PEMANFAATAN E-MAIL DALAM KORESPONDENSI SEBAGAI

PERWUJUDAN PAPERLESS OFFICE DI PT TELKOM

Stevani Rozalin Kiama

Fakultas Ekonomi, Unesa, Kampus Ketintang Surabaya

ABSTRACT
Utilization of e-mail in correspondence can realize the paperless office. It is
known by reducing paper use after utilization of e-mail in the correspondence. This
research is a qualitative descriptive study. Informants in this study was the secretary of
the Executive General Manager (EGM) and the Executive Deputy General Manager
(DEGM) and 14 informants as employees of Divisi Telkom Timur. In this research,
collection data techniques are in-depth interviews, observation, documentation and
questionnaires. Analyzed using taxonomy and percentage on the questionnaire. The
results showed that PT Telkom has implemented the utilization of e-mail in the internal
and external correspondence as the embodiment of a paperless office by Nota Dinas
Elektronik and Mail which contained in the internal portal PT Telkom. This is supported
by the responses of 14 employees who have understand and use e-mail and also
contribute to realization of the paperless office.

Keywords : utilization of e-mail, correspondence, paperless office

Manusia pada dasarnya lain dengan konsumen, pemasok

merupakan makhluk yang membutuhkan kebutuhan organisasi, mitra kerjasama dan
makhluk lainnya dalam suatu kehidupan. sebagainya (Suparjati dkk, 2000:1).
Mereka melakukan komunikasi sebagai Sehingga komunikasi mulai dilakukan
bentuk interaksi antara satu dengan walaupun antara komunikator dan
lainnya. Seiring berkembangnya jaman, komunikan berada di tempat yang
kegiatan berkomunikasi mulai mengalami berbeda.
perluasan. Tidak hanya antarindividu, Pada era globalisasi ini jarak
komunikasi juga diperlukan dalam bukanlah suatu hambatan dalam
organisasi dan perkantoran. Komunikasi berkomunikasi. Salah satu bentuk
dilakukan untuk menyampaikan maksud komunikasi jarak jauh adalah
di antara orang-orang yang bekerjasama di korespondensi. Melalui korespondensi,
dalam suatu organisasi, komunikasi juga komunikator dapat mengirim pesan atau
dilakukan dengan pihak-pihak lain, antara informasi secara tertulis kepada

1
komunikan. Pesan dan informasi tertulis Salah satu kantor yang telah
itu biasa dikenal dengan sebutan surat. menerapkan paperless office adalah PT
Namun surat yang biasa dikirim melalui TELKOM. Perusahaan ini bergerak dalam
pos memiliki beberapa hambatan, salah menyediakan layanan telekomunikasi dan
satunya adalah lamanya waktu yang jaringan terbesar di Indonesia. Beberapa
diperlukan dalam pengiriman berdasarkan layanan jasa telekomunikasi yang
jarak yang ditempuh. Kelemahan diberikan adalah layanan InfoComm,
pengiriman surat yang membutuhkan telepon tidak bergerak kabel (fixed
waktu lama mendorong penggunaan wireline) dan telepon tidak bergerak
sistem yang mampu mempercepat nirkabel (fixed wireless), layanan telepon
kegiatan berkomunikasi. Seiring dengan seluler, data dan internet, serta jaringan
perkembangan teknologi informasi dan dan interkoneksi, baik secara langsung
komunikasi yang begitu pesat, penulisan maupun melalui anak perusahaan
dan penyampaian suatu pesan dari satu (Laporan Tahunan PT TELKOM
pihak kepada pihak yang lain dapat Indonesia, 2009:22). PT TELKOM
dilakukan melalui surat elektronik/e-mail merupakan barometer perusahaan
(Purwanto, 2011:178). telekomunikasi dan jaringan di Indonesia
Dalam pengiriman dan sebelum adanya telepon selular. Sehingga
penerimaan pesan atau surat dapat dibuat dalam kegiatannya PT TELKOM
dan dibaca melalui alamat e-mail tanpa memaksimalkan fasilitas LAN (Local
perlu mencetaknya. Dengan tidak Area Network) sebagai jaringan portal
mencetak pesan atau surat yang telah internal dalam penggunaan desktop dan
dibuat atau dibaca maka hal tersebut akan pemakaian wireless dengan produk
mewujudkan kegiatan paperless office. Speedy untuk laptop. Penggunaan jaringan
Paperless office atau kantor tanpa kertas internet tersebut dalam kegiatan
dikenal sebagai lingkungan kerja dimana komunikasi dapat memudahkan karyawan
penggunaan kertas dibatasi atau dikurangi. dalam mengakses informasi yang terkait
Artinya paperless office bukan tidak dengan perusahaan serta dapat
menggunakan kertas sama sekali memaksimalkan penggunaan e-mail dalam
melainkan pengurangan penggunaan korespondensi internal dan eksternalnya
kertas yang ada di kantor setiap harinya. karyawan PT TELKOM.

