BAB 9.

KOMPUTER DALAM PEMELIHARAAN

Lebih dari beberapa orang menggambarkan fungsi perencanaan pemeliharaan mereka dengan seberapa
baik sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi mereka bekerja. Banyak dari orang-orang ini
mengaku bahwa «semuanya akan sempurna» ketika mereka sepenuhnya menerapkan CMMS
mereka. Demikian pula, banyak orang bertanya-tanya mengapa perencanaan «tampaknya tidak berhasil»
meskipun mereka telah memasang CMMS yang mahal. Sayangnya, perencanaan tidak sekadar
«menggunakan komputer» dan hanya karena sebuah perusahaan memiliki komputer tidak berarti ia
memiliki fungsi perencanaan.

CMMS dapat menjadi sumber daya yang luar biasa untuk perencanaan, tetapi bukan perencanaan itu
sendiri. Banyak dari eksekutif ini mengharapkan peningkatan produktivitas, tetapi mungkin tidak
memiliki alasan khusus mengapa CMMS harus memberikan peningkatan tersebut. David Berger
mengatakan bahwa «tingkat kegagalan» implementasi paket CMMS umumnya dianggap sekitar
50%, tergantung pada definisi seseorang tentang «kegagalan.» Christer Idhammar menempatkan «tingkat
keberhasilan» untuk paket CMMS hanya 18%. Namun demikian, CMMS adalah alat penting, alat
informasi.

CMMS tidak menyediakanmelangkah perbaikan seperti halnya mengimplementasikan proses dasar

perencanaan dan penjadwalan, tetapi peningkatannya signifikan. Perencanaan juga merupakan alat, bukan
solusi pemeliharaan akhir. CMMS melampaui perencanaan, dan bahkan pemeliharaan itu
sendiri. Namun, sistem perencanaan juga melampaui CMMS.

Terlepas dari perencanaan yang tidak identik dengan CMMS, perencana adalah pengguna utama sistem
seperti itu saat ada. CMMS segera menjadi alat mereka yang paling berharga. Bab ini tidak dapat
mencakup semua peran yang akan dimainkan CMMS dalam organisasi pemeliharaan karena buku ini
adalah tentang perencanaan pemeliharaan dan pengaruh CMMS melampaui perencanaan. Meskipun
demikian, keterlibatan perencanaan dengan CMMS harus ditangani. Bab-bab sebelumnya dalam buku ini
menetapkan strategi dan teknik perencanaan yang spesifik.

Sehari dalam Kehidupan Perencana Pemeliharaan (Menggunakan CMMS)

Bab 5, Perencanaan Dasar, mulai menjelaskan bagaimana seorang perencana benar-benar melakukan
pekerjaan perencanaan dengan episode Sehari dalam Kehidupan Perencana Pemeliharaan. Namun,
episode itu menggambarkan seorang perencana hanya menggunakan file kertas. Akun berikut
memberikan ilustrasi bermanfaat tentang perencana yang sama dalam sistem yang menggunakan CMMS.
Ini juga mengidentifikasi prinsip-prinsip dan konsep-konsep perencanaan di sepanjang jalan dalam tanda
kurung.
Perencana Pemeliharaan David Clemons tiba di tempat kerja Rabu pagi menantikan hari lain membantu
departemen pemeliharaan meningkatkan produktivitasnya dengan perintah kerja yang direncanakan .
Setelah memeriksa emailnya, dia membuka CMMS untuk menemukan perintah kerja AUTH baru untuk
kerajinan mekanik. Ini adalah orang-orang yang menunggu dia untuk merencanakan. Buat rencana.» Di
atas segalanya, para perencana tidak boleh memperlambat kru yang ingin maju dan bekerja.
David mencetak salinan setiap pekerjaan reaktif untuk dicatat. Pekerjaan pertama adalah pekerjaan
pengelasan sederhana dan hanya membutuhkan perhatian «pemeliharaan minimum» .
Seseorang menginginkan pegangan tangan dilas di tempat yang terlepas. Itu adalah pekerjaan reaktif yang
tampaknya berada di area lalu lintas tinggi dan tidak boleh diikat terlalu lama. Dua pekerjaan lainnya
membutuhkan pertimbangan «pemeliharaan ekstensif». Salah satunya adalah untuk saluran bawah
pemoles yang tersumbat dan yang lainnya untuk getaran yang sangat tinggi pada pompa air minum. Pada
titik ini, David terutama tertarik untuk memindai deskripsi sejarah untuk kegagalan masa lalu, jika ada.
Informasi tersebut dapat membantunya mengetahui apa yang harus dicari saat melakukan inspeksi
lapangan. David memperhatikan bahwa pabrik telah bekerja pada underdrain pemoles Unit 2 satu kali
sebelumnya untuk penyumbatan dan pada pompa dua kali sebelumnya, sekali untuk getaran. David juga
melirik biaya untuk pekerjaan sebelumnya untuk setiap pengeluaran berlebihan yang mungkin
memengaruhi pilihan perbaikan yang mungkin dia pertimbangkan. Tidak ada yang tampak luar biasa.
David memperhatikan bahwa pabrik telah bekerja pada underdrain pemoles Unit 2 satu kali sebelumnya
untuk penyumbatan dan pada pompa dua kali sebelumnya, sekali untuk getaran.
Untuk tiga perintah kerja reaktif, David kemudian melakukan inspeksi lapangan untuk «mencakup»
mereka. Dia melakukan ini hanya dengan mengambil salinan perintah kerja dan melihat setiap pekerjaan
di lapangan. Dia terutama ingin memverifikasi bahwa pekerjaan itu seperti yang dijelaskan dan kemudian
memvisualisasikan bagaimana dia akan melakukan pekerjaan jika dia adalah teknisi yang ditugaskan.
Yang juga menarik adalah keadaan khusus apa pun, seperti pelepasan insulasi atau perancah yang
diperlukan. Pegangan tampak lurus, tetapi
David mencatat bahwa tukang las harus memiliki tali pengaman dan pengikat karena ketinggian. Dia
kemudian menulis prosedur yang memuaskan dengan hanya menyatakan bahwa tugasnya adalah
mengelas pegangan kembali ke tempatnya. Dia ingat untuk menambahkan persyaratan untuk sabuk
pengaman. Sesederhana kelihatannya, ini sekarang pekerjaan yang direncanakan. Seperti dalam banyak
kasus, teknisi kapal tidak memerlukan prosedur rinci sebanyak supervisor kru membutuhkan spesifikasi
kapal dan waktu . Supervisor membutuhkan informasi ini untuk mengelola krunya secara produktif.
David kemudian melihat rencana pekerjaan yang ada dalam sejarah CMMS untuk dua pekerjaan lain
yang terlibat. Dari informasi ini dan pengalaman pribadinya, dia membuat rencana yang sesuai untuk
setiap pekerjaan di
CMMS dan melampirkannya ke perintah kerja. David sekarang dapat menggunakan rencana yang
ditingkatkan setelah pengalaman belajar sebelumnya. Di samping itu, sejarah pompa menunjukkan
impeller yang lepas telah menyebabkan masalah serupa meskipun tidak terjadi dalam 2 tahun terakhir.
David menduga ini adalah penyebab masalah saat ini. Dalam hal ini, sementara David tidak akan
memiliki rencana yang «ditingkatkan», sejarah mengarahkannya ke masalah yang paling mungkin dan
juga menghemat waktu dia dalam membuat rencana. Setelah melampirkan rencana yang digunakan
terakhir kali untuk pompa, setiap pekerjaan sekarang memiliki «paket yang direncanakan».
Setelah menyelesaikan perintah kerja reaktif, David mulai menutup pesanan kerja yang sebelumnya
diselesaikan oleh pemeliharaan. Teknisi lapangan telah diberi perintah kerja kertas cetak untuk dibawa ke
lapangan untuk pelaksanaan pekerjaan dan untuk merekam umpan balik. Perintah kerja ini telah
diserahkan kembali ke supervisor kru saat teknisi menyelesaikan pekerjaan. Pengawas kru telah menandai
pekerjaan sebagai LENGKAP pada
CMMS, tetapi perencana masih perlu menutupnya. David memindai informasi tertulis tentang perbaikan
yang dilakukan, penundaan yang ditemui, dan suku cadang dan alat yang digunakan untuk setiap
pekerjaan. David juga tahu bahwa seorang pegawai akan memasukkan lembar waktu harian dari setiap
teknisi ke dalam
CMMS yang akan membebankan biaya tenaga kerja ke setiap perintah kerja. Seiring dengan biaya suku
cadang dari gudang, CMMS akan menjumlahkan biaya untuk setiap perintah kerja. Tidak hanya semua
pekerjaan reaktif yang direncanakan sebelum makan siang, tetapi David telah mampu menyelesaikan
perintah kerja yang sudah selesai dan akan memulai perencanaan perintah kerja lainnya .
Setelah istirahat, David berkonsentrasi pada perintah kerja AUTH yang «proaktif» di CMMS. Dua
pekerjaan membutuhkan perencanaan pemeliharaan yang ekstensif dan dua pekerjaan hanya
membutuhkan perencanaan pemeliharaan minimum. David mencetak salinan dari setiap pekerjaan
proaktif untuk membuat catatan. Pada pekerjaan ekstensif pertama, rute termografi telah menunjukkan
sedikit kebocoran untuk katup.
Pemeriksaan riwayat CMMS menunjukkan bahwa katup ini memiliki riwayat kebocoran. Pekerjaan
ekstensif kedua, untuk pompa, tidak memiliki nomor tag komponen yang teridentifikasi karena skema dan
tag kode masih dikembangkan dan digantung untuk bagian pabrik tersebut. David masih melihat-lihat di
CMMS untuk melihat apakah dia dapat menemukan perintah kerja sebelumnya di bawah kode sistem
umum, tetapi tidak dapat menemukan apa pun . Pada pekerjaan ini, seorang operator meminta
pemeliharaan untuk memasang sekat di atas talang dermaga agar sampah tidak menyumbat saluran air.
Setelah melihat pekerjaan, David berpikir bahwa hanya saluran air itu sendiri yang harus disaring agar
selokan masih bisa menampung sampah dan menjauhkannya dari sungai. David punya waktu untuk
mencoba memburu pencetusnya untuk pekerjaan proaktif karena tidak ada yang akan mengunyah sedikit
pun untuk rencana tersebut. David kemudian kembali ke kantor.
David mempelajari rencana dan sejarah saat ini di CMMS untuk katup tekanan. Sejarah katup
menunjukkan bahwa kursi dan cakram telah direkondisi serta diganti, keduanya dalam setahun terakhir.
David memutuskan bahwa katup saat ini adalah marjinal untuk layanan dan merencanakan pekerjaan
untuk mengganti katup dengan katup yang ditingkatkan dari gudang.
Sekarang sudah waktunya makan siang. David telah merencanakan pekerjaan reaktif, menutup pekerjaan
yang telah selesai, dan merencanakan salah satu pekerjaan proaktif. Untungnya, tidak ada yang
meneleponnya dengan permintaan apa pun untuk membantu menemukan informasi untuk pekerjaan
darurat yang sudah dimulai. Dan, tidak ada supervisor yang memanggilnya untuk membuat rencana untuk
pekerjaan reaktif baru yang ingin mereka mulai setelah makan siang. Setelah makan siang, David
meluangkan waktu untuk melihat manual O&M untuk pompa tersebut. Karena pekerjaannya proaktif,
David punya banyak waktu untuk meneliti File
Teknis dan Vendor . Untungnya, manual memiliki bagian pemecahan masalah di belakang. David
memutuskan bahwa untuk jenis pompa vakum ini, kemungkinan besar penyebab panasnya aliran udara
mungkin adalah buluh katup masuk yang buruk. David menulis rencana kerja untuk memeriksa semua
katup masuk dari alang-alang yang buruk dan mengambil tindakan yang tepat. David kemudian
memasukkan nomor bagian inventaris untuk kemungkinan bagian: saluran, buluh, dan pelat belakang. Dia
mengkodekan salah satunya sebagai I&C dan proaktif/ekstensif . David mengkodekan lima terakhir untuk
dirinya sendiri, tiga MECH-RE dan dua MECH-PE. David berharap dia telah melihat sebelumnya di
CMMS untuk pekerjaan mekanik reaktif, tetapi dia akan melanjutkan dan merencanakannya sekarang.
Pekerjaan reaktif pertama menyatakan bahwa Saringan B Katup Kontrol Unit 2 mengalami penurunan
tekanan tinggi. Segera setelah David melihat ke komputer, dia melihat bahwa katup ini kadangkadang
tersumbat oleh tali atau kotoran lainnya. Inspeksi lapangan cepat tidak mengungkapkan keadaan yang
tidak biasa selain operasi tidak melakukan tata graha yang sangat baik di gedung ini. Salah satu tujuan
pertama David adalah menciptakan deskripsi pekerjaan yang tepat. Dia ingin deskripsi pekerjaan berada
di teknisi lapangan, bukan operator, bahasa. Deskripsi pekerjaan operator mengatakan, «Saringan
mengalami penurunan tekanan yang tinggi.» David mencatat bahwa rencana yang akan dia gunakan dari
komputer memiliki deskripsi pekerjaan yang mengatakan bahwa teknisi adalah untuk «membersihkan
saringan.» Selain itu, David tahu bahwa perintah kerja ini untuk saringan, bukan untuk pembersihan
keseluruhan area. David kemudian melihat perkiraan perencana masa lalu.
Dia memutuskan bahwa meskipun pekerjaan terakhir memakan waktu 7 jam untuk dua mekanik, dia
masih akan mempertahankan perkiraan saat ini dengan memanggil mekanik dan pembantu masing-
masing selama 5 jam.
David juga senang alat khusus dari umpan balik pekerjaan terakhir telah ditambahkan ke rencana
pekerjaan peralatan ini. Menyiapkan PM adalah hal-hal rekayasa sebagian besar dengan para insinyur
menyiapkan persyaratan peralatan, tetapi masuk akal bagi para insinyur untuk mendapatkan pengalaman
lapangan yang dibangun ke dalam rencana kerja mereka. David selalu membantu, tetapi tahu bahwa tugas
utamanya adalah merencanakan perintah kerja baru yang masuk ke departemen pemeliharaan.
Di penghujung hari, David berjalan ke tempat parkir. Dia memikirkan peran yang dia mainkan dalam
ketersediaan tinggi yang dinikmati pabrik. Tumpukan pekerjaan yang direncanakan memungkinkan
penjadwalan pekerjaan yang direncanakan untuk mencocokkan dengan perkiraan jam kerja yang tersedia
untuk minggu berikutnya. Jadwal mingguan menetapkan tujuan kerja dan memungkinkan koordinasi awal
kerajinan dan bahan lainnya. Cukup dengan memberikan tujuan kerja melalui penjadwalan sebelumnya
telah membantu tenaga pemeliharaan meningkatkan produktivitasnya hingga 45% dari norma industri
35% untuk kelompok pemeliharaan yang baik. Namun di luar itu, menjaga pabrik pada kurva
pembelajaran yang konstan dengan menggunakan informasi dari pekerjaan sebelumnya telah
meningkatkan waktu kunci hingga 50%. Data teknis tersedia dan penundaan pekerjaan sebelumnya dapat
dihindari. Sekarang saat pabrik mengembangkan alat, inventaris, dan kemampuan lainnya, termasuk
CMMS, waktu kunci pas perlahan merayap hingga
55%.

