KONTRAK DAN PELAKSANAAN

PROYEK KONSTRUKSI

Pertemuan 6: Pre Construction Meeting

PCM (PRE CONSTRUCTION MEETING)
A pre-construction meeting is a
meeting in which the client and project
team, which includes the construction
company’s personnel, consultants, and
contractors, get together to establish
authority and communication, clarify
responsibilities, identify potential
issues, and plan for a successful project
before hitting the job site.
PCM (PRE CONSTRUCTION MEETING)
Pertemuan pra-konstruksi/ PCM adalah
pertemuan di mana klien dan tim
proyek, yang mencakup personel,
konsultan, dan kontraktor perusahaan
konstruksi, berkumpul untuk
membangun otoritas dan komunikasi,
mengklarifikasi tanggung jawab,
mengidentifikasi masalah potensial, dan
merencanakan proyek yang sukses
sebelum mencapai lokasi kerja.
 WHY ARE PRECONSTRUCTION
MEETINGS IMPORTANT?
▪ To put it simply, it is because the seeds of
project failures and project challenges get
planted long before construction begins.
Poorly scoped projects with unclear
specifications and quality requirements won’t
get any clearer once construction starts.
▪ The missing information on subcontractor
building plans will become rework if they
aren’t resolved before the sub starts the work.
Site conditions not discovered before ground
break become deep holes, filling up with
money and delays.
▪ To minimize cost overruns and delays, every
party to a contract needs to have at least one
preconstruction meeting before work begins.
And the entire project needs at least one
MENGAPA PCM PENTING?
▪ Sederhananya, itu karena potensi kegagalan
proyek dan tantangan proyek dimulai jauh
sebelum konstruksi dimulai. Proyek dengan
cakupan yang buruk dengan spesifikasi dan
persyaratan kualitas yang tidak jelas tidak akan
menjadi lebih jelas setelah konstruksi dimulai.
▪ Informasi yang hilang tentang rencana bangunan
(DED) subkontraktor akan menjadi pengerjaan
ulang (rework) jika tidak diselesaikan sebelum
sub kontraktor memulai pekerjaan. Kondisi
lokasi proyek yang tidak ditemukan sebelum
ground break menjadi lubang yang dalam,
berdampak pada uang dan penundaan.
▪ Untuk meminimalkan pembengkakan dan
penundaan biaya, setiap pihak dalam kontrak
harus memiliki setidaknya satu meeting (PCM)
sebelum pekerjaan dimulai. Dan seluruh proyek
membutuhkan setidaknya satu pertemuan
dengan setiap pemangku kepentingan kontrak
yang terlibat (stakeholders)
 PROSES
PELAKSANAAN PCM
Sebelum PCM dilakukan, ada
beberapa hal yang perlu disiapkan.
Beberapa contoh pertanyaan
sebelum PCM dilakukan antara lain:
PROSES PELAKSANAAN PCM
Sebelum PCM dilakukan, ada beberapa hal yang perlu disiapkan.
Beberapa contoh pertanyaan sebelum PCM dilakukan antara lain:
• Apakah ada perubahan yang ingin Anda buat?
• Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang hasil akhir atau materi?
• Apakah Anda tahu siapa yang harus dihubungi untuk pembaruan pada proyek?
• Apakah Anda senang dengan denah lantai seperti yang ditunjukkan?
• Apakah anggarannya masih sesuai rencana?
• Apa milestone dari proyek?
• Siapa orang utama yang harus dihubungi untuk setiap proyek? (mis. pelukis, tukang
listrik)
IMPORTANT DOCUMENTS IN PCM
• Project schedule (Jadwal Pelaksanaan, Kurva S, Bar Chart)
• Building material cost estimates (RAB)
• Drawings and blueprints (Gambar DED)
• Site-specific safety plan (Dokumen SMKK)
• Building permits (Ijin Kerja/ SPMK)
• Worker payment schedules (Jadwal Pembayaran/ Termin/ Cashflow Plan)
▪ Each construction project and location is unique. Be sure to check with state
and local laws and ordinances as well as OSHA requirements to ensure you
bring all necessary documentation to the meeting for your specific project.
 DOKUMEN YANG PENTING PADA PCM
• Project schedule (Jadwal Pelaksanaan, Kurva S, Bar Chart)
• Building material cost estimates (RAB)
• Drawings and blueprints (Gambar DED)
• Site-specific safety plan (Dokumen SMKK)
• Building permits (Ijin Kerja/ SPMK)
• Worker payment schedules (Jadwal Pembayaran/ Termin/ Cashflow Plan)
Setiap proyek konstruksi dan lokasi unik. Pastikan untuk memeriksa dengan
undang-undang dan peraturan negara bagian dan lokal serta persyaratan OSHA
untuk memastikan Anda membawa semua dokumentasi yang diperlukan ke
pertemuan untuk proyek spesifik Anda.
CEK LIST PCM
1. Go Over All Important Documents and Contracts with the Client

