Anda di halaman 1dari 11

ANALISIS SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA DALAM MENINGKATKAN

PENGENDALIAN INTERN
(Studi Pada PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) Unit Pembangkit Paiton)

Muchammad Rizki Agung Putra


Dwi Atmanto
Devi Farah Azizah
Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya Malang
rizkipuutra@gmail.com

Abstrak

Pengadaan barang/jasa harus mempunyai sistem yang baik untuk mendukung seluruh kegiatan
produksi yang dilakukan perusahaan. Setiap pengadaan barang/jasa tersebut juga harus terdapat
pengendalian intern untuk mengarahkan, mengawasi dan mengukur sumberdaya suatu organisasi serta
mencegah dan menemukan ketidaksesuain prosedur. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui sistem
pengadaan barang/jasa dan pengendalian intern yang digunakan pada PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB)
UP Paiton. Hasil pembahasan menunjukkan bahwa PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP Paiton
menggunakan empat metode dalam sistem pengadaan barang/jasa. Metode yang digunakan adalah metode
pelelangan umum, metode pelelangan sederhana, metode penunjukkan langsung dan metode pengadaan
langsung. Secara umum pelaksanaan sudah sesuai dengan buku pedoman pengadaan namun beberapa yang
harus dijadikan perhatian manajemen seperti pengumuman pengadaan yang tidak dilaksanakan dan
dicantumkan pada surat kabar atau media cetak. Penyusunan harga penawaran sendiri (HPS) yang kurang
cermat. Penjelasan pelelangan (aanwijzing) yang seharusnya sebagai sarana penjelasan lebih rinci tentang
pengadaan namun tidak wajib dihadiri peserta.

Kata Kunci : Metode, Pelelangan, Penunjukkan, Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Abstract

Procurement of goods and services have to have a good system to support all the activities of
production that is company did. Every procurement of goods and services it should also be there are
internal control to direct, supervise and measuring resources an organization and preventing and find not
suitable procedure. The purpose of this research to find out a system of procurement of goods and services
and internal control used on The Powerplant of java-bali paiton unit. The results of discussion on show to
prove that pt . The Powerplant of java-bali paiton unit using four methods in a system of procurement of
goods and services. The methodology that was used is a method of public auction, a method of simple
auction, a method of direct appointment and methods of procurement directly. In general the
implementation of the already in accordance with the guidelines for procurement but some of which should
be made management attention as the announcement of procurement not carried out and listed in
newspapers or print media.The preparation of the price bid by themselves (HPS) less careful. Explanation
auction (aanwijzing) that should have as a means of more detailed explanation about procurement but not
compulsory attended by participants .

Keywords : Method, auction, appointment, owner estimate

PENDAHULUAN pendukung yang dimana semuanya membutuhkan


Listrik menjadi kebutuhan yang sangat tenaga listrik dalam mengoperasikanya. Tentu hal
penting dalam aktivitas sehari-hari dan menjadi ini akan memicu peningkatan penggunaan energi
pendukung yang paling utama untuk jalannya suatu listrik oleh masyarakat, seiring dengan
kegiatan usaha. Pada zaman modern banyak alat pertambahan jumlah penduduk yang signifikan.

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 1


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
Penggunaan listrik tersebut akan menjadi faktor MW. PLTU ini merupakan bagian dari upaya
yang tidak terpisahkan dalam sektor rumah tangga, penghematan dan pengembangan energi yang
penerangan, komunikasi hingga industri. dilakukan pemerintah dengan memanfaatkan
Pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk batubara yang cadangannya tersedia melimpah di
memperoleh barang/jasa oleh kementrian/ Indonesia.
lembaga/satuan kerja perangkat daerah/institusi Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
yang prosesnya dimulai dari perencanaan sistem pengadaan barang/jasa dan pengendalian
kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh intern yang diterapkan pada PT. Pembangkitan
kegiatan untuk memperoleh barang/jasa (Perpres Jawa-Bali (PJB) Unit Pembangkit Paiton.
No. 70 Tahun 2012) Tujuan dari pengadaan barang
dan jasa adalah sebagai faktor pendukung dalam
melaksanakan kegiatan agar berjalan dengan baik KAJIAN PUSTAKA
dan mendapatkan hasil yang maksimal. Tidak A. Sistem dan Prosedur Akuntansi
hanya individu yang berusaha untuk memenuhi 1. Pengertian Sistem dan Prosedur
kebutuhan barang dan jasa tetapi juga suatu Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang
perusahaan karena pemenuhan barang dan jasa dibuat menurut pola yang terpadu untuk
tersebut mempunyai peranan penting dalam melaksanakan kegiatan pokok perusahaan
mendukung kegiatan operasional perusahaan. (Mulyadi, 2008:5)
Pengadaan barang/jasa sendiri harus Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan
mempunyai sistem yang baik untuk mendukung klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang
seluruh kegiatan produksi yang dilakukan oleh dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk
perusahaan. Sistem merupakan sekumpulan unsur menjamin adanya perlakuan yang seragam
atau elemen yang saling berkaitan dan saling terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama terjadi secara berulang-ulang (Baridwan (2009:3)
untuk mencapai suatu tujuan (Ranatarisza dan Berdasarkan definisi tersebut dapat
Noor, 2013:3). Prosedur adalah suatu kegiatan disimpulkan bahwa sistem adalah suatu prosedur
klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang yang disusun dan dipergunakan untuk
dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat melaksanakan tugas dan fungsi utama perusahaan.
untuk menjamin penanganan secara seragam Sedangkan kesimpulan prosedur adalah urutan
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam
(Mulyadi, 2008:5) Dengan sistem tersebut tentu satu departemen atau lebih yang disusun untuk
akan membantu perusahaan dalam mengelola menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap
proses pengadaan barang/jasa dan dapat transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi
memberikan informasi bagi pihak yang berkaitan dan berulang-ulang.
langsung dengan kegiatan tersebut.
Dalam hal pengadaan barang/jasa tersebut, B. Sistem Pengadaan
pengendalian intern harus ada untuk setiap bidang 1. Pengertian Pengadaan
di organisasi kerja dalam suatu pekerjaan. Pengadaan (procurement) adalah proses
Pengendalian intern adalah meliputi struktur bisnis memilih sumber, pemesanan, dan
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang memperoleh barang/jasa. Barang/jasa tersebut bisa
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan diperoleh secara internal bila barang dihasilkan
organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan oleh entitas lain dalam perusahaan. Pembelian
data akuntansi, mendorong efisiensi dan adalah sinonim untuk procurement (Bodnar dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Hopwod, 2003:417). Dari pengertian tersebut,
(Mulyadi, 2008:163). Unsur pengendalian intern pengadaan merupakan suatu proses yang
dalam pengadaan barang/jasa diperlukan karena digunakan perusahaan dalam memperoleh
proses pengadaan rawan dengan ketidaksesuain kebutuhan akan barang/jasa dari luar perusahaan.
prosedur. Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:419) juga
PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) Unit disebutkan langkah-langkah umum dalam proses
Pembangkit Paiton merupakan anak perusahaan pengadaan adalah:
PT. PLN yang menjadi salah satu pemasok tenaga a. Penentuan persyaratan
listrik untuk wilayah Jawa dan Bali dan merupakan Pada tahap ini perusahaan membuat
aset vital nasional yang dijadikan proyek permohonan pembelian dengan menyertakan
percepatan pembangunan tenaga listrik 10.000

