Sistem Pembelian Barang Dagangan

PENDAHULUAN

Pada dasarnya terdapat dua system pembelian barang dagangan, yaitu system pembelian barang pokok
(staple merchandise) dan anggaran barang untuk barang fesyen. Beberapa metode peramalan
permintaan dapat dilakukan untuk mendukung proses sistem pembelian, hal ini dapat dibantu dengan
informasi masa lalu maupun digunakannya alat-alat statistic untuk memprediksi ramalan permintaan.

Secara spesifik ritel harus menentukan strategi mereknya, apakah harus membeli merek nasional yang
telah terkenal atau harus mengembangkan merek sendiri. Ritel juga harus menentukan bagaimana dan
dimana bertemu dan berkomunikasi dengan vendor, apakah komunikasi tersebut sebaiknya dilakukan
dengan tatap muka atau menggunakan tehnologi internet. Negoisasi terjadi pada saat berkomunikasi
maupun ketika transaksi pembelian. Banyak hal yang harus dicapai dalam kesepakatan, misalnya harga
barang dagangan maupun masalah pengiriman barang. Ritel biasanya mengharapkan kesepakatan
dalam negoisasi ini tidak akan banyak mengalami perubahan-perubahan dalam suatu periode tertentu.
Untuk itu, banyak ritel terus melakukan hubungan kemitraan yang strategis dengan vendor.

SISTEM PEMBELIAN BAHAN POKOK

Siklus ini digunakan untuk brang dagangan yang memiliki siklus pesanan-penerimaan-pesanan yang
relative dapat diramalkan. Akan tetapi system ini tidak dapat duganakan untuk barang-barang fesyen,
karena system ini menggunakan data pada masa lalu yang digunakan untuk meramal penjualan di masa
yang akan datang.

Laporan Manajemen Persediaan

Dalam laporan manajemen persediaan, disiapkan segala informasi mengenai persediaan digudang,
kecepatan penjualan, jumlah pemesanan, pergantian persediaan, ramalan penjualan, dan jumlah yang
harus dipesan untuk setiap SKU.

Laporan manajemen persediaan terdiri atas:

Daftar stock dasar;

Daftar ini terdiri atas nomor stock dan deskripsi barang, berapa banyak barang yang tersedia dan yang
dipesan, serta penjualan selama 4 hungga 12 minggu terakhir.

Perputaran persediaan;

Pergantian persediaan yang direncanakan dibuat berdasarkan tujuan keuangan keseluruhan dan
mengendalikan system manajemen persediaan.

Ketersediaan produk;

Untuk menentukan berapa banyak produk yang harus tersedia diperlukan keputusan manajerial yang
rumit.

Stok cadangan;

Stok cadangan adalah stok yang digunakan untuk berjaga-jaga jika terjadi kehabisan stok yang
dikarenakan permintaan melebihi jumlah yang diperkirakan atau ketika kedatangan barang tertunda.

Peramalan;

Salah satu teknik untuk meramalkan penjualan adalah dengan penghalusan eksponensial (smoothing
exponential), di mana penjualan di periode waktu yang lalu diberi bobot untuk meramalkan penjualan di
periode mendatang.

Jenis ramalan yang menggunakan penghalusan eksponensial adalah permintaan nonmusiman, yaitu
meramalkan permintaan tanpa mempertimbangkan pengaruh musiman.

Titik pemesanan;

Titik pemesanan adalah jumlah barang minimum yang harus tersedia, sehingga barang tidak boleh habis
sebelum pesanan berikutnya datang.

Jumlah yang dipesan;

Jumlah yang dipesan adalah selisih antara jumlah yang tersedia dan titik pemesanan.

ANGGARAN UNTUK BARANG-BARANG FESYEN

Rancangan anggaran barang mencatat investasi persediaan dalam suatu kategori terhadap waktu.
Rancangan ini hanya menjelaskan berapa banyak uang yang dihabiskan setiap bulannya untuk
mendukung penjualan dan menentukan titik impas (break even point). Rancangan ini terdiri atas:
Distribusi persentase penjualan bulanan terhadap musim;

dengan pemeriksaan persentase penjualan setiap bulannya selama beberapa periode tahunan, maka
dapat diketahui adanya perubahan.