2
 Berdasarkan studi pendahuluan mewujudkan paperless office dan bentuk
yang dilakukan di sekretariat Divisi e-mail yang digunakan sebagai
Consumer Service II Timur, PT TELKOM perwujudan paperless office di PT
memiliki portal internal yang dapat TELKOM.
diakses oleh seluruh karyawan PT Berdasarkan fokus penelitian
TELKOM. Dengan user id dan password diatas, maka tujuan yang ingin dicapai
yang dimiliki oleh tiap karyawan, maka dalam penelitian ini adalah untuk
setiap karyawan dapat mengakses portal mengetahui pemanfaatan e-mail dalam
internal PT TELKOM. Portal Internal korespondensi yang dilakukan PT
tersebut memiliki beberapa program yang TELKOM dalam mewujudkan paperless
mendukung penyebaran informasi dalam office serta untuk mengetahui bentuk e-
lingkungan PT TELKOM, salah satunya mail yang digunakan sebagai perwujudan
adalah Nota Dinas Elektronik dan Mail paperless office di PT TELKOM.
yang memiliki bentuk yang berbeda
dengan e-mail pada umumnya seperti E-mail
Yahoo Mail dan G-mail serta dapat Penggunaan e-mail telah dianggap
digunakan untuk mengirimkan surat sebagai media komunikasi dalam bidang
internal maupun eksternal. Hal ini bisnis, pendidikan, dan lainnya. Sehingga
menjelaskan bahwa PT TELKOM e-mail dikategorikan dalam bentuk
memaksimalkan layanan internet dan e- komunikasi formal-eksternal, formal-
mail sebagai salah satu media dalam internal, dan informal-internal (Dewi,
melakukan korespondensi baik internal 2011:35). Selain itu, e-mail dikategorikan
maupun eksternal. Dari bahasan di atas juga sebagai komunikasi tertulis (Guffey
penulis ingin meneliti bagaimanakah dkk, 2006:24).
pemanfaatan e-mail dalam korespondensi E-mail adalah fasilitas di internet
sebagai perwujudan paperless office di PT untuk keperluan surat-menyurat (Jasmadi,
TELKOM. 2004:85). Melalui e-mail, para pengguna
Berdasarkan latar belakang diatas, dapat mengirim berita, gambar atau data
maka fokus penelitian ini adalah kepada rekanannya atau menjawab surat-
pemanfaatan e-mail dalam korespondensi surat yang ditujukan kepadanya (Oetomo,
yang dilakukan PT TELKOM dalam 2001:113). Sehingga e-mail dapat

3
disimpulkan sebagai fasilitas di internet Bahasa Indonesia (1989:462) dinyatakan
maupun jaringan komputer di kantor, bahwa korespondensi berarti hal surat-
universitas dan lain-lain yang dapat menyurat. Kegiatan saling berkirim surat
mengirim dan menerima surat secara oleh perseorangan atau oleh organisasi
elektronis berupa berita, gambar atau data disebut surat menyurat atau
yang bersifat tidak sinkron korespondensi, dan pihak-pihak yang
(Asynchoronous Communication Mode) terlibat atau para pelakunya dinamakan
atau tidak bersifat real time. koresponden (Sugiarto, 2005:2).
Beberapa manfaat e-mail yaitu: Komunikasi dalam kontek surat menyurat
(1) efektif untuk keperluan surat dapat diartikan sebagai proses
menyurat, (2) efisien untuk mengirim penyampaian informasi dari
lembar dokumen dalam jumlah yang pengirim/komunikator kepada
banyak, (3) dapat dijadikan sebagai ajang penerima/komunikan (Revan, 2004:10).
diskusi, (4) untuk berlangganan informasi Sehingga dari beberapa definisi
tertentu secara periodik, (5) untuk diatas dapat disimpulkan bahwa
mengirim lamaran kerja beserta lampiran korespondensi adalah kegiatan surat
dokumen pendukungnya, termasuk foto menyurat dalam menyampaikan suatu
atau gambar, (6) sebagai tanda identitas di informasi secara tertulis yang dilakukan
internet yang dapat digunakan untuk oleh para koresponden baik di dalam
menggunakan fasilitas tertentu atau instansi, antar instansi, individu-instansi
mengakses informasi tertentu di internet, atau instansi-pemerintah.
(7) Sebagai penampung surat dan pesan
dalam jumlah banyak (Jasmadi, 2004:86- Paperless office
87). Perkantoran yang berbasis digital
masih membuat dokumen asli dengan
Korespondensi Personal Computer (PC), namun
Korespondensi merupakan dokumen tersebut tidak dicetak dan
komunikasi tertulis yang dilakukan didistribusikan, karena saat ini dokumen
apabila antara komunikator dan didistribusikan secara elektronik melalui
komunikan berada pada waktu dan tempat jaringan internal atau internet kepada
yang berbeda. Dalam Kamus Besar

