TUGAS PRAKTIKUM MODUL 2

“RECEIVING”
Untuk Memenuhi Tugas Praktikum Mata Praktikum Manajemen Pergudangan

Disusun Oleh :

(Farhanul Hakim) (182220004)

(2LA)

LABORATORIUM PERGUDANGAN

FAKULTAS LOGISTIK, TEKNOLOGI, DAN BISNIS

UNIVERSITAS LOGISTIK DAN BISNIS INTERNASIONAL

BANDUNG

2024
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam operasi gudang, proses "receiving" memainkan peran penting sebagai tahap
awal dalam rantai pasokan. Latar belakang "receiving" dalam konteks gudang melibatkan
sejumlah langkah kritis yang harus dilaksanakan dengan cermat. Pertama-tama, gudang harus
siap menerima kiriman barang dari berbagai pemasok atau vendor. Ini melibatkan persiapan
ruang penyimpanan, peralatan penanganan material, dan personel yang terlatih. Selanjutnya,
tim "receiving" bertanggung jawab untuk memverifikasi kebenaran pesanan dan kualitas
barang yang diterima. Ini mencakup pemeriksaan fisik, pengukuran, dan pencocokan dengan
dokumen pengiriman seperti faktur atau pesanan pembelian. Kemudian, informasi tentang
barang yang diterima perlu dicatat dengan akurat dalam sistem inventaris gudang untuk
memastikan visibilitas yang tepat atas stok. Proses "receiving" yang efisien memungkinkan
perusahaan untuk memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu, meminimalkan
kesalahan pengiriman, dan mendukung pengelolaan inventaris yang efektif. Selain itu,
pengelolaan risiko seperti pengendalian kualitas dan kepatuhan terhadap regulasi juga
menjadi bagian penting dari latar belakang "receiving" dalam operasi gudang.

1.2 Rumusan Masalah

a. Solusi permasalahan ketidaksesuaian antara purchase order dengan fisik barang
aktual.
b. Solusi permasalahan kualitas barang yang diterima dari supplier tidak baik
c. Flowchart yang dapat diterapkan dalam alur penerimaan barang di gudang PT.
Permata Adi Suintra dimulai saat barang sampai ke gudang kemudian sampai dibawa
ke area penyimpanan (storage), kemudian jelaskan flowchart yang anda buat!
d. Layout gudang yang optimal di area receiving, serta jelaskan layout yang anda
usulkan!

1.3 Tujuan
a. Mengurangi kesalahan dalam penerimaan barang.
b. Mengurangi risiko kerugian karena barang cacat atau tidak layak.
c. Mengoptimalkan penggunaan ruang di area receiving.
 d. Memberikan panduan yang jelas kepada staf gudang tentang langkah-langkah yang
harus diikuti dalam proses penerimaan barang.

BAB II

STUDI PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

Receiving, atau penerimaan, merupakan serangkaian aktivitas yang meliputi

penerimaan material di gudang, memastikan bahwa kuantitas dan kualitas barang sesuai
dengan dokumen yang dipesan, serta melakukan pembayaran kepada fungsi organisasi yang
membutuhkan. Penerimaan barang memegang peran penting sebagai awal dari arus barang di
gudang. Meskipun proses penerimaan barang dari pemasok terlihat sederhana, tanpa sistem
pengaturan yang baik, hal ini dapat mengganggu produktivitas operasional gudang. Oleh
karena itu, penting untuk memastikan bahwa proses penerimaan barang dilakukan dengan
efisien dan terorganisir untuk mendukung kelancaran operasi gudang secara keseluruhan.