APA SAJA JENIS KOMPUTERISASI?

Sebuah perusahaan mungkin sudah mengkomputerisasi sebagian besar pemeliharaannya tanpa CMMS
formal melalui perangkat lunak dasar yang sudah digunakan. Namun, jika perusahaan mengejar CMMS,
perusahaan memiliki tingkat ukuran dan jaringan CMMS yang berbeda untuk dipertimbangkan.
Pertimbangan ini mengarah pada ketergantungan yang lebih besar pada dukungan TI internal dan
keahlian vendor CMMS. Perusahaan juga harus mempertimbangkan apakah akan mengembangkan sistem
in-house atau mengejar sistem komersial.

PERANGKAT LUNAK YANG SUDAH DIGUNAKAN

Sebelum membahas jenis CMMS apa yang mungkin dikejar, perhatikan bahwa banyak kelompok
perencanaan pemeliharaan mendapat manfaat dari komputerisasi tanpa membeli CMMS. Semua
perencana harus memiliki akses ke Internet dan email. Seorang perencana perawatan mekanis membantu
seorang ahli listrik menemukan prosedur yang tepat untuk mengganti perangkat yang rusak yang
diproduksi oleh perusahaan yang telah gulung tikar selama lebih dari 10 tahun. Menemukan informasi
dan membeli barang di Internet dapat meningkatkan organisasi pemeliharaan. Mencari informasi MSDS
mungkin praktis meskipun persyaratan hukum dapat menentukan memiliki catatan di tempat. Program
komputer lain tanpa CMMS dapat membantu pemeliharaan. Petugas dapat dengan mudah mengetik dan
mencetak perintah kerja untuk PM dengan spreadsheet sederhana dan pengolah kata. Perencana dapat
dengan mudah mengembangkan rencana dan meningkatkannya dari waktu ke waktu dengan pengolah
kata dan tiga pengikat cincin. Perusahaan tidak boleh membeli seluruh CMMS dengan satu-satunya
keuntungan yang diharapkan adalah pencetakan otomatis perintah kerja dan penggantian satu petugas.

PENGGUNA TUNGGAL ATAU JARINGAN YANG LEBIH BESAR

Ada berbagai macam jenis sistem komputer. Komputer pertama adalah mainframe dan beberapa aplikasi
perangkat lunak perusahaan saat ini masih beroperasi di atasnya. Komputer mainframe sendiri mahal
seperti halnya kelompok Teknologi Informasi internal yang memiliki staf untuk mengembangkan dan
memelihara perangkat lunak untuk mereka. Beberapa aplikasi perawatan mainframe cukup canggih dan
membantu. Banyak organisasi dengan hanya kemampuan komputer mainframe tidak memiliki banyak
sistem komputer pemeliharaan. Grup pemeliharaan ini mungkin memiliki kode tertentu yang terikat ke
dalam sistem penggajian dan dapat menggunakan informasi terbatas ini untuk analisis tertentu. Dengan
munculnya komputer pribadi, banyak kelompok pemeliharaan mulai menggunakan aplikasi pemeliharaan
pada komputer individu tidak terikat ke dalam sistem perusahaan yang luas. Dengan komputer pribadi
jaringan, aplikasi pemeliharaan memungkinkan lebih dari satu orang untuk meninjau atau memanipulasi
informasi. Banyak perusahaan mentransfer perangkat lunak mereka dari mainframe ke komputer jaringan
menggunakan struktur server klien atau aplikasi web. Komputer dan jaringan pribadi yang lebih kuat
memungkinkan database dan program besar untuk berinteraksi dari komputer pusat dengan komputer
lokal.