Penjualan bulanan;

Penjualan bulanan sebanding dengan penjualan total yang diramalkan untuk periode waktu tertentu
dikalikan dengan setiap persentase penjualan di tiap bulannya

Distribusi persentase reduksi bulanan terhadap musim;

Untuk memiliki barang dagangan yang cukup untuk memenuhi penjualan bulanan yang diramalkan,
maka pembeli harus mempertimbangkan factor yang dapat mengurangi stok barang di gudang.
Walaupun penjualan adalah reduksi yang utama, nilai persediaan juga reduksi dengan adanya
markdown, penyusutan, dan diskon pada karyawan. markdown dapat diramalkan secara cukup akurat
dengan melihat data-data lama. Diskon seperti markdown diberikan pada karyawan, bukan pelanggan.
Penyusutan adalah reduksi persediaan yang disebabkan oleh pengutilan oleh karyawan atau pelanggan,
kesalahan penempatan atau kerusakan barang dagangan, atau karena pembukuan yang buruk. Pembeli
mengukur penyusutan dengan menghitung selisih antara (1) nilai persediaan yang terekam berdasarkan
catatan barang dagangan yang dibeli dan yang diterima, dan (2) persediaan fisik di toko dan pusat-pusat
distribusi lainnya.

Reduksi bulanan;

Reduksi bulanan sama dengan reduksi total dikalikan tiap presentasenya.

Rasio stok penjualan untuk awal bulan;

Rasio stok penjualan adalah persediaan yang harus tersedia pada awal bulan untuk memenuhi ramalan
penjualan. Rasio stok dengan penjualan sebanding dengan jumlah bulan penyediaan (month of supply)
pada awal bulan.

Persediaan BOM adalah pembilang, dan penjualan yang diramalkan pada bulan tersebut adalah
penyebutnya. Rasio stok-penjualan sama dengan 2 berarti direncanakan untuk memiliki persediaan yang
tersedia di awal bulan dua kali lebih banyak dari pada yang diramalkan akan terjual. Rasio stok dengan
penjualan sebanding dengan jumlah bulan penyediaan pada awal bulan. Banyak ritel yang lebih memilih
untuk menyatakan hubungan ini sebagai minggu penyediaan (month of supply) dikalikan empat.

Stok BOM;

Jumlah persediaan yang direncanakan untuk awal bulan sama dengan penjualan bulanan dikalikan
dengan rasio stok – penjualan.

Stok akhir bulan;

Stok BOM untuk bulan ini adalah sama dengan stok EOM di bulan sebelumnya.

Penambahan stok bulanan;

Penambahan stok bulanan dengan jumlah yang akan dipesan untuk dikirimkan setiap bulannya.

Penambahan stok = penjualan + Reduksi + Persediaan EOM – Persediaan BOM

Mengevaluasi Rancangan Anggaran Barang Dagangan

Jika pergantian, peramalan, dan GMROI yang sebenarnya lebih besar daripada yang direncanakan, maka
kinerja lebih baik dari yang diharapkan sehingga tidak perlu dilakukan evaluasi. Namun ada beberapa
pertanyaan tambahan yang perlu dijawab. Mengapa kinerja melebihi atau kurang dari yang
direncanakan? Apakah penyimpangan dari rencana disebabkan oleh dibawah kendali pembali? Perlu
dilakukan upaya untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.

PEMBELIAN TERBUKA

System pembelian terbuka (open to buy) dimulai setelah barang dibeli dengan menggunakan rencana
anggaran barang atau system pembelian bahan pokok. System pembelian terbuka adalah system di
mana aliran barang tersebut harus terus dicatat. Lebih spesifiknya, system ini mencatat berapa banyak
uang yang dikeluarkan tiap bulan, dan berapa banyak yang tersisa. Pencatatan barang dan kapan harus
dikirimkan harus dicatat dengan teliti. System ini merupakan komponen penting dalam proses
manajemen barang dagangan.

Penghitungan Pembelian Terbuka Untuk Periode Yang Lalu

Penghitungan pembelian terbuka di akhir periode mudah dilakukan, karena bulan telah berlalu, maka
stok akhir bulan (EOM) yang sebenarnya sebanding dengan stok EOM yang diproyeksikan.