The first and most important step is to ensure your team and the client are on the same
page. Go over all documents and contracts, especially those that need to be signed or
finalized. If there are any questions or requested changes, this is a good chance to talk them
over.

2. Go Over Payments, Safety Plans, and Inspection Plans

Another important step is to talk about things like how and when you will be paid for the work,
what kind of safety plan is in place to protect workers, and how the work will be inspected.
This step of the meeting should involve the discussion of payment milestones for
subcontractors and other construction personnel.

3. Ensure the Client and Subcontractors Are Aware of the Project Schedule

You should use this meeting to ensure the client and subcontractors understand the
schedule of the project, including key milestones. By going over the timeline in advance with
the client, you can be sure there are no unpleasant surprises and the client is not expecting
you to get something done earlier than you actually can. For example, you could lay out how
you will need to do the plumbing before the drywall can be erected.

4. Review the Design

The pre-construction meeting is a good opportunity to review the building design on a room-
by-room or area-by-area basis. For example, if you are building a new home, you should go
over each room in the house with the client to ensure that they are happy with the design and
won’t make last-minute changes during the project that could cause time and/or budget
overruns.
CEK LIST PCM
5. Ensure All Contractors and Subcontractors Understand Their Role in the Project

The meeting is important for ensuring that your contractors and subcontractors know their
role and what is expected of them. You should use this meeting to go over project
responsibilities for each, the timeline, and the payment arrangements.

6. Discuss Potential Issues and Resolutions

From seasonal weather issues like freezing temperatures to being subject to timelines you
can’t control, like inspections, every project typically has an issue come up. If you can
anticipate potential roadblocks during the pre-construction meeting, you have all the
stakeholders together to weigh in on potential solutions. This makes for effective and
efficient problem-solving that not only keeps the project on track but also keeps the client
happy.

7. Open the Floor for Questions

Chances are, someone in the group is going to have questions, so carve out some time in
the agenda for anyone on the team or the client to ask questions. These questions may be
prepared beforehand, or they may be off the cuff and based on conversations during the
meeting. Either way, it’s important to create time as your team can alert you to issues you
haven’t even considered.

