Prosedur Pelaksanaan Program 5S

Prosedur Pelaksanaan Program 5S

Sebelum mengimplementasikan program 5S ini kita harus melakukan berbagai
persiapan (sama seperti memulai kegiatan lainnya), jika tidak demikian berbagai
masalah bisa saja muncul kemudian dalam proses implementasinya sehingga dapat
menghilangkan motivasi karyawan dan menyebabkan seluruh proses terhenti

Definisi 5S

Definisi yang luas dari 5S adalah memanfaatkan tempat kerja (yang mencakup
peralatan, dokumen, bangunan dan ruang) untuk melatih kebiasaan para pekerja
dalam usaha meningkatkan disiplin kerja yang dimulai dengan S1-Ringkas-
Pemilahan (Seiri), S2-Rapi-Penataan (Seiton), S3-Resik-Pembersihan (Seiso), S4-
Rawat-Pemantapan (Seiketsu).  S1, S2 dan S3 dimulai pada saat bersamaan yang
sesuai dengan prosedur standard yang ditetapkan pada S4. Apabila karyawan telah
memenuhi seluruh kegiatan tersebut di atas, maka ia telah memperoleh status S5-
Rajin-Disiplin (Shitsuke) atau telah ikut serta sepenuhnya dalam pengembangan
kebiasaan-kebiasaan kerja yang baik sesuai aturan yang ditetapkan.
Prosedur persiapan terbagi dalam tahapan :
1.    Menetapkan Sasaran dan Tanggung jawab pada struktur Manajemen

2.    Pembagian Area Tanggungjawab

3.    Penyusunan Buku Pedoman

4.    Pembelajaran

5.    Persiapan Papan 5 S

Tahapan – tahapan persiapan 5 S akan dibahas di bawah ini.

 1.     Menetapkan sasaran dan tanggungjawab pada struktur Manajemen.
Dalam mengelola organisasi, sasaran untuk setiap misi harus ditetapkan oleh pemangku
jabatan tertinggi dalam organisasi tersebut. Selain itu pendelegasian tanggungjawab bagi
masing-masing anggota organisasi ditetapkan sejelas-jelasnya dan setepat mungkin
sebagaimana terlihat dalam diagram pada lampiran 1
 Peran dan tanggungjawab masing-masing fungsi:

Administrator

1.            Menerbitkan Kebijakan Tahunan 5S

2.            Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.

3.            Ikut serta dalam 5S Top Management Audit.

4.            Men-support dan mempromosikan aktivitas 5S

Promotor

§  Bertanggungjawab terhadap progress aktivitas 5S pada departemen-departemen yang

dipimpinnya.

§  Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.

§  Menjadi Auditor pada saat Top Management Audit.

§  Mempersiapkan Laporan Bulanan Progress 5S Departemen.

Facilitator

§Bertanggungjawab terhadap progress aktivitas 5S pada section yang dipimpinnya.

§  Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.

§  Ikut dalam Audit 5S Mandiri bersama ‘Small Group’ pada section-nya.

§  Mempersiapkan Laporan Bulanan Progress 5S Section.

Kelompok 5 S

§  Mengimplementasikan aktivitas 5S.

§  Berpartisipasi pada 5S Big Cleaning di departemennya.

§  Menjadi Auditor pada saat 5S Mandiri.

2.     Pembagian area tanggungjawab.

Pembagian area tanggungjawab untuk kegiatan 5S ini berdasarkan pada struktur organisasi
yang ada. Seluruh bagian organisasi akan bertanggungjawab pada suatu area tertentu
dengan mempertimbangkan area kerja masing-masing departemen sampai dengan masing-
masing personel. Contoh pembagian area tanggungjawab dapat dilihat pada Lampiran 2
 3.     Penyusunan buku pedoman.
Buku pedoman 5S yang disusun haruslah sesuai dan sejalan dengan bisnis yang dilakukan.
Buku pedoman ini menyediakan   instruksi pemecahan permasalahan di tempat kerja, juga
untuk setiap masalah yang tak terprediksi sebelumnya. Berikut langkah perbaikan yang
harus diambil yang bisa dijadikan referensi bagi para pengguna buku ini. Buku panduan ini
akan direview setia 6 bulan dan dilakukan revisi seperlunya berdasarkan review yang
dilakukan.

