RUMAH SAKIT ”CEPAT SEHAT”

SATUAN PEMERIKSAAN INTERN

Disusun oleh : <Nama Ketua Tim>
INTERNAL CONTROL QUESTIONNAIRE (ICQ)
Di reviu oleh :<Nama Dalnis / Ka.SPI>.

Audit : Pengelolaan Inventory

Tanggal : 10 November 2014

9. Kontrol Obyektif
“Pengelolaan dan penatausahaan inventory apakah telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
peraturan Menteri Keuangan tentang penatausahaan barang milik Negara”.

Komentar auditi
No Kwesioner Pengendalian Internal
. (Jika dijawab “YA”, auditi harus bisa menunjukkan bukti, jika YA TIDAK
dijawab “TIDAK” auditor mendalami untuk mencari tahu

penyebab dan akibatnya)

I PERENCANAAN BARANG PERSEDIAAN (BP)
1. Apakah Farmasi memilki Pedoman perencanaan BP?
2. Apakah pedoman yang sudah ada, digunakan sebagai pedoman
penyusunan perencanaan BP?
3. Apakah perencanaan kebutuhan barang persediaan harus
didasari dengan bukti pemakaian barang, periode sebelumnya?
4. Apakah pengecualian atas dasar realisasi pemakaian barang
periode sebelumnya diatur secara tertulis?
5. Apakah perencanaan kebutuhan BP harus memperhitungkan
waktu pemesanan, stock minimal/maksimal, dan waktu
kadaluarsa?
6. Apakah persetujuan pengadaan barang atas kebutuhan yang
diusulkan, dilakukan pemeriksaan ulang (recheck) oleh petugas
lain yang independen?
7. Apakah keputusan persetujuan pengadaan barang, harus
melalui proses persetujuan alokasi anggaran yang disediakan?
PROSES PENGADAAN BARANG PERSEDIAAN
1. Apakah proses pengadaan mempersyaratkan tersedianya alokasi
anggaran yang ditetapkan oleh Direktur Keuangan?
2. Apakah RS sudah menetapkan SPO pengadaan barang sendiri?
II 3. Apakah SPO Pengadaan Barang tersebut, dipatuhi?
4. Apakah SPO mempersyaratkan dalam pengajuan BP, disertakan
informasi spesifikasi yang tidak mengarah kepada merk
tertentu?
PROSES PENERIMAAN BARANG
1. Apakah perimaan barang dilakukan oleh Unit Logistik Medis
yang ditetapkan oleh Direktur Utama?
2. Apakah RS memiliki SPO penerimaan Barang yang ditetapkan
secara tertulis?
3. Apakah ketentuan waktu kadaluarsa ditetapkan secara terulis?
4. Apakah barang yang diterima, dicatat dalam Kartu Stock?
5. Apakah catatan Kartu Stock selalu ”up dated” sesuai dengan
mutasi penerimaan/pengeluaran barang?
6. Apakah mutasi “penerimaan” barang dibukukan ke dalam Buku
 Stok ?
7. Apakah laporan mutasi penerimaan/pengeluaran barang selalu
dilaporkan ke Bagian Akuntansi?
III PENDISTRIBUSIAN/PENGELUARAN BARANG
1. Apakah pengeluaran barang selalu dicatat dalam Kartu Stock /
Kartu Inventaris Barang?
2. Apakah permintaan barang kepada gudang Logistic Medis, selalu
menggunakan Kartu permintaan yang ditetapkan?
3. Apakah Kartu permintaan barang, ditanda tangani oleh Kepala
Ruangan?
4. Apakah penyerahan barang dari gudang disertai Bukti Serah
Terima Barang, dan ditanda-tangani kedua belah pihak “yang
menyerahkan” dan “yang menerima” dengan nama terang?
5. Apakah bukti serah terima barang memuat:
 Nama Barang,
 Merk / Spesifikasi
 Jumlah barang
 Harga Satuan } Ada kalanya harga tidak harus dicantumkan
 Jumlah Harga } --idem--
6. Apakah setiap Mutasi barang (penerimaan/pengeluaran)
IV
dibukukan ke dalam Buku Inventaris Barang?
7. Apakah bukti pengeluaran barang, dilaporkan kebagian
Akuntansi?