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 2


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
persyaratan spesifikasi barang/jasa yang yang dilakukan secara terbuka untuk umum dan
dibutuhkan. semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua
b. Pemilihan sumber penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat (SK
Langkah berikutnya adalah menentukan sumber Direksi PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB)
penyedia atau pemasok. Nomor : 087.K/010/DIR/2012)
c. Permintaan penawaran 4. Pengertian Pelelangan Sederhana
Permintaan untuk penawaran dibuat untuk item Metode pemilihan penyedia barang/jasa yang
atau jasa yang sangat mahal atau jasa yang tidak kompleks yang nilai pengadaan diatas Rp.
penawarannya diperlukan sebagai kebijakan 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai
perusahaan. dengan Rp. 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah)
d. Pemilihan pemasok (SK Direksi PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB)
Berdasarkan dokumen penawaran, maka Nomor : 087.K/010/DIR/2012).
perusahaan dengan menggunakan seorang ahli 5. Pengertian Pengadaan Langsung
yang mengerti mengenai barang atau jasa yang Metode pengadaan barang/jasa dimana
diminta bisa mengevaluasi dan memberikan panitia pengadaan barang/jasa tidak membuat
penilai terhadap pemasok. pengumuman, melainkan meminta penyedia
e. Membuat pesanan pembelian barang/jasa yang ditunjuk untuk mengajukan
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi penawarannya. Penyedia barang/jasa yang ditunjuk
pemasok dan mengkonfirmasi barang yang biasanya adalah yang sudah pernah memasok atau
dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, mengerjakan paket pekerjaan dengan baik atau
jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu tidak termasuk dalam daftar hitam rekanan
pembayaran. (Alexandra, 2009:25).
f. Penerimaan barang 6. Pengertian Penunjukkan Langsung
Penerimaan barang dilakukan oleh fungsi Pengadaan barang/jasa langsung kepada
penerimaan. penyedia barang/jasa, tanpa melalui pelelangan/
g. Verifikasi faktur seleksi/ penunjukkan langsung (Perpres No. 70
Faktur yang diterima harus diperiksa dan Tahun 2012).
dicocokkan dengan dokumen penerimaan
barang dan pesanan pembelian. C. Pengendalian Intern
h. Pembayaran kepada pemasok 1. Pengertian Pengendalian Intern
Jika barang yang diterima sudah sesuai dengan Pengendalian intern meliputi struktur
pesanan, maka proses selanjutnnya adalah organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
pembayaran kepada pemasok. dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan
2. E-procurement organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data
E-procurement adalah pembelian yang akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dilakukan dengan menggunakan internet Sistem e- dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi,
procurement dalam pengadaan barang/jasa 2008:163). Dari pengertian tersebut maka definisi
bertujuan untuk menciptakan transparansi, pengendalian intern struktur organisasi, metode,
efisiensi, dan efektifitas serta akuntabilitas dalam dan cara yang yang digunakan untuk mengarahkan,
pengadaan barang/jasa melalui media elektronik mengawasi dan menjaga sumber daya dalam
antara panitia dan penyedia jasa. Menurut LKPP, perusahaan.
pengadaan barang/jasa secara elektronik bertujuan 2. Unsur Pokok Pengendalian Intern
untuk: a. Struktur Organisasi
a. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Salah satu elemen kunci dalam lingkungan
b. Meningkatkan akses pasardan persaingan usaha pengendalian adalah struktur organisasi,
yang sehat. struktur ini menunjukkan pola wewenang dan
c. Memperbaiki tingkat efisiensi proses tanggung jawab yang ada dalam suatu
pengadaan. perusahaan. Unsur organisasi ini mencakup
d. Mendukung proses monitoring dan audit. bentuk struktur, fungsi dan job desk dari
e. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real organisasi tersebut.
time. b. Sistem Wewenang dan Prosedur Pembukuan
3. Pengertian Pelelangan Umum Sistem wewenang dan prosedur pembukuan
Metode pemilihan penyedia barang/jasa di dalam suatu perushaan merupakan alat bagi
atas Rp. 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) manajemen untuk mengadakan pengawasan