Dalam proses penerimaan barang, beberapa hal penting yang harus diperhatikan
antara lain: pertama, bukti pesanan barang dari gudang, yang digunakan untuk memastikan
pesanan barang sesuai dengan spesifikasi yang tepat. Kedua, bukti tanda barang diterima,
yang diperlukan untuk keperluan penagihan. Selanjutnya, penting untuk melakukan
pengecekan antara bukti pemesanan dengan fisik barang yang diterima, untuk memastikan
konsistensi antara dokumen dan barang yang diterima. Kemudian, pengecekan expired date
dan kondisi barang menjadi langkah yang tak boleh diabaikan untuk memastikan kualitas dan
kesegaran barang. Terakhir, setelah semua pengecekan dilakukan, barang dapat dimasukkan
ke dalam penyimpanan dengan tertib dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Dalam penerimaan barang, petugas harus memiliki dokumen standar spesifikasi dan
salinan Purchase Order (PO) untuk memastikan barang sesuai dengan yang dipesan. PO
dikirim ke pemasok oleh pemesan untuk menentukan jumlah barang yang akan diterima. Ini
memberikan dasar yang jelas dalam proses penerimaan barang di gudang.

Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan berhubungan dengan penagihan uang.
Bukti Tanda Terima Barang akan dijadikan dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke
pemesan barang. Pentingnya untukmembuat Bukti Tanda Terima Barang ini asli dan ada
tanda-tanda yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen
ini. Aktifitas operasional adalah bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan serta
memasukkan barang ke penyimpanan. Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical
point.

Tata letak dari area bagian penerimaan barang harus dirancang untuk memudahkan
pengawasan, keamanan, kemudahan akses ke gudang dan mencegah kerusakan produk.
Petugas bagian penerimaan diharapkan dapat secara leluasa untuk memeriksa barang,
sebelum mereka menerima dan menandatangani surat penerimaan barang.

Pelatihan Petugas Penerimaan, manajemen perlu menyadari bahwa pelatihan

penerimaan barang bagi crew receiving sangatlah penting, meskipun biaya pelatihan tersebut
tidak sedikit. Dampak yang ditimbulkan jika petugas penerimaan tidak terlatih antara lain,
supplier dapat memanfaatkan ketidaktahuan tersebut, penanganan barang yang tidak tepat,
dan lain-lain.

Petugas Receiving harus mempunyai peralatan yang dibutuhkan dalam melakukan

kegiatan penerimaan barang, antara lain pulpen, cutter, gunting, dll. Adapun fasilitas
pendukung yang dibutuhkan seperti x-ray, timbangan, scanner, pallet, material handling
seperti hand pallet manual yang diperlukan untuk membawa barang dari area receiving ke
area penyimpanan.

Dalam mengelola penerimaan barang dari supplier, penting untuk melakukan

pemeriksaan teliti terhadap produk yang diterima guna memastikan kualitasnya sesuai dengan
standar yang diharapkan. Hal ini memungkinkan untuk mengidentifikasi potensi masalah atau
cacat sejak dini, sehingga langkah-langkah perbaikan dapat diambil dengan cepat. Selain itu,
pengiriman barang harus dijadwalkan dengan cermat agar tiba pada waktu yang tepat untuk
operasi gudang. Penjadwalan yang tepat ini mencegah gangguan dalam operasi karena
pengiriman yang tiba saat petugas sedang sibuk dengan tugas-tugas lainnya.
 BAB III

PEMBAHASAN

Mengatasi ketidaksesuaian antara purchase order (PO) dengan barang yang diterima
secara fisik, diperlukan serangkaian langkah yang terkoordinasi dengan baik. Pertama-tama,
peningkatan komunikasi antara departemen yang melakukan pemesanan dengan pemasok
merupakan langkah kunci. Dengan memastikan bahwa pesanan yang diajukan sudah sesuai
dengan kebutuhan dan spesifikasi yang diinginkan, peluang terjadinya kesalahan dalam
penerimaan barang dapat diminimalkan. Selain itu, penting untuk memperbaharui dan
memperbaiki sistem pencatatan dan verifikasi barang yang diterima. Dengan menggunakan
teknologi dan sistem informasi yang tepat, seperti barcode atau RFID, dapat memudahkan
proses identifikasi dan pencatatan barang, sehingga memastikan bahwa barang yang diterima
sesuai dengan pesanan yang diajukan.

Selanjutnya, implementasi proses verifikasi ganda dapat menjadi langkah tambahan

yang efektif. Dengan melibatkan dua atau lebih petugas dalam proses verifikasi barang yang
diterima, kesalahan atau ketidaksesuaian dapat lebih mudah terdeteksi. Selain itu, melakukan
pengecekan berkala terhadap ketersediaan stok dan pesanan juga menjadi langkah yang
penting. Dengan memperbarui dan memeriksa secara rutin database atau sistem inventaris
gudang, kesalahan atau ketidaksesuaian dalam jumlah atau jenis barang yang diterima dapat
segera diidentifikasi dan diperbaiki.

