambar di atas:

Medical record= catatan medis, yg memuat identitas pasien, riwayat sakit, vital
sign, hasil lab, treatment, dll.

2. SHORT MEDICAL NOTES/ CERTIFICATES

 Catatan untuk seseorang yang sehat untuk melakukan suatu pekerjaan (Surat
Keterangan Sehat).
 Catatan untuk seseorang yang tidak sehat untuk melakukan suatu tugas (Surat
Keterangan Sakit).
SGD KUA 3 (SERRAQUINON)
(Widya, Saka, Andika, Achmad, Putri, Koming, Cahya, Sinta, Pande, Raka, Alit, Florensa)

 Catatan untuk seseorang yang sakit dan harus di opname/rawat inap.

 Contoh .....

SURAT
SAKIT
MAKSIM
AL 3 HARI
SGD KUA 3 (SERRAQUINON)
(Widya, Saka, Andika, Achmad, Putri, Koming, Cahya, Sinta, Pande, Raka, Alit, Florensa)

3. APPLYING FOR A POST

Dibutuhkan untuk :
a. Formulir aplikasi (untuk melamar kerja)
b. a typed curriculum vitae or resume (ringkasan atau garis besar dari latar
belakang pendidikan dan professional serta informasi personal)
c. Referensi atau testimonials/rekomendasi
Misalnya kita mau melamar job A, dan ada orang yg kita kenal berkaitan dgn
pekerjaan yg kita inginkan di bidang A, maka dia bisa memberikan rekomendasi
karena menilai kita rajin atau disiplin misalnya, sehingga kita bisa diterima kerja
disana.
d. Covering or accompanying letter//surat pengantar

Curriculum vitae
Detail penting :
1. Nama
2. Alamat
3. Nomor Hp
4. Tanggal lahir
5. Professional interest (profesi yg diminati/diinginkan)
6. Current position/employment (posisi/pekerjaan saat ini)
7. Educational background (latar belakang pendidikan)
8. Professional experience (pengalaman kerja)
SGD KUA 3 (SERRAQUINON)
(Widya, Saka, Andika, Achmad, Putri, Koming, Cahya, Sinta, Pande, Raka, Alit, Florensa)

9. Publication in journals, bulletins etc

10. Papers delivered at conferences (paper yg prnah disampaikan saat
konferensi)

LETTER OF REFERENCE
Reference or Testimonial:
 Adalah sertifikat karakter dan kualifikasi dari seseorang yang mencari
pekerjaan, yang diberikan oleh seseorang yang akrab dengan orang
tersebut.
 Yang memberikan surat reference disebut referee
 Setiap post/state/bagian memerlukan testimonial or reference
(mungkin maksudnya setiap kita mau melamar pekrjaan di bagian
apapun, pasti memerlukan testimonial atau reference).
 Reference itu diminta 2 sampe 3 nama (aku nggak ngerti mksudnya
hehehe)
 Address: detail mengenai tempat dimana seseorang bisa ditemukan
dan dimana surat tsb bisa diberikan.
 i.e. (L id est = yaitu) digunakan untuk memperkenalkan sebuah kata
atau kalimat yg membuatnya menjadi lebih jelas. Misalnya, ‘the
elephant is a pachyderm, i.e. an animal with thick skin and nails
resembling hooves’  gajah adalah binatang pakiderma, yaitu,
binatang yang berkulit tebal dan kuku menyerupai kuku kuda.
 etc. (L et cetera=dll) digunakan pada akhir dari beberapa daftar untuk
mengindikasikan bahwa anda hanya menjelaskan beberapa bagian
dari keseluruhan item yang ada. Misalnya, there are so many kind of
fruits, such as banana, papaya, apple, etc.  tedapat berbagai jenis
buah-buahan, seperti pisang, pepaya, apel, dll.
 e.g (L exempli gratia=sebagai contoh) yang memberikan beberapa
contoh dari penjelasan yg disampaikan sebelumnya, dan bagian ini
diletakkan sebelum kata benda. Misalnya, some studies (e.g., Smith,
2015; Yao, 2016) support this result  beberapa penelitian (seperti
contoh, Smith, 2015; Yao, 2016) mendukung hasil ini.
SGD KUA 3 (SERRAQUINON)
(Widya, Saka, Andika, Achmad, Putri, Koming, Cahya, Sinta, Pande, Raka, Alit, Florensa)

B. INFORMAL LETTER
SGD KUA 3 (SERRAQUINON)
(Widya, Saka, Andika, Achmad, Putri, Koming, Cahya, Sinta, Pande, Raka, Alit, Florensa)
SGD KUA 3 (SERRAQUINON)
(Widya, Saka, Andika, Achmad, Putri, Koming, Cahya, Sinta, Pande, Raka, Alit, Florensa)