SOP PENERIMAAN TAMU

1. Latar belakang dan tujuan

Standar Operasional Prosedur (SOP) ini disusun dengan tujuan untuk memandu dalam

melakukan aktivitas menerima tamu di IPDN Kampus Papua

2. Ruang Lingkup

 Standar Operasional Prosedur – SOP Security tentang penerimaan tamu ini

mencakup penyambutan awal hingga tamu meninggalkan lingkungan IPDN

Kampus Papua

 Standar Operasional Prosedur ini berlaku sejak ditetapkan dan akan selalu di-

update dari waktu ke waktu

3. Tanggung Jawab

 Direktur IPDN Kampus Papua

 Kepala Unit Pengaman Dalam IPDN Kampus Papua

 Pelaksana SOP pengaman dalam; menjalankan dan meberi masukan

4. Definisi

Pengaman Dalam : Kelompok tugas yang dibentuk oleh Kementerian Dalam Negeri

untuk menyelengarakan keamanan dilingkungan kantor kementerian dalam negeri dan

lembaga-lembaga dibawah naungan kementerian dalam negeri.

5. Dokumen yang digunakan

 Buku Tamu

 Buku inventaris

6. Alat dan Perlengkapan

 Alat Tulis

 HT/Alat komunikasi

 Kartu Indentitas
7. Prosedur Pelaksanaan

 Menyapa terlebih dahulu dengan sikap ramah, sopan santun, simpatik, pada

sikap berdiri dengan mengucapkan “ Selamat pagi/siang/sore, bisa dibantu

Pak/Bu?”

 Setelah tamu memberitahukan tujuan dan identitasnya, selanjutnya

mempersilahkan tamu duduk di ruang tunggu yang telah disediakan.

 Segera menghubungi melalui telepon orang yang dituju tersebut dengan

mengucapkan: “Selamat pagi/siang/sore, petugas jaga disini ada tamu yang

ingin menemui bapak/ibu…dari…”

 Bila staf yang dituju mempunyai sekretaris, maka sekretaris tersebut harus

dihubungi dan diberitahukan adanya tamu.

 Bila sudah ada konfirmasi orang yang dituju akan diterima di ruang kerja,

ruang tamu, atau masih disuruh menunggu segera konfirmasikan kepada tamu

tersebut.

 Antar atau berilah petunjuk tentang lokasi yang harus dituju tempat tamu

diterima dan mintalah tamu untuk mengisi buku tamu dan berilah tanda visitor

kepada tamu tersebut.

 Dalam keadaan tertentu yang disebut oleh pimpinan, petugas jaga wajib

mengantar/mengawal tamu, misal:

i. Tamu tersebut adalah pejabat tinggi dari suatu instansi pemerintah.

ii. Tamu tersebut adalah pegawai yang pempunyai masalah kepegawaian.

 Ucapkan terima kasih ketika tamu akan meninggalkan lingkungan kantor dan

mintalah kembali kartu visitor.

 SOP PENGISIAN BUKU TAMU, PATROLI, MUTASI

1. Latar belakang

Prosedur standar ini dibuat sebagai pedoman dan panduan operasi kerja petugas

pengaman dalam untuk mengisi buku tamu, buku patroli, dan buku mutasi.

2. Tujuan

Tujuan standar operasional prosedur ini adalah agar petugas pengamanan dalam dapat

melakukan pengisian buku tamu, mutasi, dan petroli secara baik dan benar.

3. Ruang Lingkup

Standar operasional prosedur ini mencakup seluruh aktivitas pengisian buku tamu,

buku patroli dan buku mutasi, sejak aktivitas dimulai hingga selesai.

4. Tanggung Jawab

 Kepala Unit Pengaman Dalam

 Pelaksana Tugas

5. Definisi

 Buku tamu : Buku untuk mencatat keluar-masuknya tamu

 Buku Patroli : Untuk mencatat setiap keadaan atau situasi pada ketika

mengadakan patroli pada areal perumahan maupun gedung

 Buku Mutasi : Untuk mencatat setiap kondisi di wilayah/areal/gedung IPDN

Kampus Papua

6. Dokumen yang digunakan

 Buku Tamu

 Buku Patroli

 Buku Mutasi
7. Alat dan Perlengkapan

 KTA (Kartu Tanda Anggota)

 Atribut (Lambang)