Penghitungan Pembalian Terbuka Untuk Periode Sekarang

Rencana stok EOM yang diproyeksikan adalah sama dengan stok BOM ditambah dengan penambahan
actual bulanan (barang apa saja yang sebenarnya diterima) ditambah barang-barang yang dipesan
dikurangi rencana penjualan dan dikurangi rencana reduksi bulanan. Dengan kata kain, proyeksi rencana
stok EOM adalah estimasi baru atu perbaikan dari rencana stok EOM dari anggaran barang dagangan.
Versi baru dan perbaikan ini akan memberikan informasi untuk menghitung ketidaktersediaan ketika
rencana anggaran barang dagangan dibuat. Berikut ini adalah rumus untuk menghitung rencana
pembelian terbuka:

Rencana pembelian terbuka= Stok EOM yang direncanakan - Stok EOM yang diproyeksikan.

MENGALOKASIKAN BARANG DAGANGAN KE TOKO

Jaringan toko (chain store ) biasanya mengklasifikasikan toko-toko menjadi toko A, B, atau C
berdasarkan volume penjualan potensial masing-masing. Tiap alokasi barang ke setiap toko tersebut
berbeda-beda. Toko-toko yang lebih kecil memerlukan rasio stok penjualan yang lebih besar dari rata-
rata. Pengalokasian berlaku untuk barang-barang fesyen maupun bahan pokok. Dengan strategi
distribusi tarik (pull), pemesanan untuk bahan pokok dilakukan di tingkat toko berdasarkan data
permintaan yang diperoleh melalui POS (point of sale). Dengan strategi dorong (push), barang
dialokasikan ke toko berdasarkan permintaan histories, posisi persediaan pada pusat distribusi ,dan
kebutuhan toko.

MENGANALISIS KINERJA BARANG DAGANGAN

Terdapat tiga macam cara untuk menganalisis kinerja barang dagangan, yaitu:

1. Analisis ABC

Analisis ABC dilakukan dengan cara mngurutkan peringkat barang dagangan dengan beberapa ukuran
untuk menentukan barang mana yang kadang kala diperbolehkan habis (out-of-stock) dan barang mana
yang harus dihapus dari stock. Analisis ini dapat dilakukan pada segala tingkat klasifikasi barang
dagangan, mulai dari SKU hingga departemen. Analisis ABC menggunakan prinsip 80-20 yang umum, di
mana kira-kira 80 persen penjualan atau keuntungan ritel berasal dari 20 persen produk. Hal ini berarti
ritel harus berkonsentrasi pada produk yang memberikan keuntungan yang lebih besar. Langkah
pertama dalam analisis ABC adalah mengurutkan peringkat SKU menggunakan satu criteria atau lebih.
Ukuran kinerja yang paling penting untuk analisis ini adalah margin kontribusi.

Margin kontribulasi= penjualan bersih - Harga pokok penjualan - Variabel pengeluaran lainnya
Variable pengeluaran lain misalnya adalah komisi penjualan. Ukuran lain yang digunakan dalam analisis
ABC antara lain jumlah uang yang dihasilkan dari penjualan, penjualan dalam satuan, margin kotor, dan
GMROI. Margin penjualan atau margin kotor per kaki persegi juga dapat digunakan. Langkah berikutnya
adalah menentukan bagaimana barang dengan tingkat keuntungan yang berbeda. Harus diperlakukan
dengan berbeda. Walaupun analisis ini disebut ABC, terdapat juga barang D yang merupakan sisa 20
persen SKU, yang tidak satu pun terjual selama musim lalu dan menjadi kadaluwarsa.

2. Analisis Sell Through

Analisis sell through adalah perbandingan antara penjualan aktual dan yang direncanakan untuk
menentukan apakah markdown awal dibutuhkan atau apakah lebih banyak barang dibutuhkan untuk
memenuhi permintaan. Tidak ada aturan yang tepat untuk menentukan apakah sebuah markdown
dibutuhkan atau harus memesan barang lebih banyak. Pengambilan keputusan tergantung pada
pengalaman dengan barang dagangan di masa lampau, apakah barang perlu dipromosikan, penjual
dapat mengurangi resiko pembeli dengan menyediakan uang markdown, atau hal-hal lain yang terkait.
Jika penjualan aktual lebih besar dari yang direncanakan, pemesanan ulang harus dilakukan.