8. Walk the Lot or Site Where the Project Is Happening as a Group

It’s always good practice to do an on-site walkthrough with the key stakeholders before
construction begins. It’s one thing to review a project in documents, and quite another to
actually visit the site in person. This also allows them to come up with questions and spot
potential issues that would not have been apparent within project documentation.
CAN YOU MAKE CHANGES AFTER A PRE-
CONSTRUCTION MEETING?
▪ If there are changes during the pre-construction
meeting, make simple changes promptly. You
generally should not submit major change
orders after a pre-construction meeting
because it can inflate the budget, slow down
the project timeline, or even require you to hire
more workers.
▪ You will need to think over the results of the
meeting and carefully decide on what changes
should be implemented and which should not.
While verbal changes may speed up the
process, any new changes should be made in
writing and may require getting new signatures.
DAPATKAN KITA MEMBUAT PERUBAHAN PASCA PCM?
▪ Jika ada perubahan selama pertemuan pra-
konstruksi, segera buat perubahan sederhana.
Anda biasanya tidak boleh mengirimkan
pesanan perubahan besar setelah pertemuan
pra-konstruksi karena dapat meningkatkan
anggaran, memperlambat garis waktu proyek,
atau bahkan mengharuskan Anda untuk
mempekerjakan lebih banyak pekerja.
▪ Anda perlu memikirkan hasil pertemuan dan
dengan hati-hati memutuskan perubahan apa
yang harus diterapkan dan mana yang tidak.
Sementara perubahan verbal dapat
mempercepat proses, setiap perubahan baru
harus dilakukan secara tertulis dan mungkin
memerlukan mendapatkan tanda tangan baru.
HOW LONG AFTER THE PRE-CONSTRUCTION
MEETING DOES CONSTRUCTION START?
The pre-construction meeting
generally takes place just before
construction begins and after the
conception, team selection, and
project design construction phases.
It essentially wraps up the planning
phase and kicks off the construction
project, which is why it is such an
important step.
BERAPA LAMA SETELAH PCM DIMULAI?
▪ PCM umumnya berlangsung tepat
sebelum konstruksi dimulai dan setelah
konsepsi, pemilihan tim, dan fase
konstruksi desain proyek. (Pada
umumnya 7 hari setelah SPMK)
▪ Ini pada dasarnya menyelesaikan fase
perencanaan dan memulai proyek
konstruksi, itulah sebabnya ini adalah
langkah yang sangat penting.
KEGIATAN PENINJAUAN DOKUMEN SELAMA
PCM (STUDI KASUS DOKUMEN SMKK)
PENINJAUAN KEMBALI DOKUMEN
SMKK PADA KEGIATAN PCM
FORMAT RENCANA
KESELAMATAN
KONSTRUKSI
DAFTAR ISI
DOKUMEN RKK
FORMAT RENCANA
KESELAMATAN
KONSTRUKSI
DAFTAR ISI
DOKUMEN RMPK
TINJAUAN ULANG IBPRP PELAKSANAAN PEKERJAAN KONSTRUKSI [PCM]
Hasil persetujuan tinjauan ulang tersebut didokumentasikan sesuai peraturan.

Kepala Proyek Petugas Keselamatan Konstruksi

 1. Item uraian Pekerjaan dalam IBPRP disesuaikan
dengan item pekerjaan yang ada pada Daftar
Kuantitas Harga;
2. IBPRP meninjau dampak pada Pekerja, Material,
Alat & Lingkungan;
3. Pengendalian Risiko Awal merupakan Sasaran
POIN TINJAUAN Khusus;
4. Level Keparahan ada 5 Level & Level Kekerapan
PADA IBPRP juga 5 level;
5. Tingkat Risiko Kecil 1-4, Risiko sedang 5-12,
Risiko Besar 15-25 Eiminasi: meniadakan bahaya dan risiko dengan
tildak mempekerjakan manusia pada aktivitas

6. Urutan Tingkat Pengendalian Risiko dimulai Substitusi: penggantian proses, operasi, bahan, atau
peralatan dengan yang tidak berbahaya atau
memiliki bahaya lebih kecil
dengan Eliminasi, Substitusi, Rekayasa Rekayasa engineering: pengendalian terhadap
desain peralatan, tempat kerja untuk memberikan
perlindungan Keselamatan Konstruksi
Engineering, Pengendalian Administrasi, Pengendalian administrasi: mengendalikan prosedur,
izin kerja, analisis keselamatan pekerjaan, dan

penggunaan APD; peningkatan kompetensi tenaga kerja

7. IBPRP ditanda tangani oleh Petugas

Keselamatan Konstruksi atau Pemimpin UKK dan
Pemimpin Lapangan atau Kepala Proyek.
 PENINJAUAN KEMBALI RENCANA TINDAKAN
KETEKNIKAN, MANAJEMEN DAN TENAGA KERJA
YANG ADA DALAM SASARAN DAN PROGRAM UMUM
DAN KHUSUS PADA DOKUMEN SMKK
 SASARAN & PROGRAM UMUM
No Sasaran Umum Program Umum
A Kinerja Keselamatan Kerja
- Severity Rate (SR) / Tingkat Keparahan = 0 Komunikasi:
SR = Jumlah hari hilang x 1.000.000  Induksi Keselamatan Konstruksi (construction safety induction)
Jumlah jam orang kerja tercapai  Pertemuan pagi hari (safety morning)
(Perhitungan SR mengikuti peraturan terkait)  Pertemuan kelompok kerja (toolbox meeting)
 Rapat Keselamatan Konstruksi (construction safety meeting)
Ratio Keparahan /Severity Rate adalah: statistik atau perhitungan banyaknya hari  Inspeksi Keselamatan Konstruksi
hilang akibat kecelakaan kerja dalam satu juta jam kerja selama kurun waktu tertentu
Pelatihan / Sosialisasi
- Penilaian Indikator Kunci Kinerja Keselamatan Konstruksi (Construction Safety  Bekerja pada ketinggian;
KPI/Key Performance Indicator) = 85/100 (cara menghitung score KPI,  Dasar Keselamatan Konstruksi
target/capaian X 100%  Simulasi Tanggap Darurat