 4.     Pembelajaran.
Pelaksanaan pembelajaran ini terbagi di dalam  tiga bagian sebagai berikut:

§     Pelatihan – dalam hal ini diperlukan kejelasan tentang kebutuhan pelatihan bagi
karyawan. Pelatihan idealnya diselesaikan sebelum Kick-Off dimulai. Sebaiknya dilakukan
‘pra-test’ dan ‘pasca-test’ bagi para karyawan, dan hasil tes tersebut harus disimpan dengan
baik untuk keperluan referensi di kemudian hari.

§     Kunjungan – kunjungan ke lokasi atau perusahaan lain yang sudah sukses menerapkan
5S akan amat membantu mengungkapkan ide pengimplementasian program 5S yang
sesuai dengan tempat kerja masing-masing. Kepala Departemen mengatur kunjungan ini
bersama para supervisor dan staffnya.

§     Promosi – pada kegiatan promosi ini ada dua hal utama yang ingin dicapai, yaitu
pembelajaran 5S dan upaya untuk mendorong  karyawan agar mengerti arti penting dari
implementasi 5S. Pencapaiannya tergantung dari keefektifan berbagai sarana yang
digunakan seperti poster, spanduk, logo, baju dengan cetakan 5S, kompetisi slogan, gambar
dan pameran.

5.     5S Activity Board (Papan Informasi 5S).

Ada 3 prinsip utama dalam penyajian Papan 5S ini:

1.    Penetapan tanggungjawab secara jelas.

2.    Melihat progress yang sudah dicapai oleh setiap kelompok.

3.    Kejelasan tentang rencana bulanan yang membuat hasil akhirnya lebih mudah terlihat.

Setiap satu kelompok 5S dipimpin oleh seorang Group Leader, di mana kinerja
kelompoknya dipresentasikan dalam satu Papan 5S (5S Board). Kelompok ini melakukan
‘updating’ goal yang ditetapkan setiap bulannya, sebagai mana terindikasi pada jadwal kerja
tahunan. Informasi pada Papan 5S berupa aktivitas yang dilakukan, hasil audit serta foto-
foto sebelum dan setelah perbaikan.

Standard dan contoh papan aktifitas 5 S dapat dilihat pada lampiran 3

6.     Big Cleaning Day

Aktivitas Big Cleaning Day ini diperlukan sebagai titik awal atau titik balik implementasi 5S
yang terdiri dari penerapan S1, S2 dan S3 secara bersamaan yaitu merapikan tempat kerja
atau meja kerja, menyortir alat, menyapu  dan membersihkan tempat kerja. Disarankan agar
prosedur ini dilakukan setiap tahun atau setiap 6 bulan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Jika mungkin, selama satu hari penuh dapat dimanfaatkan untuk melakukan pembersihan
dengan menghentikan semua kegiatan beban kerja normal dan menjadikannya hari yang
penting bagi organisasi dengan kerja sama semua staf, mulai dari eksekutif berkedudukan
tinggi sehingga staf biasa. Dalam melakukan pembersihan massal ini kita harus mencatat
beberapa hal sebagai berikut:

1. Banyaknya staf yang ikut serta dalam kegiatan pembersihan (dalam rupiah).

2. Banyaknya sampah yang telah dibersihkan (dalam kg).

3. Jumlah perolehan tunai dari kelanjutan aktivitas menjual sampah (dalam Rp).

4. Jumlah uang yang digunakan dalam kegiatan Big Cleaning Day (dalam Rp).

7.     Kick Off

Kick Off  bertujuan untuk menyatakan komitmen dan janji satu sama lain antar departemen
dan semua organisasi, bahwa masing-masing karyawan akan turut berpartisipasi dalam
melaksanakan dan mensukseskan implementasi 5S.