Tugas Tutorial 3

Skor Sumber Tugas

No Tugas Tutorial
Maksimal Tutorial

1. Laporan adalah salah satu sarana untuk 30 Modul 7 BMP

menyampaikan informasi, yang memberikan ADPU4331
gambaran tentang apa, dimana, dan siapa yang Administrasi
bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian Perkantoran,
tersebut. Oleh karena itu laporan harus dibuat Edisi 2
sebaik mungkin, baik dalam penampilan fisiknya
maupun kelengkapan informasinya.
Tugas Anda adalah membuat contoh laporan hasil
kegiatan/pekerjaan kantor yang ada di lembaga
pemerintah/swasta dan lainnya.
2. Arsip menurut UU No. 43 Tahun 2019 adalah 40 Modul 8 BMP
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai ADPU4331
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan Administrasi
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat Perkantoran,
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah Edisi 2
daerah, lembaga pendidikan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. Oleh karena itu sebagai
sebuah rekaman kejadian atau peristiwa, arsip
harus ditata dengan pemberkasan yang tepat.
Tugas Anda adalah menjelaskan dan menunjukkan
contoh pemberkasan arsip yang tepat.
3. Salah satu masalah yang dihadapi oleh organisasi 30 Modul 9 BMP
adalah efisiensi kerja. Oleh karena itu setiap ADPU4331
aktivitas kerja perlu direncanakan, dilaksanakan Administrasi
dan dikendalikan secara baik. Perkantoran,
Tugas Anda adalah menunjukkan contoh kasus Edisi 2
penanganan efisiensi pekerjaan kantor.
Jawab:
1. Contoh dari Laporan pelaksanaan kegiatan di kantor pemerintahan adalah sebagai
berikut:
LAPORAN KEGIATAN
RAPAT KOORDINASI DENGAN DEVELOPMENT GROUP PERTEMUAN KE II
TOPIK PEMBAHASAN
PENYUSUNAN INSTRUMEN EVALUASI DIRI KABUPATEN (EDK)
SEBAGAI BAGIAN DARI
SISTIM EVALUASI DIRI KABUPATEN

A. LATAR BELAKANG
Basic Education Program merupakan bantuan dari Pemerintah Australia melalui AusAID
(Australian Agency for International Development). Khusus untuk program WDD dan WSD
telah diperkenalkan dan dilaksanakan programnya mulai periode tahun 2006-2007 kepada
105 Kabupaten yang meliputi 380 sekolah yang ada di wilayah 18 Propinsi. Wilayah ini
merupakan cakupan putaran pertama dari sekolah yang dibangun melalui program AIBEP.

Pada tahun 2008, terdapat penambahan wilayah sasaran pada program ini yang berjumlah 38
Kabupaten dan 700 sekolah pada sejumlah wilayah di 20 Propinsi yang berpartisipasi secara
aktif. Program WDD dan WSD secara otomatis mengakomodasikan pendidikan inklusi dan
gender mainstreaming.

Secara total sampai dengan awal tahun 2009, wilayah BEP meliputi 143 Kabupaten, 1080
sekolah di 20 wilayah Propinsi. Selain wilayah tersebut, pada putaran ke- dua BEP tahun
2008, berdasarkan data terdapat sejumlah 23 Kabupaten dari sejumlah 20 wilayah Propinsi
tersebut yang bukan merupakan bagian dari program pembangunan sekolah BEP tetapi ikut
serta dalam capacity Building program WDD. Dengan demikian dukungan AIBEP, AusAID
ini dapat memberikan kesempatan Capacity Building kepada stakeholder pengelola
pendidikan di tingkat Kabupaten dan Stakeholder pengelola pendidikan di tingkat sekolah
dalam rangka memperkuat kinerja instansi/lembaga pendidikan.

Tentunya berbagai langkah yang telah dilakukan harus dilanjutkan sampai dengan penilaian
terhadap peningkatan mutu yang membantu melihat keterwujudan yang ada dari berbagai
bantuan baik yang bersumber dari Pemerintah Indonesia maupun bantuan Donor asing.

Salah satu stakeholder Kabupaten dan sebagai implementator teknis bidang pendidikan
adalah Tim dari Dinas Pendidikan. Dibawah sistem pendidikan Indonesia yang bersifat
desentralisasi, para petugas di dinas pendidikan kabupaten menjadi pemegang peran penting
di dalam menjalankan kepemimpinan, pengelolaan dan peningkatan mutu layanan serta
proses pendidikan yang ada. Karena itu, sudah menjadi keharusan jika kabupaten-kabupaten
yang ada kemudian mengadakan pengkajian secara terus menerus akan keefektifan dan
keefisiensian, manajemen, tata kelola pendidikan dan sistem pendukung sekolah yang ada
untuk memastikan kalau semua ini bisa memfasilitasi mutu pendidikan keberhasilan siswa.
 Hal ini berarti juga bahwa kabupaten-kabupaten tersebut harus mengambil alih
tanggungjawab untuk menerapkan proses penjaminan dan peningkatan mutu kabupaten
secara teratur . Hal ini bisa dilakukan dengan menerapkan Evaluasi Diri Kabupaten (EDK),
sebagai bagian dari Sistem Penjaminan dan Peningkatan Mutu Pendidikan (SPMP), dengan
cara yang sama pada saat penerapan Sistem Evaluasi Diri Sekolah yang dibantu (SSSE).

Alat ini ditujukan untuk digunakan oleh kabupaten-kabupaten di dalam melakukan proses
evaluasi diri. Agar bisa menjalankan proses ini, kepala dinas akan membentuk dan
mengawasi sebuah tim evaluasi dan pengembangan kabupaten untuk melakukan proses
evaluasi ini. Anggota tim ini harus terdiri dari perwarkilan dari bagian-bagian yang berperan
penting di dinas pendidikan dan jika memang berkaitan, juga anggota yang berasal dari luar
dinas pendidikan, seperti misalnya perwakilan dari MAPPENDA, BAPPEDA, dan Dewan
Pendidikan. Alat ini dirancang untuk digunakan setelah pemakainya diberikan pelatihan
untuk itu.

