BAGAIMANA MENGORGANISASI DAN

MENYELENGGARAKAN SEMINAR

Bagaimana Mengorganisasi dan Menyelenggarakan Seminar
Seminar pada umumnya merupakan sebuah bentuk pengajaran akademis, baik disebuah universitas
maupun diberikan oleh suatu organisasi komersial atau professional. Kata seminar berasal dari kata
latin seminarum, yang berarti tanah tempat menanam benih. Dari beberapa web definition, seminar
adalah sebuah bentuk komunikasi satu webnya dimana pembicara menyampaikan presentasi dari
suatu topic yang mencakup beberapa segi pengetahuan atau keterampilan. Didalamnya dapat terjadi
suatu diskusi antara pembicara dengan audiens untuk memperoleh kegiatan mendalam.

Tujuan Seminar adalah:
Membantu mencari solusi fenomena yang actual
Membina kerjasama yang lebih harmonis antara perguruan tinggi dengan dunia usaha dan
pemerintah.
Meningkatkan inovasi, efisiensi dan efektivitas ekonomi kemasyarakatan.
Meningkatkan profesionalisme dosen perguruan tinggi.
Menghasilkan lulusaln perguruan tinggi yang lebih akuntabel dalam memasuki dunia kerja.

Sebuah seminar biasanya memiliki focus suatu topic yang khusus, di mana mereka yang hadir dapat
berpartisipasi secara aktif. Seminar seringkali dilaksanakan melalui sebuah dialog dengan seorang
moderator seminar, atau melalui sebuah presentasi hasil penelitian dalam bentuk yang lebih formal.
Biasanya, para peserta bukanlah seorang pemula dalam topik yang didiskusikan (di universitas, kelas
kelas seminar biasanya disediakan untuk mahasiswa yang telah mencapai tingkatan atas). System
seminar memiliki gagasan untuk lebih mendekatkan mahasiswa kepada topik yang dibicarakan. Di
beberapa seminar dilakukan juga pertanyaan dan debat. Seminar memiliki sifat informal
dibandingkan system kuliah di kelas dalam sebuah pengajaran akademis.

Perlu dicatat bahwa di beberapa universitas Eropa, sebuah seminar dapat berarti kelas kuliah yang
besar, khususnya ketika dibawakan oleh ahli yang termaasyhur (tanpa memperhatikan jumlah hadirin
atau jangkauan mahasiswa yang berpartisipasi dalam diskusi).

Dalam mengorganisasikan dan menyelenggarakan seminar ada beberapa bagian yang harus
diperhatikan yaitu:
I Sebelum memulai
II Persiapan dimuka
III Komunikasi dengan peserta
IV Saat berlangsungnya seminar
V Evaluasi, tindak lanjut dan pembahasan

I. Sebelum Memulai Pengorganisasian
I1. Sediakan waktu untuk perencanaan
Rencana seminar akan memerlukan penyesuaian selama dalam proses namun ditengah
pengorganisasian seminar bukan waktunya mengubah rencana secara keseluruhan.
I2. Segitiga Perencanaan Seminar
Gambaran Profil Peserta






Penyelenggaraan dan Format dan Desain
Logistik



a. Tema dan Tujuan
Tema merupakan tujuan umum seminar, yang kelak dijabarkan menjadi butir-butir tujuan yang
harus dicapai. Tema menentukan iklim dan suasana seminar.
Tujuan merupakan rumus yang jelas tentang manfaat yang ingin dicapai. Tujuan harus
mencerminkan manfaat bagi peserta dan penyelanggara.

b. Profil Peserta
Profil peserta seminar harus merupakan kesepakatan diantara anggota staf perencana. Hal-hal yang
harus diperhatikan agar diperoleh gambaran yang jelas tentang profil peserta:
1. Informasi apa yang diketahui tentang latar belakang sosial ekonomi dan peserta.
2. Berusaha mengetahui seminar apa saja yang pernah diikuti para peserta.
3. Pertanyaan tentang tempat dan lokasi seminar yang pernah diikuti akan memperkaya informasi.
4. Mengetahui faktor-faktor lain yang penting untuk diktahui. Contohya watak pribadi peserta.

c. Format dan Desain
Yang dimaksud dengan format an desain suatu seminar adalah segala yang berhubungan dengan apa
dan bagaiman seminar tersebut. Sejumlah faktor dalam merencanakan format dan desain format:
1. Sub kultur dan watak kelompok
2. Kurva belajar
3. Kedalam dan luasnya bahan
4. Hubungannya denan penyelenggaraan logistik