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 3


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
terhadap jalannya operasional bisnis dan g. Selain hal-hal tersebut diatas, agar semua pihak
transaksi-transaksi yang terjadi serta untuk yang terkait memperhatikan dengan sungguh-
mengklasifikasi data akuntansi dengan tepat. sungguh prinsip kehati-hatian (azas prudensial)
c. Praktek Operasional yang Sehat yaitu dengan memperhitungkan dampak risiko
Yang dimaksud dengan praktik yang sehat yang terkecil bagi perusahaan dan personil
adalah setiap pegawai dalam perusahaan perusahaan.
melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
yang telah ditetapkan. METODE PENELITIAN
d. Pegawai yang Cakap dan Tepat Penelitian ini metode penelitian diskriptif
Tingkat kecakapan pegawai juga mempengaruhi adalah suatu metode dalam meneliti status
sukses atau tidaknya sistem pengendalian kelompok manusia, suatu kondisi, suatu sistem
intern. pemikiran atau suatu kelas peristiwa pada masa
Jadi dengan terpenuhinya semua unsur pokok sekarang. Tujuan penelitian deskriptif adalah untuk
pengendalian intern tersebut maka suatu membuat deskripsi atau gambaran sistematis,
perusahaan dapat dikatakan memiliki pelaksanaan faktual dan akurat mengenai fakta, sifat-sifat dan
pengendalian intern yang baik. hubungan antara fenomena yang diteliti (Nazir,
2009:54)
D. Ketentuan Pengadaan Barang/Jasa PT. PJB Fokus penelitian sebagai berikut :
1. Prinsip-prinsip Pengadaan a. Sistem pengadaan barang/jasa
a. Efisien, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus 1. Metode pelelangan umum
diusahakan menggunakan dana dan sumber 2. Metode pelelangan sederhana
daya terbatas untuk mencapai sasaran yang 3. Metode penunjukan langsung
ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya 4. Metode pengadaan langsung
dan dapat dipertanggung jawabkan. b. Pengendalian intern dalam pengadaan
b. Efektif, berarti Pengadaan Barang/Jasa harus barang/jasa.
sesuai dengan kebutuhan telah ditetapkan dan Jenis data yang digunakan adalah data primer
dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya dan data sekunder. Tahap-tahap yang digunakan
bagi perusahaan sesuai dengan sasaran yang dalam menganalisis data adalah :
ditetapkan. 1. Sistem pengadaan barang/jasa yang akan
c. Terbuka dan Kompetitif, berarti Pengadaan dianalisis adalah:
Barang/Jasa harus terbuka bagi penyedia a. Analisis prosedur
barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan b. Analisis fungsi yang terkait
dilakukan melalui persainan yang sehat di c. Analisis dokumen yang digunakan
antara penyedia barang/jasa yang setara dan 2. Pengendalian intern yang meliputi :
memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan a. Struktur organisasi
ketentuan dan prosedur yang jelas dan b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan
transparan sesuai dengan prinsip-prinsip Good c. Praktek yang sehat
Corporate Governance.
d. Transparan, berarti semua ketentuan dan HASIL DAN PEMBAHASAN
informasi mengenai pengadaan barang/jasa, A. Sistem Pengadaam Barang/Jasa
termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) Paiton
tata cara evaluasi, penetapan calon penyedia menggunakan empat metode dalam pengadaan
barang/jasa, sifatnya terbuka bagi penyedia barang/jasa yaitu :
barang/jasa serta bagi masyarakat luas pada 1. Metode Pelelangan Umum
umumnya. Metode pelelangan umum ini dipakai pada
e. Adil dan wajar, berarti memberikan perlakuan PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) Paiton untuk
yang sama bagi semua calon penyedia nilai pengadaan di atas Rp. 300.000.000,00 (tiga
barang/jasa dan tidak mengarah untuk ratus juta rupiah) yang dilakukan secara terbuka
memberikan keuntungan kepada pihak tertentu untuk umum dan semua pekerjaan yang dapat
dengan memperhatikan kepentingan nasional. diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang
f. Akuntabel, berarti harus sesuai dengan aturan memenuhi syarat. Pengadaan barang/jasa pada
dan ketentuan yang terkait dengan pengadaan dasanya harus dilakukan melalui pelelangan
barang/jasa sehingga dapat dipertanggung umum, adil, dan bertanggungjawab serta
jawabkan dan dipertanggunggugatan. memungkinkan adanya persaingan sehat untuk