PROSES STOCK-OPNAME BARANG PERSEDIAAN

1. Apakah posisi barang di gudang dilakukan pemeriksaan “stock-
opname” secara berkala?
2. Apakah pemeriksaan “stock-opname” dilakukan oleh petugas
lain, yang tidak berhubungan dengan pengelolaan gudang
(independen)?
3. Apakah laporan hasil pemeriksaan stock gudang dilaporkan
dalam Berita Acara Pemeriksaan Persediaan Gudang?
4. Apakah dibuat Berita Acara Rekonsiliasi antara Catatan dengan
Fisik Barang?
5. Apakah Berita Acara ditanda-tangani oleh pereviu dan pengelola
stock gudang?
6. Apakah BA Laporan Stock-Opname dilaporkan ?
PROSES PENGHAPUSAN BARANG PERSEDIAAN RUSAK
1. Apakah RS telah menetapkan SPO penghapusan barang?
2. Apakah SPO penghapusan barang telah disosialisasikan?
3. Apakah penghapusan pada nilai tertentu harus melalui
persetujuan Pejabat yang berwenang?
4. Apakah barang yang telah dihapuskan, dilaporkan ke pejabat
Administrasi SIMAK-BMN?

MENILAI SARANA KOMPUTERISASI BARANG PERSEDIAAN

1. Apakah sistem administrasi gudang sentral, telah dilengkapi
V dengan Sistem Aplikasi Inventory, yang khusus dikembangkan
untuk mengelola administrasi Inventory (Persediaan)?
2. Apakah Sistem Inventory yang ada, telah memenuhi kriteria
sistem pencatatan inventory yang handal?
3. Apakah sistem aplikasi inventory yang ada, mempunyai Buku
Manual bagi operator?
4. Apakah Sistem Aplikasi Inventory mampu menyajikan:
2
 a. Saldo Awal periode?
b. Saldo Akhir Peride?
c. Jumlah transaksi Penerimaan Barang?
d. Jumlah transaksi Pengeluaran Barang?
5. Apakah pada Sistem Aplikasi Inventory telah
mempersyaratkan (dengan sistem pengunci):
a. Harus memasukan Kode Password?
b. Harus memasukkan Kode Dokumen Input?
c. Persyaratan penting lainnya?
6. Apakah pada Sistem Aplikasi Inventory, dilengkapi dengan
sarana penjejagan (audit trail)?
VI MENILAI /EVALUASI DATA KOMPUTER
1. Apakah pernah terjadi kerusakan data inventory dalam
komputer ?
2. Jika pernah, Apakah data yang rusak terjadi lebih dari satu
item-barang?
3. Jika lebih dari satu item barang, apakah telah diidentifikasi
seluruh catatan item barang yang rusak datanya?
4. Apakah kerusakan file data komputer telah dapat diatasi?
5. Apakah catatan inventory memiliki back-up manual (paper-
file)?
6. Jika pernah terjadi kerusakan file data, apakah ada laporan
VII tertulis kepada pimpinan/manajemen?
7. Apakah dampaknya mengganggu catatan “Saldo Awal” setiap
item barang, pada Gudang sentral?
8. Apakah dampaknya mengganggu catatan “Penerimaan”
setiap item barang?
9. Apakah dampaknya mengganggu catatan “Pengeluaran”
setiap item barang?
10. Apakah dampaknya mengganggu catatan “Saldo Akhir” setiap
item barang?

MENILAIA KEMAMPUAN SISTEM APLIKASI DATA INVENTORY

a. Apakah Sistem Aplikasi, telah dilengkapi dengan fasilitas Laporan
Periodik?
b. Apakah Sistem Aplikasi, dapat dibaca oleh atas langsung
Penanggung-jawab Gudang, atau bahkan oleh Direktur?
c. Apakah Sistem Aplikasi dilengkapi dengan fasilitas Administrasi
untuk perencanaan pengadaan barang?
d. Apakah Sistim Aplikasi Inventory, dilengkapi fasilitas yang mampu
memberikan sinyal automatis, jika posisi jumlah barang yang
tersisa, menunjukkan harus segera pesan kembali?

MENILAI PEMANFAATAN SISTEM APLIKASI DATA INVENTORY

1. Apakah Sistem Aplikasi Inventory yang sudah
ada, telah dimanfaatkan sebagaimana mestinya?
2. Apakah petugas pengguna / operator familier
dalan menggunakan Sistem Aplikasi Inventory?
3. Apakah sosialisasi Cara pemakaian telah
efektif?
VIII 4. Apakah Sistem Aplikasi Inventory dilengkapi
Manual dalam bentuk Tutorial dalam Sistem Aplikasi atau dalam
bentuk Buku Manual?
5. Apakah Sistem Aplikasi Inventory telah
terintegrasi dengan proses perencanaan usulan pengadaan
3
 barang, proses persetujuan pengadaan, proses
pembelian/purchasing?