Membuat versus membeli CMMS komersial

biasanya dalam posisi untuk menggabungkan praktik pemeliharaan yang paling sukses di sejumlah
perusahaan dan bahkan industri. Pasar juga mendorong vendor CMMS untuk mengikuti perkembangan
teknologi komputer. Secara teoritis, alih-alih staf TI internal kecil yang mengembangkan perangkat lunak
untuk satu grup pemeliharaan, vendor CMMS dapat mempertahankan staf besar yang mengembangkan
perangkat lunak terbaik dan berbagi biaya melalui banyak grup pemeliharaan. Selain itu, vendor CMMS
mungkin berspesialisasi dalam perangkat lunak pemeliharaan sedangkan pemeliharaan mungkin tidak
menjadi perhatian utama staf internal. Akhirnya, staf internal biasanya menunjuk satu orang untuk
pemeliharaan perangkat lunak pemeliharaan. Jika individu ini adalah pengembang dan meninggalkan
perusahaan, grup pemeliharaan mungkin menderita karena hanya sedikit orang yang dapat menangani
masalah perangkat lunak. Kebijaksanaan konvensional dalam industri pemeliharaan tampaknya bekerja
dengan kelompok TI dan memilih CMMS komersial yang mencerminkan proses pemeliharaan saat ini.
Sebuah perusahaan akan membayar vendor atau konsultan bersertifikat vendor untuk menyediakan
beberapa penyesuaian awal. Kemudian, pemeliharaan berkelanjutan dari perangkat lunak itu sendiri akan
melalui biaya lisensi ke vendor dengan personel internal yang melakukan beberapa penyesuaian
berkelanjutan. Dalam situasi apa pun, grup internal tidak akan menerima "kode sumber" dari vendor dan
membuat modifikasi yang mungkin membuat sistem tidak dapat dikenali oleh spesialis vendor. Apa yang
diinginkan oleh kelompok pemeliharaan adalah sistem yang mengotomatiskan cara mereka melakukan
pemeliharaan saat ini. Grup pemeliharaan juga menginginkan beberapa fungsionalitas nilai tambah yang
memungkinkan penyelesaian tugas-tugas tertentu yang tidak praktis tanpa komputer. Ia tidak ingin
mengadakan CMMS dengan harapan komputer akan mengajarinya cara melakukan perawatan dengan
benar. Jika sebuah perusahaan belum memiliki proses pemeliharaan yang baik, maka harus menunggu
komputerisasi. Industri terkadang menyebut penyesuaian kecil seperti itu sebagai "konfigurasi" ketika
tidak mengubah kode sumber atau menghalangi peningkatan di masa mendatang dari vendor. Perusahaan
harus mengkonfigurasi perangkat lunak untuk memenuhi kebutuhan khusus mereka sendiri untuk
mencapai CMMS yang memadai untuk pemeliharaan yang efektif.

Manfaat dengan CMMS

CMMS membantu pemeliharaan dalam dua cara. Pertama, mengotomatisasi dan memfasilitasi proses
yang ada untuk meningkatkan efisiensi. Kedua, komputer dapat menambah nilai untuk menghasilkan
manfaat yang tidak dapat dicapai secara praktis. Semua manfaat ini dapat disatukan sebagai keandalan
pabrik yang lebih baik dan pengendalian biaya yang lebih baik, sebagian besar melalui peningkatan
informasi. Namun, bagian ini menggali manfaat ini untuk sedikit mendefinisikannya lebih spesifik.
Diperdebatkan, manfaat memiliki sistem komputer, sebagian besar dari perspektif perencanaan
pemeliharaan, adalah:
■ Standarisasi Proses Kerja
■ Kontrol Inventaris
■ Informasi untuk Metrik dan Laporan
■ Menemukan Perintah Kerja
■ Menghubungkan Informasi ke Peralatan
■ Basis Data Umum
■ Penjadwalan
■ Generasi PM

STANDARISASI PROSES KERJA

Standarisasi proses kerja adalah pedang bermata dua, manfaat, dan kehati-hatian.
Konsistensi meningkatkan keandalan dan standarisasi meningkatkan konsistensi. Ini adalah salah satu
alasan Chaps. 2 dan 5 secara bertahap memindahkan rencana strategi umum ke rencana yang lebih
berdasarkan prosedur. Ini adalah manfaat besar untuk pemeliharaan.
Inefisiensi tidak dapat merayap dengan mudah ke dalam proses yang ditetapkan.
Selain itu, manajemen pemeliharaan dapat mengamati praktik yang konsisten dengan tujuan perbaikan
dan praktik terbaik. CMMS membantu menstandardisasi proses di seluruh departemen pemeliharaan
mulai dari memesan suku cadang hingga menghasilkan PM, pada dasarnya karena CMMS sering kali
hanya mengizinkan satu cara kaku untuk melakukan sesuatu. Siapa yang mengatakan bahwa CMMS
memiliki praktik terbaik? Bagaimana jika sebuah perusahaan memiliki praktik valid yang ingin
diotomatisasi dan CMMS menggagalkannya dengan praktik alternatif? Situasi ini biasanya menyebabkan
bencana dengan CMMS. Bagian «Perhatian dengan CMMS» kemudian menjelaskan masalah ini. Namun
demikian, manfaat dari standarisasi praktik pemeliharaan sangat besar. Arne Oas , seorang konsultan
CMMS, mengatakan dengan baik, «Manfaat utama perangkat lunak manajemen pemeliharaan adalah
membantu dan mendorong pengguna untuk fokus pada praktik pengoperasian dan pemeliharaan yang
baik. Ini adalah area di mana semua kemungkinan penghematan berasal.» Perhatikan kata-kata dari
«membantu dan mendorong.» Manajemen harus sangat hati-hati mendekati standardisasi

KONTROL INVENTARIS
Komputerisasi sistem persediaan menghasilkan manfaat nilai tambah terbesar yang luar biasa.
Mengetahui ketersediaan suku cadang dan memungkinkan jumlah pesanan yang ekonomis untuk
mempertahankan ketersediaan suku cadang memberikan penghematan finansial yang besar. Bukan tidak
mungkin bahwa inventaris yang terkomputerisasi dapat mengurangi tingkat persediaan $5 juta menjadi $1
juta dalam satu tahun.
Penghematan perusahaan dari persediaan saja membenarkan pembelian CMMS. Di sisi lain, banyak
gudang perusahaan telah komputerisasi operasi mereka dengan perangkat lunak persediaan saja tanpa
pembelian CMMS. Nilai manfaat dari mengubah sistem inventaris komputer yang ada menjadi yang ada
dalam paket CMMS kurang signifikan. Meskipun demikian, banyak gudang yang terkomputerisasi
menggunakan sistem mainframe dan harus dikonversi ke sistem nonmainframe karena alasan keuangan.
Keterlibatan awal manajemen pemeliharaan dengan manajemen gudang dapat membantu perusahaan
membuat keputusan strategis untuk pengadaan CMMS untuk digunakan semua orang.