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 4


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
memperoleh barang dan jasa secara efisien, efektif pembuatan berita acara pelelangan sampai dengan
yang memberikan manfaat sesuai sasaran yang pembuatan kontrak oleh panitia pengadaan
ditetapkan. Pada prinsipnya pelelangan umum barang/jasa.
menggunakan metode prakualifikasi dan metode 3. Fungsi yang terkait pada sistem pengadaan
pascakualifikasi. Metode prakualifikasi digunakan barang/jasa PT. Pembangkitan Jawa-Bali
untuk pengadaan barang/jasa yang kompleks, (PJB) UP Paiton dengan metode pelelangan
metode pascakualifikasi sendiri digunakan untuk umum
pengadaan barang/jasa yang tidak kompleks. 1) Peminta barang/jasa
1. Prosedur pelelangan prakualifikasi 2) Supervisor
1) Permintaan barang/jasa 3) Manajer
2) Usulan pengadaan barang/jasa 4) Panitia pengadaan barang/jasa
3) Permintaan pengadaan barang/jasa 5) Manajer logistik
4) Penyusunan HPS 4. Dokumen terkait yang digunakan pada
5) Pembuatan Rencana Kerja dan Syarat (RKS) sistem pengadaan barang/jasa
6) Pengumuman pengadaan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) UP
7) Pendaftaran dan pengambilan dokumen Paiton dengan metode pelelangan umum
8) Penyampaian dokumen 1) Spesifikasi material dan jasa
9) Evaluasi 2) Surat usulan pengadaan barang/jasa
10) Menetapkan hasil evaluasi 3) Surat permintaan pengadaan barang/jasa.
11) Pengumuman hasil evaluasi 4) Rencana kerja dan syarat (RKS)
12) Mengundang peserta dan memberikan 5) Dokumen kualifikasi dan pengadaan
dokumen pengadaan 6) Hasil evaluasi
13) Pemberian penjelasan (aanwijzing) dan 7) Berita acara penjelasan pelelangan
pembuatan berita acara (aanwijzing)
14) Pemasukan dokumen 8) Berita acara pembukaan sampul 1
15) Pembukaan dokumen dan pembuatan berita 9) Berita acara evaluasi sampul 1
acara 10) Berita acara pembukaan sampul 2
16) Evaluasi dan pembuatan berita acara 11) Berita acara evaluasi sampul 2
17) Pembuatan berita acara klarifikasi penawaran 12) Berita acara klarifikasi penawaran
18) Pembuatan berita acara pelelangan umum 13) Berita acara hasil pelelangan umum
19) Menetapkan pemenang 14) Nota dinas usulan pelaksana pekerjaan
20) Usulan penetapan pelaksana pekerjaan 15) Surat pengumuman pemenang pelelangan
21) Penunjukkan pemenang umum
22) Sanggahan 16) Nota dinas penetapan pelaksana pekerjaan
23) Penetapan pelaksana pekerjaan 17) Kontrak
24) Penandatangan kontrak
2. Prosedur pelelangan pascakualifikasi 2. Sistem pengadaan barang/jasa dengan
1) Permintaan barang/jasa metode pelelangan sederhana
2) Usulan pengadaan barang/jasa Metode pelelangan sederhana ini dipakai
3) Permintaan pengadaan barang/jasa pada PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) Paiton
4) Penyusunan HPS untuk pengadaan barang/jasa yang tidak kompleks
5) Pembuatan Rencana Kerja dan Syarat (RKS) yang nilai pengadaan diatas Rp. 50.000.000,00
6) Pengumuman pengadaan (lima puluh juta rupiah) sampai dengan
7) Pendaftaran dan pengambilan dokumen Rp. 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah).
kualifikasi a) Prosedur pelelangan sederhana
8) Pemberian penjelasan (aanwijzing) dan 1) Permintaan barang/jasa
pembuatan berita acara 2) Usulan pengadaan barang/jasa
9) Pemasukan dokumen kualifikasi 3) Permintaan pengadaan barang/jasa
10) Pembukaan dokumen penawaran dan 4) Penyusunan HPS
pembuatan berita acara 5) Pembuatan Rencana Kerja dan Syarat (RKS)
11) Evaluasi penawaran dan kualifikasi dan 6) Pengumuman pelelangan sederhana
pembuatan berita acara 7) Pendaftaran dan pengambilan dokumen
Proses selanjutnya mengikuti tahapan proses 8) Pemberian penjelasan (aanwijzing) dan
pelelangan prakualifikasi yaitu mulai dari pembuatan berita acara