Mengingat hal diatas kegiatan Peningkatan Layanan manajemen, Ditjen Mandikdasmen,

Depdiknas yang juga merupakan kontribusi GOI terhadap program WDD-WSD, AIBEP,
melakukan kerjasama dengan pihak Donor untuk membangun sistim Evaluasi Diri tersebut.
Kegiatan ini sekaligus merupakan rapat koordinasi antara Tim pada Peningkatan Layanan
Manajemen, Setditjen Mandikdasmen, Depdiknas, MCPM (Implementator Program WDD-
WSD, AIBEP- AusAID) dengan Development Group. Pertemuan ini dilaksanakan pada
hari.Senin, tanggal 2 sampai dengan hari Rabu, tanggal .4 bulan Maret tahun 2009,
merupakan kegiatan ”Membangun Sistim Evaluasi Diri Kabupaten terkait dengan
Peningkatan Mutu Pendidikan ”.

B. TUJUAN dan FOKUS

Tujuan dari kegiatan “Rapat Koordinasi dengan Development Group” pertemuan kedua
yang memfokuskan pada penyusunan instrumen EDK sebagai bagian dari Sistim Evaluasi
Diri Kabupaten (EDK) adalah sebagai sarana diskusi, ide/pemikiran, penyamaan persepsi
serta saran dan masukan guna tersusunnya alat bantu/instrumen evaluasi mutu layanan yang
berdasarkan indikator-indikator kunci. Dengan adanya alat bantu ini Kabupaten dapat
mengetahui kekuatan mereka serta di bagian mana kabupaten-kabupaten ini harus melakukan
perbaikan.

Fokus/sasaran dari penggunaan alat bantu EDK adalah sebagai alat evaluasi terhadap
kepemimpinan di kabupaten, peran dan tanggungjawab manajemen dan tata kelola dan
sistem serta proses yang telah dibentuk untuk bisa memenuhi peran dan tanggungjawab
tersebut. Keefektifan dan keefisiensian sistem dan proses yang ada haruslah dinilai dengan
mengacur kpada Standar Pendidikan Nasional (SPN) dan Standar Pelayanan Miinimum yang
disyaratkan oleh Departemen Dalam Negeri.

C. LINGKUP KEGIATAN EDK

Lingkup EDK adalah diawali dengan penyusunan alat bantu/instrumen yang selanjutnya akan
melalui siklus pelatihan dan penyamaan persepsi sekaligus melatih keterampilan penggunaan
 instrumen tersebut. Untuk pemantapan personil yang bertugas, Dinas Pendidikan perlu
membentuk tim evaluasi dan pengembangan kabupaten untuk mengikuti Pelatihan EDK.

Evaluasi Diri Kabupaten adalah sebuah proses yang melibatkan para pemangku kepentingan
yang ada di kabupaten-kabupaten yang akan melakukan evaluasi akan mutu layanan yang
mereka sediakan berdasarkan indikator-indikator kunci.

Tim evaluasi dan pengembangan kabupaten akan mengumpulkan informasi dari beragam
sumber untuk mengetahui kinerja mereka berdasarkan indikator-indikator yang telah dibuat
di dalam alat EDK.

Informasi yang dikumpulkan lalu akan digunakan untuk menentukan bagian yang harus
diprioritaskan serta untuk perencanaan.

Pada tahap kegiatan ini adalah merupakan kegiatan awal berupa penysunan alat
bantu/instrumen EDK.

D. TAHAPAN PELAKSANAAN PENYUSUNAN INSTRUMEN EDK

Pelaksanaan penyusunan sistim EDK yang merupakan agenda dari Rapat Koordinasi dengan
Development Group tahap ketiga melibatkan unsur-unsur Depdiknas yang tergabung pada
tim Development Gorup, tim MCPM sebagai pelaksanaan teknis dari program WDD-WSD,
AIBEP, perwakilan dari Nationel Trainer yang bertugas sebagai pelaksana teknis dilapangan
atas nama Depdiknas serta tim teknis dari PLM. Secara ringkas tahapan pelaksanaan meliputi
rangkaian kerja sebagai berikut:
 Laporan kegiatan Rapat Koordinasi dengan Development Group, pertemuan ketiga
 Pengarahan dari Sesditjen Mandikdasmen
 Presentasi dari tim MCPM mengenai Gambaran Umum dari konsep sistim Evaluasi Diri
Kabupaten
 Diskusi Kelompok mengenai konsep 1 Sarana Prasarana Kabupaten dan Sekolah
 Diskusi Kelompok mengenai konsep 2 Penugasan Pendidik dan Tenaga Kependidikan
 Diskusi Kelompok mengenai konsep 3 Penganggaran, Pendanaan dan Audit
 Diskusi Kelompok mengenai konsep 4 Kebijaksanaan dan Perencanaan
 Diskusi Kelompok mengenai konsep 5 Layanan Pendukung untuk Pengembangan
Sekolah
 Diskusi Kelompok mengenai konsep 6 Sistim Penjamin Mutu dan Manajemen Informasi
 Diskusi Kelompok mengenai konsep 7 Sistim dan Proses Komunikasi
 Diskusi Kelompok mengenai konsep 8 Sistim Manajemen Pemangku Kepentingan
 Penyusunan resume setiap kelompok untuk setiap konsep
 Presentasi kelompok untuk menjaring kesempurnaan ide-ide dan pemikiran serta
berbagai masukan dari seluruh peserta
 Pleno penyampaian hasil kegiatan dan berbagai informasi yang sekiranya perlu untuk
menjadi perbaikan selanjutnya dalam rangka penyusunan alat bantu/Instrumen

