BAB I

ADMINISTRASI PENERIMAAN DAN PENDISTRIBUSIAN

SARANA DAN PRASARANA KANTOR
“Bentuk laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana
melalui sitem komputerisasi”

A.   Penerimaan
Kartu penerimaan barang merupakan buku tambahan untuk perkiraan perlengkapan.
Buku ini digunakan untuk mencatat penambahan, pengurangan dan saldo akhir dari setiap
jenis barang perlengkapan.
Setiap transaksi penambahan dan pembelian barang perlengkapan harus di catat, baik
di kartu persediaan maupun di buku besar perlengkapan. Apabila suatu kantor membutuhkan
barang untuk keperluan kantor, maka perlu dibuatkan daftar kebutuhan barang secara
terperinci oleh pejabat/pegawai yang berwenang untuk hal itu. Setelah barang dipesan
diterima dan dicatat dalam buku penerimaan barang, dibuatkan berita acaranya oleh
pejabat/pegawai yang bertanggungjawab atas penerimaan barang.
Contoh kartu/buku penerimaan barang :

NAMA PERUSAHAAN
BUKTI PENERIMAAN BARANG
NO. BUKTI : …………………..

Nama& Tanda Bukti Uraian

No Harga
Tgl Alamat Pengiriman Barang
Uru Banyaknya Ket.
Terima Pengiri (nama, Satua
t Tgl. No. merk) Jumlah
m n

Bagian-bagian yang terkait dengan transaksi penerimaan barang supplies.

1.            Bagian ini yang melakukan pendataan barang-barang yang masih ada atau sudah habis dalam
persediaan, untuk kemudian dibuatkan daftar kebutuhan barang untuk satu periode.
2.            Bagian pengadaan barang, bagian ini yang melakukan pembelian barang supplies.
3.            Bagian gudang/logistik, bagian ini yang melakukan penyimpanan/pengelolaan barang
supplies, sebagian pintu gerbang keluar/masuknya barang supplies untuk keperluan unit-unit
dalam perusahaan.

Pengeluaran barang supplies disebabkan karena adanya pemakaian

pengeluaran/pengurangan barang supplies dari gudang. Dasar pencatatan adalah bukti
pengiriman barang yang telah ditandatangani oleh bagian pengiriman barang.
 Ada tiga hal yang dicatat dalam kartu persediaan supplies yaitu penambahan,
pengurangan dan saldo yang ada setelah terjadinya suatu transaksi.
Mutasi yang terjadi mengakibatkan perubahan persediaan barang supplies.
Penambahan dalam kartu persediaan disebabkan oleh adanya pembelian atau penerimaan dari
pihak lain, dasar pencatatannya adalah tanda terima barang yang dikuatkan oleh bagian
gudang. Pada akhir periode berdasarkan kartu-kartu persediaan supplies disusun laporan
ikhtisar persediaan barang supplies oleh bagian gudang.

Sumber:  http://marianadwinurmaela.blogspot.co.id/2014/07/sarana-dan-prasarana-kantor.html
(Senin, 09 Nopember 2015 pukul 08:41)

B.   Pendistribusian

→     Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan

tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain.
Dalam lingkungan yang sempit seperti sekolah, maka kegiatan ini dapat berwujud penyaluran
atau kegiatan membagi/ mengeluarkan barang sesuai kebeutuhan guru/ seksi bagian dalam
instant tersebut untuk keperluan kegiatan belajar mengajar serta perkantoran.
Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan
barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang
membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu
ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran
penyampaiannya, dan ketepatan kondisi barang yang di salurkan.

→     Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana

1)      Penyusunan Alokasi
Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga
merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun
alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat
menunjang kegiatan instruksional.
Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai
berikut:
a.       penerimaan barang
b.      waktu penyerahan barang
c.       jenis barang
d.      jumlah barang
e.       kegunaan/ keperluan barang

2)      Pengiriman Barang
Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal
sebagai berikut:
a.       cara pengiriman
b.      pengemasan
c.       pemuatan
d.      pengangkutan
e.       pembongkaran

3)      Penyerahan Barang
Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan
barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.
Barang yang telah di terima di inventarisasikan oleh panitia pengadaan, setelah
kebenarannya di periksa berdasarkan daftar yang ada perlu surat pengantar, tidak berarti
semua personil sekolah bisa menggunakan secara bebas. Barang – barang tersebut perlu di
atur lebih lanjut untuk memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban. Apabila
pendistribusiannya tidak di atur dengan sebaik-baiknya, pengelolaan perlengkapan sekolah
akan mengalami kesulitan dalam membuat laporan pertanggung jawabannya.
Dalam kaitan dengan perihal di atas, perlu adanya penyusunan alokasi pendistribusian.
Dengan terlebih dahulu di lakukan penyusunan alokasi pendistribusian barang-barang yang
telah di terima oleh sekolah yang dapat di salurkan sesuai dengan kebutuhan barang pada
bagian – bagian sekolah, dengan melihat kondisi, kualitas, dan kuantitas barang yang ada.
Semakin jelas alokasinya, semakin jelas pula pelimpahan tanggung jawab pada penerima.
Dengan demikian pendistribusian akan lebih mudah di laksanakan dan di kontrol setiap saat.
Tujuan akhir penyusunan alokasi tersebut pada akhirnya adalah untuk menghindari
pemborosan yang seharusnya tidak terjadi.

    Sistem Pendistribusian Barang

Berdasarkan keseluruhan uraian tentang distribusi di atas dapat di tegaskan bahwa
pada dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang dapat di tempuh oleh pengelola
perlengkapan sekolah, yaitu sistem langsung dan sistem tidak langsung.

1)      Sistem secara langsung

Dengan menggunakan sistem pendistribusian langsung, berarti barang-barang yang sudah
di terima dan di inventarisasikan langsung di salurkan pada bagian-bagian yang
membutuhkan tanpa melalui proses penyimpanan terlebih dahulu.
2)      Sistem secara tidak langsung
Sistem pendistribusian tidak langsung berarti barang-barang yang sudah di terima dan
sudah di inventarisasikan tidak secara langsung di salurkan, melainkan harus di simpan
terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya di gunakan apabila
barang-barang yang lalu ternyata masih tersisa.

    Asas-Asas Pendistribusian
Untuk dapat di katakan berjalan secara efektif, dalam pendistribusian harus memenuhi
beberapa asas pendistribusian. Ada beberapa asas pendistribusian yang perlu di
perhatikan,yaitu :
a.       Asas ketepatan
b.      Asas kecepatan
c.       Asas keamanan
d.      Asas ekonomi
Namun jika di gunakan sistem pendistribusian tidak langsung maka barang – barang
yang perlu di simpan di gudang perlu mendapatkan pengawasan yang efektif. Dalam rangka
mempermudah pengawasannya perlu di buat kartu stok barang yang di tempelkan pada
barang tersebut untuk mempermudah dalam pengenalan dan pengawasan