INFORMASI UNTUK METRIKS DAN LAPORAN

Cukup dengan memberikan laporan yang mudah diperoleh memberikan kelompok pemeliharaan manfaat
terbesar kedua dari CMMS. Ini adalah peluang nilai tambah lainnya dan bukan hanya otomatisasi dari
proses yang ada. Manajemen dan pihak lain membutuhkan informasi untuk bekerja di dalam dan
meningkatkan organisasi pemeliharaan. CMMS memberikan informasi berharga berkali-kali tidak
tersedia. Berapa biaya peralatan tertentu yang dikeluarkan perusahaan selama 5 tahun terakhir? Apa
sistem yang paling mahal dalam hal pengeluaran pemeliharaan? Apa backlog perintah kerja saat ini? Apa
tunggakan pekerjaan saat ini yang menunggu suku cadang? Apa backlog pekerjaan saat ini untuk tukang
listrik dalam hal jam kerja? Perintah kerja apa yang menyebabkan hilangnya ketersediaan selama
seminggu terakhir? Apakah tren ini meningkat? Perintah kerja apa yang bisa dikerjakan malam ini jika
ada pemadaman mendadak? Berapa tren persentase perintah kerja reaktif versus proaktif selama 2 tahun
terakhir? Berapa banyak kegagalan dan kerusakan perintah kerja telah dikurangi? Awak mana yang
memiliki jumlah kegagalan terbesar yang terjadi dalam sistem yang dikelolanya? Perintah kerja mana
yang menunggu untuk direncanakan? Perintah kerja mana yang telah diselesaikan, tetapi tidak ditutup
karena perlu revisi gambar? Apakah ada perintah kerja terencana yang dapat dikerjakan bersamaan
dengan pekerjaan darurat yang baru saja dimulai di sistem ini? Berapa jam yang dihabiskan untuk PM?
Berapa jam yang dihabiskan untuk pemeliharaan korektif yang dihasilkan dari pekerjaan PM?
Mengetahui bahwa ada 651 perintah kerja reaktif terbuka dapat menyebabkan manajemen mengambil
tindakan yang lebih tegas daripada perasaan sebelumnya bahwa backlog adalah sekitar 50 perintah kerja.
Seperti yang dapat dilihat, manajemen dapat menentukan tingkat keberhasilan upaya program
pemeliharaan dengan informasi yang tersedia dari CMMS. Untuk membuat informasi CMMS dapat
digunakan, diperlukan upaya dari pihak organisasi perencanaan. Perencana biasanya «mengkode»
perintah kerja untuk memungkinkan pelaporan atau analisis di masa mendatang. Kode seperti Untuk
membuat informasi CMMS dapat digunakan, diperlukan upaya dari pihak organisasi perencanaan.
Perencana biasanya «mengkode» perintah kerja untuk memungkinkan pelaporan atau analisis di masa
mendatang. Kode seperti jenis pemadaman yang diperlukan, jenis pekerjaan, dan sistem peralatan yang
diperlukan.
Para perencana adalah orang yang paling akrab dengan struktur pengkodean pabrik dan memberikan
konsistensi ketika mereka menetapkan kode untuk perintah kerja baru setiap hari.

MENEMUKAN PERINTAH KERJA

Manfaat paling berharga berikutnya dari CMMS adalah menemukan perintah kerja. Ini termasuk
pencegahan kehilangan perintah kerja dan penentuan status perintah kerja saat ini. Ini juga termasuk
menyortir perintah kerja, manfaat yang mirip dengan manfaat laporan. Pertama, metode manual untuk
memberikan perintah kerja kertas kepada kru melibatkan risiko kehilangan perintah kerja. Jika potongan
kertas fisik menjadi salah tempat, permintaan pekerjaan mungkin akan terlupakan. Ini mungkin tidak
tampak menjadi masalah bagi manajemen pabrik yang terbiasa memikirkan tugas pemeliharaan sebagai
misi untuk memperbaiki peralatan yang jelas-jelas gagal. Bagaimana tugas kerja ini bisa dilupakan?
Namun, kelompok pemeliharaan mencapai tujuan kritisnya untuk mencegah masalah terjadi di tempat
pertama melalui identifikasi reguler dan koreksi kekurangan kecil. Jika salah satu dari jenis perintah kerja
kertas ini salah tempat, kehilangannya mungkin tidak diperhatikan sampai kekurangan kecil menjadi
masalah mencolok yang dapat dihindari oleh pemeliharaan. Seorang kru pemeliharaan yang biasanya
berfokus pada perintah kerja yang mendesak mungkin cenderung menunda pekerjaan yang kurang
mendesak. Jika teknisi kehilangan dokumen cetakan yang menjelaskan pekerjaan, komputer masih
menunjukkan pekerjaan yang diperlukan. Teknisi atau supervisor dapat mencetak salinan lain dari
deskripsi kerja jika diinginkan setiap saat. Manfaat ini tidak memerlukan CMMS. Itu bisa didapat dari
database sederhana perintah kerja yang dicatat oleh petugas setiap hari. Komitmen manajemen yang
diperlukan di bawah pengaturan seperti itu akan menjadi desakan bahwa supervisor bertanggung jawab
atas pekerjaan pada daftar database, bukan dokumen fisik yang mereka miliki. Selain itu, jika perintah
kerja kertas hilang, seseorang harus membuat ulang dokumen dari database. Pengaturan ini biasanya
mengalami beberapa kesulitan dengan dokumen kertas yang hilang setelah pekerjaan selesai baik di
lapangan atau file mini tanpa petugas mencatat penyelesaiannya. Kemudian, database jelas kurang terkini
daripada penyimpanan sebenarnya dari perintah kerja kertas sebagai indikasi pekerjaan tidak selesai. Di
sisi lain, setelah grup pemeliharaan mengadopsi lebih banyak menyelesaikan CMMS, supervisor
tampaknya mengambil kepemilikan yang lebih baik untuk membantu memperbarui status perintah kerja.
Para supervisor mulai menggunakan database CMMS untuk mengatur dan mengelola pekerjaan mereka
sendiri. Perintah kerja telah masuk ke «lubang hitam». Dengan sebagian besar paket CMMS jaringan,
pencetus dapat dengan mudah menemukan perintah kerja terkait melalui sejumlah opsi pencarian yang
berbeda. Penggagas mungkin dapat berburu berdasarkan nomor perintah kerja, nama pencetus, tanggal
perkiraan masuk, nomor peralatan, atau sejumlah kata kunci pilihan deskripsi masalah. Setelah
menemukan perintah kerja yang tepat, status perintah kerja menjadi jelas apakah menunggu persetujuan,
perencanaan, penjadwalan, atau penutupan dokumen. Satu pembangkit listrik besar membeli paket
CMMS yang canggih dengan satu-satunya alasan untuk memungkinkan operator menemukan perintah
kerja dan statusnya.
Para perencana, penjadwal, dan pengawas juga menggunakan kemampuan paket CMMS untuk
menemukan perintah kerja atau memilah perintah kerja tertentu. Seorang perencana dapat dengan mudah
menemukan semua perintah kerja reaktif baru untuk direncanakan hari itu. Penjadwal mungkin
mengurutkan semua perintah kerja yang direncanakan dalam urutan prioritas, sistem, dan ukuran
pekerjaan untuk memfasilitasi penjadwalan pekerjaan untuk kru. Seorang supervisor mungkin memilah
semua perintah kerja yang sudah ditetapkan dan sedang berlangsung sebagai daftar untuk membantu
mengelola kegiatan hari itu. Laporan dan visibilitas yang lebih baik dari perintah kerja peralatan
membantu pabrik mengoptimalkan pemeliharaan peralatan dan waktu investasi modal serta membuat
keputusan perbaikan versus penggantian yang lebih baik. Kemampuan CMMS untuk memberikan
pandangan «apa yang ada di luar sana» secara real time adalah manfaat penting.

MENGHUBUNGKAN INFORMASI KE PERALATAN

Manfaat yang terkait erat dengan membuat laporan tersedia adalah sifat penghubung dari CMMS. CMMS
adalah otomatisasi minifile yang menghubungkan riwayat, suku cadang, prosedur, data keselamatan, alat,
dan informasi lainnya secara langsung ke peralatan tertentu. Operator dapat melacak jarak bebas standar.
Personil pemeliharaan dapat melacak perjanjian garansi dan layanan. Perencana dan insinyur dapat
melacak biaya. CMMS menghubungkan semua data pabrik yang berbeda ini ke peralatan.

BASIS DATA UMUM

Di luar manfaat bergabung ini, CMMS memberikan keuntungan pabrik lainnya.
Di masa lalu, departemen pabrik yang berbeda menyimpan berbagai catatan independen tentang informasi
peralatan penting, berkali-kali menggandakan pekerjaan satu sama lain. Misalnya, tiga kelompok berbeda
mungkin memiliki catatan data peralatan papan nama. Salah satu masalah dari pengaturan ini adalah
ketika kelompok pemeliharaan atau proyek mengganti peralatan fisik. Tidak semua departemen pabrik
dapat memperbarui data papan nama mereka. Pada waktunya, departemen yang berbeda berakhir dengan
informasi yang saling bertentangan dalam catatan mereka. Sebuah gado-gado sumber daya data tanaman
ada di banyak pabrik. CMMS jaringan memberikan solusi untuk situasi ini ketika setiap orang dapat
mengakses database umum untuk berbagai jenis informasi peralatan.
Orang yang berwenang di setiap departemen dapat memperbarui database umum satu kali dengan
informasi terbaru. Basis data harus mewakili informasi terbaru yang dimiliki setiap departemen. Perintah
kerja dan informasi peralatan juga dapat dilihat dari jarak jauh melalui CMMS. Alih-alih pergi ke
departemen perencanaan untuk meninjau konten minifile, insinyur dan orang lain dapat menemukan apa
yang mereka inginkan di komputer. Perintah kerja dan informasi peralatan juga dapat dilihat dari jarak
jauh melalui
CMMS. Alih-alih pergi ke departemen perencanaan untuk meninjau konten minifile, insinyur dan orang
lain dapat menemukan apa yang mereka inginkan di komputer. Alih-alih pergi ke departemen teknik
untuk meninjau data teknis peralatan, perencana dapat menemukan apa yang mereka inginkan di
komputer. Pabrik harus mempertimbangkan untuk menerapkan CMMS sebelum proliferasi beberapa
basis data di sekitar pabrik jika memungkinkan. Perintah kerja dan informasi peralatan juga dapat dilihat
dari jarak jauh melalui CMMS. Alihalih pergi ke departemen perencanaan untuk meninjau konten
minifile, insinyur dan orang lain dapat menemukan apa yang mereka inginkan di komputer.

