Amalan 5S

Definisi 5S Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang membawa maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Praktik ini diringkaskan menjadi 5S agar ia lebih mudah disebut dan seringkas penggunaannya. Walaupun ringkas, manfaat dari hasil penggunaannya terserlah dengan gaya kerja yang sistematik. Bermula dengan aktiviti 5S dan seterusnya mengamalkannya dengan penggunaan kaedah dan teknik kawalan kualiti, sesebuah organisasi akan mampu mengekal, menambahbaik dan meningkatkan kualiti kerja.

Sisih (Seiri) Sisih atau mengasing adalah satu proses kerja mengasing barangan yang perlu daripada sekumpulan barangan yang tidak diperlukan di tempat kerja. a adalah proses menentukan barang!barang atau peralatan yang diperlukan atau tidak diperlukan. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang mungkin tidak diperlukan sekarang tapi boleh digunakan pada masa hadapan dan peralatan haruslah disimpan di tempat simpanan yang sesuai. Susun (Seiton) "enyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak diperlukan diasingkan. ni dilakukan bertujuan memudahkan penggunaan dan penyimpanan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. #engan berbuat demikian, ia akan membantu memper$epatkan proses kerja bagi mendapatkan barang tersebut apabila diperlukan kelak. %ujuan utama menyusun untuk menjimatkan ruang nampak lebih kemas dan teratur dan memudahkan proses men$ari pada masa akan datang. Sapu (Seiso) &ebanyakan pekerja akan merasa lebih selesa apabila bekerja dalam persekitaran yang bersih dan segar. Selain dari meningkatkan efisien kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap
1

keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. a bertujuan untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang!barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini. Seragam (Seiketsu) Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting agar segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia!sia. 'ktiviti yang dilakukan sendiri oleh kakitangan akan menyemai sifat kekitaan dan $intakan kebersihan di tempat kerja. Justeru, kakitangan akan sentiasa memastikan dan mengekalkan kebersihan tempat kerja mereka.

Sentiasa Amalkan (Shitsuke) Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. 'malan kebersihan memang dituntut oleh semua masyarakat dan juga agama. Walau apa pun situasi kita, memang tidak dapat dinafikan amalan kebersihan merupakan titik tolak untuk menjelmakan peribadi yang mulia. 'malan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan se$ara berkala dan mengamalkan budaya nasihat!menasihati.

Mengapa Perlu 5S? Program 5S adalah usaha keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat kerja bersih, tersusun dan bersistem. "elalui amalan 5S, kita akan membina disiplin dan etika kerja yang baik di kalangan warga kerja yang akan menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong!menolong yang tinggi. 'malan 5S juga merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan se$ara berterusan atau dikenali sebagai (&ai)en* dalam Bahasa Jepun. Perbadanan Produktiviti +egara , +P-. merupakan antara jururunding kepada organisasi yang berminat melaksanakan Program 5S di negara ini. Perkhidmatan itu disediakan kepada organisasi swasta dan kerajaan. Setiap organisasi yang mendapatkan perkhidmatan +P- akan diberi latihan ,/ sesi. dan lawatan konsultasi ,0 sesi..

Objektif Utama Program 5S 1. "embina budaya &ai)en di tempat kerja 2. "embina kerjasama melalui penyertaan semua /. "embina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia 3. "eningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program &ai)en yang lebih maju

Ada dua pendekatan untuk mengamalkan 5S 1. Pendekatan &ai)en 2. Pendekatan novasi 4leh sebab 5S merupakan aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses, pendekatan &ai)en adalah $ara terbaik di mana pembaikan dilakukan se$ara sedikit demi sedikit tetapi berterusan. Bagi menjayakan Program 5S bukanlah semudah yang disangka. 5ntuk tujuan itu, komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat kakitangan. 'ntaranya 6 "engamalkan budaya kerja 5S "enetapkan agenda perbin$angan untuk pembangunan Program 5S "eningkatkan pengetahuan berkaitan 5S "eluangkan masa untuk 5S "elaksanakan program 5S se$ara teratur tanpa tergesa!gesa "emperuntukkan sedikit kewangan untuk pelaksanaan