Skenario pelaksanaan kegiatan ini dapat dijelaskan dengan menggunakan diagram berikut:
 HARI PERTAMA HARI KEDUA HARI KETIGA
Paparan/presentasi
tentang Konsep Plenodraft rekomendasi
Penyusunan Alat Bantu per Konsep yang dibahas
EDK serta penyamaan
Diskusi Kelompok persepsi dalam rangka
Konsep 1 Konsep 2 dan prnyrmpurnaan alat
Konsep 3 serta Resume bantu/kwesioner EDK
Hasil Diskusi

Diskusi Kelompok
Konsep 4 Konsep 5 dan PENUTUPAN
Konsep 3 serta Resume
Hasil Diskusi
Diskusi Kelompok
Konsep , dan Konsep 8
serta Resume Hasil
Diskusi

Pembukaan

Pengarahan
Dari Setditjen
Mandikdasmen mengenai
Peran Pihak Donor dalam
mendukung
Pembangunan
Pendidikan

Paparan Kelompok dan

diskusi plano

Penysunan draft Resume

dan rekomendasi untuk
setiap Konsep

E. MATERI/BAHAN KEGIATAN

Dalam mendukung keberhasilan dari pelaksanaan kegatan ini, Tim Peningkatan Layanan
Manajemen, Setditjen Mandikdasmen, Depdiknas, selaku penyelenggara kegiatan yang
dananya dari APBN TA 2009, memfasilitasi dan mengkokohkan kerjasama antara
Development Group dan National Trainer sebagai perwakilan dari unsur Pemerintah
(Depdiknas dan Depag) serta MCPM sebagai Implementator WDD-WSD. Dari kerjasama
tersebut dihasilkan beberapa materi/bahan yang digunakan sebagai bahan paparan dan
diskusi. Pada pelaksanaan kegiatan ini, materi/bahan yang disampaikan meliputi:
 1. Konsep Alat Bantu/Instrumen Evaluasi Diri Kabupaten ayng dilengkapi dengan Skema
dari Lingkup Evaluasi Diri Kabupaten, yang terdiri dari:
 Konsep 1 Sarana Prasarana Kabupaten dan Sekolah
 Konsep 2 Penugasan Pendidik dan Tenaga Kependidikan
 Konsep 3 Penganggaran, Pendanaan dan Audit
 Konsep 4 Kebijaksanaan dan Perencanaan
 Konsep 5 Layanan Pendukung untuk Pengembangan Sekolah
 Konsep 6 Sistim Penjamin Mutu dan Manajemen Informasi
 Konsep 7 Sistim dan Proses Komunikasi
 Konsep 8 Sistim Manajemen Pemangku Kepentingan
2. Format diskusi kelompok
3. Format penyusunan resume diskusi

F. HASIL YANG DICAPAI

 Adanya Penambahan Pengetahuan mengenai Lingkup Evaluasi Diri Kabupaten
yang diperlukan

Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi dalam tatanan birokrasi dan sistim
manajemen pendidikan, kemampuan untuk melaksanakan evaluasi terhadap kondisi yang
ada dan yang sedang berjalan sebagai “alat untuk memberikan peringatan dini” adalah
sangat penting. Untuk menyusun konsep tersebut perlu dipahami mengenai pengertian
evaluasi dan lingkup dari “Evaluasi Diri Kabupaten” pada sektor pendidikan yang perlu
dilakukan.

Evaluasi Diri yang akan dilakukan merupakan suatu proses sistematis dalam
mengumpulkan, menganalisis, dan menginterpretasikan informasi untuk mengetahui
tingkat keberhasilan pelaksanaan program sesuai dengan kriteria tertentu untuk keperluan
pembuatan keputusan. Selanjutnya dengan hasil evaluasi diharapkan dapat digunakan
dalam menilai pelaksanaan dan keberhasilan program untuk digunakan sebagai dasar
dalam menentukan kelanjutan program atau pengembangan program yang lain. Informasi
dan simpulan hasil evaluasi diharapkan untuk mengambil keputusan tentang program
secara utuh, mulai dari kesesuaian dengan kebutuhan masyarakat dan tuntutan masa
depan (konteks), input, proses, output yang ditargetkan maupun outcome yang
diharapkan.

Berdasarkan hasil paparan dari tim MCPM (dalam hal ini adalah International Adviser:
Ibu Karen), diperoleh suatu konsep yang merupakan lingkup evaluasi diri yang
diharapkan dapat menghasilkan suatu tatanan pendidikan yang lebih baik bagi peserta
didik. Lingkup tersebut antara lain adalah:

a). Kebijaksanaan & Perencanaan

b). Sistem Manajemen Pemangku Kepentingan
c). Sarana dan Prasarana Kabupaten dan sekolah
d). Sistim dan proses komunikasi
 e). Layanan dukungan untuk pengembangan sekolah
f). Sistim tata kelola
g). Sistim kepemimpinan dan manajemen kabupaten
h). Penganggaran, pendanaan dan audit
i). Sistim penjamin mutu dan manajemen informasi
j). Pengangkatan Pendidik dan Tenaga Kependidikan
k). Sistim dan proses komunikasi

 Hasil Brainstorming pengembangan konsep Evaluasi Diri Kabupaten

Salah satu dari rangkaian kegiatan adalah brainstorming seluruh peserta.
Brainstorming ini dilakukan sebelum kegiatan diskusi kelompok tetapi setelah Tim
MCPM memberikan presentasinya/penjelasan mengenai konsep dari penyusunan alat
bantu/instrumen tersebut. Brainstorming ini langkah yang penting dalam menyamakan
pemikiran serta ide-ide, dan dari brainstorming ini dapat diperoleh beberapa masukan
yang perlu menjadi perhatian seluruh pihak yang hadir guna penyempurnaan konsep alat
bantu EDK yang telah disusun oleh Tim MCPM. Dari Brainstorming dihasilkan beberapa
hal yang merupakan kesepakatan dalam menyusun konsep EDK ini yaitu:

1). Apa yang akan didapatkan dari Proses ini untuk Kabupaten?