PENJADWALAN
CMMS memberikan manfaat lain untuk departemen perencanaan berkaitan dengan memanipulasi
informasi penjadwalan. Jadwal sebelumnya biasanya merupakan alokasi pekerjaan yang sederhana dan
jadwal harian harus melibatkan pengetahuan pribadi supervisor tentang individu kru untuk tugas kerja
terbaik. Namun demikian, CMMS mungkin memfasilitasi beberapa upaya ini. Selain itu, CMMS
memungkinkan tinjauan "bagaimana jika" dengan mudah dari berbagai alternatif. CMMS juga
memungkinkan “publikasi” jadwal dengan mudah kepada siapa saja yang tertarik. Ini mendorong
koordinasi kerajinan yang lebih baik serta koordinasi dengan kelompok operasi untuk izin peralatan.

GENERASI PM
Selanjutnya, CMMS membantu departemen pemeliharaan dengan mengotomatiskan pembuatan perintah
kerja PM. Sebuah pabrik kecil mungkin menghindari petugas untuk menghasilkan perintah kerja PM
secara manual dari spreadsheet master. Biaya untuk memiliki pegawai yang menghasilkan perintah kerja
PM secara manual mungkin tidak signifikan untuk pabrik yang lebih besar. Namun, volume perintah
kerja PM untuk pabrik yang lebih besar mungkin cukup besar untuk menimbulkan kekhawatiran karena
dikeluarkan dan ditetapkan dengan benar. CMMS secara tepat menetapkan perintah kerja PM setiap kali
dikeluarkan. Meskipun keuntungan logistik PM ini mungkin tampak kecil, pentingnya PM yang benar
untuk misi kelompok pemeliharaan adalah signifikan.

DIAGNOSIS MASALAH DAN DUKUNGAN ANALISIS AKAR PENYEBAB

David Berger (2005), editor kontributor untuk Majalah Layanan Tanaman, secara khusus menambahkan
diagnosis masalah dan analisis akar penyebab ke manfaat utama yang harus diberikan oleh CMMS.
Memang, CMMS "muncul sebagai alat pemecahan masalah yang penting." Departemen perencanaan
tentu memainkan peran dalam diagnosis masalah dan sedikit peran dalam analisis akar penyebab yang
lebih formal. Departemen perencanaan harus secara akurat mencatat informasi perintah kerja untuk
departemen teknik untuk dianalisis kemudian untuk analisis mendalam.

PERHATIAN DENGAN CMMS

Di sisi lain, komputer mungkin tidak mempengaruhi fungsi pemeliharaan tertentu sama sekali atau
mungkin menambah komplikasi pada fungsi tertentu dalam proses pemeliharaan. Seperti dibahas di atas,
pemeliharaan harus mendekati standarisasi dengan hati-hati. Namun, peringatan lain dari komputerisasi
yang layak disebutkan meliputi:
■ Proses yang salah
■ Keandalan dan kecepatan sistem
■ Perlindungan data
■ Penetapan biaya yang tidak tepat
■ Membiarkan semua orang melihat perintah kerja dan status
■ Membuat metrik yang tidak perlu
■ Tidak bijaksana menghilangkan semua kertas
■ Mengharapkan CMMS untuk melakukan segalanya
■ Mengharapkan CMMS untuk berpikir
■ Terlalu sering menggunakan template
■ Keramahan pengguna
■ Biaya dan logistic

PROSES YANG SALAH

Tentu saja, kelemahan paling nyata dari komputerisasi adalah mengotomatisasi proses atau filosofi
pemeliharaan yang salah. Komputerisasi proses pemeliharaan yang buruk tidak akan membantu
pemeliharaan. Nasihat Karl Kapp «AS» harus diperhatikan. Pahami, lalu sederhanakan, lalu otomatiskan.
Komputer dapat menciptakan ilusi kemajuan dan kemajuan pemeliharaan saat kinerja peralatan belum
membaik. Seseorang harus menjaga agar komputer tidak menjadi gangguan bagi peningkatan
pemeliharaan yang nyata.
Mirip dengan mengotomatisasi proses yang buruk mengharapkan proses yang buruk untuk unggul ketika
dihadapkan dengan CMMS yang menuntut proses «sempurna». David Berger menyesalkan bahwa
perusahaan berpikir CMMS dapat meluruskan proses, «Anda tidak bisa begitu saja mengotomatisasi
tanpa terlebih dahulu mengubah sikap dan perilaku pemangku kepentingan, dan proses yang menjadi
tanggung jawab mereka».
Vendor program CMMS ini pada dasarnya adalah perusahaan perangkat lunak.
Mereka mempekerjakan programmer ahli untuk mengintegrasikan banyak teknologi perangkat keras dan
perangkat lunak komputer yang berubah dengan cepat. Namun dibandingkan dengan teknologi
komputasi, perusahaan-perusahaan ini melihat pemeliharaan jauh lebih tidak canggih.
Mereka bahkan mungkin tidak memiliki staf profesional pemeliharaan sejati.
Kemudian, jika mereka memiliki staf profesional pemeliharaan dan membiarkan orang tersebut menjadi
pemain, mereka memilih kemampuan kritis.

KEANDALAN DAN KECEPATAN

Kekhawatiran lain yang signifikan adalah keandalan sistem komputer. Ini mungkin fungsi dari paket
CMMS tertentu, peralatan komputer pabrik, atau keduanya. Semakin banyak pabrik mengandalkan
CMMS untuk membantu fungsi pemeliharaan harian, semakin banyak CMMS yang harus tersedia. Tidak
dapat diterima jika sistem komputer mogok secara rutin karena perencana dan yang lainnya menggunakan
CMMS untuk melakukan pekerjaan mereka. Jika operator menulis perintah kerja di tengah malam,
CMMS harus rutin bekerja di tengah malam. Departemen TI harus menerima filosofi yang sama dengan
departemen pemeliharaan bahwa tugasnya adalah menyediakan mesin yang beroperasi, bukan
menyediakan layanan perbaikan saat dipanggil.
Di sisi lain, para perencana dan departemen pemeliharaan harus memahami pekerjaan mereka dengan
cukup baik untuk dapat melanjutkan tanpa adanya sistem komputer yang tiba-tiba. Harus ada rencana
cadangan seperti mengizinkan operator untuk mengirimkan email atau panggilan telepon tanpa adanya
CMMS. Perencana harus dapat melingkupi pekerjaan dan menyiapkan perintah kerja dengan rencana
tanpa adanya komputer. Terkait erat dengan keandalan adalah kecepatan. Kecepatan adalah segalanya.
Sistem kertas tidak pernah mengharuskan perencana, supervisor, atau teknisi untuk menunggu. Komputer
harus merespon dengan cara yang sama dengan perintah yang mengembalikan informasi klik, klik, klik;
dan jangan klik dan tunggu, klik dan tunggu, klik dan tunggu.

SISTEM CADANGAN
Bagian di atas membahas pabrik yang memiliki rencana cadangan untuk bekerja pada peralatan jika
terjadi waktu henti CMMS. Karena pabrik menjadi lebih bergantung pada CMMS, CMMS harus menjaga
keamanan data dengan andal. CMMS harus memiliki cadangan atau sistem paralel yang tidak
membahayakan kebutuhan informasi pemeliharaan pabrik. Pabrik harus melindungi database CMMS dari
korupsi dan kehilangan data. Pabrik salah menjadi terlalu bergantung pada file elektronik jika CMMS
tidak dapat menyimpan file tersebut.

PEMBEBANAN BIAYA
Area kehati-hatian lainnya adalah pembebanan biaya. Perkiraan perencana, jam kerja yang dicatat pada
lembar waktu karyawan, dan jam yang dicatat pada perintah kerja yang dikembalikan itu sendiri mungkin
berbeda. Selain itu, tidak satu pun dari ketiga jumlah tersebut dapat secara akurat mencerminkan jam
yang dihabiskan teknisi untuk pekerjaan itu. Komputerisasi hanya mengotomatisasi data apa yang
dimasukkan. Pengguna laporan harus mengetahui kemungkinan kekurangan analisis yang dibuat dari data
komputer. Secara umum, perkiraan perencana mungkin merupakan biaya yang paling akurat untuk
digunakan dalam analisis keandalan. Ini karena karyawan yang menghabiskan waktu lebih lama dari yang
dibutuhkan oleh pekerjaan yang lancar mungkin menghabiskan waktu ekstra karena penjadwalan dan
pengawasan yang buruk daripada masalah peralatan itu sendiri.
EVALUASI KARYAWAN
Di sisi lain, tenaga kerja harus berusaha mengumpulkan data terbaik tentang pekerjaan apa yang
sebenarnya dibutuhkan. Perencana mungkin dapat meninjau data ini untuk menyempurnakan perkiraan
atau mengetahui penundaan pekerjaan. Teknisi harus merasa bebas untuk memasukkan waktu nyata dan
informasi tentang masalah tanpa takut akan hukuman. Jika manajemen mencoba mengevaluasi karyawan
pada waktu tertentu versus perkiraan pekerjaan, teknisi akan menyesuaikan waktu yang dilaporkan. Alih-
alih melaporkan 7 jam pada perkiraan pekerjaan 5 jam, teknisi akan menemukan cara untuk melaporkan
hanya 5 jam. Ini mirip dengan meminta pertanggungjawaban karyawan atas waktu yang tepat. Wrench
time adalah ukuran efektivitas perencanaan dan penjadwalan secara keseluruhan, bukan kemauan
karyawan untuk bekerja. David Berger (2004) mengatakan, “Di pandanganku, selalu merupakan
kesalahan untuk menggunakan data berbasis CMMS saat membangun argumen untuk memberikan ulasan
kinerja yang buruk kepada seseorang.”

