Pengertian dan Siklus PDCA – PDCA adalah singkatan dari PLAN, DO, CHECK dan ACT

yaitu siklus peningkatan proses (Process Improvement) yang berkesinambungan atau secara terus
menerus seperti lingkaran yang tidak ada akhirnya. Konsep siklus PDCA (Plan, Do, Check dan
Act) ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli manajemen kualitas dari Amerika Serikat
yang bernama Dr. William Edwards Deming.

Siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act)

Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai siklus PDCA (PDCA Cycle) :

PLAN (MERENCANAKAN)

Tahap PLAN adalah tahap untuk menetapkan Target atau Sasaran yang ingin dicapai dalam
peningkatan proses ataupun permasalahan yang ingin dipecahkan, kemudian menentukan
Metode yang akan digunakan untuk mencapai Target atau Sasaran yang telah ditetapkan
tersebut. Dalam Tahap PLAN ini juga meliputi pembentukan Tim Peningkatan Proses (Process
Improvement Team) dan melakukan pelatihan-pelatihan terhadap sumber daya manusia yang
berada di dalam Tim tersebut serta batas-batas waktu (Jadwal) yang diperlukan untuk melakukan
perencanaan-perencanaan yang telah ditentukan. Perencanaan terhadap penggunaan sumber daya
lainnya seperti Biaya dan Mesin juga perlukan dipertimbangkan dalam Tahap PLAN ini.

DO (MELAKSANAKAN)

Tahap DO adalah tahap penerapan atau melaksanakan semua yang telah direncanakan di Tahap
PLAN termasuk menjalankan proses-nya, memproduksi serta melakukan pengumpulan data
(data collection) yang kemudian akan digunakan untuk tahap CHECK dan ACT.

CHECK (MEMERIKSA)

Tahap CHECK adalah tahap pemeriksaan dan peninjauan ulang serta mempelajari hasil-hasil
dari penerapan di tahap DO. Melakukan perbandingan antara hasil aktual yang telah dicapai
dengan Target yang ditetapkan dan juga ketepatan jadwal yang telah ditentukan.

ACT (MENINDAK)
Tahap ACT adalah tahap untuk mengambil tindakan yang seperlunya terhadap hasil-hasil dari
tahap CHECK. Terdapat 2 jenis Tindakan yang harus dilakukan berdasarkan hasil yang
dicapainya, antara lain :

1. Tindakan Perbaikan (Corrective Action) yang berupa solusi terhadap masalah yang
dihadapi dalam pencapaian Target, Tindakan Perbaikan ini perlu diambil jika hasilnya
tidak mencapai apa yang telah ditargetkan.
2. Tindakan Standarisasi (Standardization Action) yaitu tindakan untuk men-standarisasi-
kan cara ataupun praktek terbaik yang telah dilakukan , Tindakan Standarisasi ini
dilakukan jika hasilnya mencapai Target yang telah ditetapkan.

Siklus tersebut akan kembali lagi ke tahap PLAN untuk melakukan peningkatan proses
selanjutnya sehingga terjadi siklus peningkatan proses yang terus menerus (Continuous Process
Improvement).

Versi-versi lain yang merupakan pengembangan dari PDCA untuk melakukan peningkatan dan
perbaikan proses maupun memiliki fungsi yang hampir sama antara lain :

PDCA = Plan Do Check Adjust

PDSA = Plan Do Study Act
OPDCA = Observe Plan Do Check Act (dalam Lean Manufacturing System)
DMAIC = Define, Measure, Analysis, Improve Control (dalam Six Sigma)

Pengertian 5S dan penerapannya dalam Produksi – Bagi yang pernah bekerja di perusahaan-
perusahaan Jepang, mungkin tidak asing lagi dengan istilah 5S. Sebagian besar perusahaan-
perusahaan Jepang menerapkan konsep 5S sebagai fundamental atau dasar dari Manajemen,
terutama perusahaan-perusahaan manufakturing Elektronika.

5S merupakan huruf awal dari 5 kata Jepang, Yaitu :

1. Seiri 　　(整理)
 2. Seiton　(整頓)
3. Seiso　　(清楚)
4. Seiketsu　(清潔)
5. Shitsuke　(躾け)

5S tersebut kemudian diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia menjadi 5R yang terdiri dari:

1. Ringkas
2. Rapi
3. Resik
4. Rawat, dan
5. Rajin

Urutan 5S diatas juga merupakan urutan tahapan dalam penerapan konsep 5S.

5S merupakan konsep yang sangat sederhana sehingga dapat mudah dimengerti dan
penerapannya oleh siapa saja. Tetapi sangat susah untuk menerapkannya dengan benar, hal ini
dikarenakan kebiasaan kita yang ingin senang sendiri dan tidak mau diikat oleh aturan-aturan
yang ada.

Penerapan 5S di perusahaan-perusahaan harus diikuti oleh semua level mulai dari operator
sampai ke Top Management (Manajemen puncak). Dengan menerapkan 5S dengan baik, kita
dapat meningkatkan produktivitas kerja kita dan juga dapat bekerja dengan se-efektif serta se-
efisien mungkin dan meningkatkan keamanan (Safety) di tempat kerja kita. Di samping itu juga
dapat meningkatkan citra atau Image kita di hadapan Customer maupun manajemen kita sendiri
karena penataan dan kerapian di tempat kerja kita juga mencerminkan sikap kita terhadap
pekerjaan kita.

Penjelasan singkat tentang 5S :

 S Pertama   = Seiri – Ringkas, Membuang barang yang tidak diperlukan
 S Kedua       = Seiton – Rapi, Membenahi dan men-standar-kan tempat penyimpan /
meletakkan barang atau peralatan pada tempatnya.
 S Ketiga       = Seiso – Resik, Menjaga kebersihan tempat kerja (membersihkan tempat
kerja agar bebas dari debu dan sampah)
 S Keempat = Seiketsu – Rawat, Mempertahankan tempat kerja agar tetap Ringkas,
bersih/Resik dan Rapi
 S Kelima     = Shitsuke – Rajin, Disiplin diri sendiri

Dalam penerapan 5S, terdapat 4 langkah yang perlu dilakukan antara lain :

1. Melakukan Perekaman keadaan sekarang agar dapat dijadikan perbandingan setelah

melakukan kegiatan 5S (before and after)
2. Melakukan Kegiatan 5S
 3. Pembudayaan 5S, Jadikan 5S merupakan bagian yang tidak terlepas dari aktivitas kerja
harian kita.
4. Evaluasi kembali terhadap 5S dan lakukan tindakan pencegahan agar 5S tetap terjaga di
tempat kerja.
Contoh : bagaimana mencegah debu tidak melekat di mesin, bagaimana mencegah
peletakkan barang yang tidak pada tempatnya.

Beberapa cara yang sering dilakukan untuk menjaga 5S tetap berjalan dengan baik di perusahaan
adalah dengan menerapkan Petugas khusus 5S, Piket 5S, Patroli (audit) rutin, 5S day/month (hari
atau bulan 5S), Lomba 5S dan Warta 5S