Seberapa baikkah keadaan sekarang? Proses ini akan memberitahukan kita akan
tingkat keberhasilan yang ada. Informasi yang dikumpulkan adalah mengenai
keadaan kabupaten jika diukur berdasarkan indikator-indikator yang relevan dan
indikator dari BSNP yang juga merupakan kriteria di dalam melakukan perencanaan
kabupaten.

2). Struktur setiap level/tingkat? Tingkatan yang akan mencerminkan pencapaian

terdiri atas 4 tingkatan/level.

 Level 1 menjelaskan kondisi Kabupaten dan sekolah yang masih dibawah kondisi
Standart Pelayanan Minimal
 Level 2 menjelaskan kondisi Kabupaten dan sekolah yang telah memenuhi
kondisi Standart Pelayanan Minimal/SPM
 Level 3 menjelaskan kondisi Kabupaten dan sekolah telah melebihi SPM dan
menuju pada pencapaian SNP
 Level 4 menjelaskan kondisi Kabupaten dan sekolah telah mencapai SNP dan
merintis pada kondisi yang melebihi SNP
Dalam menganalisa setiap Level, seharusnya mengalir pada struktur informasi utama
yang sama hanya tingkat pencapaiannya yang berbeda

3). Bagaimana Anda bisa mengetahuinya? Informasi yang didapatkan akan

diverifikasi berdasarkan bukti yang diperoleh untuk menunjukkan pencapaian
keberhasilan
 4). Bagaimana perbaikan bisa dilakukan? Kabupaten akan menggunakan informasi
yang telah dikumpulkan itu untuk menentukan bagian mana yang harus diberikan
prioritas untuk perbaikan dan untuk mempersiapkan rencana pengembangan
kabupaten tersebut.

5). Keuntungan apa yang akan Anda dapatkan di kabupaten yang melakukan
proses ini?

Kabupaten tersebut akan bisa mengenali kekuatan yang ada dan bisa melakukan
perencanaan untuk perkembangan lebih lanjut

6). Tantangan kedepan akan dapat di diagnose untuk mengetahui perbaikan apa yang
harus dilakukan.

Konsep EDS harus dapat mengidentifikasi kesempatan/peluang dalam rangka

meningkatkan mutu pendidikan yang perlu dilakukan, menilai apakah yang telah
dilakukan sudah mencapai keberhasilan dan juga dapat mengidentifikasi
penyesuaian terhadap program yang ada sesuai dengan yang diperlukan.

ESD ini dapat menjadi bahan laporan formal kepada para pemangku kepentingan
mengenai perkembangan dan kemajuan yang telah dicapai.

7). Bagaimana Tim Evaluasi dan Pengembangan Kabupaten akan menggunakan

alat ini?

Alat ini mengacu pada delapan standard pendidikan nasional dan sebagai alat untuk
mengakaji sistim manajemen pendidikan apakah sudah mencapai Standart Nasional
Pendidikan atau belum.

Dalam menyusun setiap bagian alat untuk melakukan EDS ini harus terdiri dari:

 Serangkaian pertanyaan yang mengacu pada standard pendidikan yang harus

dijawab pihak kabupaten agar bisa melakukan evaluasi secara kualitatif akan
kinerjanya.
 Pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan aspek-aspek yang ada pada
kedelapan standard nasional yang paling relevan terhadap kinerja kabupaten dan
dengan bagian yang bisa dikembangkan kabupaten dan karenanya bisa digunakan
perencanaan perkembangan.
 Tingkat pencapaian telah tersedia untuk setiap kabupaten untuk digunakan
sebagai bagian untuk mengarahkan evaluasi diri tersebut.

 Pembagian Kelompok dan Hasil Diskusi penyusunan pengembangan konsep

Evaluasi Diri Kabupaten
1). Materi Diskusi Kelompok:
Masing-masing kelompok mendiskusikan bahan/materi yang berbeda. Mengingat
materi/bahan terdiri atas 10 jenis, sedangkan tim diskusi dibagi atas 5 bagian, maka
 masing-masing kelompok mendiskusikan 2 bahan/ materi yang berbeda. Jenis
materi/bahan diskusi tersebut adalah:
a). Kebijaksanaan & Perencanaan
b). Sistem Manajemen Pemangku Kepentingan
c). Sarana dan Prasarana Kabupaten dan sekolah
d). Sistim dan proses komunikasi
e). Layanan dukungan untuk pengembangan sekolah
f). Sistim tata kelola
g). Sistim kepemimpinan dan manajemen kabupaten
h). Penganggaran, pendanaan dan audit
i). Sistim penjamin mutu dan manajemen informasi
j). Pengangkatan Pendidik dan Tenaga Kependidikan

2). Tim Diskusi Kelompok:

Tim diskusi kelompok dibagi atas 5 kelompok dan keanggotaannya masing-masing
terdiri dari perwakilan Development Group - Diknas, Development Group – Depag,
tim MCMP dan National Trainer.
Kelompok I, mendiskusikan mengenai:
 Sarana dan Prasarana Kabupaten dan sekolah
 Layanan dukungan untuk pengembangan sekolah

Kelompok II, mendiskusikan mengenai:

 Kebijaksanaan & Perencanaan
 Penganggaran, pendanaan dan audit

Kelompok III, mendiskusikan mengenai:

 Sistem Manajemen Pemangku Kepentingan
 Sistim kepemimpinan dan manajemen kabupaten
Kelompok IV, mendiskusikan mengenai:
 Sistim penjamin mutu dan manajemen informasi
 Pengangkatan Pendidik dan Tenaga Kependidikan

Kelompok V, mendiskusikan mengenai:

 Sistim dan proses komunikasi
 Sistim Tata Kelola

3). Hasil Diskusi Kelompok:

Dari hasil diskusi kelompok diperoleh “draft Instrumen EDK” yang disampaikan
pada Lampiran.

