Controlling (Penggendalian / Pengawasaan) POAC

Defenisi
Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan
program dan aktivitas organisasi, namun juga mengawasi sehingga
bila perlu dapat mengadakan koreksi. Dengan demikian apa yang
dilakukan staff dapat diarahkan kejalan yang tepat dengan maksud
pencapaian tujuan yang telah direncanakan. Inti dari controlling
adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan
rencana.

Untuk apa? Untung rugi

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan
program kerja maka dibutuhkan pengontrolan, baik dalam bentuk
pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang
memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah
bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-
penyimpangan yang terjadi, baik dalam tahap perencanaan,
pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal
tersebut dapat segera dilakukan antisipasi, koreksi dan
penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan
perkembangan lingkungan sekitar organisasi.

Manfaat pengawasan :
 Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan
 Dapat mengetahui adanya penyimpangan
 Dapat mengetahui apakah waktu & sumber daya mencukup
 Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan
 Dapat mengetahu staff yang perlu diberikan
penghargaan/promosi
Proses controlling meliputi :
 Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar
pengendalian,
 Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan
melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi
SDM yang dimiliki,
 Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.

 Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan

tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan
mengukur capaian keberhasilannya,
 Melakukan tindakan perbaikan.
 Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan
perbaikan,
 Meninjau dan menganalisis ulang rencana.

Macam macam
Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya :
 Preventive control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan.
Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan
dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk
rekruitmen anggota.

 Repressive control
Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan
mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan
laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil).

 Pengawasan saat proses dilakukan

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, sehingga
langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada
penyimpangan.

 Pengawasan berkala
Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu
berdasarkan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan).

 Pengawasan mendadak (sidak)

Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja
staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan.

 Pengawasan Melekat (waskat)

Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini
sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat
khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi
penyimpangan atau kesalahan.

Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam kegiatan controlling

termasuk  adalah evaluasi dan pelaporan. Evaluasi merupakan
suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program.

Dalam melakukan evaluasi haruslah menyeluruh, mencakup

capaian tujuan kegiatan, kinerja staff, pengetahuan staff, efektifitas
dan efesiensi penganggaran dan proses kegiatan. Sedangkan
pelaporan merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan
atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan
dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.
Mengapa Dan Bagaimana Hambatan-hambatan Sering Muncul Dalam Melakukan
Manajemen Sebuah Organisasi?

Faktor-faktor umum mengapa terjadi hambatan dalam melakukan perencanaan organisasi

tersebut meliputi,

1. Kurang pengetahuan tentang organisasi

2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidak mampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
5. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
6. Biaya
7. Takut gagal
8. Kurang percaya diri

Pada dasarnya yang menjadi hambatan paling banyak dalam

melakukan perencanaan organisasi adalah dari segi Sumber Daya Manusianya,entah itu
karena faktor internal maupun faktor eksternal dari organisasi tersebut.Sebagai contoh :

Faktor Internal

1. Kurangnya Pengetahuan akan organisasi

Banyak manager diluar sana yang memiliki kemampuan yang cukup baik dalam
mengatur manusianya dalam sebuah organisasi,namun mereka tidak memiliki
pengetahuan yang cukup mengenai organisasi atau bahkan organisasinya
sendiri,dengan kata lain mereka tidak paham betul mengenai kebutuhan
dan strategi apa yang tepat untuk diterapkan dalam organisasi tersebut.

2. Ketidak mampuan melakukan peramalan secara efektif

Dalam melakukan perencanaan tentu kita harus dapat meramal mengenai jangka
panjang apa yang akan di hadapi dan kesulitan-kesulitan serta strategi apa yang tepat
kedepannya.Nah dalam hal ini mereka tidak mampu mendapat pencegahan dan
langkah apa yang digunakan untuk mencegah atau mempersiapkan hal tersebut.

3. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang

Apakah organisasi anda sering melakukan suatu operasi yang berulang-ulang,dan
mahir didalamnya namun ketika mencoba hal baru,membuat seluruh
proses perencanaan kesulitan menentukan strategi dan tidak dapat beradaptasi?Ya ini
semua berangkat karena organisasi tersebut selalu melakukan proses-proses yang
sama dan tidak mau mencoba dengan fleksibilitasnya membuat perencanaan baru
yang sesuai dengan visi dan misi namun bisa menyesuaikan keadaan atau tuntutan
diluar.

4. Biaya Organisasi
Salah satu mengapa Manajemen organisasi sering mendapati masalah dan berujung
pada ke gagalan adalah alokasi Biaya yang salah,lantas apa yang menjadi
penyebabnya?Bukan lain adalah karena skill dalam mengatur keuangan dan hubungan
dalam organisasi baik diluar maupun didalam kurang baik,sehingga peng-optimalan
keuangan dalam organisasi menjadi buruk sehingga muncul kesan kesulitan dana.
 5. Takut Gagal

6. Kurang Percaya Diri

Faktor Eksternal

1. Pengaruh dari Organisasi Lain

Sering didalam mengatur organisasi kita mengadopsi apa yang telah dilakukan oleh
organisasi lain dan cara mereka dianggap benar dan sesuai dengan organisasi kita
sendiri.Hal itu adalah salah,kenapa demikian? karena dalam kaitannya dengan
mengatur organisasi,kita dihadapkan dengan ciri dan tradisi organisasi yang
berbeda.Mungkin sistem dan cara manajemen organisasi A baik tapi tidak pasti itu
akan baik pula di organisasi kita sendiri,sehingga kita perlu adanya sebuah tinjauan
mengenai visi,misi,ciri khas,dan tradisi dari organisasi kita sendiri.

2. Kurang Pengetahuan Tentang Lingkungan

Sebelum melakukan manajemen organisasi,kita harus mengkaji ulang terlebih dahulu
kemampuan organisasi kita untuk fleksibel terhadap perubahan situasional dalam
lingkungan disekitar lingkup kerja organisasi kita.

Kemudian langkah apa yang dapat kita lakukan untuk mencegah atau mengatasi hambatan-
hambatan tersebut.Cara Mengatasi Hambatan tersebut diantaranya:

1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam

proses perencanaan.

2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan

kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan serta
mendapat manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang
efektif.

3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track

record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana, serta
menjadikan rencana baru tersebut diterima.

4. Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan kepada para anggota

organisasi dan memerkecil gangguan yang tidak perlu.

Sehingga kesimpulannya,mengapa sebuah organisasi sering menemui hambatan-hambatan

dalam melakukan manajemen organisasi adalah karena
kurangnya kesadaran dan ilmu berkaitan dengan organisasinya dalam mengambil keputusan
terhadap penerapan suatu aturan atau proses didalamnya,