B Kinerja Kesehatan Kerja

- Tidak ada Penyakit Akibat Kerja (PAK) Pemeriksaan Kesehatan:
- Meminimalkan pekerja yang sakit  Pemeriksaan kesehatan (awal & berkala)
Peningkatan kesegaran jasmani
 Olahraga setiap minggu satu kali
 Pemberantasan Penyakit Menular
C Kinerja Pengelolaan Lingkungan Kerja
- Tidak ada pencemaran lingkungan Melaksanakan rekomendasi yang tertuang dalam dokumen Lingkungan AMDAL /
UKL-UPL/SPPL
Tata Graha (Housekeeping)
Pengolahan Sampah dan Limbah
5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin)
D Kinerja Keamanan
Petugas Keamanan
- Tidak ada gangguan keamanan yang mengakibatkan berhentinya pelaksanaan pekerjaan Koordinasi dengan pihak terkait
Pemasangan ID Card Pekerja
 POIN TINJAUAN SASARAN & PROGRAM UMUM
1. Program Umum adalah Program yang dibuat agar Sasaran Umum bisa tercapai;
2. Sasaran Umum ada 4 yaitu: Kinerja Keselamatan Kerja, Kinerja Kesehatan, Kinerja Lingkungan & Kinerja Keamanan;
3. Sasaran Umum & Program Umum ditandatangani Petugas Keselamatan Konstruksi & Kepala Proyek;
4. Agenda Program Umum adalah: Komunikasi, Pelatihan / Sosialisasi, Pemeriksaan Kesehatan, peningkatan Kesegaran
Jasmani, Amdal, Tata Graha, Pengelolaan Sampah, 5R, ketersediaan Petugas Keamanan, Penggunaan ID Card
5. Induksi kepada Pekerja baru, tamu, sub-kon, penyedia dilaksanakan rutin;
6. Pertemuan Pagi Hari dilaksanakan setiap hari untuk pembiasaan datang tepat waktu, penggunaan APD & penjelasan informasi
potensi bahaya pada hari itu;
7. Pertemuan Kelompok Kerja juga untuk pembiasaan mengenal penggunaan APD, tatacara kerja, potensi bahaya &
penanggulangannya pekerjaan tertentu;
8. Rapat Keselamatan Konstruksi membahas kinerja keselamatan Konstruksi per-minggu;
9. Bila diperlukan, rencanakan pelatihan yang memang diperlukan Proyek untuk pekerja agar tercapai sasaran Nihil Kecelakaan;
10. Pemeriksaan Kesehatan pada saat awal bekerja dan secara periodik diperlukan bagi pekerja;
11. Untuk menjaga Kesehatan Pekerja, dilakukan olahraga setiap minggu sekali, seperti senam, futsal, volley dll;
12. Karena masih adanya pandemi Covids, prokes tetap dilakukan dan juga diperlukan program Pemberantasan Penyakit
Menular. Proyek juga perlu menjaga Lingkungan dengan menerapkan rekomendasi yg tertuang dalam UKL &
UPL/SPPL, termasuk pelaksanaan 5R, pengelolaan sampah & limbah;
13. Untuk keamanan diperlukan Petugas Keamanan, setiap Pekerja diberi kartu Identitas;
14. Program yang sudah direncanakan dalam Sasaran & Program Umum, dimonitor implementasinya & di evaluasi;
15. Hasil Evaluasi didokumentasikan;
 SASARAN & PROGRAM UMUM
Pertemuan Kerja

Induksi Keselamatan Konstruksi adalah:

Pemberian informasi Persyaratan Keselamatan Konstruksi
untuk pekerja baru/pekerja yang dipindah tugaskan, tamu,
pemasok, dan pihak terkait pada pelaksanaan pekerjaan
yang akan masuk ke dalam area Pelaksanaan Pekerjaan
Induksi Pekerja Baru Konstruksi
 SASARAN & PROGRAM UMUM
Pertemuan Kerja

Pertemuan Pagi KK , adalah Pertemuan yang dilaksanakan secara periodik

minimum sekali dalam satu minggu dengan jadwal yang ditetapkan oleh Kepala
Proyek/Plant/Kawasan, diutamakan lebih baik setiap Hari, membahas:

1)Penjelasan kondisi yang berbahaya dari setiap proses pekerjaan. yang akan
dikerjakan setelah kegiatan pertemuan pagi Keselamatan Konstruksi.