G. TEMPAT DAN PESERTA KEGIATAN

 Kegiatan ini dilaksanakan di Hotel Ever Green, Cisarua, Bogor, pada tanggal 2 s/d 4 bulan
Maret 2009 dengan peserta Ditjen Mandikdasmen, Development Group dari Depdiknas,
Development Group dari Depag, MCPM- AIBEP, perwakilan dari National Trainer dan
pelaksana teknis kegiatan PLM- Sekretariat Ditjen Mandikdasmen.

H. NARASUMBER
Narasumber eselon II:
- Sesditjen Mandikdasmen
- Salah satu Direktur pada tingkat Pendidikan Dasar di Lingkungan Ditjen Mandikdasmen

Narasumber Teknis:
- Kasubdit dari TK-SD
- National Adviser dari tim MCPM
- Kabag Keuangan selaku Tim Development Group dari Ditjen Mandikdasmen, Depdiknas
- Kasubag APEM selaku penanggungjawab kegiatan dari Ditjen Mandikdasmen, Depdiknas

.I. JADWAL DAN WAKTU PELAKSANAAN

Jadwal pelaksanaan kegiatan “Rapat Koordinasi Dengan Development Group” untuk
Pertemuan ke II yang membahas mengenai “Membangun Sistim Evaluasi Diri Kabupaten”
melalui penyusunan instrument Evaluasi DIri Kabupaten adalah sebagai berikut:

Pengarah/Nara
Hari/waktu Materi Kegiatan Sumber Pendamping

Senin, tanggal 2 Maret 2009

14.00 – 18.00 Penerimaan peserta Panitia
18.00 – 19.00 Makan malam Panitia
19.00 – 19.45 Laporan Panitia Ketua Panitia
19.45 – 21.00 Pembukaan acara dan Set Ditjen Kabag Keuangan,
pengarahan mengenai Mandikdasmen Setditjen
pentingnya kualitas manajemen Mandikdasmen
pendidikan
Selasa, tanggal 3 Maret 2009
8.00 – 9.30 Penjelasan tentang konsep Renani Tim teknis
Evaluasi Diri Kabupaten Karen Taylor

9.30 – 10.30 Brainstorming dan Diskusi Yadi Tim Teknis

Kelompok

10.30 – 10.45 Rehat Panitia

10.45 – 12.00 Diskusi Kelompok Development Tim Teknis
Group
12.00 – 13.00 Istirahat, Sholat dan Makan Panitia
siang
13.30 – 15.30 Diskusi Kelompok Development Tim Teknis
Group
 13.30 – 15.30 Presentasi Kelompok Tim National Tim Teknis
Adviser
15.30 – 16.00 Rehat Panitia
16.00 – 17.30 Presentasi Kelompok Tim National Tim Teknis
Adviser
17.30 – 19.30 Istirahat, Sholat dan Makan Panitia
malam
19.30 – 21.00 Resume Kelompok Jananantari Unsur Tim
Pengembang/Develo
pment Group
Rabu, tanggal 4 Maret 2009
8.00 – 10.00 Brainstorming seluruh Sri Renani Tim teknis
kelompok untuk merumuskan Pantjastuti
penyempurnaan dan
pemantapan langkah dan
strategi pelaksanaan Gender
Mainstreaming pada bidang
pendidikan

10.00 – 11.30 Pleno hasil rumusan kegiatan Unsur Tim Tim Teknis
Pengembang/Dev
elopment Group
dan Tim
Development
Group
11.30 – sampai Penutupan acara Sesditjen Sri Renani
selesai Mandikdasmen Pantjastuti

J. BIAYA
Biaya pelaksanaan kegiatan “RAPAT KOORDINASI DENGAN DEVELOPMENT
GROUP” untuk pertemuan ke-2 dengan topik Penyusunan Instrumen Evaluasi Diri
Kabupaten yang bertujuan untuk penyempurnaan, pemantapan dan pengayaan tentang
Gender mainstreaming dibebankan pada DIPA Kegiatan Peningkatan Layanan Manajemen
Dikdasmen Jakarta tahun 2009

K. KESIMPULAN

Kegiatan “Rapat Koordinasi dengan Development Group” Kegiatan ke- 2 ini menggunakan
dana APBN yang merupakan kontribusi Pemerintah Indonesia terhadap program AIBEP
yang dananya bersumber dari Pemerintah Australia. Pelaksanaan kegiatan ini merupakan
sarana koordinasi yang menghasilkan penyempurnaan instrumen sebagai bekal kabupaten
dalam rangka evaluasi diri kabupaten. Hasil kegiatan ini sangat penting, mengingat dari
pertemuan dihasilkan berbagai masukan, saran dan ide serta pemikiran yang dapat
memperkuat instrumen Evaluasi Diri kabupaten yang akan digunakan sebagai alat dalam
melihat kondisi ketercapaian maupun kondisi yang ada terkait dengan sektor pendidikan di
tingkat Kabupaten maupun sekolah. Hasil tersebut juga akan dikembangkan dan di fasilitasi
melalui program WDD-WSD, AIBEP pada TA 2009. Dengan demikian hasil kegiatan ini
diharapkan dapat memperkuat konsep pengembangan manajemen pendidikan di tingkat
Kabupaten dan memperkuat peningkatan mutu di tingkat sekolah dengan pemahaman yang
merupakan bagian dari implementasi sistim monitoring dan evaluasi secara jelas dan benar.
Dari rangkaian kegiatan Workshop ini, terdapat informasi yang perlu diakomodasikan
dalam menyusun Evaluasi Diri Kabupaten pada bidang pendidikan yaitu:
Bagaimana Tim Evaluasi dan Pengembangan Kabupaten akan menggunakan alat ini?