!agaimana Amalan 5S ini dijalankan? Pertama "Mengamalkan Seiri (Sisih) "enyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja. #edua "Mengamalkan Seiton (Susun "enyusun dan menyimpan barang dengan kemas supaya mudah untuk diambil dan disimpan semula selepas digunakan. %empat simpanan boleh diakses oleh semua kakitangan. Barang atau dokumen yang paling kerap digunakan diletakkan di tempat yang mudah di$apai. Semua tempat dokumen atau barang diberi label. 7unakan warna label bagi mendapatkan ke$eriaan. #etiga $ Melaksanakan Seiso (Sapu) Bentuk tugas pen$u$ian dan mengemas mengikut kumpulan."empamerkan peta kawasan pembersihan dan tugasan. "enggabungkan aktiviti sapu,kilatkan,semak dan betulkan.Buat dengan kerjasama semua kakitangan. #eempat $ Melaksanakan Seiketsu (Seragam) 'pabila tiga konsep di atas dilakukan akan wujud penyeragaman Peraturan yang boleh dipatuhi oleh semua kakitangan diwujudkan #elima "Mengamalkan Shitsuke (Sentiasa Amal) 'udit dalaman 5S dilakukan se$ara berterusan. "elantik orang yang bertanggungjawab untuk kawasan tertentu "emberi hadiah atau penghargaan bagi kumpulan yang berjaya mengamalkan 5S

Pelaksanaan 5S %ang !erkesan 5ntuk mendapat hasil yang optimum daripada pelaksanaan 5S di organisasi kita, beberapa perkara berikut boleh membantu 6 1. #apatkan sokongan dari peringkat pihak pengurusan atasan. &omitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang sesuai bagi pelaksanaan 5S selain mampu memberi kesan yang lebih berpanjangan. 2. Sediakan prasarana yang bersesuaian. 'dalah penting dikenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan 5S dalam organisasi. 5ntuk itu adalah perlu diwujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan 5S /. Sediakan dan lan$arkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. ni penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kita kepada staf lain. 5ntuk itu beberapa kaedah boleh digunakan misalnya 6 a. "elalui mesyuarat b. "enggunakan intranet atau laman web organisasi $. Papan kenyataan d. Poster e. Surat Berita #alaman , +ewsletter. "engadakan latihan kepada kumpulan!kumpulan yang terlibat dalam 5S dan staf lain di organisasi kita. 'dalah perlu diran$ang latihan asas 5S kepada setiap staf. ni bagi membolehkan seluruh staf organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam 5S "ulakan dengan projek perintis 5S. Pilih kawasan yang kebanyakan staf tidak 8teringin8 untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. &awasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila 5S dilaksanakan. #engan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk meran$ang pelaksanaan 5S yang lebih menyeluruh dalam organisasi. Wujudkan dan kongsikan Best Pra$ti$es. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan!amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan staf yang lain. Sediakan pelan pelaksanaan 5S yang menyeluruh. 9asil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. #apatkan maklumbalas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis 5S berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan 5S organisasi

Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. #alam pelaksanaan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. 5bahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan 5S di organisasi kita lebih 8segar8.

&aedah perlaksanaan akti'iti 5S

Persekitaran %empat kerja yang kemas dan bersih akan meningkatkan tahap keselamatan di tempat kerja %empat kerja yang bersih dan teratur akan menghasilkan persekitaran kerja yang lebih selesa seterusnya menimbulkan keseronokan untuk bekerja: iii. 'ktiviti 5S dapat meningkatkan kerjasama di kalangan rakan sekerja dengan melibatkan setiap pekerja di dalam semua aktivitinya: dan iv. Persekitaran yang bersih dan teratur akan meningkatkan keyakinan diberikan. Penjimatan Masa i. Persekitaran kerja yang terpelihara dapat mengurangkan masa untuk men$ari barang dengan itu mampu meningkatkan produktiviti dan penyampaian perkhidmatan yang berkualiti: ii. Persekitaran kerja yang teratur memudahkan pekerja bekerja se$ara iii. konsisten kadar dan bertindak pantas mesin dalam dan situasi peralatan ke$emasan: dan Penurunan kerosakan mengurangkan gangguan terhadap masa dan peran$angan latihan. para pelanggan terhadap perkhidmatan yang

Penjimatan #os i. Pengurangan pembuangan dan pemba)iran se$ara langsung dapat menjimatkan kos dan menjadikan organisasi menjadi lebih berdaya saing: ii. iii. Peran$angan perbelanjaan dapat dibuat dengan lebih efisien: dan Pengurangan kerosakan peralatan akan mengurangkan kos penyelenggaraan.

(AMP)*A+

*U,U#A+
8

Panduan 'malan 5S Sektor 'wam, "'"P5, -etakan Pertama 2;1; Panduan 'malan 5S Jabatan Perkhidmatan 'wam "alaysia