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 5


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
9) Menerima dokumen pengadaan teknis maupun harga yang wajar secara teknis
10) Pembukaan dokumen penawaran dapat dipertanggungjawabkan dari penyedia
11) Evaluasi dokumen penawaran barang/jasa. Penunjukkan langsung juga digunakan
12) Pembuatan berita acara penawaran dan dalam keadaan darurat ketika metode pelelangan
kualifikasi umum dan sederhana mengalami kegagalan dalam
13) Pembuatan berita acara pelelangan sederhana prosesnya.
14) Usulan penetapan pelaksana pekerjaan a) Prosedur penunjukkan langsung
15) Pengumuman pemenang pelelangan prakualifikasi
sederhana 1) Permintaan barang/jasa
16) Sanggahan 2) Usulan pengadaan barang/jasa
17) Menetapkan dan menunjuk pelaksana 3) Permintaan pengadaan barang/jasa
pekerjaan 4) Mengundang penyedia
18) Pembuatan lampiran surat perintah kerja 5) Penyampaian dokumen dan evaluasi
19) Pembuatan surat perintah kerja 6) Pemberian penjelasan (aanwijzing) dan
b) Fungsi yang terkait pada sistem pengadaan pembuatan berita acara.
barang/jasa PT. Pembangkitan Jawa-Bali 7) Penyampaian dokumen penawaran
(PJB) UP Paiton dengan metode pelelangan 8) Evaluasi dokumen penawaran
sederhana 9) Pembuatan berita acara klarifikasi penawaran
1) Peminta barang/jasa 10) Pembuatan berita acara penunjukkan
2) Supervisor langsung
3) Manajer 11) Usulan penetapan pelaksana pekerjaan
4) Panitia pengadaan barang/jasa 12) Menetapkan dan menunjuk pelaksana
5) Manajer logistik pekerjaan
c) Dokumen terkait yang digunakan pada 13) Pembuatan surat perintah kerja
sistem pengadaan barang/jasa 14) Pembuatan lampiran surat perintah
PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) UP b) Prosedur penunjukkan langsung
Paiton dengan metode pelelangan pascakualifikasi
sederhana 1) Permintaan barang/jasa
1) Spesifikasi material dan jasa 2) Usulan pengadaan barang/jasa
2) Surat usulan pengadaan barang/jasa 3) Permintaan pengadaan barang/jasa
3) Surat permintaan barang/jasa 4) Penjelasan pengadaan dan penyampaian
4) Rencana kerja dan syarat dokumen
5) Hasil pembukaan penawaran 5) Penunjukkan pelaksana pekerjaan
6) Berita acara hasil pembukaan penawaran 6) Pembuatan surat perintah kerja
7) Berita acara penjelasan pelelangan 7) Pembuatan lampiran surat perintah kerja
(aanwijzing) c) Fungsi yang terkait pada sistem pengadaan
6) Berita acara klarifikasi barang/jasa PT. Pembangkitan Jawa-Bali
7) Berita acara hasil pelelangan sederhana (PJB) UP Paiton dengan metode
8) Nota dinas usulan pelaksana pekerjaan penunjukkan langsung
9) Surat pengumuman pemenang pelelangan 1) Peminta barang/jasa
sederhana 2) Supervisor
10) Nota dinas penetapan pelaksana pekerjaan 3) Manajer
11) Surat penunjukkan pelaksana pekerjaan 4) Panitia pengadaan barang/jasa
12) Surat perintah kerja 5) Manajer logistik
13) Lampiran surat perintah kerja d) Dokumen terkait yang digunakan pada
sistem pengadaan barang/jasa
3. Sistem pengadaan barang/jasa dengan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) UP
metode penunjukkan langsung Paiton dengan metode penunjukkan
Metode penunjukkan langsung ini dipakai langsung
pada PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) Paiton 1) Spesifikasi material dan jasa
untuk pengadaan barang/jasa dalam keadaan 2) Surat usulan pengadaan barang/jasa
khusus tanpa melalui pelelangan, yang dilakukan 3) Surat permintaan barang/jasa
dengan menunjuk langsung 1 (satu) penyedia 4) Berita acara penjelasan pelelangan
barang/jasa dengan cara melakukan negosiasi baik (aanwijzing)

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 6


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
5) Berita acara klarifikasi penawaran c) Dokumen terkait yang digunakan pada
6) Berita acara hasil penunjukkan langsung sistem pengadaan barang/jasa
7) Nota dinas usulan pelaksana pekerjaan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) UP
8) Nota dinas penetapan pelaksana pekerjaan Paiton dengan metode pengadaan langsung
9) Surat perintah kerja 1) Spesifikasi material dan jasa
10) Lampiran 2) Surat usulan pengadaan barang/jasa
3) Surat permintaan barang/jasa
4. Sistem pengadaan barang/jasa dengan 4) Rencana kerja dan syarat
metode pengadaan langsung 5) Berita acara klarifikasi
Metode pengadaan langsung ini dipakai pada 6) Berita acara negosiasi
PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) Paiton untuk 7) Berita acara hasil pengadaan langsung
pengadaan barang/jasa dengan nilai tertentu yang 8) Nota dinas usulan pelaksana pekerjaan
sifatnya rutin atau untuk kebutuhan swakelola, 9) Nota dinas penetapan pelaksana pekerjaan
biasanya dalam pengadaan ini merupakan 10) Purchase Order (PO)
kebutuhan rutin operasional dan merupakan
teknologi sederhana. Pengadaan langsung yang 2. Unsur Pengendalian Intern Pengadaan
nilainya sampai dengan Rp. 5.000.000,00 (lima Barang/Jasa
juta rupiah) dapat dilakukan melalui a. Struktur organisasi
toko/mall/supermarket yang bukan pengusaha kena Struktur organisasi pada sistem pengadaan
pajak (PKP), pengadaan dengan nilai lebih dari barang/jasa harus disesuaikan dengan Keputusan
Rp. 5.000.000,00 (lima juta rupiah) sampai dengan Direksi PT. Pembangkitan Jawa-Bali Nomor:
Rp. 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) harus 034.K/K/020/DIR/2014 Tentang Penetapan
dilakukan melalui toko/mall/supermarket yang Formasi Tenaga Kerja Unit Pembangkitan Paiton
merupakan pengusaha kena pajak (PKP). pada PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) sebagai
Pengadaan langsung juga bisa mengundang tindak lanjut Keputusan Direksi PT. Pembangkitan
penyedia yang memenuhi kriteria sub bidang Jawa-Bali Nomor: 024.K/020/DIR/2014 tentang
pekerjaan yang dibutuhkan. Penyempurnaan Organisasi Unit Pembangkitan
a) Prosedur pengadaan langsung Paiton. Penetapan formasi tenaga kerja di unit
1) Permintaan barang/jasa pembangkitan Paiton ini ditetapkan melalui
2) Usulan pengadaan barang/jasa keputusan direksi. Berikut adalah tabel jabatan
3) Permintaan pengadaan barang/jasa dibawah manajer logistik:
4) Pembuatan Rencana Kerja dan Syarat (RKS) Tabel 1 : Formasi tenaga kerja pengadaan
5) Mengundang penyedia barang/jasa Unit Pembangkitan Paiton
6) Pemasukan dokumen penawaran dan No Jabatan Formasi
pembuatan BA pembukaan penawaran. 1 Manajer logistik 1
7) Klarifikasi dan negosiasi teknis serta harga 2 Supervisor senior 1
8) Pembuatan berita acara klarifikasi dan pengadaan
negosiasi 3 Staf 7
9) Evaluasi penawaran Sumber : SK Direksi PT. Pembangkitan Jawa-Bali
10) Pembuatan berita acara pengadaan langsung Nomor: 034.K/K/020/DIR/2014
11) Usulan penetapan pelaksana pekerjaan Pada PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP
12) Menetapkan dan menunjuk pelaksana Paiton saat ini memiliki 6 staf dengan 5 staf aktif
pekerjaan karena 1 staf dalam beberapa bulan ini tidak masuk
13) Pembuatan permintaan pembelian karena sakit. Berikut adalah daftar staf pengadaan:
b) Fungsi yang terkait pada sistem pengadaan Tabel 2 : Staf pengadaan barang/jasa
barang/jasa PT. Pembangkitan Jawa-Bali PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP Paiton
(PJB) UP Paiton dengan metode pengadaan No Nama Status
langsung 1 Ardikun Aktif
1) Peminta barang/jasa 2 Achmad Jazid Tidak aktif
2) Supervisor 3 Christya Putra S Aktif
3) Manajer 4 Ismiadi Aktif
4) Panitia pengadaan barang/jasa 5 Pujianto Aktif
5) Manajer logistik 6 Wahyu Budi Dharmawan Aktif