3. Metode multiatribut

Metode multiatribut digunakan untuk mengevaluasi penjual dengan menggunakan nilai rata-rata
berbobot untuk tiap penjual. Nilai ini didasarkan pada tingkat pentingnya berbagai macam kebijakan
penjual dan kinerja penjual. Pembeli dapat mengevaluasi penjual dengan menggunakan lima langkah
berikut:

Membuat daftar kebijakan untuk dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan. Daftar tidak boleh
terlalu panjang atau terlalu pendek.daftar yang terlalu pendek akan mengabaikan beberapa kebijakan
yang relevan, dan daftar yang terlalu panjang akan susah digunakan. Dalam membuat daftar hendaknya
berfokus kepada satu penjual.

Bobot kepentingan setiap kebijakan harus ditentukan oleh pembeli atau perencana beserta manajer
barang dagangan. Disini digunakan skala 1 hingga 10, dimana 1 berarti tidak penting dan 10 berarti
sangat penting. Skala ini menggunakan pendekatan skala diferensial semantic (semantic differential
scale) seperti halnya metode multiatribut yang digunakan pada tahapan proses pemilihan alternative
proses pembelian pada Bab 2. pastikan semua kebijakan tidak menerima nilai tinggi atau rendah semua.

Membuat penilaian tentang pengaruh merek individual di tiap kebijakan. Prosedur ini juga harus
merupakan keputusan gabungan antara manajer kategori dan manajer barang dagangan.
Mengalikan kepentingan tiap kebijakan dengan pengaruh tiap merek atau pabriknya.

menjumlahkan hasil kali tiap barang untuk semua kebijakan untuk menentukan peringkat keseluruhan
penjual.

STRATEGI PENGGUNAAN MEREK

Dalam hal strategi penggunaan merek, ritel dihadapkan pada banyak pilihan. Ritel dapat membeli merek
yang sudah terkenal atau dapat mengembangkan label privatnya ataupun mengembangkan bauran dari
keduanya.

Merek Pabrik

Merek pabrik, juga dikenal sebagai merek nasional, merupakan produk yang dirancang, diproduksi dan
dipasarkan oleh penjual. Pabrik bertanggung jawab untuk mengembangkan barang dan menjaga citra
merek tersrebut. Merek pabrik akan dapat membantu dalam hal menjaga citra toko, aliran penjualan,
dan pengeluaran penjualan atau promosi. Ritel memberi merek pabrik karena merek tersebut memiliki
pelanggan tetap orang datang ke toko dan menanyakan barang dengan menyebutkan nama merek
tersebut. Promosi untuk merek pabrik juga membutuhkan biaya yang lebih kecil, karena pabrik telah
mempromosikan sendiri barang tersebut. Merek pabrik memiliki margin kotor yang lebih rendah
daripada merek label privat. Hal ini dikarenakan pabrik mempromosikan mereknya sehingga
meningkatkan kompetisi antara ritel. Biasanya ritel memberikan diskon khusus untuk menarik pelanggan
ke tokonya. Biaya promosi untuk merek pabrik juga sedikit karena pabrik tersebut sudah
mempromosikan barangnya sendiri. Jika merek pabrik hanya tersedia dalam jumlah yang terbatas di
gerai ritel, maka pelanggan akan setia terhadap merek tersebut dan toko yang menjualnya. Sebaliknya,
jika merek pabrik banyak tersedia di banyak ritel, maka kesetiaan pelanggan akan menurun karena
adanya banyak pilihan. Salah satu masalah yang timbul jika membeli merek pabrik adalah fleksibilitas
ritel dibatasi, apalagi jika produsennya mempunyai merek yang terkenal. Produsen barang tersebut
mendikte bagaimana dan dimana produk harus dipajang, diiklankan, ataupun diberi harga.

Merek Berlisensi

Merek berlisensi adalah merek di mana ritel ataupun pihak yang membeli menandatangani surat
kontrak dengan pemilik merek yang terkenal untuk mengembangkan, memproduksi, dan menjual merek
tersebut. Pemegang lisensi dapat berupa:
Pihak yang memiliki kontrak dengan pabrik untuk memproduksi produk lisensi tersebut.

Pihak ketiga yang memegang kontrak untuk memiliki barang bermerek tersebut dan kemudian dapat
menjualnya.