 Alat Tulis Kantor

8. Prosedur Pelaksanaan

a. Buku Tamu

Buku untuk mencatat keluar-masuknya tamu yang berisi catatan–catatan

 Tanggal

 Nama tamu

 Alamat tamu

 Nama orang yang akan ditemui

 Keperluan

 Jam masuk

 Jam keluar

 Tanda tangan

 Nomor kendaraan tamu

 Nomor kartu i.d card yang digunakan tamu

b. Buku Patroli

Untuk mencatat setiap kondisi atau situasi ketika mengadakan patroli pada areal

perumahan maupun gedung perusahaan, yang berisi catatan–catatan:

 Hari Tanggal

 Jam Patroli

 Keterangan

 Bukti Amino

 Tanda Tangan Petugas

c. Buku Mutasi

Untuk mencatat setiap keadaan di area/gedung IPDN Kampus Papua, yang berisi:

1. Kolom I:

a) nama petugas

b) tanggal jaga

c) waktu jaga

2. Kolom II:

a) Jam

b) keterangan yang berisi kejadian–kejadian Kendaraan/ orang/ tamu keluar

masuk wilayah/ area perumahan/ gedung

3. Kolom III:

a) Acara serah terima satpam

 SOP PATROLI

1. Latar Belakang dan Tujuan

Standar operasional prosedur ini disusun sebagai pedoman dan panduan dalam

melakukan semua aktivitas patroli kawasan IPDN Kampus Papua.

2. Ruang Lingkup

Ruang lingkup standar prosedur operasional ini mencakup sejak persiapan melakukan

patroli hingga berakhirnya patroli dengan laporannya.

3. Tanggung Jawab

 Kepala Unit Pengamanan Dalam

 Petugas Pelaksana

4. Definisi

Patroli : Aktivits perondaan dengan tujuan untuk melakukan pengawasan terus

menerus terhadap objek/aset vital.

5. Dokumen yang Digunakan

 Formulir Patroli

 Checklist

 Buku Patroli

6. Alat dan Perlengkapan

 Perlengkapan perorangan lapangan.

 Anggota Pamdal berpakaian dinas PDL/PDH lengkap.

 Handy Talky (HT)

 Senter
7. Prosedur Pelaksanaan

 Mempersiapkan formulir patroli.

 Petugas mengadakan patroli/perondaan/pengontrolan ke seluruh lokasi dan

kawasan kerja IPDN Kampus Papua.

 Perondaan/pengontrolan/patroli dengan menggunakan check list.

 Rute patroli/perondaan/pengontrolan bisa berubah arah dan waktu control,

agar tidak teridentifikasi oleh orang lain.

 Perondaan/pengontrolan/patroli di laksanakan secara bergantian pada setiap 3

(satu) jam sekali.

 Patroli dilakukan pada ketika dinas siang hari dan dinas malam (piket).
 SOP PENGAWALAN ORANG DAN ASET IPDN KAMPUS PAPUA

1. Latar Belakang dan Tujuan

SOP ini memberikan pedoman dan panduan bagi semua aktivitas pengawalan

orang dan aset IPDN Kampus Papua.

2. Ruang Lingkup

Melakukan pengawalan terhadap orang, barang, dan kendaraan yang menjadi

asset IPDN Kampus Papua.

3. Tanggung Jawab

 Kepala Bagian Administrasi Umum IPDN Kampus Papua

 Kepala Unit Pengamanan Dalam

 Petugas Pelaksana

4. Definisi

Pengawalan : tugas mengamankan suatu obyek yang dapat berupa :

orang/barang/dokumen/uang dari suatu tempat ketempat lain.

5. Dokumen yang digunakan

 Kartu Tanda Anggota Pengamanan Dalam

 Kartu Identitas

 Buku SOP Pengaman Dalam

6. Alat dan Perlengkapan

 Pensil/ball point

 Peralatan pamdal (Peluit, Pentungan, Borgol)

7. Prosedur Pelaksanaan

 Mengetahui dan mengenal baik obyek yang akan dikawal

 Periksa keadaan obyek yang akan dikawal.

 Tidak dibenarkan adanya orang lain yang tidak ada kaitannya dengan

tugas.

 Susun rute perjalanan yang akan ditempuh dan perhatikan kantor-kantor

Polisi yang dilalui

 Melakukan kordinasi dengan aparat setempat.

 Ambil rute perjalanan yang berubah-ubah

 Kalau ada kejadian, usahakan secara cepat menghubungi Pos Polisi

terdekat

 Selalu melakukan komunikasi dengan petugas pengamanan lokasi untuk

memantau setiap kurun waktu tertentu dan makin intensif manakala

mendekati lokasi

 Usahakan selalu membawa peta wilayah

 Setelah sampai di tempat tujuan buat berita acara singkat bahwa orang,

barang, dokumen, uang (aset) yang dikawal telah sampai dan diterima

dengan aman.