Alat ini terdapat di bagian yang berkaitan dengan delapan standard pendidikan nasional.
Setiap bagian terdiri dari:

 Serangkaian pertanyaan yang mengacu pada standard pendidikan yang harus dijawab
pihak kabupaten agar bisa melakukan evaluasi secara kualitatif akan kinerjanya.
 Pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan aspek-aspek yang ada di kedelapan
standard nasional yang paling relevan terhadao kinerja kabupaten dan dengan bagian
yang bisa dikembangkan kabupaten dan karenanya bisa digunakan perencanaan
perkembangan.
 Tingkat pencapaian telah tersedia untuk setiap kabupaten untuk digunakan sebagai bagian
untuk mengarahkan evaluasi diri tersebut.

Bagaimana kita bisa menggunakan tingkat pencapaian itu?

Tingkat pencapaian memberikan sebuah gambar akan bagaimana keadaan dan kinerja
sebuah kabupaten yang berkaitan dengan satu pertanyaan tertentu.

Kabupaten-kabupaten yang harus melakukan sendiri proses pengidentifikasian untuk

melihat pada tingkat manakah kabupaten tersebut paling dekat berada dan bukan hanya
sekedar member tanda pada pernyataan yang ada.

Kabupaten-kabupaten biasanya akan berada di tingkatan-tingkatan yang berbeda untuk

pertanyaan-pertanyaan yang berbeda pula. Perlu dingkat kalau kabupaten-kabupaten ini
harus memberikan laporan berdasarkan keadaan mereka yang sebenarnya dan lalu, pada saat
proses ini kembali diulang, maka mereka bisa menunjukkan kemajuan apa yang telah
dicapai seiring dengan jalannya waktu.

Dengan menggunakan alat ini, kabupaten akan bisa mengukur dampak dari kegiatan-
kegiatan kunci yang telah dilakukannya pada para pemangku kepentingan dan bisa
memeriksa secara teratur hasil dan akibat dari program-program yang ada dan bagaimana
kesemuanya bisa memenuhi keperluan dari kabupaten tersebut.
Jenis Bukti apakan yang bisa Kita Sediakan?

Bukti yang dipilih untuk menunjukkan pencapaian yang ada haruslah relevan dengan
evaluasi yang dilakukan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan serangkaian sumber
informasi yang ada termasuk di dalamnya data, pengamatan, dan konsultasi dengan
perwakilan para pemangku kepentingan , termasuk di dalamnya sekolah, guru, orang tua dan
kelompok lainnya yang relevan. Sangat penting untuk diingat jika informasi kualitatif yang
bias menunjukkan apa yang sebenarnya terjadi bias dikumpulkan, bukan hanya bersandar
pada informasi-informasi yang bersifat kualitatif saja. Sebagai contoh, ada sumber daya
yang telah diberikan, tapi sumber daya itu tidak digunakan secara efektif.

Saran akan jenis bukti apa yang bisa digunakan kabupaten-kabupaten untuk menunjukkan
tingkat pencapaian mereka disediakan untuk setiap pertanyaan di dalam alat tersebut dan
sebuah daftar yang lengkap berisi jenis-jenis bukti yang bisa digunakan akan diberikan
kepada tim-tim dari kabupaten pada saat pelatihan. Kabupaten-kabupaten juga bisa
mengutarakan sumber bukti lainnya jika dirasa sesuai.

Bagaimana proses ini bisa membantu kita di dalam membuat perencanaan?

Tim Evaluasi dan Pengembang kabupaten akan menganalisa informasi yang dikumpulkan
dan menggunakan hasilnya untuk mengidentifikasikan dan memberikan prioritas pada titik
titik tertentu yang harus diperhatikan yang kemudian akan menjadi dasar di dalam
perencanaan yang dilakukan kabupaten.

Berdasarkan informasi yang didapatkan, maka rencana yang dimiliki kabupaten akan terdiri
dari sejumlah kecil hal-hal yang harus diprioritaskan yang memang bisa dikembangkan
lengkap dengan mencamtumkan keluaran-keluaran khusus yang difokuskan pada
peningkatan pemberian layanan dan dukungan untuk meningkatkan pendidikan. Hal-hal
tersebut harus bisa diamati dan diukur jika mungkin. Rencana tersebut akan memasukkan
pertanggungjawaban pelaksanaaan yang diperlukan, bersama dengan waktu pelaksanaannya,
batas waktu pelaksanaan dan apa yang menjadi ukuran dari keberhasilan yang didapat.

Proses evaluasi diri akan mengalami perubahan dan perbaikan. Hal ini baru ada gunanya
untuk dilakukan jika bisa mengarah pada perencanaan untuk perbaikan pengalaman dan
hasil pendidikan yang akan didapatkan oleh para peserta didik di kabupaten dimana Anda
berada. Diharapkan dengan mengacu pada informasi dan data yang berasal dari sumber
yang luas yang didapatkan dari evaluasi diri ini, tidak hanya rencana yang akan dilakukan
kabupaten akan menjadi lebih tepat, tapi juga evaluasi yang akan dilakukan di masa depan
akan lebih baik karena telah menggunakan data yang bisa dihandalkan sebagai sumber
awalnya. Hal ini akan memudahkan bagi kabupaten-kabupaten nantinya untuk bisa
menunjukkan perbaikan apa yang telah dilakukan dalam jangka waktu tertentu dan
menentukan bagian-bagian tertentu yang memerlukan dukungan.

Laporan apa yang perlu kita siapkan?

Kabupaten-kabupaten diharuskan untukn menyiapkan sebuah laporan evaluasi, di dalam

sebuah format terpisah, yang menunjukkan tingkat pencapaian dan sumber bukti yang
digunakan.