4
penerima di wilayah kantor atau di mewujudkan paperless office. Hal ini
penjuru dunia (Whitehead, 2001:242). didukung oleh pendapat bahwa formulir-
Istilah paperless office digunakan formulir kertas internal dapat dikurangi
untuk kantor yang seksekutifnya bekerja selama ada jaringan yang baik dan sistem
tanpa setumpukan kertas (Dewi, surat elektronik sehingga setiap bagian
2011:266). Reuters dan setiap individu dalam perusahaan
(http://cs.thomsonreuters.com) harus bekerjasama untuk membuat
mengatakan “The paperless office can be paperless menjadi kenyataan (Carr,
defined as an electronic document 2005:289).
management environment that provides an
alternative to the workflow and storage Penelitian terdahulu
issues associated with paper files”. Windiasari & Pangaribuan (2012)
Mengurangi penggunaan kertas adalah dalam jurnalnya yang berjudul “Pengaruh
bagian penting dalam menuju paperless, Pemanfaatan Email dan E-Sms Billing
tapi aspek ini tidak akan membuat sebuah Terhadap Kepuasan Pelanggan pada PT.
perusahaan bekerja tanpa kertas sama PLN Batam” menjelaskan bahwa
sekali (Walker, 2009:4). pemanfaatan Email dan E-SMS Billing
Dari beberapa pengertian di atas, secara parsial maupun secara simultan
dapat disimpulkan bahwa paperless office berpengaruh positif dan signifikan
adalah lingkungan kerja yang memiliki terhadap peningkatan Kepuasan
manajemen dokumen yang menyediakan Pelanggan.
alur kerja dan penyimpanan file secara Carr (2005) dalam jurnalnya yang
elektronik yang bertujuan untuk berjudul “An Analysis of the Feasibility of
mengurangi penggunaan kertas. a Paperless Environment – The Case of
the Mona School of Business”
Paperless office dapat diwujudkan
menganalisis kemungkinan lingkungan
dengan bantuan teknologi yang dilengkapi
paperless di Sekolah Bisnis Mona,
beberapa sistem penunjang seperti e-filing,
Universitas West Indies, Kingston,
e-mail dan lain sebagainya. Selain itu
Jamaika. Hasil penelitiannya adalah
karyawan yang ada di dalam kantor
mayoritas staf karyawan di sekolah bisnis
berbasis paperless hendaknya memiliki
Mona tertarik untuk melakukan perubahan
kesadaran dan dapat bekerjasama dalam

5
kedalam lingkungan paperless. Formulir menggunakan desain penelitian deskriptif
kertas internal dapat dieliminasi atau kualitatif. Penelitian deskriptif kualitatif
ditiadakan selama terdapat jaringan yang bertujuan untuk menggambarkan,
baik dan sistem electronic mail (e-mail). meringkaskan berbagai kondisi, berbagai
Setiap departemen dan setiap individual situasi, atau berbagai fenomena realitas
dalam perusahaan harus bekerja sama sosial yang ada di masyarakat (Bungin,
untuk membuat paperless menjadi nyata. 2007:68). Alur rancangan penelitian ini
Jacobson (2005) dalam jurnalnya akan dijelaskan pada gambar 1.
yang berjudul “Increasing Attendance
using Email: Effect on Developmental
Math Performance” menjelaskan tentang
penggunaan e-mail yang berfungsi sebagai
pengingat siswa yang tidak hadir dalam
kelas pengembangan matematika. Hasil
dari penelitian ini adalah antara e-mail
pengingat harian dan mingguan memiliki
efek positif terhadap kehadiran. Ini
menunjukkan bahwa efek pendorong dari
e-mail pengingat tidak tergantung dari
frekuensi pengiriman. Namun peningkatan
kehadiran kelas tidak mempengaruhi nilai
tes. Sehingga para pelajar perlu untuk
hadir dan mengasimilasi materi yang
disajikan di perkuliahan untuk
mendapatkan nilai tes yang baik.

METODE PENELITIAN
Rancangan Penelitian.
Gambar 1. Alur Rancangan Penelitian
Penelitian “Pemanfaatan e-mail Sumber : Diolah oleh peneliti

dalam korespondensi sebagai perwujudan

paperless office di PT TELKOM”

6
Subjek dan Objek Penelitian observasi, dokumentasi yang diambil
Dalam penelitian kualitatif ini berupa profil perusahaan PT TELKOM,
terdapat subjek dan objek yang akan struktur organisasi, tampilan portal
diteliti, yaitu subjek atau informan dalam internal PT TELKOM serta tampilan
penelitian ini adalah ibu Yuni bagian dalam portal, tampilan form nota dinas
sekretariat Divisi Consumer Service II dan surat keluar, tampilan contoh nota
Timur serta 14 karyawan yang ada pada dinas dan surat keluar, serta data online
Divisi Consumer Service II Timur dan mengenai pelaksanaan papeless di PT
objek penelitian berlokasi di PT TELKOM. Sedangkan observasi
TELKOM Jl Ketintang no 156 Surabaya dilakukan untuk mengamati tampilan
Teknik Pengumpulan Data portal yang dimiliki PT TELKOM,
Pengumpulan data dilakukan dengan bagaimana cara mengaksesnya serta
beberapa cara yaitu: (1) Wawancara bagaimana cara penggunaan portal
mendalam (in-depth interview), internal dan e-mail oleh para karyawan
Wawancara disampaikan kepada ibu Yuni Divisi Consumer Service II Timur.
bagian sekretariat Divisi Consumer Teknik Analisis Data
Service II Timur Wawancara yang Teknik analisis data penelitian ini
dilakukan bertujuan untuk mengetahui adalah teknik analisis taksonomi. Setelah
bagaimana penggunaan e-mail dalam mendapat hasil data dari wawancara
perusahaan, bagaimana awal mula mendalam, dokumentasi dan observasi
pelaksanaan penggunaan e-mail di maka akan dideskripsikan melalui analisis
perusahaan, serta dampak yang terjadi taksonomi sehingga hasil penelitian ini
sebelum dan setelah penggunaan e-mail dapat menjelaskan mengenai pemanfaatan
dan peran e-mail dalam mewujudkan e-mail dalam korespondensi sebagai
paperless office. (2) Penyebaran angket, perwujudan paperless office di PT
dilakukan terhadap 14 karyawan Divisi TELKOM.
Consumer Service II Timur yang Untuk menganalisis angket yang
bertujuan untuk mengetahui respon para disebarkan kepada karyawan yang
karyawan terhadap penggunaan e-mail dijadikan sampel, maka digunakan
untuk mewujudkan paperless office di PT prosentase untuk mengukur hasil angket.
TELKOM. (3) Dokumentasi dan Melalui prosentase yang telah dihitung