MENILAI / EVALUASI KOMPETENSI PETUGAS PENGELOLA

/PENATAUSAHA BARANG PERSEDIAAN.
1. Apakah petugas gudang pernah mengikuti pelatihan pengelolaan
inventory?
2. Apakah ada petugas gudang yang pernah mengikuti pelatihan
pengelolaan inventory?
3. Apakah petugas yang pernah mengikuti pelatihan pengelolaan
inventory diberi tugas melakukan penata-usahaan inventory
persediaan?
4. Apakah petugas penanggung jawab pengelolaan stock
mengetahui ketentuan perundang-undangan pengelolaan
inventory/persediaan? (Catat Nomor peraturan..)
5. Apakah ketentuan penata-usahaan inventory, sesuai dengan
ketentuan penata usahaan untuk Barang Milik Negara,
sebagaimana diatur dalam pedoman pengelolaan SABMN?
 Jika ada perbedaan, apakah bisa dijelaskan
perbedaan yang dimaksud?
6. Apakah petugas memahami bahwa setiap saat terjadi mutasi
IX barang (penerimaan / pengeluaran) harus selalu dicatat dalam
catatan persediaan secara real time?
7. Apakah posisi stock inventory persediaan dilaporkan secara
berkala?
a. Apakah ada laporan periode bulanan?
b. Apakah ada laporan periode triwulanan?
c. Apakah ada laporan periode semesteran?
d. Apakah ada laporan periode tahunan?
8. Apakah semua laporan didokumentasikan?
MENILAI SISTEM PENGAMANAN DATA KOMPUTER
1. Apakah petugas yang dapat mengakses data komputer
ditentukan (artinya tidak sembarang orang bisa meng-akses?
2. Apakah petugas yang dapat mengakses data ditetapkan nama
dan kewenangannya?
X 3. Apakah setiap petugas mempunyai kode akses rahasia sesuai
dengan kewenangannya?
4. Apakah petugas mengetahui bahwa kode akses itu harus
dirahasiakan dan merupakan tanggung jawab pribadi?
5. Apakah kode akses masing-masing diperbaharui secara berkala?
6. Apakah ada pengaturan tingkatan kewenangan kode akses antara
petugas operator dengan atasannya yang bertanggung jawab?
7. Apakah kode akses dapat diketahui oleh penanggung jawab yang
paling tinggi?
8. Apakah setiap transaksi mutasi barang harus menggunakan kode
akses?
9. Apakah kode akses yang melakukan transaksi direkam dan
tersimpan dalam sistem aplikasi?
10. Apakah rekaman transaksi dapat ditelusuri kembali atau
dilakukan penjejagan kembali (audit trail) kode akses, tanggal,
XI hari, jam, menit serta data transaksinya? Jika ingin menerangkan
lain, tulis dilembar jawaban terpisah.
11. Apakah ada back-up data pada setiap dilakukan
perubahan/transaksi?

4
 12. Apakah back-up data dokumentasikan di dalam CD?
13. Apakah data back-up dapat di up-load kembali?
14. Apakah memori data utama dan data back-up pada komputer
yang terpisah?
15. Jika komputer memori utama terpisah dengan komputer memori
back-up, apakah ditempatkan pada ruang yang terpisah untuk
mengngamankan bila terjadi kebakaran?
16. Apakah semua memori transaksi mutasi barang ada back-up
batteray?
17. Apakah ada pencatatan mutasi barang yang dilakukan secara
manual?
18. Apakah ada catatan stock barang dan transaksi mutasi barang
yang ditulis pada karu barang?
19. Apakah kartu barang melekat pada setiap barang?
20. Apakah catatan pada Kartu barang selalu diperbaharui (up-
dated)?
21. Apakah data yang dicatat pada Kartu Barang di bukukan pada
Buku Inventaris Barang secara berkala?
22. Apakah periode pencatatan ke dalam Buku Inventaris Barang
ditentukan intervalnya?
23. Apakah rekaman posisi barang yang dilakukan secara manual
(buku dan kartu) tersebut dipelihara?

MENILAI SISTEM PELAPORAN INVENTORY BERDASARKAN

KETENTUAN SIMAK-BMN
1. Apakah data Stock Akhir dapat di edit untuk kepentingan
laporan SIMAK-BMN yang Nilainya menggunakan harga
XII pembelian terakhir?
2. Apakah ada laporan yang secara berkala diserahkan ke
Penanggung jawab SIMAK-BMN?
3. Apakah laporan yang diserahkan ke SIMAK BMN ada rinciannya
setiap item barang?
4. Apakah setiap laporan yang diserahkan dalam bentuk hard
copy dan soft-copy?
5. Apakah laporan yang diserahkan ada tanda tangan pembuat
dan penanggung jawab (Ka.Sub Bagian Logistik)?
6. Apakah laporan yang diserahkan menggambarkan jumlah dan
nilai setiap barang?
7. Apakah laporan yang diserahkan juga memuat kondisi barang
(baik, rusak, expired)?
8. Apakah ada sangsi bila ada kelalaian tidak membuat laporan
berkala?
9. Apakah laporan persediaan dibuat tembusan ke Bagian
Akuntansi RS?