MANGKUK IKAN MAS

Masalah baru lainnya berpotensi muncul setelah komputerisasi, terutama ketika perusahaan sepenuhnya
menerapkan CMMS yang canggih. Sebelum CMMS, pesanan dokumen dipindahkan secara berurutan dari
originator ke planner ke scheduler ke supervisor dan ke teknisi. Selalu ada perintah kerja mendesak
sesekali yang pergi dari pencetus langsung ke supervisor kru, tetapi biasanya teknisi tidak menerima
perintah kerja yang tidak direncanakan untuk pemeliharaan rutin. Sistem alur kerja membuat para teknisi
tidak mengetahui pekerjaan sebelum waktunya. Namun, ini berubah dengan munculnya CMMS berbagi
informasi. CMMS baru adalah mangkuk ikan mas karena semua orang dapat melihat perintah kerja.
Skenario umum seperti ini muncul dengan sendirinya. Seorang operator menulis perintah kerja Kamis
malam. Pada Jumat pagi, seorang teknisi melihat perintah kerja, mencetaknya, dan menyelesaikan
pekerjaan, semuanya tanpa mengubah status komputer. Namun, juga pada hari Jumat, seorang perencana
merencanakan perintah kerja dan mengubah status perintah kerja menjadi «menunggu untuk
dijadwalkan».
Perencana yang meninjau kertas perintah kerja merasa frustrasi karena teknisi tersebut mengerjakan
pekerjaan dengan cara yang tidak direncanakan. Selain itu, laporan selanjutnya menunjukkan pekerjaan
itu direncanakan dan memberikan penghargaan kepada kru untuk menyelesaikan pekerjaan yang
direncanakan. Situasi seperti ini tidak jarang dan membutuhkan komitmen manajemen dan disiplin
organisasi untuk mengelolanya. Upaya perencanaan yang berhasil yang membantu teknisi dengan
informasi dari pekerjaan masa lalu dan yang membantu supervisor dengan informasi kontrol penjadwalan
mendorong kru untuk mencari rencana pekerjaan sebelum mulai bekerja.

METRIK YANG TIDAK PERLU

Komputer juga menggoda manajer untuk mengkompilasi metrik yang tidak perlu. Komputer
memungkinkan pengumpulan dan pengaturan data jauh lebih mudah dalam banyak kasus, tetapi metrik
tertentu tidak diperlukan untuk manajemen yang tepat. Kompilasi dari mereka membuang-buang waktu
analis dan manajer. Ini adalah bagian dari kemampuan distraksi dari CMMS.

MENGHILANGKAN KERTAS?
Mungkin ada beberapa area yang tidak praktis untuk dikomputerisasi dalam waktu dekat. Misalnya,
beberapa praktisi pemeliharaan mengaku ingin menghilangkan dokumen kertas sama sekali. Namun,
apakah penghapusan kertas merupakan tujuan praktis? Tampaknya harus ada ruang untuk file mini
berukuran 1 hingga 2 inci untuk masing-masing 10.000 peralatan. Apakah juga praktis untuk memindai
seluruh manual O&M ke dalam arsip komputer atau mikrofilm dan mengharapkan pengambilan yang
mudah? Apakah langkah pencarian tambahan akan mencegah perencana memanfaatkan sumber daya ini?
Mungkin yang terbaik adalah mengizinkan perencana akses mudah ke pemindai cepat untuk memindai
lembar tertentu saat mereka menemukannya di manual O&M dan melampirkannya ke rencana perintah
kerja tertentu untuk pekerjaan. Selain itu, memiliki perintah kerja kertas dalam file mendorong umpan
balik yang lebih baik dalam banyak kasus. Pabrik tidak boleh tanpa kertas demi menghemat dinding arsip
rak jika itu berarti mengorbankan perawatan dan keandalan yang lebih baik.

JACK OF ALL TRADES, MASTER OF NONE

Gagasan lain yang perlu dipertimbangkan adalah bahwa perangkat lunak komputer yang melakukan
segalanya mungkin tidak melakukan satu hal dengan sangat baik. Program CMMS cenderung menangani
area tertentu dengan cukup baik seperti peralatan dan database riwayat perintah kerja. Namun, bagian lain
dari keseluruhan program CMMS mungkin hanya merupakan pemikiran untuk menyediakan "produk
yang lengkap." Area di mana vendor CMMS umum mungkin memiliki keahlian yang kurang mungkin
adalah pemeliharaan prediktif dan kalibrasi instrumen. Banyak paket CMMS yang dapat diterima
mengatasi keterbatasannya dan membentuk aliansi dengan vendor perangkat lunak lain. Vendor CMMS
dengan sedikit pengalaman dengan manajemen dokumen dan pencitraan dapat menggabungkan
kemampuan sukses pengembang perangkat lunak pencitraan. Dengan cara ini, paket CMMS mampu
menghadirkan kinerja “terbaik di kelasnya” di bawah satu payung program. Tambahan, PdM
Pemeliharaan prediktif (PdM) mungkin merupakan salah satu area yang sebaiknya dipisahkan dari
CMMS global. Perangkat lunak PdM telah berkembang ke tingkat tinggi dalam melakukan analisis tren
dan menganalisis data yang kompleks. Banyak pabrik dengan tepat meninggalkan grup PdM menjalankan
perangkat lunaknya sendiri dan menyimpan database trennya sendiri. Namun, pabrik harus bersikeras
bahwa grup PdM menggunakan CMMS pabrik untuk memelihara data pelat nama peralatan dan menulis
perintah kerja. Grup PdM juga harus menggunakan nomor identifikasi peralatan yang sama dalam
perangkat lunaknya. Akibatnya, kelompok PdM berfungsi sebagai laboratorium independen yang
menyediakan layanan khusus untuk pabrik

Kalibrasi
Sistem kalibrasi instrumen memiliki perangkat lunak yang sangat berkembang untuk merekam riwayat
kalibrasi dan titik setel sebelumnya. Teknisi instrumen dapat mengunduh informasi dari sistem ini ke
kalibrator genggam yang dipasang ke instrumen lapangan. Sangat dapat diterima bagi CMMS untuk
memulai perintah kerja bagi grup instrumen untuk mengkalibrasi instrumen atau loop instrumen yang
mengharuskan mereka mengakses perangkat lunak instrumen. Perangkat lunak instrumen adalah alat I&C
yang ditentukan oleh CMMS. CMMS menentukan rencana dan menjadwalkan pekerjaan dalam kaitannya
dengan semua pekerjaan lain yang terjadi di pabrik. Grup TI mungkin juga memiliki perangkat lunak
instrumen dan tautan CMMS serta bertukar data seperti nama peralatan, lokasi fisik, dan spesifikasi
instrumen seperti nama, nomor model, dan nomor seri untuk menyimpan entri ganda. Pertahankan
perspektif keuntungan keseluruhan untuk pabrik yang memiliki perangkat lunak khusus dan CMMS.
Jangan mengabaikan keunggulan unik dari perangkat lunak tertentu hanya untuk memiliki satu CMMS
untuk semuanya.
Kecerdasan buatan
Terkait erat dengan kalibrasi instrumen adalah autogenerasi perintah kerja. Sering kali, peristiwa tunggal
mengganggu proses dan menyebabkan "pencilan" untuk kontrol proses. Peristiwa ini harus menciptakan
alarm yang diselidiki oleh operator. Apakah proses kembali ke parameter normal atau proses tetap di luar
kendali? Manajemen alarm adalah masalah penting dalam operasi pabrik modern. Operator menanggapi
alarm dan memperbaiki proses bila perlu. Operator menulis perintah kerja pemeliharaan bila perlu.
Operator tidak menulis perintah kerja pemeliharaan untuk setiap alarm. Jika CMMS secara otomatis
membuat perintah kerja untuk alarm, setidaknya atur titik alarm di luar batas kontrol 3-sigma dari proses.