7
dari data angket, maka peneliti dapat Area Network (WAN). Penginstalan oleh
menjelaskan bagaimana respon karyawan divisi ISC bertujuan untuk menjaga
Divisi Consumer Service II Timur keamanan portal internal. Apabila
terhadap pemanfaatan e-mail dalam karyawan menemui kesulitan atau
korespondensi sebagai perwujudan gangguan pada server, LAN, atau program
paperless office di PT TELKOM. portal, maka karyawan dapat meminta
bantuan pada ISC dengan menghubungi
HASIL PENELITIAN
nomor telepon atau mengirim pada alamat
Portal Internal Telkom
e-mail yang tertera pada program
PT Telkom memiliki dua portal
Helpdesk. ISC menyediakan admin dan
yaitu portal eksternal yang dapat diakses
operator yang melayani pengaduan
dengan www.telkom.co.id dan portal
gangguan teknis yang dialami karyawan.
internal yang dapat diakses dengan
Kondisi Sebelum Adanya Portal
www.portal.telkom.co.id. Namun
Internal.
penelitian difokuskan pada Portal Internal
Sebelum adanya program portal
Telkom. Portal Internal Telkom
internal Telkom (2002), penyebaran
merupakan intranet yang dimiliki PT
informasi dilakukan melalui pengumuman
Telkom yang mengintegrasikan antara
(mading, faximile, dan disiarkan melalui
sistem informasi dan sistem komunikasi
announcement), serta surat sehingga
untuk memudahkan karyawan dalam
pemakaian kertas di bagian sekretariat
melaksanakan pekerjaannya.
masih sangat banyak yaitu sekitar puluhan
Portal internal memanfaatkan
rim dalam sebulan. Bentuk efisiensi yang
jaringan area lokal atau Local Area
dilakukan sekretariat dalam penggunaan
Network (LAN) untuk mengakses di
kertas pada saat itu yaitu dengan cara
komputer atau desktop dan Speedy untuk
menggunakan kertas bolak balik.
mengakses di laptop di dalam kawasan
Kondisi Setelah Adanya Portal Internal
kantor. Selain itu, portal internal dapat
Sebagai Perwujudan Paperless Office
diakses diluar kantor apabila laptop
PT Telkom saat ini telah
maupun komputer di rumah telah diinstal
menggunakan Nota Dinas Elektronik
program portal internal oleh divisi ISC
(NDE) dan Mail sebagai korespondensi
(Information System Center) dan
internal dan eksternal yang ada di dalam
tersambung dengan internet atau Wide