MENILAI KEMAMPUAN SISTEM APLIKASI INVENTORY FARMASI

1. Apakah penggunaan sistem aplikasi telah dipahami oleh semua
pengguna teknis (operator teknis)?
2. Apakah sistem aplikasi setiap saat diperlukan, dapat
menyajikan informasi:
a. Posisi Stock Awal Persediaan?
b. Posisi Stock akhir persediaan?
c. Informasi transaksi Penerimaan?
d. Informasi transaksi pengeluaran?
e. Informasi transfer/ pemindahan barang antar gudang dan

5
 logistik?
f. Informasi rata-rata pemakaian setiap item barang?
g. Trend pemakaian barang?
h. Informasi identitas kontrak pembelian?
i. Informasi identitas supplier/ penyedia barang?
3. Apakah cara perhitungan trend ditentukan rumusnya?
4. Apakah rumus perhitungan trend pemakaian barang
menyediakan beberapa pilihan model perhitungan?
5. Apakah dimungkinkan memasukkan formula baru untuk
penghitungan trend pemakaian barang?
6. Apakah semua informasi yang dapat disajikan, dapat dilaporkan
secara tertulis (print-out)?
7. Apakah penyajian laporan ada rincian dan rekapitulasi?
8. Apakah penyajian laporan dapat dikirim ke file softcopy (print
to file)?
9. Apakah data print to file dapat disimpan pada media memori
lain seperti USB/CD?
10. Apakah laporan didokumentasi?
MENILAI KONDISI PENATAUSAHAAN BARANG PERSEDIAAN
1. Apakah pengelola sudah memiliki SPO yang lengkap yang
menjadi acuan kerja?
2. Apakah SPO yang dibuat memiliki rujukan kepada Peraturan
yang lebih Tinggi? (Permenkeu, Nomor :.........)?
3. Apakah SPO yang ada masih sesuai dengan aktivitas yang
dilaksanakan dalam pengelolaan inventory?
4. Apakah SPO berisikan prosedur penerimaan, pencatatan,
penyimpanan, pengeluaran/pendistribusian, pelaporan
barang?
XII 5. Apakah formulir yang tersedia (formulir penerimaan dan
pengambilan barang), selalu diisi dengan patuh?
6. Apakah SPO pencatatan barang yang diterima, harus
mencantumkan Dokumen Sumber dan identitas lain yang
penting?
7. Apakah ketentuan yang ditetapkan dalam SPO telah dipahami
oleh petugas Gudang / tempat penyimpanan stock?
8. Apakah Atasan langsung pengelola gudang melakukan
pengawasan yang memadai?
9. Apakah SPO mengharuskan pencatatan pada Kartu Inventaris
Barang (KIB)?
10. Apakah Kartu Inventris barang (KIB) selalu diisi saat ada
penerimaan/pengeluaran barang? Buktikan secara acak.
11. Apakah Data dalam komputer selalu diperbaharui, sesuai
dengan Kartu Inventris Barang? Buktikan posisi pada saat
tanggal Laporan, bandingkan dengan posisi pada tanggal yang
sama pada KIB apakah nilainya sama?
Catatan: Langkah ini untuk menguji Akurasi Laporan, dan
menilai SPIP.

MENILAI KONDISI KEAMANAN INVENTORY

1. Apakah barang persediaan telah diamankan dari
kemungkinan pencurian?
2. Apakah ada pembatasan orang yang boleh masuk kedalam
ruang penyimpanan stock persediaan gudang, peringatan
YANG TIDAK BERKEPENTINGAN DILARANG MASUK?
3. Apakah ada kunci pengamanan penyimpanan persediaan ?

6
XIII 4. Apakah jumlah barang yang disimpan selalu dicatat / catatan
dan diperbaharui, sehingga bila terjadi kehilangan dapat
segera terdeteksi?
5. Apakah semua barang yang diletakkan di lantai, sudah diberi
alas yang lebih tingga dari permukaan lantai?
6. ......... dst..

MENILAI PENGUSULAN PENGADAAN KEBUTUHAN BARANG ?

Referensi: SPO Pengadaan Barang dan Jasa RS.
1. Apakah SPO pengajuan usulan pengadaan barang telah tersedia?
(Catan No / Tgl.)
2. Apakah pengelola barang memahami persyaratan pengusulan
pengadaan barang, bahwa harus menginformasikan posisi stock
“saat ini”, dan pemakaian rata-rata?
2. Apakah setiap pengajuan usulan pengadaan barang selalu
menginformasikan posisi stock tsb (pada no.1)?
3. Apakah pengajuan pengusulan pengadaan barang sduah sesuai
dengan SPO Pengadaan Barang Tahun 2013?

XIV

7
XV

XVI