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 7


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
Sumber: Data pengadaan PT. Pembangkitan Jawa- tanpa banyak melakukan pengecekan karena
Bali (PJB) UP Paiton 2014 mereka sendiri juga mempunyai daftar pengadaan
PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP barang/jasa yang harus segera diselesaikan.
Paiton menggunakan tenaga outsourcing dari Intensitas pemeriksaan mendadak (surprised
perusahaan rekanan yang ditunjuk untuk audit) oleh bagian audit intern masih jarang untuk
menyediakan pegawai. Tingkat kedisiplinan, dilaksanakan. Padahal pemeriksaan mendadak
tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta (surprised audit) dapat dijadikan dorongan agar
manajerial yang dibebankan kepada tenaga panitia pengadaan barang/jasa bekerja sesuai
tersebut diragukan karena pegawai tersebut tidak ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
mempunyai tanggung jawab langsung kepada Formulir yang digunakan oleh panitia
atasan namun perusahaan rekanan selaku pemilik pengadaan barang/jasa pada PT. Pembangkitan
kewenangan. Permasalahan lain PT. Jawa-Bali (PJB) UP Paiton telah diberikan nomer
Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP Paiton kepala urut yang tercetak.
audit intern tidak berdiri sendiri dan dibawah
pengawasan manager engineering and quality d. Karyawan yang sesuai mutunya
assurance. Karyawan yang ditunjuk sebagai panitia
pengadaan barang/jasa PT. Pembangkitan Jawa-
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Bali (PJB) UP Paiton harus memiliki sertifikat
sudah dilakukan sesuai dengan prosedur keahlian dalam pengadaan barang/jasa. Memiliki
pengadaan barang/jasa yang ada pada PT. integritas moral, disiplin tinggi, memilik tanggung
Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP Paiton. Sebagai jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk
contoh adalah persetujuan pengadaan barang melaksanakan tugas yang dibebankan kepada
diotorisasi oleh manajer masing-masing bidang anggota panitia pengadaan tersebut. Namun
terkait dengan usulan supervisor yang menerima terkadang panitia pengadaan barang/jasa kurang
permintaan barang/jasa. Persetujuan usulan memahami bagian-bagian/jenis pekerjaan tertentu
pengadaan barang juga diotorisasi oleh general yang akan diadakan. Pelaksana pengadaan hanya
manajer. Nota dinas usulan penetapan pelaksana sekedar menerima permintaan dan memprosesnya,
pekerjaan diotorisasi oleh panitia pengadaan namun dalam kualifikasi anggota panitia
barang/jasa, ketua panitia mempunyai tanggung penggadaan paling tidak sedikit memahami
jawab untuk penandatangan nota dinas tersebut. bagian/jenis yang akan diadakan. Perubahan
Setelah mendapatkan nota dinas penetapan pedoman pengadaan pengadaan nomor:
pelaksana pekerjaan, manajer logistik mempunyai 052.K/010/DIR/2010 ke nomor
kewenangan menetapkan pelaksana pekerjaan. 087.K/010/DIR/2012 harus menjadi perhatian
seperti melakukan pelatihan tehadap anggota
c. Praktik yang Sehat
Praktik yang sehat adalah pelaksanaan pelaksana pengadaan dengan usulan supervisor
prosedur dilaksanakan sesuai dengan pedoman pengadaan maupun manajer logistik.
pengadaan barang dan jasa yang ada. Praktik yang
sehat sistem pengadaan barang/jasa di B. Analisis Data
PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP Paiton 1. Analisis sistem pengadaan barang/jasa
adalah penandatanganan pakta integritas, semua dengan metode pelelangan umum
pihak yang terkait seperti pengguna barang/jasa, Secara garis besar sistem pengadaan
pelaksana pengadaan, pejabat pengadaan, dan barang/jasa dengan metode pelelangan umum
penyedia wajib menandatangani pakta integritas. sudah sesuai dengan prosedur yang telah
PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP ditetapkan pada pedoman pengadaan barang/jasa
Paiton mempunyai panitia pengadaan yang terdiri PT. Pembangkitan Jawa-Bali nomor:
dari 7 (tujuh) orang, sehingga diharapkan dalam 087.K/010/DIR/2012. Beberapa hal yang kurang
proses pengadaan tersebut terjadi pengecekan pada metode pelelangan umum ini adalah
internal dalam tim pengadaan barang dan jasa oleh pengumuman yang tidak dilaksanakan dan
setiap panitia. Namun dalam kenyataannya jika dicantumkan pada surat kabar atau media cetak.
daftar pengadaan barang/jasa sedang banyak, Penyusunan harga penawaran sendiri (HPS)
pengadaan barang/jasa tersebut dibagi kepada yang kurang cermat hal ini hanya dilakukan oleh
beberapa anggota dan dilaksanakan secara individu tim HPS dengan biaya kontrak yang telah biasa
oleh satu orang anggota panitia, dan anggota dilakukan namun faktor perubahan biaya yang
panitia yang lain hanya memberikan persetujuan kurang sesuai. Selain itu aanwijzing yang