Dalam implementasi langkah-langkah tersebut, penting untuk melibatkan semua

pihak terkait, termasuk tim purchasing, tim receiving di gudang, serta pemasok. Pelatihan dan
sosialisasi mengenai prosedur baru juga perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan
pemahaman yang baik dan konsistensi dalam penerapan langkah-langkah tersebut.

Selain itu, penting untuk melakukan evaluasi secara teratur terhadap kinerja dan
efektivitas langkah-langkah yang telah diimplementasikan. Dengan melakukan analisis rutin
terhadap proses penerimaan barang, tim dapat mengidentifikasi area-area di mana terdapat
potensi peningkatan atau perbaikan yang diperlukan. Data-data mengenai kesalahan atau
ketidaksesuaian yang terjadi juga dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan
keputusan yang lebih baik dalam merancang strategi perbaikan. Selain itu, feedback dari para
petugas di lapangan juga sangat berharga untuk mengetahui tantangan yang mereka hadapi
dalam menjalankan proses penerimaan barang sehari-hari.

Untuk mengatasi permasalahan kualitas barang yang diterima dari supplier yang tidak
memadai, diperlukan strategi yang komprehensif dan terarah. Langkah pertama adalah
melakukan audit dan evaluasi secara teratur terhadap kinerja pemasok. Dengan memeriksa
secara cermat kualitas dan konsistensi barang yang disediakan oleh setiap pemasok,
perusahaan dapat mengidentifikasi pemasok yang mungkin tidak memenuhi standar yang
diharapkan. Evaluasi ini juga dapat membantu dalam menentukan langkah-langkah perbaikan
yang diperlukan atau bahkan mengganti pemasok yang tidak dapat memenuhi harapan.

Selanjutnya, penting untuk membangun hubungan yang erat dengan pemasok.

Melalui komunikasi yang terbuka dan berkelanjutan, perusahaan dapat menyampaikan secara
jelas mengenai standar kualitas yang diharapkan. Memberikan umpan balik yang konstruktif
juga dapat membantu pemasok memahami kebutuhan dan harapan perusahaan terhadap
kualitas barang yang mereka sediakan. Kolaborasi yang kuat dengan pemasok dapat
membawa manfaat jangka panjang bagi kedua belah pihak, termasuk peningkatan kualitas
barang dan kepuasan pelanggan.

Selain itu, implementasi proses inspeksi kualitas yang ketat juga diperlukan. Dengan
melakukan pemeriksaan fisik dan pengujian kualitas secara menyeluruh terhadap setiap
barang yang diterima dari pemasok, perusahaan dapat memastikan bahwa hanya barang
dengan kualitas yang memenuhi standar yang diterima. Jika ditemukan barang yang tidak
memenuhi standar, perusahaan harus memiliki kebijakan yang jelas dalam menangani situasi
tersebut, seperti menolak barang atau meminta penggantian barang kepada pemasok.

Perusahaan harus menerapkan siklus evaluasi dan perbaikan yang berkelanjutan.

Dengan mengumpulkan data dan umpan balik dari proses inspeksi, serta memantau kinerja
pemasok secara teratur, perusahaan dapat mengidentifikasi area-area di mana perbaikan
diperlukan. Dengan melakukan perbaikan yang berkelanjutan, diharapkan perusahaan dapat
meningkatkan kualitas barang yang diterima dari supplier dan memastikan bahwa standar
kualitas yang diharapkan dapat terpenuhi secara konsisten.

Selain itu, perusahaan juga dapat mempertimbangkan untuk memberikan insentif

kepada pemasok yang memenuhi atau bahkan melebihi standar kualitas yang ditetapkan.
Insentif ini dapat berupa bonus atau penghargaan yang dapat meningkatkan motivasi
pemasok untuk terus meningkatkan kualitas barang yang disediakan. Di sisi lain, pemasok
yang tidak dapat memenuhi standar kualitas yang ditetapkan harus diberikan sanksi atau
konsekuensi yang sesuai, seperti pengurangan pesanan atau pemutusan kerjasama.