Hal-hal penting untuk evaluasi diri telah digarisbawahi di dalam diagram berikut ini.
1).Perlunya kajian terhadap jenis data dan strategi perolehan data yang dibutuhkan pada
komponen pendidikan jenjang Kabupaten/Kota dan sekolah. Dengan data ini dapat
dipastikan mengenai kesenjangan yang terjadi terkait gender yang saat ini masih perlu
diantisipasi melalui berbagai strategi dari sisi pendidikan Formal maupun Informal
2).Mengingat pelaksanaan Evaluasi Diri Kabupaten ini akan sangat membantu pengelola
pendidikan Kabupaten dalam mengkaji kemajuan diri, maka hal ini perlu secara tegas
menjadi komitmen bersama untuk dapat diimplementasikan di tingkat Kabupaten dan
sekolah
3).Kontribusi Donor/LSM Pendidikan sangat diharapkan oleh Pemerintah Indonesia untuk
membantu mensukseskan program ESD. Untuk adanya keterpaduan langkah perlu
dilakukan koordinasi bersama antara Pemerintah dalam hal ini Depdiknas dengan
Donor/LSM
4).Pihak Donor/LSM Pendidikan dapat memberikan bantuan dalam hal capacity building di
tingkat Propinsi, kab./Kota dan sekolah, dengan harapan program ESD ini akan menjadi
program rutin di Kabupaten
5).Anggaran untuk kegiatan ESD perlu diperhatikan melalui dana APBD sehingga seluruh
stakeholder Kabupaten sudah mulai mempersiapkan segala hal yang berkaitan dengan
penganggaan tersebut
6).Berdasarkan diskusi kelompok, strategi implementasi untuk melancarkan implementasi
ESD secara optimal perlu memperhatikan hal-hal berikut :
 Kelengkapan data yang terkait dengan kondisi pendidikan di tingkat Kabupaten dan
sekolah
 Sosialisasi dan Capacity building secara berjenjang dari tingkat Pusat, Provinsi dan
Kab./Kota
 Kerjasama dengan Donor/LSM bidang Pendidikan maupun lembaga independen
lainnya
 Menggiatkan Tim kerja yang berkaitan dari tingkat Pusat, Provinsi dan Kab./Kota
dalam rangka merencanakan, pembinaan teknis dan evaluasi
 Adanya rangkaian kerja nyata yang disusun oleh seluruh unsur terkait di tingkat Pusat,
Provinsi dan Kab./Kota sesuai dengan kekhasan daerah/kondisi lokal
7).Terjalinnya komunikasi antara Pejabat Depdiknas dan Depag yang tergabung pada
Development Group/Tim Pengembang dengan pihak Donor yaitu MCPM dan UNICEF
 9).Adanya kajian hasil dan manfaat dari setiap kegiatan baik yang menggunakan dana
APBN maupun Donor, sehingga dapat dihasilkan “Lesson Learned”
10). Adanya pengarahan dan pembinaan serta saran dan masukan untuk strategi
pelaksanaan program agar lebih terpadu dan bersifat mendukung keberhasilan program
pembangunan pendidikan di masa yang akan datang
Pertemuan/kegiatan Rapat Koordinasi dengan Development Group yang didanai melalui
sumber dana APBN digunakan sekaligus sebagai sarana koordinasi antara Tim
Pengembang/Development Group yang merupakan pejabat Eselon 3 dari Depdiknas dan
Departemen Agama, dengan pejabat di lingkungan Depdiknas, pihak Tim MCPM – AIBEP,
Donor lain (World Bank, ADB, USAID) serta perwakilan dari National Trainer yang
bertugas atas nama Depdiknas dan Departemen Agama.

L. PENUTUP

Laporan kegiatan dari pelaksanaan “Rapat Koordinasi dengan Development Group” ini
disusun sebagai laporan pelaksanaan kegiatan yang menggunakan dana APBN sebagai
kontribusi dana GOI melalui Kegiatan Peningkatan Layanan Manajemen Dikdasmen
terhadap dana PHLN yaitu program AIBEP. Sangat diharapkan pelaksanaan kegiatan dapat
menghasilkan penyempurnaan dan pemantapan bahan/materi yang merupakan draft
instrumen EDK, sehingga langkah informasi dan strategi program donor dapat
dilaksanakan lebih opimal program WDD-WSD, AIBEP dalam rangka memfasilitasi
daerah. Dokumen ini diharapkan dapat menginformasikan mengenai berbagai hal yang
perlu diindaklanjuti pada tahun 2009 terkait dengan kerjasama Depdiknas, Depag, dan
MCPM dalam melaksanakan pelatihan EDK. Dokumen ini diharapkan dapat membantu
memberikan gambaran bentuk dari dukungan sekaligus sebagai kendali terhadap kinerja
pengelola pendidikan di tingkat Kabupaten dan sekolah.

Pelaporan ini disampaikan dalam rangka akuntabilitas serta transparansi dan untuk
penyempurnaan dan kelengkapan informasi serta kejelasan gambaran langkah kerja.
Harapan lain sebagai kerjasama dari seluruh unsur, dokumen ini sangat terbuka dari
berbagai masukan dan tambahan informasi.