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 8


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
seharusnya sebagai sarana penjelasan lebih rinci 5. Analisis struktur organisasi
tentang pengadaan namun tidak wajib dihadiri PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP
peserta. Paiton menggunakan tenaga outsourcing untuk
2. Analisis sistem pengadaan barang/jasa menanggulangi kekurangan staf pengadaan yang
dengan metode pelelangan sederhana berjumlah 5 (lima orang) dan tidak sesuai dengan
Secara garis besar sistem pengadaan Keputusan Direksi PT. Pembangkitan Jawa-Bali
barang/jasa dengan metode pelelangan sederhana Nomor: 034.K/K/020/DIR/2014 Tentang
sudah sesuai dengan prosedur yang telah Penetapan Formasi Tenaga Kerja Unit
ditetapkan pada pedoman pengadaan barang/jasa Pembangkitan Paiton pada PT. Pembangkitan
PT. Pembangkitan Jawa-Bali nomor: Jawa-Bali (PJB) yang seharusnya berjumlah 7
087.K/010/DIR/2012. Beberapa hal yang kurang (tujuh orang). PT. Pembangkitan
pada metode pelelangan sederhana ini hampir sama Jawa-Bali (PJB) UP Paiton tidak segera
dengan pelelangan umum, pertama adalah melaksanakan atau mengajukan perekrutan
pengumuman yang tidak dilaksanakan dan pegawai tetap namun menggunakan jasa tenaga
dicantumkan pada surat kabar atau media cetak. outsourcing. Permasalahan lain kepala audit intern
Penyusunan harga penawaran sendiri (HPS) tidak berdiri sendiri dan dibawah pengawasan
yang kurang cermat hal ini hanya dilakukan oleh manager engineering and quality assurance.
tim HPS dengan biaya kontrak yang telah biasa 6. Analisis otorisasi dan prosedur pencatatan
dilakukan namun faktor perubahan biaya yang Sistem pengadaan barang/jasa dengan metode
kurang sesuai. Permasalahan yang terkadang pelelangan umum, pelelangan sederhana,
muncul aanwijzing yang seharusnya sebagai sarana penunjukkan langsung dan pengadaan langsung
penjelasan lebih rinci tentang pengadaan namun sistem otorisasi yang dilaksanakan sudah sesuai
tidak wajib dihadiri peserta sehingga terkadang dengan wewenangnya. Prosedur pencatatan juga
terjadi perbedaan spesifikasi yang ditawarkan sudah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan
dengan barang yang diminta oleh user. buku pedoman pengadaan barang/jasa PT.
3. Analisis sistem pengadaan barang/jasa Pembangkitan Jawa-Bali Nomor :
dengan metode penunjukkan langsung 087.K/010/DIR/2012.
Sistem pengadaan barang/jasa dengan metode 7. Analisis praktik yang sehat
penunjukkan langsung berjalan dengan baik Penerapan praktik yang sehat pada
dengan menunjuk 1 (satu) penyedia yang dinilai PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP Paiton
mampu dan layak untuk melaksanakan pengadaan sebagian sudah dilaksanakan dengan baik seperti
tersebut sudah sesuai dengan prosedur yang telah penandatanganan pakta integritas atas semua pihak
ditetapkan pada pedoman pengadaan barang/jasa yang terkait seperti pengguna barang/jasa,
PT. Pembangkitan Jawa-Bali nomor: pelaksana pengadaan, pejabat pengadaan, dan
087.K/010/DIR/2012 mulai dari awal hingga penyedia. Formulir yang digunakan oleh panitia
pembuatan perjanjian. pengadaan barang/jasa pada PT. Pembangkitan
4. Analisis sistem pengadaan barang/jasa Jawa-Bali (PJB) UP Paiton telah diberikan nomer
dengan metode pengadaan langsung urut yang tercetak.
Sistem pengadaan barang/jasa dengan Namun saat daftar pengadaan barang/jasa
metode pengadaan langsung berjalan dengan baik banyak pemeriksaan antar pegawai jarang
sudah sesuai dengan prosedur yang telah dilakukan. Pemeriksaan mendadak (surprised
ditetapkan pada pedoman pengadaan barang/jasa audit) masih belum dilaksanakan oleh bagian audit
PT. Pembangkitan Jawa-Bali nomor: intern secara maksimal, intensitas yang masih
087.K/010/DIR/2012 namun beberapa hal yang sedikit dan perlu ditingkatkan.
kurang pada metode pengadaan langsung dan harus 8. Analisis karyawan yang sesuai mutu
dijadikan perhatian seperti penyusunan harga Penerapan pengendalian intern dalam hal
penawaran sendiri (HPS) yang kurang cermat. karyawan yang sesuai mutu pada PT.
Selaint itu adanya perbedaan spesifikasi yang Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP Paiton sudah
ditawarkan dengan barang yang diminta oleh user kurang baik Panitia pengadaan barang/jasa kurang
karena aanwijzing yang seharusnya sebagai sarana memahami bagian-bagian/jenis pekerjaan tertentu
penjelasan lebih rinci tentang pengadaan namun yang akan diadakan. Perubahan pedoman
tidak wajib dihadiri peserta. pengadaan pengadaan nomor:
052.K/010/DIR/2010 ke nomor
087.K/010/DIR/2012 harus menjadi perhatian