Flowchart receiving ini menggambarkan serangkaian langkah dalam proses

penerimaan barang di gudang. Proses dimulai dengan penerimaan surat purchase order (PO)
dari supplier. Surat PO kemudian diperiksa untuk memastikan kesesuaian dengan data yang
tercatat di gudang. Setelah itu, barang yang dipesan diturunkan dari truk dan dibawa ke area
penerimaan. Di sini, barang yang diterima diperiksa secara fisik untuk memastikan
kesesuaian dengan spesifikasi dan jumlah yang tertera di surat PO. Selanjutnya, barang yang
telah diverifikasi dimasukkan ke area penyimpanan yang sesuai dengan kategori, jenis, atau
frekuensi permintaan. Proses penerimaan barang di gudang dianggap selesai setelah langkah-
langkah ini dilakukan.

Tata letak arus U merupakan salah satu pendekatan yang dirancang untuk
mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas dalam proses operasional gudang, khususnya
pada tahap picking dan packing. Secara detail, tata letak ini mengatur alur barang melalui
beberapa tahapan yang terstruktur dengan baik. Pertama-tama, barang masuk ke gudang
melalui area penerimaan, di mana mereka diterima dan dicatat. Selanjutnya, barang disimpan
di rak atau area penyimpanan yang telah ditentukan berdasarkan kategori, jenis, atau
frekuensi permintaan, memudahkan dalam pencarian dan aksesibilitasnya. Tahap selanjutnya
adalah proses picking, di mana petugas mengambil barang dari rak sesuai dengan pesanan
yang ada. Kemudian, barang yang telah diambil akan dibawa ke area packing, di mana
mereka dikemas dengan hati-hati dan dipersiapkan untuk pengiriman kepada pelanggan.
Akhirnya, barang yang telah dikemas akan dimuat ke truk dan dikirim ke pelanggan.

Keuntungan utama dari tata letak arus U adalah meningkatkan efisiensi operasional
gudang. Dengan mengurangi pergerakan yang tidak perlu dan jarak yang ditempuh oleh staf
dan peralatan, tata letak ini memungkinkan proses picking dan packing dilakukan dengan
lebih cepat dan efisien. Selain itu, alur yang terstruktur juga membantu mengurangi kesalahan
dalam proses picking dan packing, meningkatkan akurasi pengiriman barang kepada
pelanggan. Fleksibilitas tata letak ini juga menjadi nilai tambah, karena dapat disesuaikan
dengan berbagai jenis produk dan volume pesanan yang berbeda. Dengan demikian,
penggunaan tata letak arus U tidak hanya menghemat waktu dan biaya dalam proses
operasional gudang, tetapi juga meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pengiriman
barang yang tepat waktu dan akurat.

DAFTAR PUSTAKA

Modul 2 “Receiving”

https://dspace.uii.ac.id/bitstream/handle/123456789/7086/8%20Lampiran%20Data%20-
%20Gunawan%20-%2010916189.pdf?sequence=10&isAllowed=y

https://news.ewmfg.com/blog/addressing-product-quality-issues-with-your-supplier-free-
checklist

https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fafifnurichwan.wordpress.com
%2F2015%2F06%2F24%2Ftata-letak-warehouse
%2F&psig=AOvVaw3CDyB5wyzJnkMlzPerowMa&ust=1710859532443000&source=imag
es&cd=vfe&opi=89978449&ved=0CBMQjRxqFwoTCNir8MiG_oQDFQAAAAAdAAAAA
BAJ

https://www.google.com/url?sa=i&url=https%3A%2F%2Fjurnal.istts.ac.id%2Findex.php
%2Finsight%2Farticle%2Fdownload%2F14%2F6%2F103&psig=AOvVaw3Qtj_-
SEp2RV1Yww32ZzMm&ust=1710861902210000&source=images&cd=vfe&opi=89978449
&ved=0CBMQjRxqFwoTCNCx1bGP_oQDFQAAAAAdAAAAABAR