2)Penyimpangan keadaan yang ditemukan saat inspeksi Keselamatan Konstruksi

sebelumnya
Pertemuan Pagi Hari 3)Insiden/Kecelakaan dan dijelaskan maksud dan tujuan pencegahannya.

4)Instruksi dan informasi dari Kepala Proyek dan/atau Pemberi Pekerjaan.

5)Peraturan dan ketetapan perundang-undangan

 SASARAN & PROGRAM UMUM
Pertemuan Kerja

Pertemuan Kelompok Pekerja harus dilaksanakan

minimal 1 kali dalam 1 minggu, yang lebih utama, dapat
dilaksanakan setiap hari sesuai dengan aktifitas harian,
yang membahas semua peringatan KK harus di
tekankan dalam pelaksanaan pekerjaan ke semua
tingkatan pekerja, semua masalah diatas harus berbasis
identifikasi potensi sumber bahaya
Pertemuan Kelompok Kerja
 SASARAN & PROGRAM UMUM
Rapat Kerja
Rapat Keselamatan Konstruksi
membahas kinerja keselamatan
Konstruksi per minggu
Rapat Keselamatan Konstruksi (construction safety meeting)
dipimpin oleh Penanggung Jawab Keselamatan Konstruksi
dan/atau Kepala Pelaksana Pekerjaan Konstruksi dan diikuti
oleh seluruh Staf Unit Kerja, yg membahas antara lain:
1.PERMASALAHAN YANG LALU YANG BELUM SELESAI
2.PERMASALAHAN SAAT INI
3.KECELAKAAN YANG TERJADI
4.HASIL INSPEKSI
5.HASIL AUDIT INTERNAL / EKSTERNAL
6.KETENTUAN / PERATURAN BARU
7.HAL/ TEKNOLOGI / SYSTEM BARU
 SASARAN & PROGRAM UMUM
Jadwal Pelatihan di Proyek
Penanggung Waktu
No Jenis Pelatihan Target Peserta
Jawab Pelaksanaan
Teknik, Staf,
1 Dasar Keselamatan Konstruksi Petugas KK 20 Juli 2021
Pelaksana

Pedoman Keselamatan Teknik, pelaksana,

2 Petugas KK 25 Juli 2021
Konstruksi pekerja konstruksi

Seluruh Pekerja, Pelaksana

3 Penggunaan APD Petugas KK 27 Juli 2021
& Staf

4 Tanggap Darurat Tim Tanggap Darurat Petugas KK 6 Agustus 2021

5 Pengenalan P3K Teknik, pelaksana Petugas KK 31 Juli 2021

 SASARAN & PROGRAM UMUM
Contoh kegiatan program kesehatan

Program Pencegahan Covids

Pemeriksaan Kesehatan
Pekerja

Senam Bersama di Proyek

 SASARAN & PROGRAM KHUSUS

Pekerjaan Pemasangan Perancah

Pastikan pekerja
kompeten dan
paham prosedur

Pertemuan
kelompok kerja

Pasang rambu

Penggunaan APD
 POIN TINJAUAN SASARAN & PROGRAM KHUSUS
1. Pastikan bahwa semua Pengendalian Risiko Awal sudah
menjadi Sasaran Khusus;
2. Program Khusus adalah: Program agar sasaran Khusus yg
ditetapkan bisa tercapai;
3. Sasaran & Program Khusus ditandatangani Petugas
Keselamatan Konstruksi & Kepala Proyek;
4. Sasaran & Program Khusus dimonitor implementasinya & di
evaluasi;
5. Penanggung jawab Program memastikan bahwa sasaran Khusus
yang menjadi tanggungjawabnya dapat tercapai;
6. Hasil Evaluasi didokumentasikan;
TERIMA KASIH