TEMPLATE
Template memerlukan perhatian khusus sehubungan dengan prinsipprinsip perencanaan yang ditetapkan
dalam buku ini. Template memberikan solusi "cepat dan mudah" untuk masalah peralatan umum. CMMS
menyediakan panduan pemecahan masalah umum utama untuk meningkatkan upaya perencana.
Misalnya, seorang perencana memiliki masalah pompa. Perencana mencari CMMS untuk pompa. CMMS
menunjukkan masalah umum yang mungkin dialami pompa. Perencana memilih masalah pompa yang
memiliki gejala dan CMMS mencantumkan solusi umum untuk masalah itu. Perencana kemudian
memilih solusi yang diinginkan dan CMMS memberikan prosedur untuk rencana kerja. Masalah dengan
pendekatan ini adalah bahwa perencana biasanya sudah memiliki informasi yang memadai untuk
membantu menentukan masalah peralatan. Untuk satu hal, perencana adalah teknisi yang unggul dengan
pengalaman khusus dengan peralatan pabrik. Untuk hal lain, Selain itu, teknisi biasanya cukup terampil
untuk melakukan banyak perbaikan tanpa memiliki prosedur umum. Apa yang dibutuhkan teknisi adalah
nomor bagian tertentu dan informasi lain yang direkam dari pekerjaan sebelumnya untuk menghindari
penundaan di masa lalu. Prosedur perbaikan umum tidak berisi informasi itu karena informasi itu khusus
untuk masing-masing peralatan, bukan jenis peralatan. Panduan pemecahan masalah khusus yang
disertakan dalam manual O&M peralatan tertentu lebih bermanfaat daripada templat umum yang terdapat
dalam beberapa paket CMMS. Secara keseluruhan, sebagian besar template terlalu umum.

MUDAH DIGUNAKAN
Apakah semua orang akan menggunakan CMMS tergantung pada seberapa ramah pengguna sistem itu
muncul dan minat tenaga kerja. Dengan munculnya email untuk menyebarkan informasi perusahaan
secara luas, semua tingkatan dari banyak perusahaan dengan cepat menjadi melek komputer. Penerimaan
cepat menggunakan CMMS mungkin mengejutkan banyak orang. Satu pabrik memasang CMMS pada
awalnya hanya untuk melacak pesanan kertas kerja dan untuk menyediakan data peralatan untuk
perencana. Manajemen di pabrik memutuskan bahwa setiap orang harus memiliki pilihan untuk menulis
perintah kerja langsung ke CMMS. Orang yang benar-benar bertanggung jawab untuk menerapkan sistem
mengharapkan hanya 10% hingga 20% dari pesanan kerja baru yang akan langsung dimasukkan. Itu
adalah kejutan besar bahwa lebih dari 95% dari perintah kerja bulan berikutnya dimasukkan secara
langsung. Pabrik segera membuat entri langsung wajib dan menghilangkan kebutuhan pegawai untuk
memasukkan perintah kerja setiap pagi. Lampiran L membahas masalah sistem komputer yang ramah
pengguna secara lebih rinci.

BIAYA DAN LOGISTIC

Sayangnya, keputusan untuk menggunakan CMMS tidak mengakibatkan komputer aktif dan berjalan
keesokan paginya dengan semua orang yang sepenuhnya mengetahui cara menggunakannya. Pemilihan,
pembelian, dan implementasi CMMS adalah isu yang sangat penting. Menerapkan perangkat lunak
CMMS bisa sangat mahal dan berlarut-larut. Selain itu, hasil dari sistem yang membantu mungkin tidak
pasti. Pertimbangkan hasil aktual berikut dari satu versi yang dirilis dari perusahaan CMMS besar
sebelum dikoreksi dengan tambalan:
■ Server mogok setelah memilih "batal" dari jendela pop-up.
■ Tidak dapat mencetak beberapa perintah kerja jika ada yang memiliki lampiran.
■ Meter dapat menyebabkan PM yang tak terhitung jumlahnya untuk menghasilkan dan tindakan ini tidak
dapat dibatalkan setelah dimulai. (Ini akan menjadi kasus di mana akan lebih baik jika server mogok.

PEMILIHAN CMMS
Isu utama lainnya menyangkut siapa dan apa yang terlibat dengan pemilihan sistem. Sebuah tim biasanya
memilih sistem mengikuti rutinitas yang dapat diprediksi. Instalasi yang sebenarnya dapat dilanjutkan
sekaligus atau dalam fase yang telah ditentukan selama beberapa tahun. Sekali lagi, Aplikasi. L
memberikan informasi lebih lanjut mengenai proyek perangkat lunak.

TIM
Orang-orang yang terlibat dalam memilih CMMS cenderung menjadi supervisor perencanaan dan
perwakilan dari kelompok TI yang dipimpin oleh seorang insinyur pabrik. Grup ini sering berinteraksi
dengan manajer pemeliharaan. Manajer pemeliharaan mungkin harus memastikan bahwa kelompok TI
tidak membanjiri kelompok dengan pengetahuan proses pemeliharaan yang tidak memadai. Penting juga
bahwa insinyur pabrik memahami proses perencanaan dan pemeliharaan. Orang lain dalam tim ini harus
menjadi orang yang akan menjadi administrator sistem. Ini orang akan mengatur kata sandi dan
memberikan hak lain kepada pengguna. Orang ini juga dapat membuat laporan standar dan melakukan
beberapa penyesuaian layar.
Lebih disukai bahwa administrator sistem menjadi insinyur pabrik atau perwakilan pemeliharaan daripada
orang TI karena beberapa alasan. Pabrik membutuhkan perwakilan lokal yang tersedia untuk menjawab
pertanyaan yang memahami organisasi dan proses pemeliharaan pabrik. Administrator sistem harus
mengoordinasikan tugas modifikasi yang lebih besar dengan departemen TI atau vendor CMMS.
Perencana memainkan peran utama dalam memanfaatkan CMMS, tetapi menjadi administrator sistem
menghabiskan banyak waktu. Mungkin praktis untuk memiliki seorang perencana yang memenuhi peran
ini jika ada banyak perencana, tetapi hal ini biasanya tidak terjadi. Tentu saja, untuk versi pengguna
tunggal yang berdiri sendiri, perencana mungkin satu-satunya pengguna yang secara langsung
memasukkan atau mengekstrak informasi. Seorang perencana secara alami akan menjadi administrator
sistem pilihan. Dengan tim orang ini, perusahaan mungkin mulai memilih CMMS. Tim seperti ini juga
sering menggunakan konsultan untuk melakukan banyak kerja keras dan memberikan lebih banyak
keakraban dengan sistem CMMS selama proses seleksi. tetapi menjadi administrator sistem
menghabiskan banyak waktu. Tim seperti ini juga sering menggunakan konsultan untuk melakukan
banyak kerja keras dan memberikan lebih banyak keakraban dengan sistem CMMS selama proses seleksi.
tetapi menjadi administrator sistem menghabiskan banyak waktu. Mungkin praktis untuk memiliki
seorang perencana yang memenuhi peran ini jika ada banyak perencana, tetapi hal ini biasanya tidak
terjadi. Tentu saja, untuk versi pengguna tunggal yang berdiri sendiri, perencana mungkin satu-satunya
pengguna yang secara langsung memasukkan atau mengekstrak informasi. Seorang perencana secara
alami akan menjadi administrator sistem pilihan. Dengan tim orang ini, perusahaan mungkin mulai
memilih CMMS. Tim seperti ini juga sering menggunakan konsultan untuk melakukan banyak kerja
keras dan memberikan lebih banyak keakraban dengan sistem CMMS selama proses seleksi. perencana
mungkin satu-satunya pengguna yang secara langsung memasukkan atau mengekstrak informasi.
Seorang perencana secara alami akan menjadi administrator sistem pilihan.