8
portal internal. Penggunaan fax saat ini
hanya digunakan untuk mengirimkan surat
eksternal seperti kepada
corporate/konsumen bisnis, UKM dan
pelanggan individu, sedangkan
announcement masih digunakan sesekali
di dalam kantor. Kini pemakaian kertas di
bagian sekretariat sebanyak 5 rim untuk 1
- 2,5 bulan. Ini dikarenakan penyebaran
informasi rutin seperti slip gaji, pengajuan
SPPD, SPPD Training, Cuti dan informasi
lainnya telah beralih ke dalam portal
internal Telkom sehingga karyawan tidak
perlu mencetaknya.
Pengurangan penggunaan kertas
berdampak pula terhadap pengadaan alat
mengarsip. Di bagian sekretariat EGM
tidak ditemukan lagi adanya lemari arsip.
Dokumen-dokumen berbentuk kertas
disimpan di beberapa brief ordner saja.
E-mail dalam Korespondensi.
Dalam kegiatan korespondensi,
PT Telkom memanfaatkan e-mail yang
terdapat di dalam portal internal. Adapun
tujuan penggunaan e-mail di PT Telkom
adalah karena dengan menggunakan e-
mail maka karyawan mampu berpikir
cepat, bertindak cepat, dan mengetahui
apa yang tidak diketahui. Adanya e-mail
memudahkan proses korespondensi dan
karyawan dapat lebih cepat dalam bekerja,
serta kolom-kolom pada formulir
elektronik NDE dan Mail memudahkan
karyawan dalam membuat surat. E-mail
dalam portal internal terbagi menjadi dua
yaitu Nota Dinas Elektronik (NDE) dan
Mail yang berada di dalam program
Collaboration Center. Adapun penjelasan
Nota Dinas Elektronik (NDE) dan Mail
adalah sebagai berikut:
Nota Dinas Elektronik (NDE)
NDE (Nota Dinas Elektronik)
merupakan nota dinas yang digunakan
untuk komunikasi internal seperti
komunikasi antar bagian Divisi Telkom
Timur serta antar divisi-divisi Telkom
yang tersebar di seluruh Indonesia dengan
memanfaatkan Local Area Network
(LAN). Pengonsepan NDE dilakukan oleh
bagian yang terkait, bila konsep sudah
selesai maka akan dikirim ke GM terlebih
dahulu begitu seterusnya berdasarkan
struktur lini hingga sampai pada pimpinan
tertinggi yaitu EGM. Hal ini dimaksudkan
agar setiap atasan mengetahui konsep
yang dibuat. Setelah konsep disetujui
maka Nota Dinas otomatis mendapatkan
nomor surat dengan C.Tel sebagai awal
nomor surat. Selanjutnya Nota Dinas akan
diteruskan kepada alamat/jabatan yang
dituju.
9
 Secara sistem, nota dinas yang
telah disetujui oleh EGM akan otomatis
mendapat nomor surat dan disebarkan
sesuai alamat/jabatan yang dituju.
Penggunaannya NDE disesuaikan
kebutuhan bagian tersebut, sehingga setiap
bagian memiliki tingkat penggunaan NDE
yang berbeda-beda. Namun karena
struktur organisasi PT Telkom merupakan
struktur organisasi lini maka setiap divisi
pasti menggunakan NDE karena setiap
bagian memiliki hirarki, yaitu atasan-
atasan hingga bermuara ke EGM yang
harus mengetahui kegiatan yang akan
dilakukan bawahannya. NDE mendukung
penyebaran informasi dalam struktur
organisasi lini dimana karyawan memiliki
garis dengan atasannya sehingga NDE
berfungsi untuk menyampaikan informasi,
peraturan dan perintah sesuai dengan
struktur organisasi lini.
Pada dasarnya NDE tidak perlu
dicetak, namun terkadang NDE perlu
dicetak bila diperlukan misalnya untuk
dasar kontrak yang menunjuk pada NDE,
maka NDE tersebut dicetak sebagai
lampiran untuk keabsahan kontrak
tersebut.
Pada sekretariat EGM dan
DEGM, NDE yang dicetak disimpan di
ordner dengan jangka waktu 1 tahun.
Kapasitas NDE dalam menyimpan data di
sekretariat pada tanggal 20 Mei 2013
pukul 14.00 adalah 20 lebih NDE dan
masih bisa bertambah lagi hingga malam
hari.
Mail
Berbeda dengan NDE, Mail
digunakan untuk komunikasi eksternal
yaitu kepada anak perusahaan seperti
Telkomsel, serta untuk umum seperti
konsumen bisnis/corporate dengan
memanfaatkan internet dan Wide Area
Network (WAN). Mail terbagi menjadi
Surat Masuk dan Surat Keluar. Mail yang
beridentitas telkom.co.id memiliki fungsi
yang sama dengan Yahoo, Gmail, dan id
e-mail lainnya, sehingga penggunaan Mail
juga dapat digunakan sebagai alamat e-
mail umum dengan user id yang sudah
dimiliki oleh setiap karyawan Telkom.
Setiap karyawan di PT Telkom memiliki
user name dan password sehingga dapat
membuat suratnya sendiri bila
membutuhkannya. Selain itu Mail
memiliki kelebihan lainnya yaitu terdapat
reminder bila ada NDE yang masuk. Ini
dikarenakan Mail dan NDE memiliki
koneksi. Tidak hanya melalui portal, Mail
juga bisa dibuka melalui outlook.
Dalam pembuatan surat untuk
eksternal, biasanya karyawan membuat
10
draf pada form Surat Keluar terlebih atau discan kedalam bentuk pdf untuk
dahulu untuk mendapat persetujuan dikirim kembali melalui e-mail.
pimpinan secara lini. Setelah disetujui Pada penyimpanan surat masuk
oleh EGM secara otomatis nomor surat dan keluar, program Mail menyimpan
tercantum pada surat tersebut. Kemudian dalam jangka waktu 3 bulan, lebih dari 3
hasil surat tersebut dicetak dan bulan surat masuk dan keluar akan
ditandatangani. Selanjutnya surat dapat disimpan di program arsip dalam portal.
dikirim melalui pos atau faksimile. Atau Penyimpanan dalam program arsip
diubah ke dalam bentuk pdf dan di berjangka waktu 4 tahun. Kapasitas Mail
lampirkan pada e-mail. dalam menyimpan data di sekretariat pada
Contoh mengenai pembuatan tanggal 20 Mei 2013 pukul 14.00 adalah
Surat Keluar pada Sekretariat adalah 40 lebih Mail termasuk laporan NDE yang
ketika Sekretariat membuat surat masuk dan masih bisa bertambah lagi
undangan untuk corporate/konsumen hingga malam hari.
bisnis terkait Hari Konsumen Nasional.
Surat tersebut dikonsep oleh sekretariat ANALISIS DATA
yang kemudian diperiksa oleh Manajer Analisis Taksonomi dan
Sekretariat, SM General Affair dan EGM. Pendeskripsiannya
Apabila EGM telah mengapprove maka Hasil wawancara, observasi dan
secara otomatis surat tersebut mendapat dokumentasi yang telah dilakukan di
nomor surat dengan Tel sebagai awal bagian sekretariat Divisi Telkom Timur
nomor surat. Karena surat undangan dianalisis menggunakan analisis
tersebut dikirimkan kepada tujuan taksonomi. Adapun tabel taksonomi
eksternal maka perlu dicetak untuk pemanfaatan e-mail dalam korespondensi
ditandatangani oleh EGM dan di stempel. di PT Telkom adalah sebagai berikut :
Setelah itu dapat di kirim melalui fax, pos