2. Pedoman Arsip
Dalam pelaksanaan pemberkasan arsip, arsip juga mempunyai pedoman yaitu NSPK. Nilai,
Standar, Prosedur, dan Kriteria. NSPK ini memuat tentang sarana pemberkasan, prosedur
pemberkasan, dan tenaga pelaksana pemberkasan nonformal maupun informal. Dalam
penerapan petunjuk pelaksanaan pemberkasan arsip disesuaikan dengan kondisi unit kerja
masing-masing terhadap hal-hal yang spesifik.
A. Contoh sistem Filliing di rumah sakit, bank, dan sekolah
1. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di rumah sakit
Agar arsip mudah ditemukan, berikut ini adalah beberapa metode untuk menemukan arsip
agar mudah ditemukan :
a) Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali berkas rekam
medis dapat ditemukan dengan cepat.
b) Membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis
yang ada di rumah sakit tersebut.
Berikut pemecahan masalah dengan berdasarkan pada beberapa teori terkait, yaitu :
a) Membuat sistem penyimpanan dilihat dari segi lokasi yang sesuai dengan rumah sakit
tersebut yaitu:
1) Sistem penyimpanan sentralilsasi
Adalah Pemusatan pengurusan atau pengelolaan arsip yang ada di dalam organisasi.
Dalam hal ini, Suatu organisasi yang menerapkan sentralisasi memiliki satu unit
kearsipan yang mempunyai fungsi membuat kebijakan sekaligus melaksanakan tugas
pengurusan arsip untuk kebutuhan seluruh unsur unit kerja organisasi.
2) Sistem penyimpanan desentralisasi
Desentralisasi menunjukkan pendistribusian wewenang penyelenggaraan kegiatan
kearsipan kepada setiap unit kerja dalam suatu organisasi.
3) Sistem penyimpanan kombinasi
Merupakan suatu cara kompromi yang memperbolehkan setiap unit untuk menyimpan
dan memelihara arsip atau warkat aktifnya sendiri di kendali pusat unit kearsipan.
Dari ketiga sistem penyimpanan arsip tersebut masing masing memiliki keunggulan dan
`kekurangan masing-masing. Jadi, untuk masalah seperti pada kasus tersebut yang tepat
dipilih adalah cara sentralisasi di mana dalam cara pengelompokan ini data tidak dipisah-
pisah atau tidak tersebar dan disimpan dalam satu tempat penyimpanan.
b) Membuat sistem penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis
yang ada di rumah sakit tersebut. Menataan atau sistem penjajaran arsip:
1) Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas berdasarkan urutan abjad.
2) Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis yang berdasarkan urutan
peristiwa / kejadian.
3) Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan urutan nomer dari
arsip atau berkas rekam medis itu sendiri.
4) Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
Merupakan jenis penjajaran arsip atau rekam medis berdasarkan wilayahnya atau asal
arsip tersebut.
5) Sistem Subyek/Pokok Masalah (Subject Filing System)
Merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis berdasarkan masalah atau
kasus atau penyakit dari suatu pasien dalam hal ini adalah rekam medis.
B. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di Bank
Pelaksanaan penyimpanan kegiatan arsip merupakan kegiatan penyimpanan informasi arsip
sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat, dan tepat. Berikut salah
satu sistem pemberkasan arsip di Bank :
a) Arsip yang disimpan dan dikelola di Pusat Penyimpanan Arsip disebut sebagai arsip. Yang
didesentralisasikan PPA adalah Gedung atau bangunan yang dipergunakan secara
khusus untuk menyimpan dan memelihara arsip inaktif dan dikelola sesuai dengan
ketentuan..
b) Arsip yang disimpan dan dikelola di Unit Kerja dan Ruang Penyimpanan Arsip
(RPA) disebut sebagai arsip yang didesentralisasi. Ruang Penyimpanan Arsip (RPA) adalah
Ruang atau tempat khusus arsip semiaktif yang dikelola sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
c) Dimanapun dan dalam bentuk apapun baik softcopy maupun hardcopy arsip disimpan atau
siapapun yang menyimpannya maka setiap prosedur harus diikuti secara seragam, sejak
arsip siap untuk disimpan sampai pada proses pemusnahan arsip.
d) Untuk mencapai keseragaman dalam menjalankan Pedoman Manajemen
Kearsipan, Pimpinan Unit Kerja Kearsipan diberi wewenang untuk menjalankan control yang
terkendali.
C. Contoh sistem Pemberkasan Arsip (Filling) di sekolah
Agar arsip mudah ditemukan, berikut ini adalah beberapa metode untuk menemukan arsip
agar mudah ditemukan :
a) Kegiatan penerimaan surat masuk dan keluar dilakukan dengan dua cara pengagendaan
yaitu dengan pengagendaan dalam bentuk file komputer dan penulisan dalam buku agenda.
b) Melampirkan Lembar Disposisi dalam surat masuk,
c) Pemberian nomor dilakukan setelah pengagendaan.
d) Pendistribusian surat keluar menggunakan buku ekpedisi jika surat tersebut penting.
e) Surat Keterangan dikeluarkan oleh kepala sekolah.
f) Penyimpanan arsip dilakukan dengan menggolongkan berdasarkan jenis arsip.

3. Sebuah Perusahaan membuka sebuah lowongan pekerjaan di bidang akutansi. Pada tahap
penerimaan, perusahaan akan melakukan tes tulis, hitung dan wawancara. Pada tahap tes
menghitung dipersilahkan untuk 2 pelamar yang berijazah akutansi untuk masuk ke ruang
tes lalu membuat laporan keuangan dengan peralatan yang telah di persiapkan yaitu 2
laptop dengan fasilitas yang boleh digunakan hanya word dan excel, soal yang sama,
kalkulator dan waktu 30 menit.Hasil kerja yang di berikan yaitu :
- Pelamar A telah mampu membuat laporan keuangan sampai 4 bulan dengan hanya
menggunakan fasilitas excel.
- Pelamar B hanya mampu membuat laporan keuangan untuk 2 bulan dengan fasilitas
yang di gunakan kalkulator dan microsoft word.
Pada kasus ini, jelas Pelamar A sangat efisien dalam menggunakan tenaga nya, ia lebih
banyak menghasilkan laporan karena ia mengerti ilmu akutansi dan excel. Pelamar A
tidak membuang-buang tenaga untuk memencet kalkulator. Pada kasus ini,kita juga dapat
menilai efektifitas pelamar. Ia menggunakan cara atau ilmu yang tepat untuk
menyelesaikan pekerjaannya

Sumber:
BMP ADPU 4331 Administrasi Perkantoran
https://www.academia.edu/23894210/LAPORAN_KEGIATAN_RAPAT_KOORDINASI_DENGAN_D
EVELOPMENT_GROUP_PERTEMUAN_KE_II_TOPIK_PEMBAHASAN_PENYUSUNAN_INSTRUMEN_
EVALUASI_DIRI_KABUPATEN_EDK_SEBAGAI_BAGIAN_DARI_SISTIM_EVALUASI_DIRI_KABUPATE
N
http://andinitr.blogspot.com/2017/03/pemberkasan-arsip.html