PROSES
Proses seleksi yang sebenarnya cenderung agak sama untuk banyak perusahaan. Ini adalah gambaran
yang sangat sederhana. Dapatkan gagasan yang jelas tentang tujuan mengapa pemeliharaan ingin
membeli CMMS.
Kumpulkan tim untuk seleksi. Dapatkan pandangan internal tentang fitur sistem apa yang diinginkan.
Tentukan kriteria seleksi awal. Misalnya, beberapa perusahaan menginginkan vendor CMMS menjadi
perusahaan mapan yang akan bertahan dalam bisnis. Beberapa perusahaan menginginkan pengalaman
industri yang spesifik. Beberapa perusahaan menginginkan kedekatan geografis untuk mendapatkan
dukungan. Beberapa perusahaan memerlukan platform operasi tertentu. Survei majalah teknis untuk
ringkasan sistem. Daftar sistem yang mungkin. Kumpulkan literatur dari perusahaan-perusahaan ini.
Hubungi dan ajukan pertanyaan kepada mereka untuk melihat bagaimana mereka melihat pemeliharaan.
Berharap untuk membangun hubungan dukungan jangka panjang dan peningkatan berkelanjutan.
Mintalah daftar pengguna lengkap dan hubungi pengguna.
Kunjungi lainnya Kembangkan ide harga untuk ditinjau dengan manajemen karena sistem lengkap
berkisar harga dari di bawah $1000 hingga lebih dari $250.000. Undang vendor untuk membuat
presentasi dan mendemonstrasikan sistem.
Perbaiki dan bobot kriteria pemilihan. Selidiki sistem yang dipilih. Periksa klaim vendor jika sesuai.
Mintalah daftar pengguna lengkap dan hubungi pengguna. Kunjungi lainnya Kembangkan ide harga
untuk ditinjau dengan manajemen karena sistem lengkap berkisar harga dari di bawah $1000 hingga lebih
dari $250.000. Undang vendor untuk membuat presentasi dan mendemonstrasikan sistem. Perbaiki dan
bobot kriteria pemilihan. Selidiki sistem yang dipilih. Periksa klaim vendor jika sesuai. Mintalah daftar
pengguna lengkap dan hubungi pengguna. Kunjungi lainnya tanaman dengan perangkat lunak. Hubungi
saluran dukungan CMMS untuk respons.
Negosiasikan dan satu-satunya sumber atau menawar kandidat akhir. Jangan berharap ada satu sistem
yang sempurna.
Sistem inventaris yang sudah terkomputerisasi mungkin harus diunduh ke sistem baru. Siapa yang akan
membuat tautan? Apakah departemen TI punya waktu untuk menulis «skrip» ini dan menjalankannya?
Banyak perusahaan memiliki konsultan yang membantu mereka dalam pemilihan CMMS atau vendor
CMMS sendiri membantu melakukan transfer.
Jika ini direncanakan, itu harus menjadi bagian dari proses seleksi. Komputerisasi inventaris untuk
pertama kalinya akan membutuhkan entri data. Apakah organisasi pemeliharaan punya waktu untuk
melakukan ini? Bisakah bantuan sementara dipekerjakan? Siapa yang akan mengarahkan upaya mereka?
Bisakah konsultan menangani ini? Demikian pula, apakah peralatan sudah memiliki nomor tag peralatan
yang unik? Apakah ada database yang ada untuk ditransfer? Jika tidak, yang akan memutuskan
bagaimana nomor peralatan? Siapa yang akan menggantung tag dan memasukkannya ke dalam CMMS?
Apakah CMMS harus berkomunikasi dengan program perusahaan lain seperti penggajian atau inventaris?
Siapa yang akan memprogram hubungan ini? Departemen TI biasanya berhati-hati dengan program baru
yang berinteraksi dengan yang sudah ada. Siapa yang akan memasukkan semua tugas PM? Bisakah
konsultan memberikan bantuan klerikal untuk mentransfer daftar
PM yang ada ke CMMS? Selain itu, saat sistem baru diterapkan, banyak detail spesifik yang harus
ditangani saat muncul. Pertanyaan seperti apa yang harus dilakukan jika program baru mengamanatkan
penggunaan istilah yang berbeda untuk «menunggu penjadwalan» akan muncul setiap hari.
Juga, jangan berasumsi bahwa perusahaan harus menginstal CMMS sepenuhnya sekaligus. Mungkin
tidak pernah membutuhkan instalasi penuh. Jika perusahaan membeli CMMS untuk inventaris dan
pelacakan perintah kerja, kalender tenaga kerja dan pendaftar vendor mungkin menunggu untuk
digunakan. Perusahaan mungkin menginisialisasi modul peralatan secara bertahap sesuai kebutuhan untuk
mereferensikan perintah kerja. Demikian pula, perencana mungkin menginisialisasi modul perencanaan
secara bertahap saat mereka menjadi akrab dengan CMMS.

SARAN PERENCANAAN KHUSUS UNTUK MENGIKUTI CMMS

Berikut ini secara singkat menangkap saran bermanfaat untuk perencana menggunakan CMMS. Lampiran
L memperkuat daftar ini, tetapi lebih dari perspektif apa yang harus diminta oleh kelompok perencanaan
dari CMMS.
Gunakan modul perencanaan. Luar biasa, banyak perusahaan membeli CMMS dan tidak merencanakan
dalam modul perencanaan. Sebaliknya, mereka merencanakan pekerjaan secara langsung pada setiap
perintah kerja. Mereka memunculkan setiap perintah kerja baru dan menambahkan langkah-langkah
pekerjaan secara langsung satu per satu. Perusahaan-perusahaan ini harus merencanakan pekerjaan di area
rencana induk di mana mereka dapat menyimpan rencana kerja dan kemudian melampirkannya ke
perintah kerja. Keuntungan dari metode yang tepat ini adalah perencana nantinya dapat memunculkan
rencana induk yang disimpan ini setelah menerima umpan balik dan memperbaikinya untuk membuat
titik awal yang lebih baik untuk rencana berikutnya. Jika tidak, seorang perencana hanya mengetik setiap
pekerjaan dari awal. Kebiasaan buruk yang serupa adalah perencana meninggalkan setiap rencana induk
dalam modul perencanaan terlalu umum hanya sebagai template. Para perencana ini secara keliru berpikir
bahwa mereka harus melampirkan templat umum ke pekerjaan baru dan kemudian membuatnya khusus
untuk pekerjaan itu.
Saran umum yang menentang praktik ini menunjukkan bahwa bagian yang tidak tepat atau bagian yang
tidak penting dapat dimasukkan ke dalam daftar tergantung pada apa yang terjadi pada perintah kerja.
Saran ini menyarankan untuk tidak menambahkan sesuatu secara otomatis atau setidaknya tidak
menambahkan bagian tertentu secara otomatis. Bahaya dari nasihat ini adalah bahwa itu tidak akan
pernah ditambahkan. Jauh lebih baik untuk memiliki semua yang pernah digunakan pada peralatan
ditambahkan ke daftar suku cadangnya daripada tidak menambahkan apa pun. Perencana dapat menyortir
daftar 100 item yang digunakan pada peralatan di masa lalu jauh lebih mudah daripada katalog seluruh
gudang 10.000 item. Argumen bahwa perencana harus memilah-milah 100 item yang terdaftar untuk
menemukan 30 item yang valid tidak ada artinya jika dikontraskan dengan argumen bahwa perencana
sebaliknya harus menyortir
item untuk menemukan 30 item yang valid. Jangan membuat kesalahan dengan berpikir bahwa daftar itu
sempurna. Segala sesuatu dalam perencanaan adalah titik awal.
Para perencana yang berpengalaman tetap harus menggunakan pengetahuan mereka.
Juga bermanfaat bahwa perencana dapat meningkatkan daftar suku cadang peralatan tertentu dan
menghapus item yang tidak pantas yang digunakan di masa lalu.
Ini memudahkan penggunaan rencana kerja untuk peralatan serupa sebagai titik awal. Misalnya, rencana
kerja yang berbeda yang berhubungan dengan peralatan N02-FC-003 mungkin diberi nomor N02-FC-
003-1, N02-FC-003-2, N02-FC-003-3REBUILD, dan N02-FC-003STRAINER.
Minta originator memasukkan nama peralatan di awal deskripsi perintah kerja meskipun ada bidang
terpisah untuk nama peralatan.
Misalnya, baris deskripsi masalah akan menyatakan «2A BFP bocor di segel.» Laporan yang
mencantumkan perintah kerja akan lebih masuk akal.
Berpartisipasi dalam rapat pengguna CMMS.
CMMS untuk tumbuh dan mengembangkan produknya agar lebih bermanfaat.
Cobalah untuk mempengaruhi arah produk. Selain itu, pertemuan memungkinkan pengguna untuk belajar
tidak hanya dari presentasi vendor, tetapi juga dari pengguna lain. Jaringan dengan pengguna CMMS lain
untuk bertukar ide dan mendapatkan kontak untuk meminta saran. Beberapa sistem CMMS memiliki
forum pengguna online yang bahkan tidak disponsori oleh vendor untuk bertukar ide.
Beli permainan mengetik komputer untuk meningkatkan kemampuan papan ketik perencana jika
diperlukan.
Ketika sebuah perusahaan pertama kali mengimplementasikan CMMS baru, pertanyaan besar selalu
muncul mengenai perintah kerja lama yang tertutup.

RINGKASAN
Jelas, perencanaan mencakup lebih dari sekadar menggunakan komputer. Namun demikian, CMMS
modern dapat menjadi alat informasi yang penting. Para perencana membutuhkan sistem pengarsipan
yang akurat dan CMMS menghubungkan sejumlah besar informasi ke masing-masing peralatan. Banyak
perusahaan yang menerapkan paket CMMS kecewa dengan hasilnya. Kekecewaan ini tampaknya berasal
dari harapan yang tidak jelas tentang hasil yang diharapkan. Kekecewaan tidak perlu terjadi. Perangkat
lunak CMMS berkontribusi pada intinya ketika dibeli untuk alasan informasi tertentu. Dengan perangkat
lunak yang tepat, manajemen dapat mengontrol dan mengurangi persediaan. Laporan ad hoc dan reguler
dapat memberikan informasi yang diperlukan manajemen untuk mengontrol upaya pemeliharaan. Grup
pemeliharaan dapat memvisualisasikan, menentukan, dan mengelola backlognya dengan lebih baik.
Kelompok pemeliharaan harus berhati-hati agar tidak terganggu dengan komputerisasi daripada
memelihara pabrik, tetapi secara umum, komputer harus memiliki dampak positif pada pemeliharaan.
CMMS tidak dapat membantu sistem perencanaan yang gagal dengan dasardasar perencanaan, tetapi
dapat membantu dalam area spesifik dari proses perencanaan. Bab ini juga secara singkat mencirikan
beberapa kekayaan informasi yang tersedia dalam literatur untuk memandu perusahaan dalam memilih
dan menggunakan CMMS. Jika sebuah pernyataan dapat secara ringkas meringkas panduan CMMS
perusahaan yang tepat saat mencari perbaikan, itu mungkin dengan pernyataan oleh Nicholas Phillippi
(1997). Dia mengatakan, “Perlindungan investasi terbaik adalah pemahaman menyeluruh tentang proses
pemeliharaan yang ada dan penerapan sistem pemeliharaan bersama dengan proses ini.” Pahami,
sederhanakan, lalu otomatiskan