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 9


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
seperti melakukan pelatihan tehadap anggota belum menguasai sepenuhnya para penyedia
pelaksana pengadaan dengan usulan supervisor barang/jasa dengan e-procurement tersebut.
pengadaan maupun manajer logistik. Selain itu penyusunan harga penawaran sendiri
(HPS) yang lebih cermat oleh tim dengan
PENUTUP mempertimbangkan berbagai faktor yang bisa
A. Kesimpulan digunakan seperti dalam pedoman pengadaan
1. Metode yang digunakan PT. Pembangkitan barang jasa nomor: 087.K/010/DIR/2012 agar
Jawa-Bali (PJB) UP Paiton dengan pelelangan HPS yang dibuat lebih akurat untuk mengurangi
umum, pelelangan sederhana, penunjukkan kegagalan pengadaan. Selain itu aanwijzing
langsung dan pengadaan langsung sudah sesuai wajib dihadiri peserta supaya mendapatkan
dengan pedoman pengadaan barang/jasa namun penjelasan lebih rinci.
ada beberapa yang harus dijadikan perhatian 4. Pada pengendalian intern, struktur organisasi
manajemen seperti pada pelelangan umum dan sebaiknya dilakukan pengangkatan pegawai
sederhana pengumuman pengadaan yang tidak tetap untuk menutupi kekurangan pegawai dan
dilaksanakan dan dicantumkan pada surat kabar dilakukannya pemisahan kepala intern audit.
atau media cetak untuk ketersebaran informasi Unsur praktik yang sehat, meningkatkan
yang lebih luas. Penyusunan harga penawaran intensitas pelaksanaan surprised audit yang
sendiri (HPS) yang kurang cermat. Aanwijzing harus dilakukan tanpa jadwal yang terstruktur.
yang seharusnya sebagai sarana penjelasan lebih Sehingga surprised audit dapat dijadikan
rinci tentang pengadaan namun tidak wajib dorongan agar panitia pengadaan barang/jasa
dihadiri peserta. bekerja sesuai ketentuan yang telah ditetapkan
2. Sistem pengendalian intern pada pengadaan oleh perusahaan. Unsur karyawan sesuai mutu
barang/jasa PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) pelaksanaan pelatihan yang lebih sering untuk
UP Paiton sudah sesuai dengan unsur menambah integritas moral, disiplin tinggi,
pengendalian intern namun masih terdapat tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta
beberapa kekurangan. Pada unsur struktur manajerial.
organisasi penggunaan tenaga outsourcing
PT. Pembangkitan Jawa-Bali (PJB) UP Paiton DAFTAR PUSTAKA
untuk menanggulangi kekurangan staf Alexandra, D, AD. 2009. Tips Menang Tender.
pengadaan. Permasalahan lain kepala audit Jakarta. PPM
intern tidak berdiri sendiri dan dibawah Baridwan, Zaki, Prof, M.Sc, Akuntan. 2009.
pengawasan manager engineering and quality Sistem Akuntansi. Yogyakarta : 2012.
assurance. Unsur pengendalian otorisasi dan Bodnar, H George dan William S. Hopwood. 2003.
prosedur pencatatan pada sistem pengadaan Accounting Information System. Sistem
barang/jasa dilaksanakan sesuai dengan Infromasi Akuntansi Edisi Kedelapan.
wewenangnya. Unsur pengendalian intern Dialihbahasakan oleh Deddy Jacobus. Jakarta :
praktik yang sehat mempunyai beberapa Indeks
permasalahan yang harus dijadikan perhatian Keputusan Direksi PT. Pembangkitan Jawa-Bali
seperti pelaksanaan pengadaan jika daftar Nomer: 087.K/010/DIR/2012 tentang
pengadaan barang/jasa sedang banyak, anggota Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa
panitia yang lain hanya memberikan persetujuan di PT. Pembangkitan Jawa-Bali. Surabaya.
tanpa banyak melakukan pengecekan. Intensitas Keputusan Direksi PT. Pembangkitan Jawa-Bali
pemeriksaan mendadak (surprised audit) yang Nomer: 090.K/010/DIR/2012 tentang
masih kurang dari bagian audit intern. Unsur Kewenangan Pelaksana Pengadaan
pengendalian intern karyawan yang sesuai mutu Barang/Jasa di PT. Pembangkitan Jawa-Bali.
kurang baik, panitia pengadaan barang/jasa Surabaya.
kurang memahami bagian-bagian/jenis Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta :
pekerjaan tertentu yang akan diadakan dan Salemba Empat.
perubahan pedoman lama ke baru. Nazir, Mohammad. 2009. Metode Penelitian.
3. Pada prosedur pengadaan barang/jasa Jakarta : Gahlia Indonesia.
pengumuman pengadaan dilaksanakan dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 70
dicantumkan pada surat kabar atau media cetak. Tahun 2012 tentang Perubahan Kedua Atas
Hal ini guna ketersebaran informasi yang luas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010
dan juga guna menghindari ketidaktahuan atau

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 10


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id
Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Jakarta
Ranatarisza, Mirza Maulinardi, dan Max Adrian
Noor. 2013. Sistem Informasi Akuntansi.
Malang : UB Press.
Tujuan pengadaan barang/jasa, diakses pada
tanggal 1 Oktober 2014 dari
http://www.lkpp.go.id/

Jurnal Administrasi Bisnis (JAB)| Vol. 2 No. 2 Februari 2015| 11


administrasibisnis.studentjournal.ub.ac.id

Anda mungkin juga menyukai