d. Penyelenggaraan dan Logistik
Tempat pendaftaran dan waktu istirahat dapat secara efektif dimanfaatkan untuk pengaturan,
menciptakan iklim, mengubah kecepatan atau mengundurkan, meningkatkan semangat dan kegiatan
serta logistik untuk menciptakan seminar yaing dinamis dan diterima dengan baik.
I.3. Menyusun Jalur Seminar
a. Bagan Alir Seminar
Bagan alir seminar adalah setiap penggalan pada ilustrasi untuk menggambarkan pola umum, tuga-
tugas yang harus dikerjakan, tujuan-tujuan dan sasaran yang harus dicapai. Contoh bagan alir
seminar dilampirkan dibelakang.
b. Daftar Periksa Induk
Daftar periksa induk adalah alat Bantu yang memperjelas dan membagi tugas secara terperinci dari
setiap tugas yang terdapat dalam tiap kotak bagan alir. Daftar ini meruapakan alat berkomunikasi,
alat lalu lintas dan han hal-hal lain yang membantu panitia untuk mengikuti kemajuan pelaksanaan
seminar secara keseluruhan.
I.4. Pedoman Bagi Perencana
Pedoman bagi perencana disebut juga petunjuki bagi koordinator atau pedoman administrator)
merupakan rangkuman dari seluruh kegiatan seminar. Pada akhir kegiatan kedalam buku pedoman
dimasukkkan seluruh laporan akhir dan catatan-catatan serta saran dari semua kegiatan tindak lanjut
seminar.
I.5. Mentor
Dalam seminar di perlukajn mentor atau penasihat yang bijaksana untuk mendukung keberhasilan
seminar.

II. Persiapan di Muka
II.1. Anggaran
Topik pertama pada pekerjaan awal adalah anggaran. Susunlah anggaran dengan terperinci dan
berilah perhatian dan berikanlah perhatian khusus pada setiap mata anggaran. Kemudian hitunglah
jumlah yang dapat dipersiapkan sebagai dana cadangan dalam keadaan darurat.
Apabila terpaksa harus memotong atau mengurangi biaya lakukanlah hal itu segera setelah anda
melihat pengeluaran yang berlebihan.
II. 2. Pemilihan Tanggal
Pemilihan tanggal pelaksanaan seminar tergantung pada subyek-subyek yang diliput dalam pekerjaan
awal, biaya persyaratan, fasilitas, pengaturan perjalanan, dan jadwal pematri.
Subyek-subyek yang penting untuk diperhatikan dalam pemilihan tanggal:
- keadaaan tempat
- perayaan dan hari libur nasional
- keadaan cuaca
- situasi panitia dan peserta pada saat sebelum acara.
II. 3. Pembicara.
a. Menemukan Pembicara
Dalam menemukan pembicara dapat dilakukan dengan:
- Menanya atau mencari orang lain dalam protesi (industri), ataupun kelompok yang termasuk dalam
bahan penyajian seminar.
- Mempelajari keterangan dari berbagai hal termasuk biro-biro konsultasi yang anda lakukan.
Hal lain yang harus diperhatikan:
- Siapakah yang mesti dijadikan pembicara dari berbagai calon yang tersedia?
- Apakah orang tersebut mampu menyajikan bahan dalam jadwal dan waktu yang telah disusun
- Periksa apakah biaya dan imbalan pembicara berada biaya dan imbalan pembicara berada dalam
jangkauan anggaran.
b. Pembatalan
Jika terjadi hal diluar dugaan, panitia harus siap mencari pembicara baru yang harus sudah
direncanakan apabila pembicara utama membatalkan kesediaannya.




c. Hal-hal lain yang berhubungan dengan pembicara.
Hal-hal tersebut adalah:
- kontrak dan perjanjian
- pengaturan saat istirahat
- kebutuhan pribadi pembicara
- informasi tambahan
- pertemuan para pembicara

II. 4. Pensuplai.
Pensuplai adalah hal penting yang membuat pemasukan anggaran. Pensuplai dapat diperoleh dari
konsultan, proposal, sponsor atau hal-hal lain yang bersedia untuk membantu. Jika berhubungan
dengan perusahaan perlu dibuat kontrak dan surat perjanjian.
II. 5. Audiovisual
Audiovisual adalah peralatan utama yang mempengaruhi jalannya seminar. Contoh audiovisual yang
dibutuhkan: mikropon, LCD, kamera dan lain sebagainya. Audiovisual harus direncanakan
sedemikian rupa dengan memperhatikan hal berikut:
- kebutuhan pembicara
- kebutuhan peserta
- besarnya anggaran untuk audiovisual
- faktor-faktor pendukung lainnya.
II. 6. Penataan Ruangan Seminar
Contoh contoh Penataan Ruangan Seminar:
- Amfiteater
- Ruangan Kelas
- Meja bundar untuk pesta
- Modeteater
- Huruf U
- Kursi Saja
- Duduk dilantai
II. 7. Pemilihan Tempat Seminar
Pemilihan tempat harus dilihat dari waktu yang tersita, jam kerja, maupun anggaran untuk sewa
tempat. Selain itu hal yang harus diperhatikan adalah hubungan lokasi tempat dengan tema, letak
tempat dengan keadaan lingkungannya dan lengkapnya sarana pendukung yang ada di tempat.
Contoh contoh yang bias digunakan:
- Convention center
- Confefence center
- Hotel dan Motel
- Universitas
- Balai Perkumpulan
- Kapal Pesiar
- Lapangan
II. 8. Hal-hal lain
Hal-hal khusus yang perlu diperhatikan pada persiapan dimuka:
- persiapan perjalanan
- fasilitas yang dipunyai sendiri
- persyaratan fasilitas
- makanan dan minuman pendukung
- petugas penghubung keamanan
- suasana ruangan
- kamar kecil
- kebutuhan bagi penyandang cacat
- pemilihan ruang seminar
- tempat pendaftaran/pembayaran dan penagihan
- ukurang ruangan
- panggung
- fotografer
- kotak siaga
- makanan dan hidangan penyegar
- perlindungan dari kebakaran
- pengiriman suplai dan bahan-bahan
- pencetakan
- faisilitas pendukung lainnya
III. Komunikasi Dengan Peserta
Kerangka Waktu
Ada 4 kerangka waktu yang harus disadari dalam proses komunikasi peserta:
a. Kerangka waktu komunikasi awal
b. Kerangka waktu komunikasi dekat waktunya
c. Kerangka waktu komunikasi pada waktunya
d. Kerangka waktu komunikasi lanjutan

