PANDUAN ACARA & LIST PERSIAPAN KURSUS PSSI

DI MAGUWOHARJO FOOTBALL PARK

OKT – NOV 2021

PENANGGUNG JAWAB ACARA:

_________________________________________________

KEGIATAN & VENUE ACARA (SECARA UMUM):

 COACHING & TRAINING DI LAPANGAN MINI SOCCER/ FULL PITCH

 MEETING & COACHING DI MEETING ROOM
 BREAKFAST & LUNCH DI MEETING ROOM
 COFFEE BREAK PAGI & SIANG DI MEETING ROOM
 DINNER (PRASMANAN) DI JOGLO
 ISTIRAHAT PESERTA DI GUEST HOUSE

UNIT BISNIS PERSIAPAN:

LAPANGAN I PIC:
GUEST HOUSE I PIC:
LAYA I PIC:
VENDOR CATERING I PIC:
VENDOR PERALATAN & PERLENGKAPAN MEETING I PIC:

TIMELINE DETAIL ACARA HARIAN:

(MENYUSUL)
A. Tanggung Jawab MAGUWOHARJO FOOTBALL PARK dalam Persiapan Rapat

1. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Meeting Room

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat
antara lain sebagai berikut :
1) White board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2) Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3) LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4) Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5) Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6) Block note dengan bolpointnya.
7) Name tag untuk peserta.
8) Laptop atau komputer.
2. Mempersiapkan Ruang Rapat (Meeting Room)
Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan
ruang rapat adalah sebagai berikut :
1) Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu)
tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari,
pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah
datangnya sinar matahari tersebut.
2) Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan
yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan
konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3) Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan
luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di
ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a) Gaya klasikal/kelas : Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah
peserta yang banyak.
b) Gaya konferensi : Gaya konferensi dimaksudkan agar semua
peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat
team work.
c) Gaya huruf U : Pengaturan tempat duduk di ruang rapat
 gaya hurf U cocok untuk rapat informal.
d) Gaya workshop : Pengaturan tempat duduk di ruang
rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.

3. Akomodasi / Penginapan

4. Transportasi
.
5. Mempersiapkan Konsumsi (Catering & Laya)
Konsumsi berupa makanan dan minuman berat/ coffee break dapat
disajikan dengan cara sebagai berikut :
1) Disajikan sebelum peserta rapat duduk.
2) Disajikan selama rapat berlangsung.
3) Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4) Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia
minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri
makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
6. Kesehatan (P3K)
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari,
hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi
kesehatan para peserta rapat.

7. Pengecekan Persiapan Terakhir

Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1) Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2) Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?
3) Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam
ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4) Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

RANGKUMAN POIN-PENTING PERSIAPAN EVEN
PSSI OKT -NOV 2021

1. Penetapan Lokasi dan Ruang MICE

a. Dalam tahap penentuan ini ada 2 kemungkinan yang dapat terjadi, yaitu:
– Pihak klien bisa saja menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya.
Apabila hal ini yang terjadi, maka pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut.
– Perencana menjadi penentu mutlak dalam menetapkan lokasi serta tempat pertemuan, misalnya
menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi.
b. Pertimbangan tempat penyelenggaraan secara geografis dengan spread of the person attending:
terlalu jauh dari tempat peserta, kecuali khususnya seperti no.1b, peserta yang memerlukan sekali
seminar dan konferensi tersebut.
c. Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar.
2. Perlengkapan Fasilitas MICE
perlengkapan suatu pertemuan hendaknya dipahami secara seksama beberapa hal berikut:
– Jenis pertemuan dan lamanya
– Jumlah peserta
– Jumlah ruangan yang dibutuhkan
– Jenis dan jumlah equipment yang diperlukan
– Bentuk pengaturan tempat duduk
– Akomodasi peserta mice
3. Penanganan Transportasi
Ada 6 hal yang harus diperhatikan dalam pengaturan transportasi, yaitu sebagai berikut.
– Transprtasi udara
– Airport shuttle service
– Multiple property shuttle
– VIP transportation
– Local tour
– Staff transportation.
4. Pelayanan Makanan dan Minuman
Selama kegiatan meeting berlangsung, PCO harus memastikan bahwa makanan dan minuman bagi
peserta acara dapat terpenuhi dengan baik. Dalam hal ini, PCO harus memperhatikan mengenai
penenmpatan reguler food and beverage, room service and banquet capabilities. Evaluasi kualitas
makanan dan minuman meliputi appearance and attractiveness, cleanliness, dan jenis serta variasi
makanan dan minuman pada saat ramai (peak hours) untuk mengetahui ketersediaan stok
pelayanan dan keterampilan. Termasuk harga yang sesuai dengan penawaran, di samping itu
apakah perlu melakukan pemesanan terlebih dahulu. Apakah restaurant tersebut melayani
permintaan khusus atau tambahan menyangkut lay out dan jenis makanan dan minuman (Kesrul,
2004: 113).
5. Akomodasi
Yang terakhir, namun tidak kalah pentingnya adalah Akomodasi. Pihak PCO harus memperhatikan
penanganan akomodasi agar tidak tidak mengecewekan peserta. Hal-hal yang harus diperhatikan
terkait akomodasi adalah sebagai berikut.
– Akomodasi sesuai harapan peserta
– Penginapan : Jumlah kamar, tipe kamar dan tempat tidur
– Kamar gratis untuk panitia atau komite : jumlah, tipe, dan fasilitas yang harus dibayar
– Kamar khusus untuk organisasi dan tamu resmi : jumlah, tipe, dan harga