11
Tabel 1. Penelitian tentang pemanfaatan e-mail dalam korespondensi di PT Telkom
Surabaya
ANALISIS
ANALISIS TAKSONOMI
DOMAIN

Klasifikasi e-mail E-mail Internal Nota Dinas Elektronik (NDE)

E-mail Eksternal Mail Surat Masuk

Surat Keluar

Tujuan e-mail NDE - Internal Antar divisi Telkom seluruh Indonesia

Seluruh karyawan PT Telkom seluruh Indonesia

Mail - Eksternal Anak Perusahaan/Telkom Grup

Corporate/Perusahaan/konsumen bisnis
Usaha Kecil Menengah (UKM)
Pelanggan individu
Masyarakat umum

Fungsi e-mail NDE membuat surat atau nota dinas internal.

Mail Surat Keluar membuat surat eksternal.

Surat Masuk Menerima e-mail e-mail berkaitan
pekerjaan
e-mail pribadi
karyawan
Reminder NDE yang masuk.

12
Lanjutan Tabel 1. Penelitian tentang pemanfaatan e-mail dalam korespondensi di PT
Telkom Surabaya
ANALISIS
ANALISIS TAKSONOMI
DOMAIN

Pemanfaatan e-mail Pembuatan NDE – dikonsep di form NDE oleh karyawan yang
sesuai dengan bidangnya. NDE yang telah
Konsep
dikonsep akan diperiksa kepada pimpinan
diatasnya secara hirarki lini hingga disetujui
oleh EGM yang secara otomatis akan
tercantum nomor surat NDE.
Mail – dikonsep di form Mail Surat Keluar yang akan
diperiksa kepada pimpinan diatasnya secara
hirarki lini hingga disetujui oleh EGM yang
secara otomatis akan tercantum nomor surat
NDE kemudian dicetak untuk ditandatangani
dan distempel oleh EGM.
Pengiriman NDE - secara otomatis akan dikirimkan pada jabatan
yang dituju setelah disetujui EGM.

Mail – setelah dicetak dan ditandatangani dan

distempel maka surat di scan dan dijadikan
pdf yang akan dilampirkan pada Mail Surat
Keluar untuk pengiriman secara online.
Bagi pengiriman surat non online, surat yang
telah ditandatangani dan distempel dapat
dikirim melalui pos atau faksimile.

13
Lanjutan Tabel 1. Penelitian tentang pemanfaatan e-mail dalam korespondensi di PT
Telkom Surabaya
ANALISIS
ANALISIS TAKSONOMI
DOMAIN

Pemanfaatan e-mail Penyimpanan NDE – tersimpan tergantung kapasitas server yaitu

(lanjutan) sekitar 2-3 tahun namun bagian ISC
(Information Service Center) menyimpan
NDE dalam jangka waktu panjang yaitu
dokumen Keuangan selama 10 tahun,
dokumen biasa selama 5 tahun, dan surat
pasif seperti undangan hanya 2 hari setelah
kegiatan dan langsung dimusnahkan secara
sistem.
Mail – surat tersimpan di Surat Masuk atau Surat
Keluar selama 3 bulan dan di arsip selama
4 tahun.

Sumber : diolah oleh peneliti

PEMBAHASAN kantor maka timbul paperless office yaitu
Seiring perkembangan jaman, lingkungan kerja yang mengurangi
kompleksitas kegiatan perkantoran penggunaan kertas. Perusahaan yang
semakin meningkat. Dalam administrasi, melaksanakan paperless office
kegiatan pengelolaan dokumen meningkat memanfaatkan teknologi untuk menunjang
setiap hari sehingga manusia kegiatan kerjanya sekaligus menciptakan
membutuhkan kertas dalam paperless office di perusahaannya. Salah
kesehariannya. Namun kertas yang terbuat satunya pemanfaatan teknologi yaitu
dari kayu mendatangkan masalah yaitu dengan menggunakan e-mail. Tidak hanya
penebangan pohon secara besar-besaran perusahaan, e-mail juga digunakan oleh
yang dilakukan untuk memenuhi organisasi, instansi maupun individu
kebutuhan kertas untuk manusia. Untuk sebagai media komunikasi tertulis dalam
menekan tingkat penggunaan kertas pada berkorespondensi. Selain menciptakan