Ketika menangani masalah komuitas dengan para peserta seminar, melangkar kebelakang dengan
melihat prose dari posisi mereka. Kemudian pikirkan apa yang ingin diketahui atau diterima dari
sponsor sebuah seminar yang akan dihadiri. Selanjutnya ide-ide tetap diingat ketika mengembangkan
daftaf periksa, diagram alir dan pendelegasian tugas-tugas untuk komunikasi dengan para peserta.
IV. Saat berlangsungnya seminar
IV. 1. Informasi Pada Saat Kedatangan
Hal-hal yang perlu dipersiapkan pada saat kedatangan:
- tempat parker dan bongkar muat barang
- papan pemberitahuan dan pengumuman
- penunjuk arah
- meja informasi
IV. 2. Keperluan-Keperluan Lain Dalam Ruangan
Beberapa Keperluan-Keperluan Lain Dalam Ruangan yaitu:
- Rak dan ruang penitiapan jas
- Meja- meja di dalam ruangan seminar
- Taplak meja
- Kursi
- Suhu ruangan seminar
- Pintu keluar
- Kotak atau papan pesansistem pemanggilan dan musik
- Kehilangan dan ditemukan
- Kebutuhan pembicara
- Pemeriksaan terakhir alat audiovisual
- Kerja sama dengan piata ruangan
- Ruang gerak pembicara

V. Evaluasi, Tindak Lanjut dn Pembahasan
V. 1. Evaluasi oleh para peserta
Ada beberapa pendapat mengenai kapan meminta para peserta seminar untuk mengevaluasi seminar
yang telah dilaksanakan sebagian mengatakan pada saat seminar duan di akhir atau beberapa hari
setelah seminar berakhir.
V. 2. Evaluasi Oleh Panitia dan Staf.
Ini merupakan pertemuan tidak resmi untuk meringkaskan peristiwa yang terjadi selama seminar
kekosongan emosional dapat tercipta bila semua orang bepencaraan setelah seminar pertemuan ini
memberi kesempatan untuk saling berterima kasih dan memberi saran dan masukan terhadapa setiap
kerja keras.
V. 3. Tindak Lanjut dan Pembahasan.
a. Tindak Lanjut
Tugas terakhir dalam tahap tindak lanjut adalah penghimpunan semua surat menyurat dan dokumen,
penyerahan terakhir kwitansi. Kwitansi pembayara, evaluasi pengumpulan laporan pertanggung
jawaban dan surat menyurat.
da
b. Pembahasan
Pada pembahasan dibicarakan seluruh proses seminar, semenjak pertemuan, sumbang saran, sampai
kesiminar yang sebenarnya, termasuk dalm bagian tindak lanjut pada bagian ini dirangkum seluruh
pembicaraan menjadi bahan pelajaran untuk melaksanakan seminar lagi.

VI. Penutup
Sepuluh cara menjamin suksesnya sebuah seminar.
1. Mulailah dengan tujuan yang jelas, ketahuilah kerampilan apa dan informasi apa yang dapat
diajarkan dalam waktu yang tersedia.
2. Mulailah perencanan sendiri mungkin sediakan beberapa hari untuk masing-masing tahapan,
mengumpulkan informasi, perancang penyajian, menghaluskan dan berlatih.
3. Kenalilah peserta ketahui latar belakang dan minat mereka, dan arahkan program anda sesuai
dengan itu.
4. Periksa dan periksa ulang logistik yang akan digunakan kunjungi tempat penyelenggaraan,
tentukan pengawasan tempat duduk, periksalah peralatan dan bahan. Jangan mengambil resiko
dengan sikap bagaimana nanti.
5. Sadar akan waktu.
6. Selang seling penyajian dengan latihan, diskusi dan kegiatan lain yang lebih melibatkan peserta.
7. Minta evaluasi dari peserta.
8. Jangan puas dengan belajar dari coba-coba dan membuat kekeliruan. Meminta nasehat termasuk
salah satu cara jitu.
9. Pertahankan rasa humor anda
10. Nikmati kegiatan tersebut, antuisasme kekayaan dalam kegiatan.