Makalah Pengelolaan Administrasi Kas Kecil
Makalah Pengelolaan Administrasi Kas Kecil
Diajukan sebagai tugas untuk UAS (Ujian Akhir Semester) mata kuliah Simulasi
Administrasi Perkantoran
Di Susun Oleh
4121311008
ADMINISTRASI BISNIS
2016
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas selesainya
makalah yang berjudul "Prosedur Aministrasi Pengelolaan Kas Kecil". Makalah
ini dibuat dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah Simulasi Administrasi
Perkantoran.
Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada Ibu Shinta Wahyu Hati,
S.Sos.MAB dan Bapak Sobirin, S.Tr.AB selaku dosen Mata Kuliah Simulasi
Administrasi Perkantoran atas bimbingan, arahan dan ilmu yang di berikan selama
perkuliahan kepada segenap pihak yang telah memberikan bimbingan serta arahan
selama penulisan makalah ini.
Penulis
| 2
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..............................................................................................................2
DAFTAR ISI..........................................................................................................................3
BAB I...................................................................................................................................4
PENDAHULUAN..................................................................................................................4
1.1 Latar Belakang....................................................................................................4
1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................4
1.3 Tujuan Penulisan................................................................................................5
1.4 Manfaat Penulisan.............................................................................................5
BAB II..................................................................................................................................6
PEMBAHASAN....................................................................................................................6
2.1 Pengertian Administrasi.....................................................................................6
2.1.1 Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran......................................................8
2.2 Pengertian Kas Kecil...........................................................................................9
2.3 Perlengkapan serta Dokumen dalam Pengelolaan Kas Kecil............................10
2.4 Fungsi yang Terkait Dengan Pengelolaan Kas Kecil..........................................11
2.5 Pengelolaan Administrasi Kas Kecil..................................................................12
2.5.1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil....................................................12
2.5.2 Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil......................................................13
2.5.3 Prosedur pengisian kembali kas kecil.......................................................15
BAB III...............................................................................................................................16
PENUTUP..........................................................................................................................16
3.1 Kesimpulan.......................................................................................................16
3.2 Saran................................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................18
3
BAB I
PENDAHULUAN
4
1.3 Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui pengertian administrasi dank as kecil
2. Untuk mengetahui perlengkapan dan dokumen yang di gunakan dalam
pengelolaan kas kecil
3. Untuk mengetahui pengelolaan administrasi kas kecil
5
BAB II
PEMBAHASAN
6
pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan
juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung
administrasi perkantoran, yaitu :
1. Fungsi rutin , adalah fungsi administrasi perkantoran yang
membutuhkan pemikiran minimal pengarsipan dan penggandaan,
biasanya fungsi ini di laksanakan oleh staff yang bertanggung jawab
atas kegiatan administrasi sehari-hari. Misalnya untuk pengelolaan kas
kecil, dimana untuk mengelola kas kecil seorang staff yang
bertanggung jawab akan melakukan kegiatan administrasi rutin seperti
mencatat setiap nota-nota atau bukti pengeluaran yang menggunakan
kas kecil.di dalam perusahaan, biasanya setiap hari pasti akan
mengeluarkan biaya yang menggunakan dana dari kas kecil.
2. Fungsi teknis, yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan,
keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan
beberapa program aplikasi computer.
3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis
dan kreatif, di sertai dengan kemampuan untuk mengambil keputusan,
seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan.
Fungsi ini biasanya di lakukan seorang manajer yang bertanggung
jawab mendukung keputusan yang akan di buat oleh atasannya.
4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan
analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang
berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim
proyek.
5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi ysng membutuhkan perencanaa,
pengorganisasian, pengukuran dan pemberian motivasi seperti
pembuatan anggaran dan evaluasi karyawan.
7
2.1.1 Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain
sebagai berikut:
1. Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja,
jalinan hubungan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah
untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan,
membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok
orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk tujuan yang telah
ditentukan dapat tercapai dengan baik.
3. Komunikasi, adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian
ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal
balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan,
baik secara formal maupun yang nonformal.
4. Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi.
5. Personalia, ialah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan
tenaga kerja
6. Keuangan, adalah kegiatan yang mengatur dan mengolah penggunaan
sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawaban penggunaan dana.
7. Perbekalan, adalah kegiatan yang merencanakan, mengurus dan
mengatur dalam penggunaan peralatan kerja.
8. Humas, ialah kegiatan yang menciptakan hubungan dan dukungan
yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan.
8
a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data,
mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga
siap untuk digunakan jika diperlukan.
b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis
informasi sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan
disimpan.
c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud
untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai
cara dan alat.
e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara
dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang
lainnya.
f. Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh
cara dan alat dalam suatu tempat yang aman
9
Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Kas Kecil antara lain:
10
2.4 Fungsi yang Terkait Dengan Pengelolaan Kas Kecil
a. Fungsi Kas
Pada fungsi ini, pengelola dana kas kecil bertanggung jawab untuk
mengisi cek, meminta otorisasi cek, serta meminta penyerahan cek
pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.
b. Fungsi Administrasi.
Fungsi ini memberikan tanggung jawab kepada pengelola kas kecil
untuk melakuka menghimpun, melakukan pencatatan pengeluaran atau
transaksi,pembuatan laporan pengisian kembali dana kas kecil, dan
pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi
kas.
c. Fungsi Pemegang Dana
Tanggung jawab yang timbul dari adanya fungsi ini adalah melakukan
penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan
otorisasi dari pejabat tertunjuk dan permintaan pengisian kembali dana
pada kas kecil.
d. Fungsi Keperluan Pembayaran Tunai
Pengelola kas kecil bertanggung jawab terhadap pemakaian dana kas
kecil terhadap pembayaran secara tunai yang dilakukan dan
mempertanggungjawabkan dana tersebut kepada pemegang dana kas
kecil.
e. Fungsi Pemeriksa Intern
Pengelola kas kecil bertanggung jawab terhadap perhitungan dana kas
kecil yang dilakukan secara periodik dan hasil penghitungannya harus
memiliki kecocokan dengan catatan kas
11
2.5 Pengelolaan Administrasi Kas Kecil
Kegiatan pengelolaan dana kas kecil meliputi pembentukan dana
kas kecil, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas
kecil. Prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan
tersebut adalah sebagai berikut :
12
- Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti
pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh Kepala bagian
Keuangan.
- Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas serta
surat pembentukan dana kas kecil lalu menyerahkan ke bagian
Hutang.
c. Pemegang Dana Kas Kecil
- Menerima cek dari kasa serta bukti pengeluaran kas dilampiri
surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang
- Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran
kas
- Mencairkan dana cek ke bank dan menyimpan dana ke kas kecil
- Mengarsipkan bukti pengeluaran diurutkan berdasarkan tanggal
13
Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan dana kas kecil. Berikut
uraian tugas dari masing-masing pihak :
14
diserahkan kepada Bagian Hutang pada saat pegajuan permintaan
pengisian kembali dana kas kecil
15
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Kas Kecil merupakan sejumlah uang tunai yang akan digunakan
untuk mendanai berbagai pengeluaran dengan nilai yang relatif kecil
seperti pembelian perlengkapan kantor yang relatif kecil, biaya
telepon,dll. Beberapa karakteristik yang dimiliki oleh Kas Kecil antara
lain:
16
lakukan. Apabila semua di lakukan dengan benar maka pengelolaan kas
kecil akan berjalan lancar dan memberikan informasi yang mudah di
mengerti, serta kecil kemungkinan untuk terjadi penyelewengan kas.
3.2 Saran
Untuk memaksimalkan pengelolaan administrasi kas kecil, maka
dapat di lakukan secara elektronik dengan menggunakan aplikasi
akuntansi akan tetapi tetap tidak melupakan pengelolaan secara manual.
17
DAFTAR PUSTAKA
Haryadi Hendi.Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staff.Jakarta
Selatan.Transmedia Pustaka.2009.
18