14
paperless office, e-mail diminati karena Center (ISC) merupakan bagian di PT
proses pengirimannya yang cepat. Telkom yang salah satu kegiatannya
Salah satu perusahaan yang mengelola portal internal sehingga
memanfaatkan e-mail sebagai media keamanan data dikelola oleh ISC.
komunikasi dalam berkorespondensi Dalam pelaksanaan NDE,
adalah PT Telkom. PT Telkom pengonsepan hingga pengiriman
memanfaatkan Nota Dinas Elektronik dilakukan dalam sistem portal internal
(NDE) sebagai e-mail dalam tanpa mencetaknya pada kertas sehingga
korespondensi internal dan Mail sebagai penerima NDE dapat melihat pesannya di
e-mail dalam korespondensi eksternal. layar desktop atau laptopnya. NDE
NDE dan Mail berbentuk formulir memberi kontribusi yang besar pada
elektronik yang memiliki kolom-kolom paperless office yang dilaksanakan oleh
sebagai tempat pengisian informasi. PT Telkom karena dengan adanya NDE
Walau NDE dan Mail serupa dengan e- kegiatan pengonsepan, pengoreksian draf
mail dari akun umum seperti Yahoo, surat hingga pengiriman surat dilakukan
Gmail dan lainnya, namun NDE dan Mail tanpa mencetak surat tersebut. Hal ini
memiliki perbedaan dengan e-mail dari dikarenakan banyaknya karyawan PT
akun umum yang terletak pada cara Telkom baik pusat maupun cabang-
mengakses e-mail tersebut. Nota Dinas cabang yang tersebar di seluruh Indonesia,
Elektronik dan Mail dapat diakses melalui sehingga komunikasi antara satu dengan
portal internal PT Telkom. Portal internal lainnya menjadi tuntutan kerja.
penggunaannya terbatas untuk karyawan Komunikasi jarak jauh menggunakan pos
PT Telkom saja. Seluruh karyawan PT membutuhkan waktu yang lama dalam
Telkom dapat mengakses portal internal pengirimannya sedangkan faksimile
tersebut dengan Nomor Induk Karyawan membutuhkan kertas dalam mencetak
(NIK) dan password. Selain itu portal informasi. Dengan adanya NDE,
internal dapat diakses apabila telah komunikasi dan penyebaran informasi
diinstal pada komputer atau laptop oleh antara karyawan di seluruh Indonesia
Information System Center (ISC) serta menjadi lebih cepat serta menghemat
tersedia Local Area Network (LAN) atau anggaran untuk kertas dan peralatan untuk
jaringan internet. Information System mengelola dokumen yang banyak. Adanya

15
NDE dapat mengurangi penggunaan memudahkan kegiatan kerja karyawan.
kertas dalam kegiatan berkomunikasi dan Selain itu karyawan cenderung
sangat mendukung lingkungan paperless menyimpan data dalam bentuk file
di PT Telkom. elektronik dibandingkan dalam bentuk file
Berbeda dengan NDE, Mail kurang kertas. Sebagian besar karyawan setuju
mendukung program paperless. walau alur menyimpan data dalam bentuk file
pengonsepan hingga penomoran Mail elektronik diatas 50% dan data dalam
hampir sama dengan NDE namun bentuk file kertas dibawah 50%. Formulir
penandatanganan dan pemberian stempel elektronik dengan alur yang sistematis dan
pada surat masih perlu untuk dicetak. penyimpanan dalam file elektronik
Selain itu beberapa pengirimannya masih menjadikan karyawan PT Telkom lebih
melalui pos atau faksimile, ini banyak bekerja dengan komputer
dikarenakan pihak luar belum tentu dibandingkan dokumen kertas. Hal ini
memiliki alamat e-mail sehingga surat berdampak pada peningkatan kecepatan
yang telah ditandatangani dapat dikirim dalam menyelesaikan pekerjaan karyawan
melalui pos atau faksimile. Sehingga sehingga karyawan semakin produktif
kegiatan mencetak kertas masih terjadi dalam bekerja.
pada surat keluar eksternal. Selain meningkatkan kinerja
Penggunaan e-mail dalam portal karyawan, adanya e-mail dan paperless
internal sebagai korespondensi sesuai office memberi keuntungan bagi PT
dengan pernyataan karyawan PT Telkom Telkom antara lain: (1) Pengurangan
yang menjelaskan bahwa dalam kegiatan penggunaan kertas pada tiap bagian. (2)
kerjanya telah memanfaatkan e-mail Dapat melampirkan dokumen yang
dalam korespondensi diatas 50% dan banyak melalui attachment tanpa perlu
seluruh karyawan setuju menggunakan e- mencetaknya. (3) Menampung pesan
mail sebagai korespondensi internal dan dalam jumlah yang banyak di dalam NDE
eksternal. Disamping korespondensi, NDE dan Mail tanpa perlu menyediakan
dan Mail digunakan dalam diskusi internal peralatan pengelola dokumen seperti filing
dan eksternal oleh beberapa karyawan. cabinet atau rak arsip. (4) Menciptakan
Hal ini menimbulkan penciptaan formulir lingkungan kerja yang Go Green sebagai
elektronik yang sistematis agar