Label privat

Label privat adalah merek produk yang dibuat dan hanya tersedia untuk dijual oleh ritel. Apabila ritel
memutuskan untuk menggunakan label privat, maka sebagai konsekuensinya ritel tersebut harus
mempromosikan produknya sendiri.

Merek atau Toko

Ada beberapa perusahaan yang telah menjadi pabrik juga berubah menjadi ritel, pabrik-pabrik tersebut
berubah menjadi ritel dikarenakan: a). Dengan menjadi ritel mereka mempunyai kendali sepenuhnya
terhadap penyajian barang ke publik, b). Pabrik dapat menggunkan took-toko ini untuk menguji barang
dagangan dan konsep barang dagangan yang baru, c). Untuk memamerkan barang ke publik.

PENGAMBILAN SUMBER DAYA LUAR NEGERI

Banyak ritel menggunakan pemasok luar negeri dengan alasan untuk menghemat biaya, namun ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Efek negara asal; ritel dapat mengambil dari negara berkembang yang memiliki keunggulan tehnologi.

Fluktuasi mata uang asing;

Pajak; tehadap barang impor tersebut.

Zona perdagangan bebas; apakah kawasan tersebut termasuk dalam Free Trade Zone.

Biaya pengangkutan persediaan; yang tentunya akan lebih tinggi.

Biaya transportasi.

BERHUBUNGAN DENGAN PENJUAL

Agar dapat terjaga hubungan dengan vendor maka harus selalu membangun relasi jangka panjang yang
harmonis, antara lain:

Pertukaran melalui internet melalui Bursa Ritel.

Pusat grosir.

Pameran Dagang.

Membeli di Tempat Sendiri.

Kantor kantor Pembelian.

BERNEGOSIASI DENGAN PENJUAL

Strategi dalam bernegosiasi antara lain:

Mempertimbangkan sejarah penjual.

Menanyakan di mana barang-barang tersebut sekarang.

Menetapkan tujuan baik aturan pembayaran, transportasi dll.

Mengetahui tujuan dan batasan penjual.

Merencanakan untuk memiliki jumlah negosiator yang sama dengan jumlah penjual.

Memilih tempat yang bagus untuk bernegoisasi

Mewaspadai tenggang waktu untuk menghindari perubahan keputusan penjual.

PETUNJUK UNTUK NEGOISASI TATAP MUKA

Yaitu dengan tujuh tips; 1. Pisahkan masalah pribadi dengan bisnis, 2. Memberi penekanan pada fakta
objektif, 3. Bikin hubungan yang saling menguntungkan, 4. Biarkan mereka bicara, 5. Mengetahui sejauh
mana harus berbicara, 6. Jangan membuat permusuhan apabila gagal bernegoisasi, 7. Mengkaji ulang
pembicaraan negosiasi.

MEMBANGUN DAN MENJAGA HUBUNGAN STRATEGIS DENGAN PENJUAL

Hubungan strategis juga dimaksud dengan hubungan kemitraan, menjalin komitmen jangka panjang dan
sama-sama menguntungkan. Menjaga relasi strategis antara lain; saling mempercayai, komunikasi
terbuka, tujuan sama, komtmen yang kredibel. Membangun relasi kemitraan dengan; kesadaran,
eksplorasi, perluasan dan komitmen.

DAFTAR PUSTKA

Christina Wihidya Utami, dalam judul Manajemen Ritel Strategi dan Implementasi Ritel Modern.

SISTEM PEMBELIAN

DESKRIPSI

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan
oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor.
Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari
pemasok luar negeri.

FUNGSI TERKAIT

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

Fungsi gudang.

Fungsi pembelian.

Fungsi penerimaan.

Fungsi akuntansi.

Fungsi Gudang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk
menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung
pakai (tidak ada persediaan barangnya di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai
barang.
Fungsi Pembelian. Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.

Fungsi Penerimaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan
apakah barang tersebut dapat diterima atau tidak oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab
untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.

Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang
dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung
jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau
menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:

Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan
pemasok.

Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.

Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut,
fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

PROSEDUR PEMBELIAN

Secara garis besar jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian disajikan pada Gambar 9.1.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:

Prosedur permintaan pembelian.

Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.

Prosedur order pembelian.

Prosedur penerimaan barang.

Prosedur pencatatan utang.

Prosedur distribusi pembelian.

Prosedur Permintaan Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di
gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan
permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan
pembelian.

Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian
mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan
pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan
sering kali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi
pembelian dibagi menjadi sebagai berikut:

Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.

Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.

Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.

Perbedaan di antara sistem akuntansi pembelian tersebut di atas terletak pada prosedur pemilihan
pemasok.
Sistem Akuntansi Pembelian dengan Pengadaan Langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini,
pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui penawaran harga. Biasanya pembelian
dengan pengadaan langsung ini meliputi jumlah rupiah yang kecil dalam sekali pembelian.

Sistem Akuntansi Pembelian dengan Penunjukan Langsung. Dalam sistem akuntansi pembelian ini,
pemilihan pemasok dilakukan oleh fungsi pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman
permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok dan didasarkan pada pertimbangan
harga penawaran dari para pemasok tersebut.

Sistem Akuntansi Pembelian dengan Lelang. Dalam sistem akuntansi pembelian ini, pemilihan pemasok
dilakukan oleh panitia lelang yang dibentuk, melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang jumlahnya
terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:

Pembuatan rerangka acuan (terms of reference) yang berisi uraian rinci jenis, spesifikasi dan jumlah
barang yang akan dibeli melalui lelang.

Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk kepentingan pengajuan penawaran harga.

Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka acuan tersebut.

Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagai persyaratan lelang oleh para pemasok dalam
amplop tertutup.

Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia lelang di depan para pemasok.

Penetapan pemasok yang dipilih (pemenang lelang) oleh panitia lelang.

Prosedur Order Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan
(misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order
pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai
jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan
penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
terkait dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok)
dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi pembelian adalah:

Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point).

Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok.

Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok.

Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu.

Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu.

Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

Surat permintaan pembelian.

Surat permintaan penawaran harga.

Surat order pembelian.

Laporan penerimaan barang.

Surat perubahan order.

Bukti kas keluar.

Surat Permintaan Pembelian. Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah,
dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat
dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip
fungsi yang meminta barang. Lihat contoh surat permintaan pembelian.
Surat Permintaan Penawaran Harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah
pembelian yang besar.

Surat Order Pembelian.Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih. Dokumen transaksi ini akan dapat dilhat di :

Surat Order Pembelian (Purchasing). Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian
yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Tembusan Pengakuan oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok,
dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah
diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman
barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut.

Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian
bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.

Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.

Arsip Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama
pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.

Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan
sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya
seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving
system), kolom kuantitas dalam tembusan ini diblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang
dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi
penerimaan. Hal ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan penghitungan
dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok. Lihat contoh formulir tembusan surat order
pembelian yang menggunakan blind receiving system pada Gambar 3.4.

Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai
salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Laporan Penerimaan Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang
tercantum dalam surat order pembelian.

Surat Perubahan Order Pembelian. Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas,
jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan
perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara
resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

Bukti Kas Keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian.
Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada
pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud
pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah:

Register bukti kas keluar (voucher register);

Jurnal pembelian;

Kartu utang;

Kartu persediaan.

Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register). Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan
voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register
bukti kas keluar. Lihat contoh register bukti kas keluar pada Gambar 9.7.

Jurnal Pembelian. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure,
jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

Kartu Utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku
pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam
pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang berfungsi sebagai
catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang beium dibayar. Lihat contoh kartu utang pada Gambar
9.8.

Kartu Persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat
harga pokok persediaan yang dibeli.

Allah Subhanahu Wa Ta'ala berfirman:

َ ٰ ‫َّخ ْيفَةً َّو ُدوْ نَ ْال َجـه ِْر ِمنَ ْالقَوْ ِل بِا ْل ُغ ُد ِّو َوا اْل‬
َ‫صا ِل َواَل تَ ُك ْن ِّمنَ ْال ٰغفِلِ ْين‬ ِ ‫َضرُّ عًا و‬ َ ‫َوا ْذ ُكرْ َّربَّكَ فِ ْي نَ ْف ِس‬
َ ‫كت‬

"Dan ingatlah Tuhanmu dalam hatimu dengan rendah hati dan rasa takut, dan dengan tidak
mengeraskan suara, pada waktu pagi dan petang, dan janganlah kamu termasuk orang-orang yang
lengah."

(QS. Al-A'raf 7: Ayat 205)