16
wujud Company Social Responsibility Dinas Elektronik dan Mail yang terdapat
(CSR). di dalam Portal Internal Telkom yang
Selain adanya sistem yang portal menggunakan Local Area Network (LAN)
internal yang memudahkan karyawan dan dan Wide Area Network (WAN). Nota
tersedianya jaringan internet, Dinas Elektronik digunakan untuk
terlaksananya paperless office tidak akan membuat dan mengirimkan surat internal
tercapai tanpa kontribusi dari karyawan. yang ditujukan antar karyawan PT Telkom
Seluruh karyawan PT Telkom menyatakan di seluruh Indonesia, sedangkan Mail
telah memahami paperless office yang digunakan untuk membuat dan
dicanangkan oleh PT Telkom. Sehingga mengirimkan surat eksternal seperti
sebagian besar karyawan berupaya Telkom Grup, corporate/konsumen bisnis,
menghemat penggunaan kertas dengan Usaha Kecil Menengah, pelanggan
meminimalisir mencetak kertas dan data individu dan masyarakat umum.
elektronik lainnya. Dukungan karyawan Dengan adanya portal internal dan
yang dilakukan oleh karyawan PT Telkom pemanfaatan Nota Dinas Elektronik dan
sangat mempengaruhi terciptanya Mail dalam korespondensi dapat
paperless office karena dengan adanya mewujudkan paperless office di PT
kesadaran para karyawan untuk Telkom karena surat yang sedang dalam
mempelajari dan melaksanakan kegiatan proses draf tidak dicetak berulang-ulang
penghematan penggunaan kertas maka walau mendapat perbaikan dari pimpinan.
paperless office dapat terwujud. Sehingga tujuan PT Telkom untuk
mewujudkan paperless office dan go
SIMPULAN DAN SARAN green dapat tercapai.
Simpulan
Setelah dilakukan penelitian Saran
tentang pemanfaatan e-mail dalam Berdasarkan kesimpulan di atas maka
korespondensi sebagai bentuk paperless peneliti mengajukan saran yakni : (1)
office di PT Telkom maka dapat pemanfaatan e-mail dalam korespondensi
disimpulkan PT Telkom dan seluruh hendaknya dilakukan oleh perkantoran
karyawan telah memanfaatkan e-mail dan instansi saat ini. Dukungan teknologi
dalam korespondensi yang bernama Nota dan internet dapat memudahkan

17
perusahaan untuk menerapkan paperless Dewi, Irra Chrisyanti. 2011a. Manajemen
Kesekretariatan. Jakarta: Prestasi
office dimulai dari kegiatan
Pustaka.
korespondensi, (2) dalam meningkatkan
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011b. Manajemen
paperless office di PT Telkom, PT Telkom
Perkantoran. Jakarta: Prestasi
dapat menambahkan teknologi tanda Pustaka.
tangan elektronik. Sehingga pimpinan
Guffey, Mary Ellen dkk. 2005.
dalam menandatangani surat eksternal Komunikasi Bisnis: Proses &
Produk. Buku 1 Edisi 4.
tidak perlu mencetak surat pada kertas. (3)
Terjemahan oleh Ichsan Setyo Budi.
Bagi civitas akademika dan masyarakat 2006. Salemba Empat.
dapat membiasakan diri dalam
Jacobson, Eric. 2005. Increasing
memanfaatkan e-mail dalam Attendance Using Email: Effect on
korespondensi agar paperless dapat Developmental Math Performance.
Journal of Developmental
terlaksana. Hal ini dapat mengurangi Education , (Online), 29. 1
penebangan kayu yang akan diproduksi (www.search.proquest.com diakses
8 Maret 2013).
menjadi kertas dan berperan serta dalam
melestarikan lingkungan.
Jasmadi. 2004. Panduan Praktis
DAFTAR RUJUKAN Menggunakan Fasilitas Internet :
Surfing, Email, SMS, Chatting, E-
Bungin, Burhan. 2007. Penelitian Card, dan Download. Yogyakarta:
Kualitatif: Komunikasi, Ekonomi, ANDI.
Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial
Lainnya. Jakarta: Kencana Prenada
Media Group. Laporan Tahunan PT Telekomunikasi
Indonesia, Tbk. 2009. (Online).
Carr, Mardene Rosalee. 2005. An (www.telkom.co.id. Diakses 6
Analysis of the Feasibility of a Februari 2013).
Paperless Environment – the Case
of the Mona School of Business. Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2001.
Management of Enviromental Perspektif e-Business. Yogyakarta:
Quality : An International Journal, ANDI.
(Online), Vol. 16, Iss: 4,
(www.emeraldinsight.com diakses Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi
25 Januari 2013). Bisnis. Jakarta : Penerbit Erlangga.

Depdikbud. 1989. Kamus Besar Bahasa Revan . 2004. Surat Menyurat untuk
Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. Sekretaris. Jakarta : Batavia Press.

18
Sugiarto, Agus. 2005. Korespondensi
Bisnis. Yogyakarta : Gava Media.

Suparjati dkk. 2000. Surat Menyurat

dalam Perkantoran. Yogyakarta :
Kanisius.

Walker, Richard. 2009. White Paper:

Achieving The Paperless Office
(Online)
(http://www.quikforms.com/WHIT
EPAPERAchievingThePaperlessOf
fice.pdf diakses 28 Februari 2013).

Whitehead, Emma. 2001. Paper Chase.

Work Study, (Online), Vol. 50 Iss:6,
(http//www.emeraldinsight.com,
diakses 25 Januari 2013).

Windiasari dan Pangaribuan, Hotma.

2012. Pengaruh Pemanfaatan E-
mail dan E-sms Billing Terhadap
Kepuasan Pelanggan pada PT PLN
Batam. (Online)
(http://share.pdfonline.com diakses
4 Maret 2013).

19